Um Ensaio para Aplicação de Ferramentas de Engenharia de

Um Ensaio para Aplicação de Ferramentas de Engenharia de Produção em
Megaeventos de Entretenimento: O Processo de Projeto preconizado para um
Sistema de Administração de Operações de Eventos de Entretenimento-A
modelagem baseada em megaeventos de rock
Carlos Frederico Barros
Professor Adjunto Engenharia de Produção - PURO-UFF/Universidade Federal Fluminense e
Pesquisador- GARTA - Grupo de Análise do Risco Tecnológico Ambiental
COPPE/UFRJ - Coordenação do Programas de Pós Graduação e Pesquisa em Engenharia
[email protected]
Resumo
Este trabalho examina como podemos usar técnicas e ferramentas de Engenharia de Produção
aplicadas a megaeventos, especialmente neste caso a megaeventos de musica ao ar livre tipo
Rock in Rio, que foi a referencia inicial para se compreender a complexidade e dimensão. O
objetivo é propor a criação de um sistema de gerenciamento de operações ,inicialmente para
megaeventos de musica,a partir de um modelo básico reparametrizável para eventos
similares.Nesta fase,definimos e detalhamos conceitualmente o processo do projeto e suas fases
a serem desenvolvidas.
Palavras chaves: Engenharia do Entretenimento,Industria cultural,Economia da Cultura ,Gestão
da Produção
1. Introdução
Este trabalho possui como objetivo criar um anteprojeto que demonstre as aplicações potenciais
de ferramentas de Engenharia de Produção ,fazer um macro modelo deste tipo de evento usando
referencialmente o Caso Rock in Rio e propor as fases seguintes para se criar um sistema de
administração de eventos de grande porte em entretenimento(mega eventos).Dentre os aspectos
que a existência de um sistema de administração deste tipo pode evitar e foram percebidos como
gargalos estão: potencialidade de ser um evento mundial com sua expertise própria associada
passível de ser comercializada, a não percepção pelos gestores públicos e privados das várias
dimensões do impacto do evento e a formalidade das atividades envolvidas, assim como
oportunidades, a sistematização a ser feita para o transito e segurança do evento e o uso do
evento com novas tecnologias de administração.
Sumarizando, modelar um megaevento de entretenimento musical, referenciando-se no Evento
Rock in Rio,visando sistematizar sua administração das operações e detectar as potenciais
aplicações de Engenharia de Produção
Estes aspectos citados demonstram que o sucesso de sinergizarmos as oportunidades e redução
dos gargalos podem ser viabilizados se tivermos uma abordagem sistêmica que possibilite uma
gestão organizada, racional e otimizada do evento.
Da mesma forma, tivemos a oportunidade de detectar sobre as similaridades do processo de
produção cenográfica com as de um evento de entretenimento como o Rock in Rio, sendo que
para o processo de produção cenográfico é feito uma abordagem de forma a criar uma estrutura
de gestão que facilita a avaliação do valor monetário a ser aplicado, a sua aprovação, o seu
controle seja no desencaixe ou na evolução física no tempo, assim como nos desdobramentos
espaciais como localização e logística.
Fica claro que o Rock in Rio tem um padrão de qualidade elevado, configurando um valor
agregado à marca. Entendemos então que o processo de modelagem e uso de ferramentas de
gestão a serem propostas vão de encontro a manutenção do Rock in Rio como uma marca de
valor, a consecução do evento com menores custos e uma operação otimizada em todo seu
contexto,assim como uso desta modelagem em atividades similares.
2-Objetivo do Projeto
Fazer a modelagem do evento Rock in Rio através do desenho de um sistema de Administração
de Operações de Eventos de Entretenimento.
3-Resultado Esperados
–Proposta de um projeto para sistematização de mega-eventos, tendo com referência o Rock in
Rio,passível de ser reutilizado com nova parametrização em eventos similares
– Redução do investimento e de custos da operação do evento, Capacidade negocial ampliada
junto aos gestores públicos,investidores, clientes e agentes econômicos.
4-Economia Musical e o processo de modelagem do Rock in Rio
A cadeia musical tem 4 grandes fases: Pré-produção, Produção, Comercialização e Consumo.
O Rock in Rio se insere na fase Consumo como evento mas tem inserção como elemento da
economia da música em todas as fases, significando que este esforço de sistematização pode e
deve se estender a todas as outras atividades pertinentes a cadeira produtiva.
Estas modelagens permitirão uma visibilidade adequada aos investidores públicos e privados,
aos gestores públicos, aos agentes econômicos envolvidos e aos administradores das operações
de eventos de entretenimento.
5-Produto Final
Modelo negocial e operacional do Rock in Rio pronto.
6-Aplicações
Modelo disponível para se reparametrizado para eventos similares.
7-Proposta de Projeto
Modelagem do processo de Projeto– Fases
FASE 0
SENSIBILIZAÇÃO
-
Prototipação do sistema de administração de operações de eventos de entretenimentos
Modelagem de aderência entre ferramentas de gestão e protótipo
Objetivo da fase: Sensibilizar o grupo de gestão sobre as vantagens operacionais e
econômicas de se ter um modelo sistematizado e padronizado para o evento Rock in Rio
e outros eventos similares (status atual)
FASE 1
PROJETO
DA
MODELAGEM
-
Construção dos macro e micro modelos
Definição das ferramentas
Parametrização da realidade nas ferramentas de gestão
Objetivo da fase: Estabelecer o modelo de funcionamento sistematizado com as
ferramentas de gestão definidas para serem usadas
FASE 2
VALIDAÇAO
DO
MODELO
-
Teste do protótipo
Afinamento de parametrização
Objetivo da fase: Verificar a eficácia e a aderência do modelo na realidade do evento
FASE 3
MODELO DO
SISTEMA ADM.
OPERAÇÕES DE
EVENTOS DE
ENTRETENIMENTO
-
Modelo operacional disponível
Objetivo da fase: Colocar operacional o modelo, podendo ser aplicado a quaisquer
eventos de entretenimento e similares
8-Status atual
Estamos na fase de sensibilização ou ante projeto,que esta detalhada a seguir:
FASE 0-SENSIBILIZAÇÃO
CASE ROCK IN RIO
DESENVOLVIMENTO DE MODELAGEM PARA ADMINISTRAÇÃO DE OPERAÇÕES
DE EVENTOS DE ENTRETENIMENTO DE GRANDE PORTE: Uma proposta de
abordagem sistêmica
1– COMENTÁRIOS E INTRODUÇÃO
Este desenvolvimento visa sistematizar o processo de planejamento e operação de eventos de
entretenimento de grande porte. Embora sabedores do sucesso incontestável do Rock in Rio,
buscamos formular um modelo inicial de administração de uma operação deste porte, visando
otimizar o processo decisório quanto ao planejamento e controle das fases pré-produção,
produção e pós-produção.
Este documento estabelece as premissas e preconiza o uso de técnicas de Engenharia de
Produção, assim como modelagens econométricas e estatísticas, equações de funcionamento
buscando as variáveis dependentes e causais, uso de sistemas de informações geográficas, grafos
e seus algoritmos, planejamento de lay out / arranjo físico, programação linear e inteira, gráfico
de Gantt/PERT-CPM (MS Project), estruturas organizacionais dedicadas, planejamento e
controle do processo de projeto e uso de tecnologia de informação através de um sistema
MRPII/ERP. Na verdade, este documento é um arcabouço de um anteprojeto, onde busca-se
sensibilizar da necessidade de desenvolvimento de um Sistema de Administração de Eventos de
Entretenimento de Grande Porte, permitindo seu uso em quaisquer eventos possibilitando se ter
um “estado da arte” da administração compatível com a dimensão dos recursos de capital,
humanos, tecnológicos, de equipamentos, de instalações, de informações sócio-economicas e
artísticos envolvidos.
2- MACRO DECISÕES E SEUS SUPORTES
1-DIMENSIONAMENTO DO EVENTO E PLANEJAMENTO DE MACRO
LOCALIZAÇÃO.
FERRAMENTAS
I – Uso de GIS (Sistema de Informações Geográficas)
-Caso não esteja definido o local, avaliar e definir dentre os locais possíveis o de
melhor otimização das variáveis vetores envolvidas.
Função de = f (transporte público, impacto redondezas,
suprimentos, renda, segurança, incentivos fiscais/outros)
- Caso local pré-definido, detectar as deficiências para melhor tratá-las.
- Seja a nível local, regional, nacional ou internacional.
II – MICROLOCALIZAÇÃO FÍSICA INTERNA
- Busca a lógica do fluxo de consumo através da Análise de Bloco de
diagramas de interrelação.
- Partindo de um conceito de lay out de posição fixa do palco/principal
unidade de entretenimento.
- Para dimensionamento do nº de unidades de serviço e localização usar
Algoritmo Ford Fulkerson/teoria dos grafos.
- Para dimensionamento das atividades unidades de serviços dentro do Site,
usar balanceamento de linha/teoria das filas/regras heurísticas de utilização
incremental.
- Seja a nível local, regional, nacional ou internacional.
III- ESTRUTURA DE CAPITAL E EVOLUÇÃO FÍSICA
FERRAMENTA DE SIMULAÇÃO
-
-
Uso de planilha com SW Forecast e/ou Planilha de Excel desenvolvida com
Modelo de Payable / Receivable trazidos a valor presente e taxa de
retorno liquido do investimento
Analise financeira de fluxo de caixa e aporte de capital
Gráfico de Gantt através do MS Project para avaliação físico-financeiro.
IV – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DEDICADA PARA
GERENCIAMENTO DO PROJETO
Dimensionamento qualitativo e quantitativo.
Uso do modelo Competência x Atendimento com técnicas estatísticas de nível de
serviço para definir quadro executivo e operacional.
Competência
MKTG
OPERAÇÕES
FINANÇAS
Pré
Conteúdo e nº de
Horas de Trabalho
Conteúdo e nº de
Horas de Trabalho
Conteúdo e nº de
Horas de Trabalho
Produção
Conteúdo e nº de
Horas de Trabalho
Conteúdo e nº de
Horas de Trabalho
Conteúdo e nº de
Horas de Trabalho
PósProdução
Conteúdo e nº de
Horas de Trabalho
Conteúdo e nº de
Horas de Trabalho
Conteúdo e nº de
Horas de Trabalho
Atendimento
Dedicação
Fases
3-ESTRUTURAÇÃO METODOLÓGICA PARA DESENVOLVIMENTO DE
MODELAGEM DE FUNCIONAMENTO
- Segue abaixo o modelo conceitual do processo de projeto de evento de porte
- O conceito para administração do evento é de uma empresa tipo sociedade
de propósito especifico, tendo como suporte operacional um sistema com a
filosofia MRPII/ERP on the job.
- Os subconjuntos seriam centros de trabalho e as grandes fases os processos
produtivos.
- Em cenografia, hoje, já se opera neste modelo com total sucesso.
4- EVENTO COM TRÊS GRANDES FASES / PROCESSO PRODUTIVOS.
PRÉ-PRODUÇÃO
PRODUÇÃO
PÓS-PRODUÇÃO
- Desde o anteprojeto até o site do evento
totalmente operacional
- Operação do evento no site
- Desmobilização física do site Administração
das Relações financeiras e legais pendentes,
Manutenção não operacional parcial do site e
Administração mercadológica de marcas e
subprodutos.
5- FASES / PROCESSO PRODUTIVO
PRÉ-PRODUÇÃO
PRODUÇÃO
PÓS-PRODUÇÃO
ADM. SITE PLATÉIA
ADM. ELENCO
DESMOBILIZAÇÃO
DO
SITE
- MKTG/SALES
ADM SITE PALCO
STAGE AND
BACK STAGE
ADMINISTRAÇÃO DE
MARCA/SUBPRODUT
OS
TECNOLOGIA DE
INFORMAÇÃO
ADM. QUALIDADE
ADMINISTRAÇÃO
DO PÓS-EVENTO
LEGAL
ADM.
CONTINGÊNCIA
SUBCONJUNTO - PLANEJAMENTO
S / CENTROS DE
- FINANCEIRO
TRABALHO
- OPERAÇÕES
RH
6- FASE PRÉ-PRODUÇÃO / PROCESSO PRODUTIVOS
SUBCONJUNTOS – CENTROS DE TRABALHO
A- PLANEJAMENTO
- Operação de Ante Projeto/ Administração de projeto
- Estratégias de localização, Casting, Dimensionamento,
- Facilidades e Captação de Recursos
- Administração Executiva do Projeto
- Relacionamento Institucional/ Poder Público
- Infra-estrutura externa ao site.
- Definição de Casting
B- FINANCEIRO
•
Payments (planejamento)
- Infra-estrutura site/Engenharia Facilidades
- Contratação Casting
• Receivable (planejamento)
- Bilheteria / Precificação
- Patrocínio
• Contabilidade Gerencial (Controle)
- Controle de custos
- Orçamentação do Projeto
C - OPERAÇÕES
- Produção do evento
- Infra-estrutura física-avaliação inicial
- Programação do evento/Cenografia/Áudio/Iluminação/Topografia
- Projeto do Site
- Analise do Projeto
- Lay out/Interferência/Fornecedores/Custo
- Montagem do site de engenharia cenotécnica /iluminação//vídeo/cine/
áudio
-
Infra-estrutura de serviços – Projeto e análise
D - MKTG / SALES
- Promoção e divulgação
• Eventos
• Subprodutos
• Veiculação-Projeto de Mídias
• Assessoria Imprensa
- Vendas
• Bilheteria / outros meios
E- SISTEMA DE INFORMAÇÃO
-
Implantação base dados/web/sites
Operação do sistema de controle e gestão
F- LEGAL
G- RECURSOS
-
Direitos autorais
Seguros
Captação de incentivos
Taxas / Impostos
Contratos
HUMANOS
Recrutamento e Seleção
7- FASE PRODUÇÃO/PROCESSO PRODUTIVO/
SUBCONJUNTOS / CENTROS DE TRABALHO
- ADMINISTRAÇÃO SITE ESPECTADORES
- Público
- Segurança – Prevenção e Monitoração
- Saúde
- Sanitarismo
- Alimentação
- INFRAESTRUTURA /EQUIPAMENTOS DE PERCEPÇÃO
- Sonorização
- Acomodação
- INTRA SHOWS
- Segurança/Limpeza/Manutenção Técnica
- ADMINISTRAÇÃO ELENCO
- Recepção / Hospedagem
- Transporte
- RH Apoio
- Roteirização
- Departure
- ADMINISTRAÇÃO SITE PALCO
- Iluminação
- Sonorização
- Cenografia
- Camarim
- Engenharia / Técnica
- ADMINISTRAÇÃO QUALIDADE
- Controle e Follow-up de todas as atividades
- Monitoração de clima comportamental da equipe
- ADMINISTRAÇÃO CONTINGÊNCIA
Planos de contingência de todas as atividades,inclusive de catástrofes(do meteorológico a
falências de quaisquer partes)
8- FASE PÓS-PRODUÇÃO - PROCESSOS PRODUTIVOS –
SUBCONJUNTOS – CENTROS DE TRABALHO.
• DESMOBILIZAÇÃO SITE
- Física
- Estrutura de Produção
• ADMINISTRAÇÃO DE MARCA / SUBPRODUTOS
- Planos de ciclo de vida dos subprodutos
- Manutenção institucional do evento/marca
• ADMINISTRAÇÃO DO PÓS EVENTO
- Pesquisa Satisfação
- Casting
- Público
- Avaliação do Evento
- Comitê de qualidade
- Reunião de avaliação com as equipes do evento
9 - Conclusão
Temos muito a realizar no uso de ferramentas de gestão na Indústria do Entretenimento, e
este artigo nos leva a buscar criar no futuro uma agenda para explorar aplicações ao segmento,
que se mostra como um vasto campo de atuação para Engenharia de Produção.
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