sistema rotary-yep.net manual do coordenador de área

MULTIDISTRITAL
DISTRITOS 4430 & 4590
SISTEMA ROTARY-YEP.NET
MANUAL DO COORDENADOR DE ÁREA
Revisão-00 Fev/2014
Por: Mauricio Pelissari
ÍNDICE
Página
I- Introdução.................................................................................................................................. 02
II- Acesso ao Sistema rotary-yep.net...........................................................................................
03
III- Cadastro do Oficial de Intercâmbio no Sistema rotary-yep.net................................................ 05
IV- Procedimentos Realizados pelo Oficial de Intercâmbio............................................................ 09
V- Liberação de Acesso e Envio de Senha para o Candidato....................................................... 10
EXPRO BRASIL®
DISTRITOS 4430 e 4590
EXPRO BRASIL® INTERCÂMBIO INTERNACIONAL DE JOVENS
Av. Higienópolis, 996, 5º andar Sala 509 São Paulo – SP CEP 01.238-910
TEL.: 11 3825-2921 , 11 3829-2947 e 11 9 4815 3333
www.rotaryintercambio.com.br - [email protected]
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I – INTRODUÇÃO
Caros Coordenadores de Área,
A Expo Brasil® desenvolveu este manual com o objetivo de facilitar as ações do Coordenador de Área
durante o processo de inscrição dos Candidatos no processo classificatório para os programas de
curta duração e de longa duração.
Neste Manual, descrevemos detalhadamente todos os passos para os cadastros e liberações de
acesso no sistema rotary-yep.net.
Em caso de duvidas contate o Coordenador da CAC (Comissão de Avaliação e Classificação) da
EXPRO BRASIL®.
Obrigado!
Equipe Expro Brasil®.
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II – ACESSO AO SISTEMA ROTARY-YEP.NET
1) Todos os usuários acessam ao sistema rotary-yep.net da mesma forma
A - O Coordenador irá receber um email proveniente de: Rotary Youth
Exchange, contendo sua senha
para acesso ao sistema rotaryyep.net.
A
Acesse o site:
www.rotary-yep.net
01 - Selecione : Database
01
02 - Selecione : Login Dbase
Outra opção é acessar o link :
http://database.rotary-yep.net
02
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03
04
05
03 - No campo : Username:, digite
seu Endereço de e-mail.
04 - No campo : Password:, digite
sua senha.
05 - Selecione : Login
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III – CADASTRO DO OFICIAL DE INTERCÂMBIO
NO SISTEMA ROTARY-YEP.NET
1) O Coordenador de Área deve verificar quais clubes de sua área estão certificados. Procure informações
no website da EXPRO BRASIL® www.exprobrasil.com.br.
2) O Coordenador de Área deve cadastrar no sistema rotary-yep.net, os oficiais de intercâmbio dos clubes
de sua área, cujos respectivos clubes estejam certificados.
Após Acessar o seu cadastro
01 – Selecione: Admin
01
02 – Selecione: User
02
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Obs.: no sistema rotary-yep.net, o
Oficial de Intercâmbio é cadastrado
como Club Counsellor.
08
07
06
05
04
03
03 – No campo: Select Usertype,
As informações abaixo se referem
ao Oficial de Intercâmbio
04 – No campo: Username (e-mail
address): , Informe: O Endereço de
e-mail do Oficial.
05 – No campo: First Name:, Informe:
O Primeiro Nome do Oficial
06 – No campo: Middle Name:,
Informe: O “Nome do meio” do
Oficial (Se houver)
07 – No campo: Last Name:, Informe:
O Sobrenome do Oficial
08 – No campo: Street:, Informe: O
endereço do Oficial (rua , número e
bairro) Em Português.
09– No campo: Zip:, Informe: O CEP
do endereço do Oficial
10 – No campo: City:, Informe: A
Cidade do Oficial
11 – No campo: Home Phone:,
Informe: O Número do Telefone
Residencial do Oficial
12 – No campo: Mobile Phone:,
Informe: O Número do Telefone
Celular do Oficial
13 – No campo: Select Sex:,
Selecione: o Gênero do Oficial
Male = Masculino ou
Female= Feminino
14 – Selecione: Save
14
09
10
13
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Na Aba “General”
15 – No campo: Home Country:,
Selecione: Brazil
20
19
18
17
16
15
3
16 – No campo: Home MD:,
Selecione: MD-EXPRO-Brazil
17 – No campo: Home District:,
Selecione: O Distrito do Oficial
4430 ou 4590
18 – No campo: Home Club:,
Selecione: O Rotary Club do Oficial
21
19 – No campo: Home Team:,
Selecione: O Processo
Classificatório
Neste exemplo : EXPRO-OUT-12/13
= processo de Outbounds 20122013
20– No campo: Language:,
Selecione: English
21 – No campo: State:, Informe: O
Estado do Endereço do Oficial
22 – Selecione: Save
22
23 – Verifique a mensagem:
………has been updated
24 – Selecione a Aba: Account
23
24
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25 – Selecione o campo: Active
(Login to Database)
25
26 – Selecione o campo: Login in to
Website (Optional)
26
27 – Selecione: Save
27
28 – Verifique a mensagem:
……has been successfully updated
29 – Selecione: E-mail Login
Esta ação irá enviar um e-mail para
o Oficial, com a senha de acesso
28
29
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30 – Verifique a mensagem: Login
Information has been e-mailed to…..
31 – Selecione: Close
30
8
Cadastro Finalizado
Feche seu navegador de Internet
para sair do sistema Rotary-yep.net
31
IV – PROCEDIMENTOS REALIZADOS PELO OFICIAL DE INTERCÂMBIO
1) O Oficial de Intercâmbio irá cadastrar os Candidatos de seu respectivo clube no sistema rotary-yep.net
2) O Oficial de Intercâmbio irá em seguida enviar o link de acesso do sistema rotary-yep.net para o
Candidato que , por sua vez irá inserir seus dados no sistema rotary-yep.net
3) O Oficial de Intercâmbio irá conferir os dados inseridos pelo Candidato no sistema rotary-yep.net e, em
seguida solicitara ao Candidato que imprima os todos os documentos.
4) O Oficial de Intercâmbio irá conferir todos os documentos preparados pelo Candidato e em seguida
solicitarão ao Candidato que digitalize os documentos e retorne o arquivo digitalizado para ele (Oficial de
Intercâmbio), junto com os originais.
5) O Oficial de Intercâmbio envia os documentos para a EXPRO BRASIL®
6) O Oficial de Intercâmbio solicita ao Coordenador de Área que libere o acesso do Candidato ao sistema
rotary-yep.net, e o envio da senha de acesso do Candidato
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V – LIBERAÇÃO DE ACESSO E ENVIO DE SENHA PARA O CANDIDATO
Após Acessar o seu cadastro
01
01 - Selecione: Smart Search
02 - Informe: O endereço de E-mail
do Candidato
02
O sistema fará a Pesquisa e exibirá
as informações do Candidato.
03
03 - Selecione : O Nome do
Candidato exibido.
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04
04 - Selecione : Account
05
05 - Selecione : Active (Login to
Database)
06
06 - Selecione : Login in to Website
(Optional)
07 - Selecione : Save
07
08
08 - Verifique a mensagem:
… has been successfully updated
09 - Selecione: E-mail Login
09
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10 - Verifique a mensagem:
Login Information has been
e-mailed to .....
10
*** Um e-mail será enviado ao
Candidato com a senha para que
ele possa acessar ao Sistema
rotary-yep.net e inserir os
documentos digitalizados.
11 - Selecione: Close
Feche o de internet para sair do
sistema rotary-yep.net
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1) O Coordenador de Área deve enviar um e-mail para o Candidato, com cópia para o Oficial de Intercâmbio,
informando que a senha foi liberada.
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