Fávero Martins Curso Auxiliar de escritório / administrativo 120

Fávero Martins
Curso Auxiliar de escritório / administrativo
120 horas
Sobre as funções do auxiliar administrativo que é executar
serviços de apoio nas áreas de recursos humanos, administração,
finanças e logística; atendem fornecedores e clientes, fornecendo e
recebendo informações sobre produtos e serviços; tratar de
documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário
referente aos mesmos; preparar relatórios e planilhas; executar
serviços gerais de escritório, os profissionais que desejam
especializar-se nesta área, as opções de programas são diversas,
passando por temas como gestão empresarial, negócios
internacionais, métodos quantitativos, economia de empresas,
operações logísticas, marketing e tecnologia, entre outros.
As tarefas e responsabilidades de um Auxiliar de Escritório
são, Digitar cartas, relatórios, memorandos, atas de reunião e
outros documentos. Preparar apresentações e planilhas. Organizar
reuniões, apresentações, jantares e outros eventos. Elaborar atas
nas reuniões. Organizar viagens. Manter organizado os arquivos da
empresa ou setor. Solicitar móveis, papéis, formulários e outros
materiais usados no escritório. Ajudar na recepção se necessário.
Elaborar orçamentos e relação de estoque. Pagar contas, faturas
bancárias e fazer faturamento. Manter organizado o escritório e com
bom layout. Sugerir e implementar novos métodos de trabalho.
Contratar e treinar novos auxiliares de escritório. Conscientizar os
funcionários para os procedimentos de segurança. O profissional
deve ter boa habilidade de comunicação escrita e oral. Boa
habilidade em usar computadores, processadores de textos e
planilhas eletrônicas. Boa habilidade em resolução de problemas,
planejamento e organização. Firme em cálculos. Saber trabalhar
sob pressão, priorizar tarefas e honrar compromissos de datas
término de serviços. Saber manter informações confidenciais,
Conhecer métodos, sistemas, procedimentos, equipamentos de
trabalho em um escritório. Deve saber o que cada pessoa da
empresa faz. Deve saber elaborar orçamentos e elaborar relatórios.
Deve saber manter registros e controles. Ter iniciativa ser bem
organizados. Pacientes. Diplomáticos, ter Habilidade de relacionarse com pessoas diferentes. Saber adaptar-se a novas tarefas.
Os profissionais auxiliares de escritório administrativo
normalmente trabalham em escritórios de empresas, utilizam
computadores, telefones, faxes, calculadoras, copiadoras, telefones
celulares e carros. Normalmente trabalham no horário normal das
empresas. Relaciona-se com gerentes, supervisores, público,
fornecedores e clientes. O relacionamento Interpessoal significa
relacionamento entre pessoas, englobando todos os tipos de
relacionamento entre os seres humanos. Desde o seu nascimento,
todo ser humano passa a pertencer a uma família, já se envolve em
seus primeiros relacionamentos interpessoais. A Comunicação
Interpessoal é o processo que consiste em transmitir e receber
mensagens com finalidade de afetar o comportamento das pessoas.
A comunicação Verbal É fundamental nos relacionamentos
interpessoais alem de ser a mais utilizada. Ocorre por meio de
conversas, livros, jornais, radio, TV, cartas, relatórios, entre outros.
Exige cuidado e preparo, tanto da parte de quem a origina como a
de quem a recebe. É necessário passar idéias com clareza, mas a
comunicação nem sempre consegue atingir o objetivo de passar
uma mensagem clara. A Comunicação Não-Verbal Nesse tipo de
comunicação, o emissor esta transmitindo mensagem com
expressões faciais ou corporais e ainda por meio de gestos. Sem
que se perceba, freqüentemente se está transmitindo mensagens.
O comportamento inadequado de um condutor no trânsito gera
“mensagens” negativas que permitem aos outros analisar o seu
perfil. Sobre a personalidade é o conjunto de características que
torna a pessoa única a diferente das outras, ou seja, cada um tem a
sua personalidade, pois os indivíduos pensam, sentem a agem de
maneira bastante distinta. A personalidade se forma quando ainda
somos crianças e vai se adaptando ao ambiente em que vivemos, a
medida que vamos crescendo. Muito mais que habilidades técnicas,
o mercado de trabalho atual exige das pessoas habilidades
relacionadas à personalidade e ao comportamento de cada um.
Isso significa que, além do trabalhador saber como desempenhar
bem uma profissão, utilizar corretamente os meios e ferramentas de
seu trabalho, ele deve possuir algumas habilidades que determinam
sua conduta social. O trabalhador deve ter habilidades para
trabalhar em equipe, cooperar com o próximo, ter idéias criativas no
desempenho das atividades e soluções de problemas, saber
resolver conflitos em seu ambiente de trabalho, motivar sua equipe
e ainda, ter vontade e curiosidade de pesquisar e querer aprender
mais e mais sobre seu trabalho e sobre o mundo em geral.
O currículo é um documento que resume a sua trajetória
profissional, sua formação escolar, as principais atividades e
funções exercidas, cursos e estágios, além de dados pessoais
como endereço, telefone e data de nascimento. Quem busca uma
vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currículo
eficiente, portanto, você deve ter todo o cuidado ao prepará-Io, pois
um currículo mal elaborado pode desqualificar um candidato. Já o
currículo bem feito facilita o ingresso no mercado de trabalho, o
currículo deve ser discreto e agradável para a leitura. Não usar
vários tipos de letras e desenhos. Caso queira destacar alguma
informação importante, use o recurso "Negrito". Utilize uma letra
padrão e imprima em uma impressora de qualidade em papel
branco. A entrevista é um Instrumento de seleção de pessoal. Na
entrevista o selecionador busca obter fatos relacionados ao
histórico profissional e confirmar as informações citadas no
currículo. A entrevista também permite ao selecionado r de pessoal
avaliar a aparência, postura, e a qualidade da fluência verbal do
candidato. E possibilita ao candidato expor suas qualificações
pessoais e profissionais.
Muitas empresas investem verbas vultuosas em campanhas
publicitárias com o propósito de transmitir uma imagem positiva
junto ao público. Muitos investimentos são destinados à estrutura
operacional na intenção de facilitar o atendimento. Mas tudo isto
pode ser colocado em risco se o cliente, ao procurar a organização,
não se sentir convenientemente atendido. Neste caso, o dinheiro da
publicidade foi desperdiçado e a imagem da empresa ficará
comprometida pois o cliente sentir-se-á ludibriado por ela, o bom
atendimento implica na satisfação do cliente. Pode não ser possível
atendê-Io em sua necessidade mas, ainda assim, podemos tratá-Io
bem, orientando-o e conquistando sua simpatia. Ele levar uma boa
imagem da empresa. Podemos concluir que o tratamento, um
componente muito importante do atendimento. O tratamento diz
respeito ... maneira como o funcionário se relaciona com o cliente.
Tratar bem é, antes de tudo, lidar com uma antiga particularidade
humana: a de que cada pessoa almeja ser tratada de maneira
diferente, única. Todos nós nos consideramos especiais e assim
queremos ser tratados. Se a relação interpessoal do funcionário
com o cliente não se mostra positiva, podemos dizer que o
tratamento não está sendo adequado. Tal inadequação pode ser
conseqüência da falta de conhecimento técnico por parte do
funcionário ou decorrer de outros fatores de ordem pessoal ou
ambiental. A comunicação entre as pessoas nem sempre funciona
bem. Para isso é necessário aprender algumas habilidades e
adquirir conhecimentos sobre as conseqüências de cada uma das
atitudes próprias do processo de relacionar-se. Uma das
habilidades a aprender é a de confiar. A confiança não é um ato de
magia, nem se obtém mecanicamente, também, não é algo que se
possa obter pela força. Se alguém persiste em não nos
compreender, continua a duvidar da nossa competência ou das
nossas boas intenções, há habilidades que permitem modificar a
percepção dessa pessoa a nosso respeito. Para obter a confiança
dos outros, devemos tomar a iniciativa e não esperar que o outro a
tome primeiro. Se queremos ser vistos como pessoas de confiança,
temos que fazer o primeiro gesto, o que implica sempre um certo
risco. É através de uma pesquisa de mercado que se mede sua
satisfação de produtos e Serviços. Satisfação é o sentimento
experimentado por quem adquire um produto que atende às suas
expectativas. A satisfação do cliente depende do desempenho
percebido na entrega de valor feita pelo produto em relação às
expectativas do comprador. Se o desempenho fica aquém das
expectativas do cliente, ele fica insatisfeito. Se o desempenho se
equipara às expectativas, o comprador fica satisfeito. Se o
desempenho excede as expectativas, o comprador fica encantado.
É muito importante conhecer o local onde você trabalha:
seções, arquivos, materiais, chefes e respectivos nomes, funções,
demais funcionários localizando-os pela função, nome, seção.
Conheça números de telefones e ramais, saídas de elevadores,
outros departamentos onde você trabalha. Mantenha relações
hierárquicas e funcionais. Informe-se para saber quais serão suas
atribuições, local, prazo para entrega de tarefas e, se houver o
regulamento ou lei que rege sua 24 profissão, o estatuto ou
regimento interno do órgão para poder informar-se e orientar-se. O
controle de entrada e saída dos documentos na empresa previne
imprevistos desagradáveis, fazendo-se o controle da chegada de
correspondência, pode-se justificar o não atendimento da
solicitação, mostrando- se o carimbo do protocolo, onde consta a
data em que recebeu a ordem. Ao se receber uma documentação
deve-se primeiro conferi-la, para verificar se não faltam anexos
mencionados, se o número está correto, se, realmente, ela deve ser
entregue naquele Departamento. Após a verificação, providencia-se
um recibo, para ser entregue ao remetente.
Arquivo além de ser um móvel de escritório onde são
guardados documentos, é também conjunto de documentos
recebidos ou produzidos oficialmente por uma pessoa física ou
jurídica no decorrer de suas atividades e conservadas por essa
pessoa ou assessores, para consultas futuras.O sistema de
arquivamento deve ser determinado de acordo com o elemento
mais importante e mais freqüentemente procurado pela empresa.
Sobre a má postura no local de trabalho pode ser causa de
várias lesões. Cuidar da postura no trabalho, no lazer e em casa,
fazer caminhadas e alongamentos são atitudes que promovem a
saúde e ajudam a combater as lesões posturais. Muitas pessoas
são acometidas de dores no corpo, principalmente nas costas, e
somente depois de algum tempo percebem que sua postura estava
errada. A educação postural é algo que se deve perseguir desde a
infância, para evitar problemas na idade adulta. São vários os tipos
de trabalho que obrigam a pessoa a manter certas posições do
corpo durante muito tempo e que podem acarretar problemas
posturais. Os dentistas, os ourives, os digitadores, os estivadores,
entre outros, podem ter sua postura afetada pelo trabalho, na
verdade, todos os trabalhos, sejam eles em pé ou sentados,
necessitam de uma ergometria correta (posição e tamanho da
cadeira, da mesa, do computador, do teclado, etc...) para prevenir
defeitos posturais. Assim, qualquer postura que não obedeça a
esses princípios pode acarretar problemas.