Artemis 7 - Descrição - Konsultex Informática

Gestão de Portfolio com Artemis
“Melhores Decisões, Melhores Resultados”
A gestão de portfolio de projetos está ganhando a cada dia maior visibilidade especialmente em
empresas e orgãos de governo que já estão trabalhando orientados a projetos. Os últimos 10 anos tem
favorecido muito o trabalho orientado a projetos, especialmente a partir da necessidade de gerenciar
projetos que foi verificada pouco antes do ano 2000. A gestão de portfolio vai além do gerenciamento
de projetos individuais e permite orientar a empresa de acordo com sua política estratégica, avaliar a
performance global dos investimentos em projetos e dar visibilidade, transparência e auditoria sobre as
decisões tomadas. O software que atende a estas necessidades precisa fornecer a usuários com perfis e
papéis variados tais como CEO, CFO, CIO, Clientes, Parceiros, Gerentes de Projetos, Gerentes
Departamentais e Membros de Equipes de Projeto, os benefícios esperados em cada nível.
Introdução
São poucas as empresas de software que podem mostrar uma trajetoria de 34 anos no mercado. Menos
ainda as empresas que atuam no mercado de consultoria e software para gerenciamento de projetos.
Artemis International Solutions Corporation (http://www.aisc.com) é uma destas empresas. Ser uma
empresa com mais de 34 anos no mercado não é uma desvantagem no setor de software quando a
empresa é dinâmica e inovadora com o software que produz e os serviços que presta, pelo contrário, é
uma grande vantagem pois cada evolução do produto incorpora as lições aprendidas do passado. Ao
mesmo tempo, gerenciamento de projetos é uma prática que tem evoluido muito neste tempo nos
aspectos de necessidades das empresas e profissionais e de ferramentas disponíveis para aplicar
metodologias e conceitos novos desenvolvidos. Artemis acompanhou e liderou a evolução das
necessidades e características de software de gerenciamento de projetos.
No mundo atual dos negócios, globalizado e altamente competitivo caracterizado pelo crescimento da
competição pelos mercados, margens de lucro decrescentes, ciclos de vida de produtos mais curtos,
inestabilidade política e fatores regulatórios externos, a competitividade e até a sobrevivência da
empresa depende da seleção e correta execução das ações que maior benefício prestem à empresa.
Somente “fazer mais com menos” não é o suficiente e adequado pois precisam ser lançados novos
produtos e serviços, modificados modelos de negócio e melhora da produtividade e agilidade, em
empresas privadas e públicas. Os problemas que as empresas enfrentam para conseguir este resultado
são resumidamente:
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Selecionar, priorizar, financiar e executar as ações que melhor atendam as necessidades
estratégicas e
Passar da estrategia à execução e verificar continuamente se estas ações devem ser modificadas
ou canceladas pelo baixo retorno conseguido ou cambio no entorno econômico que inviabiliza a
ação.
Os resultados esperados podem ser resumidos na seguinte lista:
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Objetividade na seleção dos projetos conforme seu aporte real ao negócio
Alocação dinâmica de recursos para execução dos projetos
Execução eficiênte e correta de cada projeto individual
Monitoramento constante do estado do portfolio usando indicadores
Alinhamento continuo do portfolio aos cambios no negócio
Melhor governança e otimização de recursos
O software Artemis 7 é usado hoje por empresas privadas e Governo para a gestão do portfolio de
projetos com o objetivo de alinhar a direção estratégica à execução. Apoia aos processos chaves do
negócio e aos papéis associados. Inclue atividades corporativas tais como
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gerenciamento de idéias ou iniciativas e solicitações de cambios
análise de projetos candidatos a serem implementados
priorização, pontuação e ranqueamento destes projetos
avaliação de capacidade financeira e de recursos para executar os projetos “ganhadores”
painel de contrôle gerencial para avaliação do estado do portfolio
Diagrama funcional Artemis 7
O escopo da solução e a forma de implementação do sistema faz com que o Artemis seja próprio para
diferentes tipos de empresas sem ser restringido a um nicho de certa indústria como por exemplo
gerenciamento de TI ou construção. Porém, a Artemis prepara as características do software e os
serviços de consultoria visando a soluções de diferentes áreas de problemas que considera estratégicos
no gerenciamento de:
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Ciclo de Vida de Produtos (New Product Development)
Tecnologia da Informação (Information Technology)
Recursos Estratégicos (Strategic Asset Optimization)
Projetos de Investimento (Program Management)
O setup e parametrização do Artemis 7 são suficientemente flexíveis para atender a estas necessidades
e mais outras, mas que não são o foco estratégico da empresa. O Artemis 7 tem características que
apoiam o trabalho em projetos por equipes descentralizadas e golbalizadas. Entre elas vale dar destaque
a estes aspectos:
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100% operado pela web (servidores certificados: Linux, Solaris e Windows)
Orçamentos, custos e benefícios em multiples moedas
Alertas e notificações sobre situações em projetos
Colaboração no acesso a documentos, incluindo o versionamento
Idioma da interface com o usuário definido pelo locale do navegador (browser)
É particularmente importante destacar o valor de permitir a seleção do idioma pelo usuário conforme
sua preferência pois gerenciamento de projetos é uma prática com forte impacto cultural. O Artemis 7
tem a possibilidade que sejam definidos idiomas específicos a cada empresa, fato que permite incluir
termos que são próprios de cada empresa, facilitando assim a implementação do sistema nas equipes de
projeto. Como exemplo pode ser destacado que se pela cultura habitual de certo grupo de usuários do
sistema a palavra “projeto” não é clara, o sistema permite que no idioma que esta equipe utilize seja
usada outra palavra como por exemplo “empreendimento”. As barreiras para a aceitação de um
software por parte dos usuários são muito reduzidas com esta possibilidade.
Para traduzir as decisões estratégicas em resultados mensuráveis, o Artemis 7 permite que a empresa
seja gerenciada “top down” para que os interessados nos projetos (stakeholders) possam concentrar a
atenção em informações sumarizadas sem necessidade de entrar em detalhes. Ao mesmo tempo permite
que o realizado seja informado “bottom up” para que cada usuário trabalhe comodamente em seu nível
operacional. O sistema pode adequar a visão de cada usuário somente as informações e funções que
precisa para seu trabalho pelo mecanismo de definição de roles funcionais. Os roles funcionais são
formados livremente utilizando elementos de segurança tais como “alteração de custos”, “acesso a
riscos”, etc. para formar roles como por exemplo “Comité de Investimentos”, “Gerente de Projetos”,
“Cliente”, etc.
Arquitectura
O Artemis 7 está desenvolvido numa arquitectura de múltiplas camadas, gerenciando todos seus dados
operacionais em bancos de dados SQL de marca Oracle e Microsoft Sql Server.
Diagrama de Arquitectura do Artemis 7
O sistema utiliza a tecnologia Java, inclusive do lado da estação de trabalho cliente. Neste caso a
estação recebe um applet em Java o que permite uma interface com o usuário muito mais ágil e rica em
possiblilidades do que as interfaces tradicionais em html.
Mapa do Portfolio
Ao serem definidos os projetos de investimento, é particularmente importante designar atributos a eles
para possibilitar a avaliação individual, a classificação em grupos e outras informações que a empresa
use para analisar projetos de investimento. Os indicadores visuais stándard do sistema permitem
monitorar a situação de custo, benefício, prazo e risco de cada projeto. Os estados dos indicadores
visuais podem ser parametrizados, porém o sistema vem pronto com os estados verde, amarelo e
vermelho.
Lista de Projetos de Investimento com indicadores de performance
O Artemis 7 permite definir características livremente para classificar os projetos. Estas características
são listas de valores associados a uma métrica. As listas de valores podem ser lineais ou estruturadas.
Um exemplo de característica em lista simples pode ser uma classificação por “cliente”. Um exemplo
de uma característica estruturada pode ser a “região” atendida pelo projeto. Estas características podem
ser de multipla escolha e com alocação percentual. Desta forma é possível definir uma característica
onde pode ser definido que certo projeto atenda a uma área de negóico em 30% e a outra em 70%.
As métricas associadas aos valores das características e o conteúdo de campos de usuário podem ser
usados por fórmulas de avaliação de estados que são definidas no sistema pelos usuários. Estas
fórmulas permitem destacar os projetos conforme sua performance utilizando uma combinação de
indicadores, formando indicadores novos.
Lista de Projetos de Investimento destacando novos indicadores
Outros atributos que podem ser associados aos projetos são os campos de usuário. Trata-se de campos
adicionais de livre definição, considerando tipos de dado numérico, caracter, data, texto, etc. Estes
campos são usados para adicionar informações que são da prática de gestão de portfolio da empresa,
porém não estão previstos no sistema. Alguns exemplos podem ser “contribuição para metas
departamentais”, “Resultados esperados”, “Eleitores atingidos”, “Processo financiamento BID”, etc.
As características e campos de usuário não são usados apenas para classificar os Projetos de
Investimento. Podem ser associados a riscos, recursos, processos (workflow), etc. Um exemplo claro de
uso de características associadas a recursos pode ser “skill” e “local de trabalho” pois desta forma pode
ser escolhido o recurso que melhor atende ao requisito de algo como “administrador Oracle em
Campinas”. O mecanismo de classificação no Artemis 7 é extremadamente poderoso e é a base de
sofisticação na avaliação do portfolio.
As características são usadas para a formação de visões do mapa de portfolio. Graficando as
características nos eixos X e Y podem ser formadas visões públicas ou restringidas do mapa de
investimento para apoio a decisões de diferente natureza. No mapa de portfolio as bolhas podem ser
coloridas conforme os indicadores stándard de custo, benefício, prazo e risco ou pelos valores de
características. Ao mesmo tempo o tamanho das bolhas pode ser escolhido para mostrar o orçamento,
benefício, etc.
As visões dos mapas de portfolio atendem a diferentes grupos de usuários com distintas necessidades
de análise. Como exemplo pode ser observado o mapa de portfolio mostrando o estado do ciclo de vida
e o tipo de projeto. Este mapa poderá ser de utilidade para avaliar o “pipeline” de projetos de distintos
tipos, porém não é de grande utilidade para determinar a direção estratégica da empresa. Mas mesmo
assim, ao ver que a quantidade de projetos na fase de testes é grande, pode ser percebido que um
cambio de rumo não é simples pois os investimentos já realizados são significativos. Ou seja, neste
exemplo se fosse decidido não investir mais em novos produtos, o investimento perdido será grande.
Mapa de Portfolio mostrando etapa de ciclo de vida vs. tipo de projeto
Como exemplo pode ser observado o mapa de portfolio considerando o objetivo de cada projeto vs. o
risco de implementação. Esta visão poderia ser de utilidade para outro grupo de usuários executivos
que precisam avaliar o portfolio em base aos objetivos estratégicos atendidos.
Mapa de Portfolio mostrando o objetivo vs. o risco
Alguns clientes que usam Artemis 7 definem os valores das características de tal forma que os valores
desejados pela empresa para caracterizar projetos “ganhadores” estejam a direita no eixo X e para cima
no eixo Y. Observando os mapas de portfolio desta forma, eles apresentam os conhecidos mapas de
quadrante onde os melhores projetos aparecem no quadrante superior direito. Esta forma de
visualização é de muita utilidade para obter uma visão rápida sobre o estado do portfolio.
Os perfis executivos podem obter outras visões de utilidade para avaliar o estado do portfolio e
performance do negócio.
Painel formado juntando informações de analise de diferentes pontos de vista
Gráfico mostrando a evolução de iniciativas por tipo
Avaliação Financeira
Uma vez escolhido o mapa de portfolio desde o ponto de vista estratégico deve ser feita uma
verificação e simulação das possibilidades de execução dos projetos aprovados desde o ponto de vista
financeiro e capacidade de recursos. Ou seja, a empresa tem suficiente orçamento para executar os
projetos? Tem suficiente quantidade de analistas Java? A simulação financeira é de grande utilidade
para justificar um incremento de orçamento ou adiamento, suspensão ou cancelamento de certos
projetos. A visão de simulação do orçamento mostra o limite disponível por departamentos ou para
toda a empresa, incluindo uma filtragem por tipo de custo. A definição da estrutura departamental da
empresa (OBS) permite cadastrar como metas os benefícios esperados nos departamentos e na empresa
que podem ser avaliados na tela de simulação de orçamento, pois esta tela mostra custos e benefícios.
Assím é possível analisar o impacto nas metas ao adiar, suspender ou cancelar projetos que superem o
orçamento.
Análise de custos e benefícios considerando o orçamento disponível
O Artemis 7 tem um conceito poderoso sobre o tratamento de aprovações de orçamentos que considera
uma forma de trabalho similar a uma estrutura matricial, porém aplicada a orçamento. Os projetos
podem solicitar serem financiados diretamente pelos departamentos ou podem solicitar partidas de
orçamento entre departamentos que são administrados por gerentes de orçamento. Por exemplo, a
diretoria de marketing pode ser responsável pelo gerenciamento do orçamento de marketing, mas que
atinge a outras diretorias como por exemplo TI. Mas por outro lado a diretoria de TI pode ter
orçamento dela que pode decidir aplicar em projetos de marketing. Os gerentes de orçamento podem
decidir aprovar ou rejeitar as solictações de financiamento dos projetos por suas partidas de orçamento.
Situação de aprovação de orçamento 2005
Metodologias
Um sistema deste porte precisa apoiar o uso de diferentes metodologias para o gerenciamento de
programas e projetos de forma diferenciada. Por exemplo, em muitas empresas as etapas e aprovações
necessárias para gerenciar projetos de R$ 20.000 é totalmente diferente a projetos de R$ 1.000.000. O
Artemis 7 atende a esta expectativa pois permite a livre definição de metodologias, incluindo as etapas,
os milestones por etapa e os aprovadores por etapa. Os usuários aprovadores podem ser fixos ou
variáveis dependendo dos usuários membros de papéis associados aos projetos. As etapas podem ser de
aprovação obrigatória ou não.
Definição de Metodologia de Gerenciamento de Projetos
Para atender a requisitos de Leis tais como a americana Sarbanes-Oxley (SOX) é muito importante
manter auditoria sobre as decisões e aprovações. O Artemis 7 mantém a auditoria sobre cambios,
incluindo as aprovações ou rejeições de cada etapa, identificando a pessoa envolvida, a data e os
motivos.
Auditoria de aprovações de etapas de projeto
Programas e Projetos
O perfil de gerente de projetos é responsável pelo planejamento e acompanhamento dos projetos. Neste
caso trata-se de projetos executivos, que são parte dos projetos de investimento. Um projeto de
investimento pode incluir um ou mais “programas” que a sua vez podem incluir um ou mais projetos
executivos. Da mesma forma que os projetos de investimento, os projetos executivos podem ser
classificados por carcterísticas e podem ter outros atributos usando o mecanismo de campos de usuário.
O gerente de projetos faz o planejamento das fases, sub-fases, e outros elementos da estrutura analítica
do projeto (WBS) até o nível da atividade individual. Ele tem a possibilidade de solicitar recursos por
habilidade ou característica ou nomeados.
Os recursos humanos no sistema podem ser dependentes de departamentos e incluídos em uma ou mais
equipes ou podem ser auto gerenciados. No caso de recursos auto gerenciados, o gerente de projetos
pode solicitar o recursos sem intervenção do gerente departamental. Caso ele solicite recursos que são
gerenciados por departamentos, o gerente departamental decide qual pessoa individual será alocado ao
projeto.
Editor de projeto com histograma de recursos alocados
Quando uma solicitação de recursos é atendida por um gerente departamental, o sistema apresenta para
ele uma tela com visão sobre as pessoas em suas equipes e permite selecionar a pessoa mais adequada
para o requerimento recebido.
Tela de seleção de recursos conforme característica do requerimento
Gestão de Processos (Workflow) e Colaboração
Os membros de equipes e outros usuários do sistema mantém contato pelas notificações e alertas
referentes a eventos que acontecem ou deixam de acontecer nos projetos ou gerenciamento de idéias,
inciativas ou solicitações de mudanças. Esta possibilidade é particularmente importante para o trabalho
em equipe pois facilita que os envolvidos possam tomar as decisões no momento certo. Desta forma o
sistema torna-se pró-ativo, participando na gestão. O usuário não precisa entrar regularmente somente
para ver alguma pendência ou possível desvio.
A prática de gerenciamento de projetos inclue ações que são resolvidas muito eficientemente como
processos. O Artemis 7 conta com um modelador de processos com interface de definição gráfica.
Modelador gráfico de processos
O modelador gráfico de processos utiliza simbologia definida pelo BPMI (Business Process
Management Insitute).
Um aspecto de destaque da inclusão de processos de trabalho ao gerenciamento de projetos é o registro
das ações referentes aos projetos uma vêz concluídos. Um projeto de investimento como por exemplo
“Novo Call Center” pode ter um retorno de investimento a partir do segundo ano. Por isso o projeto de
investimento deve considerar o fechamento deste projeto e sua avaliação de retorno a partir do segundo
ano. Porém este projeto de investimento pode ter sido executado por dois projetos executivos como por
exemplo “Expandir Data Center” e “Instalar Nova Área de Atendimento”, cada um de
aproximandamente 3 a 6 meses de duração. Este projetos executivos geraram custos durante a
execução. Da mesma forma que os projetos geraram custo, existem trabalhos de rotina departamentais
ou fora de projeto que tem custos associados a este projeto de investimento como por exemplo
“avaliação de tecnologias VoIP”. O Artemis 7 permite a definição e acompanhamento de atividades de
rotina e fora de projeto.
Um fator muito importante ao avaliar o retorno obtido pelo projeto de investimento é considerar os
custos que foram gerando após a conclusão dos dois projetos executivos. Por exemplo, se depois do
início de uso das novas estações de trabalho fosse verificado que os equipamentos instalados não tem a
performance adequada para usar o soft phone especificado, onde aparece o custo desta correção? Onde
apareceriam os custos de retrabalho do software CRM desenvolvido internamente? O Artemis 7
permite definir processos de todo tipo como por exemplo solicitação de melhorias ou correção de
deficiências. Sendo assim, é aberto no Artemis 7 uma solicitação de melhoria que fica associada ao
projeto de investimento. O stakeholder tem uma visão completa sobre os acontecimentos em seu
investimento e os custos adicionais podem ser computados.
Em termos de colaboração deve ser incluída a tela individual de cada pessoa da equipe de projeto.
Nesta tela o profissional tem acesso direto aos detalhes dos projetos onde participa, as atividades onde
está alocado, os dados de outros membros de equipes que trabalham juntos, a documentação
disponível, o forum de discussão de assuntos relacionados aos projetos em andamento e ao time sheet
onde pode reportar o avanço individual de cada atividade e o esforço dispendido.
Visão de time sheet pessoal para chefe de membros de equipe
Expansão e Customização
O Artemis 7 é extensível por programação utilizando a interface de programação disponibilizada (API).
Esta interface apresenta classes Java que permitem o desenvolvimento de novas telas, interfaces com
outro sistemas, processos batch, validações de dados próprias para o negócio do cliente e mecanismos
de cálculo variados. O modelo de dados do sistema está documentado, facilitando assim a integração
do sistema a outros sistemas corporativos da empresa cliente. Para atender as exigências de lay-out dos
clientes, o Artemis 7 usa arquivos CSS (cascading style sheet) que possibilitam ao cliente a alteração
de cores de fundo, fonts, logotipos, etc.
Resumo
Artemis International Solutions Corporation é a empresa líder de mercado para soluções de
planejamento e contrôle que possibilitam as empresas a implementar sua visão estratégica fazendo uma
gestão eficiente do portfolio de projetos. A Artemis desenvolveu uma metodologia de implementação
dos produtos que garante ao cliente um elevado retorno do investimento e etapas de curta duração com
benefícios mensuráveis por etapa. Com mais de 600.000 licenças em uso e escritórios em 44 paises, a
Artemis ajuda a milhares de empresas privadas e públicas a melhorar sua gestão pelo alinhamento da
estratégia com o portfolio de projetos.
A Konsultex Informática (www.konsultex.com.br) é representante da Artemis no Brasil e na Argentina
desde 1990 e hoje responsável pelo apoio a toda a rede de distribuição na América Latina. A Konsultex
oferece no mercado consultoria de implementação do Artemis 7, treinamentos em gerenciamento de
projetos e no software Artemis, consultoria em metodologias de gerenciamento de projetos e
consultoria para implementação de escritórios de projeto.