Gestão de Custos: Ferramenta Influente no Processo Decisório. Marciel Bezerra dos Santos Andréa Celi de Oliveira Silva RESUMO Com as mudanças e exigências do mercado os administradores buscam se diferenciar de seus concorrentes e a luta contra os gastos gerados por suas atividades é uma busca constante de melhorar a eficiência, reduzir a utilização dos recursos disponíveis e se sobressair entre os demais. É fato que muitos estudiosos vêem tentando definir a forma mais adequada de administrar seus custos e maximizar seus lucros. Alguns autores chegaram até a dividir os custos em custo contábil e custo gerencial, desta maneira o gerencial seria uma ferramenta para auxiliar nas decisões tomadas. Para um estudo dos gastos de uma empresa é preciso um conhecimento básico dos conceitos acerca do assunto, definir e classificar os gastos ocorridos em um período de tempo seja dentro ou fora da produção de bens ou na execução de serviço. Os gatos terão influencias diretas nas decisões a serem tomadas. A presente pesquisa apresenta os conceitos de custos bem como sua importância na tomada de decisão, com uma linguagem facilitada para quem está iniciando ou pretende iniciar o estudo dos gastos de uma empresa ou gerenciar esses gastos de forma a conhecê-los e apropriá-los. Nesse trabalho são apresentados conceitos dos principais métodos de custeio, a importância de se conhecer o básico de no mínimo três deles, Custeio por Absorção, Custeio Variável e Custeio Baseado em Atividades. Também os conceitos de margem de contribuição que é uma ferramenta para o conhecimento dos produtos da empresa. Através da classificação dos custos explanadas neste estudo, tem-se a visão ampla dos gastos ocorridos na organização para um controle eficiente. Deste modo dá-se inicio a um estudo que pode incentivar os administradores a darem maior importância à gestão de custo, fazendo ligações entre departamentos e usando as ferramentas mais apropriadas, Não descartando em uma decisão as possibilidades de antes de escolher testar as alternativas. Palavras-chave: Gestão de Custos, Tomada de Decisão, Métodos de Custeios. 1 INTRODUÇÃO Este estudo trata da relevância de uma gestão de custos e suas influências no processo decisório. Destaca a importância, inclui conceitos básicos sobre nomenclatura e classificação dos custos, define os principais métodos de custeios, difere os gastos conforme suas origens. Com uma linguagem simplificada já conhecida por quem estuda o assunto e envolvente para quem pretende estudar. O objetivo desta pesquisa consiste em abordar e pesquisar acerca dos métodos de custeio e da gestão de custos no processo decisório, bem como, expressar a importância de se administrar os custos; Conceituar e Classificar os custos relevantes na tomada de decisão; apresentar os métodos de custeios; distinguir os principais métodos de custeio. Ao demonstrar a importância e as influencias que uma boa gestão de custos causa nas empresas e que através de informações baseadas no conhecimento de seus gastos conseguem se diferenciar entre as demais. Essa leitura incentiva a um estudo mais aprofundado acerca do assunto, fazendo assim que se faça rotineira o uso de tais conceitos no âmbito empresarial e educacional, de forma simples e agradável ao leitor. Com o mercado mudando constantemente, tem-se a necessidade de pessoas que se antecipam aos problemas, a gestão de custos é uma ferramenta para que a empresa se diferencie de seus concorrentes. Por isso para o perfil dos novos profissionais se faz necessária à leitura de pesquisas que possam auxiliá-los para o conhecimento dos gastos incorridos nas organizações. Assim sendo este estudo pode lhes apresentar conceitos básicos sobre o assunto abrindo-lhes o caminho para novas leituras. Esta pesquisa também será usada como trabalho de conclusão do curso, acrescentando conhecimento e ampliando a visão do autor sobre os temas abordados. Deixando claro que o objetivo não é apresentar a melhor maneira de tomar uma decisão, mas sim o que levar em consideração antes de tomá-la, cabendo ao gestor definir, qual a atitude mais adequada para o momento. Assim sendo, essa leitura é útil para quem busca iniciar ou revisar os estudos acerca dos gastos e de suas derivações no âmbito administrativo e contábil. 2 2 CONCEITUANDO DECISÃO Para um entendimento sobre a influência dos custos no processo decisório será necessário conhecer o conceito básico de custo e decisão individualmente. Decidir nada mais é que escolher uma alternativa que depois de uma analise foi identificada como a melhor ou que é mais apropriada para a ocasião. Sobre a definição de decisão, Chiavenato (2004, p.277) destaca o seguinte: “Decisão é o processo de análise e escolha entre as alternativas disponíveis de cursos de ação que a pessoa deverá seguir”. Podemos entender que ao tomar uma decisão sempre se deixa uma alternativa por outra, a questão é: como saber qual a melhor? Através de um estudo aprofundado das alternativas é que se pode definir qual supostamente será a escolha mais adequada para sua empresa, já que depende do momento. Desse modo a todo tempo estamos tomando decisões, ou seja, fazendo escolhas, por exemplo, acorda cedo ou não, ir trabalhar ou fica em casa, são decisões em que verificamos os pontos negativos, positivos e interessantes e nem nos damos conta que o fazemos. Há uma divisão das perspectivas sobre os estudos da tomada de decisão sob a visão matemática, a saber: 1. 2. Perspectiva do processo. Concentra-se nas etapas da tomada de decisão. O objetivo é selecionar a melhor alternativa de decisão (...). Perspectiva do problema. Esta orientada para resolução de problema. A ênfase está na solução final do problema. CHIAVENATO (2006, p. 346) Grifo do Autor. Portanto, o tomador de decisão está o tempo todo envolvido em escolher e resolver as questões empresariais da organização. É necessário o conhecimento dos custos para uma decisão para que não haja precipitação onde custos que não irão ser alterados com a decisão possam ser levados em considerações da mesma forma que custos que sofrerão influências com o caminho tomado, não terem suas relevâncias expressas. Esses são os conceitos básicos de custos relevantes e irrelevantes onde os relevantes são aqueles que podem diminuir ou até desaparecer com a decisão e os irrelevantes são aqueles que independente de uma alternativa ou outra ele estará intacto não sofrendo mudança alguma. 2.1 ETAPAS DO PROCESSO DECISÓRIO Maximiano ao citar Herbet Simon (2008, p. 98), destaca a divisão do processo decisório em três fases, a saber: I - Intelecção ou prospecção: análise de um problema ou situação que requer solução. II - Concepção: criação de alternativas de solução para o problema ou situação. III- Decisão: julgamento e escolha de uma alternativa. Seguindo a definição do autor pode se entender que na primeira etapa é o momento em que se identifica uma situação que necessita de intervenção, ou seja, algo que pode ser considerado como um problema a ser resolvido, sendo que esses passos são seguidos respectivamente a segunda etapa trata das sugestões, ideias a cerca das maneiras de se 3 resolver o problema. Na terceira etapa é definida a alternativa mais adequada para a solução da situação, nessa fase a decisão é tomada. Suponhamos uma situação: Ao viajar com seu veiculo um motorista percebe um barulho estranho vindo do motor de seu carro, nesse momento ele está na primeira etapa. Então ele pensa nas seguintes alternativas: Parar o carro e chama um técnico? Parar na próxima cidade? Ou continua sua viagem? Esta é a segunda etapa. Ao avaliar a situação e verificar a distancia o motorista decide parar na próxima cidade, desta forma ele conclui a terceira etapa. Assim a decisão parte da identificação do problema e passa por um processo até que seja escolhida uma solução viável. 3 CONCEITUANDO CUSTOS Em relação aos custos existem muitos estudiosos da área que definem de forma diferente o que seria custo. Para um melhor entendimento, faremos uso da nomenclatura empresarialmente conhecida, usada como base teórica para este estudo, a qual é sugerida por Martins (2003, p.17) “Custo — Gasto relativo a bem ou serviço utilizado na produção de outros bens ou serviços”. Quando se fala de custos, faz-se referência aos salários dos funcionários da produção, matérias primas e demais recursos ligados diretamente ou indiretamente à produção de bens e/ou execução de serviços e podem ser fixos ou variáveis, bem como relevantes ou irrelevantes. Para entendermos melhor o conceito do autor podemos exemplificar o caso de uma pequena empresa que fabrica queijo no interior do Rio Grande do Norte. A Queijaria usa como matéria-prima o leite comprado na vizinhança e a manteiga que é produzida na própria empresa; Dispõe de um motorista para transportar o leite e o proprietário é quem fabrica com ajuda de um auxiliar. Assim sendo, quais seriam os custos incorridos no processo? Vejamos se o leite é a principal matéria prima, que servirá para fabricar a manteiga e o queijo que são dois produtos distintos, os custos serão parecidos, porém não serão os mesmos, exemplo: O leite ao ser adquirido seria um investimento, ao ser desnatado para que da nata possa ser fabricada a manteiga o leite sofre uma redução do volume em litros, os gastos para aquisição desses litros podem ser classificados como custos para a fabricação de manteiga, a energia gasta pela máquina desnatadeira também é um custo assim como a mão de obra do proprietário junto com seu auxiliar também será um custo de fabricação. Para a fabricação do queijo os custos considerados são os gastos usados para aquisição do leite, bem como os custos de mão de obra do proprietário e do seu ajudante também os custos para aquisição da manteiga que fosse utilizada na fabricação. Desse modo os custos ficam mais claros quando se define onde começa e onde termina a produção, o inicio da produção é a partir do momento que os recursos são direcionados para transformações bem como o fim será quando o produto estiver pronto para ser vendido. O exemplo abaixo descreve o processo de transformações sofrido pela matéria prima de forma simplificada, seguindo os mesmos conceitos aplicados por Ferreira (2010, p.18): 4 INVESTIMENTO Aquisição de matéria-prima. CUSTO Uso da matériaprima na fabricação do produto. INVESTIMENTO Produto Figura 1. Transformações da matéria prima. Fonte: Adaptado de FERREIRA (2010, p. 18). Na figura 1. Vemos que há uma diferença entre os gastos ocorridos na organização e que a matéria prima, por exemplo, do tempo que é adquirida ao seu uso sofre uma variação de investimento para custo até ser transformada em produto, dessa forma existem vários outros gastos que devem ser acompanhados periodicamente. 3.1 CLASSIFICAÇÕES DOS CUSTOS Os custos são classificados conforme sua relevância quando direto ou indiretamente. Os custos diretos são aqueles de fácil identificação quando estão diretamente ligados a produção exemplo básico é a matéria prima ao ser usada na fabricação, já os custos denominados indiretos são aqueles cuja identificação é mais difícil e que muitas vezes se dá por forma de rateio, exemplo o aluguel da fábrica. Os custos são classificados quanto a sua ligação com o volume de produção em fixo e variáveis. Os custos fixos são aqueles que independem do volume de produção, ou seja, não serão alterados se aumentar ou diminuir a produção sendo que podem ser vistos como custos fixos totais (CFT) ou custos fixos unitários (CFU), esse último que por sua vez sofre variações inversamente proporcionais ao volume de produção já que seu valor é igual aos CFT divididos pelo total de unidades produzidas (CFU=CFT/Unidades Produzidas), dessa forma a diminuição da quantidade produzida provoca um aumento no custo fixo unitário. Os custos variáveis são aqueles que variam proporcionalmente ao volume de produção, dessa forma se o volume de produção aumenta consequentemente aumentará os custos variáveis. Porém os custos variáveis unitários são constantes, ou seja, não sofrem alterações com a variação do volume de produção. Para um melhor entendimento sobre os comportamentos dos custos de uma indústria com diversos níveis de produção, Ferreira (2010, p. 36) disponibiliza a seguinte tabela: 5 Unidades Produzidas (A) 1 10 100 1.000 Custos Fixos Totais (B) 500,00 500,00 500,00 500,00 Custos Fixos Unitários (C = B/A) 500,00 50,00 5,00 0,50 Custos Var. Unitários (D) Custos Var. Totais (E = AxD) Custos Unit. Totais (F = C+D) 10,00 10,00 10,00 10,00 10,00 100,00 1.000,00 10.000,00 510,00 60,00 15,00 10,50 Tabela 1. Classificação dos custos. Fonte: FERREIRA (2010, p. 36) À medida que o volume de produção aumenta (A) os Custos Variáveis Totais (E) também aumenta e os Custos Variáveis Unitários (D) Permanecem constantes. Já os Custos Fixos Totais (B) permanecem constates enquanto os Custos Fixos Unitários (C) diminuem, sendo que os Custos Totais Unitários (F) também sofrem alterações inversamente proporcionais a Quantidade Produzida (A). 3.2 DIFERENÇAS ENTRE CUSTO E DESPESA Enquanto os custos são direta ou indiretamente ligados a produção de um bem ou serviço, as despesas são gastos ocorridos depois ou/e fora da produção são aqueles desembolso com vendas, com a administração, com transportes, enfim são gastos não influenciados na produção. Uma diferença entre custo e despesa é bem definida por Marion (2007, p.84) para os distintos tipos de organizações, a saber: Para a Indústria custos são todos os gastos da fábrica que estão direcionados a produção, seja matéria-prima, mão-de-obra entre outros, enquanto que as despesas são os gastos no escritório, na administração, nos departamentos de vendas, departamento de finanças. Para o comercio custos são os gastos para aquisição de mercadoria e despesas são os gastos no setor administrativo. Para a prestação de serviços custos são a mão-de-obra aplicada e o material utilizado e as despesas serão da mesma forma da indústria e comercio todo gasto relacionado a administração. Existe uma problemática acerca da separação dos custos quando se fala de inicio e fim da produção por ter despesas que se não for bem definida pode ser considerada como custos assim como poderá ocorrer o contrário. Sobre tal Martins (2006, p. 41) afirma que: “A regra é simples, bastando definir-se o momento em que o produto esta pronto para a venda. Até ai todos os gastos são custos. A partir desse momento, despesas”. Assim fica bem definido que despesa é a continuação dos custos e só ocorre fora da produção. 4 MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO A margem de contribuição é a participação do produto em relação aos custos fixos, é o resultante da subtração dos custos variáveis totais pela receita que daí tem se a margem de contribuição. A margem de contribuição também pode ser unitária para tal, o calculo consiste em subtrair do preço de venda do produto o custo variável unitário. 6 As tabelas abaixo apresentam as diferenças entre margem de contribuição e margem de contribuição unitária. A empresa fabrica três tipos de produtos denominados no exemplo como A para o primeiro, B para o segundo e C para o terceiro. Produtos A B C Custo Variável Quantidade Total Receita Uni. (CVT=CVUxQ (R = QxPV) (Q) ) 100 1.000,00 1.900,00 150 1.800,00 3.150,00 200 3.200,00 4.800,00 Margem de Contribuição Total (MC= R-CVT) 900,00 1.350,00 1.600,00 Tabela 2. Margem de Contribuição Total. Fonte: Autor desse trabalho. Na tabela acima o produto C apresenta sua margem de contribuição maior seguido do produto B e sendo A o produto de menor margem de contribuição, esse resultado se deu pelo fato de que a Margem de Contribuição Total sofre variações proporcionais à quantidade produzida, ou seja, se aumenta o volume de produção aumenta a margem de contribuição. Quantidade Produtos Uni. (Q) A B C 1 1 1 Custo Variável Unitário (CVU=CVT/Q) Preço de Venda (PV) 10,00 12,00 16,00 19,00 21,00 24,00 Margem de Contribuição Unitária (MCU= PV-CVU) 9,00 9,00 8,00 Tabela 3. Margem de Contribuição Unitária. Fonte: Autor desse trabalho. Nessa segunda tabela há uma mudança na margem de cada produto sendo que neste cenário o produto A que tinha a margem menor passa a ter a margem igual ao produto B deixando o produto C como o que apresenta menor margem de contribuição. Esses valores quando visto de forma direta ao produto fazem com que o gestor conheça onde focar suas vendas levando em consideração as restrições e aceitabilidade de cada um. As informações acerca dos custos são muito importantes para algumas decisões como, por exemplo: comprar ou produzir, produzir mais de um produto ou deixar de produzilo, definir o ponto de equilíbrio, a margem de segurança, entre outras. 5 PRINCIPAIS MÉTODOS DE CUSTEIOS Entre os métodos de custeio mais conhecidos estão o Custeio por Absorção, Custeio Variável, ABC. São métodos utilizados para apropriação dos custos. Cada um trabalha os custos de maneira particular, para os tratamentos dos gastos nos principais métodos de custeios Padoveze (2004, p. 343) disponibilizado na figura abaixo: 7 RKW Mão-de-obra Indireta Despesas Gerais Industriais Depreciação Mão-de-obra Administrativa/ Comercial Custeio ABC Custeio Integrado Mão-de-obra Direta Custeio por Absorção Despesas Variáveis (Exemplo Comissões) Métodos de Custeios Teoria das Restriçõe Custeio Direto/Variável Tipos de Gastos Matéria-prima, Materiais Diretos e Embalagens. Despesas Administrativas/ Comerciais Despesas Financeiras Gastos Totais + Método de Custeio Produto/ Produto/ Serviço Serviço 11 Produto/ Produto/ Serviço Serviço 22 Produto/ Produto/ Serviço Serviço 33 Produto/ Produto/ Serviço Serviço 44 Produto/ Produto/ Serviço Serviço nn Figura 2. Gastos Totais – diretos e indiretos. Fonte: PADOVEZE (2004, p. 343) O Custeio por Absorção é o método em que todos os custos direta ou indiretamente ligados a produção sejam fixos ou variáveis serão apropriados aos bens ou serviços oferecidos pela empresa, como representado na Figura 2. Os custos trabalhados nesse método serão matéria-prima, materiais diretos, embalagens, despesas variáveis (ligadas a produção) e mão-de-obra direta. Sendo que todos os gastos que não tiver ligação com a produção o Custeio por Absorção trata como despesa. Na figura abaixo pode se entender a forma de apropriação desses custos para empresas de manufatura: 8 Custeio por Absorção Empresas de Manufatura Despesa Custos Estoque de Produtos Demonstração de Resultados Venda Receita CPV Lucro Bruto Despesas Lucro Operacional Figura 3. Custeio por Absorção: Empresas de Manufatura. Fonte: MARTINS (2006, p. 37) Pode se notar que o Absorção inclui os custos ligados a produção e os estoques de produtos no CPV (Custo de Produto Vendido), para amortizalos da receita obtendo o lucro bruto, para só então usar os gatos fora da produção como despesas. As empresas prestadoras de serviços seguem os mesmos padrões para a amortização dos custos usando o Absorção como representado na figura abaixo: 9 Custeio por Absorção Empresas Prestadoras de Serviços Despesa Custos Demonstração de Resultados Prestação de Serviço Receita CPV Lucro Bruto Despesas Lucro Operacional Figura 4. Custei por Absorção: Empresas Prestadoras de Serviços. Fonte: MARTINS (2006, p. 38) Os custos para a empresa de serviços são aqueles ligados a sua execução, assim como as depesas serão gastos incorridos fora do processo. O Custeio por Absorção é muito usado por estar de acordo com os princípios fundamentais da contabilidade e das leis tributarias e ser de fácil implementação por não ser preciso separar os custos. O método de Custeio Variável diferente do Custeio por Absorção faz apropriação dos custos variáveis diretos e indiretos de forma que os custos fixos sejam considerados como despesa do período, sendo o custeio variável uma ferramenta para o processo decisório auxiliando nas decisões de curto prazo, trata de informações gerenciais já que esse método fere os princípios da contabilidade e não são aceitos para demonstrações contábeis externas. Alguns autores aconselham o uso desses dois métodos em conjunto para a obtenção completa das vantagens de cada um já que quando juntas podem reduzir as desvantagens. O método de custeio ABC do inglês Activit-Based Costing, ou Custeio Baseado em Atividades é o método de custeio que surgiu para suprir as necessidades não satisfeitas pelos custeios tradicionais que deixavam pendências quando tratavam com manufaturas e com variedades de produtos. Esse método de custeio apropria os custos por departamentos para depois atribuí-los as atividades correspondentes. Segundo Ferreira (2010, p. 147) a sequência correta para apropriação dos custos no ABC e representada da seguinte maneira: Departamentos Atividades Produtos Figura 5. Apropriação dos custos no ABC. Fonte: FERREIRA (2010, p. 147) 10 No Custeio Baseado em Atividades a diferença entre os outros custeios em relação à aplicação dos custos diretos é irrelevante, sendo sua principal diferença o tratamento com os custos indiretos. Segundo Martins (2006, p. 87) o ABC se divide em duas gerações onde a primeira “... É uma visão exclusivamente funcional e de custeio de produtos conhecida como “primeira geração”“. Grifo do autor. Enquanto que a segunda versão destaca a analise de custos sobre duas visões, a saber: a) a visão econômica de custeio, que é uma visão vertical, no sentido de que apropria os custos aos objetos de custeio através das atividades realizadas em cada departamento; e b) a visão de aperfeiçoamento de processos, que é uma visão horizontal, no sentido de que capta os custos dos processos através das atividades realizadas nos vários departamentos funcionais. MARTINS (2006, p. 286) Nesse sentido o ABC quando visto na vertical tem o mesmo conceito da primeira versão. Já na horizontal apresenta informações importantes para acompanhamento dos custos, por exemplo, custos que começam em um departamento pra se encerrarem em outro. Desse modo esse método de custeio torna-se uma ferramenta gerencial importante na gestão de custos. A TOC (Theory of Constraints), ou Teoria das Restrições é o método de custeio adjacente do custeio variável usando como base a identificação de limites nos recursos da organização, tem a visão da produção identificando as restrições e otimizando a produção com objetivo de maximizar os lucros da empresa, tendo seus conceitos divulgados em meados de 1980. A TOC ver a empresa como um sistema que sofre influências internas e externas, dessa forma para essa teoria não existe sistema sem restrição. Por isso deve haver um estudo aprofundado acerca das restrições de maneira que sejam identificadas e exploradas. Existem alguns pressupostos aos quais, a Teoria das Restrições se apóia, a saber: a) todo sistema possui, no mínimo, um fator restrição; b) o conhecimento do valor da margem de contribuição por unidade do fator limitante é mais importante que o conhecimento da margem de contribuição por unidade produzida; c) o custo de mão-de-obra direta é fixo, assim como são fixos todos os custos indiretos; e) capacidade ociosa é desejável nos recursos que não representam restrições ou gargalos; e f) deve-se administrar o equilíbrio do fluxo do processo, não a capacidade dos recursos etc. MARTINS (2006, p. 193) A Teoria das Restrições está muito ligada à contabilidade gerencial, propende muito para o método de custeio variável, bem como margem de contribuição e outras ferramentas envolvidas no processo decisório. Por auxiliar no conhecimento e desenvolvimento dos recursos é uma ferramenta essencial na produção. Pode se notar que de um método a outro existem alguma diferenças, mas a diferenças principais entre eles é a maneira em que cada um trata os custos. O Quadro a seguir mostra de maneira lógica o conceito dos principais métodos: 11 CUSTEIO POR ABSORÇÃO Preço de Venda (-) Custos • Materiais Estrutura Conceitual dos Quatros Métodos CUSTEIO CUSTO ABC DIRETO/VARIAVEL Preço de Venda Preço de Venda (-) Custos (-) Custos Variáveis/Diretos • Mão-de-obra Direta • Custos indiretos absorvidos • Materiais • Mão-de-obra Direta • Custos das Atividades •• Custos indiretos 1 •• Custos indiretos 2 •• Custos indiretos n •• Atividade 1 •• Atividade 2 •• Atividade n = Margem Liquida = Margem Liquida • Materiais TEORIA DAS RESTRIÇÕES Preço de Venda (-) Custos dos materiais = Contribuição do produto • Mão-de-obra Direta = Margem de Contribuição (-) Custos Fixos 1 (-) Custos Fixos 2 (-) Custos Fixos n (-) Despesas Operacionais • Mão-de-obra Direta • (-) Custos Fixos 1 • (-) Custos Fixos 2 • (-) Custos Fixos n = Margem Liquida = Margem Liquida Quadro 1. Estrutura Conceitual dos Quatros Métodos Fonte: PADOVEZE (2004, p.476) Os quatros métodos mostram as ligações e diferenças que há entre estes, dos quais Padoveze (2004, p. 476) destaca que: “Os custos ABC é uma variante do conceito por Absorção enquanto a Teoria das Restrições é uma variante do custeio Variável. Assim pode se entender como um sendo a evolução do outro onde para suprir as necessidades dos custeios tradicionais foras surgindo os atuais. Vale salientar que quando os métodos de custeios não tratam gastos ligados a produção como custos esses serão apropriados como despesas. Um exemplo é a mão-de-obra direta na teoria das restrições que não é utilizada para descobrir a contribuição do produto, porém para o resultado da margem liquida entrará como despesa. 6 OBJETIVOS DA GESTÃO ESTRATÉGICA DE CUSTOS A gestão de custos é um ramo da contabilidade que está em evolução por ser um processo novo, alguns estudiosos afirmam que antes a única ferramenta utilizada para mensuração dos custos empresariais era praticamente a contabilidade financeira desenvolvida nas empresas comerciais, bastava calcular quanto se tem adicionado a quantia comprada e subtrair o estoque final para se ter o custo de mercadoria vendida. Um conceito de contabilidade Financeira é definido por Atkinson (2000, p.36) como sendo “Processo de elaboração de demonstrativos financeiros para públicos externos...”. Esta definição de contabilidade financeira nos prova que seus objetivos não estão direcionados a passar informações para os gestores da empresa e sim para os acionistas e demais stakeholders. Por isso fica a necessidade de um processo que levasse a informações para os Administradores, funcionários, gerentes, surge então a Contabilidade Gerencial. Que segundo 12 destaca o mesmo autor “Processo de produzir informação operacional e financeira para funcionários e administradores...”. A partir daí o gerenciamento se dá através de informações obtida por dados econômicos e classificação dos custos na produção e nos processos decisórios. Ainda sobre o surgimento da Contabilidade de Custos Martins (2003, p.16) destaca que: A Contabilidade de Custos nasceu da Contabilidade Financeira, quando da necessidade de avaliar estoques na indústria, tarefa essa que era fácil na empresa típica da era do mercantilismo. Seus princípios derivam dessa finalidade primeira e, por isso, nem sempre conseguem atender completamente a suas outras duas mais recentes e provavelmente mais importantes tarefas: controle e decisão. Esses novos campos deram nova vida a essa área que, por sua vez, apesar de já ter criado técnicas e métodos específicos para tal missão, não conseguiu ainda explorar todo o seu potencial; não conseguiu, talvez, sequer mostrar a seus profissionais e usuários que possui três facetas distintas que precisam ser trabalhadas diferentemente, apesar de não serem incompatíveis entre si. Apesar de terem suas diferenças às contabilidades de custos, gerencial, financeira e sistema orçamentário fazem parte de um sistema que leva informações aos gestores da organização. A figura abaixo descreve como isso funciona: Sistema de Informações Gerenciais Contabilidade Financeira Contabilidade Gerencial Contabilidade de Custos Sistema Orçamentário Figura 6. Sistema de Informações Gerenciais. Fonte: MARTINS (2006, p. 22) Assim, as informações são recebidas e passadas dentro do sistema de maneira que uma vai alimentar a outra, na troca de experiência. Para uma visão gerencial dos custos existem técnicas que podem ser adaptadas à cultura da empresa e direcionadas com base nos objetivos e metas traçados através de um planejamento estratégico, assim como métodos de custeio ou apropriação dos custos, a saber: Custeio por Absorção, Custeio Variável, ABC (Custeio Baseado em Atividades), RKVV (Custeio por Centros de Custos), entre outros. 13 Com a visão gerencial dos custos nasce o novo paradigma da produção do qual segundo Nakagawa (1991, p.23) (...) o novo paradigma da produção não é a automação, robotização, ou até mesmo qualquer uma das tecnologias orientadas para o uso de computadores, embora ele faça uso destes e outros conceitos e técnicas, tais como, o just-in-time (JIT), o Total quality Control (TQC) e outros. O novo paradigma já ganhou um titulo, reconhecido mundialmente: “Filosofia de Excelência Empresarial” ou “Manufaturadora de Classe Mundial”. (Grifo do autor) Desta forma cabe ressaltar que a produção mais uma vez está em evidência e que algumas empresas tendem a usar de benchmarks (Processo de aprendizagem através da comparação) para competir diretamente com as outras seja em preço, qualidade, confiabilidade e flexibilidade. Tendo também sucesso com suas próprias filosofias. 7 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES PARA A GESTÃO DE CUSTOS A gestão de custo está ligada ao sistema de informação, para tal aspecto Leone (2000, p. 21) destaca que: “ A contabilidade de custos é uma atividade que se assemelha a um centro processa dor de informações, que recebe (ou obtém) dados, acumula-os de forma organizada, analisa-os e interpreta-os, produzindo informações de custos para os diversos níveis gerenciais”. Assim os sistemas de informações dão o suporte necessário para que a gestão de custo passe os dados para os demais setores da organização, os sistemas de informações contábeis têm três pontos fundamentais para tais Pandoveze (2004, p.54) explica o seguinte: “Três pontos são fundamentais para que um sistema de informação contábil tenha validade perene dentro de uma entidade. São os seguintes: Operacionalidade, Integração e Custos da Informação”. Cada um desses pontos tem sua importância dentro do sistema, na operacionalidade deve ser levado em conta o treinamento do pessoal, as utilidades do sistema em relação a organização, quanto a integração pode se entender que trata da entidade como um todo buscando informações de diversos setores e processando de maneira a melhorar a qualidade dos dados obtidos, para os custos de informações é feita a relação de custo x beneficio para saber se o investimento feito no sistema vai ser favorável. 8 RELATÓRIOS GERENCIAIS Os relatórios gerenciais trazem as informações levantadas pela gestão de custos, com base nessas informações pode-se ter um auxilio para a tomada de decisão bem como os objetivos gerenciais bem como custeio de produtos, definição de preços entre outros. Os dados levantados dependem dos recursos humanos da empresa por isso faz se necessários uma conscientização e um treinamento dos envolvidos, para tal Chiavenato (2006, p. 357) alerta que: “(...) Esses relatórios não podem ser em hipótese alguma, de qualidade melhor do que a qualidade dos dados recebidos no inicio do processamento. Podem é ser pior, se seu manuseio não for absolutamente correto. Mas todos os dados iniciais quase sempre dependem de pessoas, e, se estas falharem ou não colaborarem, todo o sistema acabará por falir.” 14 Dessa forma os envolvidos no processamento de dados devem ter comprometimento e serem incentivados a participarem de forma a reduzir ou eliminar eventuais problemas que possam ocorrer. Quando os dados forem ser usados na definição de preços devem ser comparados a fatores internos e externos que influenciam esta definição aos quais Ferreira (2010, p. 83) define como: Tipo de mercado em que a empresa opera. Grau de competição e disponibilidade de produtos substitutivos. Demanda e seu grau de elasticidade. Natureza do produto e quaisquer vantagens competitivas que possam resultar de características exclusivas do produto. Lealdade e hábitos de compra dos clientes. Percentagem que o custo representa em relação ao orçamento familiar dos clientes. Mudanças de custos que modificam as características de produtos no mercado. Ameaças que decorrem de possíveis formas de integração. Exigências ou implicações regulamentares. Capitais necessários para operar a um volume desejado. Custos de fazer o produto. A gestão adequada de custos facilita a identificação e possíveis decisões a serem tomadas para um controle dessas variáveis ao ponto de não deixa que a empresa não se torne tão dependente de tais influencias e as domine e conheça seus efeitos. Há algumas diferenças entre os relatórios da Contabilidade Financeira e a Contabilidade Gerencial a qual Padoveze (2004, p.2004) disponibiliza o seguinte quadro: Fator Usuários dos relatórios Objetivo dos relatórios Contabilidade Financeira Contabilidade Gerencial Externo e Internos Facilitar a análise financeira para as necessidades dos usuários externos Internos Objetivo especial de facilitar o planejamento, controle, avaliação de desempenho e tomada de decisão internamente. Quadro 2. Comparação entre Contabilidade Gerencial e a Contabilidade Financeira. Fonte: PADOVEZE (2004, p.39) Dessa maneira os relatórios para a contabilidade gerencial pode ser uma ferramenta com importantes informações para a empresa. Sendo essencial no processo decisório e nas definições dos objetivos e metas a serem alcançados. 9 METODOLOGIA O trabalho trata-se de pesquisa com natureza aplicada, tendo como finalidade gerar conhecimento para uma utilização prática dirigida à solução de problemas específicos, através de uma abordagem qualitativa e objetivos exploratórios de estudos teóricos das áreas de administração e ciências contábeis por meio de material bibliográficos e documentais. 15 10 CONSIDERAÇÕES FINAIS Para as empresas que têm como objetivos a gestão de custos. A contabilidade de custos mesmo tendo seus conceitos bem definidos ainda tem muito a ser explorado principalmente quando se tem um sistema completo utilizando os métodos de custeio e fazendo apropriação bem detalhada dos seus custos deve haver um aprofundamento sendo necessário o comprometimento de todos os envolvidos no processo. Mesmo sabendo que o Custeio Baseado em Atividades dispõe de informações de extrema importância, a definição do melhor método de custeio cabe aos objetivos que se queira alcançar. O estudo acerca da Gestão dos Custos de uma organização requer empenho e dinamismo, para uma melhor compreensão. Sendo assim, a gestão de custo é uma ferramenta para os diversos departamentos de empresa, quando implementada de maneira coerente. Ao Conhecer os custos da organização podem ser definidos os produtos mais rentáveis, as atividades que trazem ou não valores para a empresa diante de seus clientes internos e externos, as limitações dos recursos, entre outras vantagens. As definições dos gastos incorridos nas organizações podem sofrer alterações em um determinado período, esses podem ser: investimentos, custos, despesas, perdas. Com as classificações desses gastos o gestor consegue e direto na causa, no caso de algum problema sendo assim não desperdiça os recursos tentando resolver algo por um caminho que não é causador e sim consequência. Deste modo os custos são causadores de impactos sobre o processo decisório exigindo dos Administradores uma postura estratégica com base nos dados levantados e analisados corretamente. Daí a necessidade de se ter uma gestão dos custos para poder conhecer, separar e minimizar os gastos ocorridos na organização com objetivo de maximizar os lucros Para definir as influências nos custos no processo decisório, faz necessário um estudo para o conhecimento da relevância do processo bem como suas carências e desenvoltura. O processo decisório abrange toda a organização sendo de extrema importância no cotidiano empresarial. Toda organização toma decisões rotineiras cabendo ao administrador o dever de fazer as escolhas que serão necessárias para a continuidade da organização no mercado, competindo e dando o retorno esperados por seus investidores. Ao tomar como base de decisões dados gerados dentro da empresa, o tomador de decisões tende a reduzir o risco por considerar que suas políticas denominam o caminho a ser seguido pela organização. As decisões sofrem influências internas e externas, tendo na gestão de custos uma ferramenta que pode identificar ou apontar os cenários das decisões a serem tomadas, apresentando as alternativas bem como suas vantagens e desvantagens levando em consideração os limites da organização sejam de estrutura física, recursos humanos, recursos naturais entre outros recursos que podem influenciar nos objetivos da empresa. . 16 REFERÊNCIAS ATKINSON, Anthony A. [et al.]. Contabilidade gerencial. Tradução André Olímpio mosselman Du Chenoy Castro; revisão técnica Rubens Fama. -São Paulo: Atlas, p.36, 2000. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7 ed. Rio de Janeiro :Campus, 2004. FERREIRA, Ricardo J. Contabilidade de custos. 6 ed. Rio de Janeiro : Ferreira, 2010. FITZSIMMONS, James A., FITZSIMMONS, Mona J. Administração de Serviços: Operações, Estratégia e Tecnologia de Informação. 2 ed., Porto Alegre: Bookman, 2002. LEONE, George S. G. Custos: planejamento, implantação e controle. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2000. MARTINS, Eliseu. Contabilidade de custos. 9 ed. São Paulo: Atlas, 2003. MAXIMIANO, Antonio C. Amaru. Teoria Geral da Administração. 1 ed.São Paulo: Atlas 2008. NAKAGAWA, Masayuki.Gestão estratégica Implementação. São Paulo: Atlas, 1991. de custos: Conceitos, Sistemas e PADOVEZE, Clovis Luis. Contabilidade Gerencial: Um enfoque em sistema de informação contábil. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2004. SILVA, César Augusto T, TRISTÃO, Gilberto. Contabilidade Básica. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2007. 17