Virtualização de Documentos e Processos

Virtualização de Documentos
e
Processos
Edoc 2013 – Porto Alegre
Agenda
- Evolução das soluções
- Processo de Escolha da solução
- Uso do Alfresco - ECM
- Uso do Bonita - BPM
- Alguns Projetos já Implementados
A PROCERGS
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Fundada em 28/12/1972
Atende 100% dos Órgãos do Estado
+ de 4500 redes locais instaladas
Mais de 1200 sistemas desenvolvidos e mantidos
Referência em Governo Eletrônico
Coordenadorias regionais:
Alegrete (CRAL);
Caxias do Sul (CRCS);
Passo Fundo (CRPF);
Pelotas (CRPL);
Santa Maria (CRSM) e
Santo Ângelo (CRSA).
Unidades descentralizadas:
Setor de Patrimônio, Arquivo e Almoxarifado (SPA);
Centro de Treinamento (CTRE);
Divisão de Desenvolvimento da Área de Finanças
e Gestão (DFT).
Enterprise Content Management
EVOLUÇÃO DAS
SOLUÇÕES
Evolução das soluções na PROCERGS
1996 - Notes – Groupware – Processos e Documentos
- Programação na própria ferramenta
2001 - Oracle Workflow
- Processos e programação para os Documentos (java, vb, dotnet ...)
2009 - Documentum ECM/BPM
Abril 2010 implantado na PROCERGS – processos e documentos num
repositório único. Uso da solução Taskspace.
2013 – B&A – Bonita BPM e Alfresco ECM.
Janeiro de 2013, plataforma instalada com a infraestrutura pronta para o
desenvolvimento de soluções. Uso de padrões abertos, independência da
ferramenta.
ESCOLHA DAS
SOLUÇÕES
Escolha da Solução - Premissas
• desenvolvimento independente da ferramenta;
• uso de padrões abertos para acesso a dados; integrações
entre sistemas e no desenvolvimento de processos e
armazenamento de documentos;
• facilidades de integração;
• facilidades de uso;
• crescimento escalável;
• baixo custo de uso e aquisição.
Comparativo
Documentum
Bonita & AlFresco
• Dependência de versões homologadas
de browser;
•
Dependência menor de versão de
browser;
• Captiva requer instalação em Windows
Server;
•
Solução web;
• Funcionalidades por applet ficam
prejudicadas pela dependência de
browser e de versões de Java;
•
Sem restrição;
• Usuário nominado;
•
Usuário por servidor (Core);
Comparativo
Documentum
Bonita & AlFresco
• Custo da solução para licença
ilimitada a partir de 15 mil usuários
• Custo por aumento de core (infra),
usuários ilimitados;
• Ferramentas complementares
licenciadas por:
Core de cpu;
Usuário concorrente;
Servidor.
• Inexistência de ferramentas
complementares;
• Plataforma proprietária e privativa;
• Plataforma Open Source;
• Suite BPM com muitas ferramentas
(Analyzer, Forms e Process Builder e
BAM);
• Suite BPM única;
Comparativo
Documentum
Bonita & AlFresco
•
Alto custo das ferramentas de
desenvolvimento (portal, sistema
ECM/BPM, fluxo BPM);
•
Sem custo, o Alfresco usa o Share e
o Bonita usa o Bonita Studio, já
incluídos para o desenvolvimento;
•
BPM e ECM integrados num
repositório único;
•
Plataformas distintas, deverão ser
integradas utilizando padrões
abertos.
•
Suporte vinculado ao ambiente
homologado (java e browser).
Internalização B&A
Considerações
1) Início dos projetos com Alfresco e Bonita instalados na versão Enterprise
2) Início da capacitação/autoinstrução com versão Community instalada em
servidor
3) Desenvolvimento/construção da interface única após capacitação externa
4) Desde o início do projeto, contar com serviço de consultoria especialista
5) Suporte a projetos para equipes com conhecimento em Documentum e B&A
Gerenciamento de Conteúdos
Gartner - Plataformas ECM
• Alfresco
• Documentum
•Sharepoint
•Filenet
•Opentext
USO DO ALFRESCO
ECM
Plataforma ECM Alfresco
Alfresco, é um sistema de gestão de conteúdo
empresarial (em inglês ECM "Enterprise Content
Management") multi plataforma (Windows e Unix/Linux)
de Código Aberto.
O Alfresco é desenvolvido em Java, e tem como
estratégia prover escalabilidade modular para o
gerenciamento de documentação corporativa.
Arquitetura Alfresco
Arquitetura PROCERGS
Instalação:
Ambientes:
• Red hat
• Tomcat;
• Banco Postgres:
• Desenvolvimento;
• Homologação;
• Produção.
– Indice Full
– Metadados.
Repositório:
APM:
• Banco Postgres (full e
metadados);
• Sistema de Arquivos para
os documentos;
• Indexador Solr –Lucene
• Java;
• Dotnet
• Programação interna:
Javascript.
Uso do Alfresco ECM
Pastas e conteúdo




Atribuir Workflow









Adicionar conteúdo
Editar Conteúdo
Deletar conteúdo

Gerenciar
permissões

Editar detalhes do
site

Implementação
Sistema
SOE
Portal Modelo
CMIS e Webservices
Repositório e Engine BPM
Process Engine
Content
USO DO BONITA
BPM
Uso do Bonita BPM
Uso do Bonita BPM
Uso do Bonita BPM
Solução para o Estado
 Garantir a melhor solução para ECM/BPM
 funcionalidades;
 custos;
 escalabilidade.
 Uso de padrões abertos;
 Independência de ferramenta;
 Evolução das tecnologias implica em novas ferramentas;
Solução para o Estado
Grau de maturidade da equipe da PROCERGS com
ECM/BPM (80% Documentum e 50% Bonita e Alfresco);
Aquisição da Subscription do Bonita e Alfresco;
 Suporte Técnico;
 Consultoria para transferência do conhecimento;
 Avaliação constante de Implementações;
ALGUNS PROJETOS
JÁ IMPLANTADOS
CORSAN
Companhia Riograndense de Saneamento
Solução Implantada:
SMC - Sistema de Controle Operacional:
Armazena informações sobre unidades dos sistemas operacionais
da CORSAN existentes, para orientar na tomada de decisões.
Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual Documentos Normativos,
Especificações Técnicas, Normas, Legislação e Projetos armazenados
no ECM Alfresco.
SARH
Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos
Solução Implantada:
AAP - Sistema de Administração de Acervos Públicos:
Administra a indexação, pesquisa e preservação dos documentos em Acervos
Públicos.
Foi uma ferramenta desenvolvida em parceria com o APERS - Arquivo Público
do Estado Rio Grande do Sul.
Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual arquivos do acervo
permanente.
SARH
Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos
Solução Implantada:
ING - Ingresso de Servidor Público:
Controla o ingresso de servidores no Estado desde a publicação da nomeação
dos Aprovados no DOE até seu efetivo ingresso no sistema RHE.
Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual arquivos digitalizados dos
aprovados em concurso público necessários para nomeação e ingresso
SARH
Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos
Solução Implantada:
PROA Processos Administrativos e-Gov:
Oferece serviços de gerenciamento do conteúdo e dos fluxos dos processos
administrativos do Estado do Rio Grande do Sul.
Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual os processos
administrativos do Estado e os documentos que o compõem armazenados
SES
Secretaria da Saúde
Solução Implantada:
AME - Administração de Medicamentos:
Mantém informações de Pacientes, Processos administrativos, Tratamentos,
Avaliações médicas, Medicamentos, Médicos, e Estoque de Medicamentos.
Controla a dispensação de medicamentos especiais e excepcionais a população
do Estado do RS.
Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual recibos de dispensação de
medicamentos aos pacientes, digitalizados e armazenados
SEFAZ
Secretaria da Fazenda
Solução Implantada:
RIF - Repetição de Indébito :
Suporta o fluxo de processos de pedido de repetição do indébito fiscal para a
SEFAZ (DPF) com integração/utilização de ePAT (Processos Administrativos
Tributários Eletrônico). Tem como função o cadastro de pedidos, direcionamento
e acompanhamento do fluxo dos pedidos com publicações pontuais no PROA
com tecnologia de suporte ao ePAT (Processos Administrativos Tributários
Eletrônico).
Tem como benefícios com a utilização do ECM Alfresco a eliminação do uso de
papel no trâmite dos PAT (Processos Administrativos Tributários Eletrônico)
via ePAT (Processos Administrativos Tributários Eletrônico) automatizando o
fluxo dos pedidos de repetição do indébito fiscal.
SEFAZ
Secretaria da Fazenda
Solução Implantada:
SDJ - Sistema de Decisão Judicial :
Agiliza o cumprimento de decisões judiciais entregues nas unidades da Receita
Estadual. Os documentos são digitalizados, armazenados no ECM Alfresco e
através do processo definido no BPM Bonita dá celeridade à execução das
decisões judiciais.
As decisões judiciais e as respostas às demandas jurídico-tributárias quando
solicitadas são armazenadas no sistema e disponibilizadas de forma virtual ao
usuário do sistema. Futuramente estas informações também ficarão disponíveis
de forma virtual no dossiê do contribuinte.
SOP
Secretaria de Obras Públicas
Solução Implantada:
SGO - Sistema de Gestão de Obras :
Automatiza as atividades do processo de gestão de obras do Estado.
Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual documentos de Demandas,
Projetos e Vistorias.
GEPCon
Correspondências Recebidas
GID - Penalidades
Habilitação
CPJ
CPJ
TJP – Processos do 2º Grau
TJP – Processos do 2º Grau
IGP – Protocolo Geral de Perícias
Ricardo Fritsch