fernanda rocha de lima

FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI – SP – FACECAP
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
RELATÓRIO FINAL
DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO
ÁREA TEMÁTICA: DEPARTAMENTO FINANCEIRO /
FLUXO DE CAIXA
FERNANDA ROCHA DE LIMA
2010
1
FERNANDA ROCHA DE LIMA
RELATÓRIO FINAL
DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO
RELATÓRIO DE ESTÁGIO APRESENTADO
À CNEC COMO UM DOS PRÉS
REQUISITOS PARA OBTENÇÃO DO GRAU
DE BACHAREL EM ADMINISTRAÇÃO
CAPIVARI
2010
2
PROFESSOR COORDENADOR: Prof. Ms Marco Antonio Armelin
PROFESSOR ORIENTADOR: Prof. Rita de Cássia Matar
SUPERVISOR NA EMPRESA: Luciana Merlante
3
AGRADECIMENTO
Agradeço a DEUS por ter me dado forças
para enfrentar as dificuldades e barreiras,
a todos os meus amigos e familiares
que me apoiaram.
Agradeço também, aos colegas de
trabalho,
ao meu orientador e coordenador que
foram pacientes, a
todos eles o meu agradecimento, foram
peças fundamentais para a realização deste
trabalho.
4
SÚMARIO
Capítulo 1 – Caracterização da Empresa
1.1 Identificação do Estagiário.....................................................................................8
1.2 Identificação da Empresa.......................................................................................8
1.3 Histórico..................................................................................................................9
1.4 Principais Produtos e Serviços.............................................................................12
1.4.1 Atendimentos de urgência e emergência 24 horas............................................13
1.4.2 Internações........................................................................................................14
1.4.3 Projetos..............................................................................................................15
1.4.3.1 Projeto Lar – Vida...........................................................................................15
1.4.3.2 Projeto ser Mãe...............................................................................................16
1.4.3.3 Projeto Viva Mais............................................................................................17
1.5 Níveis de Produção...............................................................................................18
1.5.1 Tendências da Empresa....................................................................................19
1.6 Tendências Futuras do Setor................................................................................19
1.7 A Importância do Setor na Economia...................................................................20
1.8 Organograma Geral da Empresa..........................................................................21
Capítulo 2 – Análise da Organização
2.1 Missão da Empresa..............................................................................................22
2.2 Politica da Empresa..............................................................................................22
2.3 Visão da Empresa.................................................................................................22
2.4 Segmento de Mercado..........................................................................................22
2.5 Principais Concorrentes........................................................................................23
2.6 Principais Fornecedores.......................................................................................23
2.6.1 Medicamentos....................................................................................................23
5
2.6.2 Materiais.............................................................................................................23
2.6.3 Alimentos...........................................................................................................23
2.6.4 Limpeza Hospitalar............................................................................................24
2.6.5 Informática.........................................................................................................24
2.6.6 Serviços contábeis.............................................................................................24
2.6.7 Água e esgoto....................................................................................................24
2.6.8 Energia...............................................................................................................24
2.6.9 Oxigênio.............................................................................................................24
2.6.10 Telefonia..........................................................................................................24
2.6.11 Engenharia......................................................................................................24
2.7 Clientes.................................................................................................................25
2.8 Influências Externas..............................................................................................25
2.8.1 Vigilância Sanitária.............................................................................................25
2.8.1.2 ANS (Agência Nacional de Saúde).................................................................25
2.8.1.3 Secretaria de Saúde.......................................................................................25
2.8.1.4 CRM (Conselho Regional de Medicina) .........................................................25
2.9 Ambiente Interno...................................................................................................26
3.0 Tecnologias utilizadas..........................................................................................26
Capítulo 3 – Características da Área
3.1. Organograma Geral da Área................................................................................27
3.2 Organograma Detalhado da Área.........................................................................28
3.3 Funcionograma da Área........................................................................................28
3.4 Estrutura da Área..................................................................................................29
3.5 Especificar os Relacionamentos entre as áreas...................................................30
3.6 Contribuição da Área para a Missão da Empresa................................................30
3.7 Áreas Correlacionadas.........................................................................................31
3.7.1 Layout da Área..................................................................................................31
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Capítulo 4 – Apresentação das Atividades Desenvolvidas
4.1 Principais atividades do Setor Financeiro.............................................................34
4.1.2 Fluxo de Caixa...................................................................................................35
4.1.3 Analise e Planejamento.....................................................................................35
4.1.4 Vantagens do Fluxo de Caixa............................................................................35
4.1.5 Elaboração do Fluxo de Caixa...........................................................................36
4.1.6 Descrição Detalhada da Atividade.....................................................................37
4.1.7 Fluxograma........................................................................................................39
Capítulo 5 – Diagnóstico dos principais problemas e sugestões de melhoria
5.1 Pagamentos de contas.........................................................................................40
5.1.1 Finalidade...........................................................................................................40
5.1.2 Problema Identificado........................................................................................40
5.1.3 Sugestão de Melhoria........................................................................................40
5.2 Sistema Computadorizado....................................................................................41
5.2.1 Finalidade...........................................................................................................41
5.2.2 Problemas Identificados.....................................................................................41
5.2.3 Sugestões de Melhoria......................................................................................42
Capítulo 6 – Conclusão............................................................................................43
Referências Bibliográficas..........................................................................................45
Carta de Conclusão de Estagio
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Capítulo 1 - Caracterização da Empresa
1.1. Identificação do Estagiário
Nome: Fernanda Rocha de Lima
Ano: 2010
Período: Noturno
Administração
1.2. Identificação da Empresa
Nome: Unimed de Capivari Cooperativa de Trabalho Médico
Endereço: Rua Regente Feijó, N. 778
Cidade: Capivari
UF: SP
CEP: 13360-000
Telefone/Fax: (19) 3491-5777
E-Mail: [email protected]
Ramo de Atividade: Prestação de Serviços de Saúde Médico-Hospitalar
Objetivo Empresarial: Garantir o 1º lugar em atendimento de saúde
Porte da Empresa: Médio
N° de empregados: 120
Faturamento Anual: Não divulgado pela Empresa
Capital Social: Não divulgado pela Empresa
Setor onde realizou o Estágio: Financeiro
8
1.3 Histórico
A Unimed de Capivari faz parte de um sistema Cooperativista de Trabalho
Médico, sem fins lucrativos, determinada e regulamentada pela legislação vigente. É
formada por um grupo de médicos que se agrega, oferecendo assistência à saúde
com qualidade e eficiência para todos os usuários e dependentes.
Fundada em Capivari em 1988, a Unimed constitui-se por médicos cooperados,
divididos em diversas especialidades, sempre atuando com ética e competência.
Soma-se a esse contexto, uma diversificada equipe de profissionais, que compõem
as unidades: Administrativa, Hospitalar e Farmacêutica.
O Hospital Unimed de Capivari foi inaugurado em agosto de 1990, com a
proposta de oferecer atendimento Hospitalar de qualidade e eficiência aos usuários
do plano de saúde Unimed, particulares e fornecedores de cana.
O prédio Hospitalar foi inaugurado em novembro de 1963 pela Associação dos
Fornecedores de Cana de Capivari e Região. O objetivo da construção do Hospital
era atender a todos os fornecedores de cana, empregados e dependentes filiados a
associação, recebendo o nome de “Hospital dos Fornecedores de Cana de Capivari”.
Por um contrato de arrendamento estabelecido entre a Associação dos
Fornecedores de Cana e a Unimed de Capivari, o Hospital passou a ser
indispensável ao desempenho das atividades de saúde desenvolvidas pela
operadora Unimed. O prédio passou por muitas reformas a fim de ampliar o sue
espaço físico, dando maior conforto aos usuários.
9
Com capacidade para atender 38 leitos normais, sendo 2 leitos destinados a UTI
Adulto e 2 leitos a UTI Neonatal, o Hospital Unimed e todo o seu corpo clínico estão
aptos a realizar as mais
diversas cirurgias convencionais, endoscópicas,
laparoscóspicas, alem de partos. Atualmente a UTI Neonatal é considerada
referencia por estar equipada com recursos tecnológicos e alta geração.
O Hospital tem a disposição uma ambulância UTI móvel e conta com os
serviços especializados de análises clínicas e radiologia, ambos operando 24 horas.
A Assistência qualificada, Serviços de Apoio e Terapêuticos, como Psicologia;
Assistência
Social;
Assistência
Nutricional;
Fisioterapia;
com
profissionais
capacitados e treinados.
Na unidade administrativa funcionam os setores: Marketing, Vendas,
Faturamento, Intercâmbio, Autorização e emissão de guias.
10
Farmácia Unimed
Em 19 de dezembro de 2000, foi inaugurada a Farmácia da Unimed com o
objetivo de atender os dependentes fornecendo produtos a preços acessíveis
(preços de fábrica), além de contar com um farmacêutico à disposição em período
integral.
A Farmácia localiza-se na área Central da cidade. É totalmente informatizada
moderna e está em funcionamento de acordo com as exigências da Vigilância
Sanitária.
Sistema Unimed – Nível Nacional
Atualmente é a maior rede de assistência médica do país, atingindo 100% do
território nacional habitado e oferece serviços que a diferencia significativamente no
mercado competitivo da saúde.
São 364 cooperativas com 93 mil médicos cooperados, 3.564 hospitais, 4.704
clínicas, 3.455 laboratórios de análises clínicas, 1.1190 centros de diagnoses, 12.187
recursos credenciados, uma extensa rede de farmácias próprias e 11 milhões de
usuários.
Em 2002, o sistema Nacional Unimed obteve pela 9ª vez consecutiva, o 1º lugar na
categoria Plano de Saúde, de acordo com pesquisa realizada pelo instituto
Datafolha, que há 14 anos aponta as marcas, ais lembradas pelos brasileiros.
Em junho de 2003, o mesmo Instituto constatou que 91,4% dos usuários da Unimed
estão satisfeitos com o seu Plano de Saúde.
11
1.4 Principais Produtos e Serviços
O Hospital Unimed de Capivari como opera como Hospital Geral e Maternidade
em tratamentos e reabilitações. Podemos representar a prestação de serviços de
saúde pelo seguinte esquema:
ENTRADA DE
PACIÊNTES
•
PROCESSO DE
ATENDIMENTO
SAÍDA DE
PACIENT ES
CURADOS,
TRANSFERIDOS
OU POR ÓBITO
Entrada de pacientes:
Os pacientes podem ser provindos dos planos de saúde Unimed, Cabesp,
Cesp, Fornecedores de cana, particulares, entre muitos outros.
•
Processo de atendimento / tratamento médico Hospitalar.
Nesta fase são desenvolvidos todos os processos produtivos da empresa,
onde há a mão de obra dos colaboradores (transporte, recepção, enfermagem,
assistência social, entre outros.) bem como os atendimentos médicos e todos os
recursos materiais, tecnológicos e terceirizados necessários para o perfeito
funcionamento das atividades Hospitalares.
•
Saída de pacientes curados, transferidos ou por óbito.
De acordo com o quadro clínico, a evolução e as necessidades do paciente, a
equipe busca a alta por cura, contudo às vezes faz-se necessário a transferência
para centros maiores e mais especializados. Quando o esforço da equipe Hospitalar
não é correspondido com a evolução do quadro clinico / cirúrgico, ocorre-se o óbito.
12
1.4.1 Atendimentos de urgência e emergência 24 horas.
É o inicio de toda operação, onde o paciente é atendido pela recepção. Os
atendimentos de urgência e emergência englobam os seguintes processos.
•
Recepção e transporte:
Verificação da origem do paciente (convenio, particulares), abertura da ficha
clinica, informações e orientações ao paciente, transporte quando necessário.
•
Consultas de pronto socorro:
Emergência: risco eminente de vida (acidentes, para cardio-respiratória, entre
outros exemplos).
Urgência: quedas, fraturas, situações de dores mal estar geral, entre outros
exemplos (tratamento clínico).
•
Procedimentos médicos:
Consultas de especialidades, suturas, pequena cirurgias, entre outros.
•
Procedimentos de enfermagem:
Curativo, inalação, administração de materiais e medicamentos, controle de
sinais vitais, transferência de pacientes, atendimentos de urgência e emergência via
transporte.
•
Exames complementares:
Tomografia computadorizada
Radiologia
Analises clinicas laboratorial.
13
1.4.2 Internações:
As internações são provindas de solicitações medicas internas (consultas de
urgência e emergência) e externas (consultórios). O Hospital Unimed de Capivari
opera com uma ala de internação de 38 leitos, sendo divididos entre UTI adulto, UTI
neonatal, maternidade, berçário, pediatria, clinica medica e clinica cirúrgica.
Os setores atuantes no processo de internação:
Enfermagem: todos os cuidados necessários para o tratamento cuidadoso
com o paciente.
Nutrição: dieta, preparo e distribuição da alimentação dos pacientes.
Apoio: Limpeza e ordem das unidades (quartos, apartamentos, coletivos,
berçário, UTI’s e centro cirúrgico).
Farmácia: aquisição de materiais médicos e Hospitalares, medicamentos,
bem como controle de estoque e distribuição.
Materiais: montagem de kits de procedimentos e cirúrgicos.
Medicamentos: montagem de fita dividida em doses unitárias, com
disponibilidade para 24 horas, reposição nos setores (centro cirúrgico, urgência,
Assocap, entre outros).
Serviços terceirizados:
Fisioterapia: reabilitação de pacientes conforme solicitação medica.
Exames: radiologia, análises clinicas, tomografias, entre outros conforme solicitação
medica.
14
Os atendimentos de internação envolvem os seguintes processos, divididos
por categorias.
1.4.3 Projetos
Ao longo de sua trajetória, o Hospital Unimed vêm desenvolvendo e
aprimorando seus recursos e atividades através da criação de projetos que
implementam e geram benefícios tanto a seus colaboradores como aos seus
usuários. Os principais projetos ao sucesso de suas atividades são:
1.4.3.1
Projeto Lar – Vida
Criado em novembro de 1999, o projeto Lar Vida trata-se da realização de
atendimentos domiciliares visando gerar benefícios aos usuários portadores de
patologias invalidantes com total ou parcial impossibilidade de locomoção como
derrame cerebral, seqüências neurológicas, ulceras crônicas, entre outras.
Objetivos do Projeto:
-
Dar continuidade à assistência médica – Hospitalar aos usuários em seu
próprio lar, diminuindo assim altos custos gerados pela internação Hospitalar;
-
Promover alta precoce;
-
Promover um meio seguro de suporte para doenças crônicas e pessoas
dependentes;
-
Promover conforto e dignidade para o paciente reintegrando-o ao sue meio
-
Estabilizar e retratar a progressão, quando possível, de condições médicas
crônicas;
-
Diminuir riscos de infecção Hospitalar;
-
Otimizar leitos Hospitalares;
-
Formar cuidadores.
15
Dessa forma, as atividades são desenvolvidas por profissionais de áreas diversas,
sendo: médicos, enfermeiras, auxiliares de enfermagem, fisioterapeutas, assistente
social, nutricionista e psicóloga, que prestam atendimento domiciliar aos pacientes.
Através de visitas periódicas ao doente, os profissionais realizam um trabalho de
conscientização dos familiares com intuito de promover um envolvimento da família,
assumindo total responsabilidade nos cuidados com o paciente.
1.4.3.2
Projeto ser Mãe
A elaboração deste projeto partiu da notória necessidade de se inicair um
trabalho de orientação à gestante associado ao projeto anterior ( Lar – Vida ),
completando as orientações fornecidas. Foi detectado através de visitas domiciliares
realizadas com as mães uma semana após a alta, que as mesmas enfrentavam
diversas dificuldades durante a gestação, tais como alimentação, mudanças que o
corpo sofre, ciúmes com os outros filhos, insegurança em realação ao parto normal /
cersária e outros. Através dessas dificuldades apresentadas, a equipe técnica do
Hospital está empenhada em desenvlver palestras educativas, atividades que têm
como objetivo proporcionar a troca de experiências, esclarecimentos e duvídas, bem
como reforçar e ampliar o tema das orientações preatadas pelos profissionais de
saúde.
Objetivos do Projeto:
-
Oferecer atendimento educativo às gestantes, objetivando melhorar a
qualidade de vida da mulher, oferecendo-lhes um suporte Nutricional, psicológico
e social;
-
Medir o nível de satisfação dos usuários perante a Empresa;
-
Propor as gestantes um melhor conhecimento dos serviços prestados pela
Empresa;
-
Abrir espaço para esclarecimentos de dúvidas sobre a gestação;
-
Discutir assuntos preventivos e educativos de interesse das gestantes.
Dessa forma as propostas para orientação as gestantes e aos pais visam a
segurança e o equilíbrio emocional para o momento do parto.
16
No conteúdo do curso são abordados temas como:
• Desenvolvimento do bebê durante a gravidez e sintomas da gestante;
• Direitos da Gestante;
• Modificações no corpo durante a gestação;
• Dicas para proteger sua coluna;
• Dicas importantes da amamentação;
• Necessidades calóricas, ganho de peso;
• Como prevenir manchas na pele;
1.4.3.3
Projeto Viva Mais
O Projeto Viva Mais foi inaugurado em Maio de 2003, tendo por objetivo a prestação
de serviços de Medicina Preventiva. São oferecidas a todos os usuários as
oportunidades de uma vida mais saudável, através do controle e prevenção de
doenças patológicas associadas.
No projeto são realizadas campanhas educacionais visando a prevenção do meio
ambiente, prevenção de doenças, apoios culturais e artísticos, além da participação
em eventos da cidade. O programa Viva Mais trabalha também, com grupos de 3ª
Idade e fornece cursos e palestras sobre reeducação alimentar, gestantes entre
outros.
Os profissionais atuantes no projeto Viva Mais são das seguintes áreas: Nutrição,
Fisioterapia, Psicologia, Educação Física, Terapia Ocupacional, Enfermagem,
Medicina Especializada e Serviços Sociais.
17
1.5
Níveis de Produção
Idade
Clientes
Percentual
01 a 40 anos
9500
60,50%
41 a 75 anos
5500
35,03%
Outros
700
4,47%
Cidade
Clientes
Capivari
13500
85,98%
Elias Fausto
500
1,90%
Mombuca
200
1,66%
Rafard
1500
10,46%
Sexo
Clientes
Masculino
8000
50,95%
Feminino
7700
49,05%
Bairro / Cidade
Clientes
Vila Fatima/Capivari
1450
9,2%
Centro/Capivari
6800
43,35%
Santo Antonio/Capivari
700
4,45%
Morada do Sol/Capivari
500
3,20%
Castelani/Capivari
300
1,91%
Moreto/Capivari
300
1,91%
Centro/Rafard
1500
9,5%
Porto Alegre/Capivari
430
2,75%
Engenho Velho/Capivari
1300
8,30%
Jardim Elisa/Capivari
600
3,82%
Santa Rita/Capivari
200
1,27%
Bosque dos Pinheiros/Capivari
400
2,55%
18
Padovani/Capivari
100
1,00%
Vila Cardoso/Capivari
300
1,91%
Vila Izildinha/Capivari
120
1,2%
Outros
700
4,45%
1.5.1. Tendências da Empresa
A empresa sempre buscou novas tecnologias no investimentos na área de
medicina.
Atualmente o Hospital adquiriu um revolucionario equipamento para o auxilio
nas cirurgias, o Arco Cirúrgico faz imagens precisas do organismo do paciente e
retorna resultados tecnicos para os médicos, facilitando o tratamento do paciente.
A previsão para o investimento é constante, pois a empresa trabalha na
administração reativa, onde as reuniões são realizadas com a comissão médica,
onde é discutido a importancia de novos investimentos.
1.6
Tendências Futuras do Setor
O setor Financeiro dentro de um hospital tende a crescer muito, a necessidade de
controle de gastos, custos,o fluxo de entrada e saída de caixa esta cada vez maior.E
com isso cada vez mais o setor financeiro devera ser muito bem estruturado,
organizado com o aumento de responsabilidade.
19
1.7
A Importância do Setor na Economia
A Importância desse setor é cada vez maior dentro de um hospital, a
responsabilidade de funcionários de um setor financeiro cresce a cada minuto pois o
fluxo de caixa é cada vez maior, e controle sobre ele exige muita atenção, qualquer
erro pode significar muito dentro da empresa.
20
1.8 Organograma Geral da Empresa
21
Capítulo 2 – Análise da Organização
2.1 Missão da Empresa
Ser uma organização profissional que ofereça soluções éticas e de qualidade
em saúde, compartilhando com o seu cooperado o desafio de obter resultados com
vistas à satisfação dos clientes, colaboradores e parceiros estratégicos.
2.2 Politica da Empresa
Cooperativismo,
ética,
responsabilidade
social,
humanismo,
dignidade
profissional, resultados, foco no cliente e melhoria contínua.
2.3 Visão da Empresa
Ser a melhor opção de saúde com base em uma organização ética e sólida,
sempre em busca de uma crescente melhoria na prestação de serviços médicos.
2.4 Segmento de Mercado
O Hospital Unimed de Capivari atua no segmento de assistência médica
Hospitalar e tem como principais clientes hoje as Classes Sociais “B” e “C”.
O grande número de usuários que se beneficiam dos serviços prestados pelo
Hospital, são pessoas que possuem plano de saúde fornecido pelas empresas onde
trabalham.
Existe uma movimentação enorme de pessoas física que aderem o plano de
saúde e podem contar com os serviços, e também surgem um grande número de
pessoas que procuram pelo Hospital onde efetuam seus pagamentos particulares
para médicos, e para o próprio Hospital, ocorrem também desistência, porém o
número de usuários que possuem plano de saúde, assim como também há as
desistências, porém mesmo assim o volume de pessoas o plano de saúde através
das empresas é muito alto e são pessoas das classes citadas acima
22
2.5 Principais Concorrentes
Concorrência direta
Hospital Ampla
Santa Casa de Misericórdia de Capivari
Postos de Saúde
Clinicas Médicas
Concorrência indireta
Curandeiros
Farmácias e Drograrias
Casas de Massagens
2.6 Principais Fornecedores
O Hospital Unimed de Capivari é fornecido de vários produtos e serviços.
2.6.1 Medicamentos
Servimed
Mafra
Labfarma
2.6.2 Materiais
Mafra
C.B.S
Madical
2.6.3 Alimentos
Supermercado Bresciane
Supermercado Barnabé
23
2.6.4 Limpeza Hospitalar
Descarpack
2.6.5 Informática
Cnec ( Provedor de Internet )
Código Informática ( Distribuidor de Hardware )
Informenge (Terceirização do Sistema de Gestão Hospitalar )
Top ink ( Fornecedor de Cartuchos e Tonners )
Telefônica ( Fornecedor do Acesso a Internet Banda Larga )
Palácio da eletrônica ( Prestador de Serviços Eletrônicos )
Set Informática ( Prestador de Serviços de Impressoras )
2.6.6 Serviços contabeis
Escritório Santa Rita
2.6.7 Água e esgoto
Saae
2.6.8 Energia
Cpfl
2.6.9 Oxigênio
White Martins
2.6.10 Telefonia
Telefonica
Transit
2.6.11 Engenharia
Clt comércio e manutenção
Gs equipamentos Hospitalares ltda – me
24
2.7 Clientes
O Hospital Unimed é sustentado por clientes conveniados e particulares
A Unimed fornece planos diversificados para diversas empresas, onde o Hospital
fornece o atendimento do cliente.
2.8 Influências Externas
2.8.1 Vigilância Sanitária
O Hospital tem em obrigação com o orgão, manter dentro dos acordos
estabelecidos pela Vigilacia em relação a conservação e zelo pelo predio, grarantir o
seviço que envolve a saúde das pessoas que frequentam o local, tais como limpeza,
higiene, bom estado do predio, lixo Hospitalar.
2.8.1.2 ANS (Agência Nacional de Saúde)
O Hospital tem como dever, cumprir todas as normas da ANS (Agência
Nacional da Saúde ), sempre trabalhando com enfermeiros registrados no Coren.
2.8.1.3 Secretaria de Saúde
Todo mês é enviado um relatório para a secretaria de Saúde de Capivari,
onde é anexo um documento que contém todos os procedimentos ocorridos
conforme a tabela AMB, transmitidos todos os dados da internação.
2.8.1.4 CRM (Conselho Regional de Medicina)
É o conselho que determina as diretrizes do exercício da profissão médica.
25
2.9 Ambiente Interno
A principal cultura da empresa é o cliente acima de tudo. Outra cultura também muito
importante é a eterna busca por cumprir todas as legislações vigentes, tanto as
técnicas quanto as trabalhistas.
O ambiente em geral é agradável e cooperado por todos (funcionários, médicos,
diretores, estagiários) estão envolvidos na busca de um resultado satisfatório diário.
3.0 Tecnologias utilizadas.
Entre varias tecnologias do Hospital Unimed Capivari, o mais recente investimento é
o aparelho de tomografia computadorizada da tecnologia Multislice da marca
Toshiba. Na região, são poucas as unidades da área médica a possuir tal
equipamento e graças ao empenho da Diretoria e Corpo Clínico, a Unimed Capivari,
destaca-se como sendo uma das Instituições de Saúde a possuir o aparelho.
E também novos equipamentos para o Centro- Cirúrgico (aparelho de anestesia e
mesa cirúrgica)
Além das maquinas utilizadas pelos funcionários, como computadores que possuem
um sistema hospitalar integrado, utilizado por vários setores, contribuindo com o
trabalho diário dos funcionários.
26
Capítulo 3 – Características da Área
3.1. Organograma Geral da Área
27
3.2. Organograma Detalhado da Área
3.3.Funcionograma da Área
Segue abaixo a relação das principais atividades de cada uma das
subdivisões da área de Financeiro do Hospital Unimed de Capivari:
• Receber e conferir notas fiscais e documentos para pagamento;
• Operacionalizar o sistema informatizado do módulo financeiro;
• Preparar relatório para solicitação de adiantamento de produção a matriz;
• Realizar a impressão de cheques e autorizações de débitos bancários
referente a cada credor/fornecedor;
• Providenciar vistos gerenciais e assinaturas da diretoria em cheques e
autorizações de debito para posterior pagamento;
• Executar diariamente os pagamentos devidos em bancos e/ou carteira, e
efetuar arquivo das contas e documentos para envio a contabilidade;
28
• Conferir valores e realizar depósitos bancários provindos de receitas de contas
particulares;
• Conciliar contas bancaria;
• Elaborar fluxo de caixa;
• Administrar o caixa do fundo fixo;
• Coordenar a gestão de impostos da empresa;
• Gerar relatórios financeiros contendo receitas, despesas investimentos e
reformas/reparo do mês;
• Preparar planilhas eletrônicas com informações gerenciais diversas;
• Elaborar e acompanhar orçamento mensal;
• Prestar contas a diretoria, gerência,contabilidade e auditorias externas
• Manter contatos externos com bancos, fornecedores, prestadores de serviços
e demais instituições.
3.4. Estrutura da Área
No setor do financeiro, tem apenas uma encarregada com a jornada de
trabalho de oito horas ao dia, entrada as 08h00min e saída as 17h00min com o
intervalo de uma hora para o almoço e quinze minutos para o café.
Junto ao encarregado existe um estagiário com entrada as 7h00min e saída as
13h00min com direito há quinze minutos para o café.
Dentro da sala se encontra:
• 3 computadores, 2 do financeiro e 1 da secretaria;
• 4 mesas, 2 do financeiro, 1 da secretaria e a outra organização de
documentos;
• 3 impressoras, 2 para o financeiro e 1 para secretaria;
• 1 armário;
• 1 ar condicionado;
• 4 cadeiras, 2 do financeiro, 2 da secretaria.
29
3.5. Layout da Área
3.6.Contribuição da Área para a Missão da Empresa
O setor financeiro contribui de forma indireta, pois a missão da empresa é Oferecer a
população um serviço de cuidados à saúde com a máxima qualidade e eficiência. E o
financeiro assim como os outros setores administrativos trabalha para o êxito da
missão da empresa.
Manter a liquidez da empresa, cumprindo sempre com as datas de pagamento
acordadas com os fornecedores, prestadores de serviços bem como pagamento à
funcionários, e tributos. Realizar orçamento mensal e acompanhar os gastos
previstos durante o mês, visando o cumprimento das metas então estabelecidas.
30
3.7. Áreas Correlacionadas
Contabilidade
Bancos
Contas a Receber
Engenharia
Hospitalar
Almoxarifado
Contas a
Pagar
Contratos
Fornecedores
Fiscal
Custos
Compras
Departamento
Pessoal / RH
3.7.1 Especificar os Relacionamentos entre as áreas
Receber e conferir notas fiscais e documentos para pagamento é o passo inicial para
a realização de todas as atividades do setor financeiro. E a partir desta etapa, que se
geram todas as informações referentes aos títulos a serem pagos, ou seja, quem
será o fornecedor/credor, seus respectivos valores e datas de pagamentos.
O recebimento das notas/documentos para pagamento é provindo dos seguintes
setores.
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Compras: este setor responsável pela aquisição de todos os insumos necessários
para a realização das atividades de prestação de serviços do HUC, como materiais e
medicamentos de farmácia, espécimes para nutrição, produtos para limpeza,
matérias de escritório, entre outros. É responsável também pela aquisição de alguns
benefícios aos funcionários, sendo o principal as cestas básicas que são adquiridas
mensalmente, além das aquisições de bens patrimoniais de acordo com aprovação
da diretoria do HUC.
Engenharia: O setor de engenharia clinica hospitalar (SECH), é responsável pela
estrutura do hospital e todos os recursos necessários para as atividades
operacionais do HUC, como água, luz e telefone. Alguns insumos como gases
medicinais e gás GLP também são responsabilidade da engenharia, além de
serviços terceirizados de incineração de lixo hospitalar, dedetização predial,
manutenção e troca dos extintores de incêndio. Na estrutura física do hospital,
englobam-se os serviços de manutenção predial (reformas e reparos) e consertos de
equipamentos (manutenções preventivas e corretivas), que podem ser realizados
pelos funcionários do próprio setor ou por terceiros. A engenharia executa também
operações de cotações e compras de bens patrimoniais, de acordo com as
solicitações da gerencia/diretoria.
Custos: O setor de custos é responsável por todos os serviços de saúde
terceirizados pela HUC, como fisioterapia, serviços laboratoriais (analise clinicas e
anatomologia),
Radiologia, tomografia computadorizadas, exames de erro inato e Oto emissões
acústico, bolsa de sangue (fornecidos pela Unicamp) e também por serviços
terceirizados diversos, como segurança, moto boy e arquivo hospitalar. O setor de
custo realiza também sérvios administrativos como manutenção nos contratos de
terceiros, renovações de alvarás de vigilância sanitária e de órgãos reguladores de
serviços de saúde, como CRM, Coren, etc. E controles de vencimento dos
licenciados, seguros e multas de veículos.
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Almoxarifado: Gestão e administração de materiais em estoque , efetua requisições
para reposição de mercadorias em estoque e encaminha ao setor de compras.
Departamento Pessoal: Gestão de pessoal, folha de pagamentos, férias, rescisões,
13º salário
Informática: Gestão de manutenção do sistema informatizado hospitalar e
financeiro.
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Capítulo 4 – Apresentação das Atividades Desenvolvidas
4.1 Principais atividades do Setor Financeiro:
• Receber e conferir notas fiscais e documentos para pagamento;
• Operacionalizar o sistema informatizado do módulo financeiro;
• Preparar relatório para solicitação de adiantamento de produção a matriz;
• Realizar a impressão de cheques e autorizações de débitos bancários
referente a cada credor/fornecedor;
• Providenciar vistos gerenciais e assinaturas da diretoria em cheques e
autorizações de debito para posterior pagamento;
• Executar diariamente os pagamentos devidos em bancos e/ou carteira, e
efetuar arquivo das contas e documentos para envio a contabilidade;
• Conferir valores e realizar depósitos bancários provindos de receitas de contas
particulares;
• Conciliar contas bancaria;
• Elaborar fluxo de caixa;
• Administrar o caixa do fundo fixo;
• Coordenar a gestão de impostos da empresa;
• Gerar relatórios financeiros contendo receitas, despesas investimentos e
reformas/reparo do mês;
• Preparar planilhas eletrônicas com informações gerenciais diversas;
• Elaborar e acompanhar orçamento mensal;
• Prestar contas a diretoria, gerência,contabilidade e auditorias externas
• Manter contatos externos com bancos, fornecedores, prestadores de serviços
e demais instituições.
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4.1.2 – Fluxo de Caixa
Fluxo de caixa é a entrada e saída de dinheiro, que demonstrará realmente a
situação e capacidade financeira para satisfazer suas obrigações e adquirir novos
ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da
empresa.
O controlador de fluxo de caixa necessita de uma visão geral sobre todas as funções
da empresa, como: pagamentos, recebimentos, compras de matéria-prima, compras
de materiais secundários, salários, tributos e outros, por que é necessário prever o
que se poderá gastar no futuro dependendo do que se consome hoje.
4.1.3 – Analise e Planejamento
Coordenar as atividades e avaliar a condição financeira da empresa, por meio de
relatórios financeiros elaborados a partir dos dados contábeis de resultado, tomar
decisões estratégicas com relação ao rumo total da empresa, buscar sempre
alavancar suas operações, verificar não somente as contas de resultado por
competência, mas a situação do fluxo de caixa desenvolver e implementar medidas e
projetos com vistas ao crescimento e fluxos de caixa adequados para se obter
retorno financeiro tal como oportunidade de aumento dos investimentos para o
alcance das metas da empresa.
4.1.4 – Vantagens do Fluxo de Caixa
Através do conhecimento do passado (o que ocorreu) se poderá fazer
uma boa projeção do fluxo de caixa para o futuro (próxima semana, próximo
mês, próximo trimestre, etc.) A comparação do fluxo projetado com o real
indica as variações que, quase sempre, demonstram as deficiências nas
projeções. Estas variações são excelentes subsídios para aperfeiçoamento de
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novas projeções de fluxos de caixa.
O objetivo básico é a projeção das entradas e das saídas de recursos
financeiros para determinado período, visando prognosticar a necessidade de
captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa em operações rentáveis
para a empresa, proporcionando um fluxo de caixa equilibrado, otimizando a
aplicação, de recursos próprios e de terceiros nas atividades mais rentáveis
pela empresa.
A sua adoção como ferramenta gerencial:
Um auto planejamento utilizando-se de dados estatísticos;
Uma visão de curto e médio prazo sobre o seu desempenho ;
Um planejamento de investimentos, quando os dados, mês a mês,
apresentarem índices de crescimento acentuado;
Capacidade de tomar decisões rápidas, fundamentadas diante do
surgimento de dificuldades financeiras.
4.1.5 – Elaboração do Fluxo de Caixa
As seguintes informações ou estimativas, segundo os períodos de tempo,
são úteis para a elaboração do fluxo de caixa:
a) projeção de vendas, considerando-se as prováveis proporções entre as
vendas à vista e a prazo da empresa;
b) estimativa das compras, insumos e investimentos e as respectivas condições
oferecidas pelos fornecedores;
c) previsão do faturamento dos terceirizados de acordo com as condições de
pagamento pré-determinadas no contrato de prestação de serviços estabelecido.
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d) Orçamento de pagamento a pessoal: salários, férias, benefícios, impostos sobre
folha de pagamento, contribuições sindicais, rescisões e décimo terceiro salário.
e) levantamento das cobranças efetivas com os créditos a receber de
clientes;
f) determinação da periodicidade do fluxo de caixa, de acordo com as
necessidades, tamanho, organização da empresa e ramo de atividade;
g) orçamento dos demais ingressos e desembolsos de caixa para o
período.
4.1.6 - Descrição Detalhada da Atividade
1. Conferir documentos a serem pagos como; notas ficais de produtos e
serviços, folha de pagamento, férias, Darf’s, etc.
2. Separar todos os pagamentos por data de vencimento.
3. Lançar no sistema de acordo com o respectivo histórico/centro de custo da
despesa e armazenar em pasta por data de vencimento.
4. Efetuar conferencia semanal dos pagamentos a serem realizados via sistema,
juntamente com as respectivas notas fiscais, pagamentos a pessoal e boletos.
Sendo os pagamentos da segunda, terça e quarta-feira, conferidos na sexta
feira da semana anterior e os pagamentos da quinta e sexta-feira, conferidos
na quarta-feira da mesma semana.
5. Emitir relatórios de pagamentos a serem realizados por banco (Unicred,
Santander, Boncoob) e as respectivas entradas de caixa previstas para o
mesmo período, contendo saldo inicial por banco, contas hospitalares a serem
recebidas e cheques pré-datados.
6. Enviar relatório resumido, com as entradas e saídas do período à matriz
(Adiantamento Unimed) para posterior recebimento do adiantamento de
produção e complemento de saldo bancário para pagamento das contas.
7. Gerar os pagamentos no sistema via autorização de débito e cheques por
data.
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8. Lançar em planilha do Excel e também no sistema financeiro os valores de
adiantamento Unimed e o caixa da tesouraria.
9. Realizar pagamentos das contas diárias em bancos (Bancoob, Unicred e
Santander);
10. Confrontar adiantamento, despesas e receitas previstos e realizados durante a
semana.
11. Conciliar extratos bancários com as respectivas entradas e saídas,
confrontando saldo anterior com saldo atual.
12. Imprimir relatório das despesas pagas diariamente no sistema por histórico.
13. Lançar despesas em planilha do Excel, de acordo com o plano de contas,
conferindo o total de saídas e entradas diárias e o saldo final.
14. Extrair relatório mensal de fluxo de caixa através dos lançamentos diários, e
gerar também o fluxo de caixa para envio a ANS (Agencia Nacional de Saúde)
seguindo as normativas pré-estabelecidas.
15. Comparar os valores de receitas e despesas orçados versus realizados no
mês via planilha;
16. Enviar os relatórios financeiros de fluxo de caixa com o desempenho geral do
mês (previsto x realizado) para a gerencia.
4.1.7 – Fluxograma
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FLUXOGRAMA
Fluxo de Caixa
Planejamento e
Financeiro e
Operacional
Gerencial
Confeirir notas fiscais e
pagamentos a realizar
Ordenar por vencimento
Confrontar receitas e
despesas previstas
semanais
Conciliar extratos
bancários
Lançar dados como:
Imprimir relatorios de
credor, valor, data e
despesas pagas
histórico no sistena
diariamente
Emitir relatorio de contas
Lançar em planilha de
semanais e as entradas do
acordo com o historico de
periodo
cada pagamento
Efetuar resumo de fluxo
de caixa da semana
Conferir total de
entradas, saídas e saldo
final do dia
Enviar resumo do fluxo
Gerar relatorio mensal de
via relatório à Matriz
fluxo de caixa HUC e
(Adiantamento Unimed)
ANS
Gerar pagamentos via
Comparar as receitas e as
autorizações de debito e
despeas orçadas x
cheques
realizadas totais no mês
Lançar os valores
Enviar relatorios
recebidos pelo caixa e
financeiros de FC para a
adiantamento Unimed.
gerência e para ANS
Efetuar os pagamentos e
depositos diários em
bancos
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Capítulo 5 – Diagnóstico dos principais problemas e sugestões de melhoria
5.1 Pagamentos de contas
5.1.1 Finalidade
O Pagamento de contas tem por finalidade manter constantemente a liquidez da
empresa perante seus fornecedores, prestadores de serviços colaboradores,
município, estado e federação. Permitindo desta forma à organização dispor sempre
do credito necessário junto ao mercado para realização das suas operações, e assim
evitando-se quaisquer desagrados por um não cumprimento de um dever financeiro.
5.1.2 Problema Identificado
Os pagamentos são realizados de maneiras muito complexas, pois ainda são
realizados em forma de cheques e autorizações de debito, o que exige assinaturas
dos responsáveis pela empresa burocratizando o processo de trabalho do setor.
5.1.3 Sugestão de Melhoria
Obter um sistema simplificador na rotina diária tanto para emissão dos pagamentos
como para envio automático de remessa ao banco, através de um gerenciador
financeiro, revendo o que pode ser modificado no sentido de melhorar o trabalho no
setor.
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De acordo com Sá (2008, p. 59)
A administração financeira tem como objetivo diminuir a quantidade
de recursos ociosos ou subutilizados na empresa. Se tivéssemos a
certeza das entradas e das saídas que ocorrerão em determinado
tempo, e na ausência de impostos e de outros custos de transação,
poderíamos resgatar, captar ou aplicar diariamente recursos em
montantes, exatamente necessários para zerar o saldo na tesouraria.
5.2 Sistema Computadorizado
5.2.1 Finalidade
Facilitar o funcionamento do setor, com um software de acordo com as exigências e
necessidades de cada função, permitindo gerenciamento, controle e registro de
todas as informações financeiras da empresa.
5.2.2 Problemas Identificados
a) O processo utilizado para o desenvolvimento do fluxo de caixa é realizado no
Excel, não existe nenhum software próprio para esta função. E o problema
principal é o processo trabalhoso de digitação em varias planilhas diferentes.
b) Falta de integração entre o setor de compras e financeiro, pois as compras
realizadas diariamente demoram a chegar ao setor financeiro, prejudicando a
previsão de despesas da empresa.
c) O sistema utilizado pelo setor financeiro também não possui nenhuma
integração com a contabilidade da empresa (que é realizada por um escritório
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terceirizado). Dessa forma é necessário que todas as informações sejam
lançadas novamente pelo setor contábil em um outro sistema o que gera
duplicidade de trabalho.
5.2.3 Sugestões de Melhoria
a) Desenvolver um software próprio para o desenvolvimento do fluxo de caixa,
facilitando o procedimento diário no mesmo.
b) Obter um sistema capaz de visualizar todas as compras realizadas
diariamente (pedidos de compras fechados com fornecedores), para que essa
despesa automaticamente já seja lançada no fluxo de caixa.
c) Obter também um sistema em que a contabilidade possa captar todas as
informações necessárias para o seu processo de trabalho, assim não gerando
re-trabalho de ambos os setores.
Para Silva (2005, p.42),
Empresa organizada necessita não apenas das demonstrações
financeiras, mas de outros relatórios gerenciais que independem da
legislação obrigatória, mas decorrem das necessidades gerenciais para
auxilio no processo decisório.
De acordo com Frezzatti (1997, p. 46)
É essencial a empresa trabalhar com um planejamento de no mínimo
para três meses. O fluxo de caixa mensal deverá, posteriormente,
transformar-se em semanal e este em diário. O padrão diário irá
ministrar a posição dos recursos em desempenho dos ingressos e
desembolsos de caixa, constituindo-se em poderosos instrumentos de
planejamento e controle financeiros para a empresa.
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Capítulo 6 – Conclusão
O fluxo de caixa é um instrumento fundamental para qualquer empresa porque
obriga a empresa a se auto-planejar e a trabalhar utilizando-se de dados estatísticos;
proporciona uma visão a curto e médio prazos sobre o desempenho da empresa;
oferece uma visão para investimentos, quando os dados, mês a mês, apresentarem
índices de crescimento acentuado; e proporciona tomada de decisões rápidas,
fundamentais diante do surgimento de dificuldades financeiras.
A administração do fluxo de caixa não se fundamenta em preocupação exclusiva das
grandes empresas, ou mesmo daquelas voltadas para a obtenção do lucro, mas das
organizações em geral.
Em síntese o fluxo de caixa é o instrumento que permite ao administrador
planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua
empresa para um determinado período. É o instrumento que relaciona o conjunto de
ingressos e de desembolsos de recursos financeiros pela empresa em determinado
período.
De tudo o que foi escrito, podemos perceber que o fluxo de caixa é uma simples,
mas extremamente útil e poderosa ferramenta de planejamento financeiro.
Com a observação de alguns eixos norteadores, ele poderá trazer melhoramentos
significativos para a empresa. Também não precisa de muito aparelhamento para
que se trabalhe de forma positiva e satisfatória, mas é necessário investimento em
profissionais capacitados, habilitados e credenciados, para que a existência de uma
cultura de planejamento possa gerar resultados positivos, tranqüilidade e lucro para a
empresa, funcionários e empresários.
Depois do desenvolvimento deste trabalho, podemos perceber que o fluxo de
caixa é um instrumento de controle que tem como principal objetivo auxiliar o
empresário a tomar decisões inerentes a situação financeira da empresa. Ele pode
ser percebido como um relatório gerencial que informa toda movimentação do
dinheiro como entradas e saídas, portanto é extremamente importante para as
empresas e essencial
para que as mesmas tenham sucesso em seus
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empreendimentos e mantenham a liquidez mediante seus credores, bem como
também o controle do recebimento de seus clientes.
A ausência de planejamento do fluxo de caixa é um fator predeterminante para
que a empresa não atinja seus objetivos. O controle e o planejamento podem de
forma contundente serem utilizados como instrumento para gerar lucros e manter a
saúde econômica e financeira da empresa sempre em boas condições.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BAUER R. Gestão da mudança: caos e complexidades nas organizações. São
Paulo:
Atlas, 1999.
CAMPOS FILHO, Ademar. Demonstração do Fluxo de Caixa. São Paulo. Editora
Atlas, 1999.
FREZATTI, Fábio. Gestão do fluxo de caixa diário. São Paulo: Atlas. 1997.
SÁ, C. A. Fluxo de Caixa: a visão da Tesouraria e da Controladoria 2ª Ed.. São
Paulo:
Editora Atlas, 2008
SILVA, Edson Cordeiro da. Como administrar o fluxo de caixa de empresas. São
Paulo: Ed. Atlas, 2005.
ZUINGLIO J. B. B. Contabilidade Financeira. Rio de Janeiro: Ed. Fundação Getúlio
Vargas: 2008.
Site: www.unimedcapivari.com.br
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