Manual Anfrage Atualização

Orçamento/Avaliação–InclusãodoPaciente
Quandoopacientechegarnaclínica,incluirelenosistema!
SelecioneohorárioqueelechegouecliqueemNovaConsulta
CliquenaLUPAdoPACIENTEepesquisepelonomedele;Casoelejá
tenha cadastro irá encontrar e você precisará apenas atualizar o
cadastro;Casonãoencontre,cliqueemINCLUIReinformeosdados
dopaciente!
Neste momento são necessários o NOME COMPLETO, Endereço e
Telefone; Pois caso ele não realize o tratamento teremos como
entraremcontatocomele.
AlémdestasinformaçõesvocêdevepreencheraINDICAÇÃO,queé
muitoimportanteparamedirmosasestatísticasdequalcampanha
deMarketingdaclínicaestáatraindomaispacientes!
Caso você já saiba qual o Dr que irá fazer o orçamento/avaliação,
preenchanocampoDentista,casocontráriodeixeembranco!
SALVAR!
Neste momento irá abrir a tela de IMPRESSÃO, para imprimir o
cabeçalhonasnovasfichas,queestarãonaimpressora!
EntregueoafichaimpressaparaoPacienteepeçaparapreencher
a Anamnese (Perguntas que são importante para o Dr saber se o
pacientepossuialgumadoençagrave,fuma,etc.)
** Caso o paciente vá embora, antes mesmo de passar com o Dr,
você deve entrar na consulta que foi criada para ele, e clicar em
DESISTENTE,poiseledesistiudoatendimento.
O Dr irá receber o paciente, com a ficha impressa e irá fazer o
orçamento/avaliação; Neste momento o Dr deverá preencher na
fichaimpressaosprocedimentosorçados/avaliadoseosdentes.
Orçamento/Avaliação-DrjáatendeuoPaciente
Aofinaldoorçamento/avaliaçãooDr,juntamentecomopaciente
irão retornar a recepção com a ficha impressa; Neste momento
você deve informar os procedimentos e dentes ao SISTEMA, para
facilitarabusca,cliqueemPesquisarHOJE,ebusquepelonomedo
paciente; Ao abrir a tela do orçamento/avalição deste paciente,
informe o Dr que o atendeu (caso não tenha informado no
começo), informe os procedimentos que estão na ficha impressa,
cada um com sua quantidade e valor unitário; O sistema irá
fornecerovalorTOTALdoorçamento/avaliação.
** Caso o paciente NÃO vá realizar o tratamento, clique em NÃO
FINALIZADO,poisoorçamentonãoseráfeito!
Caso o paciente FOR, SIM, REALIZAR o tratamento (independente
se houve pagamento ou não) você clica em FINALIZAR, para o
sistema entender que este orçamento/avaliação foi feito ALGUM
procedimento,nãonecessariamenteTODOS.
Neste momento o sistema irá GERAR o NÚMERO DA FICHA
PACIENTE,paravocêanotaracanetanaFichaImpressa.
Após isso, o sistema irá perguntar se deseja realizar um
PAGAMENTO!
Se, SIM, irá abrir uma tela NOVA, com a lista dos procedimentos
que foram lançados como orçamento/avaliação e para cada
procedimentovocêpoderáinformarquantofoipagoeparaqualDr
serágeradaacomissão(SendoqueprocedimentosdeClínicoGeral,
como Limpeza, Extração, irá aparecer APENAS os Clínicos Gerais;
AberturadeCanalapenasparaENDO;etc).
Informe o valor pago de cada procedimento e o Dr que realizou
cada procedimento conforme foi informado pelo Dr do
Orçamento/Avaliação.
** Caso algum dos procedimentos que foram orçados NÃO SERÁ
REALIZADO pelo paciente, por exemplo, ele fez um orçamento de
umalimpeza,umaextraçãoeumcanal,porémaextraçãoeocanal
sãodomesmodente,ouseja,eleirárealizarUMouOUTRO.Neste
casovocêcolocaacolunaREALIZARcomoSIMouNÃO.
DepoisdeinformarosvaloreseDresdecadaprocedimentoPAGO
e Confirmar irá abrir a tela de Pagamento, onde você deve
selecionar uma das formas de Pagamento (Dinheiro, Cheque,
Cartão1x,2x,etc);Casoaformadepagamentosejapersonalizada,
exemplo Dinheiro e Cheque ou Dinheiro e Cartão; Você pode
selecionar a modalidade que mais parece e antes de Confirmar o
Pagamento você altera as espécies, para Dinheiro, e o Valor ou
Débito,etc.
** Caso a forma de pagamento seja em Cartão de Crédito ou
DébitoosistemairaEXIGIRquevocêEMITAANOTAFISCAL;Neste
momentocasotenhahabilitadoobotãoEmitirNF,cliqueali,parao
sistemaEMITIRaNF;Casocontrário,minimizeosistema,entreno
sitedaPrefeituraeemitamanualmenteaNF.
AgendamentodePaciente
Para utilizar o sistema como agenda de pacientes, basta buscar a
data que o paciente será atendido, o horário e clicar em Nova
Consulta (mesmo não sendo HOJE). Informe a Ficha No (caso seja
ficha antiga) ou FICHA PACIENTE (Caso seja ficha nova impressa
pelosistema)ecliqueemENTER,parabuscarosdadosdopaciente.
** Caso queira que o sistema envie uma SMS um dia antes da
consultaparaopacientelembrando-odaconsulta,bastapreencher
otelefonedopaciente,nocampoTELEFONESMS.
SALVAR!
**Quandochegarodiadaconsulta,osistemairáabrirejáestará
aliaconsultadestepaciente.
LançamentodePacientecomFicha/Agendamento
CasoopacienteNÃOTENHASIDOAGENDADOPELOSISTEMA,faça
ospassosabaixo:
Selecione o horário que o paciente chegou na clínica e clique em
AdicionarConsulta.
CasosejaafichaANTIGA,preenchaocampoFICHANo;Casosejaa
fichaIMPRESSApelosistema,preenchaocampoFICHAPACIENTE,e
AperteENTERnotecladoparacarregarasinformações.
Neste momento o sistema irá trazer os dados do paciente e os
procedimentosorçados/avaliadosparaele.
SALVAR!
**CasoopacientetenhaSIM,umagendamentonosistema,elejá
estará incluído no sistema, então você não precisa incluir
novamente;Bastacontinuarapartirdaqui!
Localize manualmente a ficha impressa do paciente na gaveta e
entregueaoDr.
**CasoopacienteNÃOSEJAatendido,porqualquermotivo,clique
emNÃOATENDIDO.
CasoopacienteSEJA,SIM,Atendido,aoretornardoatendimento,
caso o Dr tenha feito algum acréscimo na ficha do paciente, você
deve lançar no sistema, da mesma forma que o
orçamento/avaliação, informando o procedimento, qtd e valor;
Caso o Dr apenas tenha continuado a realização dos
procedimentos, você não precisa lançar nenhum procedimento,
apenas clique em ATENDIDO, para o sistema entender que este
pacientefoiatendido(independentesehouvepagamentoounão).
Apósisso,osistemairáperguntarsedesejalançarumpagamento;
Caso, SIM, responda e informe qual procedimento ele está
pagando, qual Dr realizou o procedimento e o valor pago; Após
isso,informaaFormadePagamento.
** Caso a forma de pagamento seja em Cartão de Crédito ou
DébitoosistemairaEXIGIRquevocêEMITAANOTAFISCAL;Neste
momentocasotenhahabilitadoobotãoEmitirNF,cliqueali,parao
sistemaEMITIRaNF;Casocontrário,minimizeosistema,entreno
sitedaPrefeituraeemitamanualmenteaNF.
ProcedimentosEspecíficos
Alguns procedimentos não geram comissão para o Dr, ou geram,
porémexisteumadespesadelaboratórioetemdeserlançadosno
sistemaparapagamento,seguemexemplos:
DOCUMENTAÇÃO/PASTAORTO
Ao lançar este procedimento, o sistema saberá automaticamente
quenãodevegeraracomissãoparaoDRdeORTO,poisapastaé
pagaaaRadiologia.
AlémdeNÃOGERARCOMISSÃO,osistemairáincluirumaDESPESA
EM ABERTO, ligando o Paciente, o Dr e o Procedimento, para
quando for feito o pagamento a Radiologia, tenhamos a listagem
completadospacientes.
PROTESEPPRSUPERIOR/INFEIOR
Este procedimento irá GERAR, SIM, comissão para o Dr que o
atendeu, e irá gerar uma DESPESA EM ABERTO, pois este
procedimentoépagoparaumlaboratórioexternoenecessitamos
decontroledepacientes,dreseprocedimentos.
APARELHOORTO
Ao lançar o procedimento de Aparelho Orto, o sistema
automaticamente NÃO IRÁ GERAR COMISSÃO e irá lançar uma
DESPESA EM ABERTO, no MESMO VALOR DO PROCEDIMENTO, ou
seja, se o aparelho foi orçado/avaliado em R$100, o sistema irá
gerarumadespesadeR$100.
* Caso o valor do aparelho seja diferente da despesa, você deve
preencherocampoCUSTO,comovalordocustodoaparelho,eo
saldo restante irá gerar comissão para o Dr. Exemplo: Aparelho
OrtoR$100;CustoR$80;AdespesaemabertoserádeR$80eoDr,
receberáa%decomissãodeleemcimaapenasdosR$20restantes.
** Para verificar as despesas em Aberto, você pode ir em CAIXA
DIÁRIO;DespesasemAberto;Nestatelavocêiráverificartodasas
despesas AGENDADAS, ou seja, foram lançadas porém o dinheiro
nãofoiretiradodocaixa!
**Alémdasdespesasrelacionadasaprocedimentos,nestamesma
telaestarãoasDespesasAGENDADAS(veremosnospróximositens
domanual).
DespesasAGENDADAS
CliquenobotãodeDespesas
Cliqueno(+)paraAdicionarumanovadespesa
Preencha a Descrição, com o detalhamento do que foi comprado
(Ex: Vassoura, Pano, Balde; ou, Xerox documentos Dr XXX; Ou
DentalAlginato,Luva,Gase;etc)
No campo TIPO DE DESPESA, é MUITO IMPORTANTE que você
busque o tipo correto da despesas, pois através desta informação
saberemosoqueaclínicaestágastandoalémdoplanejado(Dental,
Imposto,Salário,Consultório,etc)
Cedente é a EMPRESA ou Pessoa que irá receber este dinheiro,
Caso seja uma despesa de correios, busque a empresa CORREIOS;
Caso tenha comprado algo de uma Dental, busque o NOME DA
DENTAL; Para sabermos quais os fornecedores que estamos
comprandomais)
OsCamposdeDreFichaNÃODEVEMSERPREENCHIDOS
A Data de inclusão é HOJE, pois você está INCLUINDO a despesa
hoje!
ADatadeVENCIMENTO,vocêdevepreenchercomqualodiaque
estadespesavenceedeveserpaga;Atravésdestadataosistema
irálheavisar!
OcampoDataCompetênciaNÃOPRECISASERPREENCHIDO
O campo DOCUMENTO você pode preencher com o número da
FaturaouNúmerodoBoleto.
Os campos VALOR ORIGINAL E VALOR FINAL podem ser
preenchidos com o valor TOTAL da Despesa, já que não existe
cobrança de juros ou multa, pois você está apenas AGENDANDO
umadespesa.
ParalançaroPAGAMENTOdeumadespesaAgendada,vocêdeveir
no CAIXA DIÁRIO, clicar em DESPESAS EM ABERTO; Irão aparecer
todas as despesas agendadas, inclusive as despesas lançadas
automaticamente pelos procedimentos dos pacientes (Pasta, PPR,
etc).
Selecione qual a despesa você está pagando; Clique 2x em cima;
Clique em Pagamento e informe como foi pago, Dinheiro, Conta
CorrenteouCaixasAnteriores.
Dinheiro=Saidinheirodocaixadiário
ContaCorrente=QuandooAdministrador/Sóciopagaumadespesa
comdinheirodacontacorrente,assim,nãoirámudaroliquidodo
dia, e o sistema saberá que a despesa foi paga com dinheiro da
ContaCorrentedaempresa.
CaixasAnteriores=CasovocênãotenhadinheiroHOJE,eiráabrir
algum envelope de dias anteriores para pegar dinheiro e pagar a
despesa,nestecaso,vocêdeveinformarquantopegoudecadadia;
Assim, o sistema irá atualizar os líquidos dos dias que você tirou
dinheiroautomaticamente.
DespesasPAGAS
CliquenobotãodeDespesas
Cliqueno(+)paraAdicionarumanovadespesa
Preencha a Descrição, com o detalhamento do que foi comprado
(Ex: Vassoura, Pano, Balde; ou, Xerox documentos Dr XXX; Ou
DentalAlginato,Luva,Gase;etc)
No campo TIPO DE DESPESA, é MUITO IMPORTANTE que você
busque o tipo correto da despesas, pois através desta informação
saberemosoqueaclínicaestágastandoalémdoplanejado(Dental,
Imposto,Salário,Consultório,etc)
Cedente é a EMPRESA ou Pessoa que irá receber este dinheiro,
Caso seja uma despesa de correios, busque a empresa CORREIOS;
Caso tenha comprado algo de uma Dental, busque o NOME DA
DENTAL; Para sabermos quais os fornecedores que estamos
comprandomais)
OsCamposdeDreFichaNÃODEVEMSERPREENCHIDOS
A Data de inclusão é HOJE, pois você está INCLUINDO a despesa
hoje!
ADatadeVENCIMENTONÃODEVESERPREENCHIDO
OcampoDataCompetênciaNÃOPRECISASERPREENCHIDO
O campo DOCUMENTO você pode preencher com o número do
Depósito, Número do Envelope, Número do Boleto PAGO ou
númerodaFaturaPAGA.
O Campo VALOR ORIGINAL, você colocar o valor ORIGINAL a
Despesa.
No campo VALOR FINAL, você coloca o valor que você PAGOU a
Despesa, caso tenha algum desconto ou acréscimo por juros ou
multa.
SALVAR.
Após lançar a despesa, irá aparece a tela de PAGAMENTO, para
vocêinformarcomoquepagouestadespesa.
Dinheiro=Saidinheirodocaixadiário
ContaCorrente=QuandooAdministrador/Sóciopagaumadespesa
comdinheirodacontacorrente,assim,nãoirámudaroliquidodo
dia, e o sistema saberá que a despesa foi paga com dinheiro da
ContaCorrentedaempresa.
CaixasAnteriores=CasovocênãotenhadinheiroHOJE,eiráabrir
algum envelope de dias anteriores para pegar dinheiro e pagar a
despesa,nestecaso,vocêdeveinformarquantopegoudecadadia;
Assim, o sistema irá atualizar os líquidos dos dias que você tirou
dinheiroautomaticamente.
CaixaDiário
No botão CAIXA DIÁRIO você tem uma visão geral do Caixa da
clínicanodiaselecionado.
ValoresIncluídosaPrazo,sãotodososvaloreslançadoshoje,com
vencimentofuturo,comocartõesecheques
ValoresincluídosavistaemCaixa,étodoDINHEIROqueentrou
Valores Compensados Hoje, são cartões e cheques que foram
lançadosnopassadoequevencemhoje,logoirãogerarcomissão
hojeparaosDres.
Despesaspagas,sãotodasasdespesaquevocêpagou,HOJE,com
DINHEIRO.*Paraverumdetalhamentodestasdespesasvocêpode
clicarnoBOTÃO,DespesasPAGAS,nabarradaESQUERDA.
ComissõesPagassãoascomissõesqueforamgeradasparaosDres
Despesas em Aberto, são todas as despesas que você lancou
AGENDADAS, ou seja, não foram pagas, logo estão em aberto;
Juntamentecomasdespesasquealgunsprocedimentosespecíficos
lançaramautomaticamente(Ex:PastaOrto/PPR)
DESPESAS correto, pois através do TIPO DE DESPESAS é que o
sistemabloqueiaofechamentodocaixa.
3–DespesasemAberto;Casotenhaalgumadespesaemaberto,,o
sistema irá perguntar se você deseja pagar, é apenas um ALERTA
paralembrardasdespesasemaberto(agendamentodeboletose
contasepagamentodeprocedimentoscomoPasta/PPR)Casovocê
NÃOQUEIRAPAGAR,bastaresponderqueNÃO!
Comissões são as comissões que o sistema gerou para cada Dr,
conformeolançamentodospagamentosporprocedimento.
* Você pode clicar no BOTÃO COMISSÕES, na barra da esquerda,
paraverdetalhadamenteospacientesdecadaDr.
DespesaspagasnoBANCO,sãoasdespesasqueforampagascoma
contacorrente,nestecasonãoiráinfluenciarnolíquidodaclínica
ParaFECHARoCaixa,vocêdeveclicaremFECHAMENTO.
Osistemairáfazeralgumasverificaçõesnestemomento:
1–VerificarsetodosospacientesestãocomSTATUS;Casotenha
algumpacientequefoiincluídonosistemaenãofoicolocadocomo
Finalizado/Não Finalizado/Desistente o sistema não irá deixar
fecharocaixa!
2 – Caso tenha alguma despesa obrigatória para lançamento;
Algumas despesas são colocadas como OBRIGATÓRIAS para
pagamentopelosAdministradoresdaclínicaecasovocênãotenha
pagoelaosistemairábloquearofechamento!ParaissoéMUITO
IMPORTANTE,lançarcorretamentecadadespesacomseuTIPODE
4–AcertodeCaixa;CasoocaixaestejaNEGATIVO,osistemanão
irádeixarvocêfechar,poisnãotemcomofecharodiacomoCaixa
Negativo!NestecasoalgumDrnãoiráreceberoseupagamentode
comissão; O sistema irá abrir uma tela com os Dres e suas
comissões, você deve informar para qual dia quer agendar o
recebimento e o valor de um ou vários dentistas, assim, o caixa
ficarápositivoevocêconseguiráfechar!
CasonãohajanenhumdestesavisosparaofechamentodeCaixa,
vocêpoderáfecharocaixadodia.
** APÓS O FECHAMENTO NENHUM LANÇAMENTO PODERÁ SER
FEITONODIA!
RelatórioPresençaORTO
Para acompanhar os pacientes de ORTO que estão pagando as
mensalidades corretamente você pode acessar o relatório:
Agendamento>>Relatórios>>Presença
PreenchaoDrecliqueemPesquisar!
Osistemairámostrartodaalistagemdospacientesatendidospor
este Dr e os últimos 9 meses se o paciente pagou ou não a
mensalidade.
Para ver maiores informações sobre o paciente, selecione um
pacienteecliqueemFICHAS,nabarradaesquerda,entãopoderá
verosdadosdopaciente,asconsultas,ospagamentos,etc.
Caso vá entrar em contato com o paciente, você deve utilizar o
botãoATENDIMENTO,pararegistraraligação;Nestaopçãovocêirá
informaroPORQUE?(Orçamento,ControleOrto,Prospect,Cheque
devolvido) Está ligando e QUAL FOI A RESPOSTA (Não estava,
telefoneocupado,mudoudecidade,nãogostoudoDr,Limpezada
clinica,etc)dopaciente.
CasoopacientejátenhaFINALIZADOotratamento,utilizeobotão
TRATAMENTOENCERRADO,parainformaroPORQUE?Opaciente
encerrou (realmente encerrou o tratamento, mudou de cidade,
cansou,etc).
Sevocênãoconseguircontatocomopacienteatravésdasligações
pode ainda enviar uma SMS para ele, e aguardar um contato de
retorno.
RelatóriodeOrçamento/Avaliação
Existem três relatórios que irão auxiliar nas informações de
orçamento/avalição:
Agendamento>>Relatórios>>NovosOrçamentos
Basta preencher o período que deseja consulta as informações e
pesquisar.
O resultado será agrupado por Dr com a quantidade de
orçamentos/avaliações realizadas e quantas desstas foram
realizadaseovalortotaldosprocedimentos.
ParavermelhoresinformaçõesdecadaDr,bastaclicar2xemcima
doDr,entãoosistemairáabrirosegundorelatório,ondeaparecem
ospacientesqueforamorçados/avaliadosecadaumsefoiounão
finalizado.
Caso queira ver QUAIS PROCEDIMENTOS, de cada paciente foram
orçados/avaliados,bastaclicar2xemcimadecadapacienteevero
terceirorelatórioquedetalhaquaisosprocedimentos*1
*1 Este relatório pode ser acessado separadamente, para não
precisar entrar paciente por paciente; Para isso acesse o menu
Agendamento>>Relatórios>>NovosOrçamentosProcedimentos
Informeosfiltrosnecessários,exemplo:
Orçamento;NãoFinalizado;Período
EntãoPESQUISE.
Irão aparecer todos os pacientes que foram lançados no sistema,
cadaumcomosseusprocedimentosorçadoseNÃOFINALIZADOS
(conformeoseufiltro).
Você pode verificar cada paciente, cada dr e cada procedimento
quenãofoirealizadoeentraremcontatocomopaciente,através
dobotãoATENDIMENTO,nabarraesquerda.
CallCenter
Paraummelhoracompanhamentodasligaçõesfeitaseregistradas
para os pacientes, você pode utilizar a tela do CallCenter,
informando o período de ligações e caso necessário o Motivo ou
StatusparaterinformaçõesmaisprecisasePesquisar.
Irão aparecer todas as ligações, os Motivos, Status, Quem ligou e
uma observação caso tenha sido preenchido pelo operador do
callcenter.
** Para ter números de ligações, acesse o relatório no menu
CallCenter>>Relatórios>> RelatóriodeLigações;
Casonecessáriopodefiltrarporumusuárioquefezasligações,um
pacienteespecíficoparadescobrirsefoifeitoumaligaçãoparaele
ou não, ou ainda um motivo de ligações, e o período das ligações
feitaseregistradasePesquisar.
OresultadoseráapresentadoagrupadoporStatusdeligação.
CadastrodeDentistas
Pessoas>>Cadastros>>Dentistas
O cadastro de dentistas serve tanto para cadastrar novos
profissionais como para fazer manutenção de comissões e
especialidades,alémdepoderinativarprofissionaisquesaíramda
clinica e algumas outras opções personalizadas como Tempo de
Atendimento,CornoAgendamento,Diasúteisnaclinica.
Para cadastrar um NOVO profissional, basta clicar em + Cadastro,
procuraronomedele,paracasoelejátenhatrabalhadoemoutra
unidade já tenha o cadastro e não necessite informar cpf, cro,
telefoneeendereço.
Caso não o encontre, clique em Incluir e adicione todas as
informaçõessolicitadas.
Aofinal,informeacomissãoqueeleiráreceber.