IMPLANTAÇÃO DE UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS EM UMA

IMPLANTAÇÃO DE UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS EM UMA PLANTA DE UMA
MULTINACIONAL AMERICANA
Rúbia Bernadete Pereira dos Santos
Vagner Zaghi
Ovidio Felippe Pereira da Silva Junior
Palavras-Chave: Estudo de Caso; Escritório de Projetos; Gerenciamento de
Projetos
Em um mercado globalizado, com o aumento da concorrência e com os recessos
econômicos atuais, as organizações têm buscado melhores práticas para adquirir
maior eficiência na produção e eficácia nos negócios. O desenvolvimento de ações
de melhoria nas empresas é realizado por meio de projetos. Assim, exigem-se delas
agilidade e organização no desenvolvimento, aprimoramento e gerenciamento
destes projetos. Contudo, muitas organizações não possuem cultura ou práticas
bem desenvolvidas para identificar as prioridades de melhoria e gerenciar os
projetos múltiplos. Para atender essa demanda, os escritórios de projetos (Project
Management Office - PMO) se apresentam como um elemento importante para
auxiliar as empresas a melhor gerenciar seus processos de melhoria. Os escritórios
de projetos permitem a criação de uma estrutura formal, que ajuda a minimizar os
riscos associados a implantação de uma melhoria, reduzindo os conflitos entre as
operações e os projetos e desenvolvendo metodologias formais e padronizadas,
assim afirma Rodrigues, Rabechini Júnior e Csillag (2006). As práticas e cultura de
gerenciamento de projetos múltiplos, também atua no na formalização dos
processos das desenvolvidos pelas áreas, uma vez que, ocorre o aculturamento dos
profissionais com relação aos processos realizados em suas atividades. Deste
modo, a organização como um todo é favorecida com um maior controle e
transparência na condução de suas ações. Permeando em um melhor atendimento
das necessidades da organização a curto e a longo prazo, agregando valor no
atendimento das necessidades dos clientes. Além de garantir agilidade na
divulgação das informações e na identificação, seleção e priorização de novos
projetos. Propósito central do trabalho: Esta pesquisa tem como objetivo
desenvolver os processos de implantação de um escritório de projeto, em uma
planta localizada no Vale do Itajaí, de uma multinacional americana atuante no
mercado automotivo, seguindo as recomendações do Instituto de Gerenciamento de
Projetos (PMI, 2013). Marco Teórico: O método utilizado de gerenciamento dos
projetos tem como objetivo auxiliar na gestão os conhecimento das organizações.
Este tema tem se valorizado sob a percepção de que o conhecimento é o principal
recurso estratégico, por meio se gerencia de forma precisa e eficaz, tornam-se o
elemento responsável pela sustentabilidade das organizações. Segundo Kebede
(2010) todos os procedimentos de formalização do gestão do conhecimento tem por
finalidade potencializar as atividades desenvolvidas pela empresa. Auxiliando no
fornecimento de conhecimento, para a tomada de decisão e para a resolução de
problemas; e pelo incentivo a inovação e a criatividade, com o intuito de produzir um
diferencial competitivo. O escritório de projetos agrega as organizações algumas
práticas de gestão do conhecimento, criando uma estrutura de suporte para a
conversão do conhecimento dos colaboradores dos projetos em conhecimento
organizacional, capaz de possibilitar ganhos com a utilização de melhores práticas
em projetos futuros, ou simplesmente re-utilização de conhecimentos disponíveis.
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Método de investigação: A presente pesquisa trata de um estudo de caso aplicado
a uma planta, localizada no Vale do Itajaí, de uma multinacional americana atuante
no mercado automotivo. De acordo com Silva e Menezes (2005), este estudo possui
natureza qualitativa, com delineamento exploratório, ao delinear as características e
procedimentos da empresa, permitindo uma maior familiaridade com o problema e
identificando hipóteses para solucioná-lo. Inicialmente, foi realizada uma revisão
bibliográfica, a respeito do tema “escritório de projetos”. Nesta busca alçava-se
determinar um modelo mais adequado para elaboração dos processos deste
escritório, onde foi identificado que as práticas do Instituto de Gerenciamento de
Projetos (PMI, 2013) apresentavam uma estrutura mais adequada e atendia as
necessidades da pesquisa. Por seguinte, para contextualizar a pesquisa, foi
realizado o estudo de caso, onde foi selecionada uma organização com dificuldades:
na priorização das ações de melhoria; e na atuação nas atividades rotineiras dos
setores e nos projetos, de forma concomitante. A empresa se caracterizava como
uma multinacional americana que atua no mercado automotivo, com uma planta,
localizada no Vale do Itajaí, que opera no fornecimento de chicotes elétricos. O
estudo de caso se restringiu a implantação do escritório de projetos na planta do
Vale do Itajaí, e foi aplicado a empresa durante o segundo semestre de 2014. Com o
intuito de elaborar os processos para implantação de um escritório de projetos,
foram realizadas entrevistas semiestruturadas, com representantes da empresa,
onde foram identificadas suas principais necessidades; e foi estudo também as
informações disponíveis sobre a organização. Resultados, conclusões e suas
implicações para a Área: O desenvolvimento da pesquisa permitiu a criação de um
modelo de planejamento para a implantação de um escritório de projetos, que pode
ser adaptado a estrutura de diferentes organizações, mas que teve como foco a
aplicação no estudo de caso. Este modelo contempla os documentos recomendados
pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos - PMI (2013), com a definição de um
termo de abertura para o projeto, a declaração do escopo, o plano de gerenciamento
do tempo, da qualidade, do custo, dos recursos humanos, da comunicação, do risco
e das aquisições.
Referências
RODRIGUES, I.; ROQUE RABECHINI JÚNIOR, R.; CSILLAG, J.M. Os Escritórios de
Projetos como Indutores de Maturidade em Gestão de Projetos. Revista de
Administração, São Paulo, v.41, n.3, p.273-287, jul./ago./set. 2006.
KEBEDE, G. Knowledge management: An information science perspective.
International Journal of Information Management, [S.l], v. 30, p. 416–424, 2010.
KEBEDE, G. Knowledge management: An information science perspective.
International Journal of Information Management, [S.l], v. 30, p. 416–424, 2010.
PMI– INSTITUTO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Um Guia do
Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. 5ª ed. Estados Unidos da
América: Project Management Institute, 2013.
SILVA, E. L.; MENEZES, E. M. Metodologia da pesquisa e elaboração de
dissertação. 4 ed. Florianópolis: UFSC, 2005. 138 p.
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