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Aplicações de gestão administrativa
No funcionamento de uma empresa há diversos factores importantes para o seu
sucesso.
Neste caso específico, vou exemplificar as melhores opções de gestão administrativa
para uma empresa de Design gráfica e Web design.
Nesta área de negócio são necessários uma série de requisitos importantes para o seu
bom funcionamento.
Como estamos a falar de uma empresa que trabalha essencialmente com imagem, é
muito importante o hardware e o software ser o mais adequado para esse fim.
Se falarmos de uma empresa com um bom fundo de investimento, a utilização de
hardware e software da Macintosh (Apple), será sem sombra de dúvidas o mais
indicado, pois é na classe informática, o tipo de equipamento e software com um nível
de erro mais baixo e de alto rendimento.
A Macintosh tem desenvolvido hardware, software de base e de
aplicação, assim como um sistema operativo muito fiável e muito
intuitivo em termos de utilização, tornando-se muito prático para quem
possa ter algumas dificuldades de utilização.
A organização de dados numa empresa deste género é super importante para o seu
rendimento. É necessário haver um computador mãe que funcione em rede com todos
os outros, com uma base de dados de imagens, clientes, trabalhos adjudicados,
trabalhos executados etc…
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Este computador pode ter as seguintes características:
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Processador Intel Xeon E5420 2.50GHz
Disco – 1TB
Memória 6GB
Sistema Operativo (Ex: Win XP Home/Win XP Prof)
Software – Microsoft Office ou o Open Office (Gratuito) – AVG antivírus
(gratuito).
Rato
Teclado
Monitor LCD , Samsung 21´
Unidade óptica (Ex: DVD, DVD-RW)
São alguns exemplos para uma boa máquina principal a ter no escritório. No caso
desta empresa, é necessário ter também discos externos, para armazenamento das
imagens, pois são milhares que são necessárias para ir tirando ideias e para utilizar.
O funcionamento dentro da empresa em rede é super importante para a dinamização
das várias fases de um projecto, evitando assim recorrer ao uso de pen ou cd para
passarmos os dados de um computador para o outro, assim como, a impressora, a
utilização de uma impressora em rede é super importante, pois minimiza custos e
existe um maior controlo de despesas extras.
Uma empresa que trabalhe nesta área deve utilizar o Outlook, pois é uma ferramenta
de alto rendimento para que todos possam estar actualizados no escritório e para que
possam gerir as suas contas de correio electrónico de uma forma mais rápida e
intuitiva.
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A organização entre todos os funcionários em rede é uma maisvalia para a empresa e para uma boa gestão de base de dados
adquiridos à medida que os trabalhos vão ser executados. A
organização de uma base de dados de uma empresa deste
género, funciona de uma forma diferente, pois não é utilizado nenhum programa de
base de dados, mas sim uma organização cuidada de pastas bem organizadas e
identificadas para que sejam de fácil acesso, principalmente no caso das imagens, que
necessita que estejam identificadas por temas.
A contabilidade de uma empresa destas e com aspirações
ambiciosas, deve ser gerida por uma empresa com um
gestor de contas, para que tudo seja controlado de forma
segura e sem erros. Neste caso, a empresa que faz a contabilidade utiliza o software
Primavera, que é um software fiável e eficiente para as empresas mais exigentes.
Nos dias que correm, é importante ter cuidado com excessos de custos, e deve tentar
fazer-se a gestão de todo o hardware e software de uma forma consciente, mas tendo
em conta sempre as necessidades principais da empresa.
Neste caso há pelo menos um software que é necessário adquirir, o
Photoshop.
Este software permite realizar todo o tipo de trabalho nesta empresa e é
de todos, não o mais barato, mas o mais completo. É um investimento válido e
rentável.
Numa análise final, basicamente os aspectos principais foram abordados neste texto
com base na organização de uma empresa que já existe e funciona muito bem na
qualidade de mercado que é exigida nos dias que correm e com a concorrência que
existe.
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