controle interno para a tomada de decisão

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CONTROLE INTERNO PARA A TOMADA DE DECISÃO: UM
ESTUDO VOLTADO ÀS EMPRESAS DE PEQUENO PORTE NO
MUNICÍPIO DE ROLIM DE MOURA (RO)
RESUMO: O presente artigo propõe-se a apresentar os conceitos de controle interno, seus
objetivos e alguns dos sistemas disponíveis hoje no mercado. Para a sua possível elaboração
foram analisados dados coletados por meio de questionários aplicados junto a empresas de
pequeno porte (EPP’s) de Rolim de Moura - RO. Um estudo com o objetivo de identificar a
importância do controle interno e sua influência na melhoria das atividades operacionais, na
tentativa de entender um pouco a realidade das empresas, a teoria em sua real prática.
Teoricamente é de suma importância ter um controle interno eficaz dentro da empresa como
auxílio para uma futura tomada de decisão.
Palavras-chave: Controle interno. Gestão. Decisão.
INTRODUÇÃO
O controle interno é uma ferramenta utilizada em várias áreas da nossa vida, em casa,
na escola, universidade e nas empresas, abrangendo tanto o setor público quanto a iniciativa
privada, de modo que todos necessitam de controle faltando muitas vezes dimensionar até que
ponto este controle é realmente fundamental. Afere-se que um controle apresenta-se como
fundamental até o momento em que gere bons resultados e não somente despesas e custos.
Saber o momento de se ter uma aplicabilidade maior ou menor depende em grande
parte do gestor, que observará e controlará a empresa como um todo, logo gerando ou não
dados relevantes para a tomada de decisão. Observa-se que o controle interno é composto por
um conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas adotados nas empresas com o intuito de
proteger os ativos, além de fornecer dados confiáveis de maneira a auxiliar à administração no
momento de tomar decisões e principalmente, subsidiar o planejamento.
Partindo da premissa de que a ausência de controle interno constitui uma falha de
gestão em que inúmeras empresas incorrem, a pesquisa propõe-se a identificar como é
desenvolvido o controle interno nas empresas objeto de estudo. Diante dessa perspectiva, a
pesquisa proposta tem como finalidade responder a questionamentos como: como é feito
diariamente o controle interno dessas empresas?; o sistema de controle interno adotado foi
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desenvolvido na própria empresa, de maneira a atender a suas necessidades?; existe
resistência à utilização dos sistemas de controle adotados pelas empresas por parte dos
funcionários?; e, qual a visão dos administradores das EPPs do município de Rolim de Moura
sobre a importância do controle interno para a gestão?
Tendo como objetivo geral identificar a visão da importância do controle interno
para os gestores das EPPs e sua influência na melhoria das atividades operacionais. E os
seguintes objetivos específicos: abordar conceitos inerentes ao sistema de controle interno e
seus componentes; identificar como o controle interno influencia na tomada de decisão;
identificar quais os sistemas de gestão mais utilizados nas atividades diárias das empresas
objeto de estudo; e identificar se há ingerência por parte dos proprietários na gestão da
empresa quando esta é administrada por terceiro.
A cada ano que passa o mercado fica mais concorrido e os custos e despesas para a
manutenção de uma empresa são cada vez mais elevados. Esta é uma realidade no meio
empresarial, independente do porte da empresa e faz com que seja necessária maior atenção
com a sua imagem e com os resultados apresentados nas demonstrações contábeis.
Nesse ambiente há uma necessidade de se buscar alternativas que identifique com
eficiência e eficácia os erros em todas as áreas da empresa na tentativa de evitar gastos
desnecessários e economizar tempo, facilitando assim todo o processo do controle
empresarial. Pensando nessa realidade, almejou-se realizar a presente pesquisa como forma de
obter informações sobre a utilização do controle interno como importante instrumento de
manipulação dos fluxos físicos, operacionais, econômicos, financeiros e patrimoniais das
EPPs do município do objeto em estudo. Referida proposta justifica-se ainda pelo interesse,
enquanto acadêmica de Ciências Contábeis, em conhecer a realidade vivenciada nas EPPs do
município no que tange a aplicação do controle interno no intuito de contribuir para com a
ampliação do conhecimento acerca do assunto tanto no meio acadêmico quanto profissional.
1 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
1.1 CONTROLE INTERNO: CONCEITOS INERENTES
O controle interno é uma ferramenta utilizada por várias empresas independente de seu
porte, uma vez que o cliente tende a exigir produtos e prestação de serviços de qualidade e
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com preços acessíveis, consequentemente isto significa para a empresa maiores investimentos
e uma grande necessidade de implantar sistemas de controle em seus diversos setores, para
que se possa atender o mercado e as necessidades da contabilidade que necessita de ser
alimentada por informações para gerar dados confiáveis. Segundo Attie (2009, p. 244):
[...] a função do controle interno é proporcionar a segurança de que erros e
irregularidades possam ser descobertos com razoável prontidão, assegurando assim a
confiança e a integridade dos registros contábeis.
Quando se podem identificar erros em tempo hábil, a empresa terá a oportunidade de
tomar as devidas providências rapidamente, evitando conseqüências que pode levá-la até
mesmo à falência. Crepaldi (2004, p. 73) define controle interno como sendo:
[...] o sistema, de uma empresa, que compreende o plano de organização, os deveres
e responsabilidades e de todos os métodos e medidas adotadas com a finalidade de:
salvaguardar os ativos; verificar a exatidão e fidelidade dos dados e relatórios
contábeis e de outros dados operacionais; desenvolver a eficiência nas operações; e
comunicar e estimular o cumprimento das políticas, normas e procedimentos
administrativos adotados.
Segundo Santos (2006, p. 89), "A administração da empresa é responsável pelo
estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação de que o mesmo está sendo
seguido pelos funcionários e pela sua modificação, no sentido de adaptá-los as novas
circunstâncias".
As avaliações diárias ajudam a identificar se os procedimentos estão sendo executados
de acordo com as normas e o seu planejamento, podendo estes existir fraquezas, falhas, e se
não detectadas rapidamente podem gerar informações falsas influenciando erroneamente na
tomada de decisão.
Attie (2007, p. 185) afirma que “[...] o controle interno compreende todos os meios
planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias atividades
com o propósito de fazer cumprir os seus objetivos".
Uma vez adotado um bom planejamento pela administração os resultados poderão ser
maiores em relação a uma empresa que não se preocupe com a adequação desta ferramenta de
auxílio. Afirma Almeida (2007, p. 63):
O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos,
métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis
confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.
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Importante ressaltar que por mais que o sistema de controle seja excelente, é
necessário que a empresa tenha um quadro de funcionários capacitados para manuseá-los, e os
mesmos saibam como executar, e o gestor, o que e quando modificar, para que o controle
venha a ser positivo para o resultado da atividade fim da empresa.
1.2 SISTEMAS E MODELOS DE GESTÃO
Para que o controle interno adotado possa funcionar corretamente e apresente
resultados positivos é necessário um conjunto de sistemas com vários aspectos que ajudem na
sua execução. Para Gomes e Salas (1999, p. 49), particularmente, existem três aspectos que
facilitam o procedimento:
[...] em primeiro lugar, o caráter estratégico que deve orientar o desenho de sistema
de controle; em segundo lugar, a importância do contexto humano, organizacional e
social em que opera a organização (que, por sua vez, é um importante instrumento
de controle de gestão e de controle social); e, em terceiro lugar, o sistema de
controle, como instrumento fundamental dentro do processo de controle.
Ainda segundo Gomes e Salas (op cit., p. 56) existem diferentes tipos de controles
organizacionais: "Controle familiar, controle burocrático, controle por resultados e controle
ad-hoc." Da mesma forma, existem vários sistemas de gestão que podem torna-se um auxílio
para o controle interno adaptado de acordo com as necessidades diárias da empresa e seu
crescimento perante o mercado. Dentre eles destacam-se:
a) os sistemas de informações;
b) sistemas operacionais;
c) sistemas de gestão patrimonial;
d) sistema de gestão eletrônica de documentos; e
e) sistema de controle de estoque e de produção.
Referidos sistemas podem ser de grande valia para algumas empresas e para outras
não. Isso dependerá da necessidade e realidade de cada uma, levando-se em consideração sua
atividade e as exigências de mercado. Logo, o gestor se torna fundamental para a aplicação
dos sistemas e sua gestão depende de informações adequadas, tendo seu trabalho respaldado
em um bom sistema de controle interno. Convém destacar que cada empresa pode seguir um
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modelo próprio de gestão, formado por valores considerados importantes que possibilitem
estruturar suas atividades, ou seja, o processo de gestão ou processo decisório, Ainda,
segundo Padoveze (2003, p. 26):
O modelo de gestão ideal deve ser estruturado considerando os seguintes aspectos:
a) O processo de gestão do sistema empresa: Planejamento, execução, controle.
b) A avaliação de desempenho das áreas e dos gestores: Responsabilidades pelos
resultados das áreas de suas responsabilidades.
c) O processo decisório: Centralização ou descentralização.
d) O Comportamento dos gestores: Motivação - empreendedores.
O autor deixa claro que não existe exatamente um sistema de controle interno modelo
ou padrão, o modelo ideal depende da necessidade da empresa, uma vez que cada empresa
deve estabelecer o seu observando como parâmetros itens como seu porte, ramo de atividades,
volume de operações, pessoas envolvidas, entre outros, de acordo com a sua realidade.
1.3 TIPOS DE CONTROLE
Existem vários sistemas de controles disponíveis no mercado, dentre eles os sistemas
orçamentários, de relatórios periódicos, de análises estatísticas, e outros, que se pode utilizar
como auxilio nos controles administrativos e nos controles contábeis na vida operacional da
empresa.
1.3.1 Controles administrativos
Quando a empresa tem um controle administrativo eficiente, consegue – se controlar
os procedimentos diariamente, da alta gerência até o setor operacional, e gerar informações
reais e confiáveis para a contabilidade. Para Attie (2007, p. 187):
Controles administrativos: Compreendem o plano de organização e todos os
métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e a adesão à
política traçada pela administração. Normalmente, se relacionam de forma indireta
aos registros financeiros.
Dentre os controles destacados existe o controle orçamentário, que segundo Frizatti
(2000, p. 40): "Controle orçamentário deve ser um instrumento que permita a organização
entender quão próximos estão os resultados em relação ao que planejou para dado período".
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Observa-se que existem outros tipos de controles subdivididos dentro dos controles
administrativos e contábeis, os quais se destinam a atender demandas específicas.
O controle administrativo por sua vez é amplo e abrange todos os setores da empresa,
e destina-se a normatizar a execução das rotinas administrativas, conforme as demandas
existentes em cada empresa. Possibilitam definir onde mudar e quando realmente é necessária
tal mudança, por isso o cuidado e a atenção são essenciais, porque as informações por eles
fornecidas definirão qual a decisão se apresenta mais viável para solucionar determinado
problema.
Compreende-se também que não dependem diretamente dos registros financeiros
gerados pela contabilidade, e das informações geradas para a mesma, geralmente relatórios de
desempenho, controle de qualidade, programas de treinamento dentre outros.
1.3.2 Controles contábeis
Controlar a contabilidade não é uma função tão fácil, por se tratar de uma área que
depende de todos os outros setores da empresa, do gestor, do funcionário, enfim das
informações geradas pelas atividades desempenhadas pela empresa em um todo.
A contabilidade tem a função de levantar a situação patrimonial que a mesma se
encontra, suas disponibilidades, seu poder de pagamento, seus índices de endividamento, de
liquidez, enfim é conscientizar os donos e acionistas da real situação, objetivo esse que não se
consegue atingir somente com o controle administrativo, logo que este não trabalha com
números e sim procedimentos.
Controles contábeis: compreendem o plano de organização e todos os métodos e
procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do
patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. geralmente incluem os
seguintes controles: sistema de autorização e aprovação; separação das funções de
escrituração e elaboração dos relatórios contábeis daquelas ligadas às operações ou
custodia dos valores; e controles físicos sobre estes valores (ATTIE, 2007, p. 186).
Para que os controles administrativos e contábeis surtam efeitos reais e confiáveis, é
necessário que a empresa tome o devido cuidado em não segregar funções, assim o
funcionário tendo acesso somente a um setor, a uma atividade, não poderá fazer alterações em
outras informações para dar continuidade aos supostos atos irregulares por ele executado,
assim aumentando as chances de se descobrir, erros e fraudes em momentos oportunos
evitando maiores consequências para os resultados da empresa.
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1.4 OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO
O controle interno envolve vários procedimentos, executados e aplicados pelo gestor,
pelo auditor interno ou externo (que depende das informações geradas internamente),
funcionários, acionistas e outros. Mas todo ato de controlar existe um objetivo que se almeja
alcançar, de acordo com Attie (2007, p. 189), são quatro objetivos básicos traçados pelo
controle interno. Segundo suas palavras, a "[...] salvaguarda dos interesses da empresa; a
precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; o
estímulo à eficiência operacional; e a aderência às políticas existentes". Em conjunto, estes
objetivos possibilitam o ato de controlar.
Desta feita, há de se considerar que o controle interno, por mais empírico que seja,
desenvolve papel de suma importância para a gestão empresarial, haja vista fornecerem dados
e informações que possibilitam o acompanhamento efetivo e em tempo real dos registros de
ocorrências, possibilitando o acompanhamento efetivo e consequentemente, o saneamento das
pendências.
1.4.1 Salvaguarda dos interesses da empresa
O objetivo do controle interno relativo à salvaguarda dos interesses refere-se à
proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades
conforme Attie (2007, p. 189). Alguns dos principais meios que podem dar suporte necessário
à salvaguarda dos interesses conforme o autor é:
Meio
Segregação de Funções:
Aplicação
Estabelece a independência para as funções de execução
operacional, custódia física e contabilização
Sistema de autorização e aprovação:
Compreende o controle das operações através de métodos de
aprovações, de acordo com as responsabilidades e os riscos
envolvidos
Determinação de funções e responsabilidades:
Determina para cada funcionário a noção exata de suas
funções, incluindo as responsabilidades que compõem o
cargo.
Rotação de funcionários:
Corresponde ao rodízio dos funcionários designados para
cada trabalho.
Manutenção de contas de controle:
Indica a exatidão dos saldos das contas detalhadas,
geralmente controladas por outros funcionários. Permite a
realização de confrontação permanente entre os saldos
detalhados e o saldo sintético, e a aplicação de
procedimentos de comprovação da exatidão dos registros.
Figura 01: Alguns dos principais meios de suporte a salvaguarda dos interesses da empresa
Fonte: Attie (2007, p. 190)
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Quando não existe segregação de funções e efetua-se rotação de funcionários e uma
definição clara e objetiva das responsabilidades de cada um, evitam-se assim muitas fraudes,
dados controlados com má fé. Executando sistemas que necessitam de autorização prévia de
um superior para serem alimentados, torna-se uma segurança de que dados irreais acabem
sendo contabilizados, gerando informações falsas e desnecessárias para a administração, o que
vem a influenciar erroneamente na tomada de decisão.
1.4.2 Precisão e Confiabilidade dos Informes e Relatórios Contábeis, Financeiros e
Operacionais
O objetivo do controle interno relativo à precisão e confiabilidade dos informes e
relatórios contábeis, financeiros e operacionais, compreende a geração de informações
adequadas e oportunas, necessárias gerencialmente para administrar e compreender os eventos
realizados na empresa, conforme sentencia Attie (2007, p.191). Ainda segundo o autor, os
meios que possibilitam dar suporte necessário a este objetivo são:
Meio
Documentação fidedigna
Conciliação
Aplicação
Corresponde à utilização de documentação hábil para o registro das transações
Indica a precisão ou diferenças existentes entre diversas fontes de informação,
visando à manutenção equilibrada entre estas e à eliminação tempestiva de
possíveis pendências
Análise
Compreende a identificação da composição analítica dos itens em exame de forma
a possibilitar a constatação de sua constituição
Plano de contas
Compreende a classificação da empresa perante uma estrutura formal de contas. A
existência de um manual de contabilidade que proceda o uso destas contas,
fomenta a classificação e a utilização adequada de cada conta
Tempo hábil
Determina o registro das transações dentro do período da competência e no menor
espaço de tempo possível
Equipamento mecânico
A utilização de equipamento mecânico visa facilitar e agilizar o registro das
transações, fomentando a divisão de trabalho
Figura 02: Meios de suporte a precisão e confiabilidade dos informes e relatórios
Fonte: Attie (2007, p. 192)
Para a obtenção de informações confiáveis, o essencial é basear em documentações
reais, informações em tempo hábil, um bom plano de contas e um excelente manual de
execução, conciliando e identificando as diferentes informações geradas por fontes variadas.
Na tentativa de compreender o porquê dessas informações diferentes é uma chance
que o gestor ou até mesmo os funcionários tem de tentar detectar quando alguma coisa não
esta indo bem, e modificar o mais rápido possível o quadro da situação, se no momento está
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existindo um problema no sistema, ou nas conciliações das informações, ou somente uma
interpretação incorreta das mesmas.
1.4.3 Estímulo à Eficiência Operacional
O objetivo do controle interno relativo ao estímulo à eficiência operacional, provendose de todos os meios necessários à condução de tarefas, de forma a obter entendimento,
aplicação e ação tempestiva e uniforme, conforme Attie (2007, p.192). Attie reforça que os
principais meios que podem prover suporte ao estímulo à eficiência operacional são:
Meio
Aplicação
Possibilita a obtenção de pessoal qualificado para exercer com eficiência as
funções específicas
Treinamento
Possibilita a capacitação do pessoal para a atividade proposta
Plano de carreira
Estabelece a política da empresa ao pessoal quanto às possibilidades de
remuneração e promoção, incentivando o entusiasmo e a satisfação do
pessoal
Relatórios de desempenho
Compreendem a identificação individual de cada funcionário. Apontam suas
virtudes e deficiências, sugerindo alternativas necessárias ao
aperfeiçoamento pessoal e profissional
Relatório de horas trabalhadas
Possibilita a administração mais eficiente do tempo despendido pelo pessoal
e indica mudanças necessárias ou correção das metas de trabalho
Tempos e métodos
Possibilitam o acompanhamento mais eficiente de execução das atividades e
regulam possíveis ineficiências do pessoal
Custo-padrão
Permite acompanhar permanentemente o custo de produção dos bens e
serviços produzidos, identificando benefícios e ineficiências do processo de
produção
Manuais Internos
Sugerem clara exposição dos procedimentos internos, possibilitando práticas
uniformes, normatização e eficiência dos atos que previnem a ocorrência de
erros e desperdícios
Instruções Formais
Apontam formalmente as instruções a serem seguidas pelo pessoal, evitando
interpretações dúbias, mal entendidos e a possibilidade de cobranças
Figura 03: Principais meios de suporte ao estímulo da eficiência
Fonte: Attie (2007, p. 193)
Seleção
Neste objetivo existe a grande preocupação em relação à área humana da empresa, em
qualificação de pessoal, treinamento adequado, um plano de carreira que incentive o
funcionário, procedimentos como levantamento do desempenho das atividades dos mesmos,
suas horas trabalhadas, custo de produção de bens e serviços, manual de auxilio dos
procedimentos adequados, assim o gestor tendo um conhecimento de todos esses aspectos,
quando surgir algum resultado negativo em sua atividade operacional, pode-se identificar
onde esta o problema, se são funcionários desmotivados ou cansaço físico, manual com erros
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de instruções ou custo elevado, assim observa-se que o erro pode não estar no sistema de
controle, e sim nos funcionários e na forma de execução das atividades, no controlar.
1.4.4 Aderência às Políticas Existentes
O objetivo de controle interno, relativo à aderência às políticas existentes, é assegurar
que os desejos da administração, definidos através de suas políticas e indicados por meio de
seus procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal de acordo com (2007,
p.193). O autor define ainda alguns meios que visam dar embasamento para a aderência às
políticas existentes, sendo eles:
Meio
Aplicação
A supervisão permanente possibilita melhor rendimento pessoal, reparandose rapidamente possíveis desvios e dúvidas decorrentes da execução das
atividades
Sistema de revisão e aprovação Aponta se as políticas e procedimentos estão sendo seguidas, através de
método de revisão e aprovação
Auditoria interna
Permite a identificação de transações realizadas pela empresa que estejam
em consonância com as políticas determinadas pela administração
Figura 04: Meios de embasamento para a aderência às políticas existentes
Fonte: Attie (2007, p. 194)
Supervisão
Para que a empresa funcione e gere os resultados realmente esperados pelo
proprietário, pelo gestor, enfim por toda administração, executam-se sistemas de
acompanhamento de resultados, tanto do pessoal quanto dos métodos utilizados para o
desenvolvimento das atividades, sendo também de suma importância executar entre um
determinado uma auditoria interna, onde serão, analisados a empresa em todos os aspectos,
administrativos, financeiros, contábeis enfim operacional, com o objetivo de levantar a real
situação da empresa muitas das vezes não identificada nas avaliações diárias do gestor.
1.5 CONTROLE INTERNO versus ERROS E FRAUDES
Referidos controles internos evitam muitos erros e fraudes, porém não é o suficiente
para que estes não ocorram, porque além de se obter ótimos sistemas necessita-se de saber
quem irá manuseá-los e mesmo que não ocorra segregação de funções, sabe-se que existem
riscos de várias pessoas se reunirem com objetivo de cometer irregularidades para
determinados atos fraudulentos.
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Existem dois tipos de atos, os atos intencionais e também não intencionais, que podem
gerar erros por causa da má interpretação ou de omissão por não aplicar um procedimento
dentro das normas, e outros aspectos. Há também vários tipos de fraudes, por consequência de
um sistema de controle interno não eficaz ou por desatenção da administração, em relação a
diversas áreas da empresa. Segundo Attie (2007, p. 200), as fraudes classificam-se em:
a)
Não encobertos: São aquelas que o autor não considera necessário mascarar,
porque o controle interno é muito fraco.
b)
Encobertos temporariamente: São feitas sem afetar os registros contábeis;
c)
Encobertos permanentemente: nesses casos, os autores da irregularidade
preocupam-se em alterar a informação contida nos registros e outros arquivos, para
assim ocultar a irregularidade.
Percebe-se a importância que existe na gestão empresarial, no gerente, no
administrador que vem trabalhando frente a estes sistemas de controle, logo que muitas das
vezes o sistema pode não identificar de imediato o ato ocorrido, juntos, as determinadas
fraudes e irregularidades torna-se um sistema que se pensava ser eficiente em um sistema
fraco, quando executado com más intenções, por isso é importante efetuar testes diariamente,
e de acompanhar sempre que possível sua execução.
1.6 A GESTÃO DE EMPRESAS E A APLICAÇÃO DO CONTROLE INTERNO
Ter uma boa gestão empresarial com um controle interno eficiente pode ser um dos
caminhos para que as empresas se tornem um forte concorrente no mercado, mas também
dependendo da aplicabilidade do controle pode se tornar uma ferramenta perigosa, podendo
levá-la inclusive à falência pela sua incorreta utilização. Para análise da definição do controle
interno, existem vários fatores, dentre eles o plano de organização que Attie (2009, p. 149)
assim caracteriza:
Plano de organização é o modo pelo qual se organiza um sistema. A estrutura
organizacional necessita corresponder a uma divisão, adequada e balanceada, de
trabalho, de forma que sejam estabelecidas as relações de autoridade e
responsabilidade entre os vários níveis, pelas parcelas de trabalho exigidas para a
consecução dos objetivos da empresa, e de maneira que sejam definidas, claramente,
as responsabilidades e autoridades dos diversos níveis.
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No processo de gestão, para que seja efetivado o planejamento estratégico e
operacional da empresa, necessita-se de se ter um grande controle da sua execução. A este
respeito Padoveze (2003, p.28) argumenta:
É a etapa do processo de gestão onde as coisas acontecem. A execução deve estar
em coerência com o planejado e programado. Enfim aplica-se o controle que é: Um
processo contínuo e recorrente que avalia o grau de aderência entre os planos e sua
execução, compreendendo a análise dos desvios ocorridos, procurando identificar
suas causas e direcionando ações corretivas. Além disso, deve observar a ocorrência
de variáveis no cenário futuro, visando assegurar o alcance dos objetivos propostos.
Dentro do enfoque sistêmico, o controle faz também o papel de feedback ou
retroalimentação do sistema.
Enfim, a tomada de decisão final é de responsabilidade da alta gerência e o
conhecimento em relação às informações, métodos, gestão e controles aplicados pelos
gestores têm que ser sempre confrontadas com a real necessidade da empresa para a geração
de informações confiáveis.
2 METODOLOGIA
A metodologia desenvolvida no artigo tem como objetivo chegar à visão da
importância do controle interno para as empresas de pequeno porte, posto que sua necessidade
não está restrita às empresas maiores.
Para tanto, foi adotado o método dedutivo mediante realização de pesquisa
bibliográfica exploratória em fontes de suma importância para a coleta de informações que
forneceu um embasamento teórico que subsidiou as fases seguintes da pesquisa.
Foram aplicados procedimentos como levantamento de dados por estudo de caso,
mediante realização de questionários com questões abertas e fechadas junto a gestores das
empresas objeto de estudo, selecionadas aleatoriamente mediante sorteio em um universo hoje
de 186 EPP’s sediadas no Município de Rolim de Moura (RO), sendo que a amostragem
correspondeu a 10% destas empresas.
3 RESULTADOS E DISCUSSÃO DA PESQUISA
Para a realização da pesquisa foram visitadas 24 empresas sediadas no município de
Rolim de Moura, o que ocorreu no período compreendido entre os dias 26 e 30 de novembro
de 2010. Das empresas visitadas, somente 18 responderam o questionário.
18
Após a aplicação do questionário os dados foram tabulados e analisados.
Porte da empresa e faturamento
Empresa de Pequeno Porte
Faturamento: Acima de R$240.000 e até R$ 2.400.000
Tempo em que a empresa esta no mercado
0 a 2 anos
2 a 4 anos
4 a 8 anos
8 a 10 anos
+ 10 anos
6%
11%
22%
17%
44%
Figura 05: Informações básicas sobre as empresas pesquisadas
Fonte: Dados da pesquisa
Observou-se que das empresas envolvidas na pesquisa 44% estão no mercado a mais
de 10 anos e o equivalente a 6% estão a 2 anos, e os outros 50% estão entre 2 a 10 anos. Esta
porcentagem é o que norteará a análise das empresas sobre a forma de controle interno
perante o mercado tão concorrido e sua tomada de decisão.
Responsável pela gestão da empresa
PROPRIETÁRIO
TERCEIROS
88%
12%
Empresas que desenvolvem algum tipo de controle
95%
5%
Figura 06: Controle interno e gestão empresarial
Fonte: Dados da pesquisa
Sendo de suma importância a utilização de sistemas de controle como uma ferramenta
de auxílio nas tomadas de decisões, das pesquisadas 95 % responderam que desenvolvem
algum tipo de sistema e 5% respondeu que não, porém sabemos ser impossível uma empresa
sobreviver sem ter nenhum tipo de sistema de controle interno mesmo que este seja somente
de estoque.
Os sistemas de hoje facilitam o trabalho do administrador, do contador, do proprietário
e funcionários, enfim da empresa como um todo. Em algumas empresas existem mais de um
sistema de gestão segundo dados abaixo tabulados.
0
10
14
3
8
3
Figura 07: Sistemas de Gestão desenvolvidos pelas empresas
Fonte: Dados da pesquisa
Sistemas de informações
Sistemas operacionais
Sistemas de gestão patrimonial
Sistemas de gestão eletrônica de documentos
Sistemas de controle de estoque e de produtos
Desconhecem qualquer tipo desses sistemas
19
Na maioria das empresas objeto de estudo adota-se mais de um tipo de sistema de
gestão, sendo que o sistema de informação é utilizado em 10 das empresas respondentes,
enquanto o sistema operacional em 8, o sistema de gestão patrimonial e o de gestão eletrônica
de documentos em 3, e por fim o sistema de controle de estoque que é adotado diariamente
por 14 das empresas pesquisadas.
Com o objetivo de entender a implantação dos sistemas, e verificar se a maneira
adotada atende suas necessidades, questionou-se de quem foi à idéia da implantação e se a
mesma teve alguma resistência no momento da execução por parte dos funcionários. Seguem
assim as informações coletadas.
A idéia de implantação dos sistemas de gestão
Funcionários
Proprietários
Gestor/Gerente
Contabilista
0%
90%
5%
5%
Resistência dos funcionários na implantação dos sistemas
Sim
Não
33%
67%
Figura 08: Implantação dos sistemas de gestão
Fonte: Dados da pesquisa
Pode-se observar que das empresas pesquisadas, em 90% a idéia de implantar os
sistemas de gestão surgiu do proprietário, 5% do gerente, podemos ainda perceber de acordo
com as informações, que os profissionais da área de contabilidade não possuem envolvimento
direto com a empresa, talvez em muitas delas sendo somente um emissor de relatórios, de
informações e que pouco se utiliza de seu conhecimento e capacidade de administrar, de dar
idéias, de ajudar realmente o proprietário como um contabilista/gestor, o que pode ser
justificado pela porcentagem de participação nas idéias de melhorias de sistemas dentro das
mesmas, como podemos ver apenas 5%, sendo 01 empresa das 18, foi idéia de um contabilista
a implantação do sistema e neste caso foi o eletrônico de documentos e o de controle de
estoque.
Dos 33% equivalentes as empresas que encontraram dificuldades de implantação,
destacam-se dificuldades como a falta de experiência dos funcionários em informática,
desatualização e pessimismo dos mesmos, alguns vícios advindos de serviços anteriores, a
cultura, e a dificuldade mais citada que é a resistência a mudança, os funcionários se
acomodam e não querem mudar. Foi citado por uma das empresas até a tentativa de
funcionários em boicotar o sistema para que a mudança não fosse possível.
20
Antes dos sistemas serem implantados existiram-se dificuldades, assim como também
surgiram após sua implantação, dificuldades que muitas das vezes atrapalham a empresa a
desenvolver, a desistir de evoluírem. Algumas opções foram apresentadas.
35
30
25
20
15
10
5
0
DIFICULDADE PARA ADQUIRIR OU
EXECUTAR O CONTROLE INTERNO
33 %
Custos e as
despesas de
manutenção
33%
23 %
Falta de pessoal
Falta de um bom
qualificado para sua planejamento
execução
11%
Não encontraram
dificuldades
Figura 09: Dificuldades para adquirir e executar algum tipo de controle interno
Fonte: Dados da pesquisa
Podemos observar 33% das dificuldades são de custos/despesas de manutenção e de
pessoal qualificado para executá-los posteriormente, pode-se refletir que na realidade talvez
não seja diretamente o custo em si, mas o péssimo planejamento para identificar se o sistema
é adequado para o porte da empresa, pois se não forem, causarão realmente custos altos e
pouco retorno de lucros. Pessoal qualificado pode ser resolvido com treinamento, motivo em
que muitos optam em não mudar, em não melhorar os sistemas quando isso significa mesmo
em curto prazo maiores custos e despesas. E se falando em custos e em despesas, é de suma
importância que toda empresa independente de seu porte, faça auditoria interna no mínimo
semestralmente, que exista um funcionário que seja responsável por este controle. Foi
questionado para os proprietários/gerentes se existe essa preocupação de se fazer auditoria
interna, logo que ela fornecerá informações da real situação da empresa e norteará as decisões
a curto e longo prazo.
A existência de auditoria interna nas empresas
SIM
NÃO
33%
67%
O intervalo de tempo em que se é feito esta auditoria
3 MESES
6 MESES
33%
0%
Figura 10: Auditoria interna nas empresas questionadas
Fonte: Dados da pesquisa
1 ANO
50%
MENSAL (Colocou fora das
alternativas)
17%
Conforme dados tabulados 33% das empresas pesquisadas tem a preocupação de fazer
uma auditoria interna, dentro dessa porcentagem 33% fazem trimestralmente, 50%
anualmente e 17% respondeu fazer mensalmente, alternativa esta não existente entre as
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opções apresentadas no questionário, e por fim 67% declararam que não fazem auditoria
interna, sabe-se assim que são poucas as possibilidades de que um erro ou uma fraude sejam
descobertas em tempo hábil, o que poderia evitar consequências maiores como citado por um
dos proprietários, que informou a ocorrência de desvios de verbas por um funcionário, sendo
descoberto muito tempo depois, levando à empresa quase a falência.
Supervisão diária das atividades
3
2 21
Treinamento de Pessoal
10
Opinião formal da administração da função e responsabilidade de cada funcionário
Auditoria interna
4
Segregações de funções
4
8
Plano de carreira, algum tipo de incentivo, motivação, em prol dos funcionários
Relatórios de execução dos sistemas existentes
5
Rotação de funcionários por diversos setores
6
7
Relatórios de desempenho de pessoal
Planos de contas adaptados
Manuais de procedimentos dos serviços a serem executados na empresa como um
todo
Figura 11: Atividades operacionais da empresa
Fonte: Dados da pesquisa
Das opções fornecidas para os questionados em ordem de maiores números de
respostas, seguem as atividades que ocorrem na maioria das empresas objeto de estudo, a
supervisão das atividades diárias, das 18 acontecem diariamente em 10, em seguida vem o
treinamento de pessoal em 8, posteriormente em 07 destas ocorre a opinião formal da
administração da função e responsabilidade de cada funcionário, em 06 a auditoria interna, em
5 empresas ocorre segregação de funções o que não é bom para o funcionário, vindo causar
um menor rendimento por cansaço físico, psicológico ou desmotivação salarial se este não for
remunerado de acordo com as suas atividades, em 04 das pesquisadas tem um plano de
carreira e incentivo aos funcionários e também a preocupação em gerar relatórios de execução
dos sistemas existentes, em 03 acontecem rotação de funcionários por diversos setores, e em
02 são gerados relatórios de desempenho de pessoal e existe um plano de contas adaptados
sempre de acordo com sua realidade.
Alguns sistemas adotados surgem bons resultados para a empresa, mas alguns com o
tempo são identificados como investimentos desnecessários. Muitos proprietários/gerentes
sabem utilizar as informações geradas pelos sistemas, procedimentos de controle interno em
sua tomada de decisão, outros tomam somente pela entrada e saída de dinheiro. Indagou-se a
forma que os sistemas aderidos influenciam na tomada de decisão, e dentre as respostas as
22
que mais se destacaram foram: mais controle, faz com que as decisões sejam mais rápidas e
seguras; melhor atendimento e organização; rapidez nos processos e qualidade nos
procedimentos; facilidade ao delegar funções; uma gestão mais dinâmica, moldada as
necessidades; e com os sistemas e controle surge a identificação de erros que diariamente são
observados e alguns aprendizados tirados dos mesmos.
Por fim questionou-se nas empresas, já ocorreu alguma conseqüência negativa nos
aspectos financeiro, econômico, social e ambiental ou em algum outro aspecto por falta de
controle interno? Seguem os dados abaixo tabulados.
Ocorrência de consequências negativas por falta de controle interno
SIM
NÃO
44%
56%
Figura 12: Ocorrência negativa por falta de controle interno
Fonte: Dados da pesquisa
Em um total de 56 % responderam que nunca ocorreu nada que viesse a prejudicar a
empresa, que tenha levado o responsável a uma tomada de decisão errada, e dentre os 44%
que informaram a ocorrência justificaram que, foram conseqüências dos desvios de verbas por
funcionários, falta de acompanhamento nas montagens e nas entregas, demora no setor de
fabricação, fluxo de mercadoria em estoque maior que o suportado e também aquisição de
produtos desnecessários, conseqüências estas que causou problemas financeiros, perca de
clientes, perda de mercadorias, e prejuízos por estocagem de produtos iguais sem saídas. Todo
sistema tem seu objetivo final, em todo investimento existiu a necessidade, a questão é saber
quando, onde e como desenvolver, responsabilidade esta essencial do administrador, gestor,
proprietário com participação fundamental de todos os funcionários, pois cada um sabe e vive
a real situação da empresa.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O controle interno é a ferramenta de grande importância para os resultados
operacionais da empresa, ter um bom gestor, sistemas em bom funcionamento, geram maiores
lucros mesmo que em longo prazo. Nas empresas de pequeno porte identificou a
despreocupação em relação à adequação de sistemas de controle interno, o que foram
desenvolvidos foi para suprir as necessidades das mesmas, e não para evoluir realmente,
porém em algumas, com grande resistência dos funcionários quando relacionado à
23
atualização, as mudanças. Não identificou – se a existência de ingerência por parte dos
proprietários na gestão da empresa quando esta é administrada por terceiros, porque poucas
destas são administradas por terceiros, e as que são existe participação dos mesmos nas
tomadas de decisões. Mesmo os administradores conscientes de que é importante este controle
interno pouco se controla, tanto que ocorrências negativas foram detectadas por falta de
controle.
Com a pesquisa aplicada identificou-se ainda alguns dos sistemas mais utilizados nas
empresas objeto de estudo, enfim conseguiram-se respostas para todos os objetivos, porém
não com o sucesso esperado, porque teoricamente não existe a valorização da importância de
se ter um controle interno, deparou-se com gestores/proprietários despreparados para tomar
decisões quando relacionados à implantação de sistemas e procedimentos internos
necessários, quadro que poderia ser mudado com a ajuda do conhecimento do profissional de
contabilidade, que passaria de um mero gerador de números, de relatórios, para um
contabilista gestor, um contabilista disposto a efetuar mudanças quando estas identificadas
nos relatórios.
As empresas precisam evoluir, mas necessitam da ajuda de profissionais que
entendam, porque nem todas as empresas têm a frente proprietários ou gerente com
conhecimento de administração, e acabam tomando decisões somente pela entrada e saída de
dinheiro, e poderão perceber os erros somente no final do exercício, levando a empresa a um
resultado muitas das vezes irreversível.
O controle interno é a ferramenta de auxílio para a tomada de decisão, os contabilistas
que estão para surgir no mercado podem aproveitar essa necessidade de profissionais
qualificados em área de gestão, para conquistar o espaço diferencial, juntando assim o
conhecimento contábil com o conhecimento administrativo e fornecendo serviços além do
esperado pelos proprietários das empresas, com implantação de sistemas importantes para a
vida operacional das mesmas, enfim se existir a participação do contabilista, juntamente com
o proprietário e funcionários, a execução do controle interno será hábil, gerando resultados
confiáveis para o próprio contador que fornecerá informações para os proprietários que terão
assim subsídios para a tomada de decisão viável para a realidade de sua empresa. O controle
interno tem influencia positiva nas atividades operacionais desde que se saiba como, onde e
quando controlar, aí está o grande espaço para o bom desenvolvimento da profissão contábil.
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REFERÊNCIAS
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Paulo: Atlas, 2007.
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ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicações. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2009.
CREPALDI, Silvio Aparecido. Contabilidade Gerencial: teoria e prática. 3 ed. São Paulo:
Atlas, 2004.
FREZATTI, Fabio. Orçamento empresarial: Planejamento e controle gerencial. 2 ed. São
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GOMES, Josie Simeone. SALAS, Joan M. Amat. Controle de Gestão: Uma abordagem
Contextual e Organizacional. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
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Aplicação. 1. ed. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003.
SANTOS, José Luiz dos. Fundamentos de auditoria contábil. Ed resumos de contabilidade.
São Paulo: Atlas, 2006.
OBRAS CONSULTADAS
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São Paulo: Atlas, 2001.
FURASTE, Pedro Augusto. Normas Técnicas para Trabalho Científico: Explicitação das
Normas da ABNT, 14ª Edição, Porto Alegre: (s.n.) 2005.
JUNKES, Maria Bernadete; SANTOS, Maria Lindomar dos. Trabalhos Acadêmicos: A
Facilidade em Desenvolvê-los. Rolim de Moura-RO, D’press Editora, 2007.
RINCAWESKI, Isaac. A área administrativa das empresas não está recebendo a devida
atenção. Disponível em: < http://classecontabil.uol.com.br/artigos/ver/2183> Acesso em 30
nov 2010.
LOPES, André Charone Tavares. O guarda-livros e o contador gestor. Disponível em: <
http://classecontabil.uol.com.br/artigos/ver/2164> Acesso em 30 nov. 2010.
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http://classecontabil.uol.com.br/artigos/ver/2126> Acesso em 30 nov. 2010
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Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. Disponível em: <
25
http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/leiscomplementares/2006/leicp123.htm> Acesso
em 28 out. 2010.
Normas da ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. Disponível em:
<http://www.abnt.org.br/>. Ultimo acesso em 05 dez. 2010.
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FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE RONDÔNIA
CAMPUS DE CACOAL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
PESQUISA REALIZADA PARA SUBSIDIAR A FORMATAÇÃO DO
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO (TCC)
Acadêmica: Vanessa Carolina Soares de Oliveira
Orientadora: Drª Eleonice Dal Magro
O objetivo deste questionário é entender o processo de gestão adotado pelas empresas
de pequeno porte do município de Rolim de Moura – RO e identificar os sistemas de controle
interno adotados pelas mesmas. Não será em momento algum citado o nome da empresa e do
entrevistado, e as informações aqui prestadas não serão utilizadas para nenhum outro fim que
não seja acadêmico.
EMPRESA: ________________________________________________________________
PROPRIETÁRIO (a):________________________________________________________
DATA DE SUA ABERTURA:_________________________________________________
ENTREVISTADO (a):________________________________________________________
1) Quem é o responsável pela gestão da empresa?
( ) Proprietário
( ) Terceiros
2) É desenvolvido na empresa algum tipo de sistema de controle interno?
( ) SIM
( ) NÃO
3) Se a reposta anterior for sim, quais destes sistemas existem na empresa?
( ) sistemas operacionais;
( ) sistemas de gestão patrimonial;
( ) sistema de gestão eletrônica de documentos;
( ) sistema de controle de estoque e de produtos;
( ) desconheço qualquer tipo desses sistemas acima relacionados.
4) De quem foi a idéia de implantar os sistemas?
( ) Funcionários
( ) Gestor/Gerente
( ) Proprietários
( ) Contabilista
5) Existe ou existiu resistência dos funcionários em relação à implantação dos sistemas utilizados
(se utilizados)?
( ) SIM
( ) NÃO
Qual foi ou é a principal dificuldade encontrada?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
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6) Qual a maior dificuldade encontrada para adquirir ou executar o controle interno?
( ) Custos e as despesas de manutenção
( ) Falta de pessoal qualificado para sua execução
( ) Falta de um bom planejamento para se identificar qual o melhor controle a ser adaptado na
empresa, e conhecimento para definir quando deve ser modificado.
( ) Não temos dificuldades
7) É feito auditoria interna na empresa? De quanto em quanto tempo?
( ) SIM
TEMPO: ( ) 3 Meses
( )NÃO
( ) 6 meses
( ) 1 ano
(
) mais de um ano
8) Até onde se tem conhecimento, assinale das alternativas abaixo quais existem no dia a
dia da vida operacional da empresa.
( ) Segregações de funções
( ) Opinião formal da administração da função e responsabilidade de cada funcionário
( ) Rotação de funcionários por diversos setores
( ) Treinamento de Pessoal
( ) Plano de carreira, algum tipo de incentivo, motivação, em prol dos funcionários
( ) Supervisão diária das atividades
( ) Relatórios de desempenho de pessoal
( ) Relatórios de execução dos sistemas existentes
( ) Manuais de procedimentos dos serviços a serem executados na empresa como um
todo
( ) Planos de contas adaptados
( ) Auditoria interna
9) De que forma os sistemas aderidos influenciam na tomada de decisão?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
10) Já ocorreu em sua empresa alguma conseqüência negativa seja no aspecto financeiro,
econômico, social, ambiental ou em algum outro aspecto por falta de controle interno?
( ) SIM
( )NÃO
Cite-a se possível._______________________________________________________
_____________________________________________________________________
Assinatura da Acadêmica__________________________________________________
Rolim de Moura/RO, ____ de Novembro de 2010
_______________________________
Assinatura do entrevistado