1 - Situação de revisão: 2 - Justificativa: 3

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
Contagem nos Juizados Especiais
Código CGJ.002
Folha
Versão
1 de 5
1
1 - Situação de revisão:
Situação
Data
Alteração
0.0
10/05/2009
Validação
2 - Justificativa:
De posse de uma série de avaliações realizadas para homologação do acervo no
SAIPRO, apurou-se que o referido sistema vem apontando a existência de um
número de processos "ativos" muito superior ao efetivamente apurado nas
averiguações físicas.
Identificou-se ainda, a existência de inconsistências que terminam produzindo
expressivas distorções no quantitativo de feitos pendentes, comprometendo o
desempenho na operacionalização do SAIPRO nas diversas unidades. Outro ponto
a ser destacado, está associado à insegurança quanto aos dados gerados através
dos relatórios estatísticos, produzindo reflexos negativos e situações irreais nas
taxas de congestionamento e demais indicadores de desempenho do Poder
Judiciário Estadual.
Com base no cenário ora apresentado, a Contagem, que será iniciada no dia
10.05.2010 às 8 horas, para os Juizados Especiais da Capital, turno matutino e
dia 17/05/2010 às 8 horas, para os do turno vespertino e terá duração de 3 (três)
dias úteis, tem como principal objetivo realizar a correção do acervo. É imperiosa
sua realização, face à necessidade de identificação do número real de feitos
ativos, independentemente da data de distribuição, para fins de regularização e
segurança do sistema, de modo a retratar, com fidelidade, o quantitativo de
processos em trâmite.
Concomitantemente a Contagem e dada a oportunidade, proceder a separação dos
processos na situação da Meta 2 -2010, entrados no ano de 2006 e não julgados, e
da Meta 3, processos na fase de execução, a fim de dar prosseguimento às açoes
prioritárias do TJBA e do CNJ.
3 - Objetivo do POP:
Uniformizar o procedimento da Contagem realizada nos Juizados Especiais da
Capital no estado da Bahia.
4 - Responsáveis:
TODOS OS SERVIDORES lotados nos Juizados Especiais da Capital,
obrigatoriamente, participarão da Correição, assumindo a responsabilidade pela
validação das informações.
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
Contagem nos Juizados Especiais
Código CGJ.002
Folha
2 de 5
Versão
1
5 - Campo de Aplicação:
Todas as Unidades do Sistema dos Juizados Especiais na Capital.
6 - Procedimentos:
6.1 - A Contagem será realizada, tendo o SAIPRO como o sistema de validação do
acervo. Para tanto, alguns procedimentos anteriores deverão ser seguidos para
que ao concluir o processo de validação, sejam evitadas não conformidades.
Sugerimos os seguintes
procedimentos preparatórios:
6.1.1. - Todos os processos, preferencialmente, deverão ser acondicionados
em caixas poliondas (caixa arquivo) antes do início da Contagem;
6.1.2. - O total de caixas existentes deverá ser distribuído de forma equitativa
entre todos os servidores que realizarão a Contagem;
6.1.3. - Antes de iniciar a Contagem, o(a) Secretário(a) ou Servidor
Responsável de cada Unidade/turno deverá imprimir o relatório contendo a
lista com o número de todos os processos considerados ATIVOS no Sistema
SAIPRO. Para tanto, deverá acessar no Menu do SAIPRO a opção Processo >
Contagem e Confirmação de Processos > Relatório - Confirmados / Não
Confirmados, clicando, em seguida, no campo Não Confirmados:
Atenção: Para os Juizados Criminais ao acessar o SAIPRO, os servidores deverão
escolher no menu principal pela opção MANUTENÇÃO DE PROCESSO > Contagem e
Confirmação de Processos > Relatório - Confirmados / Não Confirmados, clicando,
em seguida, no campo Não Confirmados.
Após imprimir a relação, o(a) Secretário(a) ou Servidor Responsável deverá
distribuí- la aos servidores, de forma equitativa, para que os mesmos possam
apontar, com marcação em caneta, os processos por eles identificados.
Ao final da Contagem, conforme DECRETO JUDICIÁRIO nº 153, deverão ser
arquivadas em cartório a relação de papel extraída do SAIPRO com a certidão
alegando serem os processos confirmados os únicos com registro na Unidade.
6.1.4. - Após o início da Contagem, os servidores deverão ficar atentos aos
processos que se encontrarem nas seguintes situações:

PROCESSOS DA META 2 - Verificar se os processos se enquadram nas
caracterísitcas da META 2-2010- Entrados entre 01/01/2006 e
31/12/2006 e não julgados. Caso pertençam ao rol de processos da META
2, deverão ser separados e identificados pela etiqueta da META 2 .
Posteriormente, com isto, todos os processos da META 2 deverão ser
cadastrados em uma estante específica, ou mais estantes em função do
quantitativo de processos da unidade. Os processos da META 2 pendentes
de realização de audiência deverão ser separados em caixas com a sua
identificação, de modo a permitir que TODAS AS AUDIÊNCIAS DA META 2
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
Contagem nos Juizados Especiais
Código CGJ.002
Folha
3 de 5
Versão
1
SEJAM ANTECIPADAS. Os demais processos da META 2, pendentes de
sentença, também deverão ser acondicionados em caixas por matéria,
permitindo agilidade na prolatação das sentenças.

PROCESSOS DA META 3 - Verificar se os processos se enquadram nas
caracterísitcas da META 3, em fase de cumprimento de sentença ou ações
originárias de execução de títulos. Caso pertençam ao rol de processos da
META 3, deverão ser separados. Posteriormente, com isto, todos os
processos da META 3 deverão ser cadastrados em uma estante específica,
ou mais estantes em função do quantitativo de processos da unidade.

PROCESSOS EM CONDIÇÃO DE ARQUIVAMENTO - Nos processos onde
já existir pronunciamento do Magistrado para o seu arquivamento, ou
aqueles que se encontrarem em condições de arquivamento, deverão,
sempre que possível, ser acondicionados em caixas separadas, para
posteriormente serem identificadas de forma numérica e sequencial para
permitir a sua localização no sistema (Exemplo: CAIXA: ARQUIVAR 001) e
proceder a devida movimentação.

PROCESSOS EM CARGA JÁ DEVOLVIDOS À SECRETARIA - Os
processos que se encontrarem REGISTRADOS em carga, e que já tenham
sido devolvidos, deverão ser movimentados devidamente no
SAIPRO, antes da sua Contagem. Caso o processo já tenha sido
confirmado sem a devida correção, o servidor deverá desconfirmar o
processo, e proceder a movimentação de recebimento de autos, e,
posteriormente, confirmar o processo.

PROCESSOS ENVIADOS NO SISTEMA ÀS TURMAS RECURSAIS,
PORÉM AINDA FISICAMENTE NA UNIDADE - Os processos que se
encontrarem REGISTRADOS como enviados à Turma Recursal, e que
ainda se encontrem na unidade de origem, deverão ser separados em
caixas para que, na fase de validação no SAIPRO, possam ser
confirmados pelos servidores das unidades de origem (Movimentação Por
Processo)

DEMAIS PROCESSOS - Os processos que se encontrarem nas demais
condições, deverão ser mantidos nas caixas originais. A exceção deverá
ocorrer quando a unidade tiver como procedimento separar os processos
com diligência a ser cumprida, devendo neste caso, seguir o mesmo
procedimento adotado acima, contudo registrando, preferencialmente, no
campo observação da localização do processo (Exemplo: CAIXA:
INTIMAÇÃO 001).
6.2 - Feitos os procedimentos registrados no tópico 6.1, os servidores passarão,
efetivamente, a realizar o procedimento de Contagem e Confirmação do ACERVO
no SAIPRO conforme a seguir:
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
Contagem nos Juizados Especiais
Código CGJ.002
Folha
4 de 5
Versão
1
6.2.1. - Ao acessar o SAIPRO, os servidores deverão escolher no menu
principal pela opção PROCESSO > Contagem e Confirmação de processos
Atenção: Para os Juizados Criminais ao acessar o SAIPRO, os servidores deverão
escolher no menu principal pela opção MANUTENÇÃO DE PROCESSO > Contagem e
Confirmação de processos.
6.2.2. - Ao clicar no campo Contagem e Confirmação de processos , é aberto
um
menu
secundário
com
as
opções:
confirmar
Processos;
Confirmar/Desconfirmar - Processo por número; Desconfirmar Processos;
Processos em Carga; por fim, Relatório - Confirmados/Não Confirmados,
conforme abaixo:
6.2.3. - Ao optar no menu por CONFIRMAR PROCESSO, será apresentado um
relatório com os dados: Processo, Localização, Classe, Data de Abertura e Data
da última movimentação (conforme abaixo). O servidor poderá optar por
ordenar os processos por qualquer um dos parâmetros acima (exemplo: se
optar por ordenar processos por localização, os processos serão ordenados por
ordem crescente de estante, prateleira e caixa). Caso a movimentação seja feita
individualmente, por processo, servidor deverá digitar o número do processo no
campo "Digite o processo procurado". De posse do processo físico, se dá a sua
contagem e confirmação, com a marcação do campo CONFIRMAR. Ao confirmar
a existência do processo, a linha será preenchida pela cor verde e o campo
CONFIRMAR é alterado passando a ter a denominação de CONFIRMADO.
6.2.4. - Ao optar no menu por CONFIRMAR/DESCONFIRMAR -PROCESSO POR
NÚMERO, o servidor poderá validar individualmente a existência do processo
físico no acervo ou desconfirmá-lo. A opção de desconfirmação deverá ocorrer
quando for identificado que a confirmação da existência física do processo fora
feita indevidamente.
6.2.5. - Ao optar no menu por DESCONFIRMAR PROCESSO, será apresentado
um relatório com os dados de TODOS OS PROCESSOS JÁ CONFIRMADOS
DURANTE A CONTAGEM: Processo, Localização, Classe, Data de Abertura e Data
da última movimentação (conforme abaixo). O servidor poderá optar por
ordenar os processos por qualquer um dos parâmetros acima (exemplo: se
optar por ordenar processos por localização, os processos serão ordenados por
ordem crescente de estante, prateleira e caixa). Caso a movimentação seja feita
individualmente por processo, o servidor deverá digitar o número do processo no
campo "Processo". Ao identificar que a confirmação feita anteriormente é
indevida, o servidor poderá desconfirmá-lo clicando no campo DESCONFIRMAR.
6.2.6. - Processos em carga - Após a validação de todos os processos físicos, os
servidores deverão iniciar a validação dos processos que se encontram em carga
e avaliar todos os processos, devendo proceder a sua confirmação quando
seguro de que o processo efetivamente está em carga.
6.2.7. - Por fim, ao concluir a validação de todos os processos (processos
encontrados fisicamente no Cartório e processos efetivamente em carga), por
cautela, recomenda-se a impressão do relatório de processos não confirmados,
para que, com base neste relatório, os processos sejam consultados
individualmente, e, se confirmada a sua existência, apesar da realização de
todas etapas pretéritas, proceda a sua confirmação.
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
Contagem nos Juizados Especiais
Código CGJ.002
Folha
5 de 5
Versão
1
6.2.8. - Após a derradeira conferência, o(a) Secretário(a) ou Servidor
Responsável, deverá lançar na relação em papel extraída do sistema SAIPRO,
para arquivamento em cartório, certidão de que os processos confirmados são
os únicos com registro na Vara/Unidade, conforme DECRETO JUDICIÁRIO nº
153 de 29 de abril de 2010.
6.2.9 - Concluídos os trabalhos, deverá ser lavrada a Ata de Contagem,
contendo informações atinentes à evolução do Cartório/Secretaria após a
última Contagem, irregularidades acaso ainda existentes, além das
observações, considerações e determinações do Magistrado responsável.
6.2.9. - Deverá ainda ser encaminhado à Presidência, por meio da
Assessoria Especial II – Assuntos Institucionais, com cópia para a
Coordenação dos Juizados – COJE, em 48 horas após o término dos
trabalhos, certidão de contagem e confirmação dos processos físicos,
contendo:
a-total de processos ativos no sistema SAIPRO;
b-total de processos confirmados; e
c-total de processos não confirmados.
7 - Observações:
a) Após a confirmação da existência do processo no acervo, os processos não
poderão sofrer qualquer tipo de movimentação no Sistema e as caixas deverão
ser lacradas e somente abertas após o término da Contagem;
b) após todos os processos serem acondicionados nas caixas, as unidades deverão
verificar em todos os espaços (gavetas, armários, mesas de apoio, etc) se existem
processos que não passaram pela Contagem. A sua incidência deverá ser tratada e
confirmada antes do término da Contagem e
c) para economizar papel e toner, cada Unidade deverá imprimir somente a lista
correspondente ao seu acervo.