Fazer do guia de configuração do - G Suite

Configuração do Contatos para administradores
Neste guia
1. Adicionar novas pessoas ao G Suite
2. Importar seu catálogo de endereços antigo
3. Criar outros endereços de e-mail para sua equipe
4. Criar listas de grupos
5. Treinar sua equipe
Você precisará de:
uma conta de administrador do G Suite;
30 minutos.
Conheça o Contatos
Para acessar os contatos do G Suite no Gmail, clique em E-mail e
selecione "Contatos". Você será direcionado para sua página de contatos.
Também é possível digitar contacts.google.com. Você receberá uma
solicitação de login na conta do G Suite, caso não tenha feito login.
O Contatos facilita a comunicação da sua equipe.
● A equipe tem um diretório global que faz
com que seja fácil encontrar endereços ao
enviar e-mails, convidar pessoas para reuniões
ou compartilhar documentos.
● Você pode criar listas de grupos para enviar
e-mails ou convidar várias pessoas de uma vez.
● E todas as pessoas podem gerenciar
os contatos pessoais.
1. Adicionar usuários
2. Importar contatos
3. Adicionar endereços
4. Criar grupos
Ativar a Visualização dos Contatos do Google
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Clique em uma etapa para navegar.
Como administrador, você pode ativar a nova Visualização dos Contatos do Google (Gerenciador de contatos)
dos usuários para que eles vejam todos os contatos em um só lugar. As pessoas com as quais eles falam com
mais frequência aparecem na parte superior. Eles também poderão encontrar contatos duplicados com mais
facilidade e permitir que o Contatos atualize novos contatos automaticamente.
Para ativar a Visualização dos Contatos do Google
para seus usuários:
1. Faça login no Admin Console com o endereço
de e-mail e a senha do G Suite.
2. Clique em Apps > G Suite > Contatos.
3. Na página Contatos, clique em
Configurações avançadas.
4. Marque a caixa Visualização dos Contatos
e clique em Salvar.
Saiba mais sobre a Visualização dos Contatos
1. Adicionar usuários
2. Importar contatos
3. Adicionar endereços
Ver os usuários atuais
Quando uma pessoa entrar na sua organização,
você poderá adicioná-la como um usuário à conta
do G Suite. Isso cria um endereço principal para a
pessoa enviar e-mails e convites.
No Admin Console, clique em Usuários.
Você verá uma lista de todos os usuários na
sua organização. Esses usuários são os mesmos
exibidos no Diretório da sua empresa no Contatos.
4. Criar grupos
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Clique em uma etapa para navegar.
1. Adicionar usuários
2. Importar contatos
3. Adicionar endereços
Adicionar um novo usuário
A página Usuários lista todas as pessoas na sua equipe.
Nessa página, você também pode adicionar pessoas:
1. Na parte inferior da página, clique em
.
2. Selecione Adicionar usuário.
3. Em Criar novo usuário, digite o nome e
o sobrenome da pessoa e atribua um nome
de usuário (a primeira parte do endereço do
G Suite) e uma senha para que ela possa
fazer login no e-mail e em outros serviços
do G Suite.
Observação: O nome de usuário escolhido
será o novo endereço de e-mail do usuário.
4. Clique em Criar para salvar o novo usuário.
4. Criar grupos
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
1. Adicionar usuários
2. Importar contatos
3. Adicionar endereços
4. Criar grupos
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Enviar instruções de login por e-mail para o novo usuário
Após clicar em Criar, você verá uma mensagem
de confirmação:
1. Clique em Enviar e-mail.
2. Digite um endereço de e-mail no qual a pessoa
possa receber e-mails agora (não o novo e-mail
do G Suite).
Elas receberão um e-mail com o nome de usuário
e a senha do G Suite e um link para fazer login
na nova conta do G Suite.
Observação: Se a pessoa não tiver um e-mail pessoal
para receber as instruções de login, você poderá imprimir
as instruções.
Saiba mais: Ver outras formas de adicionar usuários
Adicionar usuários
2. Importar contatos
3. Adicionar endereços
4. Criar grupos
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Importar seus contatos pessoais para o G Suite
A conta do G Suite inclui todos os usuários na sua organização e os contatos externos compartilhados, que
podem ser encontrados no Diretório em Contatos.
Os membros da equipe também podem importar contatos pessoais do programa de e-mail antigo.
Clique em um link abaixo para saber como importar dados do seu programa de e-mail antigo. Você será
direcionado para uma página fora deste guia para aprender a importar contatos. Quando terminar, volte
para este guia para concluí-lo.
Onde estão seus contatos agora?
● Microsoft Outlook 2003-13
● Apple Mail, Thunderbird ou Eudora ou um host de webmail, como Yahoo, Hotmail ou AOL
● Outra conta do Gmail
Saiba mais: Ver todas as opções de importação
Adicionar usuários
Importar contatos
3. Adicionar endereços
4. Criar grupos
5. Usar seus contatos
Fornecer outros endereços de e-mail para as pessoas
Se você ou alguém na sua organização precisar
de mais de um e-mail, será possível criar outro
endereço adicionando um alias de e-mail.
Por exemplo, você pode receber e-mails em
você@seu-domínio.com, mas enviar consultas
de clientes para vendas@seu-domínio.com.
Ao adicionar um alias de e-mail, os e-mails
enviados para esses endereços são encaminhados
para a mesma Caixa de entrada.
6. Treinar sua equipe
Adicionar usuários
Importar contatos
3. Adicionar endereços
4. Criar grupos
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Adicionar um alias de e-mail
Para adicionar outro endereço para você mesmo
ou para alguém na sua equipe:
1. No Admin Console, clique em Usuários.
2. Clique no usuário que precisa do endereço.
3. Clique em Conta para abrir mais configurações
e role para baixo até a seção Aliases.
4. Clique em Adicionar um alias e digite o endereço
de e-mail secundário.
5. Clique em Salvar na parte inferior da página.
As mensagens enviadas para o novo endereço
chegarão na mesma Caixa de entrada do
endereço principal da pessoa.
Saiba mais sobre aliases de e-mail
Adicionar usuários
Importar contatos
Adicionar endereços
Criar listas de e-mails para grupos
Se você trabalha ou se comunica regularmente
com um grupo específico de pessoas, crie uma
lista de grupo.
As listas de grupo são ótimas para departamentos,
escritórios ou grupos de trabalho.
Quando um e-mail é enviado para o grupo, todos
recebem a mensagem. Convidar um grupo para
um evento da agenda envia um convite para todos
os membros. E você também pode compartilhar
documentos com grupos.
Vamos ver como fazer isso...
4. Criar grupos
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Adicionar usuários
Importar contatos
Adicionar endereços
Criar Grupos para sua organização
Para tornar as comunicações mais eficientes, você
pode criar grupos na sua organização para equipes
de projeto ou unidades.
Uma forma de criar uma lista de grupo é acessar
a página Grupos no Admin Console:
1. Faça login no Admin Console com o endereço
de e-mail e a senha do G Suite.
2. Clique em Grupos.
4. Criar grupos
5. Usar seus contatos
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Importar contatos
Adicionar endereços
4. Criar grupos
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Criar o grupo
Você pode criar um único endereço para enviar e-mails
ou convites para todos os membros de um grupo na
página Grupos. Apenas pessoas com acesso ao seu
Admin Console poderão criar grupos:
1. Clique em Criar um grupo.
2. Preencha o formulário para nomear o grupo
e criar um endereço de e-mail para ele.
3. Configure o acesso ao grupo, o que determinará
quem pode gerenciá-lo. Você pode alterar essas
configurações posteriormente.
4. Clique em Criar.
Após criar seu primeiro grupo, clique em
para adicionar o próximo grupo.
Saiba mais sobre os níveis de acesso a grupos
Adicionar usuários
Importar contatos
Adicionar endereços
4. Criar grupos
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Adicionar membros a grupos
Agora vamos adicionar membros ao grupo.
Após criar o grupo, você será direcionado para
uma página onde poderá adicionar membros.
1. Na página do grupo, clique em Gerenciar usuários.
2. Para adicionar membros, digite o endereço
de cada pessoa em uma linha separada.
3. Clique em Adicionar.
4. Também é possível selecionar outras opções,
como transformar um membro em proprietário
do grupo.
Para encontrar o grupo novamente, clique em
Grupos no Admin Console.
Saiba mais sobre como criar grupos
Adicionar usuários
Importar contatos
Adicionar endereços
Enviar e-mails para seus contatos
Depois que você criar endereços de contato para
pessoas e grupos na sua equipe, não precisará
saber os endereços de cabeça. Todo usuário
para o qual você criar uma conta será adicionado
automaticamente ao diretório global, que pode
ser acessado pela organização inteira.
Ao escrever uma mensagem no Gmail, basta
começar a digitar o nome ou o endereço da
pessoa no campo Para.
À medida que você digitar, uma lista de nomes
correspondentes será aberta e será possível
selecionar o destinatário do e-mail.
Criar grupos
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Adicionar usuários
Importar contatos
Adicionar endereços
Convidar contatos para uma reunião
Isso também funciona no Google Agenda e no
Hangouts. Uma lista de nomes correspondentes
aparece à medida que você digita, o que permite
escolher o destinatário correto.
Vamos supor que você esteja criando um evento.
Quando começar a digitar para adicionar um
convidado, a lista do diretório global aparecerá.
Você pode escolher um nome antes de terminar
de digitá-lo.
Lembre-se de que é possível digitar um endereço
de grupo para convidar todos os membros do
grupo para um evento em vez de adicioná-los
individualmente.
Criar grupos
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Adicionar usuários
Importar contatos
Adicionar endereços
Criar grupos
Compartilhar documentos com seus contatos
Quer compartilhar um documento ou uma planilha
com outras pessoas? É fácil.
Basta clicar em Compartilhar, na parte superior
do documento, e começar a digitar os nomes das
pessoas ou dos grupos com os quais você quer
compartilhar. Seu diretório global será aberto
para que você possa escolher as pessoas certas
nos contatos.
5. Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Adicionar usuários
Importar contatos
Adicionar endereços
Criar grupos
Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Lista de tarefas do Contatos para sua equipe
Agora que você criou os endereços e grupos da sua equipe, é hora de ajudar os membros a gerenciar
os contatos. Veja o que cada membro da equipe deve fazer primeiro.
Solicite que cada pessoa:
1. importe os contatos antigos para o G Suite;
2. aprenda noções básicas de envio de e-mails para contatos;
3. crie listas de e-mails pessoais.
Adicionar usuários
Importar contatos
Adicionar endereços
Criar grupos
Usar seus contatos
6. Treinar sua equipe
Acessar mais treinamentos para sua equipe
Quais são as próximas etapas? Você e sua equipe devem acessar o Centro de aprendizagem do G Suite em
gsuite.google.com.br/learning-center para mais informações e treinamentos.
Acessar o Centro de aprendizagem
● Guias de usuário do G Suite
● Dicas de uso empresarial
● Configuração em dispositivos móveis
Parabéns. Você configurou o Contatos para sua equipe.
Você aprendeu a:
adicionar pessoas à sua conta do G Suite;
importar seu catálogo de endereços para
o G Suite;
criar endereços adicionais para as pessoas;
criar listas de grupos;
digitar endereços de contato com facilidade;
treinar sua equipe para usar o Contatos.