O Gerenciamento de Documentos Analógico/Digital

21/03/2012
Tipos de GED:
Document imaging
Document management
Document Imaging / Document Management
O Gerenciamento de Documentos
Analógico/Digital
Mundo analógico
Criação
Revisão
Processamento
Arquivo
Mundo digital
As quatro operações (criação, revisão, processamento, arquivo) são
realizadas tanto no mundo digital quanto no analógico. No entanto
podem existir situações híbridas, como as apresentadas a seguir:
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O Gerenciamento de Documentos
Analógico/Digital
Mundo analógico
Criação
Revisão
Processamento
Arquivo
Mundo digital
• Um documento pode ser criado e revisado no computador e
depois impresso, sendo processado e arquivado em papel;
• Um documento pode ser criado e revisado em papel e depois ser
digitalizado, sendo processado e arquivado em meio digital
O Gerenciamento de Documentos
Analógico/Digital
Document Management
Document Imaging
Mundo analógico
Criação
Revisão
Processamento
Arquivo
Mundo digital
• Um sistema Document Imaging direciona esforços para o
gerenciamento de documentos concluídos, independente se a
origem deles é analógica ou digital;
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Document Imaging
Document Imaging
Os objetivos de um sistema de Document Imaging são:
◦
◦
◦
◦
Capturar/digitalizar documentos;
Armazená-los em ambiente seguro;
Recuperar esses documentos quando necessário;
Permitir manipular esses documentos de acordo com os
processos da empresa.
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Componentes Document Imaging
Interface de pesquisa, visualização e indexação;
Banco de dados para armazenar os índices;
Visualizador para as imagens;
Recursos de customização;
Recursos de programação;
Segurança;
Interfaces de pesquisa, visualização e
indexação
Um software GED pode ter sua interface
configurável;
É comum um software GED possuir:
◦ Comandos de auxílio à pesquisa por meio de índices;
◦ Áreas para apresentar resultados de pesquisa;
◦ Comandos que permitem indexação e importação de
novos documentos;
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Interfaces de pesquisa, visualização e
indexação
Interfaces de pesquisa, visualização e
indexação
Alguns softwares possuem interfaces que
apresentam os documentos numa estrutura de
pastas e arquivos semelhantes ao Windows
Explorer, tornando mais intuitiva a localização
de documentos;
Dependendo do software, essa estrutura pode
ser variável, podendo apresentar dos
documentos e pastas em uma determinada
ordem, escolhida pelo usuário;
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Interfaces de pesquisa, visualização e
indexação
Interfaces de pesquisa, visualização e
indexação
Tendência à utilização de interfaces WEB,
mesmo quando não serão publicados
documentos na Internet;
Alguns programas possuem duas interfaces
(desktop e WEB) acessando a mesma base de
dados;
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Banco de dados para armazenar índices
Um índice é uma informação que permite
localizar um documento. Exemplo:
◦ Nota fiscal
CNPJ, data, valor, nº da nota;
◦ Recursos humanos
matrícula do empregado, tipo de documento, data;
◦ Financeiro
centro de custo, valor, objeto da despesa, data;
◦ Secretaria
tipo documental de acordo com o Plano de Arquivo, data
setor, origem.
Banco de dados para armazenar índices
Grande volume de documentos implica em
volume e tamanho reduzido de índices;
Tendência na utilização de banco de dados do
mercado, de uso na empresa: Oracle, SQL
Server. Porém existem softwares GED que
possuem seu próprio banco de dados
(proprietários);
A escolha de um software de banco de dados
deve levar em consideração o volume de
documentos que será armazenado;
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Visualizador de imagens de documentos
Pode ser necessário a instalação de programas para a visualização
de imagens de documentos sofisticados, como desenhos híbridos
de CAD e imagens digitalizadas;
Tais visualizadores geralmente possuem as seguintes funções:
◦ Zoom;
◦ Deslocamento;
◦ Rotação;
◦ Anexar anotações;
◦ Marcações e traços;
◦ Marca-texto
◦ Bloqueio de áreas para proteger dados sigilosos;
Recursos de Personalização
É bem provável que duas empresas distintas organizem
seus documentos usando critérios diferentes. Um
ambiente GED deve se adaptar à necessidade e a forma
de trabalhar das empresas (usuários);
Personalizar é aquilo que pode ser feito para deixar o
ambiente de acordo com suas necessidades, sem ser
necessário alterar programas do sistema;
Muitas vezes ao perguntar se o produto é customizável
(personalizável), o fornecedor dirá que sim. Mas devese questionar como essa personalização é feita.
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Recursos de Programação
Para fazer algumas adaptações necessárias, pode ser
importante que a ferramenta seja programável.
Exemplo:
◦ Permitir preenchimento automático de campos por meio de
regras preestabelecidas;
◦ Integrar as demais aplicações da empresa;
◦ Integrar tecnologias que necessitam imagem:
Workflow, ERP, CRM, etc.
De preferência, a linguagem de programação usada deve
ser comum do mercado, pois será mais fácil achar um
profissional que saiba utilizá-la.
Segurança
Toda informação dos ambientes GED é sigilosa, o que varia é o
nível de sigilo:
◦ Todos os funcionários da empresa podem ter acesso aos documentos
do tipo Y;
◦ Somente funcionários com senha especial no GED terão acesso aos
documentos do tipo X;
◦ Somente o Marketing e a Presidência terão acesso a documentos de
lançamento de novo produto.
Mesmo que um funcionário tenha acesso a um documento, não
quer dizer que ele tenha controle total sobre ele. Pode haver níveis
diferenciado de acesso, como restrição de apagar documentos,
controle e relatório de acesso de cada usuário, etc.
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Modos de pesquisa a documentos
O propósito maior de um sistema GED é localizar e
visualizar documentos. Para isso é necessário alguns
recursos de busca:
◦ Buscas booleanas;
◦ Busca por pedaços de palavras;
◦ Recurso de refinamento de pesquisas anteriores;
◦ Suportar o uso de “curingas” nos campos de pesquisa;
◦ Possibilidade de pesquisa via WEB;
◦ Permitir combinar em uma mesma pesquisa nome do arquivo, campos
de índice, características do documento, etc;
◦ Permitir pesquisa por qualquer índice, parte de índice ou combinação
deles;
Document
Management
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O Gerenciamento de Documentos
Analógico/Digital
Document Management
Document Imaging
Mundo analógico
Criação
Revisão
Processamento
Arquivo
Mundo digital
Document Management
Permite gerenciar um documento durante todo o seu
ciclo de vida;
Ambiente mais propício à pessoas que trabalham
intensamente em computadores;
Além das funções de Document Imaging, o Document
Management inclui alguma funções:
◦ Controle de versões dos documentos;
◦ Uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários
eletrônicos;
◦ Integração com programas geradores de novos documentos;
◦ Gerenciamento de documentos em construção;
◦ Fluxos documentais;
◦ Suporte a diversos tipos documentais;
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Controle de versões de documentos
O controle de versões de documentos implica em:
◦ Publicar somente a versão mais recente do documento em uso e não
permitir que acidentalmente as versões antigas sejam usadas;
◦ Permitir que somente pessoas autorizadas vejam versões anteriores;
◦ Permitir acessar as versões para efetuar comparações;
◦ Bloquear versões anteriores de modo que não possam ser alteradas;
Aplicações
◦ Controle de normas de qualidade;
◦ Documento de projetos;
◦ Desenhos de manutenção de plantas;
◦ Criação de processos de compra ou outros documentos que precisem
ser revisados freqüentemente;
◦ Documentação de sistemas de informática;
Uso de modelos de documentos
predefinidos ou formulários eletrônicos
Modelos de documentos predefinidos (templates) agiliza muito a
criação de novos documentos e facilita a padronização de
documentos;
Se for preciso criar um memorando, por exemplo, um modelo
definido pela empresa será apresentado ao usuário/funcionário;
Implica em padronizar inicialmente um grupo de documentos. A
empresa vai criando novos padrões quando necessário
O conjunto de templates passa a ser único para toda a empresa,
armazenados em um único local e facilmente usados por qualquer
funcionário que tenha acesso ao sistema ;
A tecnologia XML permite que além de criar documentos de
maneira padronizada, tais documentos podem interagir com banco
de dados;
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Integração com programas
geradores de novos documentos
Interagir dados entre o ambiente GED e os
programas geradores de documentos (editores
de texto, planilhas, etc).
Integração com programas
geradores de novos documentos
Os dados indexados no Sistema Document Management são
automaticamente transferidos para o template do documento ao
abrir o software de edição de textos;
Esse procedimento permite garantir que os dados necessários para
criar o documento realmente aparecerão no documento;
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Integração com programas
geradores de novos relatórios
Essa integração permite que o usuário inicie a
criação de um documento com ele já
cadastrado no GED e com o modelo
predefinido, padronizado pela empresa e com a
garantia de que os dados de identificação do
documento estarão cadastrados;
Estas interações podem também ser no nível de
consulta;
Gerenciamento de documentos em
construção
Implica em alguns itens de controle, como por
exemplo:
◦ Permitir a identificação clara de que o documento
está em construção;
◦ Identificar quem é o responsável pela alteração
naquele momento;
◦ Não permitir que outros tenham acesso a essa versão
em construção, para evitar que decisões sejam
tomadas em função de um documento incompleto;
◦ Estar integrado com o controle de versões.
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Fluxos documentais
Objetivo: transferir documentos de acordo com
roteiros definidos, encaminhado-os de acordo
com o fluxo que eles deveriam ter quando em
um mundo físico.
Algumas possibilidades:
◦ Notificações para verificar documentos podem sem
integradas a sistemas de e-mail permitindo que um
funcionário/usuário saiba que existe uma tarefa
pendente a ser feita;
◦ Criação de grupos de trabalho para fins específicos,
fazendo com que documentos de um grupo tenham
tratamento diferenciado;
Fluxos documentais
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Suporte a diversos tipos de documentos
Fala-se em armazenar tudo:
◦ Pequenos banco de dados;
◦ Apresentações de slides;
◦ Páginas da Web (HTML);
◦ Cronogramas de execução de obras;
◦ Vídeos;
◦ Sons;
◦ Etc;
O visualizador nativo do GED pode não ser suficiente
para visualizar todos os tipos de documentos que
estiver armazenado;
Pode-se até gerenciar documentos que não possam ser
visualizados diretamente;
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