registros contábeis

REGISTROS CONTÁBEIS
1 de 4
http://www.portaldecontabilidade.com.br/guia/clientes/comercial/regis...
REGISTROS CONTÁBEIS
A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos que atendam às
seguintes normas contábeis:
NBC T 1 - Das Características da Informação Contábil
NBC T 2.1 - Formalidades da Escrituração Contábil
NBC T 2.2 - Documentação Contábil
NBC T 2.4 - Retificação de Lançamentos
NBC T 2.5 - Contas de Compensação
NBC T 2.6 - Escrituração Contábil das Filiais
NBC T 2.7 - Balancete
NBC T 2.8 - Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica
DOCUMENTAÇÃO
A base dos registros contábeis é a documentação (notas fiscais, recibos, cópias de cheques, etc.).
Os documentos não devem apresentar nenhuma rasura e caso sofram algum dano que dificulte a identificação de seu
conteúdo eles deverão ser reconstituídos ou substituídos, na impossibilidade de reconstituição.
A data de emissão do documento, geralmente, determina a data do registro contábil, por isso a importância que o fluxo
de papéis dentro da empresa seja adequado.
Mas existem documentos, como as notas fiscais de entrada de mercadorias, que são contabilizados na data da entrada
no estabelecimento, e não na data de emissão do documento.
REGISTROS CONTÁBEIS QUE EXIGEM ATENÇÃO ESPECÍFICA
Algumas contabilizações exigem uma atenção especial pelo fato de envolverem outros procedimentos que não o
simples lançamento contábil, geralmente envolvem cálculos, rateios, retenções de tributos, entre outras situações.
Exemplos:
1) Gastos com materiais ou serviços cuja utilização se estende por períodos maiores do que um mês.
Existem gastos que a empresa realiza para serem consumidos ou utilizados ao longo de um determinado período. Esses
gastos, mesmo sendo pagos, não podem ser debitados diretamente em contas de custo ou despesa.
Os mais comuns desses gastos são: a compra de grandes quantidades de materiais de consumo, os prêmios de seguro, as
assinaturas de jornais e revistas, as despesas financeiras sobre contratos de financiamento, as comissões pagas
antecipadamente e outras despesas antecipadas.
Na contabilização devem ser debitadas as contas de Estoques ou Despesas do Exercício Seguinte.
2) Compra de bens de pequeno valor.
Na compra de bens com custo unitário não superior a R$ 326,62 a empresa poderá, por ocasião da aquisição, optar por
registrá-los diretamente como despesa em vez de registrá-los no Ativo Imobilizado.
Para esse registro o valor unitário deve ser considerado em função da utilidade do bem, ou seja, só poderá ser
considerado despesa o bem que por si só preste ou tenha condições de prestar utilidade à empresa.
Por exemplo: se a empresa comprar diversos tijolos para construção de edifício, no preço unitário inferior a R$ 326,62,
31/01/2015 15:35
REGISTROS CONTÁBEIS
2 de 4
http://www.portaldecontabilidade.com.br/guia/clientes/comercial/regis...
a referida compra deverá ser registrada no Ativo Imobilizado, pois um único tijolo não presta a sua utilidade para a
empresa.
Mas se a empresa adquirir uma cadeira por um preço inferior a R$ 326,62, poderá registrá-la diretamente em uma conta
de despesa.
3) Estoques
No registro das compras de matérias-primas e/ou mercadorias deve-se observar as contas distintas para cada item e a
apropriação dos impostos recuperáveis (ICMS/IPI) em contas específicas.
4) Compra de bens para o Ativo Imobilizado
Na compra de bens devem ser observadas as normas específicas para a contabilização dos impostos que vierem
destacados na Nota Fiscal, assim como das despesas acessórias (fretes, armazenagem, etc.), que eventualmente deverão
fazer parte do custo do bem.
5) Despesas com a importação de bens ou mercadorias
Os gastos com importação não poderão ser debitados diretamente em contas de despesa ou custo, pois as importações
são registradas no Ativo Circulante (mercadorias) e no Imobilizado (bens) até a formação total de seu custo, o que
ocorre geralmente na data do desembaraço alfandegário.
6) Despesas realizadas em imóveis de propriedade de terceiros
No registro destes gastos deve ser observado se eles são passíveis de ser considerados como benfeitorias, que deverão
ser registradas no Ativo Imobilizado.
7) Custos e despesas apropriadas
Nos finais de mês e especialmente no final do exercício (dezembro), geralmente ocorre o registro de gastos cuja fatura
inclui valores pertencentes a outro mês ou exercício, que são nesse caso separados pelo departamento de contabilidade
para registro nos períodos apropriados, permitindo a correta apuração do resultado de cada período.
CONCILIAÇÃO
A contabilidade não deve se ater somente a efetuar os registros, mas também de adequar os saldos do razão á efetiva
situação patrimonial.
Exemplo mais comum de conciliação é a bancária. Periodicamente, pelo menos uma vez por mês, os saldos do razão
devem ser confrontados com os saldos indicados nos extratos bancários. As divergências devem ser apontadas em
papel próprio e ajustadas, conforme o caso.
Outro caso comum de conciliação são as contas de adiantamentos a empregados, cheques pré-datados em cobrança,
clientes, fornecedores e contas a pagar.
ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL EM FORMATO ELETRÔNICO
A NBC T 2.8 estabelece critérios e procedimentos para a escrituração contábil em forma eletrônica e a sua certificação
digital, sua validação perante terceiros, manutenção dos arquivos e responsabilidade de contabilista.
Certificação Digital
O processo de certificação digital deve estar em consonância com a legislação vigente e as normas estabelecidas pela
Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil.
Além dos demais livros exigidos por lei, o "Livro Diário" e o "Livro Razão" constituem registros permanentes da
entidade e quando escriturados em forma eletrônica devem ser assinados digitalmente de acordo com os requisitos
estabelecidos por entidade devidamente credenciada pela ICP - Brasil.
Detalhes do Registro
31/01/2015 15:35
REGISTROS CONTÁBEIS
3 de 4
http://www.portaldecontabilidade.com.br/guia/clientes/comercial/regis...
A escrituração em forma contábil deve conter, no mínimo:
a) data do registro contábil;
b) conta(s) devedora(s);
c) conta(s) credora(s);
d) histórico que represente o verdadeiro significado da transação, ou código de histórico padronizado, neste caso,
baseado em tabela auxiliar inclusa no Livro Diário Eletrônico;
e) valor do registro contábil.
Na escrituração contábil em forma eletrônica, o lançamento contábil deve ser efetuado com:
a) um registro a débito e um registro a crédito, ou;
b) um registro a débito e vários registros a crédito, ou;
c) vários registros a débito e um registro a crédito, ou;
d) vários registros a débito e vários registros a crédito.
Documentos
Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio eletrônico ou magnético, desde que assinados
e autenticados, obedecendo ao seguinte:
a) Os documentos digitalizados devem ser assinados pela pessoa física ou jurídica responsável pelo processo de
digitalização, pelo contabilista responsável e pelo empresário ou sociedade empresária que utilizarão certificado digital
expedido por entidade devidamente credenciada pela ICP - Brasil;
b) Os documentos digitalizados, contendo assinatura digital de contabilista, do empresário ou da sociedade empresária e
da pessoa física ou jurídica responsável pelo processo de digitalização, devem ser apresentados aos serviços notariais
para autenticação nos termos da lei.
Balanço Patrimonial
O Balanço Patrimonial e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício devem ser inseridos no Livro
Diário Eletrônico, completando-se com as assinaturas digitais de contabilista legalmente habilitado com registro ativo
em Conselho Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária.
Livro Diário Eletrônico
No Livro Diário Eletrônico, devem ser registradas todas as operações relativas às atividades da entidade, em ordem
cronológica, com individualização, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por digitação direta ou
reprodução digitalizada.
O Livro Diário Eletrônico, contendo certificado e assinatura digital de contabilista legalmente habilitado e com registro
ativo em Conselho Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária, deve ser submetido ao
Registro Público competente.
Requisitos de Segurança
A entidade deve adotar requisitos de segurança compatíveis com o processo de certificação digital regulamentado pela
ICP - Brasil ou submetê-los aos serviços notariais quando imprimir livros, demonstrações, relatórios e outros
documentos a partir da escrituração contábil em forma eletrônica, que contenham assinaturas e certificados digitais,
para fazer fé perante terceiros.
Armazenamento
O contabilista deve tomar as medidas necessárias para armazenar em meio eletrônico ou magnético, devidamente
assinados digitalmente, os documentos, os livros e as demonstrações referidos nesta norma, visando a sua apresentação
de forma integral, nos termos estritos das respectivas leis especiais ou em juízo quando previsto em lei.
Clique aqui se desejar imprimir este material.
Clique aqui para retornar.
31/01/2015 15:35
REGISTROS CONTÁBEIS
4 de 4
http://www.portaldecontabilidade.com.br/guia/clientes/comercial/regis...
Guia Contábil - Índice
31/01/2015 15:35