fernanda rocha de lima
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FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI – SP – FACECAP CURSO DE ADMINISTRAÇÃO RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO ÁREA TEMÁTICA: DEPARTAMENTO FINANCEIRO / FLUXO DE CAIXA FERNANDA ROCHA DE LIMA 2010 1 FERNANDA ROCHA DE LIMA RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO RELATÓRIO DE ESTÁGIO APRESENTADO À CNEC COMO UM DOS PRÉS REQUISITOS PARA OBTENÇÃO DO GRAU DE BACHAREL EM ADMINISTRAÇÃO CAPIVARI 2010 2 PROFESSOR COORDENADOR: Prof. Ms Marco Antonio Armelin PROFESSOR ORIENTADOR: Prof. Rita de Cássia Matar SUPERVISOR NA EMPRESA: Luciana Merlante 3 AGRADECIMENTO Agradeço a DEUS por ter me dado forças para enfrentar as dificuldades e barreiras, a todos os meus amigos e familiares que me apoiaram. Agradeço também, aos colegas de trabalho, ao meu orientador e coordenador que foram pacientes, a todos eles o meu agradecimento, foram peças fundamentais para a realização deste trabalho. 4 SÚMARIO Capítulo 1 – Caracterização da Empresa 1.1 Identificação do Estagiário.....................................................................................8 1.2 Identificação da Empresa.......................................................................................8 1.3 Histórico..................................................................................................................9 1.4 Principais Produtos e Serviços.............................................................................12 1.4.1 Atendimentos de urgência e emergência 24 horas............................................13 1.4.2 Internações........................................................................................................14 1.4.3 Projetos..............................................................................................................15 1.4.3.1 Projeto Lar – Vida...........................................................................................15 1.4.3.2 Projeto ser Mãe...............................................................................................16 1.4.3.3 Projeto Viva Mais............................................................................................17 1.5 Níveis de Produção...............................................................................................18 1.5.1 Tendências da Empresa....................................................................................19 1.6 Tendências Futuras do Setor................................................................................19 1.7 A Importância do Setor na Economia...................................................................20 1.8 Organograma Geral da Empresa..........................................................................21 Capítulo 2 – Análise da Organização 2.1 Missão da Empresa..............................................................................................22 2.2 Politica da Empresa..............................................................................................22 2.3 Visão da Empresa.................................................................................................22 2.4 Segmento de Mercado..........................................................................................22 2.5 Principais Concorrentes........................................................................................23 2.6 Principais Fornecedores.......................................................................................23 2.6.1 Medicamentos....................................................................................................23 5 2.6.2 Materiais.............................................................................................................23 2.6.3 Alimentos...........................................................................................................23 2.6.4 Limpeza Hospitalar............................................................................................24 2.6.5 Informática.........................................................................................................24 2.6.6 Serviços contábeis.............................................................................................24 2.6.7 Água e esgoto....................................................................................................24 2.6.8 Energia...............................................................................................................24 2.6.9 Oxigênio.............................................................................................................24 2.6.10 Telefonia..........................................................................................................24 2.6.11 Engenharia......................................................................................................24 2.7 Clientes.................................................................................................................25 2.8 Influências Externas..............................................................................................25 2.8.1 Vigilância Sanitária.............................................................................................25 2.8.1.2 ANS (Agência Nacional de Saúde).................................................................25 2.8.1.3 Secretaria de Saúde.......................................................................................25 2.8.1.4 CRM (Conselho Regional de Medicina) .........................................................25 2.9 Ambiente Interno...................................................................................................26 3.0 Tecnologias utilizadas..........................................................................................26 Capítulo 3 – Características da Área 3.1. Organograma Geral da Área................................................................................27 3.2 Organograma Detalhado da Área.........................................................................28 3.3 Funcionograma da Área........................................................................................28 3.4 Estrutura da Área..................................................................................................29 3.5 Especificar os Relacionamentos entre as áreas...................................................30 3.6 Contribuição da Área para a Missão da Empresa................................................30 3.7 Áreas Correlacionadas.........................................................................................31 3.7.1 Layout da Área..................................................................................................31 6 Capítulo 4 – Apresentação das Atividades Desenvolvidas 4.1 Principais atividades do Setor Financeiro.............................................................34 4.1.2 Fluxo de Caixa...................................................................................................35 4.1.3 Analise e Planejamento.....................................................................................35 4.1.4 Vantagens do Fluxo de Caixa............................................................................35 4.1.5 Elaboração do Fluxo de Caixa...........................................................................36 4.1.6 Descrição Detalhada da Atividade.....................................................................37 4.1.7 Fluxograma........................................................................................................39 Capítulo 5 – Diagnóstico dos principais problemas e sugestões de melhoria 5.1 Pagamentos de contas.........................................................................................40 5.1.1 Finalidade...........................................................................................................40 5.1.2 Problema Identificado........................................................................................40 5.1.3 Sugestão de Melhoria........................................................................................40 5.2 Sistema Computadorizado....................................................................................41 5.2.1 Finalidade...........................................................................................................41 5.2.2 Problemas Identificados.....................................................................................41 5.2.3 Sugestões de Melhoria......................................................................................42 Capítulo 6 – Conclusão............................................................................................43 Referências Bibliográficas..........................................................................................45 Carta de Conclusão de Estagio 7 Capítulo 1 - Caracterização da Empresa 1.1. Identificação do Estagiário Nome: Fernanda Rocha de Lima Ano: 2010 Período: Noturno Administração 1.2. Identificação da Empresa Nome: Unimed de Capivari Cooperativa de Trabalho Médico Endereço: Rua Regente Feijó, N. 778 Cidade: Capivari UF: SP CEP: 13360-000 Telefone/Fax: (19) 3491-5777 E-Mail: [email protected] Ramo de Atividade: Prestação de Serviços de Saúde Médico-Hospitalar Objetivo Empresarial: Garantir o 1º lugar em atendimento de saúde Porte da Empresa: Médio N° de empregados: 120 Faturamento Anual: Não divulgado pela Empresa Capital Social: Não divulgado pela Empresa Setor onde realizou o Estágio: Financeiro 8 1.3 Histórico A Unimed de Capivari faz parte de um sistema Cooperativista de Trabalho Médico, sem fins lucrativos, determinada e regulamentada pela legislação vigente. É formada por um grupo de médicos que se agrega, oferecendo assistência à saúde com qualidade e eficiência para todos os usuários e dependentes. Fundada em Capivari em 1988, a Unimed constitui-se por médicos cooperados, divididos em diversas especialidades, sempre atuando com ética e competência. Soma-se a esse contexto, uma diversificada equipe de profissionais, que compõem as unidades: Administrativa, Hospitalar e Farmacêutica. O Hospital Unimed de Capivari foi inaugurado em agosto de 1990, com a proposta de oferecer atendimento Hospitalar de qualidade e eficiência aos usuários do plano de saúde Unimed, particulares e fornecedores de cana. O prédio Hospitalar foi inaugurado em novembro de 1963 pela Associação dos Fornecedores de Cana de Capivari e Região. O objetivo da construção do Hospital era atender a todos os fornecedores de cana, empregados e dependentes filiados a associação, recebendo o nome de “Hospital dos Fornecedores de Cana de Capivari”. Por um contrato de arrendamento estabelecido entre a Associação dos Fornecedores de Cana e a Unimed de Capivari, o Hospital passou a ser indispensável ao desempenho das atividades de saúde desenvolvidas pela operadora Unimed. O prédio passou por muitas reformas a fim de ampliar o sue espaço físico, dando maior conforto aos usuários. 9 Com capacidade para atender 38 leitos normais, sendo 2 leitos destinados a UTI Adulto e 2 leitos a UTI Neonatal, o Hospital Unimed e todo o seu corpo clínico estão aptos a realizar as mais diversas cirurgias convencionais, endoscópicas, laparoscóspicas, alem de partos. Atualmente a UTI Neonatal é considerada referencia por estar equipada com recursos tecnológicos e alta geração. O Hospital tem a disposição uma ambulância UTI móvel e conta com os serviços especializados de análises clínicas e radiologia, ambos operando 24 horas. A Assistência qualificada, Serviços de Apoio e Terapêuticos, como Psicologia; Assistência Social; Assistência Nutricional; Fisioterapia; com profissionais capacitados e treinados. Na unidade administrativa funcionam os setores: Marketing, Vendas, Faturamento, Intercâmbio, Autorização e emissão de guias. 10 Farmácia Unimed Em 19 de dezembro de 2000, foi inaugurada a Farmácia da Unimed com o objetivo de atender os dependentes fornecendo produtos a preços acessíveis (preços de fábrica), além de contar com um farmacêutico à disposição em período integral. A Farmácia localiza-se na área Central da cidade. É totalmente informatizada moderna e está em funcionamento de acordo com as exigências da Vigilância Sanitária. Sistema Unimed – Nível Nacional Atualmente é a maior rede de assistência médica do país, atingindo 100% do território nacional habitado e oferece serviços que a diferencia significativamente no mercado competitivo da saúde. São 364 cooperativas com 93 mil médicos cooperados, 3.564 hospitais, 4.704 clínicas, 3.455 laboratórios de análises clínicas, 1.1190 centros de diagnoses, 12.187 recursos credenciados, uma extensa rede de farmácias próprias e 11 milhões de usuários. Em 2002, o sistema Nacional Unimed obteve pela 9ª vez consecutiva, o 1º lugar na categoria Plano de Saúde, de acordo com pesquisa realizada pelo instituto Datafolha, que há 14 anos aponta as marcas, ais lembradas pelos brasileiros. Em junho de 2003, o mesmo Instituto constatou que 91,4% dos usuários da Unimed estão satisfeitos com o seu Plano de Saúde. 11 1.4 Principais Produtos e Serviços O Hospital Unimed de Capivari como opera como Hospital Geral e Maternidade em tratamentos e reabilitações. Podemos representar a prestação de serviços de saúde pelo seguinte esquema: ENTRADA DE PACIÊNTES • PROCESSO DE ATENDIMENTO SAÍDA DE PACIENT ES CURADOS, TRANSFERIDOS OU POR ÓBITO Entrada de pacientes: Os pacientes podem ser provindos dos planos de saúde Unimed, Cabesp, Cesp, Fornecedores de cana, particulares, entre muitos outros. • Processo de atendimento / tratamento médico Hospitalar. Nesta fase são desenvolvidos todos os processos produtivos da empresa, onde há a mão de obra dos colaboradores (transporte, recepção, enfermagem, assistência social, entre outros.) bem como os atendimentos médicos e todos os recursos materiais, tecnológicos e terceirizados necessários para o perfeito funcionamento das atividades Hospitalares. • Saída de pacientes curados, transferidos ou por óbito. De acordo com o quadro clínico, a evolução e as necessidades do paciente, a equipe busca a alta por cura, contudo às vezes faz-se necessário a transferência para centros maiores e mais especializados. Quando o esforço da equipe Hospitalar não é correspondido com a evolução do quadro clinico / cirúrgico, ocorre-se o óbito. 12 1.4.1 Atendimentos de urgência e emergência 24 horas. É o inicio de toda operação, onde o paciente é atendido pela recepção. Os atendimentos de urgência e emergência englobam os seguintes processos. • Recepção e transporte: Verificação da origem do paciente (convenio, particulares), abertura da ficha clinica, informações e orientações ao paciente, transporte quando necessário. • Consultas de pronto socorro: Emergência: risco eminente de vida (acidentes, para cardio-respiratória, entre outros exemplos). Urgência: quedas, fraturas, situações de dores mal estar geral, entre outros exemplos (tratamento clínico). • Procedimentos médicos: Consultas de especialidades, suturas, pequena cirurgias, entre outros. • Procedimentos de enfermagem: Curativo, inalação, administração de materiais e medicamentos, controle de sinais vitais, transferência de pacientes, atendimentos de urgência e emergência via transporte. • Exames complementares: Tomografia computadorizada Radiologia Analises clinicas laboratorial. 13 1.4.2 Internações: As internações são provindas de solicitações medicas internas (consultas de urgência e emergência) e externas (consultórios). O Hospital Unimed de Capivari opera com uma ala de internação de 38 leitos, sendo divididos entre UTI adulto, UTI neonatal, maternidade, berçário, pediatria, clinica medica e clinica cirúrgica. Os setores atuantes no processo de internação: Enfermagem: todos os cuidados necessários para o tratamento cuidadoso com o paciente. Nutrição: dieta, preparo e distribuição da alimentação dos pacientes. Apoio: Limpeza e ordem das unidades (quartos, apartamentos, coletivos, berçário, UTI’s e centro cirúrgico). Farmácia: aquisição de materiais médicos e Hospitalares, medicamentos, bem como controle de estoque e distribuição. Materiais: montagem de kits de procedimentos e cirúrgicos. Medicamentos: montagem de fita dividida em doses unitárias, com disponibilidade para 24 horas, reposição nos setores (centro cirúrgico, urgência, Assocap, entre outros). Serviços terceirizados: Fisioterapia: reabilitação de pacientes conforme solicitação medica. Exames: radiologia, análises clinicas, tomografias, entre outros conforme solicitação medica. 14 Os atendimentos de internação envolvem os seguintes processos, divididos por categorias. 1.4.3 Projetos Ao longo de sua trajetória, o Hospital Unimed vêm desenvolvendo e aprimorando seus recursos e atividades através da criação de projetos que implementam e geram benefícios tanto a seus colaboradores como aos seus usuários. Os principais projetos ao sucesso de suas atividades são: 1.4.3.1 Projeto Lar – Vida Criado em novembro de 1999, o projeto Lar Vida trata-se da realização de atendimentos domiciliares visando gerar benefícios aos usuários portadores de patologias invalidantes com total ou parcial impossibilidade de locomoção como derrame cerebral, seqüências neurológicas, ulceras crônicas, entre outras. Objetivos do Projeto: - Dar continuidade à assistência médica – Hospitalar aos usuários em seu próprio lar, diminuindo assim altos custos gerados pela internação Hospitalar; - Promover alta precoce; - Promover um meio seguro de suporte para doenças crônicas e pessoas dependentes; - Promover conforto e dignidade para o paciente reintegrando-o ao sue meio - Estabilizar e retratar a progressão, quando possível, de condições médicas crônicas; - Diminuir riscos de infecção Hospitalar; - Otimizar leitos Hospitalares; - Formar cuidadores. 15 Dessa forma, as atividades são desenvolvidas por profissionais de áreas diversas, sendo: médicos, enfermeiras, auxiliares de enfermagem, fisioterapeutas, assistente social, nutricionista e psicóloga, que prestam atendimento domiciliar aos pacientes. Através de visitas periódicas ao doente, os profissionais realizam um trabalho de conscientização dos familiares com intuito de promover um envolvimento da família, assumindo total responsabilidade nos cuidados com o paciente. 1.4.3.2 Projeto ser Mãe A elaboração deste projeto partiu da notória necessidade de se inicair um trabalho de orientação à gestante associado ao projeto anterior ( Lar – Vida ), completando as orientações fornecidas. Foi detectado através de visitas domiciliares realizadas com as mães uma semana após a alta, que as mesmas enfrentavam diversas dificuldades durante a gestação, tais como alimentação, mudanças que o corpo sofre, ciúmes com os outros filhos, insegurança em realação ao parto normal / cersária e outros. Através dessas dificuldades apresentadas, a equipe técnica do Hospital está empenhada em desenvlver palestras educativas, atividades que têm como objetivo proporcionar a troca de experiências, esclarecimentos e duvídas, bem como reforçar e ampliar o tema das orientações preatadas pelos profissionais de saúde. Objetivos do Projeto: - Oferecer atendimento educativo às gestantes, objetivando melhorar a qualidade de vida da mulher, oferecendo-lhes um suporte Nutricional, psicológico e social; - Medir o nível de satisfação dos usuários perante a Empresa; - Propor as gestantes um melhor conhecimento dos serviços prestados pela Empresa; - Abrir espaço para esclarecimentos de dúvidas sobre a gestação; - Discutir assuntos preventivos e educativos de interesse das gestantes. Dessa forma as propostas para orientação as gestantes e aos pais visam a segurança e o equilíbrio emocional para o momento do parto. 16 No conteúdo do curso são abordados temas como: • Desenvolvimento do bebê durante a gravidez e sintomas da gestante; • Direitos da Gestante; • Modificações no corpo durante a gestação; • Dicas para proteger sua coluna; • Dicas importantes da amamentação; • Necessidades calóricas, ganho de peso; • Como prevenir manchas na pele; 1.4.3.3 Projeto Viva Mais O Projeto Viva Mais foi inaugurado em Maio de 2003, tendo por objetivo a prestação de serviços de Medicina Preventiva. São oferecidas a todos os usuários as oportunidades de uma vida mais saudável, através do controle e prevenção de doenças patológicas associadas. No projeto são realizadas campanhas educacionais visando a prevenção do meio ambiente, prevenção de doenças, apoios culturais e artísticos, além da participação em eventos da cidade. O programa Viva Mais trabalha também, com grupos de 3ª Idade e fornece cursos e palestras sobre reeducação alimentar, gestantes entre outros. Os profissionais atuantes no projeto Viva Mais são das seguintes áreas: Nutrição, Fisioterapia, Psicologia, Educação Física, Terapia Ocupacional, Enfermagem, Medicina Especializada e Serviços Sociais. 17 1.5 Níveis de Produção Idade Clientes Percentual 01 a 40 anos 9500 60,50% 41 a 75 anos 5500 35,03% Outros 700 4,47% Cidade Clientes Capivari 13500 85,98% Elias Fausto 500 1,90% Mombuca 200 1,66% Rafard 1500 10,46% Sexo Clientes Masculino 8000 50,95% Feminino 7700 49,05% Bairro / Cidade Clientes Vila Fatima/Capivari 1450 9,2% Centro/Capivari 6800 43,35% Santo Antonio/Capivari 700 4,45% Morada do Sol/Capivari 500 3,20% Castelani/Capivari 300 1,91% Moreto/Capivari 300 1,91% Centro/Rafard 1500 9,5% Porto Alegre/Capivari 430 2,75% Engenho Velho/Capivari 1300 8,30% Jardim Elisa/Capivari 600 3,82% Santa Rita/Capivari 200 1,27% Bosque dos Pinheiros/Capivari 400 2,55% 18 Padovani/Capivari 100 1,00% Vila Cardoso/Capivari 300 1,91% Vila Izildinha/Capivari 120 1,2% Outros 700 4,45% 1.5.1. Tendências da Empresa A empresa sempre buscou novas tecnologias no investimentos na área de medicina. Atualmente o Hospital adquiriu um revolucionario equipamento para o auxilio nas cirurgias, o Arco Cirúrgico faz imagens precisas do organismo do paciente e retorna resultados tecnicos para os médicos, facilitando o tratamento do paciente. A previsão para o investimento é constante, pois a empresa trabalha na administração reativa, onde as reuniões são realizadas com a comissão médica, onde é discutido a importancia de novos investimentos. 1.6 Tendências Futuras do Setor O setor Financeiro dentro de um hospital tende a crescer muito, a necessidade de controle de gastos, custos,o fluxo de entrada e saída de caixa esta cada vez maior.E com isso cada vez mais o setor financeiro devera ser muito bem estruturado, organizado com o aumento de responsabilidade. 19 1.7 A Importância do Setor na Economia A Importância desse setor é cada vez maior dentro de um hospital, a responsabilidade de funcionários de um setor financeiro cresce a cada minuto pois o fluxo de caixa é cada vez maior, e controle sobre ele exige muita atenção, qualquer erro pode significar muito dentro da empresa. 20 1.8 Organograma Geral da Empresa 21 Capítulo 2 – Análise da Organização 2.1 Missão da Empresa Ser uma organização profissional que ofereça soluções éticas e de qualidade em saúde, compartilhando com o seu cooperado o desafio de obter resultados com vistas à satisfação dos clientes, colaboradores e parceiros estratégicos. 2.2 Politica da Empresa Cooperativismo, ética, responsabilidade social, humanismo, dignidade profissional, resultados, foco no cliente e melhoria contínua. 2.3 Visão da Empresa Ser a melhor opção de saúde com base em uma organização ética e sólida, sempre em busca de uma crescente melhoria na prestação de serviços médicos. 2.4 Segmento de Mercado O Hospital Unimed de Capivari atua no segmento de assistência médica Hospitalar e tem como principais clientes hoje as Classes Sociais “B” e “C”. O grande número de usuários que se beneficiam dos serviços prestados pelo Hospital, são pessoas que possuem plano de saúde fornecido pelas empresas onde trabalham. Existe uma movimentação enorme de pessoas física que aderem o plano de saúde e podem contar com os serviços, e também surgem um grande número de pessoas que procuram pelo Hospital onde efetuam seus pagamentos particulares para médicos, e para o próprio Hospital, ocorrem também desistência, porém o número de usuários que possuem plano de saúde, assim como também há as desistências, porém mesmo assim o volume de pessoas o plano de saúde através das empresas é muito alto e são pessoas das classes citadas acima 22 2.5 Principais Concorrentes Concorrência direta Hospital Ampla Santa Casa de Misericórdia de Capivari Postos de Saúde Clinicas Médicas Concorrência indireta Curandeiros Farmácias e Drograrias Casas de Massagens 2.6 Principais Fornecedores O Hospital Unimed de Capivari é fornecido de vários produtos e serviços. 2.6.1 Medicamentos Servimed Mafra Labfarma 2.6.2 Materiais Mafra C.B.S Madical 2.6.3 Alimentos Supermercado Bresciane Supermercado Barnabé 23 2.6.4 Limpeza Hospitalar Descarpack 2.6.5 Informática Cnec ( Provedor de Internet ) Código Informática ( Distribuidor de Hardware ) Informenge (Terceirização do Sistema de Gestão Hospitalar ) Top ink ( Fornecedor de Cartuchos e Tonners ) Telefônica ( Fornecedor do Acesso a Internet Banda Larga ) Palácio da eletrônica ( Prestador de Serviços Eletrônicos ) Set Informática ( Prestador de Serviços de Impressoras ) 2.6.6 Serviços contabeis Escritório Santa Rita 2.6.7 Água e esgoto Saae 2.6.8 Energia Cpfl 2.6.9 Oxigênio White Martins 2.6.10 Telefonia Telefonica Transit 2.6.11 Engenharia Clt comércio e manutenção Gs equipamentos Hospitalares ltda – me 24 2.7 Clientes O Hospital Unimed é sustentado por clientes conveniados e particulares A Unimed fornece planos diversificados para diversas empresas, onde o Hospital fornece o atendimento do cliente. 2.8 Influências Externas 2.8.1 Vigilância Sanitária O Hospital tem em obrigação com o orgão, manter dentro dos acordos estabelecidos pela Vigilacia em relação a conservação e zelo pelo predio, grarantir o seviço que envolve a saúde das pessoas que frequentam o local, tais como limpeza, higiene, bom estado do predio, lixo Hospitalar. 2.8.1.2 ANS (Agência Nacional de Saúde) O Hospital tem como dever, cumprir todas as normas da ANS (Agência Nacional da Saúde ), sempre trabalhando com enfermeiros registrados no Coren. 2.8.1.3 Secretaria de Saúde Todo mês é enviado um relatório para a secretaria de Saúde de Capivari, onde é anexo um documento que contém todos os procedimentos ocorridos conforme a tabela AMB, transmitidos todos os dados da internação. 2.8.1.4 CRM (Conselho Regional de Medicina) É o conselho que determina as diretrizes do exercício da profissão médica. 25 2.9 Ambiente Interno A principal cultura da empresa é o cliente acima de tudo. Outra cultura também muito importante é a eterna busca por cumprir todas as legislações vigentes, tanto as técnicas quanto as trabalhistas. O ambiente em geral é agradável e cooperado por todos (funcionários, médicos, diretores, estagiários) estão envolvidos na busca de um resultado satisfatório diário. 3.0 Tecnologias utilizadas. Entre varias tecnologias do Hospital Unimed Capivari, o mais recente investimento é o aparelho de tomografia computadorizada da tecnologia Multislice da marca Toshiba. Na região, são poucas as unidades da área médica a possuir tal equipamento e graças ao empenho da Diretoria e Corpo Clínico, a Unimed Capivari, destaca-se como sendo uma das Instituições de Saúde a possuir o aparelho. E também novos equipamentos para o Centro- Cirúrgico (aparelho de anestesia e mesa cirúrgica) Além das maquinas utilizadas pelos funcionários, como computadores que possuem um sistema hospitalar integrado, utilizado por vários setores, contribuindo com o trabalho diário dos funcionários. 26 Capítulo 3 – Características da Área 3.1. Organograma Geral da Área 27 3.2. Organograma Detalhado da Área 3.3.Funcionograma da Área Segue abaixo a relação das principais atividades de cada uma das subdivisões da área de Financeiro do Hospital Unimed de Capivari: • Receber e conferir notas fiscais e documentos para pagamento; • Operacionalizar o sistema informatizado do módulo financeiro; • Preparar relatório para solicitação de adiantamento de produção a matriz; • Realizar a impressão de cheques e autorizações de débitos bancários referente a cada credor/fornecedor; • Providenciar vistos gerenciais e assinaturas da diretoria em cheques e autorizações de debito para posterior pagamento; • Executar diariamente os pagamentos devidos em bancos e/ou carteira, e efetuar arquivo das contas e documentos para envio a contabilidade; 28 • Conferir valores e realizar depósitos bancários provindos de receitas de contas particulares; • Conciliar contas bancaria; • Elaborar fluxo de caixa; • Administrar o caixa do fundo fixo; • Coordenar a gestão de impostos da empresa; • Gerar relatórios financeiros contendo receitas, despesas investimentos e reformas/reparo do mês; • Preparar planilhas eletrônicas com informações gerenciais diversas; • Elaborar e acompanhar orçamento mensal; • Prestar contas a diretoria, gerência,contabilidade e auditorias externas • Manter contatos externos com bancos, fornecedores, prestadores de serviços e demais instituições. 3.4. Estrutura da Área No setor do financeiro, tem apenas uma encarregada com a jornada de trabalho de oito horas ao dia, entrada as 08h00min e saída as 17h00min com o intervalo de uma hora para o almoço e quinze minutos para o café. Junto ao encarregado existe um estagiário com entrada as 7h00min e saída as 13h00min com direito há quinze minutos para o café. Dentro da sala se encontra: • 3 computadores, 2 do financeiro e 1 da secretaria; • 4 mesas, 2 do financeiro, 1 da secretaria e a outra organização de documentos; • 3 impressoras, 2 para o financeiro e 1 para secretaria; • 1 armário; • 1 ar condicionado; • 4 cadeiras, 2 do financeiro, 2 da secretaria. 29 3.5. Layout da Área 3.6.Contribuição da Área para a Missão da Empresa O setor financeiro contribui de forma indireta, pois a missão da empresa é Oferecer a população um serviço de cuidados à saúde com a máxima qualidade e eficiência. E o financeiro assim como os outros setores administrativos trabalha para o êxito da missão da empresa. Manter a liquidez da empresa, cumprindo sempre com as datas de pagamento acordadas com os fornecedores, prestadores de serviços bem como pagamento à funcionários, e tributos. Realizar orçamento mensal e acompanhar os gastos previstos durante o mês, visando o cumprimento das metas então estabelecidas. 30 3.7. Áreas Correlacionadas Contabilidade Bancos Contas a Receber Engenharia Hospitalar Almoxarifado Contas a Pagar Contratos Fornecedores Fiscal Custos Compras Departamento Pessoal / RH 3.7.1 Especificar os Relacionamentos entre as áreas Receber e conferir notas fiscais e documentos para pagamento é o passo inicial para a realização de todas as atividades do setor financeiro. E a partir desta etapa, que se geram todas as informações referentes aos títulos a serem pagos, ou seja, quem será o fornecedor/credor, seus respectivos valores e datas de pagamentos. O recebimento das notas/documentos para pagamento é provindo dos seguintes setores. 31 Compras: este setor responsável pela aquisição de todos os insumos necessários para a realização das atividades de prestação de serviços do HUC, como materiais e medicamentos de farmácia, espécimes para nutrição, produtos para limpeza, matérias de escritório, entre outros. É responsável também pela aquisição de alguns benefícios aos funcionários, sendo o principal as cestas básicas que são adquiridas mensalmente, além das aquisições de bens patrimoniais de acordo com aprovação da diretoria do HUC. Engenharia: O setor de engenharia clinica hospitalar (SECH), é responsável pela estrutura do hospital e todos os recursos necessários para as atividades operacionais do HUC, como água, luz e telefone. Alguns insumos como gases medicinais e gás GLP também são responsabilidade da engenharia, além de serviços terceirizados de incineração de lixo hospitalar, dedetização predial, manutenção e troca dos extintores de incêndio. Na estrutura física do hospital, englobam-se os serviços de manutenção predial (reformas e reparos) e consertos de equipamentos (manutenções preventivas e corretivas), que podem ser realizados pelos funcionários do próprio setor ou por terceiros. A engenharia executa também operações de cotações e compras de bens patrimoniais, de acordo com as solicitações da gerencia/diretoria. Custos: O setor de custos é responsável por todos os serviços de saúde terceirizados pela HUC, como fisioterapia, serviços laboratoriais (analise clinicas e anatomologia), Radiologia, tomografia computadorizadas, exames de erro inato e Oto emissões acústico, bolsa de sangue (fornecidos pela Unicamp) e também por serviços terceirizados diversos, como segurança, moto boy e arquivo hospitalar. O setor de custo realiza também sérvios administrativos como manutenção nos contratos de terceiros, renovações de alvarás de vigilância sanitária e de órgãos reguladores de serviços de saúde, como CRM, Coren, etc. E controles de vencimento dos licenciados, seguros e multas de veículos. 32 Almoxarifado: Gestão e administração de materiais em estoque , efetua requisições para reposição de mercadorias em estoque e encaminha ao setor de compras. Departamento Pessoal: Gestão de pessoal, folha de pagamentos, férias, rescisões, 13º salário Informática: Gestão de manutenção do sistema informatizado hospitalar e financeiro. 33 Capítulo 4 – Apresentação das Atividades Desenvolvidas 4.1 Principais atividades do Setor Financeiro: • Receber e conferir notas fiscais e documentos para pagamento; • Operacionalizar o sistema informatizado do módulo financeiro; • Preparar relatório para solicitação de adiantamento de produção a matriz; • Realizar a impressão de cheques e autorizações de débitos bancários referente a cada credor/fornecedor; • Providenciar vistos gerenciais e assinaturas da diretoria em cheques e autorizações de debito para posterior pagamento; • Executar diariamente os pagamentos devidos em bancos e/ou carteira, e efetuar arquivo das contas e documentos para envio a contabilidade; • Conferir valores e realizar depósitos bancários provindos de receitas de contas particulares; • Conciliar contas bancaria; • Elaborar fluxo de caixa; • Administrar o caixa do fundo fixo; • Coordenar a gestão de impostos da empresa; • Gerar relatórios financeiros contendo receitas, despesas investimentos e reformas/reparo do mês; • Preparar planilhas eletrônicas com informações gerenciais diversas; • Elaborar e acompanhar orçamento mensal; • Prestar contas a diretoria, gerência,contabilidade e auditorias externas • Manter contatos externos com bancos, fornecedores, prestadores de serviços e demais instituições. 34 4.1.2 – Fluxo de Caixa Fluxo de caixa é a entrada e saída de dinheiro, que demonstrará realmente a situação e capacidade financeira para satisfazer suas obrigações e adquirir novos ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da empresa. O controlador de fluxo de caixa necessita de uma visão geral sobre todas as funções da empresa, como: pagamentos, recebimentos, compras de matéria-prima, compras de materiais secundários, salários, tributos e outros, por que é necessário prever o que se poderá gastar no futuro dependendo do que se consome hoje. 4.1.3 – Analise e Planejamento Coordenar as atividades e avaliar a condição financeira da empresa, por meio de relatórios financeiros elaborados a partir dos dados contábeis de resultado, tomar decisões estratégicas com relação ao rumo total da empresa, buscar sempre alavancar suas operações, verificar não somente as contas de resultado por competência, mas a situação do fluxo de caixa desenvolver e implementar medidas e projetos com vistas ao crescimento e fluxos de caixa adequados para se obter retorno financeiro tal como oportunidade de aumento dos investimentos para o alcance das metas da empresa. 4.1.4 – Vantagens do Fluxo de Caixa Através do conhecimento do passado (o que ocorreu) se poderá fazer uma boa projeção do fluxo de caixa para o futuro (próxima semana, próximo mês, próximo trimestre, etc.) A comparação do fluxo projetado com o real indica as variações que, quase sempre, demonstram as deficiências nas projeções. Estas variações são excelentes subsídios para aperfeiçoamento de 35 novas projeções de fluxos de caixa. O objetivo básico é a projeção das entradas e das saídas de recursos financeiros para determinado período, visando prognosticar a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa em operações rentáveis para a empresa, proporcionando um fluxo de caixa equilibrado, otimizando a aplicação, de recursos próprios e de terceiros nas atividades mais rentáveis pela empresa. A sua adoção como ferramenta gerencial: Um auto planejamento utilizando-se de dados estatísticos; Uma visão de curto e médio prazo sobre o seu desempenho ; Um planejamento de investimentos, quando os dados, mês a mês, apresentarem índices de crescimento acentuado; Capacidade de tomar decisões rápidas, fundamentadas diante do surgimento de dificuldades financeiras. 4.1.5 – Elaboração do Fluxo de Caixa As seguintes informações ou estimativas, segundo os períodos de tempo, são úteis para a elaboração do fluxo de caixa: a) projeção de vendas, considerando-se as prováveis proporções entre as vendas à vista e a prazo da empresa; b) estimativa das compras, insumos e investimentos e as respectivas condições oferecidas pelos fornecedores; c) previsão do faturamento dos terceirizados de acordo com as condições de pagamento pré-determinadas no contrato de prestação de serviços estabelecido. 36 d) Orçamento de pagamento a pessoal: salários, férias, benefícios, impostos sobre folha de pagamento, contribuições sindicais, rescisões e décimo terceiro salário. e) levantamento das cobranças efetivas com os créditos a receber de clientes; f) determinação da periodicidade do fluxo de caixa, de acordo com as necessidades, tamanho, organização da empresa e ramo de atividade; g) orçamento dos demais ingressos e desembolsos de caixa para o período. 4.1.6 - Descrição Detalhada da Atividade 1. Conferir documentos a serem pagos como; notas ficais de produtos e serviços, folha de pagamento, férias, Darf’s, etc. 2. Separar todos os pagamentos por data de vencimento. 3. Lançar no sistema de acordo com o respectivo histórico/centro de custo da despesa e armazenar em pasta por data de vencimento. 4. Efetuar conferencia semanal dos pagamentos a serem realizados via sistema, juntamente com as respectivas notas fiscais, pagamentos a pessoal e boletos. Sendo os pagamentos da segunda, terça e quarta-feira, conferidos na sexta feira da semana anterior e os pagamentos da quinta e sexta-feira, conferidos na quarta-feira da mesma semana. 5. Emitir relatórios de pagamentos a serem realizados por banco (Unicred, Santander, Boncoob) e as respectivas entradas de caixa previstas para o mesmo período, contendo saldo inicial por banco, contas hospitalares a serem recebidas e cheques pré-datados. 6. Enviar relatório resumido, com as entradas e saídas do período à matriz (Adiantamento Unimed) para posterior recebimento do adiantamento de produção e complemento de saldo bancário para pagamento das contas. 7. Gerar os pagamentos no sistema via autorização de débito e cheques por data. 37 8. Lançar em planilha do Excel e também no sistema financeiro os valores de adiantamento Unimed e o caixa da tesouraria. 9. Realizar pagamentos das contas diárias em bancos (Bancoob, Unicred e Santander); 10. Confrontar adiantamento, despesas e receitas previstos e realizados durante a semana. 11. Conciliar extratos bancários com as respectivas entradas e saídas, confrontando saldo anterior com saldo atual. 12. Imprimir relatório das despesas pagas diariamente no sistema por histórico. 13. Lançar despesas em planilha do Excel, de acordo com o plano de contas, conferindo o total de saídas e entradas diárias e o saldo final. 14. Extrair relatório mensal de fluxo de caixa através dos lançamentos diários, e gerar também o fluxo de caixa para envio a ANS (Agencia Nacional de Saúde) seguindo as normativas pré-estabelecidas. 15. Comparar os valores de receitas e despesas orçados versus realizados no mês via planilha; 16. Enviar os relatórios financeiros de fluxo de caixa com o desempenho geral do mês (previsto x realizado) para a gerencia. 4.1.7 – Fluxograma 38 FLUXOGRAMA Fluxo de Caixa Planejamento e Financeiro e Operacional Gerencial Confeirir notas fiscais e pagamentos a realizar Ordenar por vencimento Confrontar receitas e despesas previstas semanais Conciliar extratos bancários Lançar dados como: Imprimir relatorios de credor, valor, data e despesas pagas histórico no sistena diariamente Emitir relatorio de contas Lançar em planilha de semanais e as entradas do acordo com o historico de periodo cada pagamento Efetuar resumo de fluxo de caixa da semana Conferir total de entradas, saídas e saldo final do dia Enviar resumo do fluxo Gerar relatorio mensal de via relatório à Matriz fluxo de caixa HUC e (Adiantamento Unimed) ANS Gerar pagamentos via Comparar as receitas e as autorizações de debito e despeas orçadas x cheques realizadas totais no mês Lançar os valores Enviar relatorios recebidos pelo caixa e financeiros de FC para a adiantamento Unimed. gerência e para ANS Efetuar os pagamentos e depositos diários em bancos 39 Capítulo 5 – Diagnóstico dos principais problemas e sugestões de melhoria 5.1 Pagamentos de contas 5.1.1 Finalidade O Pagamento de contas tem por finalidade manter constantemente a liquidez da empresa perante seus fornecedores, prestadores de serviços colaboradores, município, estado e federação. Permitindo desta forma à organização dispor sempre do credito necessário junto ao mercado para realização das suas operações, e assim evitando-se quaisquer desagrados por um não cumprimento de um dever financeiro. 5.1.2 Problema Identificado Os pagamentos são realizados de maneiras muito complexas, pois ainda são realizados em forma de cheques e autorizações de debito, o que exige assinaturas dos responsáveis pela empresa burocratizando o processo de trabalho do setor. 5.1.3 Sugestão de Melhoria Obter um sistema simplificador na rotina diária tanto para emissão dos pagamentos como para envio automático de remessa ao banco, através de um gerenciador financeiro, revendo o que pode ser modificado no sentido de melhorar o trabalho no setor. 40 De acordo com Sá (2008, p. 59) A administração financeira tem como objetivo diminuir a quantidade de recursos ociosos ou subutilizados na empresa. Se tivéssemos a certeza das entradas e das saídas que ocorrerão em determinado tempo, e na ausência de impostos e de outros custos de transação, poderíamos resgatar, captar ou aplicar diariamente recursos em montantes, exatamente necessários para zerar o saldo na tesouraria. 5.2 Sistema Computadorizado 5.2.1 Finalidade Facilitar o funcionamento do setor, com um software de acordo com as exigências e necessidades de cada função, permitindo gerenciamento, controle e registro de todas as informações financeiras da empresa. 5.2.2 Problemas Identificados a) O processo utilizado para o desenvolvimento do fluxo de caixa é realizado no Excel, não existe nenhum software próprio para esta função. E o problema principal é o processo trabalhoso de digitação em varias planilhas diferentes. b) Falta de integração entre o setor de compras e financeiro, pois as compras realizadas diariamente demoram a chegar ao setor financeiro, prejudicando a previsão de despesas da empresa. c) O sistema utilizado pelo setor financeiro também não possui nenhuma integração com a contabilidade da empresa (que é realizada por um escritório 41 terceirizado). Dessa forma é necessário que todas as informações sejam lançadas novamente pelo setor contábil em um outro sistema o que gera duplicidade de trabalho. 5.2.3 Sugestões de Melhoria a) Desenvolver um software próprio para o desenvolvimento do fluxo de caixa, facilitando o procedimento diário no mesmo. b) Obter um sistema capaz de visualizar todas as compras realizadas diariamente (pedidos de compras fechados com fornecedores), para que essa despesa automaticamente já seja lançada no fluxo de caixa. c) Obter também um sistema em que a contabilidade possa captar todas as informações necessárias para o seu processo de trabalho, assim não gerando re-trabalho de ambos os setores. Para Silva (2005, p.42), Empresa organizada necessita não apenas das demonstrações financeiras, mas de outros relatórios gerenciais que independem da legislação obrigatória, mas decorrem das necessidades gerenciais para auxilio no processo decisório. De acordo com Frezzatti (1997, p. 46) É essencial a empresa trabalhar com um planejamento de no mínimo para três meses. O fluxo de caixa mensal deverá, posteriormente, transformar-se em semanal e este em diário. O padrão diário irá ministrar a posição dos recursos em desempenho dos ingressos e desembolsos de caixa, constituindo-se em poderosos instrumentos de planejamento e controle financeiros para a empresa. 42 Capítulo 6 – Conclusão O fluxo de caixa é um instrumento fundamental para qualquer empresa porque obriga a empresa a se auto-planejar e a trabalhar utilizando-se de dados estatísticos; proporciona uma visão a curto e médio prazos sobre o desempenho da empresa; oferece uma visão para investimentos, quando os dados, mês a mês, apresentarem índices de crescimento acentuado; e proporciona tomada de decisões rápidas, fundamentais diante do surgimento de dificuldades financeiras. A administração do fluxo de caixa não se fundamenta em preocupação exclusiva das grandes empresas, ou mesmo daquelas voltadas para a obtenção do lucro, mas das organizações em geral. Em síntese o fluxo de caixa é o instrumento que permite ao administrador planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua empresa para um determinado período. É o instrumento que relaciona o conjunto de ingressos e de desembolsos de recursos financeiros pela empresa em determinado período. De tudo o que foi escrito, podemos perceber que o fluxo de caixa é uma simples, mas extremamente útil e poderosa ferramenta de planejamento financeiro. Com a observação de alguns eixos norteadores, ele poderá trazer melhoramentos significativos para a empresa. Também não precisa de muito aparelhamento para que se trabalhe de forma positiva e satisfatória, mas é necessário investimento em profissionais capacitados, habilitados e credenciados, para que a existência de uma cultura de planejamento possa gerar resultados positivos, tranqüilidade e lucro para a empresa, funcionários e empresários. Depois do desenvolvimento deste trabalho, podemos perceber que o fluxo de caixa é um instrumento de controle que tem como principal objetivo auxiliar o empresário a tomar decisões inerentes a situação financeira da empresa. Ele pode ser percebido como um relatório gerencial que informa toda movimentação do dinheiro como entradas e saídas, portanto é extremamente importante para as empresas e essencial para que as mesmas tenham sucesso em seus 43 empreendimentos e mantenham a liquidez mediante seus credores, bem como também o controle do recebimento de seus clientes. A ausência de planejamento do fluxo de caixa é um fator predeterminante para que a empresa não atinja seus objetivos. O controle e o planejamento podem de forma contundente serem utilizados como instrumento para gerar lucros e manter a saúde econômica e financeira da empresa sempre em boas condições. 44 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BAUER R. Gestão da mudança: caos e complexidades nas organizações. São Paulo: Atlas, 1999. CAMPOS FILHO, Ademar. Demonstração do Fluxo de Caixa. São Paulo. Editora Atlas, 1999. FREZATTI, Fábio. Gestão do fluxo de caixa diário. São Paulo: Atlas. 1997. SÁ, C. A. Fluxo de Caixa: a visão da Tesouraria e da Controladoria 2ª Ed.. São Paulo: Editora Atlas, 2008 SILVA, Edson Cordeiro da. Como administrar o fluxo de caixa de empresas. São Paulo: Ed. Atlas, 2005. ZUINGLIO J. B. B. Contabilidade Financeira. Rio de Janeiro: Ed. Fundação Getúlio Vargas: 2008. Site: www.unimedcapivari.com.br 45
