Sharp HealthCare: Liderança em TI no setor de

Estudo de caso | Saúde | Sharp HealthCare
Cliente
Sharp HealthCare
Setor
Saúde
Porte
Receita líquida de US$ 2 bilhões
4.000 médicos
73.328 internações
681.974 consultas ambulatoriais em 7
hospitais
1.195.346 consultas ambulatoriais em 10
clínicas, que incluem 6 prontos-socorros
Localização
Sharp HealthCare: Liderança em TI no
setor de saúde
O desafio
Eleita para a lista de sistemas de atendimento à saúde "Mais Conectados"
pela revista Hospitals & Health Networks em 14 dos últimos 16 anos, a Sharp
HealthCare (Sharp) tem um longo histórico de inovações. A organização
desenvolveu um sistema para laboratórios no início da década de 70,
implementou documentação clínica em 1985, implantou uma solução de
gestão de conteúdo empresarial (ECM) no departamento de sinistros em
2003 e, em 2006, deu início ao projeto de 5 anos para implementação de um
aplicativo de Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) nos hospitais.
Seis meses após implementar ECM, a Sharp obteve tantos benefícios no
departamentos de sinistros, que decidiu expandir a solução para toda a
organização, integrando ECM com o PEP e outros aplicativos centrais.
A Sharp ficou tranquila, pois sua solução de ECM é o OnBase by Hyland.
San Diego, Califórnia, EUA
A solução
Integrações com o OnBase
Quando a Sharp iniciou a implantação do Cerner Millennium® no departamento de
gestão de informações de saúde (SGIS) do seu principal hospital, o Sharp Memorial,
a empresa rapidamente transferiu para o OnBase o conteúdo não estruturado do
hospital, desde ordens médicas por fax e anotações de evolução até prontuários
físicos. Finalizando esse projeto antes da implantação do sistema de PEP, a Sharp
garantiu que as informações armazenadas com segurança no OnBase poderiam ser
acessadas imediatamente a partir do PEP assim que os sistemas fossem integrados,
estimulando a adoção dos dois sistemas por parte dos usuários.
GE Centricity Business (IDX Flowcast)
Lawson
Cerner Millennium
Allscripts EMR (Mysis)
Allscripts Touchworks
Portal de pacientes mySharp
EMR GE Centricity
Cactus Credentialing
Portal de pacientes mySharp
3M 360 Encompass
Departamentos utilizando OnBase
Toda a empresa
"O departamento de SGIS do Memorial tornou-se um promotor incansável
do OnBase", diz Cathy Fuhrman, gerente de Processamento de imagens de
documentos da Sharp, complementando que a estratégia tornou-se o padrão
de boas práticas seguido por outros hospitais da Sharp.
Trabalhando em um departamento de cada vez, a Sharp expandiu a solução de
ECM. Além de transferir o conteúdo empresarial dos diferentes departamentos
para a solução de ECM, a empresa se dedicou a aprimorar os processos. Por
meio da utilização das ferramentas de gerenciamento de processos comerciais
do OnBase para automatizar atividades manuais e criar fluxos de trabalho, a
Sharp simplificou muitos processos, entre eles o pronto-socorro e o RH. A Sharp
também trabalhou com a Hyland para criar novos aplicativos de negócios quando
surgiram oportunidades.
"Fluxos de trabalho sem
documentos físicos eliminaram
as milhares de folhas de
papel que circulavam antes.
Com o OnBase, conseguimos
padronizar procedimentos em
todos os hospitais."
– Cathy Fuhrman, gerente, Processamento de
imagens de documentos, Sharp HealthCare
"Conseguimos crescer de forma orgânica", afirmou Fuhrman, acrescentando que
a natureza flexível e dimensionável do OnBase permite à Sharp estabelecer um
ritmo próprio. Cliente OnBase desde 2003, a Sharp tem vários projetos novos em
andamento, inclusive a digitalização no ponto de atendimento.
Médicos e outros profissionais de atendimento inserem ordens e anotações
diretamente no PEP, carregam quaisquer documentos em papel do prontuário
para o OnBase e destroem a cópia física, garantindo a conformidade com a
legislação americana HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
A iniciativa ajuda a atingir resultados mais positivos no cuidado dos pacientes,
pois padroniza o PEP como fonte única de informações do paciente.
"Nosso objetivo é que todo o hospital recorra apenas ao PEP para obter
informações", declara Fuhrman. "Em um dos hospitais da Sharp, a taxa de
adoção do sistema de entrada de ordem médica computadorizada (CPOE) é de
96%. Apesar do alto índice de adoção, ainda geramos mais de 10.000 ordens
físicas por mês. Eliminar o papel não é possível, mas é possível gerenciá-lo.
Um dia, não teremos mais prontuários físicos."
A Sharp também está eliminando documentos físicos nos escritórios
administrativos. A partir do ano fiscal de 2014, os funcionários da Sharp poderão
cancelar o recebimento de cópias físicas dos seus informes de rendimentos. O
departamento de Folha de Pagamento da Sharp oferecerá autosserviço pelo
Infor para que os funcionários possam visualizar e imprimir o informe de
rendimentos sob demanda, reduzindo os custos de processamento e correio.
A Sharp também implementará o OnBase Mobile Forms para que funcionários
e pacientes preencham formulários em tablets ou iPads. A solução transfere
os dados para o sistema de linha de negócios apropriado e armazena a
imagem no OnBase.
"Utilizaremos a solução com formulários de isenção de responsabilidades,
autorizações de tratamento, enfim, em qualquer situação onde o funcionário ou
o paciente precise preencher um formulário", disse Fuhrman.
Embora a Sharp não tivesse uma estratégia abrangente para toda a empresa
quando iniciou a implementação da solução de ECM, assim que os benefícios
foram percebidos, o OnBase rapidamente passou a ser, e continua sendo, uma
tecnologia empresarial central para o sistema de prestação de serviços de saúde
sem fins lucrativos.
A diferença
Quadro completo do paciente: Com o OnBase, todos os dados não estruturados formulários de autorização, identificação do paciente, anotações manuscritas de
evolução - podem ser acessados diretamente do PEP, permitindo que os clínicos
e a equipe acessem as informações necessárias sobre o paciente quando precisam.
Recuperação de desastres: Em 2003, os incêndios florestais de San Diego quase
atingiram as instalações do fornecedor de armazenamento de documentos físicos
da Sharp. No ano seguinte, a Sharp desenvolveu um plano de recuperação de
desastres que utiliza a solução de ECM para proteção dos dados. "Passamos a
entender o valor do OnBase", comentou Fuhrman.
Processos simplificados: As avaliações pré-anestésicas e a programação de
cirurgias e de radiologia agora são processadas pelo OnBase. "Fluxos de
trabalho sem documentos físicos eliminaram as milhares de folhas de papel
que circulavam antes", disse Fuhrman.
Agilização de pedidos para a farmácia: Antes da implementação do Cerner
Millennium na Sharp, mensageiros passavam por todos os andares do hospital
para buscar pedidos de medicação para a farmácia, e as enfermeiras enviavam
os pedidos à farmácia por fax. Agora, as informações são roteadas por um
servidor de fax/OnBase e são vinculadas ao Cerner.
Apoio à admissão de pacientes sem o uso de papel: A Sharp estabeleceu uma parceria
com a Hyland para personalizar um módulo já existente para a admissão
de pacientes. Agora, quando o paciente chega, o recepcionista de admissão
digitaliza seus comprovantes de identidade e seguro. O paciente assina em um
tablet interativo, que exibe as condições de admissão em inglês ou em espanhol.
O Sharp Memorial também oferece um serviço de concierge que permite ao
paciente com cirurgia marcada ser admitido diretamente ao quarto, sem passar
pela recepção para admissão. O recepcionista vem ao quarto e usa dispositivos
móveis para inserir as informações no OnBase.
Aumento da confiabilidade: Com o OnBase, houve aprimoramentos na precisão, no
cuidado dos pacientes e na satisfação dos médicos. Obstetras com pacientes
grávidas de alto risco sabem que o hospital tem as informações mais
atualizadas, caso a paciente chegue no meio da noite.
Eliminação de documentos físicos em sinistros: Durante a implementação inicial,
o OnBase eliminou a necessidade de manter e armazenar cerca de 100.000
documentos físicos de sinistro processados mensalmente no departamento de
sinistros, reduzindo de três para um o número de turnos em tempo integral.
Seis meses após a solução entrar em produção, em 2003, o departamento
estimou a economia mensal em aproximadamente US$ 70.000.
Aumento do acesso a informações em finanças: De acordo com Fuhrman, o
departamento financeiro da Sharp utiliza o OnBase para capturar eletronicamente
todos os seus documentos físicos. O departamento de contas a pagar digitaliza
faturas e vincula as informações ao aplicativo de negócios da Sharp, que permite
a revisão e aprovação rápida das faturas por funcionários autorizados, para que a
organização aproveite descontos em pagamentos e evite multas por atraso.
Redução do número de estações de enfermagem e de prontuários: No Sharp Memorial,
os clínicos transitam pelos andares com "prontuários enxutos", compostos
por documentos referentes apenas a poucos dias, e utilizam a integração
do OnBase com o Cerner para obter outras informações sobre os pacientes,
explicou Fuhrman.
Garantia de conformidade O departamento de RH da Sharp conta com o OnBase
para armazenar com segurança as informações sigilosas dos funcionários e com
sua capacidade de restringir o acesso a usuários autorizados, possibilitando
a conformidade com o órgão de credenciamento Joint Commission. O OnBase
proporciona trilhas de auditoria para simplificar a conformidade com a HIPAA e
com outras iniciativas.
Base para boas práticas: "Com o OnBase, conseguimos padronizar procedimentos
em todos os hospitais", afirmou Fuhrman. A Sharp recebeu o Prêmio Nacional
de Qualidade Malcolm Baldrige, a mais alta distinção presidencial por
qualidade e excelência no desempenho organizacional. Em 2009, o Greystone
Group homenageou a Sharp como a melhor organização na categoria, e a
InformationWeek selecionou a Sharp Healthcare como um dos 250 principais
usuários de tecnologia empresarial no país.
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