SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL NAS MICRO E

Universidade de Pernambuco
Faculdade de Ciência e Tecnologia de Caruaru
Bacharelado em Sistemas de Informação
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL
NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS:
Um estudo de caso no pólo industrial do
Agreste Setentrional de Pernambuco.
Trabalho de Graduação
Sistemas de Informação
José Saulo Arruda de Albuquerque
Orientador: Prof. Fernando Pontual de Souza Leão Júnior, PhD
JOSÉ SAULO A. DE ALBUQUERQUE
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL
NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS:
Um estudo de caso no pólo industrial do Agreste
Setentrional de Pernambuco.
Monografia apresentada como requisito parcial
para obtenção do diploma de Bacharel em
Sistemas de Informação pela Faculdade de
Ciência e Tecnologia de Caruaru –
Universidade de Pernambuco.
Caruaru
Dezembro de 2013.
Dedico a Deus, a minha família e
amigos.
AGRADECIMENTOS
Primeiramente agradeço a Deus, porque sem sua força e auxílio eu jamais
conseguiria nada em minha vida.
A minha família por todo apoio e dedicação neste momento em que finalizo
mais uma etapa da minha vida.
Agradeço ao Professor Fernando Pontual de Souza Leão Júnior pelo seu apoio
e disponibilidade durante toda a realização do trabalho.
A todos os meus amigos que sempre estavam apoiando, incentivando e
torcendo por mim durante todo esse processo.
E a todos as pessoas que de alguma forma contribuíram para a realização do
trabalho, meu sincero obrigado!
RESUMO
Este trabalho descreve sobre o importante papel da Tecnologia da Informação
no cenário atual que se encontram as organizações. Uma das ferramentas
oferecidas pela TI são os Sistemas de Informação, esses sistemas coletam,
armazenam e geram informações auxiliando as empresas nos seus processos
gerenciais. Os Sistemas de Informações Gerenciais, que tem como função dar
suporte as funções de planejamento, controle e organização e fornecendo
informações para o processo de tomada de decisões vêm sendo cada vez mais
utilizado pelos gestores das organizações de todos os setores e portes,
inclusive nas Micro e Pequenas Empresas. Com isto, o presente trabalho tem
como objetivo geral analisar a o impacto causado pelo uso dos Sistemas de
Informação Gerencial de acordo com a percepção dos gestores no pólo
industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco. Inicialmente, apresenta-se
um estudo bibliográfico para melhor entendimento do tema abordado. Em
seguida é apresentado um estudo de caso e uma pesquisa de campo que tem
como objetivo entender a utilização do SIG nas Micro e Pequenas Empresas,
podendo assim analisar o seu impacto. Nos resultados finais, é feita uma
análise detalhada da utilização do SIG nas Micro e Pequenas Empresas
baseando-se nos objetivos específicos, geral e na problemática central do
trabalho.
Palavras chaves: Tecnologia da Informação, Sistemas de Informação,
Sistemas de Informação Gerencial, Micro e Pequenas Empresas.
ABSTRACT
This paper describes the important role of information technology in the present
scenario that are organizations. One of the tools offered by IT are the
Information Systems These systems collect, store and generate information
assisting companies in their management processes. The Management
Information Systems, which is designed to support the functions of planning,
controlling and organizing and providing information to the process of decisionmaking are being increasingly used by managers of all sectors and sizes
organizations , including the Micro and Small Business . With this, the present
work has as main objective to analyze the impact caused by the use of
Management Information Systems in accordance with the perception of
managers in the industrial hub of Northern Wasteland of Pernambuco. Initially,
we present a bibliographic study for better understanding of the subject. Then a
case study and a research field that aims to understand the use of GIS in Micro
and Small Enterprises is displayed and can therefore analyze their impact. In
the final results, a detailed analysis of the use of GIS in Micro and Small
Enterprises based on specific, general objectives and main issue of the work is
done.
Keywords:
Information
Technology,
Information
Information Systems, Micro and Small Enterprises.
Systems,
Management
Sumário
1
Introdução .......................................................................................................... 14
1.1
Objetivos ..................................................................................................... 15
1.1.1 Objetivo Geral.............................................................................................. 15
1.1.2 Objetivos Específicos ................................................................................. 16
1.3
2
Justificativa ................................................................................................. 16
Fundamentação Teórica................................................................................... 17
2.1
Tecnologia da informação nas organizações .......................................... 18
2.1.1
2.2
Infraestrutura da tecnologia da informação ...................................... 19
Sistemas de Informação ............................................................................ 25
2.2.1
Sistemas de informação no ambiente organizacional ..................... 25
2.2.2
Sistemas de informação nos negócios ............................................. 29
2.3
Sistemas de Informação Gerencial .......................................................... 33
2.3.1 Sistemas de informações gerenciais nas organizações ...................... 35
2.3.2 Áreas funcionais dos sistemas de informações gerenciais ................. 39
2.3.3 Tipos de sistemas de informação gerencial.......................................... 40
2.3.4 Sistemas de informação gerencial nas micro e pequenas empresas do
Pólo Industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco ..................................... 43
3
Metodologia Científica ...................................................................................... 46
3.1
4
Natureza da pesquisa ................................................................................ 46
3.1.1
Quanto aos fins ....................................................................................... 46
3.1.2
Quanto aos meios .................................................................................. 46
3.1.3
Quanto a forma de abordagem ............................................................. 47
3.2
Amostra ....................................................................................................... 48
3.3
Definição do instrumento de coleta de dados ......................................... 48
Resultados ......................................................................................................... 50
5. Considerações Finais .......................................................................................... 61
5.1 Trabalhos futuros ............................................................................................... 63
6
Referências........................................................................................................ 64
7 Apêndice ................................................................................................................ 66
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Componentes da TI ...........................................................................19
Figura 2: Inter-relação de software ...................................................................22
Figura 3: Funcionamento do Data Warehouse .................................................23
Figura 4: Funcionamento de um Sistema de Informação .................................25
Figura 5: Dimensões de um Sistema de Informação ........................................28
Figura 6: Exemplo de um SPT ..........................................................................30
Figura 7: Esquema de um ERP ........................................................................31
Figura 8: Base de Dados SIG ...........................................................................34
Figura 9: Funcionamento de um SIG ................................................................36
LISTA DE QUADROS
Quadro 1: Aplicação do SIG .............................................................................34
Quadro 2: Utilização do SIG em Santa Cruz ....................................................54
Quadro 3: Utilização do SIG em Surubim .........................................................55
Quadro 4: Utilização do SIG em Toritama ........................................................56
Quadro 5: Utilização do SIG em Vertentes .......................................................57
Quadro 6: Comparação do nível de utilização do SIG ......................................58
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1: Gênero dos entrevistados ................................................................50
Gráfico 2: Faixa etária dos entrevistados .........................................................51
Gráfico 3: Grau de escolaridade .......................................................................51
Gráfico 4: Uso do SIG nas MPEs .....................................................................52
Gráfico 5: Importância do SIG nas MPEs .........................................................53
Gráfico 6: Importância dos relatórios disponibilizados pelo SIG .......................59
Gráfico 7: Uso do SIG na tomada de decisão ..................................................59
Gráfico 8: Satisfação das MPEs com a utilização do SIG ................................60
LISTA DE ABREVIATURAS
CRM – Sistema de Gestão de Relacionamento com o cliente
ERP – Sistema de Planejamento de Recursos
MPEs – Micro e Pequenas Empresas
SIG – Sistemas de Informação Gerencial
SPT – Sistema de Processamento de Transações
TI – Tecnologia da Informação
1
Introdução
Com o mercado exigindo cada vez mais, colocando as organizações
diante de um novo cenário de constantes mudanças, a Tecnologia da
Informação (TI) tem se tornado uma ferramenta que exerce um papel relevante
na estruturação desse novo cenário competitivo. Segundo Tapscott (1997), a
nova realidade provoca uma reorganização intensa na sociedade gerando
modificações nas organizações.
Nesse novo cenário de negócios, a informação tem se tornado o bem
mais precioso das organizações. A informação é o processo pelo qual a
empresa se informa sobre ela mesma e sobre seu ambiente, além de passar
informações dela ao ambiente externo (FREITAS e LESCA, 1992). Qualquer
atividade da empresa gera informação, e essa mesma precisa ser armazenada.
Com isso, a Tecnologia da Informação tem oferecido ferramentas
capazes de coletar, armazenar e disseminar informações dando suporte aos
gestores nas atividades administrativas da empresa chamadas Sistemas de
Informação. Segundo O’Brien (2001), Sistema de Informação é um grupo de
componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta
comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo
organizado de transformação.
Neste novo cenário vivenciado pelas organizações onde informação e
conhecimento fundem-se para tomar melhores decisões à respeito de
atividades e objetivos da empresa, a Tecnologia da Informação vem assumindo
o papel de gerir negócios como um todo. Vários tipos de sistemas, entre eles
os sistemas de informações gerenciais disponibilizam para a organização
informações essenciais para o processo de tomada de decisão e dão maior
suporte para que as funções de planejamento, controle e operação da
organização possam ser executadas eficazmente, fornecendo informações
sobre o passado, o presente e o futuro projetado sobre os efeitos relevantes
dentro e fora da organização, além de se apresentar como um elemento capaz
de propiciar a competitividade necessária à sobrevivência e crescimento das
organizações (OLIVEIRA, 2005). A administração dos recursos de materiais,
14
humanos e financeiros também pode ser realizada com mais rapidez e
precisão com a utilização da Tecnologia da Informação (DIAS, 1998).
As micro e pequenas empresas, segmento onde está a surgir novas
concorrentes frequentemente, também não ficaram de fora desse contexto. Os
administradores dessas empresas também têm ficado ligados em toda essa
mudança organizacional, e tem investido nas ferramentas que a tecnologia da
informação tem disponibilizado como apoio as suas atividades rotineiras,
utilizando inclusive os sistemas de informações gerenciais.
Novos
negócios
e
setores
surgem
enquanto
os
antigos
vão
desaparecendo, e as empresas que têm conseguido êxito são aquelas que
aprendem a usar da melhor maneira as novas tecnologias (LAUDON e
LAUDON, 2010).
O uso bem planejado da Tecnologia da Informação dará suporte aos três
principais papéis que os Sistemas de Informação exercem em uma
organização, são eles: a busca pela vantagem competitiva, apoio a tomada de
decisão gerencial e apoio às operações da empresa
Com isso, é necessário que os gestores reconheçam que diante dessa
nova realidade organizacional, o uso de novas tecnologias nas atividades da
empresa e a informação aliada ao conhecimento sendo tratada como recurso
estratégico é de grande importância para uma boa gestão nas organizações de
todos os portes e setores de atuação.
Sendo assim, têm-se como problemática do trabalho: Qual a percepção
dos gestores em relação ao impacto causado pelo uso de Sistemas de
Informação Gerencial no auxílio às atividades das empresas?
1.1
Objetivos
1.1.1 Objetivo Geral
O trabalho tem como objetivo geral: Analisar a percepção dos gestores
em relação ao impacto causado pelo uso de Sistemas de Informação Gerencial
nas atividades das MPEs do pólo industrial do Agreste Setentrional de
Pernambuco.
15
1.1.2 Objetivos Específicos
E como objetivos específicos:

Identificar os sistemas de informações gerenciais utilizados pela
empresa.

Definir a utilização dos sistemas de informações gerenciais na empresa.

Identificar o impacto causado pelo uso dos sistemas de informações
gerenciais nas micro e pequenas empresas na percepção dos gestores.
1.3
Justificativa
O uso de Sistemas de Informações Gerenciais nas organizações é uma
realidade no dia a dia das micro e pequenas empresas. Segundo Albertin
(2010), a Tecnologia da Informação está cada vez mais presente na sociedade
e nas organizações, seja pelas mudanças nas políticas ou pelas práticas
empresariais.
Considerando isso, é importante realizar o estudo do uso e do impacto
que os Sistemas de Informações Gerenciais têm trazido a esse novo cenário
que as micro e pequenas empresas tem se posicionado, servindo de base
teórica para futuros trabalhos feitos na mesma área de pesquisa.
A análise que visa conhecer como os Sistemas de Informações
Gerenciais estão sendo utilizados nas micro e pequenas empresas do pólo
industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco é importante, pois esta é
uma área onde novos empreendimentos estão a surgir a cada momento. Com
isso, o estudo foca em conhecer a percepção dos gestores das micro e
pequenas empresas dessa região analisando a utilização desses sistemas no
processo administrativo da empresa. O trabalho serve como incentivo e
exemplo para que os gestores das demais micro e pequenas empresas da
região percebam o diferencial que o uso dos sistemas de informações
gerenciais trazem param os empreendimentos e passem a utilizá-los em suas
atividades do dia a dia.
16
2
Fundamentação Teórica
O mundo vive em uma transição de cenários, onde a Era Industrial dá
vez a Era da Informação. Nesta era, a informação se torna um dos bem mais
preciosos nas organizações. Segundo Laudon e Laudon (1996), a evolução da
importância da informação nas organizações ocorreu da seguinte forma: na
década de 50, considerava-se a informação um requisito burocrático
necessário que colaborava para a redução dos custos do processamento de
muitos papéis; nas décadas 60 e 70, via-se a informação como um suporte aos
propósitos gerais da empresa que oferecia assistência no gerenciamento de
diversas atividades; a partir das décadas de 70 e 80, passou-se a compreender
a informação como um fator de controle e gerenciamento de toda a
organização que ajudava e acelerava os processos de tomada de decisão, já
na década de 90 até os dias atuais, passou-se a reconhecer a informação
como um recurso estratégico e uma fonte de vantagem competitiva para
garantir a sobrevivência da empresa.
Neste novo cenário mais complexo e menos previsível, onde a
informação é de suma importância, exige das empresas novas habilidades e
competências. Com isso, a Tecnologia da Informação entra neste cenário
exercendo
papel
importante
e
oferecendo
as
empresas
ferramentas
tecnológicas capazes de armazenar e gerar informações, os chamados
Sistemas de Informação. Segundo Pereira e Fonseca (1997, p. 239), “a
tecnologia da informação surgiu da necessidade de se estabelecer estratégias
e
instrumentos
de
captação,
organização,
interpretação
e
uso
das
informações”.
A gestão estratégica das informações, resultante da Tecnologia da
Informação é parte integrante de qualquer estrutura gerencial de sucesso. E a
junção de todos esses componentes da TI potencializa as empresas e
aumentam sua capacidade de se manter mais competitiva no cenário atual.
Segundo O’Brian (2002), um dos valores estratégicos da Tecnologia da
Informação é proporcionar melhorias importantes nos processos empresariais.
Os processos operacionais podem se tornar mais eficientes, e os processos
gerenciais da empresa mais eficazes.
17
2.1
Tecnologia da informação nas organizações
Até meados da década 80, a grande maioria das organizações tinha
suas informações armazenadas em documentos impressos, eram poucas as
que utilizavam computadores como apoio a suas atividades administrativas.
Em meados da década de 90 os computadores passaram a ser mais utilizados
nas
empresas,
dando
suporte
a
determinados
departamentos
nas
organizações, nesta época também começaram a serem utilizados os
disquetes guardando determinado fluxo de dados. No final da década de 90 as
empresas começaram a ter um departamento de informática, este ficava
responsável por tarefas como implantação de rede, manutenção de softwares e
suporte técnico. As empresas também começaram a utilizar e-mail e passaram
a ter seus sites. No início dos anos 2000 as organizações passaram a ter mais
especialistas que possuíam conhecimentos sólidos na área de informática. Nos
últimos anos disseminou-se o uso da internet e os sites das empresas
passaram a ter foco estratégico, os departamentos começaram a ser
interligados através de redes e sistemas integrados que armazenam e geram
informações, as empresas se preocupam cada vez mais em ter uma equipe
capaz de trazer melhorias com uso de novas tecnologias, com isso a
Tecnologia da Informação passa a ter um importante papel no auxílio às
atividades das organizações (TAKAHASHI, 2000).
O fluxo contínuo de inovações na Tecnologia da Informação, combinado
com as novas práticas empresariais e decisões gerenciais de alto padrão, está
transformando a maneira de se fazer negócios, a maneira de como as receitas
são geradas e a maneira de como os consumidores recebem os produtos e
serviços (LAUDON e LAUDON, 2007). Sendo assim, a disseminação do uso da
TI tem transformado o cenário atual das organizações, tornando-se, segundo
Moraes (2007), peça fundamental inclusive dos processos de distribuição,
transporte, comunicação, comércio e finanças.
Numa época em que as mudanças ocorrem em velocidade acelerada, é
indispensável que as pessoas que administram as organizações tenham
ferramentas que lhes permitam ter uma velocidade de resposta igual ou maior
àquela que existe à sua volta (MAÑAS, 2005). Nesse ambiente competitivo a TI
traz as empresas novas formas de relacionarem-se com os consumidores, os
18
fornecedores e a concorrência; auxiliando-as a sobreviverem e conquistarem
seu espaço em meio a este cenário. No âmbito empresarial a TI vem também
para redução de custos, inovação e diferenciação.
2.1.1 Infraestrutura da tecnologia da informação
Quando se dá abertura a uma nova empresa, o empresário precisa de
algumas ferramentas para administrá-la. Para Laudon e Laudon (2010, p. 104),
“as empresas contemporâneas exigem ampla variedade de equipamentos
computacionais, software e recursos de comunicação apenas para funcionar e
resolver problemas organizacionais básicos”.
Dessa forma, o administrador precisará de: computadores, sistema
operacional para cada computador, softwares para lidar com determinadas
atividades empresariais, uma rede para conectar todos os membros da
empresa e, possivelmente, clientes e fornecedores, assim como o acesso à
rede telefônica, a rede de telefones celulares e à Internet. De acordo com
Laudon e Laudon (2010, p. 104), “a infraestrutura de TI proporciona base, ou
plataforma, que sustenta todos os sistemas de informação da empresa”.
Atualmente, a infraestrutura da TI é formada pelos seguintes
componentes: hardware, software, tecnologia de gestão de dados, tecnologias
de redes e telecomunicações e serviços de tecnologias (LAUDON e LAUDON,
2010). Veja a figura a seguir.
Figura 1: Componentes da TI
Fonte: Laudon e Laudon (2007, pg. 102).
19
O hardware consiste dos equipamentos e acessórios tecnológicos. O
software é formado por programas que administram os recursos e atividades
do computador. No gerenciamento de dados, um software permite o
gerenciamento de dados e informações. A tecnologia da rede fica responsável
por conectar funcionários, clientes e fornecedores. Os serviços ficam
responsáveis por operar e gerenciar os outros elementos da infraestrutura de
TI.
Afirma Laudon e Laudon (2010, p. 106):
As empresas enfrentam muitos desafios e problemas que podem ser
resolvidos por computadores e sistemas de informação. Para serem
mais eficientes elas precisam encontrar o hardware mais adequado à
natureza do desafio, sem gastar demais ou de menos com tecnologia
.
Montar um sistema computacional completo não é uma tarefa fácil onde
apenas devem-se conectar dispositivos computacionais, na verdade vai bem
além. Para montar um sistema eficaz e eficiente, é necessário que os
componentes sejam selecionados e organizados com um entendimento do
equilíbrio inerente ao sistema como um todo em relação a custos, controle e
complexidade (STAIR e REYNOLDS, 2011). Por exemplo, a Car.com que em
2008 teve problemas por seus sistemas de informação não conseguirem
acompanhar a sua agressiva estratégia de negócios e expansão. Como eles
usavam diferentes tipos e versões de tecnologias, os profissionais de SI
passavam a maior parte do tempo tentando integrar esses sistemas, com isso
a gerência, levando em conta custos, controle e complexidade, viram que a
melhor solução para que os objetivos da organização fossem alcançados era a
substituição de toda a infraestrutura de TI da empresa.
Hardware
Nos componentes do hardware incluem-se todos os dispositivos físicos e
equipamentos no processamento de informações, não só os eletrônicos, mas
também todos os meios os quais serão registrados os dados (OLIVEIRA,
2003).
Um dos componentes do hardware massivamente utilizados nas
empresas são os computadores, que de acordo com Batista (2006) são
classificados conforme o seu porte em:
20

mainframe:
equipamentos
potentes
que
são
utilizados
para
processamento centralizado de rotinas comerciais;

minicomputadores: equipamentos de médio porte, muito utilizados em
fábricas e laboratórios;

computadores
pessoais
(PCs):
conhecidos
também
como
microcomputadores, são os responsáveis pela revolução da computação
descentralizada;

estações de trabalho (workstations): tem um grande potencial de
processamento gráfico e matemático;

supercomputadores: altamente sofisticados, utilizados para executar
tarefas de alta complexidade.
Vale lembrar que quando a empresa tem um grande número de
computadores
trabalhando
em
rede,
é
necessário
um
servidor.
Equipamentos deste tipo são otimizados para suportar uma rede de
computadores.
Além do hardware para o processamento dos dados, a empresa
precisará de tecnologias de armazenamento de entrada e saída de dados,
que são chamados dispositivos periféricos. Entre eles estão: teclado, mouse
do computador, tela sensível ao toque, reconhecimento óptico de
caracteres, entrada por caneta, entrada de áudio, sensores, scanner digital,
monitores, impressoras e saída de áudio. Incluso nessa categoria de
tecnologias de armazenamentos, as tecnologias de armazenamentos
secundários tem sido muito usadas como conseqüência da crescente
quantidade de dados que as empresas precisam armazenar. São eles:
discos magnéticos, CD-ROM, CD-RW, DVD, DVD-RW, fitas magnéticas e
redes de armazenamento de dados (LAUDON e LAUDON, 2010).
Software
O software oferece instruções detalhadas para dirigir o funcionamento
do computador, ou seja, para usar o hardware precisamos do software. O
conceito de software é dividido em dois tipos: software de sistema e software
aplicativo ou de aplicação. Estes são inter-relacionados e podem ser vistos
21
como duas caixas, uma dentro da outra, que estão em interação com as
demais (LAUDON e LAUDON, 2010).
Figura 2: Inter-relação de software
Fonte: Laudon e Laudon (2007, pg. 110).
De acordo com Stair e Reynolds (2011), os softwares de sistemas são
projetados para controlar as operações do hardware e diversos programas
através do sistema computacional. Um exemplo deste tipo de software é o
sistema operacional, que tem papel fundamental e central no funcionamento do
sistema computacional controlando o hardware. Os softwares de aplicação
ajudam os usuários a resolverem problemas específicos de computação para
atender as necessidades de indivíduos, um grupo ou uma empresa. Programas
que controlam estoques, completam pedido de vendas, fornecem informações
financeiras são exemplos de softwares de aplicação.
Atualmente, muitas empresas estão utilizando softwares que beneficiem
a organização como um todo. Resultante das constantes mudanças no
mercado, esses sistemas de informação integram dados de todos os
departamentos dando apoio à gerência na tomada de decisões.
Tecnologia de gestão de dados
Segundo Stair e Reynolds (2011, p. 159), “sem os dados e a capacidade
de processá-los, uma organização não seria capaz de completar com sucesso
a maior parte das atividades de negócios”. Todos os dados gerados na
organização precisam ser armazenados, de acordo com Batista (2006), um
22
banco de dados torna essa atividade possível, guardando os dados de todos os
departamentos da empresa. Afirma Laudon e Laudon (2010, p. 144), “um
banco de dados é um conjunto de arquivos relacionados entre si com registros
sobre pessoas, lugares ou coisas”.
Para manipular dados a partir de um banco de dados é necessário um
software específico chamado sistemas de gestão de banco de dados (DBMS –
database management system). Temos como exemplos de DBMS o Microsoft
Access, o Oracle, o DB2 e o Microsoft SQL (LAUDON e LAUDON, 2010).
De acordo com Batista (2006), os DBMS apresentam vantagens, como:

independência de dados;

redução da redundância e da inconsistência de dados;

complexidade reduzida;

facilidade de acesso.
Um banco de dados que vem sendo muito útil nas organizações é o
Data Warehouse. De acordo com Laudon e Laudon (2010), este tipo de banco
de dados armazena dados e históricos que servem para a tomada de decisão
em todos os setores da empresa. O Data Warehouse padroniza as informações
vindas de diferentes tipos de banco de dados de todos os setores da
organização, sendo assim as informações podem ser usadas para análise
gerencial de toda a empresa. Veja a figura abaixo que mostra o funcionamento
de um data warehouse:
Figura 3: Funcionamento do Data Warehouse
Fonte: Laudon e Laudon (2007, pg. 150).
23
Tecnologia de rede e telecomunicações
Atualmente, os membros das empresas usam computadores, e-mail,
celulares, entre outros, que estão todos conectados a rede. De acordo com
Laudon e Laudon (2010, p. 174), “se você é funcionário ou administrador de
uma empresa, não consegue fazer praticamente nada sem redes. Você precisa
comunicar-se rapidamente com clientes, fornecedores e funcionários”.
Afirma Laudon e Laudon (2010, p. 184):
A internet se tornou o sistema de comunicação público mais
abrangente. É também o maior exemplo de redes interconectadas e
computação cliente/servidor no mundo, conectando centenas de
milhares de redes individuais em todo o planeta.
Para atingir seus objetivos e sucesso desejado, as organizações
necessitam da rede de telecomunicações para ter acesso e manipulação das
informações com maior velocidade e facilidade. As redes de telecomunicações
são
formadas
basicamente
por
computadores,
processadores
de
comunicações e outros dispositivos interconectados por meios de comunicação
e controlados por softwares específicos (OLIVEIRA, 2003).
De acordo com Stair e Reynolds (2011), exemplos de tipos de meios de
comunicação utilizados nas empresas para interconexão dos aparelhos
utilizados são: cabo de par trançados, cabo coaxial, cabo de fibra ótica,
transmissão por microondas, transmissão celular e transmissão infravermelha.
Já como exemplo de dispositivos de telecomunicação que são classificados
como dispositivos de hardware que tornam possível a comunicação eletrônica
de maneira eficiente, temos: o modem, o multiplexador e as unidades
controladoras de comunicação.
A tecnologia sem fio é outra tendência muito utilizada nas empresas.
Esta tecnologia ajuda as empresas a entrar em contato com os clientes,
funcionários e fornecedores com mais facilidade, além de criar novos produtos,
serviços e canais de venda (LAUDON e LAUDON, 2010).
Serviços de tecnologia
As empresas precisam de pessoas para operar e gerenciar os outros
componentes da infraestrutura de TI, citados acima, e também para ensinar os
24
funcionários a usar essas tecnologias em suas atividades no dia a dia da
organização (LAUDON e LAUDON, 2010).
2.2
Sistemas de Informação
Sistemas de informação é um conjunto de componentes que realizam a
coleta, o processamento, o armazenamento e a distribuição de todas as
informações que tem como objetivo apoiar a tomada de decisões para ajudar
na coordenação e controle de uma organização (LAUDON e LAUDON, 2010).
Segundo Stair e Reynolds (2011), um sistema de informação pode ser
definido de diversas maneiras, um dos conceitos afirma que um SI é um
conjunto de elementos inter-relacionados que coletam, manipulam e geram
dados e informações, que são respectivamente, as atividades de entrada,
processamento e saída. A atividade de entrada é responsável por coletar os
dados, o processamento fica responsável pela transformação dos dados
coletados em informações úteis, na atividade de saída as informações úteis
são geradas em forma de documentos e relatórios. Nos sistemas de
informação também temos a atividade de realimentação que é considerada a
saída de dados usada para modificar a entrada ou as atividades em
processamento, por exemplo, erros ou problemas tornariam necessário corrigir
dados de entrada como também alterar um processo (STAIR e REYNOLDS,
2011).
Figura 4: Funcionamento de um Sistema de Informação
Fonte: Stair e Reynolds (2011, pg. 12 ).
2.2.1 Sistemas de informação no ambiente organizacional
Atualmente, grande parte das empresas tem um site registrado onde
milhões de usuários estão online e grande parte deles compram algo
25
diariamente ou buscam algum tipo de produto, isto significa, que é de suma
importância que as empresas estejam conectadas ao mundo da internet. Ao
mesmo tempo as cadeias de abastecimento estão se tornando cada vez mais
rápidas, ou seja, é preciso que as empresas gerenciem seus estoques em
tempo real, pois isso implica na redução dos custos e entrada de forma mais
rápida no mercado. É preciso também que as empresas estejam ligadas nas
mídias sociais, criando programas online de relacionamento com o cliente. O ecommerce e a publicidade na internet explodiram em 2009, e as receitas do
comércio eletrônico vêm se expandindo cada vez mais, com isso o
departamento de publicidade da empresa deve desenvolver táticas para
conseguir alcançar o consumidor baseado na Web. É, enfim, uma nova
maneira de fazer negócios, e se a empresa não incorpora essas novas
características é possível que seu negócio não seja tão eficiente quanto
poderia ser (LAUDON e LAUDON, 2010).
O que tem tornado os sistemas de informações tão essenciais e está
fazendo com que as empresas invistam tanto em tecnologias e sistemas de
informação, é a meta de alcançar alguns importantes objetivos organizacionais
que são:

Excelência operacional – com as empresas sempre visando melhorar
sua lucratividade, os administradores têm usado os sistemas de
informações para atingir uma melhor eficiência e melhores níveis de
produtividade.

Novos produtos, serviços e modelos de negócios – as empresas têm
usado os sistemas de informação como principal ferramenta para
criação de novos produtos e serviços, assim como modelos de negócios
completamente novos no mercado.

Relacionamento mais estreito com clientes e fornecedores – uma
empresa que conhece melhor seus clientes atende-os melhor e
consequentemente conseguem um melhor nível de satisfação deles. O
mesmo serve para os fornecedores, sendo melhor, quanto mais a
empresa está envolvida com o fornecedor. E os sistemas de informação
têm ajudado as organizações a conhecerem melhor seus clientes e
fornecedores.
26

Melhor tomada de decisões – os sistemas de informação têm fornecido
para os administradores das empresas dados de grande utilidade em
tempo real como suporte a tomada de decisões.

Vantagem competitiva – se a empresa conseguir realizar alguns desses
objetivos citados acima, provavelmente terá conseguido certa vantagem
competitiva.

Sobrevivência – um forte motivo para as empresas utilizaram sistemas
de informação é exatamente o fato de que eles se tornaram muito
importantes à prática de fazer negócio com as mudanças de cenário
competitivo atual (LAUDON e LAUDON, 2010).
Para Pereira e Fonseca (1997), os sistemas de informação vêm para dar
apoio a gestão, atuando como transportadores de informações que tem como
objetivo facilitar, agilizar e otimizar os processos nas organizações.
Portanto, os sistemas de informações permitem que as empresas
armazenem, coletem, organizem, recuperem e gerem informações. É notável
que o uso de sistemas de informação vem sendo cada vez mais disseminado
por todos os tipos e portes de empresas. Segundo Laudon e Laudon (1999, p.
26), “a razão mais forte pelas quais as empresas constroem os sistemas,
então, é para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança
no ambiente”.
Esses sistemas são desenvolvidos de acordo com a necessidade
específica de cada negócio, visando selecionar as informações estratégicas e
atividades críticas da empresa (BATISTA, 2006). Atualmente, os sistemas de
informação são utilizados em quase todas as empresas e campos como: a
indústria da aviação, as empresas de investimentos, os bancos, a indústria de
transporte, as editoras, as empresas de saúde, as companhias de varejo, as
companhias de serviços públicos e gerenciamento de energia, entre outras
(STAIR e REYNOLDS, 2011).
Segundo Laudon e Laudon (2010), um sistema de informação não
precisa só de computadores e programas, pois sozinhos eles não podem gerar
a informação que a empresa necessita. Mais do que isso, para se entender um
sistema de informação, é necessário compreender os problemas que ele irá
resolver, a sua arquitetura, o projeto e os processos organizacionais que vão
levar soluções aos problemas. Um sistemas de informação é composto por 3
27
dimensões, que precisam ser compreendidas, são elas: as organizações, as
pessoas e a tecnologia. Veja a figura a seguir.
Figura 5: Dimensões de um Sistema de Informação
Fonte: Laudon e Laudon (2007, pg. 11).
As organizações são formadas por uma estrutura com diferentes níveis e
especializações, com isso as empresas desenvolvem os sistemas de
informações, que devem ter entendimento sobre a história, estrutura e cultura
da mesma, visando atender seus diferentes níveis e especializações. Os
sistemas de informação também automatizam processos organizacionais,
como desenvolver um novo produto, preencher um pedido ou contratar um
novo funcionário. As pessoas são necessárias para que os sistemas de
informação possam ser desenvolvidos e mantidos de uma forma que as
informações sejam usadas da maneira correta para que os objetivos
organizacionais sejam atingidos. A tecnologia é composta por elementos já
citados anteriormente como hardware, software, tecnologia de armazenagem
de dados, tecnologia de comunicação e de redes que juntamente com as
pessoas necessárias para acioná-las e administrá-las dão suporte para o
desenvolvimento dos sistemas de informação (LAUDON e LAUDON, 2010).
Segundo Pereira e Fonseca (1997), os sistemas de informação devem
corresponder às seguintes expectativas: atender as reais necessidades dos
usuários, estar centrados no cliente e não no profissional que o criou, atender
ao
cliente
com prontidão,
apresentar custos compatíveis,
adaptar-se
28
constantemente às novas tecnologias de informação e estar alinhados com as
estratégias de negócios da empresa.
Apresentando esses requisitos, a empresa se sentirá confiante ao utilizar
o sistema nos processos gerenciais.
2.2.2 Sistemas de informação nos negócios
Os tipos de sistemas de informação mais usados no ambiente de
negócios das empresas são os sistemas de comércio eletrônico, sistemas de
processamento de transações, sistemas de planejamento de recursos
empresariais, sistemas de gestão do relacionamento com o cliente, sistemas
de apoio a decisões e sistemas de informações gerenciais (STAIR e
REYNOLDS, 2011).
Comércio eletrônico
Afirma Laudon e Laudon (2010), milhões de pessoas no planeta já
compraram alguma música pela internet ou já procuraram informações sobre
tênis ou outro produto antes de comprá-lo em uma loja de varejo. O comércio
eletrônico é uma atividade onde a Internet e a Web são usadas para a
realização de negócios. Essa atividade continua a se expandir e vem
transformando a maneira de como muitas empresas fazem seus negócios.
Para Stair e Reynolds (2011), o comércio eletrônico abrange qualquer
tipo de transação de negócios que são executadas eletronicamente envolvendo
duas partes, sejam de consumidor para negócio como de negócio para
negócio. Os usuários que utilizam as compras online como forma de adquirir
um novo produto, admiram a facilidade e a comodidade do comércio eletrônico,
pois eles podem evitar filas e fazer sua compra a qualquer momento de suas
próprias casas. Sendo assim essa atividade vem sendo bem disseminada entre
as organizações. O crescimento do comércio eletrônico é efeito do acesso
crescente à internet, confiabilidade do usuário, melhores sistemas de
pagamento, crescente segurança na internet, entre outros.
29
Esse crescimento está trazendo para as empresas muitas oportunidades
de negócio, oferecendo vantagem não apenas para grandes negócios mais
também para pequenos negócios, pois oferece a entrada mais fácil no mercado
global através da comercialização e venda global dos seus produtos e serviços
com baixos custos (STAIR e REYNOLDS, 2011).
Sistemas de processamento de transações
De acordo com Stair e Reynolds (2011), os sistemas de processamento
de transações são formados por pessoas, procedimentos, base de dados,
softwares e dispositivos que são usados para registrar transações de negócios.
Para entendimento desse sistema é preciso entender as operações e funções
básicas de negócios. O sistema de folha de pagamento foi um dos primeiros
sistemas de processamento de transações a ser computadorizado e usado nas
organizações, esse sistema tinha como saída básica os cheques do
pagamento dos funcionários.
Figura 6: Exemplo de um SPT
Fonte: Stair e Reynolds (2011, pg. 21).
Depois desses sistemas outros passaram a ser computadorizados e
usados nas empresas de todos os portes, como: processos rotineiros, pedido,
cobranças de clientes e controle de estoques. Atualmente, esses sistemas
passaram a ser vitais na maioria das organizações modernas (STAIR e
REYNOLDS, 2011).
30
Sistemas de planejamento de recursos empresariais
O sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP – enterprise
resource planning) é formado por um grupo de programas integrados que são
capazes de gerenciar as atividades vitais de uma organização.
A maioria
desses sistemas disponibiliza um software integrado para dar apoio às
atividades financeiras e de manufatura dos negócios da organização. Os
sistemas ERP além de executar os processos centrais de negócios, são
capazes de apoiar áreas adicionais de negócios nas empresas, como recursos
humanos, vendas e distribuição (STAIR e REYNOLDS, 2011). Veja a imagem a
seguir.
Figura 7: Esquema de um Sistema ERP
Fonte: Laudon e Laudon (2010, pg. 255).
Segundo Laudon e Laudon (2010, p. 255):
Eles se fundamentam em uma suíte de módulos de software e um
banco central comum. Esse banco de dados coleta dados das
diferentes divisões e dos departamentos da empresa, e de um grande
número de processos de negócios centrais nas áreas de produção e
manufatura, finanças e contabilidade, vendas, marketing e recursos
31
humanos, e torna-os disponíveis para aplicações utilizadas em
praticamente todas as atividades internas da organização.
Para Stair e Reynolds (2011), os benefícios que a implementação de um
sistema ERP traz a uma empresa envolvem:

simplificação da adoção de processos de trabalho melhorados;

e a melhoria no acesso no momento certo a dados para auxiliar a
tomada de decisões operacionais .
Sistemas de gestão do relacionamento com o cliente
Com as atuais mudanças no cenário de negócios, a vantagem
competitiva com o lançamento de um produto ou serviço inovador pode ter um
período curto de sucesso, com isso as empresas estão enxergando que
conhecer os seus clientes e ter um bom relacionamento com eles é a única
força competitiva duradoura. O sistema de gestão de relacionamento com o
cliente coleta e integra os dados dos clientes que são fornecidos pela
organização, consolidando e analisando todas essas informações (LAUDON e
LAUDON, 2010).
Com o uso desses sistemas nas empresas, os gerentes podem fazer
perguntas como: quem são os clientes mais fiéis? Quem são os clientes mais
lucrativos? O que os meus clientes desejam comprar? Através dessas
respostas os gerentes das empresas podem oferecer melhores serviços,
personalizar ofertas de acordo com o perfil de cada cliente e até conquistar
novos clientes (LAUDON e LAUDON, 2010).
Sistemas de apoio a decisões
Segundo Stair e Reynolds (2011), um sistema de apoio a decisões é um
grupo organizado formado por pessoas, procedimentos, software, bases de
dados e dispositivos que são usados como apoio as tomadas de decisões nas
organizações. Esse tipo de sistema que tem foco na eficácia da tomada de
decisões fornece assistência e dá apoio a todos os aspectos na tomada de
decisões em problemas específicos.
32
Para Laudon e Laudon (2010), um sistema de apoio a decisões oferece
apoio à análise dos problemas tanto estruturados quanto não estruturados em
uma empresa, e a sua capacidade de análise é baseada em um modelo ou
uma teoria bem fundamentada.
Em geral esses sistemas são utilizados quando o problema é complexo
e as informações que as organizações possuem para que se possa tomar a
melhor decisão é difícil de obter e usar, lembrando que esse sistema requer
avaliação do gerente. Um exemplo onde um sistema de apoio a decisões dá
assistência a um problema complexo é quando um fabricante de determinado
produto quer saber a melhor localização para construir uma nova fábrica
(STAIR e REYNOLDS, 2011).
2.3
Sistemas de Informação Gerencial
Segundo Stair e Reynolds (2011), um sistema de informação gerencial é
formado por um conjunto de pessoas, procedimentos, software, bases de
dados e dispositivos que são utilizados para disponibilizarem informações aos
gerentes das organizações e que dão suporte nas tomadas de decisões.
Afirma Laudon e Laudon (2010), os sistemas de informações gerenciais
dão apoio aos gerentes na administração do negócio fornecendo informações,
que são relatórios fixos com base nos dados retirados dos sistemas
subjacentes de processamento de transações. Já para Oliveira (1992), o
sistema de informação gerencial é um procedimento que transforma as
informações coletadas em dados que auxiliam a administração da empresa no
processo decisório.
Os sistemas de informações gerenciais tradicionais produziam relatórios
em papéis, já atualmente, os relatórios podem ser disponibilizados online
através de uma intranet (LAUDON e LAUDON, 2010). Os primeiros sistemas
de informações gerenciais foram criados na década de 60, e basicamente
usavam os sistemas com o objetivo de gerar relatórios de cunho gerencial
periodicamente.
Atualmente,
determinadas
empresas
geram
relatórios
gerenciais diariamente, como exemplo temos a empresa Foxwoods que utiliza
esses relatórios que são oferecidos para saber preferências de clientes
33
específicos como, por exemplo, se um cliente gosta de flores ou não na sala ou
se gosta de bebida nas mãos. Sendo assim, a organização pode satisfazer as
necessidades individuais dos seus clientes. Por causa do grande valor que os
sistemas de informações gerenciais tem tido para os gerentes, eles tem se
disseminado pelos diversos níveis de gerenciamento sempre focando a
eficiência operacional. Marketing, finanças, produção e outras diversas áreas
recebem o apoio desses sistemas. Os sistemas de informações gerenciais, em
geral, disponibilizam relatórios
capturadas
do
sistema
de
que
são gerados usando informações
processamento
de
transações
(STAIR
e
REYNOLDS, 2011). Veja a figura a seguir.
Figura 8: Base de Dados SIG
Fonte: Stair e Reynolds (2011, pg. 22).
Um exemplo típico de relatório gerado por um SIG é um relatório que
contém o resumo de vendas em cada um das mais importantes áreas de venda
da empresa. O SIG também gera relatórios de exceções, como por exemplo,
quando as vendas de uma determinada área ficam abaixo dos níveis que são
esperados. Vejamos agora como os sistemas de informações gerenciais têm
sido aplicado em algumas empresas ao redor do mundo.
Quadro 1: Aplicação do SIG
Organização
Aplicação SIG
California Pizza Kitchen
O Aplicativo Invetory Express memoriza os padrões
de pedidos e cada restaurante e a compara
quantidade de ingredientes usada por item do
cardápio
com
as
medidas
das
porções
34
preestabelecidas pela gerência. O sistema identifica
restaurantes que oferecem porções fora do padrão e
notifica seus gerentes para que tomem ações
corretivas.
PharMark
Um SIG por extranet identifica pacientes que
apresentam uso abusivo de medicamentos, o que
os colocaria sob risco de sofrer resultados adversos.
Black & Veatch
Um SIG por intranet acompanha o custo de
construção de seus vários projetos nos Estados
Unidos.
Taco Bell
O Sistema Taco (Total Automation of Company
Operations) fornece informações sobre o custo dos
alimentos, da mão de obra e os custos por período,
até determinada data, para cada restaurante.
Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2010).
2.3.1 Sistemas de informações gerenciais nas organizações
Os sistemas de informações gerenciais têm como principal objetivo
oferecer às empresas informações detalhadas das operações realizadas no
seu dia a dia que ajudem os administradores a controlarem, organizarem e
planejarem melhor e do modo mais eficiente as atividades operacionais da
organização, ou seja, esses sistemas vêm com o papel de oferecer as
informações certas à pessoa certa e na hora certa ajudando a empresa a
alcançar seus objetivos (Stair e Reynolds, 2011).
A figura abaixo descreve o papel de um sistema de informação gerencial
no fluxo de informação de uma organização, mostrando um sistema de
informação gerencial que passa por todos os níveis de uma organização sendo
eles administrativos e gerenciais, ou seja, esses sistemas podem dar suporte e
ser usados por todos os funcionários de uma organização. De acordo com
Oliveira (2002), esses sistemas são representados de subsistemas, que
visualizados integrados se tornam capazes de gerar informações que dão
suporte ao processo decisório.
35
Figura 9: Funcionamento de um SIG
Fonte: Stair e Reynolds (2011, pg. 372).
Sendo assim, o objetivo básico de um Sistema de Informação Gerencial
é auxiliar a empresas a alcançar seus desejos e metas, dando aos gerentes
informações sobre a empresa, de forma que eles possam planejar e controlar
com mais eficiência.
Entrada de dados em Sistema de Informação Gerencial
Segundo Stair e Reynolds (2011), a entrada de dados em um SIG é
proveniente de fatores internos e externos. As principais fontes de dados
internos são os sistemas de processamento transacional e os sistemas ERP.
Os sistemas de processamento transacional coletam e armazenam dados das
transações de negócios, e a cada transação esse sistema atualiza a base de
dados da empresa. E essa base de dados que é constantemente atualizada
36
constitui a fonte de dados mais importante em um sistema de informação
gerencial. Já em empresas que utilizam sistemas ERP, esses sistemas têm
bases de dados que também disponibilizam dados importantes para os
sistemas de informação gerencial. Nas fontes de dados externos podemos
englobar os clientes, fornecedores, concorrência e acionistas. Os sistemas de
informação gerencial coletam os dados brutos provenientes dessas fontes e o
transforma de forma que eles se tornem informações úteis para os
administradores e gerentes.
Saída de dados em Sistema de Informação Gerencial
Para Oliveira (2002), a saída das informações é o resultado do
processamento em que os dados são transformados e passam a ter utilidade
para auxiliar os gerentes e administradores.
Segundo Stair e Reynolds (2011), as saídas de grande parte das
informações desses sistemas são diversos tipos de relatórios, que se
classificam em:

Relatórios agendados: são gerados periodicamente (diária, semanal ou
mensalmente). Exemplo: um gerente pode agendar um relatório gerado
semanalmente que irá listar todos os gastos feitos pela empresa com a
folha de pagamento, visando ter o controle dos custos cometidos pelos
funcionários e pelo trabalho desenvolvido.

Relatórios sob demanda: são desenvolvidos com objetivo de fornecer
informações não padrões e são elaborados sob demanda. Exemplo: um
gerente pode querer saber em qual estágio da produção um
determinado produto se encontra, ou seja, um relatório sob demanda
que contenha informação poderia ser gerado.

Relatórios de exceções: são gerados automaticamente sempre que
acontece alguma situação fora do normal ou situação que requer a
atenção da administração da empresa. Exemplo: um gerente poderia
querer que um relatório fosse gerado toda vez que a quantidade de um
determinado item em estoque estiver abaixo ao equivalente em
unidades a quatro dias de venda do produto.
37

Relatórios detalhados: com este tipo de relatório é possível obter
informações em níveis de detalhe. Exemplo: primeiro os níveis mais
altos (por exemplo, um saco cheio de biscoito), depois os níveis mais
detalhados (por exemplo, um biscoito), e em seguida um nível muito
mais detalhado (os componentes que se fazem o biscoito).
Aspectos decisórios nos Sistemas de Informações Gerenciais
Para Oliveira (2005), quando se fala em decisão em uma organização é
importante levar em conta determinados aspectos para que se obtenha
sucesso. As seguintes fases são consideradas necessárias no processo
decisório: identificação do problema, análise do problema, estabelecimento de
soluções alternativas, análise e comparação das soluções alternativas, seleção
das alternativas mais adequadas, implantação da alternativa escolhida e
avaliação da alternativa escolhida.
As decisões são classificadas em decisões programadas, sendo
caracterizada pela rotina e tendo um procedimento padrão para ser executado
quando
necessário,
e
decisões
não
programadas,
caracterizando-se
basicamente pela novidade. Outro fator importante que deve ser levado em
conta quando se fala em decisão são os elementos decisórios, sendo eles: a
incerteza e os recursos (OLIVEIRA, 2005).
Características e Benefícios de um Sistema de Informação Gerencial
Afirma Stair e Reynolds (2011), dentre as funções desempenhadas
pelos sistemas de informações gerencias, estão:

Fornecem relatórios em formatos padronizados e fixos;

Produzem cópias em papel e cópias eletrônicas dos relatórios;

Utilizam os dados internos armazenados nos sistemas computacionais
da empresa;

Permitem que os usuários finais desenvolvam relatórios personalizados;

Transmitem os pedidos para a elaboração de novos relatórios à equipe
do departamento de sistemas.
38
Segundo Oliveira (2002), os sistemas de informação gerencial podem trazer
diversos benefícios para as empresas, entre eles:

Redução dos custos das operações;

Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais
precisos e rápidos, com menor esforço;

Melhoria na produtividade;

Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;

Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de
informações mais rápidas e precisas;

Estímulo de maior interação dos tomadores de decisão;

Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;

Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de
informações;

Redução do grau de centralização de decisões na empresa;

Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos
não previstos.
2.3.2 Áreas funcionais dos sistemas de informações gerenciais
De acordo com Oliveira (2005), os sistemas de informações gerenciais
são representados por um grupo de subsistemas que subdividem-se em
funções apropriadas e importantes para o funcionamento da organização e
armazenamento e processamento de informação, sendo eles:

Administração do marketing: envolve desenvolvimento dos produtos,
lançamentos dos produtos, estudo de mercados, forma de apresentação
do
produto,
embalagem,
distribuição,
promoção,
publicidade
e
propaganda, estudo e análise do preço.

Administração da produção: engloba a programação, controle e
processo produtivo, a qualidade do produto, manutenção.

Administração
financeira:
envolve
orçamentos,
programação
das
necessidades de recursos financeiros, projeções financeiras, análise de
mercado de capitais, captação de recursos financeiros, pagamentos,
39
controle de recebimento, registros, operações bancárias, gestão de
seguros e gestão contábil.

Administração de materiais: envolve programação e gestão das
necessidades de materiais e equipamentos, análise e controle de
estoques, orçamento de compras, seleção e cadastramento de
fornecedores, compra de materiais e equipamentos, contratação de
serviços e obras.

Administração de recursos humanos: programação de necessidade de
pessoal, pesquisa de recursos humanos, análise de mercado de
trabalho,
seleção,
recrutamento,
contratação,
treinamento,
movimentação de pessoal, cargos e salários, acompanhamento e
orçamento pessoal, relação com sindicatos, avaliação do desempenho,
folha de pagamento, gestão de benefícios pessoal, gestão de
obrigações sociais.

Administração
de
serviços:
engloba
gestão
de
transportes
(administração da frota de veículos) e gestão de serviço de apoio
(administração
dos
móveis,
manutenção,
conservação,
relações
públicas, limpeza, sistema de comunicação eletrônica).

Gestão empresarial: planejamento e controle empresarial, englobando o
acompanhamento de todas as atividades da empresa.
Sendo assim os dados que são coletados em todos esses subsistemas da
empresa são armazenados pelos mais variados tipos de sistemas de
informação gerencial e transformados em informações úteis através de
relatórios detalhados.
2.3.3 Tipos de sistemas de informação gerencial
A maioria das organizações são estruturadas de acordo com as áreas
funcionais, como: contabilidade, finanças, marketing, pessoal, pesquisa e
desenvolvimento, serviços jurídicos, administração de produção e sistemas de
informação. E o sistema de informação gerencial deve ser desenvolvido para
que produza relatórios adequados a cada uma das áreas funcionais (STAIR e
40
REYNOLDS, 2011). Veremos a seguir um pouco mais sobre alguns dos
exemplos de Sistemas de Informação Gerencial citados acima.
Sistemas de Informação Gerencial Financeiro
Para obter êxito, os administradores das empresas devem ficar por
dentro de todas as mudanças que ocorrem nesse cenário passando a
utilizando métodos tecnológicos e modernos que possibilite um melhor
planejamento nesse ambiente de grande competitividade (GROPPELLI;
NIKBAKHT, 2002).
De acordo com Stair e Reynolds (2011), um sistema de informação
gerencial financeira fornece informações financeiras ao conjunto de pessoas
que precisam tomar decisões nesta área diariamente. As principais funções
que desempenhadas são:

Junção de todas as informações financeiras e operacionais de diversas
fontes;

Fornece acesso aos dados de forma mais simples aos usuários da área
financeira e aos usuários fora dela;

Disponibiliza os dados financeiros em intervalos regulares e curtos,
possibilitando assim, análises ágeis;

Possibilita a análise de dados financeiros sob diversas dimensões,
como: tempo, espaço geográfico, cliente;

Analisa as atividades financeiras atuais e históricas;

Monitora e controla o emprego de recursos no tempo.
Sistemas de Informação Gerencial de Manufatura
Para Fernandes (1990), esse tipo de sistema teve como causa do seu
aparecimento as mudanças no cenário do mercado e as inovações
tecnológicas, sendo considerada a fábrica do futuro, têm como objetivo o alto
volume de produção.
Sendo revolucionada pelos avanços tecnológicos, a operações de
manufatura sofreram grandes melhorias. O uso dos sistemas de informação
41
gerencial de manufatura é ressaltado em todos os níveis dos processos de
manufatura, tendo foco voltado na melhoria da qualidade e da produtividade
(STAIR e REYNOLDS, 2011).
Sistemas de Informação Gerencial de Marketing
De acordo com Stair e Reynolds (2011), um sistema de informação
gerencial de marketing oferece apoio nas atividades de desenvolvimento de
produtos, distribuição, decisões de preços, eficiência promocional e previsão de
vendas. Todos os dados que são coletados e inseridos nesse sistema são
manipulados e transformados em relatórios com informações como, por
exemplo,
satisfação
do
cliente
que
quando
gerados
auxiliam
os
administradores de marketing a atingir suas metas e objetivos.
Atualmente, a ideia de que só com a utilização de sistemas de
informação gerencial de marketing é que serão fornecidos requisitos para
desempenho e controle das atividades de marketing, tem se tornado muito forte
(MATTAR, 1986).
Sistemas de Informação Gerencial Contábil
A contabilidade gerencial supre as necessidades dos administradores de
empresas no que diz respeito ao uso de informações contábeis para o
planejamento quanto a investimentos, estratégias, investimento tecnológico,
entre outros, que acarretem uma visão de futuro alinhada com as metas
estratégicas da organização (MIGIYAMA, 2003).
Segundo Stair e Reynolds (2011), um sistema de informação gerencial
contábil desempenha diversas atividades que tem como objetivo fornecer
informações integradas como: contas a pagar, contas a receber, folhas de
pagamentos, entre outras.
42
2.3.4 Sistemas de informação gerencial nas micro e pequenas empresas
do Pólo Industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco
No Brasil, o universo de MPEs representa 95% do total de
estabelecimentos industriais, 98% dos comerciais, e 99% dos estabelecimentos
do setor de serviços (SEBRAE, 2013).
O Estatuto da Micro e Pequena Empresa (Lei n° 9.841, de 5 de outubro
de 1999) considera microempresa aquela com faturamento bruto anual de até
R$ 433.755,14 e pequena com faturamento bruto anual de até R$ 2.133.222,00
(SEBRAE, 2013).
O Estado de Pernambuco reúne cerca de 11 mil indústrias de vários
segmentos que empregam quase 300 mil trabalhadores (SEBRAE, 2013).
Diversos fatores têm contribuído para o crescimento das MPEs, como: a
globalização, terceirização, empresas mais enxutas, todos incidindo sobre as
médias e grandes empresas que são forçadas a executar demissões para
atender os requisitos de competitividade e lucratividade. Sendo assim, as
MPEs absorvem a mão de obra que foi descartada pelas organizações
maiores, tanto em contratações quanto em aberturar de novas empresas, mas
para sobreviverem em meio ao atual cenário de negócios é preciso serem
competitivas e capazes de enfrentar a concorrência.
A utilização de sistemas de informação e hardwares adequados às
necessidades e finalidades desejadas são uma das condições básicas para a
obtenção do sucesso das MPEs em meio ao cenário atual. Mas para que o
impacto do uso da TI nas Micro e Pequenas Empresas seja positivo, é
necessário que a aquisição desses recursos seja planejada e que os
proprietários das empresas e os principais usuários, tenham conhecimento das
mudanças de processos necessárias, assim como as potencialidades e
limitações existentes das tecnologias e das pessoas envolvidas. A TI nas MPEs
pode proporcionar o enxugamento da empresa através da modernização do
processo de arquivamento de papéis, fichas, pastas, folhetos, dentre outros
documentos; eliminação das atividades burocráticas que podem ser feitas
facilmente no computador; aumento da agilidade, segurança, integridade e
exatidão das informações levantadas; redução dos custos em todos os setores
envolvidos; aperfeiçoamento da administração geral da empresa, do marketing,
43
do planejamento e controle da produção, das demonstrações financeiras, das
previsões orçamentárias, das análises de investimentos e de custos (SEBRAE,
2013).
É importante lembrar que as MPEs no país são heterogêneas quando
comparadas em relação a alguns fatores como a produtividade, faturamento,
lucratividade, ramo de atividade, tipo de gerenciamento, qualificação da mão de
obra, e uso de novas tecnologias, onde é possível encontrar empresas com
alto grau de desenvolvimento tecnológico.
A TI, quando implementada
corretamente e bem utilizada como ferramenta para a gestão da empresa,
propicia algumas vantagens, possibilitando ao gestor dos negócios uma análise
mais criteriosa do relacionamento com os consumidores, que pode conduzir a
uma estratégia de marketing e de vendas mais eficientes, tendo como
consequência a possibilidade do aumento na frequência e no volume das
vendas. Além disso, uma análise mais detalhada dos produtos mais procurados
e adquiridos pelos consumidores, aliada a um controle eficiente dos estoques,
pode reduzir drasticamente a quantidade de estoque dessas empresas, tendo
como consequência uma otimização do montante financeiro disponibilizado
como capital de giro. Para tanto, é essencial a utilização de sistemas
integrados de gestão, que tornam possível a administração compartilhada de
parte, ou de toda a empresa (SEBRAE, 2013).
Recentemente esta área tem sido estudada por muitos pesquisadores,
Porto e Bandeira (2006), analisaram o planejamento, desenvolvimento,
implantação e a essencialidade da integração entre os sistemas de
informações gerenciais e os demais sistemas existentes nas organizações.
Sendo assim, notaram que quando relevantes, as informações provocam a
correta implementação das estratégias nas organizações, auxiliando estas a
alcançarem suas metas e seus objetivos.
No estudo de Hoffmann et al. (2012), descreveu-se os sistemas de
informação gerencial informando a importância que a utilização desta
ferramenta possui no processo de gestão, sendo classificado como um sistema
de grande valor para as empresas que desejam ser competitivas na era da
globalização e da informação, além de ser responsável por dar suporte aos
gestores na tomada de decisões mais assertiva e eficaz.
44
Já no trabalho de Mendes e Filho (2007), descreve sobre aquisição de
sistemas adequados às características das pequenas e médias empresas
(PME). O estudo relata as etapas da adoção do sistema e foca na necessidade
de avaliar as adequações e impactos na mudança da organização.
Portanto, partindo deste contexto, o uso de ferramentas de TI, como os
Sistemas de Informação Gerencial, vem sendo disseminado nas MPEs de
todas as regiões do país assim como no Agreste Setentrional Pernambucano.
45
3
Metodologia Científica
Este capítulo tem como objetivo mostrar de que forma foi realizada a
pesquisa, para poder alcançar os objetivos específicos e consequentemente o
objetivo geral do presente trabalho.
3.1
Natureza da pesquisa
A natureza da pesquisa pode ser classificada quanto aos fins, quanto
aos meios e quanto a forma de abordagem.
3.1.1 Quanto aos fins
Este trabalho tem como objetivo realizar um estudo de caso a respeito
do impacto causado pela utilização dos sistemas de informações gerenciais
das micro e pequenas empresas do pólo industrial de 4 cidades no Agreste
Setentrional Pernambucano, sendo elas Santa Cruz do Capibaribe, Surubim,
Toritama e Vertentes. Assim, realizando um estudo e análise, visando conhecer
a percepção dos gestores em relação a utilização dessa ferramenta. Partindo
desta premissa, a pesquisa possui caráter descritivo, como afirma Vergara
(2000, p.47), “a pesquisa descritiva expõe as características de determinada
população ou fenômeno, estabelece correlações entre variáveis e define sua
natureza”.
Sendo também de caráter exploratório, segundo Gil (2008), o
objetivo de uma pesquisa exploratória é familiarizar-se com um assunto ainda
pouco conhecido, pouco explorado. Ao final de uma pesquisa exploratória,
você acaba por conhecer mais sobre aquele assunto, e está apto a construir
hipóteses.
3.1.2 Quanto aos meios
Este trabalho foi realizado partindo de três premissas, sendo elas:
pesquisa bibliográfica, pesquisa de campo e o estudo de caso. Logo de início,
46
foi realizada uma pesquisa bibliográfica, na qual foram abordados vários temas
como a Tecnologia da Informação, os Sistemas de Informação até chegar aos
Sistemas de Informações Gerenciais.
Esclarece Vergara (2000, p. 48):
Uma pesquisa bibliográfica é o estudo sistematizado desenvolvido
com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes
eletrônicas, isto é, material acessível ao público em geral. Fornece
instrumental analítico para qualquer outro tipo de pesquisa.
Desta maneira, foram realizadas pesquisas em diversos livros como
Laudon, Stair e Reynolds, Oliveira, entre outros, objetivando deixar mais claro
possível o assunto abordado no presente trabalho.
Em seguida, houve uma pesquisa de campo nas micro e pequenas
empresas das cidades de Santa Cruz do Capibaribe, Surubim, Toritama e
Vertentes, a fim de aplicar o questionário semi estruturado com o objetivo de
coletar dados a respeito da percepção dos gestores com a utilização dos
sistemas de informações gerenciais nas empresas. Afirma Fonseca (2002), a
pesquisa de campo caracteriza-se pelas investigações em que, além da
pesquisa bibliográfica, se realiza coleta de dados junto a pessoas, com o
recurso de diferentes tipos de pesquisa.
Por fim, o trabalho também é caracterizado como um estudo de caso, Gil
(2007, p.54) afirma que:
Um estudo de caso pode ser caracterizado como um estudo de uma
entidade bem definida como um programa, uma instituição, um
sistema educativo, uma pessoa, ou uma unidade social. Visa
conhecer em profundidade o como e o porquê de uma determinada
situação que se supõe ser única em muitos aspectos, procurando
descobrir o que há nela de mais essencial e característico.
O objeto de estudo deste trabalho são as micro e pequenas empresas
do Agreste Setentrional de Pernambuco, desta maneira, caracterizando-se uma
área específica e bem definida, características de um estudo de caso.
3.1.3 Quanto a forma de abordagem
Este trabalho por ser descritivo e utilizar um questionário semi
estruturado para a coleta de dados, apresenta uma forma de abordagem
quantitativa e qualitativa. Esclarece Fonseca (2002, p. 20):
Diferentemente da pesquisa qualitativa, os resultados da pesquisa
quantitativa podem ser quantificados. Como as amostras geralmente
47
são grandes e consideradas representativas da população, os
resultados são tomados como se constituíssem um retrato real de
toda a população alvo da pesquisa. A pesquisa quantitativa se centra
na objetividade. Influenciada pelo positivismo, considera que a
realidade só pode ser compreendida com base na análise de dados
brutos, recolhidos com o auxílio de instrumentos padronizados e
neutros. A pesquisa quantitativa recorre à linguagem matemática para
descrever as causas de um fenômeno, as relações entre variáveis,
etc. A utilização conjunta da pesquisa qualitativa e quantitativa
permite recolher mais informações do que se poderia conseguir
isoladamente.
Segundo Deslauriers (1991), na pesquisa qualitativa, o cientista é ao mesmo
tempo o sujeito e o objeto de suas pesquisas. O desenvolvimento da pesquisa
é imprevisível. O conhecimento do pesquisador é parcial e limitado. O objetivo
da amostra é de produzir informações aprofundadas e ilustrativas: sejam elas
pequenas ou grande, o que importa é que elas sejam capaz de produzir novas
informações.
3.2
Amostra
Para a realização desta pesquisa utiliza-se a técnica de amostra não
probabilística, por se tratar de uma pesquisa do qual os resultados têm como
características mostrar tendências, analisando o impacto dos sistemas de
informações gerenciais nas empresas pela percepção dos gestores. Para
Levine et al. (2008, p. 218), “em uma amostra não probabilística você seleciona
os itens ou indivíduos sem conhecer suas respectivas probabilidades de
seleção”.
A pesquisa foi realizada em empresas de 4 cidades de diferentes portes
do Agreste Setentrional de Pernambuco, são elas: Santa Cruz do Capibaribe,
Surubim, Toritama e Vertentes.
3.3
Definição do instrumento de coleta de dados
Foi realizado um questionário semi-estruturado como instrumento de
coleta de dados. Afirma Macedo et al. (2005), este tipo de questionário
apresenta questões de diferentes tipos, contendo respostas abertas e
respostas fechadas.
48
O questionário contém perguntas objetivas e discursivas para conhecer
a visão dos empresários das micro e pequenas empresas em relação ao uso
de Sistemas de Informações Gerenciais. Com os dados recolhidos pelo
questionário semi-estruturado criou-se uma escala para o nível de utilização
dos Sistemas de Informação Gerencial nas Micro e Pequenas Empresas,
sendo classificadas nos seguintes níveis: bom, regular, fraco e inexistente.
49
4
Resultados
A utilização dos Sistemas de Informações Gerenciais tem se tornado um
fator de grande relevância que além de garantir vantagem no cenário
competitivo em que o mercado se encontra trazem outros diversos benefícios
para as empresas que os utilizam.
Baseando-se nesse contexto, o presente trabalho realizou uma pesquisa
de campo nas MPEs de quatro cidades do pólo industrial do Agreste
Setentrional de Pernambuco, sendo elas: Santa Cruz do Capibaribe, Surubim,
Toritama e Vertentes. Foi aplicado um questionário semi estruturado que tinha
a finalidade de identificar o impacto causado pelo uso dos Sistemas de
Informação Gerencial nas MPEs de acordo com a percepção dos gestores e
assim obtendo como resultado final.
De início, o questionário abordou informações importantes sobre os
gestores entrevistados. Começando pelo gênero, cerca de 66% dos
entrevistado eram do gênero masculino (Ver gráfico 1).
Gráfico 1: Gênero dos entrevistados.
Masculino
33,33%
66,67%
Feminino
Fonte: Próprio autor.
O Gráfico 2 demonstra que a maioria dos gestores entrevistados
possuíam idade que varia entre 33 à 40 anos, sendo assim, o mercado nesta
região mostra a importância em ter gestores mais experientes administrando
seus negócios.
50
Gráfico 2: Faixa etária dos entrevistados.
45,0%
40,0%
35,0%
30,0%
25,0%
20,0%
15,0%
10,0%
5,0%
0,0%
41,67%
25,00%
16,67%
16,67%
De 18 a 25 Anos De 26 a 32 Anos De 33 a 40 Anos
Acima de 40
Anos
Fonte: Próprio autor.
Quando questionados à respeito da escolaridade, percebe-se que a
maioria dos entrevistados (cerca de 58%) não possuem o Ensino Superior,
notou-se também que a maioria dos entrevistados que possuem Ensino
Superior incompleto são os gestores mais jovens, na faixa de 18 a 25 anos,
que afirmaram estarem com o Ensino Superior em andamento. Percebeu-se
que boa parte dos gestores obtém apenas o Ensino Médio, porém, notou-se
que estes são os que são responsáveis pelas micro empresas sendo menores
e mais simples, 41% dos gestores possuem especialização, sendo assim 25%
possuem Ensino Superior, e cerca de 16% possuem Pós-Graduação (Ver
Gráfico 3).
Gráfico 3: Grau de escolaridade.
35,00%
33,33%
30,00%
25,00%
25,00%
25,00%
20,00%
16,67%
15,00%
10,00%
5,00%
0,00%
Ensino Médio
Ensino Superior Ensino Superior Pós-Graduação
Incompleto
Completo
Fonte: Próprio autor.
51
Após o término da primeira parte da entrevista, os gestores foram
questionados à respeito do impacto causado pelos Sistemas de Informação
Gerencial nas MPEs. A primeira questão a ser indagada tinha como finalidade
saber se a empresa possuía um Sistema de Informação Gerencial. Com isso
percebeu-se que 75% das MPEs possuíam o sistema, mostrando que no pólo
industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco obter estes sistemas em
suas empresas é um fator importante. Como afirma Stair e Reynolds (2011),
por causa do grande valor que os sistemas de informações gerenciais tem tido
para os gerentes, eles tem se disseminado cada vez mais nas empresas.
Gráfico 4: Uso do SIG nas MPEs
Fonte: Próprio autor.
Apesar de 25% das Micro e Pequenas Empresas não possuírem o
sistema, percebeu-se que quando os entrevistados dessas empresas e das
demais que utilizam foram indagados se acham importante ter um SIG, a
grande maioria responderam que consideram muito importante e o restante
considerando importante, assim como afirma Laudon e Laudon (2010), estes
sistemas têm se tornado essenciais fazendo com que as empresas invistam em
tecnologia.
Sendo assim, percebe-se que mesmo algumas MPEs não utilizando
esta ferramenta, estes gestores já perceberam que o uso desta é um fator
importante e provavelmente estarão dispostas a utilizá-la em breve.
52
Gráfico 5: Importância dos SIG nas MPEs.
Fonte: Próprio autor.
Em seguida, prosseguiu-se a entrevista com os 75% que utilizam os
Sistemas de Informação Gerencial em suas organizações. Os entrevistados
foram questionados sobre quais áreas das MPEs são englobadas pelo SIG e
de que maneira ele é utilizado. Veja a seguir um quadro contendo as
informações da utilização do SIG nas empresas de cada uma das cidades e os
benefícios trazidos por ele de acordo com o que foi citado segundo Oliveira
(2002).
As primeiras Micro e Pequenas Empresas a serem analisadas são as da
cidade de Santa Cruz, e logo em seguida, Surubim, Toritama e Vertentes,
respectivamente.
53
Quadro 2: Utilização do SIG em Santa Cruz do Capibaribe
Empresa
Empresa A
Uso do SIG
No setor administrativo, onde
são armazenadas informações
importantes que auxiliam à
gestão da organização e geram
relatórios que dão suporte a
tomada de decisões. No setor
financeiro e contábil, auxiliando
a
administração
destes
departamentos
e
gerando
relatórios detalhados.
Empresa B
No
setor
administrativo
armazenando
e
gerando
informações que são de grande
importância para a empresa. No
setor financeiro e no setor
contábil, gerando relatórios
importantes com relação a
vendas, contas à pagar/receber,
fluxo do caixa, entre outros. No
setor de produção, fornecendo
total
acompanhamento
da
produção e gerando relatórios.
Empresa C
No
setor
administrativo
armazenando e processando
informações para uso diário. No
setor de marketing, auxiliando
no desenvolvimento do produto
e
processando
relatórios
detalhados.
No
setor
de
produção, dando apoio ao
controle do processo produtivo
através de relatórios. No setor
financeiro
e
contábil,
armazenando
e
gerando
informações
em
relatórios
agendados.
Benefícios
Redução
dos
custos
das
operações. Melhoria no acesso às
informações,
proporcionando
relatórios mais precisos e rápidos,
com menor esforço. Melhoria na
tomada de decisões, por meio do
fornecimento de informações mais
rápidas e precisas. Estímulo de
maior interação dos tomadores de
decisão. Melhoria na estrutura
organizacional, para facilitar o fluxo
de informações.
Redução
dos
custos
das
operações. Melhoria no acesso às
informações,
proporcionando
relatórios mais precisos e rápidos,
com menor esforço. Melhoria na
produtividade.
Melhoria
nos
serviços realizados e oferecidos.
Melhoria na tomada de decisões,
por meio do fornecimento de
informações mais rápidas e
precisas. Estímulo de maior
interação dos tomadores de
decisão. Melhoria na estrutura
organizacional, para facilitar o fluxo
de informações.
Redução
dos
custos
das
operações. Melhoria no acesso às
informações,
proporcionando
relatórios mais precisos e rápidos,
com menor esforço. Melhoria na
produtividade.
Melhoria
nos
serviços realizados e oferecidos.
Melhoria na tomada de decisões,
por meio do fornecimento de
informações mais rápidas e
precisas. Estímulo de maior
interação dos tomadores de
decisão. Melhoria na estrutura
organizacional, para facilitar o fluxo
de informações. Melhoria na
adaptação da empresa para
enfrentar os acontecimentos não
previstos.
Fonte: Próprio autor.
Na cidade de Santa Cruz do Capibaribe, percebeu-se que os gestores
das Micro e Pequenas Empresas estão bem ligados no que anda acontecendo
no meio tecnológico, as organizações desta cidade que são classificadas como
54
pequenas empresas estão bem mais preocupadas com sistemas que as
mantenham à frente da concorrência, desta maneira, os Sistemas de
Informações Gerenciais são um dos elementos que elas vem utilizando para
automatizar diversos processos, armazenar dados, tomar decisões e obter
informações que auxiliam os gestores a administrar as empresas. Notou-se
também as MPEs usam os Sistemas de Informação Gerencial principalmente
nos setores administrativo, financeiro, contábil e produtivo.
Quadro 3: Utilização do SIG em Surubim
Empresa
Empresa D
Empresa E
Empresa F
Uso do SIG
No estoque, incluindo todo o
controle de entrada e saída de
produtos. No setor contábil,
informando sobre as contas a
receber/pagar.
No
setor
financeiro, informando fluxo do
caixa, gerando a emissão de
recibos e gerando relatórios de
vendas. No setor de produção,
acompanhando toda a ordem
produção da empresa e a
terceirização de produtos. Em
todo o setor administrativo
gerando relatórios que dão
suporte a tomada de decisão.
Em todo setor administrativo e
no setor financeiro da empresa,
gerando relatórios diários que
auxiliam na administração da
empresa e na tomada de
decisão.
No setor administrativo e
financeiro,
oferecendo
o
armazenamento de informações
necessárias
para
gerenciamento com eficácia e
facilitando na tomada de
decisão administrativa através
da geração de relatórios.
Benefícios
Redução
dos
custos
das
operações. Melhoria no acesso às
informações,
proporcionando
relatórios mais precisos e rápidos.
Melhoria na produtividade. Melhoria
nos
serviços
realizados
e
oferecidos. Melhoria na tomada de
decisões, por meio do fornecimento
de informações mais rápidas e
precisas. Melhoria na estrutura
organizacional, para facilitar o fluxo
de informações. Estímulo de maior
interação dos tomadores de
decisão.
Melhoria
no
acesso
às
informações,
proporcionando
relatórios mais precisos e rápidos,
com menor esforço. Melhoria na
tomada de decisões, por meio do
fornecimento de informações mais
rápidas e precisas. Melhoria na
estrutura
organizacional,
para
facilitar o fluxo de informações.
Estímulo de maior interação dos
tomadores de decisão.
Melhoria
no
acesso
às
informações,
proporcionando
relatórios mais precisos e rápidos,
com menor esforço. Melhoria na
tomada de decisões, por meio do
fornecimento de informações mais
rápidas e precisas. Estímulo de
maior interação dos tomadores de
decisão. Melhoria na estrutura
organizacional, para facilitar o fluxo
de informações.
Fonte: Próprio autor.
55
Em Surubim, constatou-se que os Sistemas de Informação Gerencial
também são de grande relevância no dia a dia das Micro e Pequenas
Empresas, porém, nesta cidade, a maioria das organizações preocupam-se em
utilizar
o
sistema
apenas nos setores administrativos e
financeiros,
provavelmente pelo fato de que 2 das organizações entrevistadas eram
classificadas como micro empresas. Assim, apenas uma delas, classificada
como pequena empresa, utiliza o sistema em outros setores, mesmo assim
todos os gestores entrevistados reconhecem a importância do SIG nas
atividades diárias e demonstram uma boa satisfação com o uso do mesmo.
Quadro 4: Utilização do SIG em Toritama
Empresa
Empresa G
Uso do SIG
Utilizado no setor administrativo,
no setor financeiro e no setor de
produção da empresa dando
suporte a várias atividades
nesses setores e gerando
relatórios.
Empresa H
Em todo o setor administrativo
armazenando informações que
auxiliam na gestão da empresa.
No setor contábil, informando
contas a receber/pagar, folhas
de pagamentos, entre outras.
No setor financeiro, gerando
relatório sobre
situações
financeiras.
No
setor
de
produção, acompanhando toda
a produção e gerando relatórios.
Empresa I
Não utiliza o sistema
Benefícios
Redução
dos
custos
das
operações. Melhoria no acesso às
informações,
proporcionando
relatórios mais precisos e rápidos,
com menor esforço. Melhoria na
produtividade.
Melhoria
nos
serviços realizados e oferecidos.
Melhoria na tomada de decisões,
por meio do fornecimento de
informações mais
rápidas e
precisas. Estímulo de maior
interação dos tomadores de
decisão. Melhoria na estrutura
organizacional, para facilitar o fluxo
de informações.
Redução
dos
custos
das
operações. Melhoria no acesso às
informações,
proporcionando
relatórios mais precisos e rápidos,
com menor esforço. Melhoria na
produtividade.
Melhoria
nos
serviços realizados e oferecidos.
Melhoria na tomada de decisões,
por meio do fornecimento de
informações
mais rápidas e
precisas. Estímulo de maior
interação dos tomadores de
decisão. Melhoria na estrutura
organizacional, para facilitar o fluxo
de informações. Melhoria na
adaptação da empresa para
enfrentar os acontecimentos não
previstos
-
Fonte: Próprio autor.
56
Na cidade de Toritama, uma das organizações, sendo classificada como
micro empresa, não possuía o Sistema de Informação Gerencial e o seu gestor
também desconhecia sobre o uso da ferramenta. O restante das organizações,
sendo pequenas empresas, reconhecem a importância da utilização do SIG no
atual cenário de negócios, vendo o sistema como uma forma de facilitar a
administração da empresa e se manter a frente da concorrência. Os Sistemas
de Informação Gerencial são utilizados nos setores administrativos, financeiros,
contábeis e principalmente no setor de produção nas MPEs da cidade de
Toritama.
Quadro 5: Utilização do SIG em Vertentes
Empresa
Empresa J
Empresa K
Empresa L
Uso do SIG
Não utiliza o sistema
Não utiliza o sistema
Em todo setor administrativo,
financeiro
e
contábil
automatizando processos e
gerando relatórios programados
que dão apoio na gestão da
empresa e na tomada de
decisões.
Benefícios
Melhoria
no
acesso
às
informações,
proporcionando
relatórios mais precisos e rápidos,
com menor esforço. Melhoria na
tomada de decisões, por meio do
fornecimento de informações mais
rápidas e precisas. Estímulo de
maior interação dos tomadores de
decisão. Melhoria na estrutura
organizacional, para facilitar o fluxo
de informações.
Fonte: Próprio autor.
Em Vertentes, notou-se o maior índice em desconhecimento da
utilização dos Sistemas de Informação Gerencial, os gestores das micro
empresas utilizam técnicas bem rudimentares nos processos de administração
da empresa, porém, mesmo não utilizando a ferramenta eles a consideram
importante para este atual cenário de negócios. Já e pequena empresa
reconhece o sistema e o utiliza no setor administrativo, no setor financeiro e no
setor contábil. Veja a seguir um quadro comparativo de todas as cidades
abordando o nível de utilização dos Sistemas de Informação Gerencial como:
inexistente, fraco, regular ou bom.
O quadro mostra que o melhor nível de utilização dos Sistemas de
Informações Gerenciais ocorre na cidade de Santa Cruz, notou-se que esse
fato aconteça devido à Santa Cruz ser um pólo industrial bem maior que as
57
outras cidades, além de ser sede de pequenas empresas mais bem
estruturadas, onde o nível de competição é também maior que nas outras
cidades, de acordo com a SENAI (2013), a cidade é a maior produtora de
confecções em Pernambuco.
O nível mais fraco de utilização se encontra na cidade de Vertentes, o
que deve estar relacionado diretamente ao fato de ser a menor cidade em
termos de população, sendo sede de micro empresas que utilizam técnicas
mais simples e onde a concorrência também é menor.
Quadro 6: Comparação do nível da utilização do SIG
Cidade
Santa Cruz
Santa Cruz
Santa Cruz
Surubim
Surubim
Surubim
Toritama
Toritama
Toritama
Vertentes
Vertentes
Vertentes
Empresa
Empresa A
Empresa B
Empresa C
Empresa D
Empresa E
Empresa F
Empresa G
Empresa H
Empresa I
Empresa J
Empresa K
Empresa L
Nível de utilização
Regular
Bom
Bom
Bom
Regular
Regular
Regular
Bom
Inexistente
Inexistente
Inexistente
Regular
Fonte: Próprio autor.
Após entender como os SIG vem sendo utilizados em cada um das
MPEs das quatro cidades selecionadas prosseguiu-se a entrevista, onde os
gestores foram questionados sobre a importância das informações que são
disponibilizadas pelos relatórios do SIG significam para a empresa .
Uma das funções mais importantes dos Sistemas de Informação
Gerencial é disponibilizar informações importantes à organização (STAIR e
REYNOLDS, 2011). E como mostra o gráfico a seguir (Gráfico 6),
aproximadamente 77% dos entrevistados consideram as informações geradas
pelos relatórios dos Sistemas de Informação Gerencial muito importante e os
outros aproximadamente 22% consideram importante, demonstrando que
essas informações realmente estão auxiliando os gestores na administração
das MPEs.
58
Gráfico 6: Importância dos relatórios disponibilizados pelo SIG
90,00%
80,00%
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
77,78%
22,22%
0,00%
0,00%
0,00%
Sem
Importância
Pouco
Importante
Mais ou
Menos
Importante
Importante
Muito
Importante
Fonte: Próprio autor.
Uma das perguntas mais importantes da entrevista foi a respeito do
processo de tomada de decisão. Como relatado no capítulo anterior, de acordo
com Stair e Reynolds (2011), os Sistemas de Informação Gerencial são
utilizados para disponibilizarem informações aos gerentes das organizações
que dão suporte nas tomadas de decisões. Sendo assim, os entrevistados
foram questionados sobre qual freqüência as informações geradas pelos SIG
são utilizadas no processo de tomada à decisão (Veja o gráfico 7).
Gráfico 7: Uso do SIG na tomada de decisão
50,00%
45,00%
40,00%
35,00%
30,00%
25,00%
20,00%
15,00%
10,00%
5,00%
0,00%
44,44%
33,33%
22,22%
0,00%
0,00%
Fonte: Próprio autor.
59
Como mostra o gráfico acima, percebeu-se que a maioria das MPEs
utilizam com uma boa frequência as informações processadas pelo sistema
para auxiliar os gestores nas tomadas de decisões, mas uma grande parcela,
sendo elas em maior parte micro empresas, ainda não usam as informações
para tomar decisões com tanta freqüência assim, demonstrando que os
Sistemas de Informação Gerencial não estão sendo usados exatamente como
deveriam por uma boa parte das MPEs. Notou-se também que as cerca de
22% que utilizam sempre as informações para dar suporte na tomada de
decisão são as pequenas empresas maiores, que contam com mais
ferramentas tecnológicas que as outras e que também usam os Sistemas de
Informação Gerencial em grande parte dos departamentos da organização.
Logo em seguida, os gestores foram abordados a respeito do grau de
satisfação que as Micro e Pequenas Empresas tem tido com os Sistemas de
Informação Gerencial. Assim, cerca de 55% declararam-se satisfeitos com a
utilização do SIG, já cerca de 45% declararam-se muito satisfeitos, mostrando
que o uso do sistema nas MPEs do pólo industrial do Agreste Setentrional
Pernambucano tem funcionado e auxiliado em diversas atividades nas
organizações gerando uma boa satisfação. Veja o gráfico a seguir.
Gráfico 8: Satisfação das MPEs com a utilização do SIG
60,00%
55,56%
50,00%
44,44%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
Muito
Insatisfeito Indiferente
Insatisfeito
Satisfeito
Muito
Satisfeito
Fonte: Próprio autor.
60
Por fim, os gestores foram questionados se obter os Sistemas de
Informações Gerenciais em uma Micro e Pequena Empresa é visto como uma
vantagem competitiva, com isso, todos os gestores tiveram a mesma opinião
respondendo que sim. Desta maneira, fica bem claro que a utilização do SIG
nas MPEs do pólo industrial do Agreste Setentrional de Pernambuco tem sido
visto
61
5.
Considerações Finais
Com o cenário de negócios ficando cada vez mais competitivo nos
últimos anos as empresas tem buscado maneiras de se manterem vivas em
meio a concorrência e surgimento de novos empreendimentos. Uma das
ferramentas que vem sendo utilizada pelas empresas para auxiliar no processo
de gestão das organizações são os Sistemas de Informação Gerencial.
Os Sistemas de Informação Gerencial tem como principal objetivo
fornecer aos gestores informações das operações realizadas diariamente na
empresa ajudando-os a controlarem, organizarem e planejarem de forma mais
eficaz os objetivos organizacionais, tornando-se assim uma grande estratégia
de apoio para as empresas.
Sendo assim, o presente trabalho propôs estudar o impacto da utilização
dos Sistemas de Informação Gerencial do Agreste Setentrional do estado
Pernambuco, região onde novos empreendimentos estão sempre a surgir.
Baseando-se neste contexto, o trabalho obteve como foco de estudo as Micro e
Pequenas Empresas do pólo industrial desta região obtendo resultados
interessantes.
Os Sistemas de Informação Gerencial são utilizados pela grande maioria
dos entrevistados, sendo visto como um elemento tecnológico de gestão que
auxilia a administração de vários setores da empresa, automatiza processos e
armazena e fornece informações que dão suporte ao processo de tomada de
decisão, assim como afirma Pereira e Fonseca (1997), os sistemas de
informação vêm para dar apoio a gestão, atuando como transportadores de
informações que tem como objetivo facilitar, agilizar e otimizar os processos
nas organizações.
. Apesar do principal objetivo do sistema ser apoiar o processo decisório,
foi constatado que grande parcela das empresas ainda não utilizam com tanta
freqüência as informações geradas pelos relatórios para tomar decisões, o que
faz com que não seja utilizado com frequência um dos principais benefícios
disponibilizados pelo sistema.
62
Foi
constatado
também
que
as
empresas
onde
o
nível
de
profissionalização do gestor é maior são aquelas onde os Sistemas de
Informação Gerencial são usadas de forma mais eficiente beneficiando a
organização e sendo utilizado em diversos departamentos. Em cidades de pólo
industrial maiores, como Santa Cruz do Capibaribe, as MPEs se preocupam
mais em utilizarem essa ferramenta tecnológica, sendo explicado pelo fato
dessa cidade apresentar um cenário de mercado mais competitivo que as
outras, assim como foi constatado que em Vertentes a utilização dos Sistemas
de Informação Gerencial se dá de forma mais simples pelo fato de possuir um
pólo industrial menor apresentando também uma menor concorrência.
Com tudo isso, podemos concluir que a utilização dos Sistemas de
Informação Gerencial tem se tornado uma realidade nas MPEs do Agreste
Setentrional de Pernambuco, onde grande parcela dos gestores das empresas
já o reconhece como uma ferramenta tecnológica de grande relevância que
armazenam e disponibilizam informações importantes que são usadas para
auxiliar o gerenciamento do dia a dia das organizações.
5.1 Trabalhos futuros
Para um futuro trabalho seria interessante direcionar o foco da pesquisa
para o nível de maturidade da utilização dos Sistemas de Informação Gerencial
nas Micro e Pequenas Empresas do Agreste Setentrional de Pernambuco.
Assim como também estudar o processo de implantação desses sistemas nas
empresas desta região.
Estes e outros trabalhos poderiam servir para a maior disseminação e
consolidação dos Sistemas de Informação Gerencial em outras Micro e
Pequenas empresas tanto do Agreste Setentrional como das demais regiões
do estado.
63
6
Referências
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sua Aplicação. 6 ª ed. São Paulo: Editora Atlas, 2010.
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Programas de Pós-Graduação em Administração 22., 1998. Foz do Iguaçu
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GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 5. ed. São Paulo:
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HOFFMANN, Rosa Cristina, et.al. A utilização estratégica dos sistemas de
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LAUDON, K; C.; LAUDON, J. P. . Management information systems:
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LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane Price. Sistemas de informação. 4. ed.
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LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane Price. Sistemas de informação
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65
7
Apêndice – Questionário aos Gestores
Informações da empresa
Quantidade de funcionários:
Cidade:
Informações do gerente
Gênero do Gestor: ( ) Masculino
( ) Feminino
Faixa etária: ( ) 18 a 25 ( ) 26 a 32 ( ) 33 a 40 ( ) acima de 40
Escolaridade: ( ) Ensino Médio ( ) Ensino Superior Incompleto (
)
Ensino
Superior Completo ( ) Pós-Graduação
Informações sobre o uso do sistema de informação gerencial
A empresa possui um sistema de informação gerencial?
( ) Sim
( ) Não
Qual a importância em ter um sistema de informação gerencial na empresa?
Sem
Pouco
Mais ou menos
Importância
Importante
Importante
( )1
( )2
( )3
Importante
Muito
Importante
( )4
( )5
Quais são as áreas da empresa que o sistema de informação gerencial
abrange? De que forma ele é utilizado na empresa?
Qual o grau de importância que as informações disponibilizadas pelos
relatórios do sistema de informação gerencial têm para a empresa?
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Sem
Pouco
Mais ou menos
Importância
Importante
Importante
( )1
( )2
( )3
Importante
Muito
Importante
( )4
( )5
Com que frequência a empresa utiliza as informações disponibilizadas pelo
sistema de informação gerencial no processo de tomada à decisão?
( ) Sempre ( ) Periodicamente ( ) Às vezes ( ) Raramente ( ) Nunca
Qual o grau de satisfação da empresa em relação ao uso do sistema de
informação gerencial?
Muito
Insatisfeita
( )1
Muito
Insatisfeita
( )2
Indiferente
( )3
Satisfeita
( )4
Satisfeita
( )5
A utilização do sistema de informação gerencial tem sido visto como uma
vantagem competitiva para a empresa?
( ) Sim
( ) Não
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