Conceitos Básicos para Elaboração de Projetos

ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL
PREFEITURA MUNICIPAL DE DOURADOS
SECRETARIA MUNICIPAL DE PLANEJAMENTO E MEIO AMBIENTE
SUPERINTENDÊNCIA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO – SEÇÃO DE PROJETOS
CONCEITOS BÁSICOS
PARA ELABORAÇÃO
DE PROJETOS
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(67) 3411-7794 – CEP 79800-040 – Dourados-MS
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SUPERINTENDÊNCIA DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO – SEÇÃO DE PROJETOS
APRESENTAÇÃO
A Secretaria Municipal de Planejamento e Meio Ambiente – SEPLAN, através da
Superintendência de Planejamento e Orçamento – SUPLOR, superintendência esta que tem por
competência na área de projetos; a orientação técnica aos gerentes de projetos das demais
secretarias, a avaliação de viabilidade técnica/econômica e acompanhamento dos projetos
municipais, elaborou “Conceitos Básicos para Elaboração de Projetos” que hora é
apresentado.
A elaboração deste Manual se justifica pela necessidade que a Administração Pública de
Dourados tem em desenvolver, padronizar e ou definir uma metodologia para elaboração e
avaliação de projetos, e ainda, melhorar quantitativa e qualitativamente a produção dos mesmos.
Visa contribuir na elaboração dos projetos que são encaminhados para as diversas esferas de
Governo e para outras Instituições de Financiamento e Fomento, desta forma auxiliando os
Agentes Públicos responsáveis pela tarefa de elaborar confeccionar/preparar tais documentos que
são de fundamental importância para o bom desempenho das atividades do Governo Municipal.
Cabe salientar ainda que este manual foi preparado para abordar conceitos, itens essenciais
e vocabulário facilitado, com intenção de mostrar uma metodologia clara, porém objetiva, para
quem deseja fazer uma primeira vista organizada da ferramenta projeto. Ferramenta que auxiliará
na criação de uma nova cultura de planejamento, buscando assim a otimização no uso dos
recursos financeiros e humanos.
No bojo deste manual serão encontrados métodos e metodologias, desenvolvidas e
aplicadas por profissionais e intelectuais capacitados e reconhecidos como elaboradores de
projetos bem sucedidos em vários setores de atuação. Esperamos que as informações que
compõem o conteúdo deste trabalho possam sanar aos possíveis questionamentos que
eventualmente possam surgir quando da elaboração de um projeto.
Superintendência de Planejamento e Orçamento - SUPLOR
Equipe de Projetos
Joseph Espíndola
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1 – CONCEITO
Conforme estabelecido por Antônio César Amaru Maximiano no livro “Administração de
Projetos – Como Transformar Idéias em Resultados”, projeto é caracterizado como:



Um empreendimento temporário ou uma seqüência de atividades com começo, meio e
fim programados,
Que tem como objetivo fornecer um produto singular,
Dentro de restrições orçamentárias.
Projetos são sistemas ou seqüências de atividades finitas, com começo, meio e fim bem
definidos. Uma atividade repetitiva, ou que tem duração contínua, não é projeto. É uma atividade
funcional ou programa.
“Projeto é um empreendimento planejado que consiste num conjunto de atividades interrelacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos limites de um
orçamento e de um período de tempo dados”. (PROCHONW, Schaffer, 1999 apud ONU, 1984)
2 - ELABORAÇÃO
O projeto é um instrumento que surge em resposta a um problema concreto, definido e
delimitado. Elaborar um projeto é, antes de tudo, contribuir para a solução de problemas,
transformando IDÉIAS em AÇÕES, porém o projeto torna-se inócuo se o problema que o tal deve
solucionar “em tese”, estiver mal delimitado.
IDÉIA INICIAL
DEFINIÇÃO DO PRODUTO
DEFINIÇÃO DE ATIVIDADES, PRAZOS E CUSTOS
PROPOSTA BÁSICA
APROVAÇÃO
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O documento chamado projeto é o resultado obtido ao se “projetar” no papel tudo o que é
necessário para o desenvolvimento de um conjunto de atividades a serem executadas: quais são
os objetivos, que meios serão utilizados para atingi-los, quais recursos serão necessários, onde
serão obtidos e como serão avaliados os resultados.
A organização das idéias e dos meios em forma de projeto nos auxilia sistematizar o
trabalho em etapas a serem cumpridas, compartilhar a imagem do que se quer alcançar,
identificar as principais deficiências a superar, apontar possíveis falhas durante a execução das
atividades previstas.
Alguns itens devem ser observados na formulação de projetos:
- Identificação e delimitação correta do problema - deve ser significante em relação aos
fatores de sucesso na gestão da maquinaria e problemática pública; deve ter dimensão
administrável; deve ser mensurável, ou seja, ao elaborar um projeto devemos ter “os pés no
chão”, respondendo a três perguntas essenciais: Qual produto será fornecido?; Quando será
fornecido?; Quanto custará?;
- Identificação das pessoas e instituições a quem afeta resolver o problema, buscando criar
vínculos com os mesmos desde o início do projeto;
- Busca adequada de fontes de financiamento, identificando se estas fontes financiadoras
possuem recursos financeiros disponíveis ao financiamento de projetos da natureza que estamos
propondo. Qual o universo de recursos disponíveis, e qual a cota a ser liberada por projeto.
- Identificação de possíveis parceiros ex: Entidades Governamentais, ONG´S, OSIP´S,
Empresas Privadas e etc, buscar a definição das atividades ou a parte do projeto que deverá ser
executado por cada parceiro.
3 - ROTEIRO BÁSICO PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS.
Os principais itens que compõem a apresentação de um projeto relacionam-se de forma
bastante orgânica, de modo que o desenvolvimento de uma etapa necessariamente leva à outra.
Apresentação de um projeto deve conter os seguintes itens:
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a) Título do projeto
Deve dar uma idéia clara e concisa do(s) objetivo(s) do projeto.
b) Caracterização do problema e justificativa
A elaboração de um projeto se dá introduzindo o que pretendemos resolver, ou transformar.
De suma importância, geralmente é um dos elementos que contribui mais diretamente na
aprovação do projeto pela(s) entidade(s) financiadora(s).
Aqui deve ficar claro que o projeto é uma resposta a um determinado problema percebido e
identificado pela comunidade ou pela entidade proponente.
Deve descrever com detalhes a região onde vai ser implantado o projeto, o diagnóstico do
problema que o projeto se propõe a solucionar, a descrição dos antecedentes do problema,
relatando os esforços já realizados ou em curso para resolvê-lo.
A justificativa deve apresentar respostas à questão “POR QUE”?
Por que executar o projeto? Por que ele deve ser aprovado e implementado
(operacionalizado)?
Algumas perguntas que podem ajudar a responder esta questão:
- Qual a importância da solução desse problema para a comunidade?
- Existem outros projetos semelhantes sendo desenvolvidos nessa região ou nessa
temática?
- Qual a possível relação e atividades semelhantes ou complementares entre eles e o
projeto proposto?
- Quais os benefícios econômicos, sociais e ambientais a serem alcançados pela comunidade
e os resultados para a região?
c) Objetivos
A especificação do objetivo responde as questões: PARA QUE? e PARA QUEM?
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A formulação do objetivo de um projeto pode considerar de alguma maneira a reformulação
futura, positiva das atuais condições negativas do problema.
Os objetivos devem ser formulados sempre como a solução de um problema e o
aproveitamento de uma oportunidade. Estes objetivos são mais genéricos e não podem ser
assegurados somente pelo sucesso do projeto, dependem de outras condicionantes.
É importante distinguir dois tipos de objetivos:
- Objetivo Geral ou Macro Objetivo: Corresponde ao produto final que o projeto quer
atingir. Deve expressar o que se quer alcançar na região em longo prazo, ultrapassando inclusive
o tempo de duração do projeto. O projeto não pode ser visto como fim em si mesmo, mas como
um meio para alcançar um fim maior.
- Objetivos Específicos: Corresponde às ações que se propõe a executar dentro de um
determinado período de tempo. Também podem ser chamados de resultados esperados e devem
se realizar até o final do projeto.
d) Metas
As metas, que muitas vezes são confundidas com os objetivos específicos, são os resultados
parciais a serem atingidos e neste caso podem e devem ser bastante concretos expressando
quantidades e qualidades dos objetivos, ou QUANTO será feito. A definição de metas com
elementos quantitativos e qualitativos é conveniente para avaliar os avanços.
Ao escrevermos uma meta, devemos nos perguntar: o que queremos? Para que o
queremos? Quando o queremos? Qual a melhor forma de mensuração?
Quando a meta se refere a um determinado setor da população ou a um determinado tipo
de organização, devemos descrevê-los adequadamente. Por exemplo, devemos informar a
quantidade de pessoas que queremos atingir, se possível, o sexo, a idade, a faixa de renda e
outras informações que esclareçam a quem estamos nos referindo.
Cada objetivo específico deve ter uma ou mais metas. Quanto melhor dimensionada estiver
uma meta, mais fácil será definir os indicadores que permitirão evidenciar seu alcance.
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Obs. Quase todas as instituições financiadoras exigem a descrição de objetivos específicos e
metas separadamente. Algumas exigem uma forma ou outra.
e) Metodologia
A metodologia deve descrever as formas e técnicas que serão utilizadas para executar o
projeto.
A especificação da metodologia do projeto é a que abrange número de itens, pois
respondem, a um só tempo, as questões: “COMO?”, “COM QUEM?”, “ONDE?”, e “QUANTO?”.
A Metodologia deve corresponder às seguintes questões:
a) Como o projeto vai atingir seus objetivos?
b) Como começarão as atividades?
c) Como serão coordenadas e gerenciadas as atividades?
d) Como e em quais momentos haverá a participação e envolvimento direto do grupo
social?
Deve se descrever o tipo de atuação a ser desenvolvida: pesquisa, diagnóstico, intervenção
ou outras; que procedimentos (métodos, técnicas e instrumentos, etc.) serão adotados e como
será sua avaliação e divulgação.
É importante pesquisar metodologias que foram empregadas em projetos semelhantes,
verificando sua aplicabilidade e deficiências, e é sempre oportuno mencionar as referências
bibliográficas.
Um projeto pode ser considerado bem elaborado quando tem metodologia bem definida e
clara. É a metodologia que vai dar aos avaliadores / pareceristas/aprovadores, a certeza de que os
objetivos do projeto realmente têm condições de serem alcançados. Portanto este item deve
merecer atenção especial por parte dos órgãos/instituições que elaborarem projetos.
Uma boa metodologia prevê três pontos fundamentais: a gestão participativa, o
acompanhamento técnico sistemático e continuado e o desenvolvimento de ações de
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disseminação
de
informações
e
de
conhecimentos
entre
a
população
envolvida
-
operacionalização.
f) Cronograma de Execução
O cronograma de execução responde a pergunta “QUANDO?”.
Os projetos, como já foram comentados, são temporalmente bem definidos, e devem
possuir datas de início e término preestabelecidas. As atividades que serão desenvolvidas devem
se inserir neste lapso de tempo.
O cronograma é a disposição gráfica das épocas em que as atividades vão se realizar e
permite uma rápida visualização da seqüência em que devem acontecer. Este caminho de exibição
do cronograma determinará o se existe caminho crítico e a seqüência lógica de execução do
projeto, fazendo assim, uma busca na otimização do planejamento / operacionalização das
atividades mencionadas.
g) Orçamento
Respondendo à questão “COM QUANTO?”. O orçamento é um resumo ou cronograma
financeiro do projeto, no qual se indica com o que e quando serão gastos os recursos e de que
fontes virão tais recursos. Facilmente pode-se observar que existem diferentes tipos de despesas
que podem ser agrupadas de forma homogênea como, por exemplo: material de consumo; custos
administrativo ou pessoal; equipamento e material permanente; serviços de terceiros – físicos ou
jurídicos; diárias e hospedagem; obras e instalações.
No orçamento as despesas devem ser descritas de forma agrupada, no entanto, as
organizações financiadoras exigem que se faça uma descrição detalhada de todos os custos, que
é chamada memória de cálculo. Prevendo também constar o cronograma de desembolso,
prevendo os pagamentos feitos pelo projeto ao longo do seu ciclo de vida.
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REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
PROCHNOW, Miriam; SCHAFFER, W.B. Pequeno manual para elaboração de projetos. Rio do Sul:
Ed. UFRS, 1999.
MAXIMIANO, Antônio César Amaru. Administração de Projetos – Como Transformar Idéias em
Resultados. 2ª ed. – São Paulo: Atlas, 2002.
SPROESSER, Renato. Elaboração e execução de projetos. 2005. Campo Grande: UFMS/Fundação
Candido Rondon. (Apostila de curso).
LAKATOS, Eva M; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de Metodologia Científica. São
Paulo: Atlas, 1991.
Sites consultados:
<http://www.ort.org.br/info/pfcs.html>
<http://www.mma.gov.br/estruturas/ DAI/_arquivos/manual_projetos.pdf>
<http://www.consad.org.br/Doc/programacao_mdi.pdf>
<http://www.sectec.go.gov.br/suesfp/fomento/proinpe/editais/documentos/manual_003.doc>
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