Índice com documentos arquivados automaticamente da fonte de

Autoindex
Product Info
Índice com documentos arquivados automaticamente da
fonte de dados externa
Muitos dos documentos que você precisa para arquivar já terão critérios de categorização
existentes e palavras de pesquisa no sistema de TI. O DocuWare Autoindex transfere os
dados e adiciona-os ao gabinete de arquivos como palavras de índice. A entrada manual é
eliminada e o armazenamento também é automático.
Use os registros de dados que já estão disponíveis no
sistema de TI para indexar automaticamente os
documentos no DocuWare. Por exemplo, o
departamento de contabilidade registra uma fatura no
sistema de contábil com o remetente, número, data e
quantidade. Se essa fatura for arquivada no DocuWare,
o Autoindex pode acessar o conteúdo do registro de
dados externos e adicionálo como informações de índice
no DocuWare sem que, primeiramente, o usuário tenha
que digitar as palavras de índice. O Autoindex também
pode ser usado ao contrário, adicionando palavras de
índice a relatórios de trabalho recebidos. Para esses
documentos, as palavras de índice já estão no sistema
quando você imprimilos. Quando o relatório de trabalho
concluído é retornado, o novo documento pode ser
atribuído automaticamente para os registros de dados
disponíveis. O Autoindex também é útil para fazer
pesquisa. Ele reconcilia o banco de dados externo com
os documentos no gabinete de arquivos do DocuWare e
exibe os documentos relacionados. O usuário também
pode limitar a pesquisa por filtragem de determinados
documentos.
Vantagens
Indexação automática
Captura de dados sem erros
Garantia de consistência dos dados com outros
bancos de dados
Otimização de processos, escrevendo em
outros bancos de dados
Reorganização do gabinete de arquivos
Funcionalidade do Autoindex
Os registros de dados são atribuídos com base em um código de correspondência. Um código de correspondência é
Autoindex
Product Info
1
uma simples sequência de caracteres. Por exemplo, você pode definir uma fatura, número de documento ou código de
barras como um código de correspondência. Você mesmo pode especificar qual campo de índice corresponde ao
código de correspondência. É importante que o código de correspondência apareça no banco de dados externo e no
gabinete de arquivos do DocuWare como uma palavra de índice. O Autoindex usa o código de correspondência de um
documento no gabinete de arquivos do DocuWare para encontrar o registro de dados relacionados em um banco de
dados externo. Elementos como empresa ou quantidade de faturas são transferidos para o DocuWare como palavras
de índice deste registro de dados.
A indexação é especialmente simples se você definir o código de barras como o código de correspondência. Com a
licença adicional “Barcode & Forms”, o DocuWare Scan App pode até ler o código de barras durante a digitalização. O
Autoindex então conclui a indexação como de costume. Se os documentos não possuírem um código de barras, os
números de série do documento podem ficar presos usando um rótulo, por exemplo. O DocuWare Import também lê
código de barras. Para isso, a licença “Import” é exigida.
Fontes de dados externas, que o Autoindex oferece suporte, incluem gabinete de arquivos do DocuWare, tabelas de
banco de dados, exibições de banco de dados, comandos SQL e arquivos que contenham delimitadores ou
comprimentos de campo fixo. Se a fonte de dados externa pode ser editada, você pode usar o Autoindex para
preencher e editar seus campos. Por exemplo, você pode definir um campo de status para mostrar que o registro foi
editado.
Como funciona o Autoindex: Um documento é
arquivado no DocuWare. O número do documento
é definido aqui como o código de
correspondência. Tão logo o fluxo de trabalho do
Autoindex é iniciado, o DocuWare procura esse
código de correspondência na fonte de dados
externa e transfere os campos restantes do
registro de dados, como empresa, quantidade e
data para o gabinete de arquivos.
Autoindex
Product Info
2
Configuração
O Autoindex é executado como um fluxo de trabalho de um gabinete de arquivos. Assistentes de fácil utilização ajudam
você a criar esses fluxos de trabalho do Autoindex. Aqui, você define o código de correspondência e especifica a fonte
de dados externa e os valores de índice a serem importados. Com a licença Autoindex você pode criar fluxos de
trabalho ilimitados – por exemplo, vincular várias fontes de dados externas.
Caixa de diálogo Definição de código de
correspondência: A entrada para ser usada como
código de correspondência deve ser idêntica em
ambos os registros de dados. Para ajudá-lo a
definir o código de correspondência, você pode
exibir os 50 primeiros registros de dados da fonte
de dados externa na parte inferior da janela.
O fluxo de trabalho do Autoindex pode ser ajustado com flexibilidade para as fontes de dados externa. Aqui você pode
especificar, por exemplo, como você quer que o Autoindex proceda se o código de correspondência não for exclusivo.
Você pode optar por processar somente o primeiro registro encontrado, para simplesmente criar uma entrada no
arquivo de log, ou para processar todos os registros encontrados. Nesse último caso, as entradas de índice são
concluídas usando o primeiro registro encontrado. Você também pode definir se os registros de dados externos devem
ser excluídos, depois que o aumento do índice dos documentos no DocuWare tenha sido concluído com êxito. Se não
for encontrado nenhum registro de dados associado ou documento, o Autoindex pode ser configurado de forma
correspondente para criar um registro de desses dados.
Especifique os dados que você quer que o DocuWare use como palavras de índice de documentos. Você pode
escolher entre o conteúdo de um campo na fonte de dados externa, uma entrada fixa ou uma entrada predefinida,
como a data de hoje. Também é possível especificar se os dados definidos devem sempre ser escritos no campo de
índice ou somente se o campo de índice estiver vazio.
Autoindex
Product Info
3
Funções
Selecionar um gabinete de arquivos do DocuWare
Selecionar uma fonte de dados externos: Gabinete de arquivos do DocuWare, tabelas de banco de dados,
exibições de banco de dados, comandos SQL ou arquivos com delimitadores ou comprimentos de campo fixo.
Selecionar se deseja localizar registros externos associados ao DocuWare, ou documentos do DocuWare
associados aos registros externos
Filtrar documentos no gabinete de arquivos do DocuWare
Filtrar registros na fonte de dados externa
Com arquivo como fonte de dados externa: Acesso leitura/gravação ou acesso para somente leitura, mova ou
exclua o arquivo após a conclusão do fluxo de trabalho
Atribuir campos de dados externos aos campos de índice do DocuWare
Se mais de um registro externo for encontrado em um documento, você pode optar por processar somente o
primeiro registro, criar uma entrada no arquivo de log ou processar todos os registros externos (o índice é
expandido por meio do primeiro registro externo).
Se mais de um documento for encontrado em um registro externo, você pode optar por processar somente o
primeiro documento, criar uma entrada no arquivo de log, ou processar todos os documentos.
Excluir registros externos após processamento
Criar um registro externo se nenhum registro for encontrado em um documento
Criar um registro no DocuWare se nenhum documento for encontrado em um registro externo.
Adicionar palavras de índice sempre ou só quando os campos estiverem vazios
Adicionar palavras de índice do conteúdo do registro externo, usando entradas fixas ou dinâmicas
Adicionar ou alterar conteúdo do campo do registro externo usando palavras de índice do documento
DocuWare usando entradas fixas ou dinâmicas
Indexação especial de documentos sem registro externo associado
Conclusão de dados especiais de registros externos sem documento do DocuWare associado
Iniciar o fluxo de trabalho usando um disparador de tempo, manualmente ou por meio de um evento de
arquivo (quando o arquivo for a fonte de dados externa)
This document can also be found here:
http://pub.docuware.com/pt/autoindex
For more information please visit our website at:
www.docuware.com
Autoindex
Product Info
4