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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a
partir da segunda metade do século XIX, talvez nada tenha sido tão
revolucionário quanto o desenvolvimento da concepção teórica e
dos desdobramentos práticos da gestão.
ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO: ORGANIZAÇÃO DE UM ARQUIVO; TÉCNICAS
E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO; MODELOS DE ARQUIVOS E TIPOS DE PASTAS;
ARQUIVAMENTO DE REGISTROS INFORMATIZADOS; ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS E REGISTROS.
PRINCÍPIOS:
Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da
diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias.
São eles:
Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento,
relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades
da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção,
acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de
uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não
devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
A arquivística ou arquivologia é uma ciência que estuda as funções do arquivo, e também os princípios e técnicas a serem observados
durante a atuação de um arquivista sobre os arquivos. É a Ciência e
disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser
registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos
processos de composição, coleta, análise, identificação, organização,
processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.
O arquivista é um profissional de nível superior, com formação
em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado. Ele pode
trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de documentação, arquivos privados ou públicos, instituições culturais etc. É o
responsável pelo gerenciamento da informação, gestão documental,
conservação, preservação e disseminação da informação contida nos
documentos. Também tem por função a preservação do patrimônio
documental de um pessoa (física ou jurídica), institução e, em última
instância, da sociedade como um todo. Ocupa-se, ainda, da recuperação da informação e da elaboração de instrumentos de pesquisa,
observando as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e
permanente. O arquivista atua desenvolvendo planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e conservação de arquivos,
na elaboração de projetos e na implantação de instituições e sistemas
arquivísticos, no gerenciamento da informação e na programação e
organização de atividades culturais que envolvam informação documental produzida pelos arquivos públicos e privados. Uma grande
dificuldade é que muitas organizações não se preocupam com seus
arquivos, desconhecendo ou desqualificando o trabalho deste profissional, delegando a outros profissionais as atividades específicas do
arquivista. Isto provoca problemas quanto à qualidade do serviço e de
tudo o que, direta ou indiretamente, depende dela.
Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por
uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os
documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em
vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser
públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais. Um documento (do latim documentum, derivado
de docere “ensinar, demonstrar”) é qualquer meio, sobretudo gráfico, que
comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação etc. No meio jurídico, documentos são frequentemente sinônimos de
atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório.
Documento arquivísticos: Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da
atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de prova dessa atividade.
Didatismo e Conhecimento
Princípio da Organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade
é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura,
funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas
relações internas e externas.
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo
ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de
arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação
progressiva, natural e orgânica.
Clasificação
A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza
dos documentos. Vejam os métodos básicos:
Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas
de acordo com a sequência das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopédico e dicionário quando se trata de assuntos.
Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal.
Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades
territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras).
Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos.
Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência
numérica atribuída aos documentos. Depende de um índice auxiliar para busca de dados.
Ex.: Na pasta MANUTENÇÃO PRÉDIO você poderá arquivar os documentos em ordem cronológica, assim sendo teríamos:
primeiro o Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do
ESTEC solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Informação de que já foi adquirida a torneira, e por último a Informação
do ESTEC que o serviço foi concluído.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
É importante no Arquivo que os documentos de uma mesma
função sejam guardados juntos, para que se perceba como começou a ação e como terminou, formando assim os dossiês de fácil
compreensão para quem pesquisa.
Arquivamento: guarde os documentos dentro das pastas e das
caixas já contidas no setor ou monte-as de acordo com o plano de
classificação.
Nesse último caso faça as etiquetas indicando o código da atividade correspondente. Não se esqueça de anotar no canto superior
esquerdo da pasta os códigos da Unidade/Órgão/área respectivos.
Empréstimo de Documentos: para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do
mesmo, é interessante que se adote um sistema de controle de empréstimo de documentos.
Você pode criar um formulário de Requisição de Documentos
com os seguintes dados:
- a) Identificação do documento.
- b) Classificação ou pasta a qual ele pertence.
- c) O nome do requisitante e o setor.
- d) Assinatura e datas de empréstimo e devolução.
Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos,
como por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com
vista a um melhor acondicionamento e localização dos documentos e a sua informação.
O sistema de classificação geográfica resulta do fato de haver
necessidade de localizar fato ou pessoas num espaço geográfico
determinado, como por exemplo; as coleções ou séries filatélicas
que normalmente são agrupadas por localidades, países, regiões
e outros critérios relacionados com estes. É muito utilizado em
museus etnográficos e de arte popular.
Classificação Ideológica
A classificação ideológica, também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na
divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os
documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabética.
Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em
grupos e subgrupos com características cada vez mais particulares
e restritas exigindo um certo controlo e disciplina devido à grande
variedade de palavras com significados análogo.
Para aplicar este sistema é necessário elaborar um instrumento
de trabalho que sirva de orientação para a classificação de assuntos nos arquivos e que se designa normalmente por classificador
ou listagem por assuntos. O classificador deve ser elaborado respeitando um determinado número de regras, tais como, evitar as
abstrações (por abrangerem matérias demasiado vastas) e afastar a
utilização de palavras com significados análogos, colocando-se na
lista uma remissiva para a palavra-chave que está a ser utilizada.
Para que o nosso trabalho fique completo deve-se submeter à
listagem a uma cuidadosa avaliação pelos utentes do arquivo, de
forma a poder introduzir os melhoramentos necessário que permitam a recuperação dos documentos arquivados Este instrumento
deve ser periodicamente revisto e atualizado, e deve refletir a estrutura interna do organismo.
As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo
resultam do fato de se poder ter uma visão global dos assuntos
que são abordados na documentação, permitir o agrupamento dos
documentos de acordo com o seu conteúdo, ser extensível até ao
infinito e de ser altamente flexível.
A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a
seguinte:
Divisão do assunto em capítulos
Divisão de cada capítulo em famílias
Divisão de cada família em grupos, representando assuntos
especializados
Divisão eventual de cada grupo em subgrupos, indicando uma
divisão particular
Lembre-se: “O arquivamento correto e a localização imediata
dos documentos, depende, em grande parte, da precisão e cuidado
com que são executadas cada uma dessas operações.”.
Classificação Cronológica
A classificação cronológica tem por base a possibilidade em
agrupar determinado número de documentos de acordo com as divisões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este
sistema, como se pode observar, é muito semelhante ao sistema
numérico simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinação
com outros sistemas classificativos, sobretudo, o alfabético.
A localização de um documento classificado cronologicamente requer um conhecimento perfeito da data exata (ano, mês ou
dia) sem a qual não será possível localizá-lo. Este tipo de classificação não oferece especiais dificuldades quando se procede a
incorporação de novos documentos. Quando se pretende localizar
e recuperar os documentos é necessário elaborar fichas remissivas
alfabéticas, por exemplo, de assuntos, que possibilitam a indicação
da data do documento.
As conservatórias do Registro Civil, por exemplo, são serviços onde a ordenação e pesquisa de documentos é elaborada
mediante recurso às datas de nascimento, casamento, morte e de
outros assuntos. Este tipo de classificação é aplicado em arquivos
de documentos de origem contabilística: faturas, pagamentos de
contribuições, ordenados e outros assuntos relacionados com esta
e em Arquivos Históricos e Etnográficos, uma vez que proporciona
a ligação do passado ao presente e nos mostrando-nos a evolução
das instituições ao longo da história.
Classificação Decimal
Classificação Geográfica
O sistema de classificação decimal pode ser considerado um
critério classificativo resultante da combinação da classificação
numérica com a ideológica.
Este método classificativo foi idealizado pelo bibliotecário
norte-americano Mevil Dewey que a definia, na essência, como
uma classificação de assuntos relacionados a um índice relativo.
Não só foi criada para a arrumação dos livros nas prateleiras mas
Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a
diferença de que os documentos são classificados e agrupados com
base nas divisões geográficas/administrativas do globo: países, regiões, províncias, distritos, conselhos, cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de localização.
Didatismo e Conhecimento
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
também para indicações nos catálogos, recortes notas, manuscritos
e de um modo geral, todo material literário de qualquer espécie.
Foi aplicado pela primeira vez a partir de 1851, na biblioteca de
Amhrest College de Massachussets, nos Estado Unidos da América e com bons resultados.
A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos
assuntos ou matérias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria
(0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda
ordem e assim sucessivamente. Assim, por exemplo, ao grupo de
primeira categoria ou principal é atribuída a seguinte numeração:
0123456789
Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo
5 as seguintes:
50 51 52 53 54 55 56 57 58 59
Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº
55 noutro de terceira categoria:
550 551 552 553 554 555 556 557 558 559
Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos assuntos ou matérias que iriam ser objeto de classificação, baseandose no principio de que a formação dos números decimais é ilimitada e entre dois números decimais, consecutivos da mesma ordem,
podem intercalar-se outros dez da ordem imediatamente inferior.
Exemplo:
51. Expediente e arquivo
510. Expediente e arquivo em geral
511. Arquivo
512. Seleção documental
513. Reprografia
514. Entrada e saída de correspondência
5140. Entrada de correspondência
5141. Saída de correspondência
515. Serviços auxiliares
5150. Serviços auxiliares em geral
5151. Transportes pelas cantinas
516. Telefone
517. Viaturas
Apesar deste sistema de classificação ter imensos simpatizantes devido à sua aparente simplicidade acontece, porém, que
enferma de alguns inconvenientes, entre os quais, a rigidez que
impõe na divisão dos vários ramos do conhecimento humano; é
um sistema relativamente moroso, quer na sua construção, quer na
sua aplicação à organização espacial do arquivo e posterior localização, exigindo pessoal especializado.
A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são:
Classificação: por ser uma classificação no sentido restrito da
palavra agrupa ideias nos seus aspectos concordantes.
Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento
humano, encarando-os sob os vários aspectos.
Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividida em dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdivide de
novo decimalmente, pela adição de cifras decimais.
Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e serviços de documentação para a elaboração de ficheiros por assuntos ou matérias e posterior catalogação e arrumação do material bibliográfico.
Em Portugal, o uso deste sistema de classificação é generalizado,
tanto nas Bibliotecas Universitárias, como nas Bibliotecas Públicas e Escolares.
A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada
para fazer face ao surgimento de novos conceitos e conhecimentos
do saber humano, principalmente, na área da ciência e tecnologia.
A CDU é composta por:
Uma tabela principal de matérias, que enumera hierarquicamente o conhecimento, nas referidas 10 classes. As divisões principais são:
0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
2 Religião. Teologia
3 Ciências Sociais
4 Classe atualmente não usada
5 Ciências Exatas. Ciências naturais
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitetura. Recreação e Desporto
8 Linguística. Língua. Literatura
9 Geografia. Biografia. História
Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclasses que por sua vez também se subdividem em áreas cada vez mais
especializadas.
As tabelas auxiliares, que representam não assuntos, mas formas de os especificar (por lugar, tempo, forma, língua, etc.), flexibilizando muito mais a representação dos conceitos.
Um índice, lista alfabética de conceitos. A cada conceito corresponde uma notação que serve de guia na consulta da tabela
principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a notação adequada ao assunto que se pretende pesquisar.
Uma das principais vantagens desta classificação reside na sua
dimensão universal e internacional, dada a sua independência face
a todas as expressões idiomáticas, o que facilita enormemente a
pesquisa e a troca de informação ao nível internacional.
No seguimento do exemplo anterior, tal significa que a notação 37 e o conceito que lhe está associado, é igual em todas as
bibliotecas do mundo que adotem este sistema de classificação.
O seu grande inconveniente resulta da sua aplicação que exige
pessoal altamente especializado dado que é um grande risco classificar matérias diferentes com o mesmo número.
Classificação Decimal Universal (CDU)
A classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de
classificação uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano.
Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primeira edição do que viria a ser a Classificação Decimal Universal.
Esta primeira edição do Manuel du Repertoire Bibliografique
Universal é um desenvolvimento do esquema base utilizado por
Dewey que distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes
classes, que por sua vez, são divididas em dez subclasses que se
dividem em dez grupos. Cada conceito é traduzido por uma notação numérica ou alfanumérica por exemplo, ao conceito geral de
educação corresponde a notação numérica 37.
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Classificação Automática
As operações de classificação podem ser objeto de uma automatização em moldes parciais, já que a inteligência humana continua a ser indispensável para selecionar o assunto principal e determinar as informações secundárias. Atualmente a sua aplicação é
feita a título experimental em algumas bibliotecas.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
A classificação automática assenta no seguinte princípio geral:
ao caracterizar diversos objetos de uma coleção organizando-os
por séries de atributos (data, forma, língua, domínio, e outros), é
possível comparar, agrupando, de dois em dois e contar para cada
par o número de atributos comuns. O resultado conduz à colocação
em conjunto dos objetos que possuem características frequentes,
constituindo classes não à priori mas sim à posteriori.
O interesse que desperta a classificação automática situa-se ao
nível da pesquisa documental. Ela permanece sem utilidade em organizações que já possuem a classificação física das obras, sendo
incapaz de recriar automaticamente um esquema classificatório. A
concepção e desenvolvimento de uma linguagem classificatória e a
sua aplicação a um determinado fundo documental são de competência exclusiva do domínio do homem.
A Associação Internacional para a Classificação situada na
Alemanha publica sob o patrocínio da FID (Federação Internacional de Documentação, a revista International Classification onde
se apresentam estudos sobre a teoria dos conceitos, a terminologia
sistemática e a organização do saber. Estas organizações e outras
interessam-se pelos métodos matemáticos aplicáveis neste domínio.
de valor probatório poderão ser transferidos à Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado. O terceiro
estágio prevê o recolhimento da documentação produzida pelos
órgãos públicos que tem informações sobre o desempenho de sua
função junto à sociedade. Esta produção documental de valor permanente receberá um tratamento arquivístico que contempla sua
conservação, arranjo e descrição para estar disponível à pesquisa.
COMO UTILIZAR A TABELA DE TEMPORALIDADE
A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada
no momento de classificação e avaliação da documentação. Proceder da seguinte forma:
ƒ verificar se os documentos estão classificados de acordo
com os assuntos do Código de Classificação de Documentos; ƒ
documentos que se referem a dois ou mais assuntos, deverão ser
classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, processo ou pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha
sido destinado à guarda permanente; ƒ o prazo de arquivamento
deve se contar a partir do primeiro dia útil do exercício seguinte
ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam
despesas, cujo prazo de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas; ƒ eliminar as cópias e
vias, quando o documento original estiver no conjunto documental
(dossiê, processo ou pasta); ƒ proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; ƒ elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o arquivo intermediário do órgão ou
entidade, ou para a Divisão de Documentação Intermediária do
Arquivo Público do Estado;
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento
resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série
documental.
A efetiva implementação de tais instrumentos objetiva a simplificação e racionalização dos procedimentos de gestão dos documentos e das informações, ou seja, permitirá uma considerável redução
da massa documental acumulada, eliminando enormes volumes de
documentos rotineiros e desprovidos de valor que justifique a sua
guarda, com consequente otimização do espaço físico e racionalização de custos, e sobretudo garantirá a preservação dos documentos
de guarda permanente, de relevante valor informativo e probatório.
A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de
vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo
corrente ou setorial, sua transferência para o arquivo intermediário
ou geral, a eliminação ou recolhimento para a Divisão de Documentação Permanente do Arquivo Público do Estado.
A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de
alterações na medida em que a produção de documentos se altera,
devido a mudanças sociais, administrativas e jurídicas. No entanto,
alterações de qualquer natureza devem partir do órgão regulador da
política de arquivos.
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL: Os assuntos/tipos documentais relacionados na Tabela correspondem aos documentos produzidos pelas atividades-meio dos órgãos. São tipos documentais já
consagrados pelo uso e alguns identificados na legislação que regula
as atividades do setor.
PRAZO DE ARQUIVAMENTO: O tempo de guarda dos documentos está relacionado ao seu ciclo de vida. Aos arquivos setoriais
interessa ter acesso aos documentos que estão sujeitos a consulta
diariamente. O prazo de arquivamento não deve exceder a cinco
anos, incorrendo no risco de acumular documentos desnecessários
ao uso corrente e dificultar o acesso.
A documentação que cumpriu sua função imediata, mas contém informações de caráter probatório, deve ser transferida para o
arquivo intermediário do órgão. Documentos com longo período
Didatismo e Conhecimento
OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos até a conclusão do mesmo.
PROTOCOLO:
É conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem
hoje uma notoriedade muito melhor do que já se viu há algum
tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda não é o desejado. Para
que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior,
é necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar
o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem
ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função,
seja desde o valor probatório até o cultural.
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação
dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas
que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar
que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística,
no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conheci4
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mento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi
um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para
tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de
um sistema de protocolo.
É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes
podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo.
E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as
pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem,
ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema
inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão
logo cheguem às instituições, os documentos fossem registrados,
pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma
ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos
que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer
tiveram sua tramitação ou destinação registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental,
afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas
que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do
campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro, destaca-se:
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial
da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus
destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a
fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser
distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu
destinatário Para isto, recomenda-se:
Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários;
Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivo por meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes,
se existirem;
Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os
dados das fichas de protocolo;
Arquivar as fichas de protocolo.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se
importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação
do documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com
relação a expedição de documentos, destacam-se:
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e
completando dados;
Separar as cópias, expedindo o original;
Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem
como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações
diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a
partir da segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos após
a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito
emergente, alvo de controvérsias e ainda restrito, como experiência,
a poucos países.
Segundo o historiador norte americano Lawrence Burnet, a
gestão de documentos é uma operação arquivística “o processo de
reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem
menosprezar a integridade substantiva da massa documental para
efeitos de pesquisa”.
Por outro lado, alguns concebem a gestão de documentos como
a aplicação da administração científica com fins de eficiência e economia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos. Situando-se entre esses dois extremos, a legislação norte americana estabelece a seguinte definição:
O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas
com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação,
incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes,
informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de
informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos e
materiais, máquinas reprográficas, técnicas de automação e elaboração de dados, preservação e centros de arquivamento intermediários ou outras instalações para armazenagem.
Sob tal perspectiva, a gestão cobre todo o ciclo de existência
dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as
atividades inerentes às idades corrente e intermediária.
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, do
Conselho Internacional de Arquivos, a gestão de documentos diz
respeito a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos mesmos.
Por meio do Ramp/PGI, a Unesco procurou também abordar
o tema conforme trabalho de James Rhoads. A função da gestão de
documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, segundo o qual um programa geral de gestão de documentos, para
alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases:
A tramitação de um documento dentro de uma instituição
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo,
saber sua exata localização, seus dados principais, como data de
entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar
de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro
da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos,
não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por
exemplo.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso
que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliação de documentos no serviço público datam do final do século
passado, em países da Europa, nos Estados Unidos e no Canadá.
No Brasil, a preocupação com a avaliação de documentos públicos não é recente, mas o primeiro passo para sua regulamentação
ocorreu efetivamente com a lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que em seu artigo 9º dispõe que “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização de instituição arquivística pública,
na sua específica esfera de competência”.
O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual técnico sob
o título Orientação para avaliação e arquivamento intermediário
em arquivos públicos, do qual constam diretrizes gerais para a
realização da avaliação e para a elaboração de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da então
Divisão de Pré Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a
preocupação de estabelecer prazos de guarda com vista à eliminação e, consequentemente, à redução do volume documental e
racionalização do espaço físico.
A metodologia adotada à época envolveu pesquisas na legislação que regula a prescrição de documentos administrativos,
e entrevistas com historiadores e servidores responsáveis pela
execução das atividades nos órgãos públicos, que forneceram as
informações relativas aos valores primário e secundário dos documentos, isto é, ao seu potencial de uso para fins administrativos e
de pesquisa, respectivamente. Concluídos os trabalhos, ainda que
restrito à documentação já depositada no arquivo intermediário do
Arquivo Nacional foi constituída, em 1993, uma Comissão Interna de Avaliação que referendou os prazos de guarda e destinação
propostos.
Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para
documentos da então Secretaria de Planejamento, Orçamento e
Coordenação (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por técnicos do Arquivo Nacional e daquela secretaria, cujos resultados, relativos as atividades-meio, serviriam
de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação
para os documentos da administração pública federal. A tabela,
elaborada com base nas experiências já desenvolvidas pelos dois
órgãos, foi encaminhada, em 1994, à Direção Geral do Arquivo
Nacional para aprovação.
Com a instalação do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Câmara
Técnica de Avaliação de Documentos (Ctad) para dar suporte às
atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir
a tabela de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torná-la aplicável
também aos documentos produzidos pelos órgãos públicos nas
esferas estadual e municipal, servindo como orientação a todos
os órgãos participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento básico
para elaboração de tabelas referentes as atividades-meio do serviço público, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos
documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicação
da tabela deverá estar condicionada à aprovação por instituição
arquivística pública na sua específica esfera de competência.
Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e
gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento
de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;
Utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise
de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos
vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;
Destinação: a identificação e descrição das séries documentais,
estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos
documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas
funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com
o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como
forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas
relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência,
recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho
arquivísticos é realizado com base no conteúdo do documento, o
qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação
nele contida. A classificação define, portanto, a organização física
dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico
para sua recuperação.
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e
tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e
atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia
funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e
subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de
acordo com as seguintes operações.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de
verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um
mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a
dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE
CLASSIFICAÇÃO
1. Receber o documento para classificação;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de.
Acordo com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários.
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida
documental arquivísticos, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em
que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos
Didatismo e Conhecimento
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades
meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá
aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos
relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela
básica. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição
arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato
legal que lhe confira legitimidade.
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico
resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de
guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais
produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas
atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além
de um campo para observações necessárias à sua compreensão e
aplicação.
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do
instrumento:
1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos
de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos
documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados
segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem
o referencial para o arquivamento dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que
contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente
para agilizar a sua localização na tabela.
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária,
visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta
que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado
conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na
definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo
estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que
o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária
relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário
à administração, porém com menor frequência de uso, podendo
ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição
desta.
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da administração (fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos
públicos (permanentes ou históricos). Assim, a distribuição dos
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a
partir das seguintes variáveis:
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário:
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos,
considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo
total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivísticos:
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- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo
da unidade organizacional);
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituição);
- arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao depósito de arquivamento intermediário, geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal).
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com
serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo
intermediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e
efetuando o recolhimento ao arquivo permanente.
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com
serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, as unidades organizacionais também funcionam como arquivo corrente,
transferindo os documentos – depois de cessado o prazo previsto
para esta fase – para o arquivo intermediário, que promoverá o
recolhimento ao arquivo permanente.
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam
com serviços de arquivamento intermediário:
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do
arquivo público, o qual deverá assumir tais funções.
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação
estabelecida que possa ser a eliminação, quando o documento
não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a
guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e
pesquisa.
A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do
Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos
documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras
instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo
orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos.
4. Observações: Neste campo são registradas informações
complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da
tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos
documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais
avaliados.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação
da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar,
teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para legá-los às gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do
que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples,
guardar é arquivar.
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente,
por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo
objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente
humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do
homem.
7
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita
repetição desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de
documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os
resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos
administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.
Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em
arquivos são:
Método alfabético: É o sistema mais simples, fácil, lógico e
prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta.
Método numérico simples: Consiste em numerar as pastas em
ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma
consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim
qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste
método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas
serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero
recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o
cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice
pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o ultimo numero preenchido e assim
destinaremos o numero seguinte a qualquer novo cliente que seja
registrado.
Método alfabético numérico: Como se pode deduzir pelo seu
nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos
alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta
ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no
arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico.
Método geográfico: Este método é muito aconselhável quando
desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial
utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças
onde operam ou residem.
Método específico ou por assunto: Indiscutivelmente o método especifico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade
de se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto.
Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a
seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal
do arquivista, nesta seleção.
Método decimal: Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um
grande sucesso; fora publicado em 1876.
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as
quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por
diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à
sua base decimal.
Método simplificado: Este a rigor não deveria ser considerado
propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que a
utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de
reunir num só móvel as vantagens de todos eles.
Didatismo e Conhecimento
Tipologia
Tipologia documental é a denominação que se dá quando reunimos determinada espécie à função ou atividade que o documento
irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de nascimento.
A fase de identificação pressupõe o reconhecimento de elementos que caracterizam os documentos, seja em fase de produção ou de
acumulação nos arquivos, em instrumentos de coleta de dados. É uma
fase que busca o conhecimento dos procedimentos e rotinas de produção de documentos no órgão, cujo resultado final é a definição das
séries documentais.
O estudo do contexto de produção das tipologias identificadas
pressupõe o levantamento de elementos, que versem a sua criação,
estrutura e desenvolvimento do órgão, sendo esta a primeira tarefa da
identificação. A segunda é a identificação do tipo documental, a qual
está baseada no método diplomático, que é utilizado para extrair e
registrar os elementos constitutivos do documento, visando entender
e conhecer o seu processo de criação. O registro desses elementos
nessa fase é imprescindível para a análise realizada na fase da avaliação, função arquivística, que tem por finalidade atribuir valores
para os documentos, definindo prazos para sua guarda, objetivando e
racionalização dos arquivos como meio de proporcionar a eficiência
administrativa.
Neste sentido, a fase de identificação assume um papel relevante
no processo de continuidade do fazer arquivísticos, fornecendo dados,
que serão utilizados no processo da avaliação.
O histórico da identificação inicia-se nas primeiras Jornadas de
Identificação e Avaliação de Fundos Documentais das Administrações
Públicas, realizadas em 1991, em Madrid na Espanha, na qual a identificação foi reconhecida como uma fase da metodologia arquivística.
Este reconhecimento definiu qual é o momento arquivístico para
o desenvolvimento desta fase e como aplicar esta metodologia. A
identificação passa a ser considerada como a primeira fase do trabalho arquivístico, e o seu corpo metodológico se divide em três etapas:
“identificação do órgão produtor, identificação do elemento funcional
e a identificação do tipo documental”.
No Brasil, o Arquivo Nacional a partir de 1981, implantou o
Programa de Modernização Institucional-Administrativa, o qual era
constituído de vários projetos, sendo que um deles previa a identificação e controle dos conjuntos documentais recolhidos. A atividade
da identificação adquiriu uma importância maior e foi definida como
uma das metas no tratamento dos conjuntos
Com o término desses trabalhos, foi publicado o manual de procedimentos para a identificação de documentos em arquivos públicos e o manual de levantamento da produção documental em 1985 e
1986, respectivamente.
Naquele momento, a metodologia da identificação apresentava
um enfoque para o tratamento de massas documentais acumuladas
nos arquivos, e a discussão proposta pelo Arquivo Nacional não chegou ao nível da identificação da tipologia documental, ou seja, passou
longe da discussão sobre as características do documento, focando
apenas o nível do fundo.
Atualmente, a metodologia de identificação tipológica é realizada no tratamento documental, porém, é parcialmente reconhecida
na área. Mesmo estando presente na literatura, há uma variação na
designação do termo, este é encontrado como: tarefa, levantamento
de dados, diagnóstico de problemas documentais, análise de produção, análise dos documentos, análise do fluxo documental; do órgão
produtor ou da instituição produtora; estudo da estrutura organizacional, entre outros.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
A “fase do tratamento arquivístico consiste na investigação e sistematização das categorias administrativas em que se sustenta à estrutura de um fundo”. É considerada a primeira fase da metodologia
arquivística, por apresentar um caráter intelectual e investigativo, o
qual visa o reconhecimento do órgão produtor e das tipologias documentais existentes, cujo objetivo final é a definição das séries que se
configuram como conjuntos de tipos documentais que tem produção
seriada. São nas séries que encontramos a identidade do órgão produtor, as funções, as competências e a definição do tipo documental.
Diante da escassa literatura e da ausência de estudos sobre essa
fase metodológica no campo da arquivística, os dicionários publicados no país refletem tal problema.
Vale ressaltar que o Dicionário de Terminologia Arquivística
publicado pela Associação de Arquivistas Brasileiros em 1996, não
apresenta o termo. Entretanto, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística publicado pelo Arquivo Nacional, em 2005, faz
referência e define a identificação como um “processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com
vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”.
Definição esta voltada para os arquivos enquanto fundos, mas
que pelo menos registra o conceito, sendo uma abertura para o conhecimento da identificação como parte da metodologia, primeira referência à história do conceito da identificação no Brasil.
Com base na proposta metodológica da fase de identificação de
Martín-Palomino Benito e Torre Merino, que contemplam a identificação do órgão produtor, enquanto fundo e o tipo documental em
seu menor nível, são definidos três momentos para a realização deste
procedimento metodológico:
1) Identificação do órgão produtor;
2) Identificação do elemento funcional e
3) Identificação do tipo documental
Para os autores a fase de identificação, deve se iniciar pela identificação do órgão produtor, sendo seguida pela identificação do elemento funcional. Entretanto, serão associadas em uma mesma etapa
e/ou procedimento, pois são tarefas afins, as quais se complementam
em um mesmo estudo, e são realizadas a partir de entrevistas e/ou
aplicação de questionário, pelo estudo da legislação, com especial
atenção aos itens que tratam das funções e competências, razão pela
qual não há necessidade de separá-las neste estudo. Nesta perspectiva,
podemos afirmar que a fase da identificação se constitui de dois momentos, e não três: a identificação do órgão produtor, considerando os
elementos funcionais que o caracterizam internamente, e a identificação do tipo documental.
Na fase de identificação, a primeira etapa será o levantamento do
contexto de produção, que versa sobre o elemento orgânico e o órgão
produtor da documentação gerada como consequência do exercício de
suas funções. Dessa forma, compreende-se como órgão produtor toda
instituição, empresa e/ou organização de pequeno, médio ou grande
porte que exerce atividades e tem como reflexo dessas, a produção de
documentos, com o fim de atingir seus objetivos sociais, comerciais
e/ou governamentais. Portanto, é quem cria o conjunto documental.
Então, como fazer essa identificação e quais os procedimentos que
devem ser realizados?
Identificar o contexto de produção é conhecer toda vida do órgão,
significa investigar a história administrativa, sua origem, seu funcionamento, a hierarquia de competências e funções desempenhadas.
Isso possibilita encontrar as falhas do órgão, que serão analisadas para
se chegar a possíveis soluções e para gerar eficiência no desenvolvimento das metodologias arquivísticas a serem aplicadas.
Didatismo e Conhecimento
Martín-Palomino Benito e Torre Merino demonstram um estudo sistematizado, que versa sobre: órgão produtor, organogramas e legislação. Neste estudo os autores apresentam vários elementos, para a elaboração do índice do órgão produtor. Conforme
os autores, se deve diagnosticar o nome, a origem, as datas e textos
normativos que indiquem mudanças na estrutura do órgão, as subordinações a outros órgãos e os documentos mais produzidos.
No repertório de organograma, o arquivista deverá partir dos
dados coletados, que propiciem análises, principalmente, das diversas estruturas que o órgão apresenta. Já no índice legislativo
serão produzidas fichas, com informações sobre a legislação que
afeta o órgão, definindo sua data de aprovação e publicação resumo da norma.
Nota-se que os procedimentos adotados para esta identificação estarão baseados em coletas de dados. Subentende-se por coleta de dados e informações “o registro sistemático do conjunto
de elementos que se associa ao comportamento de um fenômeno,
de um sistema ou de um conjunto desses dois” e para diagnosticar
tais conjuntos, existem três técnicas: a entrevista, o questionário e
a observação pessoal ou direta, que se elaboradas e aplicadas de
forma imperfeita comprometerá o planejamento final.
A Tipologia também cuida da reunião de documentos de forma automatizada. Também cabe ao seu âmbito a preservação, conservação e restauração de documentos.
MICROFILMAGEM: é um processo realizado mediante captação da imagem por meio fotográfico ou eletrônico, tendo como
objetivos principais reduzir o tamanho do acervo e preservar os
documentos originais (estima-se que um microfilme preservado
em condições ambientais adequadas tenha a durabilidade média
de 500 anos).
A partir da microfilmagem – salvo raras exceções – o documento estará disponível para consulta apenas através do rolo de
microfilme, preservando-se, dessa forma, o original. Para que possua valor legal, a microfilmagem só pode ser realizada por cartórios ou empresas devidamente registradas e autorizadas pelo Ministério da Justiça.
Devido ao valor legal do microfilme, existe uma legislação específica que deve ser seguida pelas instituições envolvidas em sua
produção. Nesse sentido, a Lei nº 5.433/68, regulamentada pelo
Decreto nº 1799/66, que disciplina toda produção de microfilme,
estabelece que:
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente
dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos
originais em juízo ou fora dele.
É importante destacar que não são todos os documentos de um
arquivo que devem ser microfilmados.
AUTOMAÇÃO (Digitalização): Quando falamos em automação de documentos estamos basicamente fazendo referência
à transposição do suporte inicial do documento (papel, fita magnética etc.) para um suporte digital (CD, DVD etc.) por meio de
computadores. As duas formas mais comuns de automatizar (digitalizar) um documento são:
1. Através da transferência da informação para um CD ou
mesmo para o meio virtual (ex: disco virtual) realizado pelo processo de “scanneamento” de um documento em papel;
2. Gravando as informações de uma fita magnética, disco de
vinil etc. para um CD ou DVD, por exemplo.
9
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
A digitalização de documentos é uma política de arquivo baseada em quatro fundamentos principais:
1. Diminuição do tamanho do acervo;
2. Preservação dos documentos;
3. Possibilidade de acesso ao mesmo documento por várias
pessoas ao mesmo tempo;
4. Maior agilidade (ao menos em tese) na busca e recuperação
da informação.
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados
atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruição
causadas pela umidade, por agentes químicos e por todos os tipos
de pragas e de microrganismo. A manutenção, a limpeza periódica
é a base da prevenção.
Os acervos das bibliotecas são basicamente constituídos por
materiais orgânicos e, como tal, estão sujeitos a um contínuo processo de deterioração.
A conservação, enquanto matéria interdisciplinar, não pode
simplesmente suspender um processo de degradação, já instalado.
Pode, sim, utilizar-se de métodos técnico-científicos, numa
perspectiva interdisciplinar, que reduzam o ritmo tanto quanto
possível deste processo.
Sobre todo legado histórico que se traduza como bem cultural,
na medida em que representa material de valor presente e futuro
para a humanidade, a inexorável possibilidade de degradação atinge proporções de extrema responsabilidade.
É cientificamente provado que o papel degrada-se rapidamente se fabricado e, ou acondicionado sob critérios indevidos. Por
mais de um século tem-se fabricado papel destinado à impressão
de livro com alto teor de acidez. Sabemos perfeitamente que a acidez é uma das maiores causas da degradação dos papéis. Na mesma medida, o acondicionamento de obras em ambientes quente e
úmido gera efeitos danosos, tais como: reações que se processam
a nível químico e que geralmente enfraquecem as cadeias moleculares de celulose, fragilizando o papel. Esse fato concorre para que
todos os acervos bibliográficos estabeleçam controles ambientais
próprios dentro de parâmetros precisos.
Há um consenso entre os conservadores, no sentido de que
tanto a permanência referente à estabilidade química, ao grau de
resistência de um material à deterioração todo o tempo, mesmo
quando não está em uso quanto à durabilidade referente à resistência física, ou seja, à capacidade de resistir à ação mecânica sobre
livros e documentos, estão diretamente relacionados com as condições ambientais em que esses materiais são acondicionados. Esses
dois fatores estão de tal forma interligados que materiais de origem
orgânica quando se deterioram quimicamente perdem também sua
resistência física. Em outras palavras, há uma estreita relação entre
a longevidade dos suportes da escrita, quer sejam em papel, pergaminho ou outros materiais, e as condições climáticas do ambiente
onde se encontram.
O controle racional e sistemático de condições ambientais não
reduz apenas os problemas de degradação, mas também e principalmente evita seu agravamento.
A política moderna de conservação a longo prazo orienta-se
pela luta contra as causas de deterioração, na busca do maior prolongamento possível da vida útil de livros e documentos. Dentro
desta perspectiva, padrões de conduta devem ser adotados, tais
como:
• Formular um diagnóstico do estado geral de conservação da
obra e uma proposta quanto aos métodos e materiais que poderão
ser utilizados durante o tratamento;
• Documentar todos os registros históricos porventura encontrados, sem destruí-los, falsificá-los ou removê-los.
• Aplicar um tratamento de conservação dentro do limite do
necessário e orientar-se pelo absoluto respeito à integridade estética, histórica e material de uma obra;
Principais diferenças entre os documentos microfilmados e os
digitalizados:
1. O microfilme possui valor legal. O documento digital não
possui valor legal. Assim, caso o documento tenha valor jurídico,
ele poderá ser eliminado se houver sido microfilmado, mas o mesmo não poderá ser feito caso ele tenha sido scanneado.
2. Alguns estudos demonstram que o tempo de vida útil (considera-se a integridade da informação) de um CD, em condições de
armazenamento e ambiente adequados, gira em torno de 200 anos.
O microfilme tem um prazo estipulado em 500 anos.
3. O CD pode ser guardado em condições ambientais “mais
flexíveis”, enquanto que o microfilme, devido à composição química da fotografia, precisa de cuidados muito mais especiais.
O propósito do acondicionamento é o de guardar, proteger e
facilitar o manuseio do material que compõe um acervo ou uma
reserva técnica. Pelo fato de cada instituição possuir uma política
financeira, uma proposta de tratamento, além de objetos de materiais, tamanhos e dimensões díspares que devem ser preservados,
não há uma receita pronta para o acondicionamento perfeito, cada
caso deve ser analisado isoladamente, para se alcançar o objetivo
de proteger o material.
É necessário, então, conhecer profundamente o acervo:
• a localização do prédio;
• o espaço que abriga a reserva técnica;
• o objeto a ser preservado.
A verificação antecipada de todos os pontos, acima relacionados, é de suma importância para a escolha apropriada para a
resolução do trabalho a ser realizado, bem como avaliar cuidadosamente cada objeto da reserva técnica ou do acervo é primordial
para a elaboração de uma embalagem, uma vez que cada um desses
objetos possui um comportamento específico diante de mudanças
de temperatura e de umidade, apresentando, portanto, um estado
de conservação diferente. Dessa forma, pensar, antecipadamente,
em acondicionamento é ser um profissional precavido em relação
a possíveis fatores que possam acelerar o processo de degradação
dos documentos, objetos ou das obras que devem ser preservados.
CONSERVAÇÃO: É um conceito amplo e pode ser pensado
como termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação,
proteção e manutenção.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte,
etc.) é defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os atacam.
O principal objetivo portanto da conservação é o de estender
a vida útil dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto.
Para isso é necessário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e armazenamento.
Didatismo e Conhecimento
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles
produzem pigmentos que mancham o papel.
Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra
os insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento.
• Adotar a princípio de reversibilidade, que é o leitmotiv atual
do desenvolvimento e aplicação do método de conservação em
livros e documentos, pois é importante ter sempre em mente que
um procedimento técnico, assim como determinados materiais, são
sempre alvo de constantes pesquisas e que isto propicia um futuro
técnico-científico mais promissor à segurança de uma obra.
Fumigação é um tipo de controle de pragas através do tratamento químico realizado com compostos químicos ou formulações
pesticidas (os chamados fumigantes) voláteis (no estado de vapor
ou gás) em um sistema hermético, visando a desinfestação de materiais, objetos e instalações que não possam ser submetidas à outras
formas de tratamento. Essa técnica causa dano ao documento, não
devendo ser utilizada.
4. ambientais:
Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos
agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.
5. humanos: O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um
outro inimigo dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que
ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos.
RESTAURAÇÃO: A restauração preventiva tem por objetivo
revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto.
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso
levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou
a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos
de deterioração do futuro. Podemos dizer que é melhor: Conservar e
preservar para não restaurar.
Agentes exteriores que danificam os documentos:
PRESERVAÇÃO: É uma política adotada nas empresas para a
conservação dos documentos. Essa técnica é proveniente das áreas de
Arquivologia, da biblioteconomia e museologia preocupado com a manutenção ou a restauração do acesso a artefatos, documentos e registros
através do estudo, diagnóstico, tratamento e prevenção de danos e da deterioração. Deve ser distinguida da conservação, que se refere ao tratamento e reparo de itens individuais sob a ação de degradação lenta ou à
restauração de sua usabilidade.
1. físicos
Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos.
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que
as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor
original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento
natural.
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel
que a deficiência de água.
FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE ARQUIVOS
Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e
seu comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos, torna-se
bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação
para minimizá-los.
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de
livros, mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos etc., que
utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de
tintas das mais diversas composições.
O papel, por mais variada que possa ser sua com posição, é formado
basicamente por fibras de celulose provenientes de diferentes origens.
Cabe-nos, portanto, encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que
é o papel.
A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam
as ligações celulósicas, rompendo-as ou fazendo com que se agreguem
a elas novos componentes que, uma vez instalados na molécula, desencadeiam reações químicas que levam ao rompimento das cadeias
celulósicas.
A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose. Também há os agentes físicos de deterioração, responsáveis pelos danos mecânicos dos documentos. Os mais frequentes são os
insetos, os roedores e o próprio homem.
Por isso, considera-se agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e
existência.
Embora, com muita frequência, não possamos eliminar totalmente
as causas do processo de deterioração dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados
com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre
outros.
2. químicos
Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice
de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência
duvidosa. Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas
temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma
variação da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de documentos em papel. Dentre as causas de
degradação do papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de
origem extrínsecas.
Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição
atmosférica é uma das principais causas da degradação química.
Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e
materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural, e é ainda indispensável para a
criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de
vida diária.
3. biológicos
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a
arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos.
Os principais insetos são:
Anobiídeos (brocas ou carunchos)
Thysanura (traça)
Blatta orientalis (barata)
Didatismo e Conhecimento
11
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Antes de citar os principais fatores de degradação, torna-se
indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles, o que faz
com que o processo de deterioração tome proporções devastadoras.
Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos
podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Ambientais, Fatores Biológicos, Intervenções Impróprias, Agentes
Biológicos, Furtos e Vandalismo.
O papel se torna frágil, quebradiço, amarelecido, escurecido. As
tintas desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade dos documentos textuais, dos iconográficos e das encadernações.
O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). Qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco tempo,
é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lâmpadas incandescentes
(tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Deve-se evitar a luz
natural e as lâmpadas fluorescentes, que são fontes geradoras de UV.
A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado
luxímetro ou fotômetro.
Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos:
- As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que
bloqueiem totalmente o sol; essa medida também ajuda no controle de
temperatura, minimizando a geração de calor durante o dia.
- Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da
radiação UV, tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado).
- Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de
curto, médio e longo tempo:
- não expor um objeto valioso por muito tempo;
- manter o nível de luz o mais baixo possível;
- não colocar lâmpadas dentro de vitrines;
- proteger objetos com filtros especiais;
- certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não
danifiquem os documentos.
1. Fatores ambientais
Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no
ambiente físico do acervo: Temperatura, Umidade Relativa do Ar,
Radiação da Luz, Qualidade do Ar.
Num levantamento cuidadoso das condições de conservação
dos documentos de um acervo, é possível identificar facilmente as
consequências desses fatores, quando não controlados dentro de
uma margem de valores aceitável.
Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto.
Sem a pretensão de aprofundar as explicações científicas de
tais fatores, podemos resumir suas ações da seguinte forma:
1.1 Temperatura e umidade relativa: O calor e a umidade
contribuem significativamente para a destruição dos documentos,
principalmente quando em suporte papel. O desequilíbrio de um
interfere no equilíbrio do outro. O calor acelera a deterioração.
A velocidade de muitas reações químicas, inclusive as de deterioração, é dobrada a cada aumento de 10°C. A umidade relativa
alta proporciona as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais. Evidências de temperatura e
umidade relativa alta são detectadas com a presença de colônias
de fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou
outros materiais.
Umidade relativa do ar e temperatura muito baixa transparece
em documentos distorcidos e ressecados.
As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são
muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados
ideais, desde que estáveis e constantes. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos, isto é, absorvem e liberam
umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem
com as variações de temperatura e umidade relativa do ar.
Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o
craquelamento de tintas, ondulações nos papéis e nos materiais de
revestimento de livros, danos nas emulsões de fotos etc..
O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo
possível de 20°C e a umidade relativa de 45% a 50%, evitando-se
de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% de
umidade relativa.
O monitoramento, que nos dá as diretrizes para qualquer projeto de mudança, é feito através do termo higrômetro (aparelho
medidor da umidade e temperatura simultaneamente).
A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa elevada.
1.3 Qualidades do ar
O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. Os poluentes contribuem pesadamente para a
deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos.
Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que
podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados
no próprio ambiente.
Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre
(SO2), óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). São gases
que provocam reações químicas, com formação de ácidos que causam
danos sérios e irreversíveis aos materiais. O papel fica quebradiço e
descolorido; o couro perde a pele e deteriora.
As partículas sólidas, além de carregarem gases poluentes, agem
como abrasivos e desfiguram os documentos.
Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do
acervo, como no caso de aplicação de vernizes, madeiras, adesivos,
tintas etc., que podem liberar gases prejudiciais à conservação de todos os materiais.
2. Agentes biológicos
Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja
presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de
conforto ambiental e alimentação. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene etc.
1.2 Radiação da luz
Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação
nociva aos materiais de acervos, provocando consideráveis danos
através da oxidação.
Didatismo e Conhecimento
12
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
2.1 Fungos
Os fungos representam um grupo grande de organismos.
São conhecidos mais de 100.000 tipos que atuam em diferentes
ambientes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de
bibliotecas e arquivos, são mais comuns aqueles que vivem dos
nutrientes encontrados nos documentos.
Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas
condições. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento
e umidade para sobreviver e proliferar. O alimento provém dos
papéis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos etc. A umidade
é fator indispensável para o metabolismo dos nutrientes e para sua
proliferação. Essa umidade é encontrada na atmosfera local, nos
materiais atacados e na própria colônia de fungos. Além da umidade e nutrientes, outras condições contribuem para o crescimento
das colônias: temperatura elevada, falta de circulação de ar e falta
de higiene.
Os fungos, além de atacarem o substrato, fragilizando o suporte, causam manchas de coloração diversas e intensas de difícil
remoção. A proliferação se dá através dos esporos que, em circunstâncias propícias, se reproduzem de forma abundante e rápida.
Se as condições, entretanto, forem adversas, esses esporos
se tornam “dormentes”. A dormência ocorre quando as condições
ambientais se tornam desfavoráveis, como, por exemplo, a umidade relativa do ar com índices baixos.
Quando dormentes, os esporos ficam inativos e, portanto, não
se reproduzem nem atacam os documentos. Esse estado, porém,
é reversível; se as condições forem ideais, os esporos revivem e
voltam a crescer e agir, mesmo que tenham sido submetidos a congelamento ou secagem.
Os esporos ativos ou dormentes estão presentes em todos os
lugares, em todas as salas, em cada peça do acervo e em todas as
pessoas, mas não é tão difícil controlá-los.
As medidas a serem adotadas para manter os acervos sob controle de infestação de fungos são:
- estabelecer política de controle ambiental, principalmente
temperatura, umidade relativa e ar circulante, mantendo os índices
o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas;
- praticar a higienização tanto do local quanto dos documentos, com metodologia e técnicas adequadas;
- instruir o usuário e os funcionários com relação ao manuseio
dos documentos e regras de higiene do local;
- manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água, secando-os imediatamente caso ocorram.
Observações importantes:
- O uso de fungicidas não é recomendado; os danos causados
superam em muito a eficiência dos produtos sobre os documentos.
- Caso se detecte situação de infestação, chamar profissionais
especializados em conservação de acervos.
- Não limpar o ambiente com água, pois esta, ao secar, eleva
a umidade relativa do ar, favorecendo a proliferação de colônias
de fungos.
- Na higienização do ambiente, é recomendado o uso de aspirador.
Alguns conselhos para limpeza de material com fungos:
- Usar proteção pessoal: luvas de látex, máscaras, aventais,
toucas e óculos de proteção (nos casos de sensibilidade alérgica).
- Luvas, toucas e máscaras devem ser descartáveis.
Didatismo e Conhecimento
2.2 Roedores
A presença de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos
ocorre pelos mesmos motivos citados acima. Tentar obstruir as possíveis entradas para os ambientes dos acervos é um começo. As iscas são válidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas por
especialistas em zoonose. O produto deve ser eficiente, desde que
não provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia se nos
faz mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa
controladas, além de higiene periódica.
2.3 Ataques de insetos
Baratas – Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. A variedade também é grande. O ataque tem características bem
próprias, revelando-se principalmente por perdas de superfície e
manchas de excrementos. As baratas se reproduzem no próprio local
e se tornam infestação muito rapidamente, caso não sejam combatidas. São atraídas pelos mesmos fatores já mencionados: temperatura
e umidade elevadas, resíduos de alimentos, falta de higiene no ambiente e no acervo.
Existem iscas para combater as baratas, mas, uma vez instalada
a infestação, devemos buscar a orientação de profissionais.
Brocas (Anobídios) – São insetos que causam danos imensos
em acervos, principalmente em livros.
A sua presença se dá principalmente por falta de programa de
higienização das coleções e do ambiente e ocorre muitas vezes por
contato com material contaminado, cujo ingresso no acervo não foi
objeto de controle. Exigem vigilância constante, devido ao tipo de
ataque que exercem. Os sintomas desse ataque são claros e inconfundíveis. Para combatê-lo se torna necessário conhecer sua natureza e comportamento. As brocas têm um ciclo de vida em quatro
fases: ovos – larva – pupa – adulta.
A fase de ataque ao acervo é a de larva. Esse inseto se reproduz
por acasalamento, que ocorre no próprio acervo. Uma vez instalado,
ataca não só o papel e seus derivados, como também a madeira do
mobiliário, portas, pisos e todos os materiais à base de celulose.
O ataque causa perda de suporte. A larva digere os materiais
para chegar à fase adulta. Na fase adulta, acasala e põe ovos. Os
ovos eclodem e o ciclo se repete.
As brocas precisam encontrar condições especiais que, como
todos os outros agentes biológicos, são temperatura e umidade relativa elevadas, falta de ar circulante e falta de higienização periódica
no local e no acervo.
A característica do ataque é o pó que se encontra na estante em
contato com o documento.
Este pó contém saliva, excrementos, ovos e resíduos de cola,
papel etc. Em geral as brocas vão em busca do adesivo de amido,
instalando-se nos papelões das capas, no miolo e no suporte do miolo dos livros. As perdas são em forma de orifícios bem redondinhos.
A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle
das condições de conservação dos documentos e, assim, detectar a
presença dos insetos. Uma medida que deve ser obedecida sempre
é a higienização e separação de todo exemplar que for incorporado
ao acervo, seja ele originário de doação, aquisição ou recolhimento.
Quando o ataque se torna uma infestação, é preciso buscar a
ajuda de um profissional especializado.
A providência a ser tomada é identificar o documento atacado
e, se possível, isolá-lo até tratamento. A higienização de infestados
por brocas deve ser feita em lugar distante, devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente.
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
4. Problemas no manuseio de livros e documentos
O manuseio inadequado dos documentos é um fator de degradação muito frequente em qualquer tipo de acervo.
O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento,
sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição, na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador,
nas foto reproduções, na pesquisa pelo usuário etc. O suporte papel
tem uma resistência determinada pelo seu estado de conservação.
Os critérios para higienização, por exemplo, devem ser formulados mediante avaliação do estado de degradação do documento.
Os limites devem ser obedecidos. Há documentos que, por mais
que necessitem de limpeza, não podem ser manipulados durante
um procedimento de higienização, porque o tratamento seria muito mais nocivo à sua integridade, que é o item mais importante a
preservar, do que a eliminação da sujidade.
Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais
que se higienize o ambiente e se removam as larvas e resíduos,
corre-se o risco de não eliminar totalmente os ovos. Portanto, após a
higienização, os documentos devem ser revistos de tempos em tempos.
Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais
especializados, pois o uso de qualquer produto químico pode acarretar
danos intensos aos documentos.
Cupins (Térmitas) – Os cupins representam risco não só para as
coleções como para o prédio em si.
Vivem em sociedades muito bem organizadas, reproduzem-se
em ninhos e a ação é devastadora onde quer que ataquem. Na grande
maioria das vezes, sua presença só é detectada depois de terem causado
grandes danos.
Os cupins percorrem áreas internas de alvenaria, tubulações, conduítes de instalações elétricas, rodapés, batentes de portas e janelas etc.,
muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos.
Chegam aos acervos em ataques massivos, através de estantes coladas às paredes, caixas de interruptores de luz, assoalhos etc.
Os ninhos não precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifícios das bibliotecas e arquivos.
Podem estar a muitos metros de distância, inclusive na base de
árvores ou outros prédios.
Com muita frequência, quando os cupins atacam o acervo, já estão
instalados em todo o prédio. Da mesma forma que os outros agentes
citados anteriormente, os cupins se instalam em ambientes com índices
de temperatura e umidade relativa elevados, ausência de boa circulação de ar, falta de higienização e pouco manuseio dos documentos.
No caso de ataque de cupim, não há como solucionar o problema
sozinho. O ideal é buscar auxílio com um profissional especializado na
área de conservação de acervos para cuidar dos documentos atacados
e outro profissional capacitado para cuidar do extermínio dos cupins
que estão na parte física do prédio. O tratamento recomendado para o
extermínio dos cupins ou para prevenção contra novos ataques é feito
mediante barreiras químicas adequadamente projetadas.
4.1 Furto e vandalismo
Um volume muito grande de documentos em nossos acervos
é vítima de furtos e vandalismo.
A falta de segurança e nenhuma política de controle são a causa desse desastre.
Além do furto, o vandalismo é muito frequente. A quantidade
de documentos mutilados aumenta dia a dia. Esse é o tipo de dano
que, muitas vezes, só se constata muito tempo depois. É necessário
implantar uma política de proteção, mesmo que seja através de um
sistema de segurança simples.
Durante o período de fechamento das instituições, a melhor
proteção é feita com alarmes e detectores internos. O problema é
durante o horário de funcionamento, que é quando os fatos acontecem.
O recomendado é que se tenha uma só porta de entrada e saída
das instalações onde se encontra o acervo, para ser usada tanto
pelos consulentes/pesquisadores quanto pelos funcionários.
As janelas devem ser mantidas fechadas e trancadas. Nas
áreas destinadas aos usuários, o encarregado precisa ter uma visão
de todas as mesas, permanecendo no local durante todo o horário
de funcionamento. As chaves das salas de acervo e o acesso a elas
devem estar disponíveis apenas a um número restrito de funcionários.
Na devolução dos documentos, é preciso que o funcionário
faça uma vistoria geral em cada um.
3. Intervenções inadequadas nos acervos
Chamamos de intervenções inadequadas todos os procedimentos
de conservação que realizamos em um conjunto de documentos com o
objetivo de interromper ou melhorar seu estado de degradação. Muitas
vezes, com a boa intenção de protegê-los, fazemos intervenções que
resultam em danos ainda maiores.
Nos acervos formados por livros, fotografias, documentos impressos, documentos manuscritos, mapas, plantas de arquitetura, obras de
arte etc., é preciso ver que, segundo sua natureza, cada um apresenta
suportes, tintas, pigmentos, estruturas etc. completamente diferentes.
Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das características individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservação. Todos os profissionais
de bibliotecas e arquivos devem ter noções básicas de conservação dos
documentos com que lidam, seja para efetivamente executá-la, seja
para escolher os técnicos capazes de fazê-lo, controlando seu trabalho.
Os conhecimentos de conservação ajudam a manter equipes de controle ambiental, controle de infestações, higienização do ambiente e dos
documentos, melhorando as condições do acervo.
Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser
realizados por aqueles que tenham sido treinados nas técnicas e
critérios básicos de intervenção.
Didatismo e Conhecimento
5. Fatores de deterioração
Como podemos ver, os danos são intensos e muitos são irreversíveis. Apesar de toda a problemática dos custos de uma política de conservação, existem medidas que podemos tomar sem
despender grandes somas de dinheiro, minimizando drasticamente
os efeitos desses agentes.
Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos, a começar por:
• treinamento dos profissionais na área da conservação e preservação;
• atualização desses profissionais (a conservação é uma ciência em desenvolvimento constante e a cada dia novas técnicas,
materiais e equipamentos surgem para facilitar e melhorar a conservação dos documentos);
• monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa
em níveis aceitáveis;
14
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
vos;
8. Higienização
A sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos. A sujidade não é inócua e, quando conjugada a condições
ambientais inadequadas, provoca reações de destruição de todos os
suportes num acervo. Portanto, a higienização das coleções deve
ser um hábito de rotina na manutenção de bibliotecas ou arquivos,
razão por que é considerada a conservação preventiva por excelência.
Durante a higienização de documentos, procedemos também
de forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação, para efeitos de futuras intervenções. É hora
Durante a higienização de documentos, procedemos também de
forma simultânea a um levantamento de dados sobre suas condições de conservação, para efeitos de futuras intervenções. É hora
também de executar os primeiros socorros para que um processo
de deterioração em andamento seja interrompido, mesmo que não
possa ser sanado no momento.
• uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos;
• adoção de política de higienização do ambiente e dos acer-
• contato com profissionais experientes que possam assessorar
em caso de necessidade.
Conservação: critérios de intervenção para a estabilização de
documentos
Os documentos que sofrem algum tipo de dano apresentam
um processo de deterioração que progressivamente vai levá-los a
um estado de perda total. Para evitar esse desfecho, interrompe-se
o processo através de intervenções que levam à estabilização do
documento.
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através
de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o
processo de deterioração. No capítulo anterior, vimos os fatores de
deterioração e seus efeitos nos documentos. O segundo passo será
a intervenção nesse processo de deterioração, através de estabilização dos documentos danificados.
Para se fazer qualquer intervenção, deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de
coleções gerais ou de obras raras, no caso de bibliotecas, de documentos antigos ou mais recentes, no caso de arquivos.
Antes de qualquer intervenção, a primeira avaliação é se nós
somos capazes de executá-la.
Alguns de nós seremos capazes e muitos outros não. Esse é o
primeiro critério a seguir.
Caso não nos julguemos com conhecimentos necessários, a
solução é buscar algum especialista da área ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir.
6. Características gerais dos materiais empregados em
conservação
Nos projetos de conservação/preservação de acervos de bibliotecas, arquivos e museus, é recomendado apenas o uso de materiais de qualidade arquivística, isto é, daqueles materiais livres
de quaisquer impurezas, quimicamente estáveis, resistentes, duráveis. Suas características, em relação aos documentos onde são
aplicados, distinguem-se pela estabilidade, neutralidade, reversibilidade e inércia. Os materiais não enquadrados nessa classificação
não podem ser usados, pois apresentam problemas de instabilidade, reagem com o tempo e decompõem-se em outras substâncias
que vão deteriorar os documentos com os quais estão em contato.
Além disso, são de natureza irreversível, ou seja, uma vez aplicados aos documentos não podem ser removidos.
Dentro das especificações positivas, encontramos vários materiais: os papéis e cartões alcalinos, os poliésteres inertes, os adesivos alcalinos e reversíveis, os papéis orientais, borrachas plásticas
etc., usados tanto para pequenas intervenções sobre os documentos
como para acondicionamento.
8.1 Processos de higienização
8.1.1 Limpeza de superfície
O processo de limpeza de acervos de bibliotecas e arquivos
se restringe à limpeza de superfície e, portanto, é mecânica, feita
a seco. A técnica é aplicada com o objetivo de reduzir poeira, partículas sólidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos
ou outros depósitos de superfície. Nesse processo, não se usam
solventes. A limpeza de superfície é uma etapa independente de
qualquer tratamento mais intenso de conservação; é, porém, sempre a primeira etapa a ser realizada.
8.1.2 Razões que levam a realizar a limpeza do acervo • A sujidade escurece e desfigura o documento, prejudicando-o do ponto
de vista estético.
• As manchas ocorrem quando as partículas de poeira se umedecem, com a alta umidade relativa ou mesmo por ataque de água,
e penetram rapidamente no papel. A sujeira e outras substâncias
dissolvidas se depositam nas margens das áreas molhadas, provocando a formação de manchas. A remoção dessas manchas requer
a intervenção de um restaurador.
• Os poluentes atmosféricos são altamente ácidos e, portanto,
extremamente nocivos ao papel. São rapidamente absorvidos, alterando seriamente o pH do papel.
8.1.3 Avaliação do objeto a ser limpo
Cada objeto deve ser avaliado individualmente para determinar se a higienização é necessária e se pode ser realizada com segurança. No caso de termos as condições abaixo, provavelmente o
tratamento não será possível:
• Fragilidade física do suporte – Objetos com áreas finas, perdas, rasgos intensos podem estar muito frágeis para limpeza. Áreas
com manchas e áreas atacadas por fungos podem não resistir à limpeza: o suporte torna-se escuro, quebradiço, manchado e, portanto,
muito facilmente danificado.
Quando o papel se degrada, até mesmo um suave contato com
o pó de borracha pode provocar a fragmentação do documento.
• Papéis de textura muito porosa – Não se deve passar borracha nesses materiais, pois a remoção das partículas residuais com
pincel se torna difícil:
7. Critérios para a escolha de técnicas e de materiais para
a conservação de acervos
Como já enfatizamos anteriormente, é muito importante ter
conhecimentos básicos sobre os materiais que integram nossos
acervos para que não corramos o risco de lhes causar mais danos.
Vários são os procedimentos que, apesar de simples, são de
grande importância para a estabilização dos documentos.
Didatismo e Conhecimento
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
- papel japonês;
- papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose, consumindo a encolagem);
- papel molhado (que perde a encolagem e, após a secagem,
torna-se frágil).
fórmula do British Museum é a mais usada e recomendada. O uso
deve ser criterioso e não indiscriminado. Em casos específicos de
livros novos de coleções de bibliotecas, pode ser apropriado o seu
uso como parte integrante de um programa de manutenção.
No caso dos revestimentos em tecido, a aplicação de trincha
ou aspirador é recomendável, caso sua integridade o permita.
Nas capas de livros revestidas em papel, pode ser utilizado pó
de borracha ou diretamente a borracha, caso a integridade do papel
e das tintas não fique comprometida com essa ação.
E, nos revestimentos plastificados (percalux e outros), deve-se
usar apenas uma flanela seca e bem macia.
Na limpeza do miolo do livro, utilizamos um pincel macio,
sem aplicar borracha ou pó de borracha. Além de agredir as tintas, o resíduo de borracha é permanente e de difícil remoção. Os
resíduos agem como abrasivos e permanecerão em contato com o
suporte para sempre.
8.1.4 Materiais usados para limpeza de superfície
A remoção da sujidade superficial (que está solta sobre o documento) é feita através de pincéis, flanela macia, aspirador e inúmeras outras ferramentas que se adaptam à técnica.
Como já foi dito anteriormente, essa etapa é obrigatória e
sempre se realiza como primeiro tratamento, quaisquer que sejam
as outras intervenções previstas.
• Pincéis: são muitos os tipos de pincéis utilizados na limpeza
mecânica, de diferentes formas, tamanhos, qualidade e tipos de
cerdas (podem ser usados com carga estática atritando as cerdas
contra o nylon, material sintético ou lã);
• Flanela: serve para remover sujidade de encadernações, por
exemplo;
• Aspirador de pó: sempre com proteção de bocal e com potência de sucção controlada;
• Outros materiais usados para a limpeza: bisturi, pinça, espátula, agulha, cotonete;
• Materiais de apoio necessários para limpeza mecânica:
- raladores de plástico ou aço inox; borrachas de vinil;
- fita-crepe;
- lápis de borracha;
- luvas de látex ou algodão;
- máscaras;
- papel mata-borrão;
- pesos;
- poliéster (mylar);
- folhas de papel siliconado;
- microscópios;
Os livros, além do suporte papel, exigem também tratamento de revestimento. Assim, o couro (inclui-se aqui o pergaminho),
tecidos e plastificados fazem parte dos materiais pertencentes aos
livros.
Para a limpeza de livros utilizamos trinchas de diferentes tamanhos, pincéis, flanelas macias, aspiradores de baixa potência
com proteção de boca, pinças, espátulas de metal, entre outros
materiais.
Na limpeza do couro, é recomendável somente a utilização
de pincel e flanela macia, caso o couro esteja íntegro. Não se deve
tratá-lo com óleos e solventes.
A encadernação em pergaminho não necessita do mesmo tratamento do couro. Como é muito sensível à umidade, o tratamento
aquoso deve ser evitado. Para sua limpeza, apresenta bons resultados o uso de algodão embebido em solvente de 50% de água
e álcool. O algodão precisa estar bem enxuto, e deve-se sempre
buscar trabalhar o suporte em pequenas áreas de cada vez. Nessa
limpeza, é importante ter muito cuidado com os pergaminhos muito ressecados e distorcidos. A fragilidade é intensa e o documento
pode desintegrar-se. A estabilização de pergaminhos, nesse caso,
requer os serviços de especialistas.
Há muita controvérsia no uso de Leather Dressing para a hidratação dos couros. Os componentes das diversas fórmulas do
produto variam muito (óleos, graxas, gorduras) e, se mal aplicados, podem causar sérios problemas de conservação ao couro. A
Didatismo e Conhecimento
8.2.1 Limpeza de livros – metodologia em mesa de higienização
- Encadernação (capa do livro) – limpar com trincha, pincel
macio, aspirador, flanela macia, conforme o estado da encadernação;
- Miolo (livro em si) – segurar firmemente o livro pela lombada, apertando o miolo. Com uma trincha ou pincel, limpar os
cortes, começando pela cabeça do livro, que é a área que está mais
exposta à sujidade. Quando a sujeira está muito incrustada e intensa, utilizar, primeiramente, aspirador de pó de baixa potência ou
ainda um pedaço de carpete sem uso;
- O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha, numa primeira higienização;
- Oxigenar as folhas várias vezes.
Num programa de manutenção, pode-se limpar a encadernação, cortes e aproximadamente as primeiras e últimas 15 folhas,
que são as mais sujeitas a receber sujidade, devido à estrutura das
encadernações. Nos livros mais frágeis, deve-se suportar o volume
em estruturas adequadas durante a operação para evitar danos na
manipulação e tratamento.
Todo o documento que contiver gravuras ou outra técnica de
obra de arte no seu interior necessita um cuidado redobrado. Antes
de qualquer intervenção com pincéis, trinchas, flanelas, é necessário examinar bem o documento, pois, nesse caso, só será recomendada a limpeza de superfície se não houver nenhum risco de dano.
No caso dos documentos impressos como os livros, existe
uma grande margem de segurança na resistência das tintas em
relação ao pincel. Mesmo assim, devemos escolher o pincel de
maciez adequada para cada situação. Em relação às obras de arte,
as técnicas são tão variadas e as tintas de composições tão diversas
que, de modo algum, se deve confiar na sua estabilidade frente à
ação do pincel ou outro material.
8.3 Higienização de documentos de arquivo
Materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços, frágeis, distorcidos ou fragmentados. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante do uso de papéis de
baixa qualidade. As más condições de armazenamento e o excesso
de manuseio também contribuem para a degradação dos materiais.
Tais documentos têm que ser higienizados com muito critério e
cuidado.
16
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
8.3.1 Documentos manuscritos
Os mesmos cuidados para com os livros devem ser tomados
em relação aos manuscritos. O exame dos documentos, testes de
estabilidade de seus componentes para o uso dos materiais de
limpeza mecânica e critérios de intervenção devem ser cuidadosamente realizados.
As tintas ferrogálicas, conforme o caso podem destruir um
documento pelo seu alto índice de acidez. Todo cuidado é pouco
para manusear esses documentos. As espessas tintas encontradas
em partituras de música, por exemplo, podem estar soltas ou em
estado de pó.
Tintas, como de cópias de carbono, são fáceis de “borrar”, ao
mesmo tempo em que o tipo de papel utilizado para isso é fino e
quebradiço, tornando o manuseio muito arriscado e a limpeza de
superfície desaconselhável. As áreas ilustradas e decorativas dos
manuscritos iluminados são desenhadas com tintas à base de água
que podem estar secas e pulverulentas. A limpeza mecânica, nesses casos, deve ser evitada.
Os procedimentos e técnicas para a realização de reparos em
documentos exigem os seguintes instrumentos:
- mesa de trabalho;
- pinça;
- papel mata-borrão;
- entretela sem cola;
- placa de vidro;
- peso de mármore;
- espátula de metal;
- espátula de osso;
- pincel chato;
- pincel fino;
- filme de poliéster.
NOÇÕES DE TIPOS DE ORGANIZAÇÃO.
NOÇÕES DE ESTOQUE.
8.3.2 Documentos em grande formato
Desenhos de Arquitetura – Os papéis de arquitetura (no geral
em papel vegetal) podem ser limpos com pó de borracha, após
testes. Pode-se também usar um cotonete - bem enxuto e embebido
em álcool. Muito sensíveis à água, esses papéis podem ter distorções causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil
remoção.
Posters (Cartazes) – As tintas e suportes de posters são muito
frágeis. Não se recomenda limpar a área pictórica. Todo cuidado é
pouco, até mesmo na escolha de seu acondicionamento.
Mapas – Os mapas coloridos à mão merecem uma atenção especial na limpeza. Em mapas impressos, desde que em boas condições, o pó de borracha pode ser aplicado para tratar grandes áreas.
Os grandes mapas impressos, muitas vezes, têm várias folhas de
papel coladas entre si nas margens, visando permitir uma impressão maior. Ao fazer a limpeza de um documento desses, o cuidado com as emendas deve ser redobrado, pois nessas, geralmente,
ocorrem descolamentos que podem reter resíduos de borracha da
limpeza, gerando degradação. Outros mapas são montados em linho ou algodão com cola de amido. O verso desses documentos
retém muita sujidade. Recomenda-se remover o máximo com aspirador de pó (munido das devidas proteções em seu bocal e no
documento).
A gestão eficiente do fluxo de bens e serviços do ponto de
origem ao ponto de consumo requer de maneira sequencial, o
planejamento, a programação e o controle de um conjunto de
atividades que reúnem: insumos básicos (matérias-primas);
materiais em processamento; materiais acabados; serviços e
informações disponíveis. Como resultado da administração
destas atividades gera-se o movimento de bens e serviços aos
clientes (cidadão/usuário), havendo como decorrência a geração
das chamadas utilidades de tempo e/ou de lugar, que por sua
vez são fatores fundamentais para as funções logísticas. Para
a administração pública, tanto recursos quanto o público-alvo
organizacional estão espalhados em áreas de distintos tamanhos,
além da diversidade sócio-cultural dos residentes locais. Esse
é o problema que a logística têm a missão de resolver. Ou seja,
diminuir o hiato entre o resultado do processo de transformação da
organização e a demanda, de modo que os consumidores (cidadãocliente/sociedade/usuário) tenham bens e serviços quando e onde
quiserem, na condição que desejarem, e com o menor custo.
Na organização pública, a missão do gestor é estabelecer o
nível de atividades logísticas necessário para atender ao públicoalvo organizacional no tempo certo, no local certo e nas condições
e formas desejadas, de forma economicamente eficaz, eficiente e
efetiva no uso dos recursos públicos.
As áreas da logística
A logística realiza a integração da administração de materiais
(suprimentos) com a logística organizacional, com a distribuição
física e/ou prestação de serviços, e com as atividades relativas ao
retorno/descarte de materiais.
Logística de entrada (administração de materiais/logística de
suprimentos)
É o conjunto de operações associadas ao fluxo de materiais
e informações necessários ao modelo de transformação da
organização.
Para a organização pública, têm-se os seguintes entendimentos
sobre Material e Serviços com seus respectivos embasamento
legal.
No campo da Ciência Contábil o termo MATERIAL
compreende todos os itens contabilizáveis que participam
diretamente ou indiretamente na constituição do bem/serviço de
uma organização.
9. Pequenos reparos
Os pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos
executar visando interromper um processo de deterioração em andamento. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios
rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o estado
de conservação dos documentos. Caso esses critérios não sejam
obedecidos, o risco de aumentar os danos é muito grande e muitas
vezes de caráter irreversível.
Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas da área. Os demais documentos
permitem algumas intervenções, de simples a moderadas. Os materiais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivística
e de caráter reversível. Da mesma forma, toda a intervenção deve
obedecer a técnicas e procedimentos reversíveis. Isso significa
que, caso seja necessário reverter o processo, não pode existir nenhum obstáculo na técnica e nos materiais utilizados.
Didatismo e Conhecimento
17
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Na gestão pública, temos a classificação de Material por
natureza de despesa em Material Permanente e Material de
Consumo, discorrendo os seguintes conceitos:
a. Material Permanente é aquele que, em razão de seu uso
corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem durabilidade
superior a dois anos.
Se um material for adquirido como permanente e ficar
comprovado que possui custo de controle superior ao seu benefício,
deve ser controlado de forma simplificada, por meio de relaçãocarga, que mede apenas aspectos qualitativos e quantitativos, não
havendo necessidade de controle por meio de número patrimonial.
No entanto, esses bens deverão estar registrados contabilmente no
patrimônio da entidade.
Isso deve ao fato de obedecer ao Princípio da Economicidade
previsto no Art. 70 da CF/88 que se traduz na relação custobenefício. Ou seja, os controles devem ser simplificados quando
se apresentam como meramente formais ou cujo custo seja
evidentemente superior ao risco.
b. Material de Consumo é aquele que, em razão de seu uso
corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua
utilização limitada a dois anos. Deve atender a pelo menos um
dos critérios a seguir:
- Critério de Durabilidade: se em uso normal perde ou tem
reduzidas as suas condições de funcionamento no prazo máximo
de dois anos;
- Critério de Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça,
deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade
e perda de sua identidade ou funcionalidade;
- Critério de Perecibilidade: se está sujeito a modificações
químicas ou físicas, ou se deteriora ou perde sua característica
pelo uso normal;
- Critério de Incorporabilidade: se está destinado à
incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo
das características físicas e funcionais do principal. Pode ser
utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições
complementares de bens em utilização (sendo classificado como
4.4.90.30), ou para a reposição de peças para manutenção do
seu uso normal que contenham a mesma configuração (sendo
classificado como 3.3.90.30);
- Critério de Transformabilidade: se foi adquirido para fim de
transformação.
Se um material de consumo for considerado como de uso
duradouro, devido à durabilidade, quantidade utilizada ou valor
relevante, deve ser controlado por meio de relação-carga e
incorporado ao patrimônio da entidade.
Logística de saída (distribuição física do bem/prestação do
serviço)
É o conjunto de operações associadas à transferência do
resultado objeto de uma transação desde o local de origem até o
local designado no destino e no fluxo de informação associado,
devendo garantir que chegue ao destino nas condições desejadas,
oportunamente e com uso maximizado dos recursos disponíveis. A
missão da organização constante no dispositivo de sua criação e as
atribuições funcionais inerentes ao cargo desempenhado orientam
os gestores públicos na execução dessas operações.
Logística Reversa:
Para o autor PIRES, duas premissas básicas impõem a
necessidade de gestão da logística reversa: a agregação de valor e
a responsabilidade pela sucata e/ou lixo industrial. A agregação de
valor, considerando o aumento do comércio global, está relacionada
à importância na gestão dos recipientes (pallets, containers, etc.)
e das embalagens, envolvendo processos logísticos complexos
e estando sujeitos a restrições legais e sanitárias, dentre outras.
A responsabilidade pela sucata e/ou lixo industrial diz respeito à
gestão dos materiais após o término de suas vidas úteis, passando a
vigorar cada vez mais a regra de que “quem produz é o responsável
pelo produto após a sua vida útil”.
Para a organização pública, essa preocupação e/ou
exigência sócioambiental pode ser observada na INSTRUÇÃO
NORMATIVA Nº 205, DE 08 DE ABRIL DE 1988 expressa no
item 1. Material que: “a designação genérica de equipamentos,
componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral,
matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego
nas atividades das organizações públicas federais, independente
de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou
desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos
economicamente aproveitáveis (grifo meu)”, dando importância
à logística reversa nas organizações públicas com o objetivo de
racionalizar com minimização de custos o uso de material através
de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gestão
com as desejáveis condições de operacionalidade, no emprego do
material nas diversas atividades.
As funções logísticas
As atividades administrativas a serem geridas, em qualquer
organização, podem incluir todo ou parte do seguinte: transportes,
manutenção de estoques, processamento de pedidos, compras
(obtenção), armazenagem, manuseio de materiais, embalagem,
padrões de serviços e programação do processo de produtivo.
Devido à característica sistêmica da logística, as atividades
administrativas organizacionais passam a ser abordadas de forma
diferente da tradicional distinção em atividades fim e atividades
meio.
Essa nova abordagem vem sendo provocada pela necessidade
das organizações em direcionar seus esforços para o foco do seu
negócio, terceirizando aquelas atividades que são economicamente
melhor desempenhadas por outras organizações que as tem como
produto do seu trabalho e que, consequentemente, passam a serem
parceiros no negócio da empresa. Um exemplo clássico é o da
indústria automotiva, formando uma cadeia produtiva.
Para a organização pública não está sendo diferente. Hoje
se tem, por exemplo, serviços como segurança, manutenção
e limpeza realizados por terceiros e que até pouco tempo eram
realizados pela organização com um quadro próprio de servidores.
Logística organizacional (operacional)
É a integração das atividades de um sistema organizacional,
em função do seu modelo de transformação, desde o planejamento
e obtenção dos insumos necessários, passando pelo processo
produtivo até a distribuição para o consumidor (intermediário/
final), atendendo as necessidades do público-alvo a custos
reduzidos, com qualidade e uso adequado de recursos. O
instrumento legal de criação da instituição pública e seu regimento
interno norteiam essas atividades na organização.
Didatismo e Conhecimento
18
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Como a prática administrativa na organização pública precisa de
uma base jurídica, a Instrução Normativa Nº 02 de 30 de Abril
de 2008 dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de
serviços, continuados ou não, definindo, em seu Art. 6º, que os
serviços continuados que podem ser contratos por terceiros são
aqueles que apoiam a realização de atividades essenciais ao
cumprimento da missão institucional do órgão ou entidade. Essas
atividades materiais acessórias, instrumentais ou complementares
aos assuntos que constituem área de competência legal do órgão
ou entidade poderão ser objeto de execução indireta (Art. 1º do
Decreto 2.271/97).
É interessante observar os seguintes conceitos relativos à
logística:
- Função logística é a reunião, sob uma única designação, de
um conjunto de atividades logísticas afins, correlatas ou de mesma
natureza.
- Atividade logística é um conjunto de tarefas afins, reunidas
segundo critérios de relacionamento, interdependência ou de
similaridade.
- Tarefa logística é um trabalho específico e limitado no tempo,
que agrupa passos, atos ou movimentos interligados segundo uma
determinada sequência e visando à obtenção de um resultado
definido.
Uma questão importante é saber qual o nível de estoque mais
adequado para a organização. Para isso, crescem em importância
para a gestão de estoques as variáveis “quantidade” e “tempo”.
Essas variáveis compõem os chamados fatores de ressuprimento.
POZO expressa que uma das técnicas utilizadas para a
avaliação dos níveis de estoques é o enfoque da dimensão do
“lote econômico” para a manutenção de níveis de estoques
satisfatórios e que é denominado de “sistema máximo-mínimo”. O
funcionamento do sistema consiste na necessidade nas seguintes
informações básicas para cada material:
- Estoque mínimo ou de segurança que se deseja manter
(EMin/ESeg);
- O momento em que nova quantidade de material deve ser
adquirida, o Ponto do Pedido (PP);
- O tempo necessário para repor o material (TR);
- A quantidade de material que deve ser adquirida, ou seja, o
Lote de Compra ou Ressuprimento (LC); e
- Quando o material é recebido e aceito pela organização, temse o estoque máximo (EMax).
A IN 205/88, no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, emprega
essas variáveis quando expressa que o acompanhamento dos níveis
de estoque e as decisões de “quando” e “quanto” comprar deverão
ocorrer em função da aplicação de fatores de ressuprimento e suas
respectivas fórmulas constantes no dispositivo legal e aplicáveis
à gerência de estoques. Os fatores de ressuprimento são: Tempo
de Aquisição, Intervalo de Aquisição, Ponto de Pedido, Consumo
Médio Mensal, Estoque Mínimo, Estoque Máximo e Quantidade a
Ressuprir. Como pode-se inferir esses fatores constituem o sistema
máximo-mínimo com o enfoque da dimensão do lote econômico
para a manutenção de níveis de estoques satisfatórios.
Tempo de Aquisição (T)
Conforme consta no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, da
IN 205/88, é entendido como o período decorrido entre a emissão
do pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado
(relativo, sempre, à unidade mês).
Intervalo de Aquisição (I)
Compreende o período entre duas aquisições normais e
sucessivas (IN 205/88).
Ponto de Pedido (Pp)
É o nível de estoque que, ao ser atingido, determina imediata
emissão de um pedido de compra, visando completar o Estoque
Máximo. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo (Em) o produto
do Consumo Médio Mensal (c) pelo Tempo de Aquisição (T) (IN
205/88).
Consumo Médio Mensal (c)
É a média aritmética do consumo nos últimos 12 meses (IN
205/88).
Estoque Mínimo (Em)
É a menor quantidade de material a ser mantida em estoque
capaz de atender a um consumo superior ao estimado para certo
período ou para atender a demanda normal em caso de entrega
da nova aquisição. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio
Mensal (c) por uma fração (f) do tempo de aquisição (T) que deve,
em princípio, variar de 0,25 de T a 0,50 de T (IN 205/88). Essa
fração (f) do Tempo de Aquisição (T) é o chamado fator de risco
que a organização está disposta a assumir com relação à ocorrência
de falta de estoque. É básico para o adequado estabelecimento do
Ponto de Pedido (Pp).
As funções logísticas primárias (o ciclo crítico)
O conceito de logística identifica aquelas funções ou atividades
que são de importância primária para atingir os objetivos logísticos
de custo e nível de serviço. Estas atividades-chave são: Transporte,
Manutenção de Estoques, Processamento de Pedidos. Constituem
o “ciclo crítico de atividades logísticas”.
O resultado final é prover o cidadão (cliente final) quando e
onde necessitar, com a melhor alocação de recursos (menor custo).
a. A função logística primária de transportes
Para a maioria das organizações, o transporte é a atividade
logística mais importante simplesmente porque ela absorve, em
média, de um a dois terços dos custos logísticos. É uma atividade
essencial, pois nenhuma instituição pode operar sem providenciar
a movimentação de seu produto (bem/serviço) de alguma forma.
Implica na utilização dos modais de transporte para se movimentar
bens. Este movimento é realizado pelos modais de transporte:
aeroviário, dutoviário, ferroviário, hidroviário; rodoviário,
intermodalidade e multimodalidade. Os transportes adicionam
valor de “lugar” ao produto.
b. A função logística primária de manutenção de estoques
Para se atingir um grau razoável de disponibilidade de bens,
é necessário manter estoques, que agem como “amortecedores”
entre a disponibilidade e a necessidade (oferta e demanda). O
estoque agrega valor de “tempo”.
Na administração pública, a Instrução Normativa Nr. 205, de
08 de Abril de 1988, da Secretaria de Administração Pública da
Presidência da República (SEDAP/PR), trata do assunto no item
DA AQUISIÇÃO:
- “As compras de material, para reposição de estoques e/
ou para atender necessidade específica de qualquer unidade,
deverão, em princípio, ser efetuadas através do Departamento
de Administração, ou de unidade com atribuições equivalentes
ou ainda, pelas correspondentes repartições que, no território
nacional, sejam projeções dos órgãos setoriais ou seccionais,
(delegacias, distritos, etc.)”.
Didatismo e Conhecimento
19
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Estoque Máximo (EM)
É a maior quantidade de material admissível em estoque,
suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar
a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização
de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento,
obsoletismo, etc. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo (Em)
o produto do Consumo Médio Mensal (c) pelo Intervalo de
Aquisição (I) (IN 205/88).
Quantidade a Ressuprir (Q)
É o número de unidades a adquirir para recompor o Estoque
Máximo. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal (c)
pelo Intervalo de Aquisição (I) (IN 205/88).
No item SANEAMENTO DE MATERIAL, a IN 205/88
expressa que essa atividade visa a otimização física dos materiais
em estoque ou em uso decorrente da simplificação de variedades,
reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados
ociosos ou recuperáveis, bem como a alienação dos antieconômicos
e irrecuperáveis”; “Os estoques devem ser objeto de constantes
Revisões e Análises. Essas atividades são responsáveis pela
identificação dos itens ativos e inativos”.
c. A função logística primária de processamento de pedidos
É a atividade que inicializa a movimentação de bens e a
prestação de serviços. Sua importância deriva do tempo necessário
para levar bens e serviços aos consumidores.
Para a organização pública, o início dessa atividade pode
ser considerado por ocasião do levantamento das necessidades
organizacionais, no ano vigente, a serem incluídas na previsão
orçamentária para o exercício financeiro do ano seguinte. Após
a liberação orçamentária no início do ano em exercício é que as
instituições podem começar a realizar seus processos de licitações
e contratos.
Essa consideração visa esclarecer uma prática bastante comum
nas organizações públicas quanto à solicitação de material feita
pelas áreas demandantes. É comum o entendimento equivocado
de que o pedido de material feito pela área demandante é para
efetuar a compra, ou seja, um “pedido de compra”. O pedido
realizado é para “fornecimento” através de uma requisição ou
tabela de provisão (IN 205/88). A definição do “quanto comprar”
já deve ter sido realizada por ocasião do processo de previsão do
orçamento no ano anterior, e a consequente liberação orçamentária
no ano vigente para a decisão dos gestores em relação ao “quando
comprar”, com os ajustes, se for o caso, na definição do “quanto
comprar”. Esse esclarecimento é importante pois visa valorizar o
planejamento na instituição.
É importante destacar que a descrição do material para o Pedido
de Compra deverá ser elaborada através do método Descritivo,
que identifica com clareza o item através da enumeração de suas
características físicas, mecânicas, de acabamento e de desempenho,
possibilitando sua perfeita caracterização para a boa orientação do
processo licitatório e deverá ser utilizada com absoluta prioridade,
sempre que possível. E pelo método Referencial, que identifica
indiretamente o item, através do nome do material, aliado ao seu
símbolo ou número de referência estabelecido pelo fabricante, não
representando necessariamente preferência de marca (IN 205/88).
As necessidades de uma organização pública são atendidas
por BENS contratados por meio de atividades de COMPRAS, por
SERVIÇOS que são contratados para a sua PRESTAÇÃO, e por
OBRAS que são contratadas para a sua EXECUÇÃO.
Didatismo e Conhecimento
Esses contratos são oriundos de um procedimento
administrativo formal chamado de LICITAÇÃO, em que o
órgão público convoca, por meio de condições estabelecidas
em ato próprio (edital/convite) as empresas interessadas. Tem
por objetivos a observância do princípio constitucional da
ISONOMIA e a seleção da PROPOSTA MAIS VANTAJOSA para
a administração pública.
As funções logísticas de apoio
Apoiam as atividades primárias: Armazenagem, Manuseio de
Materiais, Embalagem de Proteção, Obtenção, Programação de
Produtos e Manutenção de Informação.
a. A função logística de apoio de armazenagem
Uma questão básica do gerenciamento logístico nas
organizações públicas é como estruturar sistemas de distribuição/
prestação capazes de atender, otimizando a aplicação de recursos,
o cidadão-cliente geograficamente disperso das fontes de
distribuição/prestação de um bem/serviço, oferecendo níveis
de serviço cada vez mais altos em termos de disponibilidade de
estoque e tempo de atendimento.
A Instrução Normativa Nr. 205, de 08 de Abril de 1988, trata
do assunto no item RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO de materiais
para as entidades públicas. Expressa que o recebimento é o ato
pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público
no local previamente designado, não implicando em aceitação.
Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação
do material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocorrerá nos
almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva
ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos
locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o
registro de entrada do material será sempre no almoxarifado. O
recebimento, rotineiramente, nos órgãos sistêmicos, decorrerá de:
compra, cessão, doação, permuta, transferência, produção interna.
No item ARMAZENAGEM expressa que essa atividade
compreende a guarda, localização, segurança e preservação do
material adquirido, a fim de suprir adequadamente as necessidades
operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou
entidade.
b. A função logística de apoio de manuseio de materiais
Diz respeito à movimentação do bem no local de estocagem.
São atividades: de seleção do equipamento de movimentação e
balanceamento da carga de trabalho.
No setor público, pode-se inferir que essa função logística
está caracterizada na Instrução Normativa Nr. 205/88, no item
ARMAZENAGEM, onde se verifica: “os materiais devem ser
estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido
inventário”; “os materiais que possuem grande movimentação
devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas
de expedição e o material que possui pequena movimentação
deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição”;
“os materiais jamais devem ser estocados em contato direto
com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de
estocagem para os proteger”; “a arrumação dos materiais não deve
prejudicar o acesso as partes de emergência, aos extintores de
incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater
a incêndio (Corpo de Bombeiros)”; “os materiais da mesma
classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de
facilitar a movimentação e inventário”; “os materiais pesados e/ou
volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes
20
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e
facilitando a movimentação”; e “quando o material tiver que ser
empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de
modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente,
o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50
cm aproximadamente das paredes)”.
c. A função logística de apoio de embalagem de proteção
Destina-se a movimentar bens sem danificá-los. No governo,
a IN 205/88, disponível no sítio eletrônico do “comprasnet”,
apresenta, no item ARMAZENAGEM, as atividades a serem
realizadas pelo gestor público nesta função logística: “os
materiais devem ser conservados nas embalagens originais e
somente abertos quando houver necessidade de fornecimento
parcelado, ou por ocasião da utilização”; “a arrumação dos
materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado
de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou
etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida
leitura de identificação e das demais informações registradas”.
d. A função logística de apoio de obtenção
A função obtenção é também tratada como suprimentos
e aquisição. Independente do termo usado é basicamente uma
função de compras. O termo “compras”, para o órgão ou entidade
pública, deve ser entendido como toda aquisição remunerada de
bens para o fornecimento de uma só vez ou parceladamente (Art.
6º da Lei 8.666/93).
Segundo BALLOU a “obtenção ou aquisição” refere-se
àquelas atividades que ocorrem entre a organização e os seus
fornecedores e, geralmente, dá a impressão de tratar-se de
“compras”. Para o autor existem três variáveis-chave no processo
de fornecimento para a organização: o preço, a qualidade e a
disponibilidade ou entrega do produto. É a atividade que deixa
o BEM disponível para o sistema produtivo organizacional.
Devem-se considerar as seguintes decisões: quantidades a serem
obtidas; programação de compras; localização de fornecedores e
a forma física das mercadorias:
As quantidades a serem obtidas envolvem decisões sobre “o
que deve ser comprado” de fontes externas e sobre “o que pode
ser produzido” pela empresa. Por sua vez, as quantidades a serem
compradas devem ser abordadas pelo total a ser comprado e pelo
tamanho do lote individual de entrega e/ou de compra.
A programação de compras envolve os aspectos de volume
e da frequência das compras. A determinação do “tempo certo” é
uma questão-chave.
A localização de fornecedores envolve a “variável distância”
que implica no tempo para a entrega do suprimento. Fontes
próximas têm vantagens, pois a entrega pode ser mais rápida e há
menor risco de interrupções no transporte.
A forma física das mercadorias influencia o fluxo de
materiais entre o fornecedor e o comprador, sendo essencial
para a eficiência da movimentação no que se refere ao uso de
equipamentos adequados para a movimentação, à conversão
de um para outro tipo de acondicionamento da mercadoria, ao
volume e/ou peso do material e no modal de transporte mais
apropriado.
Ainda segundo BALLOU, a “aquisição ou obtenção” é vista
como uma extensão da programação do processo produtivo
organizacional, pois é onde são geradas as informações de
QUANDO e QUANTO “comprar” (grifo meu).
Didatismo e Conhecimento
Para a organização pública, podemos observar a necessidade
dessas informações na IN 205/88 em seu item RENOVAÇÃO
DE ESTOQUE onde expressa que o acompanhamento dos níveis
de estoque e as decisões de QUANDO e QUANTO “comprar”
(grifo meu) deverá ocorrer em função da aplicação de fórmulas
constantes na referida Instrução Normativa.
Ainda na IN 205/88, pode ser encontrado no item DA
REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO: “A guia de remessa de material
(ou nota de transferência), além de outros dados informativos
julgados necessários, deverá conter: descrição padronizada do
material; quantidade; unidade de medida; preços (unitário e total);
número de volumes; peso; acondicionamento e embalagem; e grau
de fragilidade ou perecibilidade do material”.
No setor público, pode-se considerar a aplicação do conceito
de AQUISIÇÃO ou OBTENÇÃO na IN 205/88 no item DA
AQUISIÇÃO onde descreve que as “compras” de material, para
reposição de estoques e/ou para atender necessidade específica de
qualquer unidade, deverão, em princípio, ser efetuadas através do
Departamento de Administração, ou de unidade com atribuições
equivalentes ou ainda, pelas correspondentes repartições que,
no território nacional, sejam projeções dos órgãos setoriais ou
seccionais.
e. A função logística de apoio de programação do produto
Não diz respeito à programação detalhada da produção,
executada diariamente pelos programadores de produção. Lida
com a distribuição de bens e/ ou prestação de serviço. Trata do
fluxo de saída.
Nas organizações públicas, a missão institucional estabelece
o produto organizacional e o seu regimento interno regula
as atividades administrativas a serem desenvolvidas para a
consecução de metas e objetivos estabelecidos para atender as
necessidades do público-alvo organizacional, caracterizando essa
função logística.
f. A função logística de apoio de manutenção de informação
Segundo, CHOPRA e MEINDL, a informação é crucial para
o desempenho das funções logísticas em qualquer organização
porque disponibiliza fatos e dados para o gestor agrupá-los e
analisá-los a fim de tomar decisões administrativas organizacionais.
Como toda organização integra uma ou várias cadeias de
suprimentos a informação se torna ainda mais importante porque
permite que a gerência tome decisões sobre um amplo escopo que
abrange interação de funções e interação com outras instituições,
sendo influenciada por fatores do ambiente externo à organização,
tais como: econômico, político-legal, sóciocultural, tecnológico,
fisiográfico e ecológico.
Para realizar a integração das funções logísticas, o gestor
público deve se valer de informações, além daquelas sobre
os objetivos da análise dos fatores ambientais, as relativas ao
fornecedor, às funções logísticas críticas (transporte, manutenção
de estoque e processamento de pedidos) e as funções logísticas
de apoio (armazenagem, manuseio de materiais, embalagem de
proteção, obtenção, programação de produto) cujo resultado será o
estabelecimento do nível de serviço desejado, possível e adequado
às características do público-alvo organizacional. A necessidade
de informação sobre essas áreas agrega valor às atividades
administrativas organizacionais, permitindo melhor coordenação
entre os envolvidos no negócio público, configurando uma
engrenagem logística.
21
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Enfim, para a organização pública, a importância da Logística
está no fato de que ela permite administrar o fluxo dos bens/
serviços de onde eles são transformados para o local certo de
consumo, na forma desejada, no tempo certo e com o emprego
adequado dos recursos públicos disponíveis, proporcionando o
nível de serviço desejado pela sociedade. Um sistema logístico
eficiente permite uma região geográfica explorar suas vantagens
inerentes pela especialização de seus esforços produtivos naqueles
produtos que ela tem vantagens e pela exportação desses produtos
às outras regiões.
Pelo exposto, pode-se verificar que aplicar a técnica logística
nas atividades administrativas de uma organização pública é
estabelecer uma relação entre os dispositivos legais e normativos
vigentes para o setor público com os conceitos e procedimentos
logísticos aplicáveis às atividades funcionais do gestor público e
aos processos administrativos de sua instituição com vistas: a uma
convergência aos padrões internacionais de logística aplicados a
uma organização (pública ou privada); a adoção de procedimentos
e práticas que permitam o reconhecimento, a mensuração, a
avaliação e a evidenciação das funções logísticas nas atividades
administrativas públicas; a configuração de um sistema logístico
no âmbito da organização, valendo-se dos instrumentos
administrativos existentes; e a caracterização e a consolidação
das informações de natureza logística constantes nos sistemas
estruturadores do governo e nos dispositivos legais e normativos
para a administração pública.
Custos Logisticos
Muitas pessoas que estudam e trabalham com logística às
vezes tem dificuldade em definir o que é a logística, e o que compõe
o processo logístico. Quando se está em uma empresa, é essencial
saber para onde o dinheiro está indo (ou por onde está saindo!),
e compreender quais são os componentes dos custos logísticos é
essencial nessa área.
A função mais conhecida da logística são os transportes, e
eles representam o maior percentual dos custos logísticos para a
maioria das empresas. Considerando que a matriz de transporte
brasileira, que utiliza fundamentalmente o transporte rodoviário
mesmo para longas distâncias, faz com que os custos de transportes
sejam muito elevados, o que influencia o custo final dos produtos
e a competitividade de nossas empresas. Assim, o custo de
transporte é composto por custos fixos e variáveis. Os fixos
incluem depreciação da frota, salários, manutenção. Os variáveis
incluem: combustíveis, pneus, lubrificantes, dentre outros. Caso
o transporte seja terceirizado, então todo o custo é pago na forma
de frete.
Outro fator importante na composição dos custos logísticos
são os estoques. Se o transporte é rápido e frequente, então
podemos manter níveis de estoques baixos, mas pagaremos caro
pelo transporte. Por outro lado, se os lotes são grandes (grandes
volumes, pouca frequencia), então o estoque médio será alto e
custo de estocagem será elevado. O custo do estoque é composto
por diversos elementos: (1) o próprio valor do estoque que poderia
estar investido rendendo juros e pela oportunidade do capital; (2)
manter o estoque também custa dinheiro: seguros, obsolescência,
perdas e outros riscos associados; (3) durante a operação de
transportes, um pouco do estoque fica indisponível dentro dos
caminhões – assim, o estoque em trânsito também compõe este
custo; (4) finalmente, caso os estoques não sejam bem gerenciados,
a empresa terá uma falta de produtos, e este custo é difícil de ser
mensurado.
Didatismo e Conhecimento
O local onde é feita a armazenagem também compõe o custo
logístico. Assim, o custo com armazenagem envolve impostos,
luz, conservação (ou aluguel caso o armazém seja alugado);
para manusear os produtos são necessários equipamentos de
movimentação e armazenagem, além de salários (e encargos) dos
funcionários.
Um pouco menores, mas também importantes de serem
considerados, estão os custos do pedido: custos relacionados ao
material utilizado (papel, materiais de escritório, computadores),
custos de pessoal (salários e encargos) e os custos indiretos (luz,
telefone, dentre outros).
GESTÃO DE ESTOQUE
Um dos itens mais importantes do Ativo de uma empresa
comercial é o estoque. Essa importância advém não só de sua alta
participação percentual no total do Ativo, mas também do fato
de ser a partir dele que se determina o custo das mercadorias ou
produtos vendidos. O estoque representa o custo das mercadorias
possuídas por uma empresa numa data especifica. Ou seja, é uma
conta que registra os bens adquiridos para serem revendidos ou
transformados.
O tipo de estoque que uma empresa possui, depende do seu
objetivo social: se for uma empresa que comercializa produtos, ela
compra e vende os mesmos produtos e seu estoque é constituído
de mercadorias. Assim sendo, a venda de estoques gera receita de
vendas, custo de mercadorias ou produtos vendidos e estoque final.
O termo Custo de Mercadorias entende-se que é o preço pago pela
mercadoria, acrescido de outras despesas para movimentação do
estoque, deduzido os impostos recuperáveis e o valor de mercado.
O princípio básico é que o custo das mercadorias adquiridas
deve compreender todos os gastos que a empresa realiza para
adquiri-las e colocá-las em condições de serem vendidas. Para
uma empresa que compra e vende mercadorias, tais custos incluem
o preço de compra e os gastos com transporte, recepção, inspeção
e colocação nas prateleiras, além de custos administrativos
associados ao controle dos estoques. (STICKNEY, 2001, P.340).
Diante da existência do custo das mercadorias e do valor de
mercado, surge a necessidade de escolher o menor valor para
avaliar o estoque. O problema para se chegar a essa conclusão,
prende-se ao fato da empresa ter em estoque o mesmo produto
adquirido em datas distintas, com custos unitários diferentes.
Se a empresa conseguir identificar qual unidade foi vendida
e quais unidades ficaram em estoque no final do período, a
mensuração do custo das mercadorias vendidas e do estoque final
não apresenta problemas. A semelhança física entre unidades de
alguns produtos, entretanto, cria dificuldades para a identificação
de quais unidades foram vendidas e quais ficaram em estoque.
Mesmo quando avanços na tecnologia permitem que a empresa
acompanhe cada item de seu estoque, ela pode preferir não fazêlo, dados os custos envolvidos. (STICKNEY, 2001, p.339). Desta
forma, surge a dúvida sobre qual preço unitário deve ser atribuído
a tais estoques na data do balanço. Favaro et al. (1997, p.219),
destaca que: “o importante é que de acordo com os princípios
contábeis (do custo original como base de valor), deve se trabalhar
com os valores de aquisição (entradas) das mercadorias, o que
pode variar é o critério adotado para sua valoração”. Considerando
esse ponto de vista são varias as possibilidades de atribuição
desse valor. Qualquer um dos métodos de valoração dos estoques,
22
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
quando utilizados nas mesmas condições de quantidades e preços,
manterá a situação real das empresas nas mesmas igualdades,
com a mesma quantidade de estoque, porém segundo Favaro et
al. (1997, p.253), os resultados são influenciados pelos diferentes
critérios de valoração de seus estoques, que provocam diferença no
custo das mercadorias vendidas interferindo assim na obtenção do
lucro bruto na Demonstração de Resultado do Exercício. Isso quer
dizer que os resultados obtidos são diferentes, em consequência
dos critérios de atribuição de custos utilizados, embora todos
tenham como base o mesmo custo de aquisição.
principais instrumentos para o estabelecimento de uma política de
estocagem eficiente. Pois, o departamento de vendas deseja um
estoque elevado para atender melhor o cliente e a área de produção
prefere também trabalhar com uma maior margem de segurança
de estoque.
Em contrapartida, o departamento financeiro quer estoques
reduzidos para diminuir o capital investido e melhorar seu fluxo
de caixa. Segundo Erasmo (2006), planejar esta atividade é
fundamental, porque de um bom planejamento virão, por exemplo,
uma menor necessidade de capital de giro e uma margem de lucro
maior”. Por esse motivo, os empresários devem estar atentos aos
objetivos da empresa para definir as quantidades corretas de cada
mercadoria que deve estar no estoque em um determinado período
de tempo, para que a empresa não sofra nenhum prejuízo.
E, já que o alto custo do dinheiro não permite imobilizar
grandes quantias em estoque e que manter uma empresa com
uma boa variedade de produtos exige uma imobilização elevada
de capital de giro, ele deve saber exatamente o equilíbrio entre a
quantidade de compras suficiente para um determinado período de
vendas e a variedade de artigos para que os clientes tenham opção
de escolha. Para que isso aconteça, é importante que o empresário
levante periodicamente a média mensal de compras para comparálas com as vendas e, com isso, saber se o investimento em
mercadorias está tendo o retorno desejado.
O ato de comprar deve ser sempre precedido de um bom
planejamento. A compra de mercadorias envolve a colocação do
pedido, o recebimento e a inspeção das mercadorias encomendadas
e o registro da compra. Rigorosamente, o comprador de uma
mercadoria somente deveria registrar a compra quando a
propriedade legal da mercadoria adquirida passasse do vendedor
para o comprador. Caracterizar quando isso acontece envolve
tecnicalidades legais associadas ao contrato entre as duas partes.
E para que isso aconteça, é de grande importância a elaboração de
uma previsão de compras. Nas empresas comerciais, essa previsão
é complicada, pois o numero de mercadorias comercializadas é
muito grande. As empresas preferem vender tanto quanto possível,
com um numero mínimo de capital empatado em estoque. Por isso,
a previsão deve ser elaborada pelos diversos setores funcionais
da empresa, observando-se as características e peculiaridades do
mercado fornecedor e do comportamento das vendas (STICKNEY,
2001).
É aconselhável que sejam feitas previsões individuais para
cada setor ou departamento e reuni-las posteriormente em uma só,
facilitando o planejamento das compras. Depois de preparada a
previsão de compras, esta deve ser ajustada ás condições financeiras
da empresa. Isso deve ser feito em reunião com os encarregados
de compras, os encarregados de vendas e os encarregados pelo
controle financeiro para que se encontre um equilíbrio entre os
setores.
A empresa que não faz a previsão de compras encontra
dificuldades para manter seus estoques de forma equilibrada.
Acabam comprando mercadorias de acordo com as necessidades
surgidas correndo o risco de não ter produtos em épocas que o
volume de vendas cresce. Perdendo dessa forma, oportunidade
de aumentar suas vendas, perdendo clientes e, consequentemente,
diminuído o lucro da empresa. E não tendo a previsão correta de
compras, ele pode comprar um volume inadequado de mercadorias
aumentando o custo de manutenção dos estoques. Para Stickney
(2001, p.362): “Manter estoques – ou como também se diz,
Alguns critérios de avaliação de estoques:
- Método PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai), do
inglês, FIFO (first-in, first-out), ou seja, os primeiros artigos a
entrarem no estoque, serão aqueles que sairão em primeiro lugar,
deste modo o custo da matéria-prima deve ser considerado pelo
valor de compra desses primeiros artigos. O estoque apresenta
uma relação forte com o custo de reposição, pois esse estoque
representa os preços pagos recentemente, adotar este método,
faz com que haja oscilação dos preços sobre os resultados, pois
as saídas são confrontadas com os custos mais antigos, sendo
esta uma das principais razões pelas quais alguns se mostram
contrários a este método. As vantagens o desse método consistem
no controle preciso dos materiais, pois são ordenados em uma base
contínua de acordo com sua entrada, o que é importante, quando se
trata de produtos sujeitos a mudança de qualidade, decomposição,
deterioração etc.; o resultado obtido revela o custo real dos
artigos específicos utilizados nas saídas; os artigos utilizados são
retirados do estoque e a baixa dos mesmos é dada de uma maneira
sistemática e lógica.
- Método UEPS (último a entrar, primeiro a sair), do inglês
LIFO (last-in first-out) é um método de avaliar estoque bastante
discutido. O custo do estoque é obtido como se as unidades mais
recentes adicionadas ao estoque (últimas a entrar) fossem as
primeiras unidades vendidas (saídas). Pressupõe-se, deste modo,
que o estoque final consiste nas unidades mais antigas e é avaliado
ao custo das mesmas. Segue-se que, de acordo com o método
UEPS, o custo dos artigos vendidos (saídas) tende a refletir no
custo dos artigos comprados mais recentemente (comprados ou
produzidos). Também permite reduzir os lucros líquidos expostos.
As vantagens de utilização deste método consistem na apuração
correta de seus custos correntes; o estoque é avaliado em termos
do nível de preço da época em que o UEPS foi introduzido; é uma
forma de se custear os artigos consumidos de uma maneira realista
e sistemática; em períodos de alta de preços, os preços maiores
das compras mais recentes, são ajustados mais rapidamente
às produções, reduzindo o lucro. No entanto, não é aceito pela
legislação brasileira.
- Custo Médio é o método utilizado nas empresas brasileiras
para atendimento à legislação fiscal. Empresas multinacionais
com operações no Brasil frequentemente têm de avaliar o estoque
segundo o método da matriz, e também segundo o custo médio
para atendimento à legislação brasileira. Esse método permite que
as empresas realizem um controle permanente de seus estoques,
e que a cada aquisição, o seu preço médio dos produtos seja
atualizado, pelo método do custo médio ponderado.
Geralmente as empresas que não possuem uma boa política
de estocagem e vivem um dilema: quanto a empresa deve estocar
para que seus interesses e os dos seus clientes sejam atendidos
de forma satisfatória? A esse respeito, o Planejamento é um dos
Didatismo e Conhecimento
23
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
MÉDIAS
carregar estoques - gera custos”. Isso ocorre, porque quanto maior
a quantidade de mercadorias estocadas, maior será o espaço físico
necessário para guardá-las, maior o número de funcionários
necessários e maiores os gastos para controle do estoque. Além
disso, o mesmo autor destaca que pelo menos uma pequena
quantidade de mercadorias precisa ser mantida em estoque para
satisfazer às necessidades dos clientes à medida que elas apareçam.
Sendo dados n números reais, x1, x2, x3, x4,.....,xn, definimos:
- Média aritmética:
- Média geométrica:
NOÇÕES BÁSICAS DE ESTATÍSTICA.
- Média harmônica:
ESTATÍSTICA
Estatística é um ramo da Matemática Aplicada. A palavra estatística provém da palavra latina Status.
É ciência quando estuda populações; é método, quando serve
de instrumento a uma outra ciência.
Vejamos algumas definições:
- População: é um conjunto de elementos com uma característica comum. O termo é mais amplo que no senso comum, pois
envolve aglomerado de pessoas, objetos ou mesmo idéias.
- Amostras: são subconjuntos da população, que conservam,
portanto, a característica comum da população e são retiradas por
técnicas adequadas chamadas de amostragem.
- Parâmetros: são as características numéricas da população.
- Estimativas: em geral, por problemas de tempo e dinheiro,
trabalha-se com amostras e não com a população.
- Dados Brutos: é o conjunto dos dados numéricos obtidos e
que ainda não foram organizados.
- Rol: é o arranjo dos dados brutos em ordem crescente.
- Amplitude total (H): é a diferença entre o maior e o menor
dos valores observados.
- Frequência: é o número de vezes (a quantidade) que um
número aparece entre os dados coletados.
- Medidas de posição: as medidas de posição servem para
localizar os dados sobre o eixo das variáveis em questão. As mais
importantes são: média, mediana e moda.
A) Média: é a soma de todos os dados, dividida pelo número de dados coletados.
B) Mediana: é o valor central do Rol. Quando temos um
número ímpar de dados é o valor que esta exatamente no centro
do Rol; quando temos um número par de dados é a média aritmética entre os dois valores centrais do Rol.
C) Moda: é o valor com maior frequência (o que aparece mais vezes) dos dados coletados. Se houver dois valores com
maior frequência temos duas modas e dizemos que é bimodal; se
houver três valores com maior frequência temos três modas e dizemos que é trimodal; e assim por diante.... Se todos os valores tem
a mesma frequência, então não temos um valor da moda e dizemos
que é amodal.
Didatismo e Conhecimento
Exercícios resolvidos
01- O valor das médias aritmética e geométrica entre números 6, 4 e 9 são respectivamente iguais a:
a) 6 e 6,3
b) 6,3 e 6
c) 6,8 e 9
d) 4 e 6
e) 6,5 e 5
02- (ESPM) A nota final de um concurso é dada pela média
aritmética das notas de todas as prova realizadas. Se um candidato
conseguiu x notas 8, x + 1 notas 6 e x – 1 notas 5 e sua nota final
foi 6,5. O número de provas que ele realizou foi:
a) 6
b) 9
c) 7
d) 5
e) 12
03- (INSPER) O gráfico abaixo mostra o nível de água no
reservatório de uma cidade, em centímetros. Considerando o mês
inteiro, o nível médio de água no reservatório é igual a:
a) 225 cm
b) 250 cm
c) 275 cm
d) 300 cm
e) 325 cm
24
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
04- (ENEM) A média aritmética dos salários de quatro funcionários de uma empresa era igual a R$ 1.300,00. Ao ser contratado um novo funcionário, a média passou a ser R$ 1.340,00. Qual
o salário desse funcionário?
a) R$ 1.200,00
b) R$ 1.350,00
c) R$ 1.400,00
d) R$ 1.450,00
e) R$ 1.500,00
a)
b)
c)
05- (FATEC - adaptado) As idades, em anos, de um grupo
de sete pessoas são: 16, 8, 13, 8, 10, 8 e m. Sabendo que m > 12 e
que a moda, a mediana e a média aritmética das idades desse grupo, nessa ordem, são três termos consecutivos de uma progressão
aritmética, não constante, então o valor de m é:
a) 17
b) 19
c) 21
d) 23
e) 25
Salários
Frequência
$ 50,00
30
$ 100,00
60
$ 150,00
10
Qual a média dos salários das 100 pessoas?
Qual a variância dos salários?
Qual o desvio-padrão dos salários?
Resoluções
=
01- Média aritmética:
=
Média geométrica:
= 6,3
=6
Alternativa b
02- O número de provas realizadas pelo candidato foi x + x +
1 + x – 1 = 3x, se a sua média foi 6,5 temos:
06- (ENEM) Marco e Paulo foram classificados em um concurso. Para a classificação no concurso, o candidato deveria obter
média na pontuação igual ou superior a 14. Em caso de empate
na média, o desempate seria em favor da pontuação mais regular.
No quadro a seguir, são apresentados os pontos obtidos nas provas de Matemática, Português e Conhecimentos Gerais, a média,
a mediana e o desvio-padrão dos dois candidatos. O candidato
com pontuação mais regular, portanto mais bem classificado no
concurso é:
= 6,5
= 6,5 
Se 0 ≤ d ≤ 10  M1 =
= 6,5  19x + 1 = 3x.6,5
= 400
19x + 1 = 19,5x
1 = 19,5x – 19x
Se 10
d ≤ 15  M2 =
= 350
1 =≤ 0,5x
x = 1 : 0,5 = 2
Se 15
≤ d ≤ 20
M3 = =
200
número
de 
provas
3x = 3.2 = 6
Alternativa
Se 20
≤ d ≤ 25 aM4 =
= 250
03- Sendo d o número de dias e M a média em cada período
= 200
Se 25 ≤ d ≤ 30  M5 =
no gráfico, temos que
calcular a média de cada parte do gráfico:
a) Marco, pois a média e a mediana são iguais.
b) Marco, pois obteve menor desvio-padrão.
c) Paulo, pois obteve a maior pontuação da tabela, 19 em
Português.
d) Paulo, pois obteve maior mediana.
e) Paulo, pois obteve maior desvio-padrão.
=
= 300
Alternativa d
04- Sendo S a soma dos quatro salários e m o salário do novo
funcionário:
07- Observe o conjunto de dados: 1 1 2 2 2 3 3 4 4 5 6 e indique a alternativa que explicita, nesta ordem, a moda, a mediana
e a média aritmética desse conjunto.
a) 3,3,3.
b) 2,3,3.
c) 2,3,2.
d) 2,2,2.
e) 2,2,3.
= 1300
S = 4.1300
S = 5200
Após a entrada do novo funcionário:
08- (FGV) Numa pequena ilha, há 100 pessoas que trabalham na única empresa ali existente. Seus salários (em moeda local) têm a seguinte distribuição de frequências:
Didatismo e Conhecimento
=
= 1340
25
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
5200 + m = 5.1340
5200 + m = 6700
m = 6700 – 5200
m = 1500
b) Variância é igual à somatória de cada salário menos a
média elevado ao quadrado, multiplicado pela frequência, dividido
pelo total de pessoas.
Alternativa e
05- O Rol (dados coletados em ordem crescente) dos dados
16, 8, 13, 8, 10, 8 e m, sabendo que m > 12 pode ser: 8, 8, 8, 10,
m, 13, 16 ou 8, 8, 8, 10, 13, m, 16 ou ainda 8, 8, 8, 10, 13, 16, m
Em qualquer um deles temos que a mediana (termo central)
Md = 10 e a moda (número que aparece mais vezes) Mo = 8. Do
enunciado a moda, a mediana e a média formam, nessa ordem um
P.A., então temos:
c) Desvio padrão (representado por ) é igual à raiz quadrada
da variância.
Mo, Md, é uma P.A.  8, 10, 12 (P.A. de razão 2), logo a
média é 12.
= 12
= 12
63 + m = 7.12
63 + m = 84
m = 84 – 63
m = 21
ROTINAS DE PESSOAL.
Alternativa c
O Departamento Pessoal é um dos departamentos responsáveis
pela eficácia da gestão de uma organização, afinal, são os
profissionais desse departamento que se responsabilizam pela
manutenção do quadro de colaboradores, gerindo as informações
e desenvolvendo as rotinas referentes a administração desses
profissionais.
Durante muito tempo esse departamento era o responsável
por toda a parte burocrática dos funcionários, como a admissão
e demissão de funcionários, cálculo de salários e também pelo
aspecto comportamental, como relações interpessoais, treinamento
de equipes, entre outras.
No entanto, a rotina administrativa de um Departamento
Pessoal vai muito além disso. Seu trabalho está diretamente ligado
a questões legais e tributárias, que requerem atenção redobrada.
Do contrário, a empresa pode ficar em apuros.
06- Apesar de Marco e Paulo terem a mesma média (15),
Marco tem um desvio padrão menor, o que significa que os pontos
obtidos em cada prova estão mais próximos da média.
Alternativa b
07- Fazendo o Rol (ordem crescente do dados coletados): 1
1222334456
Moda: elemento que aparece mais vezes na amostra  Mo = 2
Mediana: elemento central da amostra, quando temos um número ímpar de termos a mediana esta no centro e quando temos
um número par de termos a mediana é a média aritmética dos dois
termos centrais. No caso acima temos um número ímpar  1 1 2
2 2 3 3 4 4 5 6  Md = 3
Dentre as principais atividades executadas por esses
profissionais temos:
Média:
Recrutamento
O trabalho do Departamento Pessoal começa por aqui. Quando
há a abertura de uma vaga e, consequentemente, a necessidade
de contratar novos profissionais, os funcionários desta área são
acionados.
São eles os responsáveis por fazer o mapeamento de cargos
juntamente com o setor que necessita de mais pessoas, definindo o
perfil exato para cada vaga e buscando formas de divulgá-la.
08a)
A média é:
Didatismo e Conhecimento
26
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Admissão
Selecionado o candidato, o departamento assume outra tarefa:
a contratação. Para que ela seja possível, é preciso que sejam
recolhidos todos os documentos necessários do novo funcionário.
É nesta etapa, também, que são feitos os registros dos
benefícios do colaborador, tais como plano de saúde, valealimentação e vale-transporte.
NASSAR, Paulo. Obtendo resultados com Relações Públicas /
Expedição de correspondência: por Tânia Leão e Tânia Carneiro
(tecnicasecretariado.wikispaces.com)/www.uol.com.br / http://
katyabarros.blogspot.com.br/
www.casadaconsultoria.com.
br – por Andrea Alexandre dos Santos/ Karl Albrecht/Pires e
Grisson/ Lelia K. Siqueira/Christian Barbosa/Eliana Maria Leger/
Carlos Henrique Silveira/Rosimeire de Oliveira Silvério Garrett/
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de
arquivo/Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos-CONARQ/
http://www.ambito-juridico.com.br- Luisa Helena Cardoso Chaves/
Nícolas Müller/Prof. Galba Ribeiro Di Mambro//Valéria Lins
Treinamento, acompanhamento e supervisão
Passada a fase inicial, é hora de o profissional do
departamento fazer a integração do novo colaborador com a
equipe, além de apresentar sua função. Para isso, ele deve passar
por treinamentos, sendo acompanhado e supervisionado de perto.
No entanto, não são apenas os novatos que requerem atenção da
equipe de recursos humanos. Para que a empresa tenha melhores
resultados, é preciso que todos os funcionários passem por
treinamentos e acompanhamentos constantes.
ROTINAS DE COMPRAS.
Compras na Administração Pública
A gestão de compras assume papel verdadeiramente
estratégico nos negócios de hoje em face do volume de
recursos, principalmente financeiros, quebra-se então uma visão
preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva,
um centro de despesas e não um centro de lucros.
A função é muito mais ampla e, se realizada com eficiência,
envolve todos os departamentos da empresa. Obter o material
certo, nas quantidades certas, com a entrega correta (tempo e
lugar), da fonte correta e no preço certo são todas as funções de
compras.
O departamento de compras tem a responsabilidade principal
de localizar fontes adequadas de suprimentos e de negociar preços.
O insumo vindo de outros departamentos é necessário para a busca
e a avaliação das fontes de suprimento, auxiliando também o departamento de compras na negociação dos preços. Comprar, nesse
sentido amplo, é responsabilidade de todos.
Segundo Arnold “essa função é responsável pelo
estabelecimento do fluxo dos materiais na firma, pelo segmento
junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega.”.
A função compras é vista hoje como uma parte do processo
de logística das empresas, ou seja, parte integrante da cadeia de
suprimentos (suplly chain).
Sua influência é de caráter direto nos processos produtivos em
uma empresa, os prazos devem ser cumpridos de maneira rígida
tanto na entrada como na saída de insumos, pois poderão gerar
sérios problemas dentro do ciclo, em especial nos departamentos
de produção e vendas.
Esta função pode ser dividida em quatro categorias:
Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade
necessárias.
Obter mercadorias e serviços ao menos custo.
Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte
do fornecedor
Desenvolver e manter boas relações com fornecedores.
Para alcançar tais objetivos, devem ser desempenhadas certas
funções básicas:
Tempo e lugar (especificações de compra).
Fonte certa (fornecedores).
Negociar condições de compra.
Administrar pedido de compra.
Compensação de pessoal
Rotina de extrema importância no departamento pessoal,
ela nada mais é que o controle de frequência dos profissionais
da empresa. Sim, essa função também faz parte da rotina
administrativa do setor.
São eles os responsáveis, também, por calcular os salários,
impostos, dissídios, benefícios e outros adicionais. Por isso a
importância de sempre estar atualizado com relação à legislação
e às leis trabalhistas.
Desligamento
Além de serem responsáveis por quem entra na empresa,
esses profissionais também cuidam de quem sai. Quando há algum
desligamento, seja uma demissão por justa causa ou um acordo
entre as partes, é responsabilidade deste setor colocar em prática
os pontos estabelecidos por lei.
Por isso, o Departamento Pessoal se encarrega de calcular
valores, estabelecer o aviso prévio, fazer o termo de rescisão,
escrever a guia de seguro-desemprego e acompanhar o profissional
que está se desligando da empresa.
No entanto, apesar de esse departamento ser o responsável por
representar a empresa perante o colaborador, os vários órgãos da
Justiça do Trabalho e os sindicatos, não confunda sua função. Ele
não efetua pagamentos, mas prepara as documentações necessárias
para que o departamento financeiro possa efetuá-los.
Vale lembrar que, com o surgimento do conceito Gestão de
Pessoas, as tarefas se dividiram, compete às Rotinas de Pessoal
a parte burocrática, enquanto que os aspectos comportamentais
ficam a cargo dos responsáveis pela área de Gestão de Pessoas,
que atua em parceria com o D.P, alinhando as necessidades da
organização como um todo, harmonizando direitos e deveres, de
forma que todos trabalhem mais felizes e, no final, o resultado para
a empresa se apresente em forma de lucro e para o funcionário em
valorização.
Fontes (CARVALHO, Irene Mello. Introdução à Psicologia
das Relações Humanas; CHIAVENATO, Idalberto. Administração
de empresas / Heidy Ruth de Oliveira - Brasil da Caliper
Estratégias Humanas / VIEIRA, Sebastiana Batista. Técnicas
de Arquivo e Controle de Documento/SCHELLEMBERG, T.R.
Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas / DUBRIN, Andrew
J.. Princípios da Administração. Tradução Roberto Minadeo/
Didatismo e Conhecimento
27
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Diante ao exposto, tais argumentos servirão para dar
continuidade ao ciclo produtivo, tendo em vista que dentro desta
pasta, os critérios adotados deverão ser de suma importância para
a administração em si na busca de aumento de lucros dentro menor
custo possível.
Para alcançar a tão almeja qualidade, o planejamento é o
principal fundamento para se obter os resultados esperados, para isto
utiliza-se o projeto do produto, a forma de produção e a utilização
do produto. Estudos mercadológicos contribuem para delimitar, o
desempenho, a aparência, o preço e o volume de vendas esperado.
A funcionabilidade do produto esta ligada ao desempenho do
produto junto ao consumidor final, o qual ditará o tipo de qualidade.
CICLO DE COMPRAS
São todas as partes que se fazem necessárias para dar
andamento ao processo de aquisição de materiais, sejam eles para
compras de recursos materiais, quanto recursos patrimoniais.
Este ciclo pode ser melhor observado conforme o diagrama
abaixo:
SELEÇÃO DE FORNECEDORES
A busca para produzir um produto de melhor qualidade e
que esteja apto a concorrer no mercado, faz-se necessário ter
bons fornecedores, que atendam a necessidade da empresa seja
em qualidade da matéria oferecida, bem como prazo de entrega
satisfatório e preço acessível.
O departamento de compras tem a função primordial de
aferir junto ao mercado de fornecimento de materiais, quais são
as melhores opções, para tal, são utilizados critérios que exerçam
reflexo direto na produção (baixo custo e qualidade). Assim, o
responsável, ou responsáveis, pela pasta compra, podem utilizar de
fontes que melhor se adaptam ao produto que se deseja produzir.
Tais fontes podem ser chamadas de: única, múltipla e simples.
Fonte única - fornecedor que atenda de forma exclusiva devido
ao tipo de produto patenteado, especificações técnicas, matériaprima, localização.
Fonte múltipla – são utilizados mais de um fornecedor, este tipo
de fonte oferece concorrência que ocasionam preços mais acessíveis
ou melhores serviços.
Fonte simples – esta é uma decisão mais elaborada, sendo
planejada pela organização com o intuito de selecionar um
fornecedor para um item quanto existem vários fornecedores, ou
seja, visa a criação de uma parceria à longo prazo.
ESCOLHA DE FORNECEDORES
ESPECIFICAÇÕES DA COMPRA
Muitas dúvidas pairam na hora de efetuar uma compra,
embora pareça, não é uma tarefa muito fácil. A decisão de comprar
deve ser considerada de que forma o produto será utilizado, com
que frequência e quanto estará disposto a pagar.
Na compra de um item ou serviço de um fornecedor, vários
fatores estão incluídos, devem ser considerados quando as
especificações estão sendo desenvolvidas, podem ser divididos em
três categorias:
Exigências de quantidade.
Exigências de preço.
Exigências funcionais.
EXIGÊNCIAS DE QUANTIDADE
A demanda de mercado é quem vai determinar a quantidade
necessária a ser adquirida, sendo que influenciará o modo como
o produto será utilizado. A quantidade adquirida terá influência
direta no custo da produção do bem, se em pequena escala ocorrerá
um preço mínimo, se em grande escala, deverá ser projetado para
tirar proveito das economias de escala, satisfazendo assim às
necessidades funcionais a um preço melhor.
Levando em consideração de que o departamento de compras
busca em sua função preço e qualidade junto aos seus fornecedores,
os mesmo devem atender a especificações técnicas que dêem suporte
ao que a empresa almeja para confeccionar seus produtos.
Quando da realização de uma possível compra, deve se levar em
consideração se o seu fornecedor tem uma estrutura adequada para
atender a solicitação, para isto a habilidade técnica para produzir ou
fornecer a matéria-prima ou item deve ser questionada.
A capacidade de produção e confiabilidade com relação aos
produtos que sejam necessários deve ser cuidadosamente vistos
pelo comprador, pois a produção do fornecedor deve satisfazer
as especificações do produto, com baixo índice de defeitos e com
controle de qualidade e quantidade exigidas, sendo assim desta forma
cria-se um vínculo de confiabilidade, cita-se ainda a escolha quando
se escolhe um fornecedor, o mesmo deve ser reputado e sólido
monetariamente, isto para que o fornecimento seja devidamente
garantido dentro dos prazos firmados.
Outras características que devem ser lavadas em consideração
são os serviços pôs-venda (sistema de suporte), a localização do
fornecedor (preferencialmente próximo do comprador), sempre
levar em consideração a redução de tempo de entrega a fim de evitar
falta de matéria-prima ou itens.
Podemos citar um exemplo que reflete todas as especificações
que foram citadas para este grande e complexo sistema, que seriam
as grandes montadoras de veículos automotores, seus fornecedores
em sua grande maioria circundam ou estão a uma distância
relativamente pequena da área de produção.
EXIGÊNCIAS DE PREÇO
Representa o valor econômico em que o comprador atribui ao
item, quanto se está disposto a pagar, o qual tem relevância com
a demanda de mercado. Na situação de um item ser vendido a um
preço baixo, o fabricante não esta disposto a pagar um preço muito
pelo item.
Segundo Arnold (1999, p 212) “O valor econômico atribuído
ao item deve relacionar-se com a utilização do item e com seu
preço antecipado de venda.”
EXIGÊNCIAS FUNCIONAIS
Relacionam-se com a forma final utilizada do item e seu
desempenho esperado, é a exigência mais importante, pois governa
todas as categorias. Embora sejam mais difíceis de serem definidas,
seu sucesso depende da forma em que satisfazer a necessidade real
do item, sendo esta necessidade tendo seus aspectos estéticos e
práticos (como serão utilizados, ocasiões em que será utilizado,
cor, estilo, etc.).
Funcionabilidade e qualidade
As características funcionais de um item estão intimamente
ligadas a qualidade do produto, a qual gira em torno da satisfação
das necessidades do usuário.
Didatismo e Conhecimento
28
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
IDENTIFICAÇÃO E SELEÇÃO DO(S) FORNECEDOR (ES)
Inicialmente para efetuar a seleção de seus fornecedores, o departamento de compras deve identificar através de catálogos, revistas
especializadas, lista telefônica especializada ou até mesmo de informação obtida junto ao pessoal de vendas, quais fornecedores se enquadram
no perfil do produto a ser produzido. Para tal recomenda-se a utilização de um método de classificação e exclusão de possíveis fornecedores.
Nesta ferramenta de classificação, são atribuídos pontos de peso para cada característica que devam fazer parte do controle de compras,
conforme a tabela abaixo.
Fator
Peso
Fornecedores
Pontuação de Fornecedor
Classificação de fornecedor
A
B
C
D
A
B
C
D
Função
10
8
10
6
6
80
100
60
60
Custo
8
3
5
9
10
24
40
72
80
Serviço
8
9
4
5
7
72
32
40
56
Assistência Técnica
5
7
9
4
2
35
45
20
10
Termos de Crédito
2
4
3
6
8
8
6
12
16
219
223
204
222
Total (classificação dos fornecedores)
Fonte: Administração de Materiais, J.R. Tony Arnold – ed. Atlas 1999 p. 221
O método de classificação é uma tentativa de quantificar coisas que não podem ser quantificadas naturalmente. Ele procura aplicar
valores com base em julgamento subjetivo. Ele não é um método perfeito, mas leva a empresa compradora a considerar a importância de
vários fatores.
Diante do exposto, a identificação e seleção de fornecedores, devem ser apreciadas de forma a ficar o mais próximo possível de um grau
de confiabilidade, onde possa satisfazer a necessidade da empresa, para tal, os métodos acima descritos, são apenas uma pequena parcela, de
como deve se proceder nesta seleção, outros métodos desenvolvidos pela empresa ou adaptados a ela poderão ser usados, desde que sejam
confiáveis.
CONTROLE DE COMPRAS E ESTOQUE
O gerenciamento das informações é o instrumento eficiente e eficaz que fundamenta o processo decisivo da empresa. Sem controles
e, consequentemente, sem informações gerenciais, torna-se impraticável decidir acertadamente e, no tempo necessário. A administração
de estoques tem o objetivo de permitir que a empresa consiga produzir e comercializar seus produtos de forma eficiente e com a menor
utilização do capital de giro.
O planejamento de estoques é uma atividade de importância fundamental e deverá ser integrado tanto com produção como também com
as vendas, de modo a otimizar os volumes os das compras. Para tal devem ser seguidos alguns requisitos imprescindíveis para esta atividade:
Mantenha constantemente atualizado o custo de cada produto;
Determine o período de compra e o tamanho de lote de cada produto para cada fornecedor. Isto irá otimizar o planejamento dos estoques
e, consequentemente, as compras;
Estabeleça políticas de cobertura (estoque de segurança, mínimo e máximo) para cada produto, dependendo do fator mais crítico para
cada item;
Mantenha os controles para reduzir estoques ultrapassados/arcaicos;
Efetue o planejamento constante das necessidades de estoques baseadas em previsões de vendas. A integração dos estoques com as
finanças permite uma melhor gestão do fluxo de caixa;
Mantenha controle permanente sobre a disponibilidade do estoque para suprir as faltas rapidamente;
Determine o custo de falta de cada produto e compare com o seu custo de estocagem;
Fique alerta para evitar estoques dormentes;
Mantenha controle rigoroso do estoque físico com os lançamentos diários;
Realize inventários físicos periódicos para conferi-lo com os dados do controle de estoques;
Mantenha os estoques em local estratégico;
Mantenha os itens fisicamente ordenados em prateleiras e devidamente classificados e identificados por etiquetas;
Evite almoxarifados abertos;
Mantenha separação física entre a recepção e o almoxarifado;
Estabeleça uma codificação dos materiais para maior facilidade de consulta;
Mantenha sistemas de informações integrados para acesso e consulta imediata da quantidade disponível de cada material em estoque.
Didatismo e Conhecimento
29
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Licitações e Contratos
ROTINAS ADMINISTRATIVAS E DE
ESCRITÓRIO.
A licitação está prevista na lei 8.666/93 que regulamenta o
art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para
licitações e contratos da Administração Pública.
Não é somente com seus próprios meios, ou por intermédio de
suas entidades ou órgãos, que a Administração Pública, gestora dos
interesses da coletividade, realiza as suas atividades. Usualmente
necessita contratar terceiros, e o faz, seja para aquisição, execução
de serviços, locação de bens, seja para a concessão e permissão de
serviços públicos, entre outros.
A licitação por sua vez, possui como objeto a seleção da
proposta mais vantajosa para a Administração Pública.
A escolha dos que serão contratados pela Administração
Pública não pode decorrer de critérios pessoais do administrador
ou de ajustes entre interessados. A escolha dos que serão
contratados decorrerá do procedimento denominado licitação, de
obrigatoriedade imposta por regra constitucional, à luz do art. 37,
inciso XXI:
Quando falamos em rotinas administrativas e de escritório,
estamos nos referindo às funções realizadas dentro da empresa
que funcionam como suporte para a gestão, sendo que esta ultima
envolve a função comercial, a função técnica, financeira e pessoal.
Portanto, ao abordar essa função, é necessário distinguir
atividades administrativas das atividades gerenciais, pois as
atividades gerenciais constitui um processo que originará as
atividades administrativas, ou seja, é para apoio gerencial que
existem as atividades administrativas.
Entre elas podemos citar:
Controlar a entrega e a saída de materiais;
Controlar assiduidade dos funcionários;
Inteirar dos serviços dos departamentos da empresa visando
orientar e facilitar a função de dados, documentos e outras
solicitações dos superiores;
Atuar como responsável fiscalizador pela manutenção da
ordem nos ambientes;
Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax,
computadores, reprodutoras de cópias, projetor multimídia;
Realizar e atender chamadas telefônicas;
Emitir notas fiscais e recibos
Auxiliar no pagamento dos funcionários;
Realizar depósitos dos salários
XXI - ressalvados os casos especificados na legislação,
as obras, serviços, compras e alienações serão contratados
mediante processo de licitação pública que assegure igualdade
de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que
estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições
efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá
as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis
à garantia do cumprimento das obrigações. (Regulamento)
A obrigatoriedade de licitar alcança a Administração Pública
direta e indireta, inclusive as entidades empresariais (art. 173,
§ 1.º, inc. III, da CF). As empresas públicas e as sociedades de
economia mista, como dita aquela regra constitucional, podem
possuir estatuto próprio, mas, para que possam contratar, também
devem promover o certame licitatório.
A organização é muito importante nos serviços de apoio
administrativo, por isso, atentemos para os procedimentos
executados pelo profissional de apoio administrativo para uma
melhor estruturação das atividades que pretende realizar. A palavra
organização tem um sentido de preparação, de planejamento
de uma atividade de acordo com um método de trabalho.
Mas organização também significa, a forma como os dados e
documentos são arrumados, guardados, dispostos. E isso é muito
importante para que eles não se percam, podendo ser recuperados
rapidamente sempre que forem necessários. Como se pode
constatar, organização é uma espécie de ferramenta utilizada para
realizar as tarefas desejadas e alcançar os objetivos estabelecidos.
E a relação entre organização e ferramenta é muito forte. A
organização é necessária em qualquer uma de nossas atividades,
tanto em casa como no trabalho. Não é de estranhar, portanto, que
as empresas, desde as suas origens, tenham procurado organizar,
arrumar, colocar os dados e as informações nos devidos lugares.
Art. 173. Ressalvados os casos previstos nesta Constituição,
a exploração direta de atividade econômica pelo Estado só será
permitida quando necessária aos imperativos da segurança
nacional ou a relevante interesse coletivo, conforme definidos em
lei.
§ 1º A lei estabelecerá o estatuto jurídico da empresa pública,
da sociedade de economia mista e de suas subsidiárias que
explorem atividade econômica de produção ou comercialização de
bens ou de prestação de serviços, dispondo sobre:
III - licitação e contratação de obras, serviços, compras e
alienações, observados os princípios da administração pública;
O Poder Público não pode ter a liberdade que possuem os
particulares para contratar. Ele deve sempre se nortear por dois
valores distintos:
Isonomia: O administrador público deve tratar igualmente os
administrados;
Probidade: O Poder Público deve sempre escolher a melhor
alternativa para os interesses públicos.
Didatismo e Conhecimento
Rotina administrativa é formada por vários processos que
acontecem de forma sistemática e que requerem conhecimento
técnico, científico e domínio de tecnologias.
Conhecimento técnico - é o conhecimento adquirido sobre
determinada coisa, bem específica. Esse conhecimento geralmente
não é adquirido em nenhuma instituição, apenas se tem com os
anos de experiência.
Conhecimento científico - conhecimento adquirido
academicamente ou através do que se estudou na escola, cursos etc.
30
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Domínio de tecnologias – está relacionado ao uso de
computadores, tablets, celulares, smartphones, internet etc.
Uma técnica administrativa bastante usada é a construção de
organogramas, que identificam os departamentos da empresa e os
níveis de hierarquia.
Hierarquia é uma ordem baseada na divisão em níveis de
poder ou importância, de forma que um nível inferior é sempre
subordinado a um nível superior.
A qualidade nos processos administrativos requer métodos,
técnicas, normas e até inovações.
Os métodos são utilizados para que as ações nos processos
sejam realizadas e atinjam os objetivos propostos.
Já os objetivos nos processos deve ser sempre o valor agregado
e por isso, exige-se qualidade total em todos os processos, para isso
faz-se necessário a implantação de metodologias e ferramentas da
qualidade para que as organizações atinjam objetivos, conquiste o
cliente e se torne competitiva mesmo em longo prazo.
Para isso, temos algumas ferramentas da qualidade que são de
simples aplicação, mas rendem até uma certificação ISO, se forem
implantadas com sucesso.
Nos casos de guerra, grave perturbação da ordem ou
calamidade pública;
Quando sua realização comprometer a segurança nacional, a
juízo do Presidente da República;
Quando não acudirem interessados à licitação anterior,
mantidas, neste caso, as condições preestabelecidas;
Na aquisição de materiais, equipamentos ou gêneros que só
podem ser fornecidos por produtor, empresa ou representante
comercial exclusivos, bem como na contratação de serviços com
profissionais ou firmas de notória especialização;
Na aquisição de obras de arte e objetos históricos;
Quando a operação envolver concessionário de serviço
público ou, exclusivamente, pessoas de direito público interno ou
entidades sujeitas ao seu controle majoritário;
Na aquisição ou arrendamento de imóveis destinados ao
Serviço Público;
Nos casos de emergência, caracterizada a urgência de
atendimento de situação que possa ocasionar prejuízos ou
comprometer a segurança de pessoas, obras, bens ou equipamentos;
Nas compras ou execução de obras e serviços de pequeno
vulto, entendidos como tal os que envolverem importância inferior
a cinco vezes, no caso de compras e serviços, e a cinquenta vezes,
no caso de obras, o valor do maior salário mínimo mensal.
CADASTRO E LICITAÇÕES.
c) Princípios De Licitação
A Lei Nº.8-666, de 21 de junho de 1993, dispõe no artigo 3º
que as licitações serão processadas e julgadas na conformidade
com os seguintes princípios: da legalidade, da impessoalidade,
da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade
administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do
julgamento objetivo e dos que lhe são correlatos.
Além dos princípios arrolados na Lei 8.666/93, Hely Lopes
Meirelles acrescenta outros como sigilo na apresentação das
propostas: adjudicação compulsória e procedimento formal.
LICITAÇÕES
Para o setor público o instrumento utilizado para compras é a
licitação, como forma de dar transparência à compra pública.
Licitação é o procedimento administrativo pelo qual uma
pessoa governamental pretendendo alienar, adquirir ou locar bens,
realizar obras ou serviços, segundo condições por ela estipuladas
previamente, convoca interessados na apresentação de propostas,
a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em função
de parâmetros antecipadamente estabelecidos e divulgados. Esta
exigência encontra fundamento na Constituição Federal, no seu
artigo 37 inciso XXI.
Este procedimento visa garantir duplo objetivo:
De um, lado proporcionar às entidades governamentais
possibilidade de realizarem o negócio mais vantajoso;
De outro, assegurar aos administrados ensejo de disputarem
entre si a participação nos negócios que as pessoas administrativas
entendam de realizar com os particulares.
d) Modalidades Da Licitação
Cinco são as modalidades de licitação previstas na lei - art.
22 (O § 8’ veda a criação de outras modalidades licitatórias ou sua
combinação):
Concorrência - é a modalidade de licitação própria para
contratos de grande valor, em que se admite a participação de
quaisquer interessados, cadastrados ou não, que satisfaçam as
condições do edital, convocados com a antecedência mínima
prevista na lei, com ampla publicidade pelo órgão oficial e pela
imprensa particular;
Tomada de preços - é a licitação realizada entre interessados
previamente registrados, observada a necessária habilitação,
convocados com a antecedência mínima prevista na lei, por aviso
publicado na imprensa oficial e em jornal particular, contendo as
informações essenciais da licitação e o local onde pode ser obtido
o edital. A nova lei aproximou a tomada de preços da concorrência,
exigindo a publicação do aviso e permitindo o cadastramento até o
terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas;
Convite - é a modalidade de licitação mais simples, destinada
às contratações de pequeno valor, consistindo na solicitação
escrita a pelo menos três interessados do ramo, registrados ou não,
para que apresentem suas propostas no prazo mínimo de cinco dias
úteis. O convite não exige publicação, porque é feito diretamente
aos escolhidos pela Administração através de carta-convite.
a) Quem Está Obrigado A Licitar
União, Estados, Municípios, Distrito Federal, Territórios e
autarquias estão obrigados a licitar, em obediência às pertinentes
leis de licitação, o que é ponto incontroverso. O problema que
se põe é saber se as sociedades de economia mista e empresas
públicas também se sujeitam ao dever de licitar.
b) Inexigibilidade De Licitação
A obrigatoriedade somente não se aplica em determinados
casos descritos a seguir conforme decreto-lei Nº 200 de 25 de
fevereiro de 1967:
Art. 126. As compras, obras e serviços efetuar-se-ão com
estrita observância do princípio da licitação.
§ 1.0. A licitação só será dispensada nos casos previstos nesta lei.
§ 2.0. É dispensável a licitação:
Didatismo e Conhecimento
31
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
A lei nova, porém, determina que cópia do instrumento
convocatório seja afixada em local apropriado, estendendo-se
automaticamente aos demais cadastrados da mesma categoria,
desde que manifestem seu interesse até vinte e quatro horas antes
da apresentação das propostas;
Concurso - é a modalidade de licitação destinada à
escolha de trabalho técnico ou artístico, predominantemente de
criação intelectual. Normalmente, há atribuição de prêmio aos
classificados, mas a lei admite também a oferta de remuneração;
Leilão - é espécie de licitação utilizável na venda de bens
móveis e semoventes e, em casos especiais, também de imóveis.
e) Publicação Dos Editais
Os editais de concorrência, tomada de preços, concurso e
leilão deverão ser publicados com antecedência, no mínimo, por
uma vez no Diário Oficial da União, no Diário Oficial do Estado,
ou em jornal de grande circulação no Estado e também, se houver,
em jornal de circulação no Município, dependendo da estância da
licitação.
f) Limites Das Licitações
O artigo 23 define 3 modalidades de Licitação em função
dos tipos de serviços solicitados, tendo em vista o valor estimado
da contratação. Estes limites foram recentemente alterados pelo
Decreto n. 9.618, publicado no Diário Oficial da União em
28/05/98 com os seguintes valores:
Para Obras e Serviços de Engenharia:
Convite: valores de até R$ 150.000,00
Tomada de Preços: valores de R$ 150.000,00 a R$
1.500.000,00;
Concorrência: valores acima de R$ 1.500.000,00.
Para Compras e Serviços não referidos no tópico anterior:
Convite: valores de até R$ 80.000,00
Tomada de Preços: valores de R$ 80.000,00 a R$ 650.000,00;
Concorrência. : valores acima de R$ 650.000,00.
De quinze dias para:
- Tomada de preços, nos casos não especificados acima;
- Leilão;
De cinco dias úteis para:
- Convite.
i) Procedimento Da Licitação
Apesar dos atos que compõem o procedimento terem, cada
um, finalidade específica, eles têm um objetivo comum: a seleção
da melhor proposta. Este ato derradeiro do procedimento é um ato
unilateral que se inclui dentro do próprio certame, diferentemente
do contrato, que é externo ao procedimento.
“O procedimento da licitação será iniciado com a abertura
de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e
numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta
de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão
juntados oportunamente.”
Da Requisição de Compra deverá constar obrigatoriamente:
Justificativa do pedido, endossada pelo titular do órgão;
Especificação adequada do produto a ser adquirido;
Indicação do recurso próprio a ser onerado, devidamente
confirmado pela Seção de Contabilidade da unidade requisitante;
Atendimento ao princípio de padronização, sempre que
possível for;
Indicação dos fatores a serem considerados e expressamente
declarados no Edital, para fins de julgamento das propostas.
Segundo Hely Lopes Meirelles, esta é a fase interna da
licitação à qual se segue a fase externa, que se desenvolve através
dos seguintes atos, nesta ordem:
1. Edital ou convite de convocação dos interessados;
2. Recebimento da documentação e propostas;
3. Habilitação dos licitantes;
4. Julgamento das propostas (classificação)
5. Adjudicação e homologação.
A modalidade em que todas as fases da licitação se encontram
claramente definidas é a concorrência.
g) Dispensa de Licitação
O Artigo 24 define que a Licitação é dispensável nos seguintes
casos:
Para obras e Serviços de Engenharia: até o valor de 10% do
limite previsto no caso da modalidade Convite (R$ 15.000,00),
desde que não se refiram a parcelas de uma mesma obra ou serviço
ou ainda para obras e serviços da mesma natureza e no mesmo
local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente;
Para Compras e outros Serviços: até o valor de 10% do limite
previsto no caso da modalidade convite (R$ 8.000,00), desde que
não se refiram a parcelas de um mesmo serviço ou compra de
maior vulto que possa ser realizada de uma só vez.
1 - Edital
“É o instrumento pelo qual a Administração leva ao
conhecimento público a abertura de concorrência, de tomada de
preços, de concurso e de leilão, fixa as condições de sua realização
e convoca os interessados para a apresentação de suas propostas.
Como lei interna da licitação, vincula a Administração e os
participantes.
Funções do edital
Segundo a lição de Celso Antônio Bandeira de Mello, o edital:
Dá publicidade à licitação;
Identifica o objeto licitado e delimita o universo das propostas;
Circunscreve o universo dos proponentes;
Estabelece os critérios para análise e avaliação dos proponentes
e das propostas;
Regula atos e termos processuais do procedimento;
Fixa cláusulas do futuro contrato.
h) Prazos Para Publicação Do Edital
O prazo mínimo que deverá mediar entre a última publicação
do edital resumido ou da expedição do convite e o recebimento das
propostas será:
De quarenta e cinco dias para:
- Concurso;
- Concorrência: do tipo “melhor técnica” ou “técnica e preço”,
ou execução por empreitada integral;
De trinta dias para:
- Concorrência, nos casos não especificados acima;
- Tomada de preços, quando a licitação for do tipo “melhor
técnica” ou “técnica e preço”;
Didatismo e Conhecimento
2 - Habilitação
A habilitação, por vezes denominada “qualificação”, é a
fase do procedimento em que se analisa a aptidão dos licitantes.
Entende-se por aptidão a qualificação indispensável para que sua
proposta possa ser objeto de consideração, sendo que o licitante
pode ser habilitado ou não pelo órgão competente.
32
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Obs: Na modalidade de licitação chamada “convite” inexiste
a fase de habilitação. Ela é presumida; é feita a priori pelo próprio
órgão licitante que escolhe e convoca aqueles que julga capacitados
a participar do certame, admitindo, também, eventual interessado,
não convidado, mas cadastrado.
3 - Classificação
“É o ato pelo qual as propostas admitidas são ordenadas em
função das vantagens que oferecem, na conformidade dos critérios
de avaliação estabelecidos no edital”. (Celso A. Bandeira de Mello)
Após se confrontar as ofertas, classificam-se as propostas e
escolhe-se o vencedor , a partir das vantagens que oferecem, na
conformidade dos critérios de avaliação estabelecidos no edital a
quem deverá ser adjudicado o objeto da licitação.”
A classificação se divide em duas fases:
Na primeira, ocorre a abertura dos envelopes “proposta”
entregues pelos participantes do certame.
Os envelopes são abertos em ato público, previamente
designado, do qual se lavrará ata circunstanciada;
Na segunda, há o julgamento das propostas, que deve ser
objetivo e em conformidade com os tipos de licitação.
Critérios de classificação
Existem quatro tipos básicos de licitação (4 critérios básicos
para avaliação das propostas):
Licitação de menor preço - é a mais comum. O critério do
menor preço é , sem dúvida, o mais objetivo. É usual na contratação
de obras singelas, de serviços que dispensam especialização, na
compra de materiais ou gêneros padronizados;
Licitação de melhor técnica - esse critério privilegia a qualidade
do bem, obra ou serviço propostos em função da necessidade
administrativa a ser preenchida. O que a Administração pretende
é a obra, o serviço, o material mais eficiente, ma is durável, mais
adequado aos objetivos a serem atingidos;
Licitação de técnica e preço - neste tipo de licitação,
combinam-se os dois fatores: técnica e preço.
Esse critério pode consistir em que a técnica e preço sejam
avaliados separadamente, de modo a que, após selecionar as
propostas que vierem a alcançar certo índice de qualidade ou de
técnica, o preço será o fator de decisão. Pode-se, ainda atribuir
pesos, ou seja, ponderação aos resultados da parte técnica e
ponderação ao preço, que serão considerados em conjunto;
Licitação de maior lance ou oferta - nos casos de alienação
de bens ou concessão de direito real de uso (art. 45 § 1’ da Lei
8.666/93).
As propostas que estiverem de acordo com o edital serão
classificadas na ordem de preferência, na escolha conforme o tipo
de licitação. Aquelas que não se apresentarem em conformidade
com o instrumento convocatório serão desclassificadas.
Não se pode aceitar proposta que apresente preços unitários
simbólicos, irrisórios ou de valor zero, ainda que o instrumento
convocatório não tenha estabelecido limites mínimos (v. § 3’ do
art. 44 da Lei 8.666/93).
a licitação, que consiste geralmente de um processo
longo e extremamente burocrático com grande quantidade de
documentação. Sua utilização pode se r explicada pela preocupação
de se garantir a ética no que se trata ao uso do dinheiro público.
A licitação visa evitar fraudes e vícios do sistema, por isso
é um processo rígido com pouca flexibilidade o que dificulta o
desenvolvimento de inovações.
Estes fatores vêm a reforçar os argumentos para que geralmente
se compre em grandes quantidades (gerando aumento no custo final
da mercadoria). Na verdade o que realmente deve-se fazer é tomar
a licitação como a restrição do sistema e, por este motivo, deve-se
concentrar esforços e subordinar as outras atividades à restrição
para se otimizar ao máximo o processo, possibilitando a redução
dos estoques. Umas das atividades com enorme relevância neste
sentido é a de planejar rigorosamente a aquisição dos materiais
para que o estoque dos mesmos não termine antes da adjudicação
de um novo lote.
Certamente este método não deve ser adotado pelas empresas
privadas, pois já está garantido o controle do emprego do dinheiro
pelo dono do capital, gozando então do benefício de utilizar
processos mais flexíveis e eficientes, proporcionando menores
custos e melhores resultados à empresa.
ROTINAS DAS ÁREAS
ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA.
Rotina administrativa é formada por vários processos que
acontecem de forma sistemática e que requerem conhecimento
técnico e domínio de tecnologias. Sendo que processo é todo
conjunto de procedimentos com entradas, processamento e
resultados.
Nas rotinas administrativas ocorre que um conjunto
de profissionais executa atividades para se obter resultados,
essas atividades devem estar em conformidade com o nível
de competência dos profissionais, nível de autoridade e
responsabilidades.
Dessa forma, tem-se que administradores e gerentes
possuem competências distintas no processamento das rotinas
administrativas, assim como os profissionais de nível técnico e
de apoio também o possuem.
Portanto, os administradores possuem responsabilidades como
planejamento, direção, controle, supervisão e outras funções que
exigem dos profissionais conhecimento e experiências maiores.
É necessário também distinguir atividades administrativas
das atividades gerenciais, pois as atividades gerenciais constitui
um processo que originará as atividades administrativas, ou seja,
é para apoio gerencial que existem as atividades administrativas.
Deixando mas claro, que as atividades gerenciais têm a função
de identificar estratégias, trabalhar as oportunidades, alocação de
recursos, compartilhamento de objetivos e outros.
A administração, portanto é algo maior e que exige critério
nas atividades gerenciais e rotineiras, de forma ordenada, pois
primeiro é necessário planejar, depois se organiza os recursos,
dirige a informação e a mão de obra de forma eficiente e depois se
controla os resultados alcançados.
j) Conclusão
O processo de compras públicas se assemelha em quase sua
totalidade ao do sistema privado, sendo assim, todas as técnicas de
compras devem ser observadas e sempre que possível aplicadas,
seguindo o que foi visto neste trabalho.
O fator diferencial para compras públicas é o uso do
instrumento para a efetivação da compra:
Didatismo e Conhecimento
33
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Na verdade, a administração é todo conjunto de procedimentos
que consome recursos, que requer organização dos recursos,
planejamento de alocação e avaliação dos resultados obtidos com
esses recursos.
As organizações trabalham com determinados recursos
disponíveis e a partir disso, deve estabelecer e avaliar se os recursos
estão alinhados aos objetivos e estratégias, se os recursos serão de
grande valia para obter objetivos, se os recursos estão ao alcance
da empresa e se não estão, como a empresa pode trabalhar com os
recursos disponíveis sem desistir de seus objetivos e estratégias
traçadas.
Essa problemática acima pertence à capacidade da empresa
dirigir o que possui e buscar algo mais. De forma que o principal
recurso da empresa capaz de transformar recursos em objetivos são
as pessoas. Colocando as pessoas certas para as atividades ideais.
Todo o conjunto de procedimentos acima exige que o
profissional tenha nível superior e saiba lidar com o ambiente
complexo das organizações.
Abaixo teremos algumas rotinas administrativas que são
repetitivas e exige conhecimento técnico dos profissionais.
Para isso, temos algumas ferramentas da qualidade que são de
simples aplicação, mas rendem até uma certificação ISO, se forem
implantadas com sucesso.
Entre as ferramentas da qualidade aplicada aos processos está
a ferramenta 5´s. O 5´s surgiram de uma filosofia japonesa e se
solidificou no meio empresarial como ferramenta da qualidade
aplicada aos processos e útil para estruturar, desenhar e evitar
desperdícios com maior economia de recursos e tempo. O ideal é
que toda a equipe esteja integrada em um trabalho de organização,
arrumação, utilização, limpeza, padronização e disciplina.
-Organização: organizar poupa tempo e faz com que as
atividades sejam desenvolvidas sem atrapalho. Organizar materiais
pela frequência de uso elimina retrabalhos e tempo gasto com a
distribuição de materiais para as atividades frequentes e segurança
contra acidentes ou perda de materiais.
-Identificar: o trabalho de identificar materiais por categorias
poupa o tempo de procurar o material e acabar perdendo o tempo.
-Utilização: o senso de utilização é também ligado á
organização e realiza-se o trabalho de separar o material de uso
eventual e material necessário ás atividades menos constantes,
evitando que fiquem espalhados pelo chão material sem uso
imediato.
-Limpeza: a limpeza é útil para manter o ambiente com uma
aparência limpa, organizada e com maior segurança. Criar meios
para manter o ambiente limpo, organizado e sempre arrumado é
também uma medida para que os colaboradores poupem tempo
e trabalho de organizarem e limparem tudo de novo, quando
deveriam estar concentrados em outras tarefas.
Técnicas nas rotinas administrativas
As funções básicas de uma empresa são a função comercial, a
função técnica, financeira e de contabilidade.
Algumas técnicas administrativas são a construção de
organogramas, que identifique os departamentos da empresa e os
níveis de hierarquia.
Outros documentos referentes às técnicas administrativas são
o manual de rotina e regulamento interno.
Nos manuais de rotina estão descritos quais as normas
necessárias para execução de atividades específicas.
Já o regulamento ou regimento interno é um documento com
um conjunto de diretrizes que definem a estrutura organizacional e
as políticas da empresa.
Outros documentos que auxiliam as atividades administrativas
são os relatórios que devem expor fatos e ocorrências para
esclarecimento, dúvidas ou informação de problemas e outros
documentos propostos para informações do interesse de um quadro
de colaboradores são documentos como a CI (circular interna) e o
ofício.
-Padronizar: padronizar é uma solução para manter uma
rotina de organização, de limpeza e de eliminação de desperdícios,
sendo que a padronização pode auxiliar o trabalho e orientar a
equipe para a realização das atividades.
E por fim, para manter a limpeza, a organização e a
padronização nas rotinas administrativas deve-se manter o senso
de disciplina, portanto é necessário que o programa 5´s tenha a
adesão e participação com o comprometimento de todos.
Administração Financeira
Qualidade nas rotinas administrativas
Como vimos a atividade administrativa são compostos
de vários processos, processos primários, processos de apoio
e processos finalísticos que são os processos que definem a
atividade fim da empresa.
Os processos, portanto são fundamentais para que as empresas
atinjam seus objetivos e tenham sucesso. Para que tenha um
funcionamento eficiente, a empresa deve estruturar e organizar
seus processos e sempre que necessário trabalhar a melhoria de
processos.
A qualidade nos processos administrativos requer métodos,
técnicas, normas e até inovações.
Os métodos são utilizados para que as ações nos processos
sejam realizadas e atinjam os objetivos propostos.
Já os objetivos nos processos deve ser sempre o valor agregado
e por isso, exige-se qualidade total em todos os processos, para isso
faz-se necessário a implantação de metodologias e ferramentas da
qualidade para que as organizações atinjam objetivos, conquiste o
cliente e se torne competitiva mesmo em longo prazo.
Didatismo e Conhecimento
Uma das principais funções da administração financeira
é proporcionar o máximo de rentabilidade em relação ao
investimento feito em uma organização, ou seja, utilizando-se de
ferramentas e dados que permitam uma melhor gestão de recursos
que, em grande parte das vezes, são escassos.
Falar em administração financeira é falar de uma série de
princípios econômicos e financeiros que permitem maximizar
valores investidos, gerando riqueza que pode ser percebida pelo
lucro obtido ou pelo patrimônio acumulado.
Trabalhar com conceitos como Perspectiva de longo prazo,
Valor do dinheiro no tempo, Retorno do capital próprio, Risco
compatível com o retorno, Política de dividendos são inerentes
à função do gestor financeiro, para isso, dois princípios básicos
se tornam indispensáveis: o emprego das informações contábeis,
onde através dessas é possível avaliar a real situação econômica da
organização e a partir daí verificar e avaliar decisões anteriores que
foram tomadas, permite também alterar o rumo quando constata34
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
se algo que não se enquadre ao que era desejado e para isso novas
decisões precisam ser tomadas e também analisar e desenvolver
planos operacionais e de investimentos em relação aos objetivos
apontados. O segundo principio é o conhecimento das áreas de
decisões financeiras, que podem ser decisões de investimento,
decisões de financiamento e por ultimo, decisões relativas à
destinação do lucro.
O gestor financeiro enfatiza o fluxo de caixa, de forma que
alcance a solvência da organização, através de fluxo de caixa
que supra as obrigações e ao mesmo tempo adquira ativos que
permitam o cumprimento dos objetivos, isso através do regime de
caixa.
Quanto á estrutura organizacional mais indicada para o
setor financeiro, ressaltamos que não há uma modelo padrão, é
necessário que cada organização busque a estrutura que melhor
se encaixe em seu cenário, no entanto, alguns princípios de
organização são impreterivelmente aplicáveis, independentemente
do caso ou da estrutura adotada, entre eles, uma linha objetiva,
clara e transparente de autoridade e responsabilidades, permitindo
uma autonomia de ação e funcionamento. Via de regra, o setor
financeiro atua em conjunto e em conformidade com funções
consideradas mais importantes para a organização, tais como,
planejamento, orçamento, custos, tesouraria, contabilidade,
controle e avaliação, todavia, isso não elimina a atenção a fatores
como porte da organização, recursos que essa dispõe, controles,
cultura organizacional, enfim, temos aqui uma estrutura complexa
que requer o máximo de atenção e controle por parte dos gestores
financeiros.
Outros dois conceitos muito importantes para destacarmos
ao falarmos de ADM financeira é a liquidez e a rentabilidade.
Por liquidez entendemos a capacidade da empresa em honrar
seus compromissos, sejam eles de curto, médio ou longo prazo,
dentro dos vencimentos previstos e ainda contar com uma reserva
para possíveis ocorrências eventuais. Não conseguir honrar esses
compromissos pode levar uma organização à sua derrocada, ou
seja, a sua falência, por isso que manter a liquidez é de longe a
maior preocupação do gestor financeiro, pois é ela que permite a
continuidade e a permanência da organização no mercado.
Já a rentabilidade é o resultado positivo alcançado pela
organização frente ao que nessa foi investido, ou seja, toda
organização se orienta para obtenção de lucros, quanto maior for
o êxito nessa obtenção, maior a rentabilidade alcançada. Logo,
quando falamos em rentabilidade, estamos falando em uma
ferramenta que permite medir e avaliar os lucros da organização
em relação ao seu nível de vendas, ativos ou volume de capital
investido pelos acionistas.
Enfim, após esses conceitos podemos concluir que a liquidez
está diretamente relacionada com todo o processo e atividades de
caixa, ao ponto que a rentabilidade esta relacionada com a geração
de lucros e seu direcionamento.
Didatismo e Conhecimento
ORGANISMOS E AUTARQUIAS PÚBLICAS.
1. AUTARQUIAS E SUAS CARACTERÍSTICAS
A doutrina aponta referências ao termo entidades autárquicas
no Brasil datadas de 1861, coma instituição da Caixa Econômica
Federal, antes mesmo de previsão legal ou de conceituação doutrinária.
Autarquias são entes administrativos autônomos, criados por
lei específica, com personalidade jurídica de Direito Público interno, patrimônio próprio e atribuições estatais específicas. O decreto
Lei 200/1967, em seu art. 5º, I, assim define autarquia: “Serviço
autônomo, criado por lei, com personalidade jurídica, patrimônio e receita próprios, para executar atividades típicas da
administração Pública, que requeiram, para seu melhor funcionamento, gestão administrativa e financeira descentralizada.” Segundo Maria Sylvia Di Pietro (2006. p. 422) não constava a
natureza jurídica de direito público neste conceito porque a Constituição de 1967 atribuía aos entes autárquicos natureza privada,
erro corrigido pela emenda constitucional No.1, de 1969.
Outra crítica levantada ao conceito legal é quanto à referência
ao exercício de atividades típicas da Administração Pública. Nessa
linha, devemos reproduzir a opinião de Di Pietro:
“Além disso, se a falha existe, não é propriamente no conceito
do Decreto-Lei no 200, mas na escolha da entidade autárquica para
o exercício de atividades em que ela não se revela como a forma
mais adequada”
Nos dizeres de Hely Lopes Meirelles (2002, p.325) “São entes autônomos, mas não são autonomias”. Inconfundível é autonomia com autarquia: aquela legisla para si; esta administra-se
a si própria, segundo as leis editadas pela entidade que a criou.
Em verdade, há capacidade de auto administração, com diferenças
acentuadas das pessoas jurídicas públicas políticas, como a União
e os Estados, na medida em que estas têm o poder de criar o próprio direito dentro de um âmbito de ação fixado pela Constituição
Federal.
Segundo o mesmo autor, conceito de autarquia é meramente
administrativo enquanto o de autonomia é precipuamente político.
Daí estarem as autarquias sujeitas ao controle da entidade estatal a
que pertencem, enquanto as autonomias permanecem livres desse
controle e só adstritas à atuação política das entidades maiores a
que se vinculam, como ocorre com os Municípios brasileiros, em
relação aos Estados-membros e à União. Ou seja, podemos afirmar não haver, até por expressa vedação constitucional, qualquer
controle exercido por algum ente federativo sob os demais, com as
respectivas contribuições e atribuições expressamente dispostas.
A autarquia é forma de descentralização administrativa, através da personificação de um serviço retirado da Administração
centralizada. Por essa razão, à autarquia só deve ser outorgado
serviço público típico, e não atividades industriais ou econômicas,
ainda que de interesse coletivo. Para estas, a solução correta é a
delegação a organizações particulares ou a entidades paraestatais
como a empresa pública, sociedade de economia mista e outras.
Por isso, importa distinguir autarquia de entidade paraestatal. Assim vemos que a instituição originariamente da Caixa Econômica
Federal como autarquia é equivocado, já que não seria atividade
típica da Administração Pública.
35
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
É por isso que Carvalho Filho afirma (2007, p. 424) “ o legislador teve o escopo de atribuir às autarquias a execução de
serviços públicos de natureza social e de atividades administrativas, com a exclusão dos serviços e atividades de cunho econômico e mercantil”.
Nesse diapasão, autarquia é pessoa jurídica de Direito Público, com função pública própria e típica, outorgada pelo Estado,
sendo então titular de direitos e obrigações distintos daqueles pertencentes ao ente que a instituiu. A autarquia integra o organismo
estatal, estando dentro do Estado explicando por que os privilégios administrativos do Estado se transmitem natural e institucionalmente às autarquias, sem beneficiar por exemplo as entidades
paraestatais. Cabe ressaltar que a personalidade da autarquia, por
ser de Direito Público, nasce com a lei que a institui, independentemente de registro.
A doutrina moderna é concorde no assinalar as características
das entidades autárquicas, ou seja, a sua criação por lei específica
com personalidade de Direito Público, patrimônio próprio, capacidade de auto-administração sob controle estatal e desempenho
de atribuições públicas típicas. Sem a conjunção desses elementos
não há autarquia. Pode haver ente paraestatal, com maior ou menor delegação do Estado, para a realização de obras, atividades ou
serviços de interesse coletivo. Não, porém, autarquia.
A autarquia não age por delegação; age por direito próprio e
com autoridade pública, na medida da parcela de direito que lhe
foi outorgado pela lei que a criou. Como pessoa jurídica de Direito
Público Interno, a autarquia traz ínsita, para a consecução de seus
fins, uma parcela do poder estatal que lhe deu vida. Segundo Hely
Lopes Meirelles (2002, p.327) “Sendo um ente autônomo, não
há subordinação hierárquica da autarquia para com a entidade estatal a que pertence, porque, se isto ocorresse, anularia
seu caráter autárquico”. O que há é mera vinculação à entidade-matriz, que, por isso, passa a exercer um controle legal, expresso no poder de correção finalística do serviço autárquico. Aí uma
característica marcante das autarquias, que pode ser expresso na
ausência de qualquer controle hierárquico sob as mesmas, apenas
com possibilidade de controle com relação à probidade administrativa em geral e à consecução dos fins colimados.
Nessa linha, Leonardo José Carneiro da Cunha (2008, p. 15)
fala na conceituação das autarquias e das fundações públicas, ao
lado dos entes autônomos, como espécies do gênero maior Fazenda Pública. Vejamos o que diz o renomado autor:
“Na verdade, a expressão Fazenda Pública representa a personificação do Estado, abrangendo as pessoas jurídicas de direito público. No processo em que haja a presença de uma pessoa
jurídica de direito público, esta pode ser designada, genericamente, de Fazenda Pública.[...]
A expressão Fazenda Pública é utilizada para designar as
pessoas jurídicas de direito público que figurem em ações judiciais, mesmo que a demanda não verse sobre matéria estritamente fiscal ou financeira”
Embora identificada com o Estado, a autarquia não é entidade estatal, sendo simples desmembramento administrativo do
Poder Público. E, assim sendo, pode diversificar-se das repartições públicas para adaptar-se às exigências específicas dos serviços que lhe são cometidos. Para tanto, assume as mais variadas
formas e rege-se por estatutos peculiares à sua destinação. Essa
necessidade de adaptação dos meios aos fins é que justifica a
criação de autarquias, com estrutura adequada à prestação de determinados serviços públicos especializados.
As autarquias brasileiras nascem com os privilégios administrativos da entidade estatal que as institui, auferindo também
as vantagens tributárias e as prerrogativas processuais da Fazenda Pública, além dos que lhe forem outorgados por lei especial,
como necessários ao bom desempenho das atribuições da instituição.
Os privilégios das autarquias em geral são os seguintes:
imunidade de impostos sobre seu patrimônio, renda e serviços
vinculados às suas finalidades essenciais ou delas decorrentes,
previstos na Constituição Federal em seu art. 150, § 2º; prescrição qüinqüenal de suas dívidas passivas, conforme Decreto-lei 4.597/42; execução fiscal de seus créditos inscritos, Lei nº
6830/1983; ação regressiva contra seus servidores culpados por
danos a terceiros CF, art. 37, § 6º; impenhorabilidade de seus
bens e rendas CF, art. 100 e parágrafos e outras.
Entre as autarquias deve ser observada a mesma precedência
federal, estadual ou municipal caso concorram seus interesses
sobre o mesmo objeto, mas entre autarquias e entidades estatais
hão de prevalecer sempre as prerrogativas destas sobre as daquelas, por superior na ordem constitucional a posição das entidades
político-administrativas, União, Estados-membros e Municípios,
em relação à das entidades meramente administrativas, ou seja,
as autarquias. Essa realidade jurídica impede que qualquer autarquia dispute preferência com as entidades estatais ou a elas se
sobreponha em direitos e vantagens, ainda que o ente autárquico
pertença a uma esfera estatal de grau superior.
2. PRIVILÉGIOS GARANTIDOS AOS ENTES AUTÁRQUICOS
A autarquia, sendo um prolongamento do Poder Público, deve
executar serviços próprios do Estado, em condições idênticas às
do Estado, com os mesmos privilégios da Administração-matriz
e passíveis dos mesmos controles dos atos administrativos. Hely
Lopes Meirelles assim destaca (2002, p.326) “O que diversifica a
autarquia do Estado são os métodos operacionais de seus serviços, mais especializados e mais flexíveis que os da Administração centralizada.” Em verdade, o Estado de Direito com o passar
dos anos cada vez mais participa da vida do cidadão, necessitando
cada vez mais de estruturas especializadas e funcionais para cumprir o que se propõe, justificando assim a criação das autarquias,
para a melhor consecução de seus próprios objetivos.
É vetusta a idéia de que o todo vem antes das partes, remontando a Aristóteles o primado do público, resultando na contraposição do interesse coletivo ao interesse individual e na necessária
subordinação, até a eventual supressão, do segundo ao primeiro,
bem como na irredutibilidade do bem comum à soma dos bens
individuais.
Didatismo e Conhecimento
3. INSTITUIÇÃO E MECANISMOS DE CONTROLE
Antes de analisarmos a forma de instituição e os mecanismos de controle das autarquias, vejamos o conceito atribuído por
Di Pietro:
“[...] pode-se conceituar a autarquia como a pessoa jurídica
de direito público, criado por lei, com capacidade de auto-administração, para o desempenho de serviço público descentralizado,
mediante controle administrativo exercido nos limites da lei”
36
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
A instituição das autarquias, ou seja, sua criação por lei
específica, conforme previsão do art. 37, XIX da Constituição
Federal, mas a organização se opera por decreto, que aprova o
regulamento ou estatuto da entidade, e daí por diante sua implantação se completa por atos da diretoria, na forma regulamentar ou
estatutária, independentemente de quaisquer registros públicos.
O patrimônio inicial das autarquias é formado com a transferência de bens móveis e imóveis da entidade matriz, os quais se
incorporam ao ativo da nova pessoa jurídica. A transferência de
imóveis ou é feita diretamente pela lei instituidora, caso em que
dispensa transcrição, ou a lei apenas autoriza a incorporação, a
qual se efetivará por termo administrativo ou por escritura pública,
para a necessária transcrição no registro imobiliário competente. O
que não se admite é a transferência de bens imóveis por decreto ou
qualquer outro ato administrativo unilateral.
Os bens e rendas das autarquias são considerados patrimônio
público, mas com destinação especial e administração própria da
entidade a que foram incorporados, para realização dos objetivos
legais e estatutários. Daí por que podem ser utilizados, onerados
e alienados, para os fins da instituição, na forma regulamentar ou
estatutária, independentemente de autorização legislativa especial,
porque essa autorização está implícita na lei que a criou e outorgou-lhe os serviços com os conseqüentes poderes para bem executá-los. Por essa razão, os atos lesivos ao patrimônio autárquico são
passíveis de anulação por ação popular, prevista na Lei 4.717/65,
art. 1º. Por idêntico motivo, extinguindo-se a autarquia, todo o seu
patrimônio reincorpora-se no da entidade estatal que a criou.
O orçamento das autarquias é formalmente idêntico ao das
entidades estatais, com as peculiaridades indicadas nos arts. 107
a 110 da Lei 4.320/64 e adequação ao disposto no art. 165, § 5º,
da CF.
Os dirigentes das autarquias são investidos nos respectivos
cargos na forma que a lei ou seu estatuto estabelecer. Os seus atos
equiparam-se aos atos administrativos e, por isso, devem observar
os mesmos requisitos para sua expedição, com atendimento específico das normas regulamentares e estatutárias da instituição,
sujeitando-se aos controles internos e ao exame de legalidade pelo
Judiciário, pelas vias comuns, expostos nas ações ordinárias ou
especiais , como mandado de segurança e ação popular.
Os contratos das autarquias estão sujeitos a licitação por expressa determinação do art. 1º da Lei nº. 8666/1993 e do art. 37,
XXI, da CF, sendo nulos os que não a realizarem ou fraudarem o
procedimento licitatório, conforme a Lei nº 4.717/65.
O pessoal das autarquias está sujeito ao regime jurídico único
da entidade-matriz, como dispõe o art. 39, caput, da CF. As proibições de acumulação remunerada de cargos, empregos e funções
atingem também os servidores das autarquias, nos expressos termos dos incs. XVI e XVII do art. 37 da CF. Por outro lado, para
efeitos criminais, os servidores e dirigentes de autarquias igualam-se a funcionários públicos, na terminologia dessa norma, que
ainda se refere a “funcionários públicos” quando, hoje, são todos
“servidores públicos”. Para as sanções decorrentes de atos de improbidade administrativa, são agentes públicos, por indicação da
Lei 8.429/92.
Em razão de cautelar julgada procedente na ADI 2135, em
face da inconstitucionalidade formal do art. 39 alterado pela EC
19/98, as pessoas jurídicas de direito público da administração pública direta e indireta somente poderão adotar o regime jurídico
único de pessoal, que segundo a maioria da doutrina, implica em
Didatismo e Conhecimento
dizer que dentro da mesma esfera, todos os entes devem adotar o
mesmo regime, seja ele estatuário ou celetista. Vale ressaltar que
a emenda mencionada previa a possibilidade de regime múltiplo,
isto é, celetista ou estatutário, sendo que uma vez adotado este
último, não poderia ser convertido no primeiro. Importante trazer
a lume, mesmo ainda não tendo sido o mérito julgado, referido
julgado do STF:
“MEDIDA CAUTELAR EM AÇÃO DIRETA DE INCONSTITUCIONALIDADE. PODER CONSTITUINTE REFORMADOR. PROCESSO LEGISLATIVO. EMENDA CONSTITUCIONAL 19, DE 04.06.1998. ART. 39, CAPUT, DA CONSTITUIÇÃO
FEDERAL. SERVIDORES PÚBLICOS. REGIME JURÍDICO
ÚNICO. PROPOSTA DE IMPLEMENTAÇÃO, DURANTE A
ATIVIDADE CONSTITUINTE DERIVADA, DA FIGURA DO
CONTRATO DE EMPREGO PÚBLICO. INOVAÇÃO QUE NÃO
OBTEVE A APROVAÇÃO DA MAIORIA DE TRÊS QUINTOS
DOS MEMBROS DA CÂMARA DOS DEPUTADOS QUANDO
DA APRECIAÇÃO, EM PRIMEIRO TURNO, DO DESTAQUE
PARA VOTAÇÃO EM SEPARADO (DVS) Nº 9. SUBSTITUIÇÃO, NA ELABORAÇÃO DA PROPOSTA LEVADA A SEGUNDO TURNO, DA REDAÇÃO ORIGINAL DO CAPUT DO
ART. 39 PELO TEXTO INICIALMENTE PREVISTO PARA O
PARÁGRAFO 2º DO MESMO DISPOSITIVO, NOS TERMOS
DO SUBSTITUTIVO APROVADO. SUPRESSÃO, DO TEXTO
CONSTITUCIONAL, DA EXPRESSA MENÇÃO AO SISTEMA DE REGIME JURÍDICO ÚNICO DOS SERVIDORES DA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. RECONHECIMENTO, PELA
MAIORIA DO PLENÁRIO DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL, DA PLAUSIBILIDADE DA ALEGAÇÃO DE VÍCIO
FORMAL POR OFENSA AO ART. 60, § 2º, DA CONSTITUIÇÃO FEDERAL. RELEVÂNCIA JURÍDICA DAS DEMAIS
ALEGAÇÕES DE INCONSTITUCIONALIDADE FORMAL E
MATERIAL REJEITADA POR UNANIMIDADE. 1. A matéria
votada em destaque na Câmara dos Deputados no DVS nº 9 não
foi aprovada em primeiro turno, pois obteve apenas 298 votos e
não os 308 necessários. Manteve-se, assim, o então vigente caput
do art. 39, que tratava do regime jurídico único, incompatível com
a figura do emprego público. 2. O deslocamento do texto do § 2º
do art. 39, nos termos do substitutivo aprovado, para o caput desse
mesmo dispositivo representou, assim, uma tentativa de superar
a não aprovação do DVS nº 9 e evitar a permanência do regime
jurídico único previsto na redação original suprimida, circunstância que permitiu a implementação do contrato de emprego público
ainda que à revelia da regra constitucional que exige o quorum
de três quintos para aprovação de qualquer mudança constitucional. 3. Pedido de medida cautelar deferido, dessa forma, quanto
ao caput do art. 39 da Constituição Federal, ressalvando-se, em
decorrência dos efeitos ex nunc da decisão, a subsistência, até o
julgamento definitivo da ação, da validade dos atos anteriormente
praticados com base em legislações eventualmente editadas durante a vigência do dispositivo ora suspenso. 4. Ação direta julgada
prejudicada quanto ao art. 26 da EC 19/98, pelo exaurimento do
prazo estipulado para sua vigência. 5. Vícios formais e materiais
dos demais dispositivos constitucionais impugnados, todos oriundos da EC 19/98, aparentemente inexistentes ante a constatação
de que as mudanças de redação promovidas no curso do processo
legislativo não alteraram substancialmente o sentido das proposições ao final aprovadas e de que não há direito adquirido à manutenção de regime jurídico anterior. 6. Pedido de medida cautelar
parcialmente deferido”.
37
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
O inegável é que a autonomia administrativa da autarquia é
um direito subjetivo público, oponível ao próprio Estado quando
o infrinja. Diante disto, o controle autárquico só é admissível nos
estritos limites e para os fins que a lei o estabelecer.
Entre nós, o controle das autarquias realiza-se na tríplice linha política, administrativa e financeira, mas todos esses controles
adstritos aos termos da lei que os estabelece. O controle político
normalmente se faz pela nomeação de seus dirigentes pelo Executivo; o controle administrativo se exerce através da supervisão
ministerial ou de órgão equivalente no âmbito estadual e municipal, bem como por meio de recursos administrativos internos e
externos, na forma regulamentar; o controle financeiro opera nos
moldes da Administração direta, inclusive prestação de contas ao
tribunal competente, por expressa determinação constitucional.
O afastamento dos dirigentes de autarquia é admissível nos
casos regulamentares ou, na omissão, quando sua conduta configurar infração penal, ilícito administrativo previsto para os servidores públicos ou desmandos na Administração, mas, ainda aqui, a
intervenção estatal deve ser acompanhada de processo adequado à
apuração das responsabilidades funcionais.
Pela Lei n. 8.429, de 02/06/92, a posse e o exercício de agente público autárquico, de fundação pública e de paraestatal ficam
condicionados à apresentação de declaração de bens, a fim de ser
arquivada no Serviço de Pessoal competente
Energia Nuclear (Lei 4.118/62), a Universidade de São Paulo (Dec.-lei 13.855/44 e Decs. 52.326/69 e 52.906/72), dentre outras que ostentam características próprias na sua organização, direção, operacionalidade e gestão de seus bens e serviços.”
Mas segundo Di Pietro (2006, pág. 425) “esse tipo de classificação carece de relevância, tendo em vista que o tipo de atividade
não altera o regime jurídico”.
Concordamos com a referida autora, tendo em vista que o fato
de serem autarquias de regime especial, de previdência ou assistência, profissionais ou corporativas em nada altera o regime jurídico e
a organização destas entidades. O que acontece é que o art. 58 da Lei
9649/98, que impunha personalidade jurídica de direito privada às
ordens e conselhos profissionais, fora declarado inconstitucional pelo
Supremo Tribunal Federal, já que o referido entendeu que atividades
típicas do Estado não podem ser objeto de delegação a entidades privadas que não guardem nenhuma espécie de vinculação com o Poder
Público. Dessa forma, tornam-se meras classificações doutrinárias as
referentes a atividade das autarquias, por deterem pouca influência
prática em seus regimes. Nesse sentido, a ADI 1717 do STF:
“EMENTA: DIREITO CONSTITUCIONAL E ADMINISTRATIVO. AÇÃO DIRETA DE INCONSTITUCIONALIDADE
DO ART. 58 E SEUS PARÁGRAFOS DA LEI FEDERAL Nº 9.649,
DE 27.05.1998, QUE TRATAM DOS SERVIÇOS DE FISCALIZAÇÃO DE PROFISSÕES REGULAMENTADAS. 1. Estando
prejudicada a Ação, quanto ao § 3º do art. 58 da Lei nº 9.649, de
27.05.1998, como já decidiu o Plenário, quando apreciou o pedido de
medida cautelar, a Ação Direta é julgada procedente, quanto ao mais,
declarando-se a inconstitucionalidade do “caput” e dos § 1º, 2º, 4º, 5º,
6º, 7º e 8º do mesmo art. 58. 2. Isso porque a interpretação conjugada
dos artigos 5°, XIII, 22, XVI, 21, XXIV, 70, parágrafo único, 149 e
175 da Constituição Federal, leva à conclusão, no sentido da indelegabilidade, a uma entidade privada, de atividade típica de Estado, que
abrange até poder de polícia, de tributar e de punir, no que concerne
ao exercício de atividades profissionais regulamentadas, como ocorre
com os dispositivos impugnados. 3. Decisão unânime”.
Não obstante esse julgamento, com todo o reflexo que causou
nas referidas corporações, como a necessidade de contratação por
concurso público, as prerrogativas processuais, como por exemplo
a cobrança de suas mensalidades pelo rito da Lei de Execução Fiscal, o Supremo Tribunal Federal considerou a OAB – Ordem dos
Advogados do Brasil – como entidade sui generis na organização da
Administração Pública Brasileira, logo não compõe a Administração
Pública, e sendo assim, por não ser pessoa jurídica de direito público, a anuidade da OAB não é tributo; não se sujeita a controle dos
TCs; contra os inadimplentes não cabe execução fiscal; não observa a
Lei de contabilidade pública e não exige a contratação de pessoal por
meio de concurso público. Importante, então, transcrever o referido
julgado pelo STF:
EMENTA: AÇÃO DIRETA DE INCONSTITUCIONALIDADE. § 1º DO ARTIGO 79 DA LEI N. 8.906, 2ª PARTE. “SERVIDORES” DA ORDEM DOS ADVOGADOS DO BRASIL. PRECEITO
QUE POSSIBILITA A OPÇÃO PELO REGIME CELESTISTA.
COMPENSAÇÃO PELA ESCOLHA DO REGIME JURÍDICO NO
MOMENTO DA APOSENTADORIA. INDENIZAÇÃO. IMPOSIÇÃO DOS DITAMES INERENTES À ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DIRETA E INDIRETA. CONCURSO PÚBLICO (ART. 37,
II DA CONSTITUIÇÃO DO BRASIL). INEXIGÊNCIA DE CONCURSO PÚBLICO PARA A ADMISSÃO DOS CONTRATADOS PELA OAB. AUTARQUIAS ESPECIAIS E AGÊNCIAS.
CARÁTER JURÍDICO DA OAB. ENTIDADE PRESTADORA
4. CLASSIFICAÇÃO
Muitos são os critérios apontados na doutrina, mas faremos
referências à três das mais comuns, que dividem as autarquias considerando o tipo de atividade, a capacidade administrativa e a estrutura. Eventualmente, devemos ressaltar a classificação oriunda
do órgão instituidor da autarquia, federal, estadual ou municipal.
4.1 Quanto ao tipo de atividade
- econômicas, destinadas ao controle e incentivo à produção,
circulação e consumo de certas mercadorias, como o Instituto do
Açúcar e do Álcool;
- de crédito e industriais, que hoje estão em desuso, tendo
em vista a transformação destas em empresas públicas, como por
exemplo as Caixas Econômicas;
- de previdência e Assistência, destinadas a realização das atividades de seguridade social, como o INSS e o IPESP;
- as profissionais ou corporativas, que fiscalizam o exercício
das profissões, como os órgãos regulamentadores profissionais;
- as culturais ou de ensino, em que se incluem as Universidades.
Aqui devemos ressaltar a divergência doutrinária instaurada
com relação as autarquias profissionais ou corporativas. Hely Lopes Meirelles (2002, pág. 333) aponta a existência de autarquias
de regime especial, expostas nesta categoria as autarquias profissionais ou coorporativas e as agências reguladoras e executivas.
Segundo Hely Lopes Meirelles:
“O que posiciona a autarquia como de regime especial são as
regalias que a lei criadora lhe confere para o pleno desempenho
de suas finalidades específicas, observadas as restrições constitucionais. Assim, são consideradas autarquias de regime especial o
Banco Central do Brasil (Lei 4.595/64), a Comissão Nacional de
Didatismo e Conhecimento
38
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
DE SERVIÇO PÚBLICO INDEPENDENTE. CATEGORIA
ÍMPAR NO ELENCO DAS PERSONALIDADES JURÍDICAS
EXISTENTES NO DIREITO BRASILEIRO. AUTONOMIA E
INDEPENDÊNCIA DA ENTIDADE. PRINCÍPIO DA MORALIDADE. VIOLAÇÃO DO ARTIGO 37, CAPUT, DA CONSTITUIÇÃO DO BRASIL. NÃO OCORRÊNCIA. 1. A Lei n. 8.906,
artigo 79, § 1º, possibilitou aos “servidores” da OAB, cujo regime
outrora era estatutário, a opção pelo regime celetista. Compensação pela escolha: indenização a ser paga à época da aposentadoria. 2. Não procede a alegação de que a OAB sujeita-se aos
ditames impostos à Administração Pública Direta e Indireta. 3. A
OAB não é uma entidade da Administração Indireta da União.
A Ordem é um serviço público independente, categoria ímpar no
elenco das personalidades jurídicas existentes no direito brasileiro. 4. A OAB não está incluída na categoria na qual se inserem
essas que se tem referido como “autarquias especiais” para pretender-se afirmar equivocada independência das hoje chamadas
“agências”. 5. Por não consubstanciar uma entidade da Administração Indireta, a OAB não está sujeita a controle da Administração, nem a qualquer das suas partes está vinculada. Essa
não-vinculação é formal e materialmente necessária. 6. A OAB
ocupa-se de atividades atinentes aos advogados, que exercem função constitucionalmente privilegiada, na medida em que são indispensáveis à administração da Justiça [artigo 133 da CB/88]. É
entidade cuja finalidade é afeita a atribuições, interesses e seleção
de advogados. Não há ordem de relação ou dependência entre a
OAB e qualquer órgão público. 7. A Ordem dos Advogados do
Brasil, cujas características são autonomia e independência, não
pode ser tida como congênere dos demais órgãos de fiscalização
profissional. A OAB não está voltada exclusivamente a finalidades
corporativas. Possui finalidade institucional. 8. Embora decorra
de determinação legal, o regime estatutário imposto aos empregados da OAB não é compatível com a entidade, que é autônoma e
independente. 9. Improcede o pedido do requerente no sentido de
que se dê interpretação conforme o artigo 37, inciso II, da Constituição do Brasil ao caput do artigo 79 da Lei n. 8.906, que determina a aplicação do regime trabalhista aos servidores da OAB.
10. Incabível a exigência de concurso público para admissão dos
contratados sob o regime trabalhista pela OAB. 11. Princípio da
moralidade. Ética da legalidade e moralidade. Confinamento do
princípio da moralidade ao âmbito da ética da legalidade, que
não pode ser ultrapassada, sob pena de dissolução do próprio sistema. Desvio de poder ou de finalidade. 12. Julgo improcedente o
pedido.” (GRIFEI)
Quanto à capacidade administrativa, a doutrina distingue a
geográfica ou territorial e a de serviço ou institucional. A primeira
exerce múltiplas atividades no âmbito do seu território, com funções típicas daquele ente que as instituiu, sem claro a autonomia
daqueles. Temos como exemplo a autarquia do Balneário Cassino
na cidade do Rio Grande, com atribuições específicas do município de Rio Grande. Na verdade, a autarquia do Balneário Cassino
exerce todas as funções administrativas do município de Rio Grande no referido balneário. Já as autarquias de serviço tem capacidade específica, limitada a determinado serviço que lhes é atribuído
por lei, como o INSS.
Quanto a estrutura, há a subdivisão em fundacionais e corporativas, baseadas na distinção contida no Código Civil referentes
às duas modalidades de pessoas jurídicas privadas: associação e
sociedade de um lado, e fundações de outro.
Didatismo e Conhecimento
NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA.
A origem do termo “administração” vem do latim
administratione, que significa direção, gerência. A palavra
“administração” é um sinônimo da palavra “gestão”.
Administração é a ciência social que estuda de forma
sistemática as práticas usadas para administrar, ou seja, administrar
é o ato de planejar, organizar, dirigir e controlar pessoas e recursos
para o alcance de metas pré-estabelecidas.
A história da administração é marcada por três eventos
importantes:
O desenvolvimento da agricultura;
A Revolução Industrial;
A Era da informação, com o advento da internet.
Com o advento da agricultura, o homem passou a fixar
residência, formando as primeiras concentrações urbanas. Esse
foi realmente, um evento importante, pois as antigas civilizações
tiveram que encontrar meios para organizar seus rebanhos,
colheitas, propriedades, religião, exército, política, economia. Na
evolução histórica da administração, a Igreja Católica Romana e as
Organizações Militares se destacam na arte de administrar. A igreja
foi uma organização formal e eficiente, ainda atuante, tendo tido
grande influência na história da civilização ocidental. Através dos
séculos promoveu seus objetivos, com eficácia, utilizando técnicas
organizacionais e administrativas, e espalhando-se pelo mundo e
exercendo influência sobre o comportamento pessoal de seus fiéis.
Já as organizações militares evoluíram das ordens dos
cavaleiros medievais, aos exércitos mercenários dos séculos XVII
e XVIII até os tempos modernos com uma hierarquia de poder
rígida e adoção de princípios e práticas administrativas comuns
a todas as empresas da atualidade. Mostrando a força de suas
estratégias em suas conquistas territoriais.
Outro acontecimento importante foi a Revolução industrial,
com inicio na Inglaterra, com a invenção da máquina a vapor
por James Watt, em 1776. A figura do artesão, que produzia
manualmente peças únicas e personalizadas, cedeu especo para as
máquinas e a produção em massa. O processo de industrialização
espalhou-se rapidamente pela Europa e Estados Unidos. A
Revolução Industrial apresentou duas fases distintas:
Fase: de 1780 a 1860, teve o carvão, como principal fonte de
energia, e o ferro-gusa, como principal matéria-prima.
Fase: de 1860 a 1914, foi a revolução da eletricidade e
derivados de petróleo, como as novas fontes de energia, e do aço,
como a nova matéria prima.
A propagação do uso da Internet, que foi impulsionado a partir
dos anos 90, mudou a forma de trabalhar, de se comunicar, estudar,
etc. A era da informação ou era digital inseriu computadores,
celulares e outros dispositivos eletrônicos na vida pessoal e
organizacional, que consequentemente influenciou a forma de
administrar.
A administração é um conjunto de atividades dirigidas à
utilização eficiente e dos recursos, com o objetivo de alcançar
resultados ou metas organizacionais. A organização é um sistema
que visa realizar determinado conjunto de objetivos, formados
por partes independentes capazes de processar recursos e
39
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
transformá-los em negócios. A estrutura organizacional deve
definir as responsabilidades, a divisão de trabalho, a autoridade
e o sistema de comunicação da empresa. A divisão de trabalho,
segundo Maximiano (2000), é o processo por meio do qual a tarefa
é dividida em partes, e cada parte é distribuída a um individuo
diferente, permitindo que a organização realize atividades mais
complexas.
O objetivo é o alvo que se pretende atingir. Os objetivos
organizacionais são considerados como finalidades e valores
fundamentais da organização e devem expressar as expectativas
futuras. Os objetivos podem ser declarados na missão da empresa,
ou seja, um texto curto que expressa a razão da empresa existir. Os
objetivos são formais quando estão declarados e estão de acordo
com as políticas que a organização coloca em prática. Os objetivos
devem:
Focalizar o resultado a ser atingido.
Ser consistente, ou seja, estar em consonância com os demais
objetivos e metas da organização.
Ser específico, isto é, circunscrito e bem definido.
Ser mensurável, ou seja, quantitativo e objetivo.
Ser relacionado com um determinado período de tempo, como
dia, semana, mês e numero de anos.
Ser alcançável, isto é, os objetivos devem ser realizáveis,
possíveis.
As responsabilidades são as obrigações e os deveres que
um indivíduo deve desempenhar. Já as tarefas, são atividades
específicas e operacionais, as quais os gerentes podem realizar
individualmente ou em conjunto com as outras pessoas, entretanto,
apesar do termo parecer sinônimo de responsabilidade, somente
torna os indivíduos intimamente ligados (BATEMAN E SNELL,
1998).
O modelo de estrutura organizacional, de acordo com
Maximiano (2000), é o produto da divisão do trabalho, sistema
de autoridade e comunicação. Existem dois modelos principais:
modelo mecanicista e modelo orgânico.
O modelo mecanicista é uma organização mais burocrática,
onde tende a ser mais rígida. As pessoas têm pouca autonomia
e suas relações são mais formais e seguem mais a estrutura
hierárquica.
Já o modelo orgânico tende a reduzir a formalidade, possuindo
uma hierarquia imprecisa. As pessoas tem maior participação na
tomada de decisão e possuem menor dependência em relação ao
superior.
As organizações sofrem continuamente com variáveis
externas e internas, assim é necessário que as organizações passem
por uma análise e mudança da estrutura. É um processo que precisa
passar por revisões periódicas e utiliza uma simples ferramenta: o
organograma.
O organograma pode ser representado por um gráfico, no qual
se encontram as informações sobre a divisão do trabalho através
da representação por retângulos, a comunicação (representada
pelas linhas que ligam os retângulos), a autoridade e a hierarquia,
representada em níveis que os retângulos são agrupados, no topo
é a pessoa que tem mais autoridade e na base a que tem menos
autoridade. Essa ferramenta permite realizar uma análise e
promover ações para mudança.
É importante ressaltar que entre as estruturas mecânicas ou
orgânicas, existem organizações intermediárias ou mistas, os quais
englobam características de ambos os modelos.
Didatismo e Conhecimento
O objetivo de uma organização pública é servir da melhor forma
possível, ao conjunto da sociedade. O objetivo de uma organização
privada é o lucro. Deve-se, no entanto, ressaltar a responsabilidade
social, pois as organizações interagem com o meio ambiente,
modificando-o. Em contrapartidas, as organizações têm o dever de
dar um retorno à sociedade e aos recursos naturais com os quais
interagem, até para garantir a continuidade de suas atividades,
uma vez que os recursos naturais são de certa forma, limitados, as
organizações devem buscar práticas mais sustentáveis.
A eficiência e a eficácia são duas medidas importantes para
avaliar o desempenho organizacional. A eficiência é a medida da
utilização dos recursos nas organizações quando se faz alguma
tarefa ou esforço para alcançar um objetivo, relaciona-se às
“entradas” e “saídas” em um processo.
As organizações possuem objetivos, para atingir tais objetivos,
como fornecer um produto ou serviço, as organizações necessitam
de “entradas”, ou seja, de recursos como pessoas, matéria-prima,
capital, máquinas e equipamentos, energia, que serão modificados,
ou seja, passarão por um “processo de transformação”. Quanto mais
“saídas” forem obtidas, ou seja, quanto mais produtos acabados ou
serviços prestados resultarem do processo de transformação, com
as mesmas entradas, maior o grau de eficiência alcançada. Dessa
forma, eficiência é operar de modo que os recursos sejam mais
adequadamente utilizados. Em outras palavras, eficiência é obter
o mesmo resultado com menos recursos.
A eficácia é alcançar os resultados propostos. A eficácia é
a medida de alcance do objetivo ou resultado. Eficácia significa
fazer as coisas certas, do modo certo, no tempo certo. Por
exemplo: Considere uma partida de futebol, quem fizer mais gols
vence. Temos o Time A e o Time B. Temos o placar de 1 a 0 para o
Time A. Podemos medir a eficácia: o Time A venceu, pode-se dizer
que foi eficaz, pois atingiu o objetivo proposto: fazer mais gols. A
eficiência só pode ser medida se considerarmos outras medidas,
no caso do futebol: posse de bola, chutes ao gol, faltas, bolas
roubadas, defesas, etc. A excelência reside no casamento entre a
eficácia e a eficiência. Por exemplo: o Time A teve maior posse de
bola, mais chutes ao gol do que o Time B, e o placar foi de 1 a 0
para o Time A. Logo, podemos analisar que o Time A foi eficiente
e eficaz.
Mas, quem nunca assistiu a uma partida em que o Time A
teve mais posse de bola, mais chutes ao gol, jogou bonito, sem
fazer falta, com umas duas defesas incríveis, mas o placar ficou 1
a 0 para o Time B. E a análise ficou o Time A foi mais eficiente e
menos eficaz, já o Time B foi mais eficaz e menos eficiente que o
Time A.
Com as organizações podemos realizar o mesmo tipo de
análise. Mas, é necessário conhecer as medidas de eficiência, ou
seja, os recursos e os meios, que foram utilizados para alcançar
determinado objetivo. Produzir mais, com melhor qualidade e em
menor tempo, com menor número de erros é ser eficiente e eficaz.
Gestão pública é a utilização de práticas na administração do
setor público. O termo designa um campo de conhecimento (ou que
integra um campo de conhecimento) e de trabalho relacionados às
organizações cuja missão seja de interesse público ou afete este.
Abrange áreas como Recursos Humanos, Finanças Públicas e
Políticas Públicas, entre outras.
Os órgãos e agentes da administração públicacomo parte das
entidades são meros instrumentos de ação dessas pessoas jurídicas,
preordenados ao desempenho das funções que lhe forem atribuídas
pelas normas de sua constituição e funcionamento.
40
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
A Sociedade é o conjunto de pessoas que compartilham
propósitos, preocupações e costumes, e que interagem entre
si constituindo uma comunidade. O significado de sociedade é
intimamente relacionado ao social. A sociedade é objeto de estudo
comum entre as ciências sociais, especialmente a sociologia, a
história, a antropologia e a geografia. É um grupo de indivíduos que
formam um sistema semiaberto, no qual a maior parte das interações
é feita com outros indivíduos pertencentes ao mesmo grupo. Uma
sociedade é uma rede de relacionamentos entre pessoas. A sociedade
pode ser vista como um grupo de pessoas com semelhanças étnicas,
culturais, políticas e/ou religiosas ou mesmo pessoas com um
objetivo comum. Uma delimitação física (como um território, um
país ou um continente) não pode definir uma sociedade, já que
entre eles podem ter diferenças que podem se afastar do conceito
da sociedade. A sociedade é muitas vezes usada como sinônimo
para o coletivo de cidadãos de um país governados por instituições
nacionais que lidam com o bem-estar cívico.
Território é a base espacial do poder jurisdicional do Estado
onde este exerce o poder coercitivo estatal sobre os indivíduos
humanos, sendo materialmente composto pela terra firme, incluindo
o subsolo e as águas internas (rios, lagos e mares internos), pelo mar
territorial, pela plataforma continental e pelo espaço aéreo.
Povo é a população do Estado, considerada pelo aspecto
puramente jurídico. É o grupo humano encarado na sua integração
numa ordem estatal determinada; é o conjunto de indivíduos sujeitos
às mesmas leis, são os súditos, os cidadãos de um mesmo Estado,
detentores de direitos e deveres.
Nação é um grupo de indivíduos que se sentem unidos pela
origem comum, pelos interesses comuns, e principalmente, por
ideias e princípios comuns. É uma comunidade de consciência,
unidas por um sentimento complexo, indefinível e poderosíssimo:
o patriotismo.
A administração pública é a forma como o Estado governa, ou
seja, como executa as suas atividades para o bem estar de seu povo.
Lembrando que povosão os habitantes de um determinado território.
É organizado politicamente, socialmente e juridicamente,
ocupando um território definido e onde normalmente a lei máxima
é uma constituição escrita, e dirigida por um governo que possui
soberania reconhecida tanto interna como externamente. Um Estado
soberano é sintetizado pela máxima «Um governo, um povo, um
território». O Estado é responsável pela organização e pelo controle
social, pois detém, segundo Max Weber, o monopólio da violência
legítima (coerção, especialmente a legal).
Governo é o conjunto das funções necessárias à manutenção
da ordem jurídica e da administração pública. A palavra governo
tem dois sentidos, coletivo e singular. O primeiro, como conjunto
de órgãos que orientam a vida política do Estado. O segundo, como
poder executivo, órgão que exerce a função mais ativa na direção
dos negócios públicos.
É um conjunto particular de pessoas que, em qualquer dado
tempo, ocupam posições de autoridade dentro de um Estado, que
tem o objetivo de regrar uma sociedade política e exercer autoridade.
O tamanho do governo pode variar de acordo com o tamanho do
Estado. Pode ser local, regional ou nacional. O governo é a instância
máxima de administração executiva, geralmente reconhecida como
a liderança de um Estado ou uma nação, e o governo é formado por
dirigentes executivos do Estado e ministros.
Segundo ensina Maria Sylvia Zanella Di Pietro o conceito de
administração pública divide-se em dois sentidos:
Em sentido objetivo, material ou funcional, a administração
pública pode ser definida como a atividade concreta e imediata que
o Estado desenvolve, sob regime jurídico de direito público, para a
consecução dos interesses coletivos. Em sentido subjetivo, formal
ou orgânico, pode-se definir Administração Pública, como sendo
o conjunto de órgãos e de pessoas jurídicas ao qual a lei atribui o
exercício da função administrativa do Estado.
Os serviços que competem exclusivamente ao Estado são
considerados serviços públicos propriamente ditos, pois a sua
prestação visa satisfazer necessidades gerais da coletividade para
que ela possa subsistir e desenvolver-se, enquanto os prestados por
delegação consideram-se serviços de utilidade pública, em virtude
de tais serviços visarem facilitar a existência do indivíduo na
sociedade, pondo à sua disposição utilidades que lhe proporcionam
mais comodidade, conforto e bem-estar.
O serviço público é organizado com a finalidade de harmonizar
atividades, de forma que atinja o objetivo de promover e satisfazer
a prosperidade pública, ou seja, o bem comum, que é a organização
de todos os seus bens particulares, e não a simples soma dos bens
individuais, como faz crer o liberalismo, nem a absorção dos bens
pelo Estado, como induz o socialismo, residindo a missão do
Estado nessa tarefa organizadora e coordenadora.
A forma com a qual se exerce o poder político em função do
território pode ser de unidade, em que se configuraria o Estado
Unitário, ou como o caso em que se dividem as organizações
governamentais regionais, em que estaríamos diante do Estado
Federativo.
Por serviços públicos, em sentido amplo, entendem-se todos
aqueles prestados pelo Estado ou delegados por concessão ou
permissão sob condições impostas e fixadas por ele, visando
a satisfação de necessidades da comunidade. Daí concluir-se
que não se justifica a existência do Estado senão como entidade
prestadora de serviços e utilidades aos indivíduos que o compõem.
Nessa ordem de ideias, verifica-se que os serviços públicos
podem abranger atividades que competem exclusivamente ao
Estado, e por ele são exercidos diretamente, e atividades exercidas
por delegações do poder público, atendendo a interesses coletivos
ao bem-estar geral.
Conceitos importantes para Administração Pública
O Estado é formado pelo conjunto de instituições públicas
que devem representar, organizar e atender as necessidades e
expectativas da população que habita o seu território. Entre essas
instituições, podemos citar o governo, as escolas, as prisões, os
hospitais públicos, o exército, dentre outras. O Estado é pessoa
jurídica territorial soberana, é uma sociedade natural no sentido
de que decorre naturalmente do fato de os homens viverem
necessariamente em sociedade e aspirarem realizar o bem geral
que lhes é próprio, isto é, o bem comum. Por isso e para isso a
sociedade se organiza em Estado.
Pessoa jurídica é a unidade de pessoas reconhecida pela
ordem jurídica como sujeito de direitos e obrigações.
A soberania é o poder supremo. No âmbito interno referese à capacidade de autodeterminação e, no âmbito externo, é o
privilégio de receber tratamento igualitário perante os outros
países.
Didatismo e Conhecimento
41
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Existem várias formas de governo. Alguns exemplos são
República e Monarquia, e dentro desse sistema de governo o
Parlamentarismo, Presidencialismo, Constitucionalismo ou
Absolutismo. A forma de governo é a maneira como se dá a
instituição do poder na sociedade e como se dá a relação entre
governantes e governados. Existem diversos tipos de governo,
como anarquismo (quando existe a ausência ou falta de governo),
democracia (os cidadãos elegíveis participam igualmente),
ditadura (não há participação popular), monarquia (chefe de
governo se mantém no cargo até a morte), oligarquia (poder
político concentrado em um pequeno número de pessoas), tirania
(utilizada normalmente em situações excepcionais) e outros.
O sistema de governo não pode ser confundido com a forma de
governo, pois a forma é o modo como se relacionam os poderes e o
sistema de governo é a maneira como o poder político é dividido e
exercido no âmbito de um Estado.
O Estado é uma organização que conta com o monopólio da
violência legítima (uso da força), pelo que dispõe de instituições
como as forças armadas, a polícia e os tribunais, pelo fato de
assumir as funções de governo, defesa, segurança e justiça, entre
outras, num determinado território. O Estado de direito é aquele
que enfoca a sua organização na divisão de poderes (Executivo,
Legislativo e Judicial).
É importante esclarecer que os conceitos de Estado e
governo não são sinônimos. Os governantes são aqueles que,
temporariamente, exercem cargos nas instituições que conformam
o Estado. O conceito parece ter origem nas antigas cidades-estados
que se desenvolveram na antiguidade, em várias regiões do mundo,
como a Suméria, a América Central e no Extremo Oriente. Em
muitos casos, estas cidades-estados foram a certa altura da história
colocadas sob a tutela do governo de um reino ou império, seja
por interesses econômicos mútuos, seja por dominação pela força.
Os governos são transitórios e apresentam diferentes formas,
que variam de um lugar para outro, enquanto os Estados são
permanentes (ao menos enquanto durar o atual sistema capitalista).
Dessa forma, o governo seria apenas uma das instituições que
compõem o Estado, com a função de administrá-lo. Várias
correntes filosóficas opõem-se à existência do Estado tal como
o conhecemos. O anarquismo, por exemplo, promove o total
desaparecimento do Estado e a respectiva substituição pelas
associações livres e organizações participativas. O marxismo,
em contrapartida, considera que o Estado é uma ferramenta de
domínio que se encontra sob o controle da classe dominante. Como
tal, aspira à sua destruição para que seja substituído por um Estado
Operário como parte constituinte da transição para o socialismo
e o comunismo, onde já não será necessário um Estado, uma vez
superada a luta de classes (burguesia x proletariado).
A Nação, por outro lado, tem seu conceito ligado à identidade,
à cultura e aos aspectos históricos. Por nação entende-se um
agrupamento ou organização de uma sociedade que partilha
dos mesmos costumes, características, idioma, cultura e que já
possuem uma determinada tradição histórica.
Alguns autores chegam a afirmar que o Estado seria a
institucionalização da Nação. Entretanto, observa-se a existência
de Estados com muitas nações – ou multinacionais – e algumas
nações sem Estado constituído.
Existem nações sem Estado (nação palestina, nação basca) e
Estados que reúnem e abarcam várias nações.
Didatismo e Conhecimento
No Direito Administrativo contemporâneo, Governo é a
expressão que define o núcleo diretivo do Estado, alterável por
eleições e responsável pela gerência dos interesses estatais e
pelo exercício do poder político. É a organização e autoridade
governante de uma unidade política. O poder de regrar uma
sociedade política e o aparato pelo qual o corpo governante
funciona e exerce autoridade. O governo é usualmente utilizado
para designar a instância máxima de administração executiva,
geralmente reconhecida como a liderança de um Estado ou uma
nação. Os Estados que possuem tamanhos variados podem ter
vários níveis de Governo conforme a organização política daquele
país, como por exemplo o Governo local, regional e nacional.
A forma de governo é a política base que define como o Estado
exerce o poder sobre a sociedade. O sistema de governo é a divisão
do poder no Estado. Há ainda o regime político, que é uma relação
entre o governante e a força exercida entre ele.
As formas de Governo
Aristóteles (384-322 A.C.) na obra Política, dividiu o governo
de três formas:
1) Monarquia: cujo governo tem caráter hereditário, visa o
bem comum, como a obediência ás leis e ás tradições. O governo
cabe a uma única pessoa, que possui poderes não só para fazer
as leis, como também para aplicá-las. A forma distorcida da
monarquia é a Tirania, na qual o governo é de um homem só que
ascende ao poder por meios ilícitos.
2) Aristocracia: o Estado é governado por um pequeno grupo
de pessoas, que tem tese, seria o grupo ou classe mais apta a conduzir
o Estado. No entanto, a distorção da aristocracia, e a Oligarquia,
uma forma impura de governo. Na oligarquia em governa são os
mais poderosos, geralmente, os mais ricas, possuidores de títulos
de nobreza ou que conquistaram o poder pela força.
3) Politéia: governo do povo, exercercido com respeito ás
leis e em benefício de todos. A forma distorcida da Politéia é a
Democracia, na qual a maioria exerce o poder, favorecendo
preferencialmente os pobres (POLIZEL, 2010).
Apresentamos as formas puras de governo (Monarquia,
Aristocracia e Politéia) que forma propostas por Aristóteles, e
também as formas impuras (Tirania, Oligarquia e Democracia).
No entanto, a Democracia, no ocidente, tem uma conotação mais
expandida, por exemplo, para Lincoln, a democracia “é o regime
do povo, pelo povo e para o povo”. Hans Kelsen expande essa
ideia na liberdade de consciência, trabalho, religião, igualdade etc.
O conceito moderno de Democracia política no Ocidente
Democracia Representativa é o exercício do poder político
pela população eleitora, mas não diretamente, e sim através de
seus representantes eleitos por meio de voto direito e secreto, com
valor igual para todos. Os pilares de sustentação da Democracia
Representativa são: liberdade de escolha exercida pelo povo e
capacidade de análise feita pelo povo.
Parlamentarismo: é um sistema de governo no qual o
parlamento representa o Estado. O Chefe de Estado não é eleito
diretamente pelo povo, não podendo, por conseguinte, exercer
livremente os poderes que lhe são atribuídos pela Constituição
(só os exerce a pedido do governo) por falta de legitimidade
democrática. No entanto, o governo age com autonomia, podendo
em determinadas situações dissolver o parlamento e convocar
eleições gerais.
42
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Presidencialismo: é um sistema de governo no qual o
presidente da república é chefe de governo e chefe de Estado.
Como chefe de Estado, é ele quem escolhe os chefes dos grandes
departamentos ou ministérios. Juridicamente, o presidencialismo
se caracteriza pela separação de poderes Legislativo, Judiciário
e Executivo. O Presidente da República não pode dissolver a
Assembleia, e nem ser destituído pela Assembleia, e governa por
todo período de seu mandato.
social e de captar, depois, os seus efeitos sobre a racionalidade
interna do sistema político. Uma abordagem que se revela
particularmente útil na investigação referente aos problemas
subjacentes ao desenvolvimento do Estado contemporâneo é a da
análise da difícil coexistência das formas do Estado de direito com
os conteúdos do Estado social.
A organização político-administrativa do Brasil
A organização político-administrativa da República Federativa
do Brasil compreende a União, os Estados, o Distrito Federal e os
Municípios, todos autônomos, nos termos da Constituição.
Os Estados podem incorporar-se entre si, subdividir-se ou
desmembrar-se para se anexarem a outros, ou formarem novos
Estados ou Territórios Federais, mediante aprovação da população
diretamente interessada, através de plebiscito, e do Congresso
Nacional, por lei complementar.
A criação, a incorporação, a fusão e o desmembramento
de Municípios far-se-ão por lei estadual, dentro do período
determinado por lei complementar federal, e dependerão de
consulta prévia, mediante plebiscito, às populações dos Municípios
envolvidos, após divulgação dos Estudos de Viabilidade Municipal,
apresentados e publicados na forma da lei.
Os três poderes
Poder Executivo: tem função administrativa, ou seja,
converte a lei em ato individual e concreto. No Brasil e nos demais
países presidencialistas, o poder executivo é representado pelo seu
presidente, que acumula as funções de chefe de governo e chefe
de estado.
O Executivo tem, usualmente, as seguintes obrigações:
- Aplicar as leis.
- Manter as relações do país com as outras nações.
- Administrar órgãos públicos de serviços à população.
Poder Legislativo: tem função normativa, elabora as leis.
O poder legislativo na maioria das repúblicas e monarquias
é constituído por um congresso, parlamento, assembleias ou
câmaras. O objetivo do poder legislativo é elaborar normas de
direito de abrangência geral, fiscalizar o Poder Executivo, votar
leis orçamentárias e, em situações específicas, julgar determinadas
pessoas, como o Presidente da república ou os próprios membros
do legislativo.
Poder Judiciário: tem função judicial, aplicação forçada da
lei aos litigantes. Possui a capacidade de julgar, de acordo com
as leis criadas pelo Poder Legislativo, e de acordo com as regras
constitucionais de determinado país. Ministros, desembargadores e
Juízes formam a classe dos magistrados (os que julgam). Há ainda,
nos países com justiça privada, o Tribunal Arbitral composto de
Juízes Arbitrais, Conciliadores e Mediadores. No Brasil os Juízes
Arbitrais são considerados juízes de fato e de direito e a Lei
9.307/96 regulamenta o funcionamento desses tribunais privados,
comuns nos países de primeiro mundo.
São considerados bens da UNIÃO:
Terras devolutas indispensáveis à defesa das fronteiras,
das fortificações e construções militares, das vias federais de
comunicação e à preservação ambiental, definidas em lei;
Os lagos, os rios e quaisquer correntes de água em terrenos de
seu domínio, ou que banhem mais de um Estado, sirvam de limites
com outros países, ou se estendam a território estrangeiro ou dele
provenham, bem como os terrenos marginais e as praias fluviais;
As ilhas fluviais e lacustres nas zonas limítrofes com outros
países; as praias marítimas; as ilhas oceânicas e as costeiras,
excluídas, destas, as que contenham a sede de Municípios, exceto
aquelas áreas afetadas ao serviço público e a unidade ambiental
federal;
Os recursos naturais da plataforma continental e da zona
econômica exclusiva;
O mar territorial;
Os terrenos de marinha e seus acrescidos;
Os potenciais de energia hidráulica;
Os recursos minerais, inclusive os do subsolo;
As cavidades naturais subterrâneas e os sítios arqueológicos
e pré-históricos;
As terras tradicionalmente ocupadas pelos índios.
É dever da União manter relações com Estados estrangeiros
e participar de organizações internacionais, assegurar a defesa
nacional; permitir que forças estrangeiras circulem pelo território
nacional; autorizar e fiscalizar a produção e o comércio de
material bélico (para guerra); declarar a guerra e celebrar a paz;
emitir moeda assim como administrar reservas cambiais do País
e fiscalizar as operações financeiras, créditos, capitalização,
seguros e de previdência privada. É também competência da
União à elaboração e execução dos planos nacionais e regionais de
ordenação do território e de desenvolvimento econômico e social.
Manter o serviço postal e o correio aéreo nacional, assim
como explorar ou conceder concessão ou permissão dos serviços
de telecomunicações através de um órgão regulador. Organizar
Evolução Do Estado Contemporâneo
O Estado surgiu para atender as múltiplas relações mútuas em
prol do bem comum até que conseguiu se organizar estruturalmente,
ou pode nunca ter existido sendo fruto apenas de uma acepção
ontológica do que na verdade sempre existiu com outro nome,
o Poder; pode ainda ser uma “invenção” moderna que evoluiu
das teses político filosóficas de diversos pensadores e ativistas
políticos no curso da história e pode estar fadado a desaparecer
como pregou Karl Marx.
As lutas entre a nobreza, a Igreja e os príncipes por suas
respectivas parcelas no controle e produção da terra prolongaramse durante toda a Idade Média. Nos séculos XII e XIII, emerge
mais um grupo como participante nesse entrechoque de forças: os
privilegiados moradores das cidades, a “burguesia”. O Estado na
Idade Média surge da luta contínua travada pelo território, uma
vez que, o sistema feudal de aproveitamento da terra garantiria o
controle e monopólio do poder.
O Estado contemporâneo envolve numerosos problemas,
derivados principalmente da dificuldade de analisar exaustivamente
as múltiplas relações que se criaram entre o Estado e o complexo
Didatismo e Conhecimento
43
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
serviços de transporte entre os portos brasileiros e fronteiras
nacionais ou que transponham os limites de Estado ou Território,
serviços de transporte rodoviário interestadual e internacional de
passageiros.
A organização dos serviços oficiais de estatística, geografia,
geologia e cartografia de âmbito nacional é compelida a União
assim como organizar e manter a policia civil, militar e corpo de
bombeiros militar do Distrito Federal. O planejamento e promoção
a defesa permanente contra as calamidades públicas, especialmente
as secas e as inundações. Instituir diretrizes para o desenvolvimento
urbano, habitação, saneamento básico e transporte urbano.
Combater as causas da pobreza e marginalização promovendo
integração social entre os setores desfavorecidos.
A União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios
devem zelar pela guarda da Constituição, das leis e das instituições
democráticas, conservar o patrimônio público, cuidar da saúde,
assistência pública, proteger documentos, obras e outros bens de
valor histórico, artístico e cultura.
Em relação ao meio ambiente é de sua responsabilidade cuidar
e proteger o meio ambiente combatendo poluição, preservando as
florestas, fauna e flora; fomentando a produção agropecuária e
organizando o abastecimento alimentar.
em segundo turno, se houver, do ano anterior ao do término do
mandato de seus antecessores, e a posse ocorrerá em primeiro de
janeiro do ano subsequente.
Perderá o mandato o Governador que assumir outro cargo ou
função na administração pública direta ou indireta, ressalvada a
posse em virtude de concurso público e observado o disposto no
artigo 38, I, IV e V.
Os subsídios do Governador, do Vice-Governador e dos
Secretários de Estado serão fixados por lei de iniciativa da
Assembleia Legislativa, observado o que dispõem os artigos 37,
XI, 39, § 4º, 150, II, 153, III, e 153, § 2º, I.
Dos Municípios
O Município reger-se-á por lei orgânica, votada em dois turnos,
com o interstício mínimo de dez dias, e aprovada por dois terços
dos membros da Câmara Municipal, que a promulgará, atendidos
os princípios estabelecidos nesta Constituição, na Constituição do
respectivo Estado e os seguintes preceitos:
A eleição do Prefeito, do Vice-Prefeito e dos Vereadores,
para mandato de quatro anos, mediante pleito direto e simultâneo
realizado em todo o País;
Será realizada no primeiro domingo de outubro do ano
anterior ao término do mandato dos que devam suceder, aplicadas
às regras do artigo 77 no caso de Municípios com mais de duzentos
mil eleitores;
Posse do Prefeito e do Vice-Prefeito no dia 1º de janeiro do
ano subsequente ao da eleição;
Número de Vereadores proporcional à população do
Município, observados os seguintes limites:
a) mínimo de nove e máximo de vinte e um nos Municípios de
até um milhão de habitantes;
b) mínimo de trinta e três e máximo de quarenta e um nos
Municípios de mais de um milhão e menos de cinco milhões de
habitantes;
c) mínimo de quarenta e dois e máximo de cinquenta e cinco
nos Municípios de mais de cinco milhões de habitantes;
Os subsídios do Prefeito, do Vice-Prefeito e dos Secretários
Municipais fixados por lei de iniciativa da Câmara Municipal,
observado o que dispõem os artigos 37, XI, 39, § 4º, 150, II,
153, III, e 153, § 2º, I. Já o subsídio dos Vereadores será fixado
pelas respectivas Câmaras Municipais em cada legislatura para a
subsequente, observado o que dispõe esta Constituição, observados
os critérios estabelecidos na respectiva Lei Orgânica e os limites
máximos:
Em Municípios de até dez mil habitantes, o subsídio máximo
dos Vereadores corresponderá a vinte por cento do subsídio dos
Deputados Estaduais;
Em Municípios de dez mil e um a cinquenta mil habitantes, o
subsídio máximo dos Vereadores corresponderá a trinta por cento
do subsídio dos Deputados Estaduais;
Em Municípios de cinquenta mil e um a cem mil habitantes,
o subsídio máximo dos Vereadores corresponderá a quarenta por
cento do subsídio dos Deputados Estaduais;
Em Municípios de cem mil e um a trezentos mil habitantes,
o subsídio máximo dos Vereadores corresponderá a cinquenta por
cento do subsídio dos Deputados Estaduais;
Em Municípios de trezentos mil e um a quinhentos mil
habitantes, o subsídio máximo dos Vereadores corresponderá a
sessenta por cento do subsídio dos Deputados Estaduais;
Dos Estados Federados
Os Estados organizam-se e regem-se pelas Constituições e leis
que adotaram, observando os princípios da Constituição. Poderão,
mediante lei complementar, instituir regiões metropolitanas,
aglomerações urbanas e microrregiões, constituídas por
agrupamentos de municípios limítrofes, para integrar a
organização, o planejamento e a execução de funções públicas de
interesse comum.
Incluem-se entre os bens do Estado:
As águas superficiais ou subterrâneas, fluentes, emergentes e
em depósito, ressalvadas, neste caso, na forma da lei, as decorrentes
de obras da União;
As áreas, nas ilhas oceânicas e costeiras, que estiverem no seu
domínio, excluídas aquelas sob domínio da União, Municípios ou
terceiros;
As ilhas fluviais e lacustres não pertencentes à União;
As terras devolutas não compreendidas entre as da União.
O número de Deputados à Assembleia Legislativa
corresponderá ao triplo da representação do Estado na Câmara dos
Deputados e, atingido o número de trinta e seis, será acrescido de
tanto quantos forem os Deputados Federais acima de doze.
O mandato dos deputados estaduais deverá ser de quatro,
aplicando-lhes as regras sobre sistema eleitoral, inviolabilidade,
imunidades, remuneração, perda de mandato, licença,
impedimentos e incorporação às Forças Armadas.
O subsídio dos Deputados Estaduais será fixado por lei de
iniciativa da Assembleia Legislativa, na razão de, no máximo,
setenta e cinco por cento daquele estabelecido, em espécie, para
os Deputados Federais.
Compete às Assembleias Legislativas dispor sobre seu
regimento interno, polícia e serviços administrativos de sua
secretaria, e prover os respectivos cargos.
A eleição do Governador e do Vice-Governador de Estado,
para mandato de quatro anos, realizar-se-á no primeiro domingo
de outubro, em primeiro turno, e no último domingo de outubro,
Didatismo e Conhecimento
44
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Em Municípios de mais de quinhentos mil habitantes, o
subsídio máximo dos Vereadores corresponderá a setenta e cinco
por cento do subsídio dos Deputados Estaduais;
O total das despesas com a remuneração dos Vereadores não
poderá ultrapassar o montante de cinco por cento da receita do
município.
O total da despesa do Poder Legislativo Municipal, incluídos
os subsídios dos Vereadores e excluídos os gastos com inativos,
não poderá ultrapassar os seguintes percentuais, relativos ao
somatório da receita tributária e das transferências previstas no §
5º do artigo 153 e nos artigos 158 e 159, efetivamente realizado no
exercício anterior:
I - oito por cento para Municípios com população de até cem
mil habitantes;
II - sete por cento para Municípios com população entre cem
mil e um e trezentos mil habitantes;
III - seis por cento para Municípios com população entre
trezentos mil e um e quinhentos mil habitantes;
IV - cinco por cento para Municípios com população acima de
quinhentos mil habitantes.
A Câmara Municipal não gastará mais de setenta por cento
de sua receita com folha de pagamento, incluído o gasto com o
subsídio de seus Vereadores.
Constitui crime de responsabilidade do Prefeito Municipal:
I - efetuar repasse que supere os limites definidos neste artigo;
II- não enviar o repasse até o dia vinte de cada mês; ou
III - enviá-lo a menor em relação à proporção fixada na Lei
Orçamentária.
As contas dos Municípios ficarão, durante sessenta dias,
anualmente, à disposição de qualquer contribuinte, para exame
e apreciação, o qual poderá questionar-lhes a legitimidade, nos
termos da lei. É vedada a criação de Tribunais, Conselhos ou
Órgãos de Contas Municipais.
Princípios da Administração Pública
Administração pública, em sentido formal, é o conjunto de
órgãos instituídos para consecução dos objetivos do Governo; em
sentido material, é o conjunto das funções necessárias aos serviços
públicos em geral; em acepção operacional, é o desempenho
perene e sistemático, legal e técnico, dos serviços próprios do
Estado ou por ele assumidos em benefício da coletividade.
Numa visão global, a Administração é todo o aparelhamento do
Estado preordenado à realização de serviços, visando à satisfação
das necessidades coletivas. A administração não pratica atos de
governo, pratica, tão somente, atos de execução, com maior ou
menor autonomia funcional, segundo a competência do órgão e de
seus agentes. São os chamados atos normativos.
A Administração Pública tem como principal objetivo o
interesse público, seguindo os princípios constitucionais da
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
Princípio da Legalidade: é o principal conceito para a
configuração do regime jurídico-administrativo, pois se justifica
no sentido de que a Administração Pública só poderá ser exercida
quando estiver em conformidade com a Lei.
O administrador não pode agir, nem mesmo deixar de agir,
senão de acordo com o que dispõe a lei. Para que a administração
possa atuar, não basta à inexistência de proibição legal, é necessária
para tanto a existência de determinação ou autorização da atuação
administrativa na lei. Os particulares podem fazer tudo o que a
lei não proíba, entretanto a Administração Pública só pode fazer
aquilo que a lei autorizar.
Importante ainda esclarecer que a administração pública
está obrigada, no exercício de suas atribuições, à observância
não apenas dos dispositivos legais, mas também em respeito aos
princípios jurídicos como um todo, inclusive aos atos e normas
editadas pela própria administração pública.
Princípio da Impessoalidade: a Administração Pública tem
que manter uma posição de neutralidade em relação aos seus
administrados, não podendo prejudicar nem mesmo privilegiar
quem quer que seja. Dessa forma a Administração pública deve
servir a todos, sem distinção ou aversões pessoais ou partidárias,
buscando sempre atender ao interesse público.
Impede o princípio da impessoalidade que o ato administrativo
seja emanado com o objetivo de atender a interesses pessoais
do agente público ou de terceiros, devendo ter a finalidade
exclusivamente ao que dispõe a lei, de maneira eficiente e
impessoal.
Ressalta-se ainda que o princípio da impessoalidade tem
estreita relação com o também principio constitucional da
isonomia, ou igualdade, sendo dessa forma vedada perseguições
ou benesses pessoais.
Princípio da Moralidade: tal princípio vem expresso
na Constituição Federal no caput do artigo 37, que trata
especificamente da moral administrativa, onde se refere à ideia de
probidade e boa-fé.
A partir da Constituição de 1988, a moralidade passou ao
status de principio constitucional, dessa maneira pode-se dizer que
um ato imoral é também um ato inconstitucional.
Compete ainda aos Municípios:
Legislar sobre assuntos de interesse local;
Suplementar a legislação federal e a estadual no que couber;
Instituir e arrecadar os tributos de sua competência, bem como
aplicar suas rendas, sem prejuízo da obrigatoriedade de prestar
contas e publicar balancetes nos prazos fixados em lei;
Criar, organizar e suprimir distritos, observada a legislação
estadual;
Organizar e prestar, diretamente ou sob regime de concessão
ou permissão, os serviços públicos de interesse local, incluído o de
transporte coletivo, que tem caráter essencial;
Manter, com a cooperação técnica e financeira da União e do
Estado, programas de educação infantil e de ensino fundamental;
Prestar, com a cooperação técnica e financeira da União e do
Estado, serviços de atendimento à saúde da população;
Promover, no que couber, adequado ordenamento territorial,
mediante planejamento e controle do uso, do parcelamento e da
ocupação do solo urbano;
Promover a proteção do patrimônio histórico-cultural local,
observada a legislação e a ação fiscalizadora federal e estadual.
A fiscalização do Município será exercida pelo Poder
Legislativo Municipal, mediante controle externo, e pelos sistemas
de controle interno do Poder Executivo Municipal, na forma da lei.
O controle externo da Câmara Municipal será exercido com
o auxílio dos Tribunais de Contas, dos Estados ou do Município
ou dos Conselhos ou Tribunais de Contas dos Municípios, onde
houver. O parecer prévio, emitido pelo órgão competente sobre
as contas que o Prefeito deve anualmente prestar, só deixará de
prevalecer por decisão de dois terços dos membros da Câmara
Municipal.
Didatismo e Conhecimento
45
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
A falta da moral comum impõe, nos atos administrativos a
presença coercitiva e obrigatória da moral administrativa, que se
constitui de um conjunto de regras e normas de conduta impostas
ao administrador da coisa pública.
Assim o legislador constituinte utilizando-se dos conceitos da
Moral e dos Costumes uma fonte subsidiária do Direito positivo,
como forma de impor à Administração Pública, por meio de juízo
de valor, um comportamento obrigatoriamente ético e moral
no exercício de suas atribuições administrativas, através do
pressuposto da moralidade.
A noção de moral administrativa não esta vinculada às
convicções intimas e pessoais do agente público, mas sim a noção
de atuação adequada e ética perante a coletividade, durante a
gerência da coisa pública.
Princípio da Publicidade: por este principio constitucional,
temos que a administração tem o dever de oferecer transparência
de todos os atos que praticar, e de todas as informações que
estejam armazenadas em seus bancos de dados referentes aos
administrados. Portanto, se a Administração Pública tem atuação
na defesa e busca aos interesses coletivos, todas as informações e
atos praticados devem ser acessíveis aos cidadãos.
Por tal razão, os atos públicos devem ter divulgação oficial
como requisito de sua eficácia, salvo as exceções previstas em lei,
onde o sigilo deve ser mantido e preservado.
Princípio da Eficiência: por tal principio temos a imposição
exigível à Administração Pública de manter ou ampliar a qualidade
dos serviços que presta ou põe a disposição dos administrados,
evitando desperdícios e buscando a excelência na prestação dos
serviços. Tem o objetivo principal de atingir as metas, buscando
boa prestação de serviço, da maneira mais simples, mais célere
e mais econômica, melhorando o custo-benefício da atividade da
administração pública.
O administrador deve procurar a solução que melhor atenda
aos interesses da coletividade, aproveitando ao máximo os recursos
públicos, evitando dessa forma desperdícios.
Os bancos tem uma participação ativa na vida de toda a
sociedade. Seja empresa privada, órgãos públicos e pessoas físicas,
todos de uma maneira ou outra necessitam dos serviços oferecidos
pelas instituições bancárias, seja para o pagamento de contas,
abertura de contas, contratação de financiamento, empréstimos e
muitos outros serviços.
Um tema que é bastante comum em provas de concursos diz
respeito às operações exercidas pelos bancos, que dividem-se em
operações ativas e operações passivas. É comum vermos nas
definições de banco essas expressões, que geralmente deixam em
dúvida os estudantes que irão tentar uma vaga no concurso público.
Normalmente o lucro dos bancos resultam da diferença entre
as operações passivas e ativas.
Para não se atrapalhar mais, confira abaixo quais são as
principais operações ativas e passivas executadas pelos bancos.
Operações ativas
As operações ativas são aquelas em que o banco oferece
crédito aos clientes, ou seja, aquelas em que a instituição bancária
empresta dinheiro. São elas:
Abertura de crédito, simples e em conta-corrente;
Desconto de títulos;
Concessão de crédito rural;
Concessão de empréstimo para capital de giro;
Aplicações (próprias) em títulos e valores mobiliários;
Depósitos interfinanceiros;
Operações de repasses e refinanciamentos
Concessões de financiamentos de projetos do Programa de
Fomento à Competitividade Industrial.
Operações passivas
As operações passivas são aquelas em que os clientes deixam
seu dinheiro sob responsabilidade ou administração dos bancos,
seja depositando em conta, investindo em CDB etc.
Depósitos a vista (de pessoas físicas ou jurídicas);
Depósitos a prazo fixo (de pessoas físicas ou jurídicas);
Obrigações contraídas no país e no exterior relativas a repasses
e refinanciamentos;
Emissões de certificados de Depósitos Interfinanceiros (CDIs).
NOÇÕES SOBRE FUNCIONAMENTO DOS
BANCOS E CARTÓRIOS.
Alguns conceitos importantes para compreensão do assunto.
Administração das Contas a Receber (Duplicatas a Receber)
As Contas a Receber são geradas pelas vendas a prazo que
são feitas após concessão de crédito. Às vendas a prazos estão
associados os riscos com inadimplência, despesas com cobrança
entre outros, mas são fundamentais para alavancar o nível das
operações e o giro dos estoques. Quanto mais frouxo o sistema
de política de crédito da empresa, maiores serão os riscos que o
Administrador Financeiro enfrentará para solucionar os problemas
de capital de giro e fluxo de caixa.
O banco tem como atividade principal a intermediação
e aplicação de recursos financeiros próprios ou de terceiros,
em moeda nacional ou estrangeira, e a custódia de valor de
propriedade de terceiros. Banco é uma instituição financeira que
aceita depósitos e concede empréstimos. Dentre as principais
funções dos bancos atualmente podemos destacar:
Depósitos: são as contas correntes ou poupança realizadas
pelos correntistas;
Transações: aceite de cheques, transferências entre contas
correntes e pagamentos;
Empréstimos;
Cofres: guarda de valores para seus clientes;
Câmbio: troca de moedas estrangeiras
Didatismo e Conhecimento
Política de Crédito
A política de crédito trata dos aspectos de prazos, seleção
de clientes e limite de crédito. Uma política de crédito liberal
alavancará os níveis de vendas mas acarretará em maiores despesas
e problemas para os recebimentos. Prazos mais dilatados exigirão
maior aporte de capital de giro para que a empresa possa honrar
seus compromissos. A seleção dos clientes, quando não bem feita,
46
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
também poderá influir na liquidez do capital de giro. A expansão
do crédito deve ser muito bem analisado pelo administrador
financeiro. O Limite de crédito também deve ser bem administrado
pelo financeiro, segmentando valores por responsabilidades. O
administrador financeiro deve estar atento para evitar a concessão
de crédito em situações irregulares, estabelecendo políticas de
crédito e cobrança claramente definidas.
Administração das Perdas
O administrador financeiro deverá implantar um sistema
eficiente de política de crédito e cobrança para evitar as perdas
com a inadimplência. Ele poderá criar metas para cada período,
ou seja, determinar, de acordo com o histórico de inadimplência
da empresa, percentuais metas de perdas a serem atingidos até um
nível tolerável pela administração.
Administração das Perdas
O administrador financeiro deverá implantar um sistema
eficiente de política de crédito e cobrança para evitar as perdas com
a inadimplência. Ele poderá criar metas para cada período, ou seja,
determinar, de acordo com o histórico de inadimplência da empresa,
percentuais metas de perdas a serem atingidos até um nível tolerável
pela administração.
Noções de Crédito e Cobrança
O que é Crédito:
Credor é toda pessoa titular de um crédito, ou, que tem a haver
de outrem, certa importância em dinheiro.
Em uma transação financeira, Crédito é uma movimentação
com saldo positivo. É o ato de obter recursos financeiros (dinheiro,
promissórias, imóveis, etc.) por meio de uma transação financeira
(empréstimos, financiamentos, pagamentos, etc.).
Crédito pode possuir diversos sentidos: * Crédito- Confiança
(financeira ou de valores) que uma pessoa tem por outras.* Crédito
(finança)- Transação financeira com saldo positivo imediato. ...
Crédito é também o Dinheiro que pode ser obtido como um
empréstimo
Em finanças, crédito é a capacidade prevista que uma pessoa
tem de retornar um investimento (empréstimo, financiamento)
sobre ele. Aquele que empresta dinheiro a um indivíduo ou a
uma instituição se chama credor.
Inadimplência:
Não pagamento até a data de vencimento de um compromisso
financeiro com outrem, quando feita negociação de prazos entre as
partes, para aquisição de bem durável ou não-durável, ou prestação
de serviços, devidamente executados.
Noções de Crédito e Cobrança
O que é Crédito:
Credor é toda pessoa titular de um crédito, ou, que tem a haver
de outrem, certa importância em dinheiro.
Em uma transação financeira, Crédito é uma movimentação
com saldo positivo. É o ato de obter recursos financeiros (dinheiro,
promissórias, imóveis, etc.) por meio de uma transação financeira
(empréstimos, financiamentos, pagamentos, etc.).
Crédito pode possuir diversos sentidos: * Crédito- Confiança
(financeira ou de valores) que uma pessoa tem por outras.* Crédito
(finança)- Transação financeira com saldo positivo imediato. ...
Crédito é também o Dinheiro que pode ser obtido como um
empréstimo
Em finanças, crédito é a capacidade prevista que uma pessoa
tem de retornar um investimento (empréstimo, financiamento)
sobre ele. Aquele que empresta dinheiro a um indivíduo ou a
uma instituição se chama credor.
Inadimplência:
Não pagamento até a data de vencimento de um compromisso
financeiro com outrem, quando feita negociação de prazos entre as
partes, para aquisição de bem durável ou não-durável, ou prestação
de Administração das Contas a Receber (Duplicatas a Receber)
As Contas a Receber são geradas pelas vendas a prazo que são
feitas após concessão de crédito. Às vendas a prazos estão associados
os riscos com inadimplência, despesas com cobrança entre outros,
mas são fundamentais para alavancar o nível das operações e o giro
dos estoques. Quanto mais frouxo o sistema de política de crédito
da empresa, maiores serão os riscos que o Administrador Financeiro
enfrentará para solucionar os problemas de capital de giro e fluxo
de caixa.
Análise de crédito
É o momento no qual o agente cedente irá avaliar o potencial
de retorno do tomador do crédito, bem como, os riscos inerentes à
concessão. Tal procedimento é realizado, também, com o objetivo
de ser possível identificar os clientes que futuramente poderão não
honrar com suas obrigações, acarretando uma situação de risco de
caixa à organização. Através da Análise de Crédito será possível
identificar se o cliente possui idoneidade e capacidade financeira
suficiente para amortizar a dívida que se pretende contrair.
Objetivo da análise de crédito
O principal objetivo da análise de crédito é identificar
os riscos nas situações de concessão de valores e evidenciar
conclusões quanto à capacidade de amortização do tomador, além
de proporcionar recomendações relativas à melhor estruturação e
tipo de crédito a conceder.
Uma outra interpretação aponta que os objetivos de uma
análise subjetiva de crédito podem ser agrupados em cinco
categorias:
Avaliar se um devedor irá honrar com suas dívidas no
momento correto;
Avaliar a capacidade de pagamento da dívida (recursos
disponíveis);
Determinar a saúde financeira do tomador do crédito (nível de
endividamento);
Prioridades dos direitos da empresa credora em relação a
outros credores; e
Planejamento financeiro futuro do tomador do crédito.
Política de Crédito
A política de crédito trata dos aspectos de prazos, seleção de
clientes e limite de crédito. Uma política de crédito liberal alavancará
os níveis de vendas mas acarretará em maiores despesas e problemas
para os recebimentos. Prazos mais dilatados exigirão maior aporte de
capital de giro para que a empresa possa honrar seus compromissos.
A seleção dos clientes, quando não bem feita, também poderá influir
na liquidez do capital de giro. A expansão do crédito deve ser muito
bem analisado pelo administrador financeiro. O Limite de crédito
também deve ser bem administrado pelo financeiro, segmentando
valores por responsabilidades. O administrador financeiro deve estar
atento para evitar a concessão de crédito em situações irregulares,
estabelecendo políticas de crédito e cobrança claramente definidas.
Didatismo e Conhecimento
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Análise dos 5 C’s
A análise subjetiva do tomador do crédito é importante,
visto que através da experiência do agente de crédito é possível
identificar fatores de:
CARÁTER;
CAPACIDADE;
CAPITAL;
CONDIÇÕES DE PAGAMENTO;
COLATERAL (garantias).
Porém, essa análise não pode ser realizada de maneira
aleatória, é preciso estar embasada em conceitos técnicos que irão
guiar a tomada de decisão.
Colateral
Já o “C” Colateral é o oferecimento de garantias por parte do
tomador de empréstimo que irão assegurar uma maior segurança
ao crédito. Porém, essas garantias não devem ser consideradas
como única segurança na decisão do crédito, visto que se os
demais “C” não forem analisados corretamente, de nada valerá
as garantias.
Este “C” não deve ser utilizado para compensar nenhum dos
outros “C’s”, apenas deve ser utilizado para atenuar eventuais
pontos negativos nas questões: capacidade, capital e condições.
Em nenhuma hipótese deve ser utilizado para compensar ou
atenuar efeitos negativos sobre o Caráter, pois um indivíduo que
não o possua, provavelmente, não irá possuir garantias passíveis
de serem levadas a juízo.
Caráter
O primeiro “C” a ser entendido é o caráter, o qual se refere à
idoneidade do cliente no mercado de crédito. Pode ser entendido
como a intenção do devedor de pagar ao credor sua dívida. É
certo que, em muitos casos, é complicado se alguém teve ou não
intenção de pagar suas obrigações..
É importante analisar a veracidade das informações que o
cliente presta ao cedente do crédito, verificando se o cliente é
confiável no que diz e no que faz. Esta verificação pode e deve ser
realizada pesquisando empresas gerenciadoras de risco de crédito.
Se o Caráter for inaceitável, por certo todos os demais ‹C› também
estarão potencialmente comprometidos, eis que sua credibilidade
será também, e por certo, questionável».
Processo de análise de crédito para pessoa física
Toda concessão de crédito envolve riscos. A Análise de
Crédito é feita considerando o perfil do tomador com a Política
de Crédito da empresa, onde a organização estabelecerá o nível e
condições de risco aceitáveis.
O processo de análise de crédito para pessoa física visa
evidenciar conclusões quanto à capacidade de repagamento do
tomador e fazer recomendações sobre o melhor tipo de empréstimo
a ser concedido.
Este processo é extremamente importante para a análise de
crédito efetuada em organizações de concessão de microcrédito,
principalmente devido à simplificação e desburocratização desta
modalidade, conforme explicado anteriormente.
Além disso, a análise subjetiva de crédito não é um exercício
que visa ao cumprimento de disposições normativas, mas sim tem
por objetivo chegar a uma decisão clara sobre a concessão ou não
do crédito ao solicitante.
Portanto, o processo de análise de crédito para pessoa física
baseia-se na qualidade das informações obtidas e nas decisões
decorrentes. Essas decisões devem ser práticas e viáveis dentro
de um modelo funcional adaptado à realidade da organização.
Além disso, em qualquer situação de análise de crédito, há 3
etapas distintas a percorrer:
Análise Retrospectiva: avaliação do desempenho histórico do
tomador potencial, visando identificar fatores na atual condição
do tomador que possam dificultar o pagamento da divida;
Análise de Tendências: projeção da condição futura do
tomador do crédito, a fim de avaliar o nível de endividamento
suportável e o quão oneroso será o crédito que se espera obter; e
Capacidade Creditícia: a partir do grau de risco que o tomador
apresenta e a projeção do seu nível de endividamento futuro,
avaliar a quantia de capital que ele poderá obter junto ao credor.
Uma análise minuciosa de risco da operação de concessão
de crédito à pessoa física, é preciso passar por algumas fases
distintas durante o processo. Abaixo seis fases que demonstram
esse processo:
Análise Cadastral;
Análise de Idoneidade;
Análise Financeira;
Análise de Relacionamento;
Análise Patrimonial; e
Análise de Sensibilidade.
Capacidade
A capacidade refere-se ao julgamento subjetivo do analista
de crédito quanto à habilidade dos tomadores de crédito de
comprometerem suas receitas em prol do pagamento da dívida a
ser contraída.
É preciso avaliar, através dos dados obtidos do tomador do
crédito, a capacidade histórica do mesmo de honrar dívidas, ou
seja, avaliar como o proponente ao crédito se portou em situações
semelhantes no passado.
Capital
O capital refere-se à medição da situação financeira do tomador
do crédito. A análise financeira é fator relevante para a decisão de
crédito. Leva-se em conta aqui, a composição dos recursos, tanto
qualitativamente, como quantitativamente. O capital refere-se às
garantias reais que determinado individuo possa ter para poder
honrar as dívidas, caso a receita principal (por exemplo, salário)
não esteja disponível em determinado momento.
No âmbito das organizações, “o Capital” a análise é feita
através da análise do balanço e análise econômico-financeira onde
se obtém informações valiosas sobre o desempenho e a solidez de
determinada empresa, como por exemplo, o quanto de recursos
próprios está investido em ativos fixos, qual o seu endividamento
para com terceiros, dentre outros.
Condições
As condições se referem ao ambiente em que o tomador do
crédito está inserido. De uma forma mais abrangente, este “C”
refere-se às condições de repagamento do candidato ao crédito
em relação à sua renda e em relação às modificações no cenário
micro e macroeconômico no qual ele está inserido. (aumento de
juros, perda de emprego, aumento salarial, promoções, separação
conjugal, morte na família, desastres naturais)
Didatismo e Conhecimento
48
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Análise cadastral
A análise cadastral refere-se a processo de análise dos dados de
identificação dos clientes. Os dados que deverão ser identificados para
análise, deverão ser os seguintes:
Escolaridade; Estado Civil; Idade; Idoneidade; Moradia (se
própria ou alugada e tempo de residência); Número de dependentes;
Renda (principal e complementar); Situação legal dos documentos; e
Tempo no atual emprego ou atividade exercida.
O agente de crédito deve atentar para a seguinte documentação
legal:
Certidão de Casamento, se casado (a); Cédula de Identidade (RG);
Cartão de Identificação do Contribuinte (CPF); Declaração de Bens
(anexo da declaração do Imposto de Renda), conforme Lei 8.009/1990
– Lei de Impenhorabilidade do Bem de Família; Comprovante de
rendimentos; Comprovante de residência; Procurações (se houver);
Cartões de Instituições Financeiras (originais); e Ficha Cadastral
preenchida e assinada.
Análise de relacionamento
A análise de relacionamento baseia-se principalmente na
análise realizada sobre as informações extraídas do histórico do
relacionamento do cliente com o credor e o mercado de crédito.
Quando o cliente já é conhecido da instituição de concessão de
crédito, é possível extrair informações de créditos adquiridos
anteriormente, taxas de juros aplicadas, freqüência de utilização,
pontualidade na amortização, dentre outros.
Análise patrimonial
A análise patrimonial é frequentemente utilizada para a
avaliação das garantias que os clientes podem oferecer para
vincularem ao contrato de concessão.
Análise de sensibilidade
A análise de sensibilidade é uma fase extremamente importante
do processo de análise de concessão de crédito. É através dela que
o agente de crédito ou analista financeiro irá monitorar a situação
macroeconômica a fim de prever situações que poderão aumentar
o nível de risco da operação.
Análise de idoneidade
Já a análise de idoneidade consiste no levantamento e análise
de informações relacionadas à idoneidade do cliente com o
mercado de crédito. Esta análise baseia-se na coleta de informações
sobre o solicitante do crédito junto às empresas especializadas no
gerenciamento de risco de crédito. A idoneidade do cliente pode ainda
ser classificada em quatro categorias:
Sem Restritivos: quando não há informações negativas sobre o
cliente no mercado de crédito;
Alertas: quando há registros antigos no mercado de crédito, já
solucionados, que não impedem a concessão de novos créditos.
Apenas ocorre a exigência de uma análise mais criteriosa por parte
do agente de crédito;
Restritivos: indicam que o cliente possui informações
desabonadoras no mercado de crédito. São exemplos: registros de
atrasos, renegociações e geração de prejuízos a credores. Podem ser
classificadas como de caráter subjetivo (de uso interno de instituições
do mercado de crédito) ou de caráter objetivo, tais como protestos,
registros de cheques sem fundo, ações de busca e apreensão, dentre
outros; e
Impeditivos: são apontamentos que impedem que pessoas físicas
atuem como tomadores de crédito, a exemplo de bloqueios de bens,
impedimentos no Sistema Financeiro da Habitação (SFH), proibições
legais de concessão de crédito, dentre outros.
Método credit scoring de análise de crédit
A aplicação de modelos de credit scoring e outras ferramentas
para análises de crédito se iniciaram na década de 1930, em
companhias seguradoras. Porém, seu desenvolvimento em
instituições financeiras deu-se a partir da década de 1960.
Este modelo proporciona uma vantagem competitiva para
a organização, porém, apenas após a estabilização da economia
brasileira, em 1994, é que começou a ser difundido no Brasil.
O termo credit scoring é utilizado para descrever métodos
estatísticos adotados para classificar candidatos à obtenção de um
crédito em grupos de risco. A partir do histórico de concessões de
crédito efetuadas por uma instituição de crédito é possível, através
de técnicas estatísticas, identificar as variáveis sócio-econômicas
que influenciam na capacidade do cliente em pagar o crédito, ou
seja, na qualidade do crédito da pessoa física.
O método de credit scoring é baseado na classificação de
candidatos a crédito em grupos de acordo com seus prováveis
comportamentos de pagamento. A probabilidade de um candidato
gerar ou não um risco a organização deve ser estimada com base
nas informações que o tomador fornecer na data do pedido de
concessão, e a estimativa servirá como fundamento para a decisão
de aprovação ou não do crédito.
O modelo, baseado em informações do passado recente da
carteira de crédito, gera notas (scores) para novos candidatos ao
crédito que representam a expectativa de que os clientes paguem
suas dividas sem se tornarem inadimplentes.
Assim, o modelo de credit scoring é uma ferramenta valiosa
para decisões de aprovação ou não de pedidos de crédito,
obedecendo à hipótese de que o publico alvo da carteira de crédito,
após a implementação do modelo, se mantenha o mesmo que no
passado recente sobre o qual todo o procedimento estatístico se
baseia.
A partir de uma equação gerada através de variáveis referentes
ao candidato à operação de crédito, os analistas de credit scoring
geram uma pontuação que representa o risco de inadimplência, ou
seja, o escore que resultante da equação de credit scoring pode ser
interpretado como probabilidade de inadimplência.
Análise financeira
É primordial para a determinação das forças e fraquezas
financeiras do cliente, a partir das informações das demonstrações
financeiras do mesmo. A análise da renda total do cliente e posterior
análise de compatibilidade com os créditos pretendidos é uma fase de
vital importância no processo de análise dos riscos de crédito.
Os Demonstrativos de Pagamento, fornecidos pelos
empregadores dos solicitantes de crédito, constituem-se na fonte mais
utilizada pelas instituições de concessão de crédito. A Declaração do
Imposto de Renda é uma fonte alternativa de dados que possibilita um
melhor cálculo sobre a renda média mensal do solicitante.
No caso de pessoas físicas autônomas ou profissionais que
trabalhem em atividades sazonais, o agente de crédito deve tomar
especial cuidado com discrepâncias na renda média mensal do cliente,
nessa situação, a comprovação da renda é de extrema dificuldade,
devendo se basear em cálculos aproximados a partir de
demonstrativos bancários, tais como extratos de contas bancárias.
Didatismo e Conhecimento
49
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
CONTROLE
BANCÁRIO
CONTROLE
DA
MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA
É de fácil implementação e proporciona ao dirigente condições
de acompanhar e efetuar conciliações entre constas bancárias,
verificando se as entras e saídas são pertencentes à empresa.
O controle das contas de banco é individual, ou seja, nos caso
de duas ou mais contas correntes, deverá ser adotado um controle
para cada conta.
É o registro diário de toda a movimentação bancária e do
controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na
conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios
bancários e demais valores debitados em conta (tarifas bancárias,
juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone, entre
as principais).
O controle bancário tem duas finalidades: a primeira consiste
em confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados
pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros se isso
ocorrer; a segunda é gerar informações sobre os saldos bancários
existentes, inclusive se são suficientes para pagar os compromissos
do dia. Modo de controle administrativo e contábil em uso
nas empresas, de seus saldos bancários em dinheiro mantidos em
contas correntes de instituições financeiras ou bancos.
O objetivo da conciliação é corresponder os saldos das contas
contábeis de Bancos - Conta-Movimento ou similares, tanto
no Razão quanto no Livro Diário, com o demonstrado no
respectivo extrato bancário da conta corrente. Evidentemente,
haverá divergências como a dos “Cheques a Compensar”, que se
darão em função do intervalo de tempo entre a data da emissão do
cheque e a do efetivo saque do mesmo na conta corrente. Todas as
divergências verificadas deverão constar de um relatório, de quais
os erros e ocorrências anormais deverão ser corrigidas (análise
contábil) ou investigadas (auditoria) com urgência.
Em empresas maiores, esse procedimento de controle contábil
era chamado de «reconciliação bancária», pois havia um primeiro
procedimento de conferência dos extratos, feito pelo confronto
com os controles do gerente ou departamento financeiro.
Com o advento da automação, muitas empresas conseguiram
fazer seus lançamentos nas contas contábeis referentes à
movimentação das contas bancárias de movimento, diretamente
por intermédio de uma fita magnética ou similar fornecida pelo
banco. Esse procedimento elimina a reconciliação bancária em
muitos casos, havendo a necessidade de apenas uma revisão
contábil periódica.
Existem extratos eletrônicos que facilitam a conciliação
bancária e reduzem a chance de erros quando utilizados por
softwares financeiros. Os formatos mais usados para extrato
eletrônico são: CNAB400, CNAB240, OFC ou OFX.
A conciliação na parte contábil é feita da seguinte forma:
Os modelos de credit scoring podem ser aplicados tanto à
análise de crédito de pessoas físicas quanto a empresas. Quando
aplicados a pessoas físicas, eles utilizam informações cadastrais e
sócio-econômicas dos clientes.
Os modelos de credit scoring propriamente ditos são
ferramentas que dão suporte à tomada de decisão sobre a concessão
de crédito para novas aplicações ou novos clientes.
Abaixo um resumo das principais vantagens dos modelos
credit scoring:
Consistência: são modelos bem elaborados, que utilizam a
experiência da instituição, e servem para administrar objetivamente
os créditos dos clientes já existentes e dos novos solicitantes;
Facilidade: os modelos credit scoring tendem a ser simples
e de fácil interpretação, com instalação relativamente fácil. As
metodologias utilizadas para construção de tais modelos são
comuns e bem entendidas, assim como as abordagens de avaliação
dos mesmos;
Melhor organização da informação de crédito: a sistematização
e organização das informações contribuem para a melhoria do
processo de concessão de crédito;
Redução de metodologia subjetiva: o uso de método
quantitativo com regras claras e bem definidas contribui para a
diminuição do subjetivismo na avaliação do risco de crédito; e
Maior eficiência do processo: o uso de modelos credit scoring
na concessão de crédito direciona os esforços dos analistas,
trazendo redução de tempo e maior eficiência a este processo.
As principais desvantagens dos modelos de credit scoring:
Custo de desenvolvimento: desenvolver um sistema credit
scoring pode acarretar custos, não somente com o sistema em si,
mas também com o suporte necessário para sua construção, como
por exemplo, profissionais capacitados, equipamentos, coleta de
informações necessárias ao desenvolvimento do modelo, dentre
outros;
Excesso de confiança nos modelos: algumas estatísticas
podem superestimar a eficácia dos modelos, fazendo com que
usuários, principalmente aqueles menos experientes, considerem
tais modelos perfeitos, não criticando seus resultados;
Falta de dados oportunos: se o modelo necessita de dados que
não foram informados, pode haver problemas na sua utilização
na instituição, gerando resultados diferentes dos esperados. Além
da falta de algumas informações necessárias, faz-se necessário
analisar também a qualidade e fidedignidade das informações
disponíveis, uma vez que elas representam o insumo principal dos
modelos de credit scoring; e
Interpretação equivocada dos escores: o uso inadequado do
sistema devido à falta de treinamento e aprendizagem de como
utilizar suas informações pode ocasionar problemas sérios à
instituição.
Verifica-se, portanto, que os modelos de credit scoring
podem trazer significativos benefícios à instituição quando
adequadamente desenvolvidos e utilizados. No entanto, eles
também possuem limitações que precisam ser bem avaliadas
antes do desenvolvimento e implementação de um modelo dessa
natureza.
Didatismo e Conhecimento
Quando um cheque é utilizado como forma de aumentar o
caixa:
Débito - Caixa
Crédito - Banco
Quando um cheque é utilizado para prover o pagamento de
obrigações:
Débito - Fornecedor
Crédito - Banco
50
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Em todo extrato existem tarifas cobradas pelo bancos para
manutenção da conta. Neste caso:
Débito - Despesas Bancárias
Crédito - Banco
Desta forma, os titulares que exercem as atividades notariais
e de registros são considerados agentes públicos em colaboração
com o Poder Público.
Conclui-se, portanto, que a função notarial e de registro, por
ser dotada de fé pública, bem como ser uma delegação atribuída
pelo Poder Público ao particular, possui natureza pública e seu
exercício ocorrerá de forma particular a fim de atingir os fins de
tais atividades: publicidade, autenticidade, segurança e eficácia.
Observação:
Ao realizar os lançamentos deve-se ater-se ao fato de que
nem todas as despesas do extrato devem ser lançadas em Despesas
Bancárias, pois, existem outras despesas que aparecem nos extratos
como IOF e juros que devem ser contabilizadas como tal. Embora
estas também sejam despesas, não poderão ser incluídas no mesmo
grupo de despesas, sendo estas lançadas em Despesas com IOF
e Despesas com Juros respectivamente. As despesas bancárias
normalmente são despesas com manutenção de conta, extratos e
tarifas de depósitos ou de retiradas da conta bancária, as demais
devem ser analisadas para ver a qual grupo de despesas pertencem.
Ainda em relação à conciliação bancária, podem ocorrer
ganhos, pois muitas contas correntes estão vinculadas ou
assemelham-se a contas de aplicações de curto prazo, o que neste
caso requer um lançamento diferenciado dos demais:
Débito - Banco
Crédito - Rendimento Financeiro ou Rendimento Conta
Aplicação
GESTÃO DA QUALIDADE: ANÁLISE DE
MELHORIA DE PROCESSO
O banco tem como atividade principal a intermediação e aplicação de recursos financeiros próprios ou de terceiros, em moeda
nacional ou estrangeira, e a custódia de valor de propriedade de
terceiros. Banco é uma instituição financeira que aceita depósitos
e concede empréstimos. Dentre as principais funções dos bancos
atualmente podemos destacar:
 Depósitos: são as contas correntes ou poupança realizadas pelos correntistas;
 Transações: aceite de cheques, transferências entre contas correntes e pagamentos;
 Empréstimos;
 Cofres: guarda de valores para seus clientes;
 Câmbio: troca de moedas estrangeiras
Este último sendo incorporado às Demonstrações de Resultado
como Receitas Financeiras, assim como as despesas também fazem
parte das Demonstrações como Despesas Financeiras.
Cartório ou serventia extrajudicial é um nome genérico que
designa uma repartição pública ou privada que tem a custódia de
documentos (cartas) e que lhes dá fé pública.
Consideram-se serviços notariais e de registros os “de
organização técnica e administrativa destinados a garantir a
publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos”.
Essa definição apresenta as finalidades das serventias notariais e
registrais, que são: publicidade, autenticidade, segurança e eficácia.
A Lei n. 8.935 de 1994 mais conhecida como Lei dos Cartórios
ou Lei dos Notários e Registradores, em seu artigo 5˚ apresenta
quais são os tipos de serviços notariais e de registros existentes no
ordenamento jurídico brasileiro: tabelionatos de notas; tabelionatos/
registros de contratos marítimos; tabelionatos de protestos de
títulos; registros de imóveis; registros de títulos e documentos e
civis das pessoas jurídicas; registros civis das pessoas naturais e de
interdições e tutelas e registros de distribuição.
Para o desempenho dessas funções, o notário, ou tabelião,
e oficial de registro, ou registrador são, mediante atribuição da
própria legislação acima mencionada, dotados de fé pública, a
quem é delegado o exercício da atividade notarial e de registro.
Entende-se por fé pública determinada confiança atribuída
pela lei ao titular da serventia notarial e de registro que declare, no
exercício da sua função, determinados fatos ou atos com presunção
de verdade.
Os bancos tem uma participação ativa na vida de toda a sociedade. Seja empresa privada, órgãos públicos e pessoas físicas,
todos de uma maneira ou outra necessitam dos serviços oferecidos pelas instituições bancárias, seja para o pagamento de contas,
abertura de contas, contratação de financiamento, empréstimos e
muitos outros serviços.
Um tema que é bastante comum em provas de concursos diz
respeito às operações exercidas pelos bancos, que dividem-se em
operações ativas e operações passivas. É comum vermos nas definições de banco essas expressões, que geralmente deixam em dúvida os estudantes que irão tentar uma vaga no concurso público.
Normalmente o lucro dos bancos resultam da diferença entre
as operações passivas e ativas.
Para não se atrapalhar mais, confira abaixo quais são as principais operações ativas e passivas executadas pelos bancos.
Operações ativas
As operações ativas são aquelas em que o banco oferece crédito aos clientes, ou seja, aquelas em que a instituição bancária
empresta dinheiro. São elas:
• Abertura de crédito, simples e em conta-corrente;
• Desconto de títulos;
• Concessão de crédito rural;
• Concessão de empréstimo para capital de giro;
• Aplicações (próprias) em títulos e valores mobiliários;
• Depósitos interfinanceiros;
• Operações de repasses e refinanciamentos
• Concessões de financiamentos de projetos do Programa
de Fomento à Competitividade Industrial.
Natureza jurídica das atividades notariais e de registros.
Muito se tem discutido a respeito da natureza jurídica desses
serviços. Entretanto, é relevante destacar que a natureza jurídica é
pública e o seu exercício que é privado. Sobre o assunto, sustenta o
autor Walter Ceneviva que “a atividade registrária, embora exercida
em caráter privado, tem característicos típicos de serviço público.
Didatismo e Conhecimento
51
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Operações passivas
As operações passivas são aquelas em que os clientes deixam
seu dinheiro sob responsabilidade ou administração dos bancos,
seja depositando em conta, investindo em CDB etc.
• Depósitos a vista (de pessoas físicas ou jurídicas);
• Depósitos a prazo fixo (de pessoas físicas ou jurídicas);
• Obrigações contraídas no país e no exterior relativas a
repasses e refinanciamentos;
• Emissões de certificados de Depósitos Interfinanceiros
(CDIs).
Em finanças, crédito é a capacidade prevista que uma pessoa tem de retornar um investimento (empréstimo, financiamento) sobre ele. Aquele que empresta dinheiro a um indivíduo ou a
uma instituição se chama credor.
Inadimplência:
Não pagamento até a data de vencimento de um compromisso
financeiro com outrem, quando feita negociação de prazos entre as
partes, para aquisição de bem durável ou não-durável, ou prestação
de Administração das Contas a Receber (Duplicatas a Receber)
As Contas a Receber são geradas pelas vendas a prazo que são
feitas após concessão de crédito. Às vendas a prazos estão associados os riscos com inadimplência, despesas com cobrança entre
outros, mas são fundamentais para alavancar o nível das operações
e o giro dos estoques. Quanto mais frouxo o sistema de política de
crédito da empresa, maiores serão os riscos que o Administrador
Financeiro enfrentará para solucionar os problemas de capital de
giro e fluxo de caixa.
Alguns conceitos importantes para compreensão do assunto.
Administração das Contas a Receber (Duplicatas a Receber)
As Contas a Receber são geradas pelas vendas a prazo que são
feitas após concessão de crédito. Às vendas a prazos estão associados os riscos com inadimplência, despesas com cobrança entre
outros, mas são fundamentais para alavancar o nível das operações
e o giro dos estoques. Quanto mais frouxo o sistema de política de
crédito da empresa, maiores serão os riscos que o Administrador
Financeiro enfrentará para solucionar os problemas de capital de
giro e fluxo de caixa.
Política de Crédito
A política de crédito trata dos aspectos de prazos, seleção de
clientes e limite de crédito. Uma política de crédito liberal alavancará os níveis de vendas mas acarretará em maiores despesas
e problemas para os recebimentos. Prazos mais dilatados exigirão
maior aporte de capital de giro para que a empresa possa honrar
seus compromissos. A seleção dos clientes, quando não bem feita,
também poderá influir na liquidez do capital de giro. A expansão
do crédito deve ser muito bem analisado pelo administrador financeiro. O Limite de crédito também deve ser bem administrado
pelo financeiro, segmentando valores por responsabilidades. O administrador financeiro deve estar atento para evitar a concessão de
crédito em situações irregulares, estabelecendo políticas de crédito
e cobrança claramente definidas.
Política de Crédito
A política de crédito trata dos aspectos de prazos, seleção de
clientes e limite de crédito. Uma política de crédito liberal alavancará os níveis de vendas mas acarretará em maiores despesas
e problemas para os recebimentos. Prazos mais dilatados exigirão
maior aporte de capital de giro para que a empresa possa honrar
seus compromissos. A seleção dos clientes, quando não bem feita,
também poderá influir na liquidez do capital de giro. A expansão
do crédito deve ser muito bem analisado pelo administrador financeiro. O Limite de crédito também deve ser bem administrado
pelo financeiro, segmentando valores por responsabilidades. O administrador financeiro deve estar atento para evitar a concessão de
crédito em situações irregulares, estabelecendo políticas de crédito
e cobrança claramente definidas.
Administração das Perdas
O administrador financeiro deverá implantar um sistema eficiente de política de crédito e cobrança para evitar as perdas com a
inadimplência. Ele poderá criar metas para cada período, ou seja,
determinar, de acordo com o histórico de inadimplência da empresa, percentuais metas de perdas a serem atingidos até um nível
tolerável pela administração.
Administração das Perdas
O administrador financeiro deverá implantar um sistema eficiente de política de crédito e cobrança para evitar as perdas com a
inadimplência. Ele poderá criar metas para cada período, ou seja,
determinar, de acordo com o histórico de inadimplência da empresa, percentuais metas de perdas a serem atingidos até um nível
tolerável pela administração.
Noções de Crédito e Cobrança
O que é Crédito:
Credor é toda pessoa titular de um crédito, ou, que tem a haver
de outrem, certa importância em dinheiro.
Em uma transação financeira, Crédito é uma movimentação
com saldo positivo. É o ato de obter recursos financeiros (dinheiro,
promissórias, imóveis, etc.) por meio de uma transação financeira
(empréstimos, financiamentos, pagamentos, etc.).
Crédito pode possuir diversos sentidos: * Crédito- Confiança
(financeira ou de valores) que uma pessoa tem por outras.* Crédito
(finança)- Transação financeira com saldo positivo imediato. ...
Crédito é também o Dinheiro que pode ser obtido como um
empréstimo
Em finanças, crédito é a capacidade prevista que uma pessoa tem de retornar um investimento (empréstimo, financiamento) sobre ele. Aquele que empresta dinheiro a um indivíduo ou a
uma instituição se chama credor.
Noções de Crédito e Cobrança
O que é Crédito:
Credor é toda pessoa titular de um crédito, ou, que tem a haver
de outrem, certa importância em dinheiro.
Em uma transação financeira, Crédito é uma movimentação
com saldo positivo. É o ato de obter recursos financeiros (dinheiro,
promissórias, imóveis, etc.) por meio de uma transação financeira
(empréstimos, financiamentos, pagamentos, etc.).
Crédito pode possuir diversos sentidos: * Crédito- Confiança
(financeira ou de valores) que uma pessoa tem por outras.* Crédito
(finança)- Transação financeira com saldo positivo imediato. ...
Crédito é também o Dinheiro que pode ser obtido como um
empréstimo
Didatismo e Conhecimento
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Inadimplência:
Não pagamento até a data de vencimento de um compromisso
financeiro com outrem, quando feita negociação de prazos entre as
partes, para aquisição de bem durável ou não-durável, ou prestação
de serviços, devidamente executados.
Análise dos 5 C’s
A análise subjetiva do tomador do crédito é importante, visto
que através da experiência do agente de crédito é possível identificar fatores de:
•
CARÁTER;
•
CAPACIDADE;
•
CAPITAL;
•
CONDIÇÕES DE PAGAMENTO;
•
COLATERAL (garantias).
Porém, essa análise não pode ser realizada de maneira aleatória, é preciso estar embasada em conceitos técnicos que irão guiar
a tomada de decisão.
Capacidade
A capacidade refere-se ao julgamento subjetivo do analista
de crédito quanto à habilidade dos tomadores de crédito de comprometerem suas receitas em prol do pagamento da dívida a ser
contraída.
É preciso avaliar, através dos dados obtidos do tomador do
crédito, a capacidade histórica do mesmo de honrar dívidas, ou
seja, avaliar como o proponente ao crédito se portou em situações
semelhantes no passado.
Capital
O capital refere-se à medição da situação financeira do tomador do crédito. A análise financeira é fator relevante para a decisão
de crédito. Leva-se em conta aqui, a composição dos recursos, tanto qualitativamente, como quantitativamente. O capital refere-se
às garantias reais que determinado individuo possa ter para poder
honrar as dívidas, caso a receita principal (por exemplo, salário)
não esteja disponível em determinado momento.
No âmbito das organizações, “o Capital” a análise é feita através da análise do balanço e análise econômico-financeira onde se
obtém informações valiosas sobre o desempenho e a solidez de
determinada empresa, como por exemplo, o quanto de recursos
próprios está investido em ativos fixos, qual o seu endividamento
para com terceiros, dentre outros.
Condições
As condições se referem ao ambiente em que o tomador do
crédito está inserido. De uma forma mais abrangente, este “C” refere-se às condições de repagamento do candidato ao crédito em
relação à sua renda e em relação às modificações no cenário micro
e macroeconômico no qual ele está inserido. (aumento de juros,
perda de emprego, aumento salarial, promoções, separação conjugal, morte na família, desastres naturais)
Colateral
Já o “C” Colateral é o oferecimento de garantias por parte do
tomador de empréstimo que irão assegurar uma maior segurança ao crédito. Porém, essas garantias não devem ser consideradas
como única segurança na decisão do crédito, visto que se os demais “C” não forem analisados corretamente, de nada valerá as
garantias.
Este “C” não deve ser utilizado para compensar nenhum dos
outros “C’s”, apenas deve ser utilizado para atenuar eventuais pontos negativos nas questões: capacidade, capital e condições. Em
nenhuma hipótese deve ser utilizado para compensar ou atenuar
efeitos negativos sobre o Caráter, pois um indivíduo que não o
possua, provavelmente, não irá possuir garantias passíveis de serem levadas a juízo.
Caráter
O primeiro “C” a ser entendido é o caráter, o qual se refere à
idoneidade do cliente no mercado de crédito. Pode ser entendido
como a intenção do devedor de pagar ao credor sua dívida. É certo
que, em muitos casos, é complicado se alguém teve ou não intenção de pagar suas obrigações..
É importante analisar a veracidade das informações que o
cliente presta ao cedente do crédito, verificando se o cliente é confiável no que diz e no que faz. Esta verificação pode e deve ser
realizada pesquisando empresas gerenciadoras de risco de crédito.
Se o Caráter for inaceitável, por certo todos os demais ‹C› também
estarão potencialmente comprometidos, eis que sua credibilidade
será também, e por certo, questionável».
Processo de análise de crédito para pessoa física
Toda concessão de crédito envolve riscos. A Análise de Crédito é feita considerando o perfil do tomador com a Política de Crédito da empresa, onde a organização estabelecerá o nível e condições
de risco aceitáveis.
O processo de análise de crédito para pessoa física visa evidenciar conclusões quanto à capacidade de repagamento do tomador e fazer recomendações sobre o melhor tipo de empréstimo a
ser concedido.
Este processo é extremamente importante para a análise de
crédito efetuada em organizações de concessão de microcrédito,
principalmente devido à simplificação e desburocratização desta
modalidade, conforme explicado anteriormente.
Análise de crédito
É o momento no qual o agente cedente irá avaliar o potencial
de retorno do tomador do crédito, bem como, os riscos inerentes à
concessão. Tal procedimento é realizado, também, com o objetivo
de ser possível identificar os clientes que futuramente poderão não
honrar com suas obrigações, acarretando uma situação de risco de
caixa à organização. Através da Análise de Crédito será possível
identificar se o cliente possui idoneidade e capacidade financeira
suficiente para amortizar a dívida que se pretende contrair.
Objetivo da análise de crédito
O principal objetivo da análise de crédito é identificar os riscos nas situações de concessão de valores e evidenciar conclusões
quanto à capacidade de amortização do tomador, além de proporcionar recomendações relativas à melhor estruturação e tipo
de crédito a conceder.
Uma outra interpretação aponta que os objetivos de uma análise subjetiva de crédito podem ser agrupados em cinco categorias:
•
Avaliar se um devedor irá honrar com suas dívidas no
momento correto;
•
Avaliar a capacidade de pagamento da dívida (recursos
disponíveis);
•
Determinar a saúde financeira do tomador do crédito (nível de endividamento);
•
Prioridades dos direitos da empresa credora em relação
a outros credores; e
•
Planejamento financeiro futuro do tomador do crédito.
Didatismo e Conhecimento
53
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Além disso, a análise subjetiva de crédito não é um exercício
que visa ao cumprimento de disposições normativas, mas sim tem
por objetivo chegar a uma decisão clara sobre a concessão ou não
do crédito ao solicitante.
Portanto, o processo de análise de crédito para pessoa física
baseia-se na qualidade das informações obtidas e nas decisões decorrentes. Essas decisões devem ser práticas e viáveis dentro de
um modelo funcional adaptado à realidade da organização.
Além disso, em qualquer situação de análise de crédito, há 3
etapas distintas a percorrer:
•
Análise Retrospectiva: avaliação do desempenho histórico do tomador potencial, visando identificar fatores na atual
condição do tomador que possam dificultar o pagamento da divida;
•
Análise de Tendências: projeção da condição futura do
tomador do crédito, a fim de avaliar o nível de endividamento suportável e o quão oneroso será o crédito que se espera obter; e
•
Capacidade Creditícia: a partir do grau de risco que o tomador apresenta e a projeção do seu nível de endividamento futuro, avaliar a quantia de capital que ele poderá obter junto ao credor.
Uma análise minuciosa de risco da operação de concessão de
crédito à pessoa física, é preciso passar por algumas fases distintas
durante o processo. Abaixo seis fases que demonstram esse processo:
•
Análise Cadastral;
•
Análise de Idoneidade;
•
Análise Financeira;
•
Análise de Relacionamento;
•
Análise Patrimonial; e
•
Análise de Sensibilidade.
•
Restritivos: indicam que o cliente possui informações
desabonadoras no mercado de crédito. São exemplos: registros
de atrasos, renegociações e geração de prejuízos a credores. Podem ser classificadas como de caráter subjetivo (de uso interno
de instituições do mercado de crédito) ou de caráter objetivo, tais
como protestos, registros de cheques sem fundo, ações de busca e
apreensão, dentre outros; e
•
Impeditivos: são apontamentos que impedem que pessoas físicas atuem como tomadores de crédito, a exemplo de
bloqueios de bens, impedimentos no Sistema Financeiro da Habitação (SFH), proibições legais de concessão de crédito, dentre
outros.
Análise financeira
É primordial para a determinação das forças e fraquezas financeiras do cliente, a partir das informações das demonstrações
financeiras do mesmo. A análise da renda total do cliente e posterior análise de compatibilidade com os créditos pretendidos é
uma fase de vital importância no processo de análise dos riscos
de crédito.
Os Demonstrativos de Pagamento, fornecidos pelos empregadores dos solicitantes de crédito, constituem-se na fonte mais
utilizada pelas instituições de concessão de crédito. A Declaração
do Imposto de Renda é uma fonte alternativa de dados que possibilita um melhor cálculo sobre a renda média mensal do solicitante.
No caso de pessoas físicas autônomas ou profissionais que
trabalhem em atividades sazonais, o agente de crédito deve tomar
especial cuidado com discrepâncias na renda média mensal do
cliente, nessa situação, a comprovação da renda é de extrema dificuldade, devendo se basear em cálculos aproximados a partir de
demonstrativos bancários, tais como extratos de contas bancárias.
Análise cadastral
A análise cadastral refere-se a processo de análise dos dados
de identificação dos clientes. Os dados que deverão ser identificados para análise, deverão ser os seguintes:
Escolaridade; Estado Civil; Idade; Idoneidade; Moradia (se
própria ou alugada e tempo de residência); Número de dependentes; Renda (principal e complementar); Situação legal dos documentos; e Tempo no atual emprego ou atividade exercida.
O agente de crédito deve atentar para a seguinte documentação legal:
Certidão de Casamento, se casado (a); Cédula de Identidade
(RG); Cartão de Identificação do Contribuinte (CPF); Declaração
de Bens (anexo da declaração do Imposto de Renda), conforme
Lei 8.009/1990 – Lei de Impenhorabilidade do Bem de Família;
Comprovante de rendimentos; Comprovante de residência; Procurações (se houver); Cartões de Instituições Financeiras (originais);
e Ficha Cadastral preenchida e assinada.
Análise de idoneidade
Já a análise de idoneidade consiste no levantamento e análise
de informações relacionadas à idoneidade do cliente com o mercado de crédito. Esta análise baseia-se na coleta de informações
sobre o solicitante do crédito junto às empresas especializadas no
gerenciamento de risco de crédito. A idoneidade do cliente pode
ainda ser classificada em quatro categorias:
•
Sem Restritivos: quando não há informações negativas
sobre o cliente no mercado de crédito;
•
Alertas: quando há registros antigos no mercado de crédito, já solucionados, que não impedem a concessão de novos créditos. Apenas ocorre a exigência de uma análise mais criteriosa por
parte do agente de crédito;
Didatismo e Conhecimento
Análise de relacionamento
A análise de relacionamento baseia-se principalmente na
análise realizada sobre as informações extraídas do histórico do
relacionamento do cliente com o credor e o mercado de crédito. Quando o cliente já é conhecido da instituição de concessão
de crédito, é possível extrair informações de créditos adquiridos
anteriormente, taxas de juros aplicadas, freqüência de utilização,
pontualidade na amortização, dentre outros.
Análise patrimonial
A análise patrimonial é frequentemente utilizada para a avaliação das garantias que os clientes podem oferecer para vincularem ao contrato de concessão.
Análise de sensibilidade
A análise de sensibilidade é uma fase extremamente importante do processo de análise de concessão de crédito. É através
dela que o agente de crédito ou analista financeiro irá monitorar a
situação macroeconômica a fim de prever situações que poderão
aumentar o nível de risco da operação.
Método credit scoring de análise de crédit
A aplicação de modelos de credit scoring e outras ferramentas para análises de crédito se iniciaram na década de 1930, em
companhias seguradoras. Porém, seu desenvolvimento em instituições financeiras deu-se a partir da década de 1960.
Este modelo proporciona uma vantagem competitiva para a
organização, porém, apenas após a estabilização da economia brasileira, em 1994, é que começou a ser difundido no Brasil.
54
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
O termo credit scoring é utilizado para descrever métodos
estatísticos adotados para classificar candidatos à obtenção de um
crédito em grupos de risco. A partir do histórico de concessões
de crédito efetuadas por uma instituição de crédito é possível,
através de técnicas estatísticas, identificar as variáveis sócio-econômicas que influenciam na capacidade do cliente em pagar o
crédito, ou seja, na qualidade do crédito da pessoa física.
O método de credit scoring é baseado na classificação de
candidatos a crédito em grupos de acordo com seus prováveis
comportamentos de pagamento. A probabilidade de um candidato gerar ou não um risco a organização deve ser estimada com
base nas informações que o tomador fornecer na data do pedido
de concessão, e a estimativa servirá como fundamento para a decisão de aprovação ou não do crédito.
O modelo, baseado em informações do passado recente da
carteira de crédito, gera notas (scores) para novos candidatos ao
crédito que representam a expectativa de que os clientes paguem
suas dividas sem se tornarem inadimplentes.
Assim, o modelo de credit scoring é uma ferramenta valiosa
para decisões de aprovação ou não de pedidos de crédito, obedecendo à hipótese de que o publico alvo da carteira de crédito,
após a implementação do modelo, se mantenha o mesmo que no
passado recente sobre o qual todo o procedimento estatístico se
baseia.
A partir de uma equação gerada através de variáveis referentes ao candidato à operação de crédito, os analistas de credit
scoring geram uma pontuação que representa o risco de inadimplência, ou seja, o escore que resultante da equação de credit scoring pode ser interpretado como probabilidade de inadimplência.
Os modelos de credit scoring podem ser aplicados tanto à
análise de crédito de pessoas físicas quanto a empresas. Quando
aplicados a pessoas físicas, eles utilizam informações cadastrais
e sócio-econômicas dos clientes.
Os modelos de credit scoring propriamente ditos são ferramentas que dão suporte à tomada de decisão sobre a concessão de
crédito para novas aplicações ou novos clientes.
As principais desvantagens dos modelos de credit scoring:
•
Custo de desenvolvimento: desenvolver um sistema
credit scoring pode acarretar custos, não somente com o sistema
em si, mas também com o suporte necessário para sua construção,
como por exemplo, profissionais capacitados, equipamentos, coleta de informações necessárias ao desenvolvimento do modelo,
dentre outros;
•
Excesso de confiança nos modelos: algumas estatísticas podem superestimar a eficácia dos modelos, fazendo com que
usuários, principalmente aqueles menos experientes, considerem
tais modelos perfeitos, não criticando seus resultados;
•
Falta de dados oportunos: se o modelo necessita de dados
que não foram informados, pode haver problemas na sua utilização
na instituição, gerando resultados diferentes dos esperados. Além
da falta de algumas informações necessárias, faz-se necessário
analisar também a qualidade e fidedignidade das informações disponíveis, uma vez que elas representam o insumo principal dos
modelos de credit scoring; e
•
Interpretação equivocada dos escores: o uso inadequado
do sistema devido à falta de treinamento e aprendizagem de como
utilizar suas informações pode ocasionar problemas sérios à instituição.
Verifica-se, portanto, que os modelos de credit scoring podem
trazer significativos benefícios à instituição quando adequadamente desenvolvidos e utilizados. No entanto, eles também possuem
limitações que precisam ser bem avaliadas antes do desenvolvimento e implementação de um modelo dessa natureza.
CONTROLE BANCÁRIO - CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA
É de fácil implementação e proporciona ao dirigente condições de acompanhar e efetuar conciliações entre constas bancárias,
verificando se as entras e saídas são pertencentes à empresa.
O controle das contas de banco é individual, ou seja, nos caso
de duas ou mais contas correntes, deverá ser adotado um controle
para cada conta.
É o registro diário de toda a movimentação bancária e do controle de saldos existentes, ou seja, os depósitos e créditos na conta da empresa, bem como todos os pagamentos feitos por meios
bancários e demais valores debitados em conta (tarifas bancárias,
juros sobre saldo devedor, contas de energia, água e telefone, entre
as principais).
O controle bancário tem duas finalidades: a primeira consiste em confrontar os registros da empresa e os lançamentos gerados pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros se isso
ocorrer; a segunda é gerar informações sobre os saldos bancários
existentes, inclusive se são suficientes para pagar os compromissos
do dia. Modo de controle administrativo e contábil em uso nas empresas, de seus saldos bancários em dinheiro mantidos em contas
correntes de instituições financeiras ou bancos.
O objetivo da conciliação é corresponder os saldos das contas
contábeis de Bancos - Conta-Movimento ou similares, tanto no
Razão quanto no Livro Diário, com o demonstrado no respectivo extrato bancário da conta corrente. Evidentemente, haverá divergências como a dos “Cheques a Compensar”, que se darão em
função do intervalo de tempo entre a data da emissão do cheque e
a do efetivo saque do mesmo na conta corrente. Todas as divergências verificadas deverão constar de um relatório, de quais os erros
e ocorrências anormais deverão ser corrigidas (análise contábil) ou
investigadas (auditoria) com urgência.
Abaixo um resumo das principais vantagens dos modelos
credit scoring:
•
Consistência: são modelos bem elaborados, que utilizam a experiência da instituição, e servem para administrar
objetivamente os créditos dos clientes já existentes e dos novos
solicitantes;
•
Facilidade: os modelos credit scoring tendem a ser simples e de fácil interpretação, com instalação relativamente fácil.
As metodologias utilizadas para construção de tais modelos são
comuns e bem entendidas, assim como as abordagens de avaliação dos mesmos;
•
Melhor organização da informação de crédito: a sistematização e organização das informações contribuem para a melhoria do processo de concessão de crédito;
•
Redução de metodologia subjetiva: o uso de método
quantitativo com regras claras e bem definidas contribui para a
diminuição do subjetivismo na avaliação do risco de crédito; e
•
Maior eficiência do processo: o uso de modelos credit
scoring na concessão de crédito direciona os esforços dos analistas, trazendo redução de tempo e maior eficiência a este processo.
Didatismo e Conhecimento
55
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Em empresas maiores, esse procedimento de controle contábil era chamado de «reconciliação bancária», pois havia um primeiro
procedimento de conferência dos extratos, feito pelo confronto com
os controles do gerente ou departamento financeiro.
Com o advento da automação, muitas empresas conseguiram
fazer seus lançamentos nas contas contábeis referentes à movimentação das contas bancárias de movimento, diretamente por intermédio
de uma fita magnética ou similar fornecida pelo banco. Esse procedimento elimina a reconciliação bancária em muitos casos, havendo a
necessidade de apenas uma revisão contábil periódica.
Existem extratos eletrônicos que facilitam a conciliação bancária e reduzem a chance de erros quando utilizados por softwares
financeiros. Os formatos mais usados para extrato eletrônico são:
CNAB400, CNAB240, OFC ou OFX.
A conciliação na parte contábil é feita da seguinte forma:
Quando um cheque é utilizado como forma de aumentar o caixa:
Débito - Caixa
Crédito - Banco
A Lei n. 8.935 de 1994 mais conhecida como Lei dos Cartórios ou Lei dos Notários e Registradores, em seu artigo 5˚ apresenta quais são os tipos de serviços notariais e de registros existentes
no ordenamento jurídico brasileiro: tabelionatos de notas; tabelionatos/registros de contratos marítimos; tabelionatos de protestos
de títulos; registros de imóveis; registros de títulos e documentos
e civis das pessoas jurídicas; registros civis das pessoas naturais e
de interdições e tutelas e registros de distribuição.
Para o desempenho dessas funções, o notário, ou tabelião, e
oficial de registro, ou registrador são, mediante atribuição da própria legislação acima mencionada, dotados de fé pública, a quem
é delegado o exercício da atividade notarial e de registro.
Entende-se por fé pública determinada confiança atribuída
pela lei ao titular da serventia notarial e de registro que declare,
no exercício da sua função, determinados fatos ou atos com presunção de verdade.
Natureza jurídica das atividades notariais e de registros.
Muito se tem discutido a respeito da natureza jurídica desses
serviços. Entretanto, é relevante destacar que a natureza jurídica é
pública e o seu exercício que é privado. Sobre o assunto, sustenta o autor Walter Ceneviva que “a atividade registrária, embora
exercida em caráter privado, tem característicos típicos de serviço
público.
Desta forma, os titulares que exercem as atividades notariais
e de registros são considerados agentes públicos em colaboração
com o Poder Público.
Conclui-se, portanto, que a função notarial e de registro, por
ser dotada de fé pública, bem como ser uma delegação atribuída
pelo Poder Público ao particular, possui natureza pública e seu
exercício ocorrerá de forma particular a fim de atingir os fins de
tais atividades: publicidade, autenticidade, segurança e eficácia.
Quando um cheque é utilizado para prover o pagamento de obrigações:
Débito - Fornecedor
Crédito - Banco
Em todo extrato existem tarifas cobradas pelo bancos para manutenção da conta. Neste caso:
Débito - Despesas Bancárias
Crédito - Banco
Observação:
• Ao realizar os lançamentos deve-se ater-se ao fato de que
nem todas as despesas do extrato devem ser lançadas em Despesas
Bancárias, pois, existem outras despesas que aparecem nos extratos
como IOF e juros que devem ser contabilizadas como tal. Embora
estas também sejam despesas, não poderão ser incluídas no mesmo
grupo de despesas, sendo estas lançadas em Despesas com IOF e
Despesas com Juros respectivamente. As despesas bancárias normalmente são despesas com manutenção de conta, extratos e tarifas de
depósitos ou de retiradas da conta bancária, as demais devem ser analisadas para ver a qual grupo de despesas pertencem.
Ainda em relação à conciliação bancária, podem ocorrer ganhos,
pois muitas contas correntes estão vinculadas ou assemelham-se a
contas de aplicações de curto prazo, o que neste caso requer um lançamento diferenciado dos demais:
Débito - Banco
Crédito - Rendimento Financeiro ou Rendimento Conta Aplicação
Este último sendo incorporado às Demonstrações de Resultado
como Receitas Financeiras, assim como as despesas também fazem
parte das Demonstrações como Despesas Financeiras.
GERENCIAMENTO E
GESTÃO DE EQUIPES.
Cada vez mais, as equipes se tornam a forma básica de
trabalho nas organizações do mundo contemporâneo. As
evidências sugerem que as equipes são capazes de melhorar o
desempenho dos indivíduos quando a tarefa requer múltiplas
habilidades, julgamentos e experiências. Quando as organizações
se reestruturaram para competir de modo mais eficiente e eficaz,
escolheram as equipes como forma de utilizar melhor os talentos
dos seus funcionários. As empresas descobriram que as equipes
são mais flexíveis e reagem melhor às mudanças do que os
departamentos tradicionais ou outras formas de agrupamentos
permanentes. As equipes têm capacidade para se estruturar,
iniciar seu trabalho, redefinir seu foco e se dissolver rapidamente.
Outras características importantes é que as equipes são uma forma
eficaz de facilitar a participação dos trabalhadores nos processos
decisórios aumentar a motivação dos funcionários.
Cartório ou serventia extrajudicial é um nome genérico que
designa uma repartição pública ou privada que tem a custódia de documentos (cartas) e que lhes dá fé pública.
Consideram-se serviços notariais e de registros os “de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos”. Essa definição
apresenta as finalidades das serventias notariais e registrais, que
são: publicidade, autenticidade, segurança e eficácia.
Didatismo e Conhecimento
56
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Diferença entre Grupo e Equipe
Grupo e equipe não é a mesma coisa. Grupo é definido como
dois ou mais indivíduos, em interação e interdependência, que se
juntam para atingir um objetivo. Um grupo de trabalho é aquele
que interage basicamente para compartilhar informações e tomar
decisões para ajudar cada membro em seu desempenho na sua área
de responsabilidade.
Os grupos de trabalho não têm necessidade nem oportunidade
de se engajar em um trabalho coletivo que requeira esforço
conjunto. Assim, seu desempenho é apenas a somatória das
contribuições individuais de seus membros. Não existe uma
sinergia positiva que possa criar um nível geral de desempenho
maior do que a soma das contribuições individuais.
Uma equipe de trabalho gera uma sinergia positiva por meio
do esforço coordenado. Os esforços individuais resultam em um
nível de desempenho maior do que a soma daquelas contribuições
individuais. O quadro abaixo ressalta as diferenças entre grupos de
trabalho e equipes de trabalho.
- Demonstram confiança em seus líderes, tornando a equipe
disposta a aceitar e a se comprometer com as metas e as decisões
do líder;
- Flexibilidade permitindo que os membros da equipe possam
completar as tarefas uns dos outros.
Isso deixa a equipe menos dependente de um único membro;
- Conflitos são analisados e resolvidos;
- Há uma preocupação / ação contínua em busca do
autodesenvolvimento.
O desempenho de uma equipe não é apenas a somatória das
capacidades individuais de seus membros.
Contudo, estas capacidades determinam parâmetros do que
os membros podem fazer e de quão eficientes eles serão dentro da
equipe. Para funcionar eficazmente, uma equipe precisa de três tipos
diferentes de capacidades. Primeiro, ela precisa de pessoas com
conhecimentos técnicos. Segundo, pessoas com habilidades para
solução de problemas e tomada de decisões que sejam capazes de
identificar problemas, gerar alternativas, avaliar essas alternativas
e fazer escolhas competentes. Finalmente, as equipes precisam de
pessoas que saibam ouvir, deem feedback, solucionem conflitos
e possuam outras habilidades interpessoais.
Comparação entre Grupos de Trabalho e Equipes de
Trabalho
Transformando indivíduos em membros de equipe
- partilham suas ideias para a melhoria do que fazem e de
todos os processos do grupo;
- respeitam as individualidades e sabem ouvir;
- comunicam-se ativamente;
- desenvolvem respostas coordenadas em benefícios dos
propósitos definidos;
- constroem respeito, confiança mútua e afetividade nas
relações;
- participam do estabelecimento de objetivos comuns;
- desenvolvem a cooperação e a integração entre os membros.
Tipos de Equipe
As equipes podem realizar uma grande variedade de coisas.
Elas podem fazer produtos, prestar serviços, negociar acordos,
coordenar projetos, oferecer aconselhamentos ou tomar decisões.
Equipe de soluções de problemas: Neste tipo de equipe, os
membros trocam ideias ou oferecem sugestões sobre os processos
e métodos de trabalho que podem ser melhorados. Raramente,
entretanto, estas equipes têm autoridade para implementar
unilateralmente suas sugestões.
Equipes de trabalho autogerenciadas: São equipes
autônomas, que podem não apenas solucionar os problemas, mas
também implementar as soluções e assumir total responsabilidade
pelos resultados. São grupos de funcionários que realizam trabalhos
muito relacionados ou interdependentes e assuem muitas das
responsabilidades que antes eram de seus antigos supervisores.
Normalmente, isso inclui o planejamento e o cronograma de
trabalho, a delegação de tarefas aos membros, o controle coletivo
sobre o ritmo de trabalho, a tomada de decisões operacionais e a
implementação de ações para solucionar problemas. As equipes de
trabalho totalmente autogerenciadas até escolhem seus membros e
avaliam o desempenho uns dos outros.
Consequentemente, as posições de supervisão perdem a sua
importância e até podem ser eliminadas.
Fatores que interferem no trabalho em equipe
- Estrelismo;
- Ausência de comunicação e de liderança;
- Posturas autoritárias;
- Incapacidade de ouvir;
- Falta de treinamento e de objetivos;
- Não saber “quem é quem” na equipe.
São características das equipes eficazes:
- Comprometimento dos membros com um propósito comum
e significativo;
- O estabelecimento de metas específicas para a equipe que
conduzam os indivíduos a um melhor desempenho e também
energizam as equipes. Metas específicas ajudam a tornar a
comunicação mais clara. Ajudam também a equipe a manter seu
foco sobre o obtenção de resultados;
- Os membros defendem suas ideias, sem radicalismo;
- Grande habilidade para ouvir;
- Liderança é situacional; ou seja, o líder age de acordo com
o grau de maturidade da equipe; de acordo com a contingência;
- Questões comportamentais são discutidas abertamente,
principalmente as que podem comprometer a imagem da equipe
ou organização
- O nível de confiança entre os membros é elevado;
Didatismo e Conhecimento
Equipes multifuncionais: São equipes formadas por
funcionários do mesmo nível hierárquico, mas de diferentes setores
da empresa, que se juntam para cumprir uma tarefa. As equipes
desempenham várias funções (multifunções), ao mesmo tempo, ou
seja, não há especificação para cada membro. O sentido de equipe é
exatamente esse, os membros compensam entre si as competências
e as carências, num aprendizado contínuo.
As equipes multifuncionais representam uma forma eficaz de
permitir que pessoas de diferentes áreas de uma empresa (ou até de
diferentes empresas) possam trocar informações, desenvolver novas
ideias e solucionar problemas, bem como coordenar projetos
57
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Valores: Representa a convicções básicas de que um
modo específico de conduta ou de condição de existência é
individualmente ou socialmente preferível a modo contrário ou
oposto de conduta ou de existência. Eles contêm um elemento de
julgamento, baseado naquilo que o indivíduo acredita ser correto,
bom ou desejável. Os valores costumam ser relativamente estáveis
e duradouros.
complexos. Evidentemente, não é fácil administrar essas equipes.
Seus primeiros estágios de desenvolvimento, enquanto as pessoas
aprendem a lidar com a diversidade e a complexidade, costumam
ser muito trabalhosos e demorados. Demora algum tempo até que se
desenvolva a confiança e o espírito de equipe, especialmente entre
pessoas com diferentes históricos, experiências e perspectivas.
Equipes Virtuais: Os tipos de equipes analisados até agora
realizam seu trabalho face a face. As equipes virtuais usam a
tecnologia da informática para reunir seus membros, fisicamente
dispersos, e permitir que eles atinjam um objetivo comum. Elas
permitem que as pessoas colaborem on-line utilizando meios de
comunicação como redes internas e externas, videoconferências
ou correio eletrônico – quando estão separadas apenas por uma
parede ou em outro continente. São criadas para durar alguns
dias para a solução de um problema ou mesmo alguns meses para
conclusão de um projeto. Não são muito adequadas para tarefas
rotineiras e cíclicas.
Em todo processo onde haja interação entre as pessoas vamos
desenvolver relações interpessoais.
Ao pensarmos em ambiente de trabalho, onde as atividades
são predeterminadas, alguns comportamentos são precisam ser
alinhados a outros, e isso sofre influência do aspecto emocional
de cada envolvido tais como: comunicação, cooperação,
respeito, amizade. À medida que as atividades e interações
prosseguem, os sentimentos despertados podem ser diferentes
dos indicados inicialmente e então – inevitavelmente – os
sentimentos influenciarão as interações e as próprias atividades.
Assim, sentimentos positivos de simpatia e atração provocarão
aumento de interação e cooperação, repercutindo favoravelmente
nas atividades e ensejando maior produtividade. Por outro lado,
sentimentos negativos de antipatia e rejeição tenderão à diminuição
das interações, ao afastamento nas atividades, com provável queda
de produtividade.
Esse ciclo “atividade-interação-sentimentos” não se
relaciona diretamente com a competência técnica de cada pessoa.
Profissionais competentes individualmente podem render muito
abaixo de sua capacidade por influência do grupo e da situação
de trabalho.
Quando uma pessoa começa a participar de um grupo, há
uma base interna de diferenças que englobam valores, atitudes,
conhecimentos, informações, preconceitos, experiência anterior,
gostos, crenças e estilo comportamental, o que traz inevitáveis
diferenças de percepções, opiniões, sentimentos em relação a cada
situação compartilhada. Essas diferenças passam a constituir um
repertório novo: o daquela pessoa naquele grupo. Como essas
diferenças são encaradas e tratadas determina a modalidade de
relacionamento entre membros do grupo, colegas de trabalho,
superiores e subordinados. Por exemplo: se no grupo há respeito
pela opinião do outro, se a ideia de cada um é ouvida, e discutida,
estabelece-se uma modalidade de relacionamento diferente daquela
em que não há respeito pela opinião do outro, quando ideias e
sentimentos não são ouvidos, ou ignorados, quando não há troca
de informações. A maneira de lidar com diferenças individuais
criam certo clima entre as pessoas e tem forte influência sobre toda
a vida em grupo, principalmente nos processos de comunicação,
no relacionamento interpessoal, no comportamento organizacional
e na produtividade.
Didatismo e Conhecimento
Atitudes: As atitudes são afirmações avaliadoras – favoráveis
ou desfavoráveis – em relação a objetos, pessoas ou eventos.
Refletem como um indivíduo se sente em relação a alguma coisa.
Quando digo “gosto do meu trabalho” estou expressando minha
atitude em relação ao trabalho. As atitudes não são o mesmo que
os valores, mas ambos estão inter-relacionados e envolve três
componentes: cognitivo, afetivo e comportamental.
A convicção que “discriminar é errado” é uma afirmativa
avaliadora. Essa opinião é o componente cognitivo de uma atitude.
Ela estabelece a base para a parte mais crítica de uma atitude: o seu
componente afetivo. O afeto é o segmento da atitude que se refere
ao sentimento e às emoções e se traduz na afirmação “Não gosto
de João porque ele discrimina os outros”. Finalmente, o sentimento
pode provocar resultados no comportamento. O componente
comportamental de uma atitude se refere à intenção de se comportar
de determinada maneira em relação a alguém ou alguma coisa.
Então, para continuar no exemplo, posso decidir evitar a presença
de João por causa dos meus sentimentos em relação a ele.
Encarar a atitude como composta por três componentes
– cognição, afeto e comportamento – é algo muito útil para
compreender sua complexidade e as relações potenciais entre
atitudes e comportamento. Ao contrário dos valores, as atitudes são
menos estáveis.
ELABORAÇÃO E MANUTENÇÃO
DE BANCO DE DADOS.
Introdução
A importância da informação para a tomada de decisões nas
organizações tem impulsionado o desenvolvimento dos sistemas de
processamento de informações.
Algumas ferramentas:
– processadores de texto (editoração eletrônica),
– planilhas (cálculos com tabelas de valores),
– Sistemas de Gerenciamento de Bancos de Dados - SGBDs
(armazenamento de grandes volumes de dados, estruturados em
registros e tabelas, com recursos para acesso e processamento das
informações).
Conceitos
Banco
de Dados: é uma coleção de dados inter- relacionados, representando informações sobre um domínio específico
[KS94].
Exemplos: lista telefônica, controle do acervo de uma biblioteca, sistema de controle dos recursos humanos de uma empresa.
58
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Níveis de Abstração
Sistema de Gerenciamento de Bancos de Dados (SGBD): é um
software com recursos específicos para facilitar a manipulação das
informações dos bancos de dados e o desenvolvimento de programas aplicativos.
Exemplos: Oracle, Ingres, Paradox*, Access*, DBase*.
* Desktop Database Management Systems.
 Nível físico: nível mais baixo de abstração. Descreve
como os dados estão realmente armazenados, englobando estruturas complexas de baixo nível.
 Nível conceitual: descreve quais dados estão armazenados e seus relacionamentos. Neste nível, o banco de dados é descrito através de estruturas relativamente simples, que podem envolver estruturas complexas no nível físico.
 Nível de visões do usuário: descreve partes do banco de
dados, de acordo com as necessidades de cada usuário, individualmente.
Modelos Lógicos de Dados
Conjunto de ferramentas conceituais para a descrição dos dados, dos relacionamentos entre os mesmos e das restrições de consistência e integridade.
Dividem-se em:
 baseados em objetos,
 baseados em registros.
Sistema de Bancos de Dados
É um sistema de manutenção de registros por computador, envolvendo quatro componentes principais:
– dados,
– hardware,
– software,
– usuários.
O sistema de bancos de dados pode ser considerado como uma
sala de arquivos eletrônica [Date91].
Existe uma série de métodos, técnicas e ferramentas que visam
sistematizar o desenvolvimento de sistemas de bancos de dados.
Objetivos de um Sistema de Bancos de Dados
 Isolar os usuários dos detalhes mais internos do banco de
dados (abstração de dados).
 Prover independência de dados às aplicações (estrutura
física de armazenamento e à estratégia de acesso)
rios.
Exemplos:
Entidade-relacionamento, orientado a objetos.
No modelo orientado a objetos, código executável é parte integrante do modelo de dados.
Vantagens:
 Rapidez na manipulação e no acesso à informação,
 Redução do esforço humano (desenvolvimento e utilização),
 Disponibilização da informação no tempo necessário,
 Controle integrado de informações distribuídas fisicamente,
 Redução de redundância e de inconsistência de informações,
 Compartilhamento de dados,
 Aplicação automática de restrições de segurança,
 Redução de problemas de integridade.
Modelos lógicos baseados em registros
 descrição dos dados nos níveis conceitual e de visões de
usuários;
 o banco de dados é estruturado em registros de formatos
fixos, de diversos tipos;
 cada tipo de registro tem sua coleção de atributos;
 há linguagens para expressar consultas e atualizações no
banco de dados.
Exemplos:
 relacional,
 rede,
 hierárquico.
No modelo relacional, dados e relacionamentos entre dados
são representados por tabelas, cada uma com suas colunas específicas.
Exemplo das Informações em um Banco de Dados
Abstração de Dados
O sistema de bancos de dados deve prover uma visão abstrata de dados para os usuários.
– A abstração se dá em três níveis:
v
Didatismo e Conhecimento
Modelos lógicos baseados em objetos
Descrição dos dados nos níveis conceitual e de visões de usuá-
59
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
O Modelo de Rede
Os dados são representados por coleções de registros e os relacionamentos por elos.
Tanto os dados quanto os relacionamentos são representados
por tabelas.
Possui fundamento matemático sólido.
Prescinde de estruturas de índice eficientes e hardware adequado para alcançar desempenho viável em situações práticas.
O Modelo Hierárquico
Os dados e relacionamentos são representados por registros e
ligações, respectivamente.
Os registros são organizados como coleções arbitrárias de árvores.
O Banco de Dados no Nível Conceitual (modelo ER)
Linguagens de Definição e Manipulação de Dados
Esquema do Banco de Dados
É o “projeto geral” (estrutura) do banco de dados.
– não muda com frequência;
– há um esquema para cada nível de abstração e um subesquema para cada visão de usuário.
Linguagem de Definição de Dados (DDL)
Permite especificar o esquema do banco de dados, através de
um conjunto de definições de dados.
– A compilação dos comandos em DDL é armazenada no dicionário (ou diretório) de dados.
O Modelo Relacional
Manipulação de dados
– recuperação da informação armazenada,
– inserção de novas informações,
– exclusão de informações,
– modificação de dados armazenados.
Linguagem de Manipulação de Dados (DML)
Permite ao usuário acessar ou manipular os dados, vendo-os
da forma como são definidos no nível de abstração mais alto do
modelo de dados utilizado.
– Uma consulta (“query”) é um comando que requisita uma
recuperação de informação.
– A parte de uma DML que envolve recuperação de informação é chamada linguagem de consulta.
Didatismo e Conhecimento
60
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
[Date91] ilustra o papel do sistema de gerência de banco de
dados, de forma conceitual:
O usuário emite uma solicitação de acesso. O SGBD intercepta a solicitação e a analisa.
O SGBD inspeciona os esquemas externos (ou subesquemas)
relacionados àquele usuário, os mapeamentos entre os três níveis,
e a definição da estrutura de armazenamento.
O SGBD realiza as operações solicitadas no banco de dados
armazenado.
Tarefas:
– interação com o sistema de arquivos do sistema operacional,
– cumprimento da integridade,
– cumprimento da segurança,
– cópias de segurança (“backup”) e recuperação,
– controle de concorrência.
Papéis Humanos em um Sistema de Bancos de Dados
■ Usuários do Banco de Dados
Realizam operações de manipulação de dados.
– programadores de aplicações,
– usuários sofisticados,
– usuários especializados,
– usuários “ingênuos”.
■ Administrador do Banco de Dados
Pessoa (ou grupo) responsável pelo controle do sistema de
banco de dados.
– Administrador de Dados
– Administrador do SGBD
Administração de Sistemas de Bancos de Dados
Administrador de Dados (DBA)
– definição e atualização do esquema do banco de dados.
Administrador do SGBD
– definição da estrutura de armazenamento e a estratégia (ou
método) de acesso,
– concessão de autorização para acesso a dados,
– definição de controles de integridade,
– definição de estratégias para cópia de segurança e recuperação,
– monitoramento do desempenho,
– execução de rotinas de desempenho,
– modificação da organização física.
Ethos pode ser entendido como costume
Refere-se aos usos e costumes de um grupo. Praticamente com
o mesmo significado, em latim “costume” corresponde a “mos” e
“moris”, originando a palavra “moral”.
Éthos pode ser entendido como domicílio, moradia, a morada
habitual de alguém
Passou a designar a maneira de ser habitual, o caráter, a
disposição da alma. Caráter é marca, sigilo, timbre ou disposição
interna da vontade que a inclina a agir habitualmente de determinada
maneira. É o hábito, para o bem ou para o mal, virtuoso ou vicioso.
Hábito é efeito de atos, pois a repetição de atos causa o hábito; mas
uma vez adquirido, o hábito toma-se causa de atos.
Se, por um lado, podemos constatar que as bruscas
transformações sofridas pela sociedade através dos tempos
provocaram uma variação no conceito de ética, por outro, não é
possível negar que as questões que envolvem o agir ético sempre
estiveram presentes no pensamento filosófico e social. Aliás, um
marco da ética é a sua imutabilidade: a mesma ética de séculos
atrás está vigente hoje, por exemplo, respeitar ao próximo nunca
será considerado uma atitude antiética. Outra característica da
ética é a sua validade universal, no sentido de delimitar a diretriz
do agir humano para todos os que vivem no mundo. Não há uma
ética conforme cada época, cultura ou civilização: a ética é uma
só, válida para todos eternamente, de forma imutável e definitiva.
A ética está presente em todas as esferas da vida de um
indivíduo e da sociedade que ele compõe e é fundamental para
a manutenção da paz social que todos os cidadãos (ou ao menos
a grande parte deles) obedeçam aos ditames éticos consolidados.
A obediência à ética não deve se dar somente no âmbito da vida
particular, mas também na atuação profissional, principalmente se
tal atuação se der no âmbito estatal.
No que diz respeito ao sigilo profissional trata de uma
informação a ser protegida, impõe uma relação entre privacidade
e publicidade, cujo dever profissional se estabelece desde a se ater
ao estritamente necessário ao cumprimento de seu trabalho, a não
informar sobre assuntos ou o que envolve o trabalho e é de caráter
sigiloso.
O decreto n. 1.171, de 1994 trata do código de ética
profissional.
DECRETO Nº 1.171, DE 22 DE JUNHO DE 1994
ÉTICA PROFISSIONAL E SIGILO
PROFISSIONAL.
Aprova o Código de Ética Profissional do Servidor Público
Civil do Poder Executivo Federal.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições
que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, e ainda tendo em vista o
disposto no art. 37 da Constituição, bem como nos arts. 116 e 117
da Lei n° 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e nos arts. 10, 11 e 12
da Lei n° 8.429, de 2 de junho de 1992,
A ética pode ser definida como a ciência que estuda a conduta
humana, e a moral refere-se à qualidade desta conduta. A ética
pode ser definida sob seu aspecto etimológico, isto é, observando a
origem da palavra, ou sob o aspecto real, definindo-a.
A palavra “ética” vem do grego “ethos”, que significa
“costume”, “uso” ou “forma de conduzir-se”.
Duas palavras gregas, parecidas, explicam o sentido
etimológico de Ética: ethos e éthos.
Didatismo e Conhecimento
DECRETA:
Art. 1° Fica aprovado o Código de Ética Profissional do
Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal, que com este
baixa.
61
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Art. 2° Os órgãos e entidades da Administração Pública
Federal direta e indireta implementarão, em sessenta dias, as
providências necessárias à plena vigência do Código de Ética,
inclusive mediante a Constituição da respectiva Comissão de
Ética, integrada por três servidores ou empregados titulares de
cargo efetivo ou emprego permanente.
Parágrafo único. A constituição da Comissão de Ética será
comunicada à Secretaria da Administração Federal da Presidência
da República, com a indicação dos respectivos membros titulares
e suplentes.
VII - Salvo os casos de segurança nacional, investigações
policiais ou interesse superior do Estado e da Administração Pública,
a serem preservados em processo previamente declarado sigiloso,
nos termos da lei, a publicidade de qualquer ato administrativo
constitui requisito de eficácia e moralidade, ensejando sua omissão
comprometimento ético contra o bem comum, imputável a quem
a negar.
VIII - Toda pessoa tem direito à verdade. O servidor não pode
omiti-la ou falseá-la, ainda que contrária aos interesses da própria
pessoa interessada ou da Administração Pública. Nenhum Estado
pode crescer ou estabilizar-se sobre o poder corruptivo do hábito
do erro, da opressão ou da mentira, que sempre aniquilam até
mesmo a dignidade humana quanto mais a de uma Nação.
IX - A cortesia, a boa vontade, o cuidado e o tempo dedicados
ao serviço público caracterizam o esforço pela disciplina. Tratar
mal uma pessoa que paga seus tributos direta ou indiretamente
significa causar-lhe dano moral. Da mesma forma, causar dano a
qualquer bem pertencente ao patrimônio público, deteriorando-o,
por descuido ou má vontade, não constitui apenas uma ofensa ao
equipamento e às instalações ou ao Estado, mas a todos os homens
de boa vontade que dedicaram sua inteligência, seu tempo, suas
esperanças e seus esforços para construí-los.
X - Deixar o servidor público qualquer pessoa à espera de
solução que compete ao setor em que exerça suas funções,
permitindo a formação de longas filas, ou qualquer outra espécie
de atraso na prestação do serviço, não caracteriza apenas atitude
contra a ética ou ato de desumanidade, mas principalmente grave
dano moral aos usuários dos serviços públicos.
XI - O servidor deve prestar toda a sua atenção às ordens legais
de seus superiores, velando atentamente por seu cumprimento, e,
assim, evitando a conduta negligente. Os repetidos erros, o descaso
e o acúmulo de desvios tornam-se, às vezes, difíceis de corrigir e
caracterizam até mesmo imprudência no desempenho da função
pública.
XII - Toda ausência injustificada do servidor de seu local de
trabalho é fator de desmoralização do serviço público, o que quase
sempre conduz à desordem nas relações humanas.
XIII - O servidor que trabalha em harmonia com a estrutura
organizacional, respeitando seus colegas e cada concidadão,
colabora e de todos pode receber colaboração, pois sua atividade
pública é a grande oportunidade para o crescimento e o
engrandecimento da Nação.
Art. 3° Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 22 de junho de 1994, 173° da Independência e 106°
da República.
ITAMAR FRANCO
Romildo Canhim
Este texto não substitui o publicado no DOU de 23.6.1994.
ANEXO
CÓDIGO DE ÉTICA PROFISSIONAL DO SERVIDOR
PÚBLICO CIVIL DO PODER EXECUTIVO FEDERAL
CAPÍTULO I
Seção I
Das Regras Deontológicas
I - A dignidade, o decoro, o zelo, a eficácia e a consciência
dos princípios morais são primados maiores que devem nortear
o servidor público, seja no exercício do cargo ou função, ou fora
dele, já que refletirá o exercício da vocação do próprio poder
estatal. Seus atos, comportamentos e atitudes serão direcionados
para a preservação da honra e da tradição dos serviços públicos.
II - O servidor público não poderá jamais desprezar o elemento
ético de sua conduta. Assim, não terá que decidir somente entre o
legal e o ilegal, o justo e o injusto, o conveniente e o inconveniente,
o oportuno e o inoportuno, mas principalmente entre o honesto e
o desonesto, consoante as regras contidas no art. 37, caput, e § 4°,
da Constituição Federal.
III - A moralidade da Administração Pública não se limita à
distinção entre o bem e o mal, devendo ser acrescida da idéia de
que o fim é sempre o bem comum. O equilíbrio entre a legalidade
e a finalidade, na conduta do servidor público, é que poderá
consolidar a moralidade do ato administrativo.
IV- A remuneração do servidor público é custeada pelos tributos
pagos direta ou indiretamente por todos, até por ele próprio, e por
isso se exige, como contrapartida, que a moralidade administrativa
se integre no Direito, como elemento indissociável de sua aplicação
e de sua finalidade, erigindo-se, como conseqüência, em fator de
legalidade.
V - O trabalho desenvolvido pelo servidor público perante a
comunidade deve ser entendido como acréscimo ao seu próprio
bem-estar, já que, como cidadão, integrante da sociedade, o êxito
desse trabalho pode ser considerado como seu maior patrimônio.
VI - A função pública deve ser tida como exercício profissional
e, portanto, se integra na vida particular de cada servidor público.
Assim, os fatos e atos verificados na conduta do dia-a-dia em sua
vida privada poderão acrescer ou diminuir o seu bom conceito na
vida funcional.
Didatismo e Conhecimento
Seção II
Dos Principais Deveres do Servidor Público
XIV - São deveres fundamentais do servidor público:
a) desempenhar, a tempo, as atribuições do cargo, função ou
emprego público de que seja titular;
b) exercer suas atribuições com rapidez, perfeição e
rendimento, pondo fim ou procurando prioritariamente resolver
situações procrastinatórias, principalmente diante de filas ou de
qualquer outra espécie de atraso na prestação dos serviços pelo
setor em que exerça suas atribuições, com o fim de evitar dano
moral ao usuário;
c) ser probo, reto, leal e justo, demonstrando toda a integridade
do seu caráter, escolhendo sempre, quando estiver diante de duas
opções, a melhor e a mais vantajosa para o bem comum;
62
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Seção III
Das Vedações ao Servidor Público
d) jamais retardar qualquer prestação de contas, condição
essencial da gestão dos bens, direitos e serviços da coletividade
a seu cargo;
e) tratar cuidadosamente os usuários dos serviços aperfeiçoando
o processo de comunicação e contato com o público;
f) ter consciência de que seu trabalho é regido por princípios
éticos que se materializam na adequada prestação dos serviços
públicos;
g) ser cortês, ter urbanidade, disponibilidade e atenção,
respeitando a capacidade e as limitações individuais de todos os
usuários do serviço público, sem qualquer espécie de preconceito
ou distinção de raça, sexo, nacionalidade, cor, idade, religião,
cunho político e posição social, abstendo-se, dessa forma, de
causar-lhes dano moral;
h) ter respeito à hierarquia, porém sem nenhum temor de
representar contra qualquer comprometimento indevido da
estrutura em que se funda o Poder Estatal;
i) resistir a todas as pressões de superiores hierárquicos, de
contratantes, interessados e outros que visem obter quaisquer
favores, benesses ou vantagens indevidas em decorrência de ações
imorais, ilegais ou aéticas e denunciá-las;
j) zelar, no exercício do direito de greve, pelas exigências
específicas da defesa da vida e da segurança coletiva;
l) ser assíduo e freqüente ao serviço, na certeza de que
sua ausência provoca danos ao trabalho ordenado, refletindo
negativamente em todo o sistema;
m) comunicar imediatamente a seus superiores todo e qualquer
ato ou fato contrário ao interesse público, exigindo as providências
cabíveis;
n) manter limpo e em perfeita ordem o local de trabalho,
seguindo os métodos mais adequados à sua organização e
distribuição;
o) participar dos movimentos e estudos que se relacionem
com a melhoria do exercício de suas funções, tendo por escopo a
realização do bem comum;
p) apresentar-se ao trabalho com vestimentas adequadas ao
exercício da função;
q) manter-se atualizado com as instruções, as normas de
serviço e a legislação pertinentes ao órgão onde exerce suas
funções;
r) cumprir, de acordo com as normas do serviço e as instruções
superiores, as tarefas de seu cargo ou função, tanto quanto possível,
com critério, segurança e rapidez, mantendo tudo sempre em boa
ordem.
s) facilitar a fiscalização de todos atos ou serviços por quem
de direito;
t) exercer com estrita moderação as prerrogativas funcionais
que lhe sejam atribuídas, abstendo-se de fazê-lo contrariamente
aos legítimos interesses dos usuários do serviço público e dos
jurisdicionados administrativos;
u) abster-se, de forma absoluta, de exercer sua função, poder
ou autoridade com finalidade estranha ao interesse público, mesmo
que observando as formalidades legais e não cometendo qualquer
violação expressa à lei;
v) divulgar e informar a todos os integrantes da sua classe
sobre a existência deste Código de Ética, estimulando o seu
integral cumprimento.
Didatismo e Conhecimento
XV - E vedado ao servidor público;
a) o uso do cargo ou função, facilidades, amizades, tempo,
posição e influências, para obter qualquer favorecimento, para si ou
para outrem;
b) prejudicar deliberadamente a reputação de outros servidores
ou de cidadãos que deles dependam;
c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com
erro ou infração a este Código de Ética ou ao Código de Ética de sua
profissão;
d) usar de artifícios para procrastinar ou dificultar o exercício
regular de direito por qualquer pessoa, causando-lhe dano moral ou
material;
e) deixar de utilizar os avanços técnicos e científicos ao seu
alcance ou do seu conhecimento para atendimento do seu mister;
f) permitir que perseguições, simpatias, antipatias, caprichos,
paixões ou interesses de ordem pessoal interfiram no trato com o
público, com os jurisdicionados administrativos ou com colegas
hierarquicamente superiores ou inferiores;
g) pleitear, solicitar, provocar, sugerir ou receber qualquer tipo de
ajuda financeira, gratificação, prêmio, comissão, doação ou vantagem
de qualquer espécie, para si, familiares ou qualquer pessoa, para o
cumprimento da sua missão ou para influenciar outro servidor para o
mesmo fim;
h) alterar ou deturpar o teor de documentos que deva encaminhar
para providências;
i) iludir ou tentar iludir qualquer pessoa que necessite do
atendimento em serviços públicos;
j) desviar servidor público para atendimento a interesse particular;
l) retirar da repartição pública, sem estar legalmente autorizado,
qualquer documento, livro ou bem pertencente ao patrimônio público;
m) fazer uso de informações privilegiadas obtidas no âmbito
interno de seu serviço, em benefício próprio, de parentes, de amigos
ou de terceiros;
n) apresentar-se embriagado no serviço ou fora dele
habitualmente;
o) dar o seu concurso a qualquer instituição que atente contra a
moral, a honestidade ou a dignidade da pessoa humana;
p) exercer atividade profissional aética ou ligar o seu nome a
empreendimentos de cunho duvidoso.
CAPÍTULO II
DAS COMISSÕES DE ÉTICA
XVI - Em todos os órgãos e entidades da Administração Pública
Federal direta, indireta autárquica e fundacional, ou em qualquer órgão
ou entidade que exerça atribuições delegadas pelo poder público,
deverá ser criada uma Comissão de Ética, encarregada de orientar e
aconselhar sobre a ética profissional do servidor, no tratamento com
as pessoas e com o patrimônio público, competindo-lhe conhecer
concretamente de imputação ou de procedimento susceptível de
censura.
XVIII - À Comissão de Ética incumbe fornecer, aos organismos
encarregados da execução do quadro de carreira dos servidores,
os registros sobre sua conduta ética, para o efeito de instruir e
fundamentar promoções e para todos os demais procedimentos
próprios da carreira do servidor público.
63
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
XXII - A pena aplicável ao servidor público pela Comissão de
Ética é a de censura e sua fundamentação constará do respectivo
parecer, assinado por todos os seus integrantes, com ciência do
faltoso.
XXIV - Para fins de apuração do comprometimento ético,
entende-se por servidor público todo aquele que, por força de
lei, contrato ou de qualquer ato jurídico, preste serviços de
natureza permanente, temporária ou excepcional, ainda que sem
retribuição financeira, desde que ligado direta ou indiretamente
a qualquer órgão do poder estatal, como as autarquias, as
fundações públicas, as entidades paraestatais, as empresas
públicas e as sociedades de economia mista, ou em qualquer
setor onde prevaleça o interesse do Estado.
Certifique-se que há muita tinta no cartucho de toner de sua
máquina e que há uma abundância de papel, assim você pode
receber um fax sem problemas. Aguarde até que o telefone toque,
mas não respondê-la, o que indica um fax está vindo dentro Ouça
o “handshake” tons que dizer-lhe máquina de fax do remetente e
seu aparelho de fax estão se comunicando. Assista o fax inicie a
impressão da máquina e esperar até que todo o documento veio
através.
Verifique o número de páginas que você recebeu em relação
ao número indicado na folha de rosto para garantir que o fax inteiro
veio através. Contate o remetente para confirmar o recebimento
deste documento.
Noções de uso de Equipamentos de Escritório – Máquina
de calcular
Uma máquina calculadora é uma máquina projetada para lidar
com cálculos ou computações.
É um dispositivo voltado para um fim específico, foi projetado
para facilitar a realização de operações específicas, e não visando
flexibilidade de tarefas.
Máquinas calculadoras não devem ser confundidas com
máquinas de somar, que lidam apenas com somas.
6.
USO DE EQUIPAMENTOS DE
ESCRITÓRIO.
Educação é essencial para ajudar sua equipe a entender as
Noções de uso de Equipamentos de Escritório e como usar a
tecnologia de forma sustentável. Inclua práticas sustentáveis na
​​
indução de pessoal, formar pessoal como usar o equipamento e
Material de Escritório e fazer circular apelos regulares.
Noções de uso de Equipamentos de Escritório Fotocopiadora
● Leia o manual de instruções fornecido para a fotocopiadora.
Localize o interruptor de alimentação e ligar a máquina. Permitir
tempo suficiente para que a máquina se aquecer, máquinas mais
velhas podem demorar mais tempo do que os modelos mais
recentes.
● Levante a tampa e coloque o documento que deseja copiar
voltado para baixo sobre o vidro. Tome cuidado para posicionálo corretamente, a maioria das fotocopiadoras têm marcas que
mostram onde colocar os documentos. Abaixe a tampa e, utilizando
o painel de controle, selecione o número de cópias que deseja
fazer. Aperte «start» e que a cópia deve ser iniciada.
● Use a alimentação automática em sua copiadora para copiar
documentos de várias páginas de extensão. Seguindo o guia ao
lado do animal, a posição do seu pilha de documentos, muitos
documentos fotocopiadoras alimentação automática de face para
cima. Veja se sua copiadora tem opções para automaticamente
cotejar e grampear seus documentos - a maioria dos modelos mais
novos fazem. Selecione essas opções no display digital, pressione
“start”, e sua pilha de documentos que serão fotocopiados,
agrupadas e grampeadas para você.
Noções de uso de Equipamentos de Escritório - As
máquinas de fax
● Configure o seu número de fax para que os faxes ir
diretamente para um arquivo de computador em vez de imprimir
em papel.
● Sistemas criados para que os faxes podem ser enviados
diretamente do computador ao invés de imprimir e usar um
aparelho de fax - ele economiza tempo e papel.
● Encha a bandeja de fax com papel que já foi impresso
em um lado.
Aprenda a maneira correta de usar o equipamento em seu
escritório, uma vez que seu trabalho vai implicar a utilização de
computadores, envio de faxes, fazer fotocópias e muito mais.
Com tratamento adequado, o equipamento em seu escritório
deve durar vários anos e deve realmente fazer o seu trabalho
mais fácil. Quanto maior for o seu conhecimento sobre como
usar o equipamento, melhor será sua capacidade de fazer o
trabalho.
Leia as instruções do fabricante. Verifique se o aparelho
estiver conectado a uma fonte de alimentação e um conector de
telefone antes de ligá-lo. Obter o número de fax para o destino
do fax que você está enviando. Organizar os documentos que
estão enviando em ordem.
Preencha um coversheet para o fax, o que irá conter o nome
do destinatário e o número do fax, o nome do seu chefe ou do
escritório, o número de fax para seu escritório, uma pequena
mensagem para o destinatário e o número de páginas, incluindo
a coversheet.
Posicione os documentos virados para cima na bandeja de
alimentação. Disque o número do fax do destinatário. Pressione
o botão “Enviar” ou “fax” para enviar o documento, dependendo
da máquina que você está usando.
Didatismo e Conhecimento
Noções de uso de Equipamentos de Escritório –
Impressoras
Uma impressora é um dispositivo que faz uma representação
legível de gráficos ou textos em papel ou mídia física similar.
Os dois mecanismos de impressora mais comuns são as
impressoras a laser preto e branco usados p​​ ara documentos comuns
e impressoras jato de tinta colorida que pode produzir produtos de
alta qualidade de saída qualidade de fotografia.
Primeira impressora de computador do mundo foi um século
19 acionado mecanicamente aparelho inventado por Charles
Babbage para o seu motor de diferença. Este sistema utilizado
uma série de hastes de metal com caracteres impressos sobre eles e
preso um rolo de papel contra as hastes para imprimir o caracteres.
As primeiras impressoras comerciais geralmente utilizado
64
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Noções de uso de Equipamentos de Escritório Computadores
● Definir monitores para desligar após períodos de inatividade,
em vez de depender de um protetor de tela.
● Definir computadores para entrar em modo de espera após 10
minutos de inatividade, o modo de hibernação após 30 minutos de
inatividade.
● Desligue os computadores se eles estão sentados inativo por
longos períodos.
● Desligue todos os computadores, impressoras e outros
periféricos, no final de cada dia - existem programas que automatizam
o desligamento.
mecanismos de máquinas de escrever elétricas e máquinas
de teletipo, que operavam de forma semelhante. A procura de
velocidade mais elevada, levou ao desenvolvimento de novos
sistemas especificamente para utilização em computadores. Entre
os sistemas mais utilizados durante os anos 1980 eram sistemas
de margarida semelhantes às máquinas de escrever, impressoras
de linha que produziram resultados semelhantes, mas em muito
maior velocidade e sistemas matriciais que poderia misturar texto
e gráficos, mas produziu saída relativamente baixa qualidade. O
plotter foi utilizado para aqueles que necessitam de arte de linha
de alta qualidade como modelos.
A introdução da impressora a laser de baixo custo em 1984 com
a primeira HP LaserJet, e da adição de PostScript no do próximo
ano Apple LaserWriter, desencadeou uma revolução na impressão
conhecido como editoração eletrônica. As impressoras a laser
utilizam PostScript texto e gráficos misturados, como impressoras
matriciais, mas em níveis de qualidade anteriormente disponíveis
apenas a partir de sistemas de escrita comercial. Por volta de
1990, a maioria das tarefas de impressão simples, como panfletos
e brochuras foram agora criados em computadores pessoais e,
em seguida, impresso a laser; sistemas de impressão offset caras
estavam sendo despejados como sucata. A HP Deskjet de 1988
ofereceu as mesmas vantagens que impressora a laser em termos
de flexibilidade, mas produziu saída um pouco menor qualidade
(dependendo do papel) a partir de mecanismos muito menos caros.
Sistemas de jacto de tinta rapidamente deslocada impressoras
matriciais e de margarida de ponto a partir do mercado.
A rápida atualização de e-mail internet na década de 1990
e na década de 2000 deslocou em grande parte a necessidade de
impressão como um meio de documentos em movimento.
Começando por volta de 2010, a impressão 3D tornou-se uma
área de intenso interesse, permitindo a criação de objetos físicos
com o mesmo tipo de esforço como uma impressora a laser cedo
necessária para produzir uma brochura. Estes dispositivos estão em
seus estágios iniciais de desenvolvimento, ainda não se tornaram
comuns.
QUALIDADE NO ATENDIMENTO AO
PÚBLICO INTERNO E EXTERNO.
O atendimento ao cliente tornou-se um dos pontos mais
importantes na atuação de uma empresa no mercado, na busca pela
satisfação, criação de valor e retenção.
As grandes mudanças e novas exigências que ocorrem no
mundo organizacional afetam constantemente as empresas dos mais
diversos setores da economia, essas mudanças levam as empresas
cada vez mais a manterem o foco na satisfação do cliente e daquilo
que tem valor para o cliente. Conhecê-lo a ponto de traçar o seu
perfil, definirmos as suas necessidades e como os recursos que a
empresa possui atenderão as suas necessidades.
O cliente passou a ser uma preocupação constante, grandes
empresas adotam estratégias e ações como a criação de um canal de
relacionamento entre a empresa (executivos, gerentes) e o cliente,
para que haja uma interação e consiga decifrar por menores que sejam,
quais os principais interesses daqueles que utilizam os produtos ou
serviços da empresa. Outras estratégias também utilizadas são as
pesquisas de opinião que buscam respostas ou indagações vindas do
consumidor final. Algumas organizações criaram funções específicas
para o sistema de ouvidoria, funcionários são contratados, treinados
para atender/receber críticas, sugestões e reclamações dos usuários.
Atender significa: acolher com atenção, ouvir atentamente;
Tomar em consideração, deferir; Atentar, ter a atenção despertada
para; Receber. Por isso, atendimento é acolher, receber, ouvir
o cliente, de forma com que seus desejos sejam resolvidos.
Atendimento então é dispor de todos os recursos que se fizerem
necessários, para atender ao desejo e necessidade do cliente. Esse
cliente pode ser interno, ou, externo, e caracteriza-se por ser o
público-alvo em questão.
Os clientes internos são aqueles de dentro da organização.
Ou seja, são os colegas de trabalho, os executivos. São as pessoas
que atuam internamente na empresa. Já os clientes externos, são os
clientes que adquirem produtos ou serviços da empresa.
Em um cenário onde as empresas disputam pela preferência
de um mesmo cliente, a qualidade no atendimento tornou-se
fundamental, sendo algo diferencial. E é por isso que os clientes se
tornaram mais exigentes e conscientes dos padrões de atendimento.
Com a globalização e a era da informação, os clientes se
tornaram cada vez mais exigentes e numerosos. A quantidade de
clientes cresce a cada dia e a quantidade de serviços prestados está
cada vez maior.
Algumas orientações precisam ser levadas em consideração
com relação ao uso da impressora:
Antes de utilizar qualquer função da impressora, é importante
conferir se o driver de instalação está configurado corretamente e
atualizado;
● A velocidade de impressão é medida em páginas por minuto
(ppm), uma sigla muito encontrada em descrição de impressoras
laser de alta velocidade e scanners;
● A resolução das imagens é medida em DPI, do inglês, Dot
Per Inch, que significa Ponto Por Polegada. A medida desse índice
sempre se refere à resolução horizontal x vertical;
● A conexão dos equipamentos é um recurso importante na
hora da compra. Modelos atuais já contam com conector USB,
Bluetooth e conectividade com redes, sejam cabeadas ou sem fio.
● Usar cartuchos e toners originais pode ser mais seguro.
Sempre configure a impressora de acordo com o papel a ser utilizado,
não coloque mais folhas na bandeja do que o recomendado e faça
uma limpeza interna e externa periodicamente.
● Caso necessite digitalizar documentos para processo
eletrônico, utilize scanners profissionais que digitalizam frente e
verso em alta velocidade, além de possuir maior compactação de
arquivos gerados comparados as multifuncionais.
Didatismo e Conhecimento
65
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
De acordo com Ferreira e Costa (2006), o comprometimento
e profissionalismo são importantes para um atendimento de
qualidade. A fidelização de clientes prega que mais importante do
que se ter um cliente, é o relacionamento que se cria com ele. E
isso, é alcançado através do bom atendimento. Ao procurarem o
atendimento, os clientes possuem expectativas. Quando um cliente
é bem atendido, começa-se a criar um relacionamento, os clientes
que têm suas expectativas superadas acabam se tornando fiéis e
isso leva a retenção dos clientes. Quanto às necessidades do cliente
Ferreira e Costa (2006, p. 348) afirmam:
Atender às necessidades dos clientes é a parte essencial da
excelência do atendimento ao cliente. Certamente tudo gira em
torno desse fator: somente irá existir interação se estiver fornecendo
algo de que o cliente precise. O cliente vai ao banco porque precisa
receber e/ou pagar contas; toma o trem porque precisa ir do ponto
A ao B; procura o médico porque precisa ficar com boa saúde.
Entretanto, será tudo tão simples? O que diferencia as interações
que o cliente descreveria como excelentes ou insatisfatórias ou
mesmo péssimas? Quais são suas necessidades básicas ou mínimas
e o que mais pode ser importante para ele?
O inicio do processo de atendimento que busca satisfação
dos clientes ocorre com o mapeamento das necessidades do cliente.
Isso é possível através de uma comunicação clara e objetiva. A
comunicação deve dirigir-se para o oferecimento de soluções e
respostas na qual o cliente busca. Isso não significa falar muito, e
sim ser um excelente ouvinte, estar atento aquilo que o cliente fala.
Um relacionamento entre uma empresa e um cliente
é construído por meio de bons atendimentos. Analisar o
comportamento e os interesses do cliente pode ajudar na estratégia
de retê-lo, criando relacionamentos consistentes, com qualidade e
fidelização.
A atenção, cortesia e interesse são três pontos iniciais para
se atentar na preparação para um bom atendimento. Ninguém
procurar uma empresa que oferece produtos ou serviços, sem
ter uma necessidade por alguma coisa. Toda a atenção deve
ser concentrada em ouvir e atender prontamente o cliente sem
desviar-se para outras atividades naquele momento. O cliente
pode interpretar como carência de profissionalismo o desvio do
atendimento para outros interesses.
Lembre-se de utilizar uma linguagem clara e compreensível,
nem sempre os clientes compreendem termos muito técnicos e
científicos que para uma organização pode soar normal/comum.
Esteja atendo aquilo que irá perguntar para que não repita a mesma
pergunta demonstrando falta de interesse ou atenção. Seja educado,
cortês, mas isso não significa que pode invadir a privacidade/
intimidade do cliente, evite perguntas ou situações que possam
causar qualquer tipo de constrangimento ou inconveniência.
Utilize um tom de voz agradável ao dirigir-se a um cliente.
Tenha percepção as limitações, faixa etária da idade do cliente
utilizando o tratamento adequado para o senhores e senhoras. As
pessoas não gostam de ser interrompidas quando falam, e se duas
pessoas falam ao mesmo tempo o processo de comunicação e
entendimento fica comprometido.
Com a grande competitividade entre as empresas, a velocidade
em que atende as necessidades do cliente pode ser um dos
fatores que levam clientes a retornarem a uma empresa, contudo
não é um ponto positivo ter que refazer uma atividade/ação para
corrigir algo que foi feito de forma muito rápida, mas com pouca
qualidade. Um ambiente de trabalho organizado pode contribuir
para um atendimento mais rápido, ágil e eficiente.
Didatismo e Conhecimento
Seja leal ao cumprimento dos prazos, não prometa prazos
em que sua empresa não será capaz de cumprir. Envolva outros
setores ao processo de atendimento para que possa responder mais
prontamente as questões que possam surgir.
Nas reações e percepções do cliente é possível identificar
sua aprovação ou reprovação em relação as negociações ou
atendimento, busque oportunidades para agir. Utilize um tom de
voz suficiente para que o cliente possa escutar e também para
que a conversa no atendimento seja sigilosa e tratada de forma
exclusiva e individual, nem todos os clientes querem expor para
outras pessoas aquilo que pretendem comprar ou gastar.
Seja sempre objetivo ao realizar um atendimento, busque
rapidamente soluções para as necessidades do cliente que
se encontra em atendimento. Preza sempre por qualidades
como: clareza, atenção, presteza, orientação, qualidade e
comunicabilidade.
Os colaboradores de uma organização devem buscar
conhecimento dos negócios da empresa, das decisões que ela
toma, da situação que ela se encontra. A falta de informação, de
uma comunicação entre empresários e funcionários acaba gerando
desmotivação, falta de comprometimento e dificuldades para
se argumentar e demonstrar confiança aos clientes no momento
do atendimento. Torna-se fundamental comunicar a missão da
empresa, seus valores, metas e objetivos ao público interno, pois
quanto maior for seu envolvimento com a organização, maior será
o seu comprometimento.
A Comunicação Interna compreende os procedimentos
comunicacionais que ocorrem na Organização. Segundo
Scroferneker (2006, p. 47). “visa proporcionar meios de promover
maior integração dentro da organização mediante o diálogo, a troca
de informações, experiências e a participação de todos os níveis”.
As empresas vivem uma dinâmica intensa buscando reduzir
custos e melhorar qualidade dos seus produtos e serviços,
sobrepujando vantagens sobre outras empresas. As ações
estabelecidas pelas empresas geram uma imagem, e a preferência
por determinada empresa normalmente ocorre quando a imagem
da empresa é apresentada de forma positiva. Muitas empresas
enfrentam problemas e desafios quando sua imagem é ruim,
seja por uma ação não aprovada pelos consumidores ou seja por
negligencia em relação as novas demandas e movimentações do
mercado.
É necessário estabelecer estratégias buscando melhorar
qualidade do produto/serviço, melhoria do preço, disponibilidade
de novos pontos de comercialização dos produtos/serviços e
atuar para que a empresa crie uma excelente imagem juntos aos
consumidores.
Alguns autores que pesquisam o mercado e as questões
econômicas frisam a importância das empresas possuírem
concorrentes, uma vez que o fato de não ter um concorrente pode
gerar uma certa posição de acomodação, uma espécie de zona de
conforto, uma estagnação nas atividades e processos da empresa.
O feedback dos clientes (retorno ou resposta a um
determinado acontecimento) e aceitação ou não aceitação de um
produto em relação a outros produtos é extremamente importante
para uma empresa determinar suas ações e direcionamentos.
As organizações estão envolvidas por diferentes dimensões e
agentes do ambiente interno e externo. Embora as organizações
estabeleçam planos estratégicos, nem todas as dimensões ou
ambientes são totalmente controláveis pela empresa.
66
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Segundo Hit, Ireland, Hoskisson (2008), o ambiente externo
de uma organização pode ser divido em três áreas principais: os
ambientes em geral, da indústria (setor) e dos concorrentes. Embora
as empresas não possam controlar diretamente os segmentos do
ambiente geral que é “composto por dimensões que influenciam
a indústria e as empresas que o compõem”, coletam informações
em cada segmento e dimensão com o objetivo de tomar decisões
estratégicas que assegurem um melhor posicionamento,
selecionando e implementando as estratégias mais adequadas
ao crescimento organizacional. Cabe às organizações buscarem
constantemente informações que assegurem melhores decisões.
O ambiente da indústria (setor) pode ser definido como “um
conjunto de fatores que influenciam diretamente uma empresa e as
suas medidas e reações competitivas: a ameaça de novos entrantes,
o poder dos fornecedores, a ameaça de produtos substitutos e a
intensidade da rivalidade entre os concorrentes” (HIT, IRELAND,
HOSKISSON, 2008 p.36).
Cabe as organizações realizarem constantemente análises
do ambiente externo. Veja no quadro abaixo uma descrição dos
componentes da análise do ambiente externo, sendo: avaliação,
previsão, monitoramento e escaneamento.
pode facilmente trazer prejuízos e colocar uma empresa em
uma situação difícil. A satisfação do cliente deve ser uma das
grandes prioridades de uma empresa que busca competitividade e
permanência no mercado.
As empresas devem estabelecer princípios, normas e a maneira
adequada de transmitir essas informações aos colaboradores é por
meio de constante treinamento.
É comum visitarmos empresas e compararmos o atendimento.
Quando o atendimento é eficiente, rápido, objetivo, e o nível de
comunicação adequado, podemos perceber que a empresa adota
estratégias e há uma preocupação em qualificar as pessoas de
modo a obterem conhecimentos, habilidades, atitudes específicas
de acordo com o ramo de atividade e os produtos que serão
comercializados pela empresa. O treinamento pode ensinar,
corrigir, melhorar, adequar o comportamento das pessoas em
relação as mudanças ou mesmo exigências de um mercado
extremamente disputado e concorrido.
É preciso responder ao cliente com entusiasmo e uma
saudação positiva. Ainda que o cliente possa perder a paciência,
como profissional eu preciso manter minha conduta e postura
condizente com ao esperado pela empresa. Se por ventura o cliente
estiver insatisfeito com algo e demonstrar isso em suas palavras,
tenha calma, e lembre-se de que o cliente teve esse comportamento
para com a empresa não como algo pessoal contra você. Tenha
sempre bom senso e compreensão.
Quadro: Componentes da Análise do Ambiente Externo
Avaliação
Determinar o momento e a importância
das mudanças e tendências ambientais
para as estratégias das empresas e sua
administração.
Previsão
Fazer projeções de resultados
antecipados com base nas mudanças
e tendências monitoradas.
Monitoramento
Detectar o significado por meio da
observação constante das mudanças e
tendências ambientais.
Escaneamento
Identificar os primeiros sinais de
mudanças e tendências ambientais.
O atendimento de sucesso ocorrerá se além de priorizar,
estiver preparado para:
● A recepção;
● Ouvir as necessidades do cliente;
● Fazer perguntas de esclarecimento;
● Orientar o cliente;
● Demonstrar interesse e empatia;
● Dar uma solução ao atendimento;
● Fazer o fechamento;
● Resolver pendências quando houver.
Não podemos prever que o cliente entenda toda a linguagem
que utilizamos em uma empresa. Coloque-se no lugar do cliente
e assim busque utilizar termos claros e explicar de acordo com
a maturidade detalhes importantes no processo de compreensão.
Nunca discuta com um cliente, a discussão não tem o objetivo
discutir possibilidades, caminhos, decisões e oferecer soluções,
mas sim de criar uma disputa ou provar que alguém está certo e o
outro errado, obter razão.
A sociedade atual acompanha um grande processo de
mudança e uma característica muito comum contemporânea é a
demanda por respostas rápidas e uma cultura que se volta para os
relacionamentos internos e externos.
As organizações brasileiras sejam públicas ou privadas,
percebem a importância da revisão dos seus modelos de
gestão: as empresas privadas objetivando a sua sobrevivência e
sustentabilidade no mercado; e as empresas públicas motivadas
pela capacidade de cumprir seu dever de fornecer serviços/
produtos de qualidade à sociedade. Nesse contexto, novas práticas
de gestão vão aparecendo ou sofrendo alterações decorrentes ou
provocadas por mudanças macro ambientais que tornam obsoletas
as práticas anteriormente utilizadas.
Os administradores devem compreender o propósito da
análise do ambiente, reconhecer os vários níveis existentes no
ambiente organizacional e entender as recomendações das normas
para realizar uma análise do ambiente.
O atendimento é uma das coisas mais importantes em
uma organização. Da mesma forma que um bom atendimento
pode cativar, conquistar, reter um cliente; um mal atendimento
Didatismo e Conhecimento
Os Princípios para o bom atendimento na gestão da
qualidade:
1. Foco no Cliente
As empresas privadas buscam reduzir os custos dos produtos,
aumentar os lucros, mas não podem perder de vista a qualidade e
satisfação dos clientes.
2. O serviço ou produto deve atender a uma real necessidade
do usuário.
Um serviço ou produto deve ser exatamente como o usuário
espera, deseja ou necessita que ele seja.
67
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
3. Manutenção da qualidade .
O padrão de qualidade mantido ao longo do tempo é que leva à
conquista da confiabilidade.
A atuação com base nesses princípios deve ser orientada por
algumas ações que imprimem qualidade ao atendimento, tais como:
● Identificar as necessidades dos usuários;
● Cuidar da comunicação (verbal e escrita);
● Evitar informações conflitantes;
● Atenuar a burocracia;
● Cumprir prazos e horários;
● Desenvolver produtos e/ou serviços de qualidade;
● Divulgar os diferenciais da organização;
● Imprimir qualidade à relação atendente/usuário;
● Fazer uso da empatia;
● Analisar as reclamações;
● Acatar as boas sugestões.
Essas ações estão relacionadas a indicadores que podem ser
percebidos e avaliados de forma positiva pelos usuários, entre
eles: competência, presteza, cortesia, paciência, respeito. Já tratar
o cliente com arrogância, desonestidade, impaciência, desrespeito,
impor normas ou fazer exibição de poder tornam o atendente
intolerável, na percepção dos usuários.
Ao atender o cliente o funcionário deve se identificar e identificar
a empresa, identificar as necessidades do cliente e solucioná-las. No
atendimento por telefone, é delicado, a falta de presencialidade, não
pode significar falta de cordialidade, primeiro não se pode deixar o
telefone tocar por muito tempo, ao receber a ligação, o funcionário
também deve identificar a empresa e se identificar, ao identificar as
necessidades e interesses do cliente, deve-se atendê-las ou transferir
a ligação ao setor correspondente.
O atendimento por telefone requer capacidades de entender o
comportamento das pessoas, é imprescindível entender o que os
clientes dizem, entender o que eles precisam e a comunicação do
funcionário deve ser clara e as suas informações precisas. Deve-se
se ter autocontrole para contornar situações delicadas, o telefone
pode não parar de tocar e até prejudicar o bom andamento de outras
atividades. Por isso, ter um planejamento diário de tarefas ajuda a
não perder o foco.
Quem trabalha com atendimento telefônico tem que ter em
mente que não existe nada mais importante do que o cliente que se
encontra do outro lado da linha, aguardando pelo atendimento. Cada
ligação recebida significa uma oportunidade de negociar, de vender
ou iniciar um novo relacionamento.
Os funcionários que trabalham com atendimento telefônico
têm que ter consciência de que no final do expediente um trabalho
importante foi realizado, se foram realizadas muitas vendas,
excelente, mas se não, mesmo assim, foram fornecidas inúmeras
informações e novos relacionamentos podem ter sido criados,
relacionamentos esses que poderão render vendas futuras.
Os clientes sempre esperam um tratamento individualizado, por
isso, por mais que o trabalho possa parecer padrão, e as características
dos clientes possam ser parecidas, um bom atendimento requer que
se considere cada situação levando em conta o contexto da situação,
as pessoas envolvidas e suas necessidades. O atendimento deve ser
personalizado para cada perfil de cliente e situação.
Por fim, é de extrema importância identificar o estado do
cliente (se bem-humorado, tímido, apressado, impaciente, inseguro,
nervoso, entre outros) para assim poder dirigir-se ao cliente de
modo assertivo no atendimento.
Didatismo e Conhecimento
COMUNICAÇÃO TELEFÔNICA.
MEIOS DE COMUNICAÇÃO.
ATENDIMENTO TELEFÔNICO
Na comunicação telefônica, é fundamental que o interlocutor se
sinta acolhido e respeitado, sobretudo porque se trata da utilização
de um canal de comunicação a distância. É preciso, portanto, que o
processo de comunicação ocorra da melhor maneira possível para
ambas as partes (emissor e receptor) e que as mensagens sejam
sempre acolhidas e contextualizadas, de modo que todos possam
receber bom atendimento ao telefone.
Alguns autores estabelecem as seguintes recomendações para
o atendimento telefônico:
• não deixar o cliente esperando por um tempo muito longo.
É melhor explicar o motivo de não poder atendê-lo e retornar a
ligação em seguida;
• o cliente não deve ser interrompido, e o funcionário tem de
se empenhar em explicar corretamente produtos e serviços;
• atender às necessidades do cliente; se ele desejar algo que o
atendente não possa fornecer, é importante oferecer alternativas;
• agir com cortesia. Cumprimentar com um “bom-dia” ou
“boa-tarde”, dizer o nome e o nome da empresa ou instituição
são atitudes que tornam a conversa mais pessoal. Perguntar o
nome do cliente e tratá-lo pelo nome transmitem a ideia de que
ele é importante para a empresa ou instituição. O atendente deve
também esperar que o seu interlocutor desligue o telefone. Isso
garante que ele não interrompa o usuário ou o cliente. Se ele quiser
complementar alguma questão, terá tempo de retomar a conversa.
No atendimento telefônico, a linguagem é o fator principal
para garantir a qualidade da comunicação. Portanto, é preciso que
o atendente saiba ouvir o interlocutor e responda a suas demandas
de maneira cordial, simples, clara e objetiva. O uso correto da
língua portuguesa e a qualidade da dicção também são fatores
importantes para assegurar uma boa comunicação telefônica.
É fundamental que o atendente transmita a seu interlocutor
segurança, compromisso e credibilidade.
Além das recomendações anteriores, são citados, a seguir,
procedimentos para a excelência no atendimento telefônico:
• identificar e utilizar o nome do interlocutor: ninguém gosta
de falar com um interlocutor desconhecido, por isso, o atendente
da chamada deve identificar-se assim que atender ao telefone.
Por outro lado, deve perguntar com quem está falando e passar a
tratar o interlocutor pelo nome. Esse toque pessoal faz com que o
interlocutor se sinta importante;
• assumir a responsabilidade pela resposta: a pessoa que
atende ao telefone deve considerar o assunto como seu, ou seja,
comprometer-se e, assim, garantir ao interlocutor uma resposta
rápida. Por exemplo: não deve dizer “Não sei”, mas “Vou
imediatamente saber” ou “Daremos uma resposta logo que seja
possível”. Se não for mesmo possível dar uma resposta ao assunto,
o atendente deverá apresentar formas alternativas para o fazer,
como: fornecer o número do telefone direto de alguém capaz de
resolver o problema rapidamente, indicar o e-mail ou o número
do fax do responsável procurado. A pessoa que ligou deve ter
a garantia de que alguém confirmará a recepção do pedido ou
chamada;
68
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Princípios para a qualidade ao atendimento presencial:
• Competência - O usuário espera que cada pessoa que o
atenda detenha informações detalhadas sobre o funcionamento da
organização e do setor que ele procurou.
• Legitimidade - O usuário deve ser atendido com ética,
respeito, imparcialidade, sem discriminações, com justiça e
colaboração.
• Disponibilidade - O atendente representa, para o usuário, a
imagem da organização. Assim, deve haver empenho para que o
usuário não se sinta abandonado, desamparado, sem assistência. O
atendimento deve ocorrer de forma personalizada, atingindo-se a
satisfação do cliente.
• Flexibilidade - O atendente deve procurar identificar
claramente as necessidades do usuário e esforçar-se para ajudá-lo,
orientá-lo, conduzi-lo a quem possa ajudá-lo adequadamente.
• não negar informações: nenhuma informação deve ser
negada, mas há que se identificar o interlocutor antes de a fornecer,
para confirmar a seriedade da chamada. Nessa situação, é adequada
a seguinte frase: Vamos anotar esses dados e depois entraremos em
contato com o senhor.
• não apressar a chamada: é importante dar tempo ao tempo,
ouvir calmamente o que o cliente/usuário tem a dizer e mostrar que
o diálogo está sendo acompanhado com atenção, dando feedback,
mas não interrompendo o raciocínio do interlocutor;
• sorrir: um simples sorriso reflete-se na voz e demonstra que
o atendente é uma pessoa amável, solícita e interessada;
• ser sincero: qualquer falta de sinceridade pode ser catastrófica:
as más palavras difundem-se mais rapidamente do que as boas;
• manter o cliente informado: como, nessa forma de
comunicação, não se estabelece o contato visual, é necessário que
o atendente, se tiver mesmo que desviar a atenção do telefone
durante alguns segundos, peça licença para interromper o diálogo
e, depois, peça desculpa pela demora. Essa atitude é importante
porque poucos segundos podem parecer uma eternidade para
quem está do outro lado da linha;
• ter as informações à mão: um atendente deve conservar a
informação importante perto de si e ter sempre à mão as informações
mais significativas de seu setor. Isso permite aumentar a rapidez de
resposta e demonstra o profissionalismo do atendente;
• estabelecer os encaminhamentos para a pessoa que liga:
quem atende a chamada deve definir quando é que a pessoa deve
voltar a ligar (dia e hora) ou quando é que a empresa ou instituição
vai retornar a chamada.
Todas estas recomendações envolvem as seguintes atitudes no
atendimento telefônico:
₋ receptividade - demonstrar paciência e disposição para
servir, como, por exemplo, responder às dúvidas mais comuns
dos usuários como se as estivesse respondendo pela primeira vez.
Da mesma forma é necessário evitar que interlocutor espere por
respostas;
₋ atenção – ouvir o interlocutor, evitando interrupções, dizer
palavras como “compreendo”, “entendo” e, se necessário, anotar a
mensagem do interlocutor);
₋ empatia - para personalizar o atendimento, pode-se
pronunciar o nome do usuário algumas vezes, mas, nunca,
expressões como “meu bem”, “meu querido, entre outras);
₋ concentração – sobretudo no que diz o interlocutor (evitar
distrair-se com outras pessoas, colegas ou situações, desviando-se
do tema da conversa, bem como evitar comer ou beber enquanto
se fala);
₋ comportamento ético na conversação – o que envolve
também evitar promessas que não poderão ser cumpridas.
Para que o cliente ou usuário possa se sentir bem atendido,
existem, também, algumas estratégias verbais, não-verbais e
ambientais.
Estratégias verbais
₋ Reconhecer, o mais breve possível, a presença das pessoas;
₋ pedir desculpas se houver demora no atendimento;
₋ se possível, tratar o usuário pelo nome;
₋ Demonstrar que quer identificar e entender as necessidades
do usuário;
₋ Escutar atentamente, analisar bem a informação, apresentar
questões;
Estratégias não-verbais
₋ Olhar para a pessoa diretamente e demonstrar atenção;
₋ Prender a atenção do receptor;
₋ Não escrever enquanto estiver falando com o usuário;
₋ Prestar atenção à comunicação não-verbal;
Estratégias ambientais
₋ Manter o ambiente de trabalho organizado e limpo;
₋ Assegurar acomodações adequadas para o usuário;
₋ Evitar pilhas de papel, processos e documentos
desorganizados sobre a mesa.
Atendimento e tratamento
O atendimento está diretamente relacionado aos negócios de
uma organização, suas finalidades, produtos e serviços, de acordo
com suas normas e regras. O atendimento estabelece, dessa forma,
uma relação entre o atendente, a organização e o cliente.
A qualidade do atendimento, de modo geral, é determinada
por indicadores percebidos pelo próprio usuário relativamente a:
• competência – recursos humanos capacitados e recursos
tecnológicos adequados;
• confiabilidade – cumprimento de prazos e horários
estabelecidos previamente;
• credibilidade – honestidade no serviço proposto;
• segurança – sigilo das informações pessoais;
• facilidade de acesso – tanto aos serviços como ao pessoal
de contato;
• comunicação – clareza nas instruções de utilização dos
serviços.
ATENDIMENTO PRESENCIAL
Nessa modalidade de atendimento devem ser incorporados
alguns princípios relativos ao atendimento telefônico, além de
outros específicos a serem abordados a seguir.
Por se tratar de uma modalidade de comunicação de grande
impacto junto ao usuário, o atendente deve sempre demonstrar
simpatia, competência e profissionalismo e ter atenção com
as expressões do rosto, da voz, dos gestos, do vocabulário e de
aparência. E da mesma forma, considerar os seguintes princípios.
Didatismo e Conhecimento
69
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
O tratamento é a maneira como o funcionário se dirige
ao cliente e interage com ele, orientando-o, conquistando sua
simpatia. Está relacionada a:
₋ presteza – demonstração do desejo de servir, valorizando
prontamente a solicitação do usuário;
₋ cortesia – manifestação de respeito ao usuário e de
cordialidade;
₋ flexibilidade – capacidade de lidar com situações nãoprevistas.
por seu mecanismo auditivo (decodificador). O receptor, após
constatar que entendeu a mensagem (compreensão), esclarece a
fonte acerca de seu entendimento (feedback). Ou Seja, repetindo
a mensagem.
Pode-se, portanto, dizer que a comunicação só pode ser
considerada eficaz quando a compreensão feita pelo receptor
coincide com o significado pretendido pelo emissor.
O processo de comunicação nunca é perfeito. No decorrer
de suas etapas sempre ocorrem perturbações que prejudicam
o processo, no qual são denominados ruídos. Ruído é uma
perturbação indesejável em qualquer processo de comunicação,
que atrapalha a efetivação da comunicação e pode provocar perdas
ou desvios na mensagem.
Ele é identificado na comunicação como o conjunto de
barreiras, obstáculos, acréscimos, erros e distorções que prejudicam
a compreensão da mensagem em seu fluxo. Isto significa que nem
sempre aquilo que o emissor deseja informar é precisamente aquilo
que o receptor compreende.
Assim, ruído é qualquer fonte de erro, distúrbio ou deformação
de uma mensagem, que atrapalha e age contrário à eficácia da
informação.
Por isso, o atendente deve trabalhar com a Comunicação de
forma que haja menos ruídos possíveis. Isso, através de solicitações
de feedbacks constantes, mensagens claras, objetivas e concisas.
O ruído é a barreira na comunicação. Pois, o ruído nem sempre
está atrelado a barulhos. E sim, tudo aquilo que possa atrapalhar a
comunicação.
Como diria Rivaldo Chinem, Comunicação é como o futebol,
todo mundo pensa que entende e dá palpite. Nesse campo, quando
a confusão se instala, quebram-se as regras, e os atores, ao entrar
em cena, dão caneladas, e o jogo passa a ser um completo valetudo.
Já comunicabilidade é o ato comunicativo otimizado, no qual a
mensagem é transferida integral, correta, rápida e economicamente.
Ou seja, é fazer com que a comunicação realmente obtenha
seu objetivo, que é fazer com que o receptor entenda justamente
aquilo que o emissor intencionava.
No atendimento, a comunicação tem o papel essencial. Pois, o
atendimento se concretiza através da troca de informações.
O atendente deve ouvir e solicitar feedbak ao cliente, visando
entender, sem ruídos, aquilo que está sendo solicitado.
É de interesse do cliente e do atendente que a informação seja
recebida de forma clara. Porém, sabemos que nem sempre isso é
possível.
Assim, o atendente tem o dever de fazer com que o
processo de comunicação aconteça da melhor forma, através, de
questionamentos que leve à recepção da mensagem.
É importante que primeiramente, o atendente entenda a
linguagem do cliente, e estabeleça para si mesmo o mesmo
nível. Tudo isso, para que o público em questão, também consiga
compreender o que o atendente está dizendo.
MEIOS DE COMUNICAÇÃO
A palavra Comunicação deriva do latim communicare, cujo
significado é tornar comum, partilhar, associar, trocar opiniões,
conferenciar.
Tem o sentido de participação, em interação, em troca de
mensagem, em emissão ou recebimento de informação nova.
Assim, como se vê, implica participação.
Comunicação é o processo de transmitir informação de
uma pessoa para outra. Se não houver esta compreensão, não
houve comunicação. Se uma pessoa transmitir uma mensagem
e esta não for compreendida, por quem recebeu a mensagem,
a comunicação não se efetivou. Essa ação pode ser verbal, ou,
não verbal. E também, pode ser por diversos meios.
Assim, comunicação não é aquilo que o remetente fala.
Mas, sim, aquilo que o destinatário entende. Portanto, só há
comunicação, se o receptor compreender a mensagem enviada
pelo emissor.
Chiavenato define comunicação como troca de informações
entre indivíduos. Significa tornar comum uma mensagem ou
informação.
Há para isso, o processo de comunicação, que é composto
de três etapas subdivididas:
1 - Emissor: é a pessoa que pretende comunicar uma
mensagem, pode ser chamada de fonte ou de origem.
a) Significado: corresponde à ideia, ao conceito que o
emissor deseja comunicar.
b) Codificador: é constituído pelo mecanismo vocal para
decifrar a mensagem.
2 - Mensagem: é a ideia em que o emissor deseja comunicar.
a) Canal: também chamado de veículo, é o espaço situado
entre o emissor e o receptor.
b) Ruído: é a perturbação dentro do processo de
comunicação. Tudo aquilo que interfere na mensagem, e não a
deixa ser compreendida corretamente.
3 - Receptor: é a etapa que recebe a mensagem, a quem é
destinada.
a) Descodificador: é estabelecido pelo mecanismo auditivo
para decifrar a mensagem, para que o receptor a compreenda.
b) Compreensão: é o entendimento da mensagem pelo
receptor.
c) Feedback: É o ato de confirmação da mensagem, pelo
receptor, recebida do emissor. Representa a volta da mensagem
enviada pelo emissor.
Exemplo: Uma pessoa (emissor) tem uma ideia (significado)
que pretende comunicar. Para tanto se vale de seu mecanismo
vocal (codificador), que expressa sua mensagem em palavras.
Essa mensagem, veiculada pelo ar (canal) é interpretada pela
pessoa a quem se comunica (receptor), após sua decifração
Didatismo e Conhecimento
70
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões
que dizem respeito ao interesse público, é natural que não cabe
qualquer tom particular ou pessoal.
Desta forma, não há lugar na redação oficial para impressões
pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um
amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto
literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade que a elabora.
A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que
nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada a necessária impessoalidade.
CORRESPONDÊNCIA
EMPRESARIAL E OFICIAL.
MANUAL DE REDAÇÃO DA
PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA.
Redação Oficial é a maneira pela qual o poder público redige
atos normativos e comunicações. Desse modo, a finalidade principal da Redação Oficial é comunicar com impessoalidade e clareza
para que a mensagem ali transmitida seja compreendida por todos
os cidadãos. Em resumo, a Redação Oficial deve ser: clara, concisa,
impessoal, formal e padronizada. Pode-se dizer que redação oficial
é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações.
A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade,
uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade
e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da
Constituição, que dispõe, no artigo 37: “A administração pública
direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos
princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade
e eficiência (...)”. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios
fundamentais de toda administração pública, claro está que devem
igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.
Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza
seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua
compreensão. A transparência do sentido dos atos normativos,
bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de
Direito: é inaceitável que um texto legal não seja entendido pelos
cidadãos. A publicidade implica, pois, necessariamente, clareza e
concisão.
A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais
A necessidade de empregar determinado nível de linguagem
nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio
caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter
normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou
regulam o funcionamento dos órgãos públicos, o que só é alcançado se em sua elaboração for empregada a linguagem adequada. O
mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua
é a de informar com clareza e objetividade.
As comunicações que partem dos órgãos públicos federais
devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro.
Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma linguagem
restrita a determinados grupos. Não há dúvida que um texto marcado por expressões de circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem sua compreensão
dificultada.
Ressalte-se que há necessariamente uma distância entre a língua falada e a escrita. Aquela é extremamente dinâmica, reflete de
forma imediata qualquer alteração de costumes, e pode eventualmente contar com outros elementos que auxiliem a sua compreensão, como os gestos, a entoação, etc., para mencionar apenas alguns dos fatores responsáveis por essa distância. Já a língua escrita
incorpora mais lentamente as transformações, tem maior vocação
para a permanência, e vale-se apenas de si mesma para comunicar.
A língua escrita, como a falada, compreende diferentes níveis, de acordo com o uso que dela se faça. Por exemplo, em uma
carta a um amigo, podemos nos valer de determinado padrão de
linguagem que incorpore expressões extremamente pessoais ou
coloquiais; em um parecer jurídico, não se há de estranhar a presença do vocabulário técnico correspondente. Nos dois casos, há
um padrão de linguagem que atende ao uso que se faz da língua, a
finalidade com que a empregamos.
O mesmo ocorre com os textos oficiais: por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e
concisão, eles requerem o uso do padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que a) se observam as regras da gramática formal, e b) se emprega um vocabulário comum
ao conjunto dos usuários do idioma. É importante ressaltar que a
obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre
do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas
ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias linguísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos.
A Impessoalidade
A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela
escrita. Para que haja comunicação, são necessários: a) alguém que
comunique, b) algo a ser comunicado, e c) alguém que receba essa
comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre
o Serviço Público (este ou aquele Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica é sempre algum
assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; o destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou
outro órgão público, do Executivo ou dos outros Poderes da União.
Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser
dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:
a) da ausência de impressões individuais de quem comunica:
embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe
de determinada Seção, é sempre em nome do Serviço Público que é
feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização,
que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da
Administração guardem entre si certa uniformidade;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com
duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre
concebido como público, ou a outro órgão público. Nos dois casos,
temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal;
Didatismo e Conhecimento
71
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Lembre-se que o padrão culto nada tem contra a simplicidade
de expressão, desde que não seja confundida com pobreza de expressão. De nenhuma forma o uso do padrão culto implica emprego
de linguagem rebuscada, nem dos contorcionismos sintáticos e figuras de linguagem próprios da língua literária.
Pode-se concluir, então, que não existe propriamente um “padrão oficial de linguagem”; o que há é o uso do padrão culto nos atos
e comunicações oficiais. É claro que haverá preferência pelo uso de
determinadas expressões, ou será obedecida certa tradição no emprego das formas sintáticas, mas isso não implica, necessariamente,
que se consagre a utilização de uma forma de linguagem burocrática. O jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois
terá sempre sua compreensão limitada.
A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações
que a exijam, sendo de evitar o seu uso indiscriminado. Certos rebuscamentos acadêmicos, e mesmo o vocabulário próprio a determinada área, são de difícil entendimento por quem não esteja com eles
familiarizado. Deve-se ter o cuidado, portanto, de explicitá-los em
comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração e em
expedientes dirigidos aos cidadãos.
Outras questões sobre a linguagem, como o emprego de neologismo e estrangeirismo, são tratadas em detalhe em 9.3. Semântica.
Procure perceber certa hierarquia de ideias que existe em todo
texto de alguma complexidade: ideias fundamentais e ideias secundárias. Estas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também ideias secundárias
que não acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior
relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial,
conforme já sublinhado na introdução deste capítulo. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão
pelo leitor. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si
só: ela depende estritamente das demais características da redação
oficial. Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações
que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação
restrita, como a gíria e o jargão;
c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;
d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos linguísticos que nada lhe acrescentam.
É pela correta observação dessas características que se redige
com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo
texto redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da
releitura que torna possível sua correção.
Na revisão de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele
será de fácil compreensão por seu destinatário. O que nos parece
óbvio pode ser desconhecido por terceiros. O domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de nossa experiência
profissional muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral, o que nem sempre é verdade. Explicite, desenvolva,
esclareça, precise os termos técnicos, o significado das siglas e
abreviações e os conceitos específicos que não possam ser dispensados.
A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com
que são elaboradas certas comunicações quase sempre compromete sua clareza. Não se deve proceder à redação de um texto que não
seja seguida por sua revisão.
A redação das comunicações oficiais deve, antes de tudo, seguir os preceitos explicitados no Capítulo I, Aspectos Gerais da
Redação Oficial. Além disso, há características específicas de cada
tipo de expediente, que serão tratadas em detalhe neste capítulo.
Antes de passarmos à sua análise, vejamos outros aspectos comuns
a quase todas as modalidades de comunicação oficial: o emprego
dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação
do signatário.
Formalidade e Padronização
As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é,
obedecem a certas regras de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é
imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele
pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível (v. a esse
respeito 2.1.3. Emprego dos Pronomes de Tratamento); mais do que
isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio
enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.
A formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária
uniformidade das comunicações. Ora, se a administração federal é
una, é natural que as comunicações que expede sigam um mesmo
padrão. O estabelecimento desse padrão, uma das metas deste Manual, exige que se atente para todas as características da redação
oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos.
A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto
definitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis para
a padronização, que acaba por evitar excessos linguísticos que nada
acrescentam ao texto.
Concisão e Clareza
A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do
texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo
de informações com um mínimo de palavras. Para que se redija com
essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento
do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o
texto depois de pronto. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de ideias.
O esforço de sermos concisos atende basicamente ao princípio
de economia linguística, à mencionada fórmula de empregar o mínimo de palavras para informar o máximo. Não se deve de forma
alguma entendê-la como economia de pensamento, isto é, não se
devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo
em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis,
redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito.
Didatismo e Conhecimento
Pronomes de Tratamento - Breve História dos Pronomes
de Tratamento
O uso de pronomes e locuções pronominais de tratamento tem
larga tradição na língua portuguesa. De acordo com Said Ali, após
serem incorporados ao português os pronomes latinos tu e vos,
“como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia
a palavra”, passou-se a empregar, como expediente linguístico de
distinção e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento
de pessoas de hierarquia superior. Prossegue o autor:
72
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
c) do Poder Judiciário:
Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais;
Juízes;
Auditores da Justiça Militar.
“Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se
dirigia a palavra a um atributo ou qualidade eminente da pessoa de
categoria superior, e não a ela própria. Assim aproximavam-se os
vassalos de seu rei com o tratamento de vossa mercê, vossa senhoria (...); assim usou-se o tratamento ducal de vossa excelência e
adotaram-se na hierarquia eclesiástica vossa reverência, vossa paternidade, vossa eminência, vossa santidade.”
A partir do final do século XVI, esse modo de tratamento indireto já estava em voga também para os ocupantes de certos cargos públicos. Vossa mercê evoluiu para vosmecê, e depois para o
coloquial você. E o pronome vós, com o tempo, caiu em desuso. É
dessa tradição que provém o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos às autoridades civis,
militares e eclesiásticas.
O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas
aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo
respectivo:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às
autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:
Concordância com os Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta)
apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal,
nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o
verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu
núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto»; «Vossa Excelência conhece o assunto».
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto» (e não «Vossa ... vosso...”).
Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se
nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está
atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher,
“Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar
satisfeita”.
A Sua Excelência o
Senhor
Fulano de Tal
Ministro de Estado
da Justiça
70.064-900 – Brasília. DF
A Sua Excelência
o Senhor
Fulano de Tal
Juiz de Direito da
10a Vara Cível
Rua ABC, no 123
01.010-000 – São
Paulo. SP
Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A
dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público,
sendo desnecessária sua repetida evocação.
Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e
para particulares. O vocativo adequado é:
Senhor Fulano de Tal, (...)
No envelope, deve constar do endereçamento:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua ABC, no 123
70.123 – Curitiba. PR
Emprego dos Pronomes de Tratamento
Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece
a secular tradição. São de uso consagrado:
Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:
a) do Poder Executivo;
Presidente da República;
Vice-Presidente da República;
Ministros de Estado;
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito
Federal;
Oficiais-Generais das Forças Armadas;
Embaixadores;
Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de
cargos de natureza especial;
Secretários de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
b) do Poder Legislativo:
Deputados Federais e Senadores;
Ministro do Tribunal de Contas da União;
Deputados Estaduais e Distritais;
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;
Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.
Didatismo e Conhecimento
A Sua Excelência o
Senhor
Senador Fulano de
Tal
Senado Federal
70.165-900 – Brasília. DF
Como se depreende do exemplo acima fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem
o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o
uso do pronome de tratamento Senhor.
Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim
título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra
geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas
que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de
doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos,
o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.
73
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de
universidade. Corresponde-lhe o vocativo:
Magnífico Reitor, (...)
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são:
Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é:
Santíssimo Padre, (...)
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:
Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou
Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal, (...)
Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos.Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais
religiosos.
Resumo:
Impessoalidade
Evite marcas de impressões pessoais do tipo “na minha opinião” ou “e aí, como é que vai?”
Concisão
Seja conciso. Redija um texto capaz de transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para isso, tenha domínio
do assunto.
Pronomes de tratamento
Use corretamente os pronomes de tratamento. Ao escrever uma comunicação a um Ministro do Tribunal Superior, por exemplo, use
Vossa Excelência ao longo do texto.
Expressões artificiais
Não confunda respeito e impessoalidade com o uso de expressões artificiais que estão em desuso como “Venho por meio desta”, “Tenho
a honra de” ou “Cumpre-me informar que”. Tais expressões devem dar lugar à forma direta, à objetividade.
Fechos
Os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatário, além de fechar o texto. O documento deve levar assinatura e identificação do
signatário. Há dois fechos diferentes para todas as modalidades do texto oficial:
Respeitosamente, (para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República);
Atenciosamente (para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior)
Didatismo e Conhecimento
74
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Exemplo de Ofício
(Ministério)
(Secretaria/Departamento/Setor/Entidade)
(Endereço para correspondência)
(Endereço – continuação)
(Telefone e Endereço de Correio Eletrônico)
Ofício nº 524/1991/SG-PR
Brasília, 20 de maio de 2011
3 cm
A Sua Excelência o Senhor
Deputado (Nome)
Câmara dos Deputados
70160-900 – Brasília – DF
1,5 cm
Assunto: Demarcação de terras indígenas
Senhor Deputado,
1.
Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama nº 154, de
24 de abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas em
sua carta nº 6708, dirigida ao Senhor Presidente da República, estão amparadas
pelo procedimento administrativo de demarcação de terras indígenas instituído
pelo Decreto nº 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia anexa).
2.
Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de que –
na definição e demarcação das terras indígenas – fossem levadas em consideração
as características sócio-econômicas regionais.
3.
Nos termos do Decreto nº 22, a demarcação de terras indígenas
deverá ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao disposto
no art. 231, § 1º, da Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos
etno-históricos, sociológicos, cartográficos e fundiários. O exame deste último
aspecto deverá ser feito conjuntamente com o órgão federal ou estadual
competente.
4.
Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverão
encaminhas as informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. É
igualmente assegurada a manifestação de entidades representativas da sociedade
civil.
5.
Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de proteção ao índio
serão publicados juntamente com as informações recebidas dos órgãos públicos e
das entidades civis acima mencionadas.
6.
Como Vossa Excelência pode verificar, o procedimento estabelecido
assegura que a decisão a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justiça sobre os
limites e a demarcação de terras indígenas seja informada de todos os elementos
necessários, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessária
transparência e agilidade.
Atenciosamente,
(Nome)
(cargo)
210 mm
Didatismo e Conhecimento
75
297 mm
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Exemplo de Aviso
Aviso nº 45/SCT-PR
Brasília, 27 de fevereiro de 2011
A Sua Excelência o Senhor
(Nome e cargo)
297 mm
3 cm
Assunto: Seminário sobre o uso de energia no setor público
Senhor Ministro,
Convido Vossa Excelência a participar da sessão de abertura do Primeiro
Seminário Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor Público, a ser
realizado em 5 de março próximo, às 9 horas, no auditório da Escola Nacional de
Administração Pública – ENAP, localizada no Setor de Áreas Isoladas, nesta
capital.
O Seminário mencionado inclui-se nas atividades do Programa Nacional das
Comissões Internas de Conservação de Energia em Órgãos Públicos, instituído
pelo Decreto nº 99.656, de 26 de outubro de 1990.
Atenciosamente,
(Nome do signatário)
(cargo do signatário)
210 mm
Didatismo e Conhecimento
76
1,5 cm
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Exemplo de Memorando
Mem. 118/DJ
Em 12 de abril de 2011
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração
297 mm
Assunto: Administração, Instalação de microcomputadores
1,5 cm
1.
Nos termos do Plano Geral de Informatização, solicito a Vossa
Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados três microcomputadores
neste Departamento.
2.
Sem descer a maiores detalhes técnicos, acrescento, apenas, que o ideal
seria que o equipamento fosse dotado de disco rígido e de monitor padrão EGA.
Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos
e outro gerenciador de banco de dados.
3.
O treinamento de pessoal para operação dos micros poderia ficar a cargo
da Seção de Treinamento do Departamento de Modernização, cuja chefia já
manifestou seu acordo a respeito.
4.
Devo mencionar, por fim, que a informatização dos trabalhos deste
Departa-mento ensejará racional distribuição de tarefas entre os servidores e,
sobretudo, uma melhoria na qualidade dos serviços prestados.
Atenciosamente,
(Nome do signatário)
210 mm
Didatismo e Conhecimento
77
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Exemplo de Mensagem
5 cm
EM nº 00146/1991-MRE
Brasília, 24 de maio de 2011
5 cm
1,5 cm
3 cm
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
2,5 cm
O Presidente George Bush anunciou, no último dia 13, significativa
mudança da posição norte-americana nas negociações que se realizam – na
Conferência do Desarmamento, em Genebra – de uma convenção multilateral de
proscrição total das armas químicas. Ao renunciar à manutenção de cerca de dois
por cento de seu arsenal químico até a adesão à convenção de todos os países em
condições de produzir armas químicas, os Estados Unidos reaproximaram sua
postura da maioria dos quarenta países participantes do processo negociador,
inclusive o Brasil, abrindo possibilidades concretas de que o tratado a ser
concluído e assinado em prazo de cerca de um ano. (...)
1 cm
Atenciosamente,
2,5 cm
2,5 cm
(Nome)
(cargo)
Didatismo e Conhecimento
78
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Exemplo de Mensagem
5 cm
Mensagem nº 118
4 cm
297 mm
Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal,
2 cm
3 cm
Comunico a Vossa Excelência o recebimento das mensagens SM nºs
106 a 110, de 1991, nas quais informo a promulgação dos Decretos Legislativos
nºs 93 a 97, de 1991, relativos à exploração de serviços de radiodifusão.
Brasília, 28 de março de 2011
210 mm
Didatismo e Conhecimento
79
1,5 cm
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Exemplo de Telegrama
[órgão Expedidorl
[setor do órgão expedidor]
[endereço do órgão expedidor]
Destinatário: _________________________________________________________
Nº do fax de destino: _________________________________ Data: ___/___/_____
Remetente: __________________________________________________________
Tel. p/ contato: ____________________Fax/correio eletrônico: ________________
Nº de páginas: esta + ______Nº do documento: _____________________________
Observações: _________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Exemplo de Apostila
APOSTILA
A Diretora da Coordenação de Secretariado Parlamentar do Departamento de Pessoal declara que
o servidor José da Silva, nomeado pela Portaria CDCC-RQ001/2004, publicada no Suplemento ao Boletim
Administrativo de 30 de março de 2004, teve sua situação funcional alterada, de Secretário Parlamentar
Requisitado, ponto n. 123, para Secretário Parlamentar sem vínculo efetivo com o serviço público, ponto n.
105.123, a partir de 11 de abril de 2004, em face de decisão contida no Processo n. 25.001/2004.
Brasília, em 26/5/2011
Maria da Silva
Diretora
Exemplo de ATA
CAMARA DOS DEPUTADOS
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
Coordenação de Publicações
ATA
As 10h15min, do dia 24 de maio de 2011, na Sala de Reunião do Cedi, a Sra. Maria da Silva, Diretora
da Coordenação, deu início aos trabalhos com a leitura da ala da reunião anterior, que foi aprovada, sem
alterações. Em prosseguimento, apresentou a pauta da reunião, com a inclusão do item “Projetos Concluídos”,
sendo aprovada sem o acréscimo de novos itens. Tomou a palavra o Sr. José da Silva, Chefe da Seção de
Marketing, que apresentou um breve relato das atividades desenvolvidas no trimestre, incluindo o lançamento
dos novos produtos. Em seguida, o Sr. Mário dos Santos, Chefe da Tipografia, ressaltou que nos últimos
meses os trabalhos enviados para publicação estavam de acordo com as normas estabelecidas, parabenizando
a todos pelos resultados alcançados. Com relação aos projeXos concluídos, a Diretora esclareceu que todos
mantiveram-se dentro do cronograma de trabalho preestabelecido e que serao encaminhados à gráfica na
próxima semana. Às 11h45min a Diretora encerrou os trabalhos, antes convocando reunião para o dia 2 de
junho, quarta-feira, às 10 horas, no mesmo local. Nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada, e eu,
Ana de Souza, lavrei a presente ata que vai assinada por mim e pela Diretora.
Diretora
Secretária
Didatismo e Conhecimento
80
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Exemplo de Despacho
CÂMARA DOS DEPUTADOS
PRIMEIRASECRETARIA
Processo n . .........
Em .... / .... /200 ...
Ao Senhor Presidente da Câmara dos Deputados, por força do disposto no inciso I do art. 70 do Regimento
do Cefor, c/c o art. 95, da Lei n. 8.112/90, com parecer favorável desta Secretaria, nos termos das informações e
manifestações dos órgãos técnicos da Casa.
Deputado José da Silva
PrimeiroSecretário
Exemplo de Ordem de Serviço
CÂMARA DOS DEPUTADOS
CONSULTORIA TÉCNICA
ORDEM DE SERVIÇO N. 3, DE 6/6/2010
O DIRETOR DA CONSULTORIA TÉCNICA DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso de suas
atribuições, resolve:
1. As salas 3 e 4 da Consultoria Técnica ficam destinadas a reuniões de trabalho com deputados,
consultores e servidores dos setores de apoio da Consultoria Técnica.
2. As reuniões de trabalho serão agendadas previamente pela Diretoria da Coordenação de Serviços
Gerais.
................................................................................................................................
6. Havendo mais de uma solicitação de uso para o mesmo horário, será adotada a seguinte ordem de
preferência:
1 reuniões de trabalho com a participação de deputados;
11 reuniões de trabalho da diretoria;
111 reuniões de trabalho dos consultores;
IV . ..................................................................................................................................
V . ....................................................................................................................................
7. O cancelamento de reunião deverá ser imediatamente comunicado à Diretoría da Coordenação de
Serviços Gerais.
José da Silva
Diretor
Didatismo e Conhecimento
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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Exemplo de Parecer
PARECER JURÍDICO
De: Departamento Jurídico
Para: Gerente Administrativo
Senhor Gerente,
Com relação à questão sobre a estabilidade provisória por gestação, ou não, da empregada Fulana de Tal, passamos
a analisar o assunto.
O artigo 10, letra “b”, do ADCT, assegura estabilidade à empregada gestante, desde a confirmação da gravidez até
cinco meses após o parto.
Nesta hipótese, existe responsabilidade objetiva do empregador pela manutenção do emprego, ou seja, basta
comprovar a gravidez no curso do contrato para que haja incidência da regra que assegura a estabilidade provisória no
emprego. O fundamento jurídico desta estabilidade é a proteção à maternidade e à infância, ou seja, proteger a gestante e o
nascituro, assegurando a dignidade da pessoa humana.
A confirmação da gravidez, expressão utilizada na Constituição, refere-se à afirmativa médica do estado gestacional
da empregada e não exige que o empregador tenha ciência prévia da situação da gravidez. Neste sentido tem sido as
reiteradas decisões do C. TST, culminando com a edição da Súmula n. 244, que assim disciplina a questão:
I - O desconhecimento do estado gravídico pelo empregador não afasta o direito ao pagamento da indenização
decorrente da estabilidade. (art. 10, II, “b” do ADCT). (ex-OJ nº 88 – DJ 16.04.2004).
II - A garantia de emprego à gestante só autoriza a reintegração se esta se der durante o período de estabilidade. Do
contrário, a garantia restringe-se aos salários e demais direitos correspondentes ao período de estabilidade. (ex-Súmula nº
244 – Res 121/2003, DJ 19.11.2003).
III - Não há direito da empregada gestante à estabilidade provisória na hipótese de admissão mediante contrato de
experiência, visto que a extinção da relação de emprego, em face do término do prazo, não constitui dispensa arbitrária ou
sem justa causa. (ex-OJ nº 196 - Inserida em 08.11.2000).
No caso colocado em análise, percebe-se que não havia confirmação da gestação antes da dispensa. Ao contrário,
diante da suspeita de gravidez, a empresa teve o cuidado de pedir a realização de exame laboratorial, o que foi feito, não
tendo sido confirmada a gravidez. A empresa só dispensou a empregada depois que lhe foi apresentado o resultado negativo
do teste de gravidez. A confirmação do estado gestacional só veio após a dispensa.
Assim, para solução da questão, importante indagar se gravidez confirmada no curso aviso prévio indenizado
garante ou não a estabilidade.
O TST tem decidido (Súmula 371), que a projeção do contrato de trabalho para o futuro, pela concessão de aviso
prévio indenizado, tem efeitos limitados às vantagens econômicas obtidas no período de pré-aviso. Este entendimento
exclui a estabilidade provisória da gestante, quando a gravidez ocorre após a rescisão contratual.
A gravidez superveniente à dispensa, durante o aviso prévio indenizado, não assegura a estabilidade. Contudo, na
hipótese dos autos, embora a gravidez tenha sido confirmada no curso do aviso prévio indenizado, certo é que a empregada
já estava grávida antes da dispensa, como atestam os exames trazidos aos autos. A conclusão da ultrossonografia obstétrica
afirma que em 30 de julho de 2009 a idade gestacional ecografica era de pouco mais de 13 semanais, portanto, na data do
afastamento a reclamante já contava com mais de 01 mês de gravidez.
Em face do exposto, considerando os fundamentos jurídicos do instituto da estabilidade da gestante, considerando
que a responsabilidade do empregador pela manutenção do emprego é objetiva e considerando que o desconhecimento do
estado gravídico não impede o reconhecimento da gravidez, conclui-se que:
a) não existe estabilidade quando a gravidez ocorre na vigência do aviso prévio indenizado;
b) fica assegurada a estabilidade quando, embora confirmada no período do aviso prévio indenizado, a gravidez
ocorre antes da dispensa.
De acordo com tais conclusões, entendemos que a empresa deve proceder a reintegração da empregada diante da
estabilidade provisória decorrente da gestação.
É o parecer.
(localidade), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome)
(cargo)
Didatismo e Conhecimento
82
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Exemplo de Portaría
CÂMARA DOS DEPUTADOS
DIRETORIAGERAL
PORTARIA N. 1, de 13/1/2010
Disciplina a utilização da chancela eletrônica nas requisições de passagens aéreas e diárias de viagens, autorizadasem
processos administrativos no âmbito da Câmara dos Deputados e assinadas pelo DiretorGeral.
O DIRETORGERAL DA CÂMARA DOS DEPUTADOS, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 147,
item XV, da Resolução n. 20, de 30 de novembro de 1971, resolve:
Art. 11 Fica instituído o uso da chancela eletrônica nas requisições de passagens aéreas e diárias de viagens,
autorizadas em processos administrativos pela autoridade competente e assinadas pelo DiretorGeral, para parlamentar,
servidor ou convidado, no âmbito da Câmara dos Deputados.
Art. 21 A chancela eletrônica, de acesso restrito, será válida se autenticada mediante código de segurança e
acompanhada do atesto do Chefe de Gabinete da DiretoriaGeral ou do seu primeiro substituto.
Art. 31 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Sérgio Sampaio Contreiras de Almeida
DiretorGeral
Modelo de RelatórioModelo de Requerimento
CÂMARA DOS DEPUTADOS
ÓRGÃO PRINCIPAL
Órgão Secundário
(Vocativ(Cargo ou função e nome do destinatário)
.................................... (nome do requerente, em maiúsculas) ..........................
.......................................................... (demais dados de qualificação), requer .................
............................................................................................................................................
Nestes termos,
Pede deferimento.
Brasília, .......
de ..................���������������������������������������������������������� de 201.....
Nome
Cargo ou Função
Formas de Tratamento e Endereçamento
Umas das características do estilo da correspondência oficial e empresarial é a polidez, entendida como o ajustamento da expressão às
normas de educação ou cortesia.
A polidez se manifesta no emprego de fórmulas de cortesia (“Tenho a honra de encaminhar” e não, simplesmente, “Encaminho...”;
“Tomo a liberdade de sugerir...” em vez de, simplesmente, “Sugiro...”); no cuidado de evitar frases agressivas ou ásperas (até uma carta de
cobrança pode ter seu tom amenizado, fazendo-se menção, por exemplo, a um possível esquecimento...); no emprego adequado das formas
de tratamento, dispensando sempre atenção respeitosa a superiores, colegas e subalternos.
No que diz respeito à utilização das formas de tratamento e endereçamento, deve-se considerar não apenas a área de atuação da autoridade (universitária, judiciária, religiosa, etc.), mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa.
Veja o quadro a seguir, que
• agrupa as autoridades em universitárias, judiciárias, militares, eclesiásticas, monárquicas e civis;
• apresenta os cargos e as respectivas fórmulas de tratamento (por extenso, abreviatura singular e plural);
• indica o vocativo correspondente e a forma de endereçamento.
Didatismo e Conhecimento
83
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Autoridades Universitárias
Cargo ou Função
Por Extenso
Abreviatura Singular Abreviatura Plural
Vossa Magnificência
Reitores
V. Mag.as ou V. Magas.
V. Mag.ª ou V. Maga.
V. Exa. ou V. Ex.ª
ou
Vossa Excelência
Vice-Reitores
Assessores
Pró-Reitores
Diretores
Coord. de
Departamento
V.Ex.ª, ou V.Exa.
Vossa Senhoria
V.S.ª
V.Sa.
V.Ex.as ou V. Exas.
ou
Magnífico Reitor
Endereçamento
Ao Magnífico Reitor
ou
ou
ou
V.Ex.as ou V.Exas.
Vossa Excelência
Vocativo
V.S. ou V.Sas.
as
Ao Excelentíssimo Senhor
Reitor
Excelentíssimo
Nome
Senhor Reitor
Cargo
Endereço
Ao Excelentíssimo Senhor
E x c e l e n t í s s i m o Vice-Reitor
Senhor Vice-Rei- Nome
tor
Cargo
Endereço
Senhor + cargo
Ao Senhor
Nome
Cargo
Endereço
Autoridades Judiciárias
Cargo ou Função
Por Extenso
Abreviatura Singular Abreviatura Plural
Auditores
Curadores
Defensores Públicos
Desembargadores
Vossa Excelência V.Ex.ª ou V. Exa.
Membros de Tribunais
Presidentes de Tribunais
Procuradores
Promotores
V.Ex.as ou V. Exas.
M.Juiz ou V.Ex.ª, V.
V.Ex.as
Exas.
ou
Excelentíssimo
Senhor + cargo
Meritíssimo
Senhor Juiz
Meritíssimo Juiz
Juízes de Direito
Vocativo
Vossa Excelência
ou
Excelentíssimo
Senhor Juiz
Endereçamento
Ao Excelentíssimo
Senhor
Nome
Cargo
Endereço
Ao Meritíssimo
Senhor Juiz
ou
Ao Excelentíssimo
Senhor Juiz
Nome
Cargo
Endereço
Autoridades Militares
Cargo ou Função Por Extenso
Abreviatura Singular
Abreviatura Plural
Oficiais Generais
(até Coronéis)
Vossa Excelência V.Ex.ª ou V. Exa.
V.Ex.as, ou V. Exas.
Outras Patentes
Vossa Senhoria
V.S.as ou V. Sas.
V.S.ª ou V. Sa.
Didatismo e Conhecimento
84
Vocativo
Endereçamento
Ao Excelentíssimo Senhor
Excelentíssimo
Nome
Senhor
Cargo
Endereço
Ao Senhor
Nome
Senhor + patente
Cargo
Endereço
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Autoridades Eclesiásticas
Cargo ou Função
Arcebispos
Bispos
Cardeais
Cônegos
Frades
Freiras
Abreviatura
Singular
Por Extenso
Endereçamento
A Sua Excelência
V.Ex.ª Rev.ma
Reverendíssima
as
mas
Vossa Excelência
V.Ex. Rev. ou V. Excelentíssimo
ou
Nome
Reverendíssima
Exas. Revmas.
Reverendíssimo
V. Exa. Revma.
Cargo
Endereço
A Sua Excelência
ma
V.Ex.ª Rev.
Reverendíssima
Vossa Excelência ReveV.Ex.as Rev.masou V. Excelentíssimo
ou
Nome
rendíssima
Exas. Revmas.
Reverendíssimo
V. Exa. Revma.
Cargo
Endereço
A Sua Eminência
V.Em.ª, V. Ema.
Eminentíssimo
as
Vossa Eminência
V.Em. , V. Emas.
Reverendíssima
ou
Reverendíssimo
ou Vossa Eminência Reou
Nome
ma
V.Em.ª Rev. , V.
ou Eminentíssimo
verendíssima
V.Emas Rev.masou V.
Cargo
Ema. Revma.
Senhor Cardeal
Emas. Revmas.
Endereço
Ao Reverendíssimo
Cônego
ma
mas
V.
Rev. V.
Rev.
Vossa Reverendíssima
Reverendíssimo Cônego Nome
ou V. Revma.
V. Revmas.
Cargo
Endereço
Ao Reverendíssimo Frade
V.
Rev.ma V.
Rev.mas
Nome
Vossa Reverendíssima
Reverendíssimo Frade
ou V. Revma.
ou V. Revmas.
Cargo
Endereço
Vossa Reverendíssima
Abreviatura Plural Vocativo
V.
V.
Rev.ma
ou V. Revma.
ou
Rev.mas
Reverendíssimo Irmã
V. Revmas.
Monsenhores
Vossa Reverendíssima
V.
Rev. V.
Rev.
ou V. Revma.
ou V. Revmas.
Papa
Vossa Santidade
V.S.
Sacerdotes em
geral e pastores
Vossa Reverendíssima
ma
-
mas
Reverendíssimo
Monsenhor
Santíssimo Padre
A Reverendíssima Irmã
Nome
Cargo
Endereço
Ao Reverendíssimo
Monsenhor
Nome
Cargo
Endereço
A Sua Santidade o Papa
Ao Reverendíssimo
Padre / Pastor
ou
V.
Rev.ma V.
Rev.mas
Reverendo Padre / Pastor
ou V. Revma.
ou V. Revmas.
Ao Reverendo
Padre /Pastor
Nome
Cargo
Endereço
Autoridades Monárquicas
Cargo ou Função
Por Extenso
Abreviatura Singular Abreviatura Plural
Arquiduques
Vossa Alteza
V.A.
VV. AA.
Duques
Vossa Alteza
V.A.
VV. AA.
Imperadores
Vossa
tade
V.M.
VV. MM.
Majes-
Didatismo e Conhecimento
85
Vocativo
Endereçamento
A Sua Alteza Real
Sereníssimo + Tí- Nome
tulo
Cargo
Endereço
A Sua Alteza Real
Sereníssimo + Tí- Nome
tulo
Cargo
Endereço
A Sua Majestade
Nome
Majestade
Cargo
Endereço
CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS/ Auxiliar de Departamento
Príncipes
Vossa Alteza
V.A.
VV. AA.
Reis
Vossa
tade
V.M.
VV. MM.
Majes-
A Sua Alteza Real
Sereníssimo + Tí- Nome
tulo
Cargo
Endereço
A Sua Majestade
Nome
Majestade
Cargo
Endereço
Autoridades Civis
Cargo ou Função
Por Extenso
Chefe da Casa Civil
e da Casa Militar
Cônsules
Deputados
Embaixadores
Governadores
Ministros de Estado
Vossa Excelência
Prefeitos
Presidentes da República
Secretários de Estado
Senadores
Vice-Presidentes de
Repúblicas
Demais autoridades não
contempladas com trata- Vossa Senhoria
mento específico
Abreviatura
Singular
Abreviatura
Plural
V.Ex.ª
V.Ex.as
ou
ou
V. Exa.
V. Exas.
V.S.ª
ou
V. Sa.
Vocativo
Endereçamento
Excelentíssimo
Senhor + Cargo
Ao Excelentíssimo
Senhor
Nome
Cargo
Endereço
Senhor + Cargo
Ao Senhor
Nome
Cargo
Endereço
V.S.as
ou
V. Sas.
Saiba Mais
Concordância com os pronomes de tratamento
Concordância de gênero
Com as formas de tratamento, faz-se a concordância com o sexo das pessoas a que se referem:
• Vossa Senhoria está sendo convidado (homem) a assistir ao III Seminário da FALE.
• Vossa Excelência será informada (mulher) a respeito das conclusões do III Seminário da FALE.
Concordância de pessoa
Embora tenham a palavra “Vossa” na expressão, as formas de tratamento exigem verbos e pronomes referentes a elas na terceira pessoa:
• Vossa Excelência solicitou...
• Vossa Senhoria informou...
• Temos a satisfação de convidar Vossa Senhoria e sua equipe para... Na oportunidade, teremos a honra de ouvi-los...
A pessoa do emisso
O emissor da mensagem, referindo-se a si mesmo, poderá utilizar a primeira pessoa do singular ou a primeira do plural (plural de modéstia).
Não pode, no entanto, misturar as duas opções ao longo do texto:
• Tenho a honra de comunicar a Vossa Excelência...
• Temos a honra de comunicar a Vossa Excelência...
• Cabe-me ainda esclarecer aVossa Excelência...
• Cabe-nos ainda esclarecer a Vossa Excelência...
Emprego de Vossa (Excelência, Senhoria, etc.) Sua (Excelência, Senhoria, etc.)
• Vossa (Excelência, Senhoria, etc.), é tratamento direto - usa-se para dirigir-se a pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a correspondência (equivale a você): Na expectativa do atendimento do que acaba de ser solicitado, apresento a Vossa Senhoria nossas atenciosas saudações.
• Sua (Excelência, Senhoria, etc.): em relação à pessoa de quem se fala (equivale a ele fala):
Na abertura do Seminário, Sua Excelência o Senhor Reitor da PUCRS falou sobre o Plano Estratégico.
Abreviatura das formas de tratamento
A forma por extenso demonstra maior respeito, maior deferência, sendo de rigor em correspondência dirigida ao Presidente da República. Fique
claro, no entanto, que qualquer forma de tratamento pode ser escrita por extenso, independentemente do cargo ocupado pelo destinatário.
Vossa Magnificência
É assim que manuais mais antigos de redação ensinam a tratar os reitores de universidades. Uma forma muito cerimoniosa, empolada, difícil
de escrever e pronunciar, e em desuso. Já não existe hoje em dia distanciamento tão grande entre a pessoa do reitor e o corpo docente e discente. É,
pois, perfeitamente aceita hoje em dia a fórmula >Vossa Excelência (V. Exa.). A invocação pode ser simplesmente Senhor Reitor, Excelentíssimo
Senhor Reitor.
Fonte: http://www.pucrs.br/manualred/tratamento.p
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