GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM A - Portal SE-EB

GERENCIAMENTO DE PROJETOS
COM A FERRAMENTA GPEx
INSTRUTORES:
JOÃO AUGUSTO ALEXANDRIA DE BARROS
REFERÊNCIAS
❏Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento
de Projetos (Guia PMBOK@), 5ª edição, PMI, 2013;
❏Normas para Elaboração, Gerenciamento e
Acompanhamento de Projetos no Exército Brasileiro
(NEGAPEB – EB20-N-08.001), 2ª Edição, 2013;
❏Gerenciando Projetos de Sucesso com
PRINCE2TM, OGC, Reino Unido, 2011.
REFERÊNCIAS
❏PORTAL GPEx – portalgpex.cds.eb.mil.br;
❏GPEx (CITEx) – gpex.eb.mil.br; e
❏GERENTE Projeto GPEX/EB – Cel R1 Gerhardt
(860-5209 ou 61 3415-5209 ou ramal 5209).
INTRODUÇÃO
Projeto
❏Mudanças;
❏Temporário;
❏Multifuncional;
❏Único;
❏Incerteza.
METODOLOGIA NEGAPEB
SUMÁRIO
DO PROJETO
Autorização
PLANOS
PROGRESSO
ENTREGA
CONTROLE
IMPLANTAÇÃO
PROPOSIÇÃO DE UM PROJETO
❏1º Ato de um provável projeto: Ordem verbal,
DIEx, Email, etc.
❏“Start Up” do projeto.
❏Ainda não é projeto.
❏Gera uma tomada de decisão da autoridade
patrocinadora.
➢No GPEx:
❏Criar demanda.
DEMANDA
❏Criando uma Demanda
❏Projetos > demandas > filtros e ações > criar
uma nova demanda
❏Papéis:
❏Responsável: Gerente do projeto;
❏Supervisor: “orientador” do Projeto;
❏Cliente: Usuário principal;
❏Autoridade: patrocinador;
❏Designados: equipe de projeto; e
❏Contatos: Fornecedores e outros
usuários.
DEMANDA
❏Analisando a Demanda
❏Projetos> demandas
❏Clicar duas vezes na demanda
❏Ação > Analisar demanda
ABORDAGEM INICIAL
❏Projeto
❏Projeto Simples (5W2H)
❏O quê ?
❏Quem ?
❏Onde?
❏Quando?
❏Por quê?
❏Como ?
❏Quanto ?
❏Ação de Cmdo
➢No GPEx:
❏Criar Projeto
NOVO PROJETO
❏Criando um Projeto
❏Método completo;
❏Método rápido; ou
❏EAP.
MÉTODO COMPLETO
❏Criando um Projeto pelo Método Completo
❏Projetos > lista de projetos > filtros e ações >
novo projeto
★Importante:
Nome;
Envolvidos (gerente, supervisor, Autoridade,
Cliente);
Nível de acesso;
Expediente;
Stakeholders.
MÉTODO RÁPIDO
❏Criando um Projeto pelo Método Rápido
❏Projetos > Projeto rápido
❏Projeto > Novo Projeto
❏Editando um Projeto pelo Método Rápido
❏Projeto > Editar projeto
MÉTODO EAP
❏Criando um Projeto pelo Método EAP
❏Projetos > Estrutura Analítica do Projeto
(WBS)
❏Criar Projeto
OU
❏Projetos > Estrutura Analítica do Projeto (WBS)
gráfica
❏Projeto > Novo Projeto
MÉTODO EAP
❏Editando um Projeto pelo Método EAP
❏Ação > Editar Tarefa ou Projeto
OU
❏Projeto > Editar
LIÇÕES APRENDIDAS
❏Criando uma Lição Aprendida
❏Projetos > Lições Aprendidas > Filtros e ações
> Nova Lição Aprendida
INTRODUÇÃO
Escopo
QUALIDADE
RISCOS
Tempo
Custo
BENEFÍCIOS
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Planejar
Delegar
Controlar
Plan
ejar
Monitorar
ESTUDO DE VIABILIDADE
❏Justificando o Projeto
❏Ver > NEGAPEB > Estudo de Viabilidade
DIRETRIZ DE INICIAÇÃO
❏Criando a Diretriz de Iniciação
❏Ver > NEGAPEB > Diretriz de Iniciação
SUMÁRIO DO PROJETO
❏A juntada daDiretriz de Iniciação e o Estudo de
Viabilidade representa o Sumário do Projeto.
❏A Autoridade decide sobre o início ou não do
projeto.
DIRETRIZ DE IMPLANTAÇÃO
❏Criando a Diretriz de Implantação
❏Ver > NEGAPEB > Diretriz de Implantação
★Importante:
Implantação; e
Organização do Projeto.
EXERCÍCIO 01
❏Email recebido:
“Prezado Companheiro, tendo em vista a
necessidade de estabelecer critérios adequados
de instrução para a manutenção dos capacetes do
Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um
manual
único,
com
as
diversas
multifuncionalidades envolvidas em um prazo
máximo de 1 (um) ano”
EXERCÍCIO 01
❏Missão:
1.Criar uma Demanda;
2.Criar o Projeto;
3.Apresentar um Sumário do Projeto;
4.Criar uma Diretriz de Implantação;
5.Insira uma Lição Aprendida.
DETALHAMENTOS
CARACTERÍSTICAS
ESCOPO
CUSTO
TEMPO
BENEFÍCIOS
RISCOS
QUALIDADE
DETALHAMENTOS
TEMPO
CUSTO
ESCOPO
DURAÇÃO DAS TAREFAS
❏Inserindo uma duração para uma Tarefa
❏Método Completo;
❏Método Rápido; e
❏EAP.
DURAÇÃO DAS TAREFAS
❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo
Método Completo
❏Clicar na Tarefa (Detalhes da Tarefa)
❏Ação > Editar Tarefa > Datas
❏Salvar
DURAÇÃO DAS TAREFAS
❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo
Método Rápido
❏Ver > Interface Rápida
❏Inserir o número de Dias
OU
❏Inseriras datas de Início e Término
DURAÇÃO DAS TAREFAS
❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pela EAP
❏Ver EAP
❏Ação > Editar Tarefa ou Projeto > Datas
❏Salvar
DEPENDÊNCIAS
❏Início – Início (II)
❏Início – Término (IT)
❏Término – Início (TI)
❏Término – Término (TT)
❏Latência
❏Menor distância
DEPENDÊNCIAS
❏Criando Dependências
❏Método Completo;
❏Método Rápido; e
❏EAP.
DEPENDÊNCIAS
❏Criando Dependências pelo Método Completo
❏Ação > Editar Tarefa >Predecessoras
DEPENDÊNCIAS
❏Criando Dependências pelo Método Rápido
❏Ver > Interface Rápida
❏Colunas Predecessoras / Sucessoras (utilizar *
para menor “distância”.
OU
❏Diretamente no Gráfico Gantt
DEPENDÊNCIAS
❏Criando Dependências pelaEAP
❏Ver > EAP (WBS)
❏Ação > Editar tarefa >Predecessoras
ESTRUTURA ANALÍTICA DO
PROJETO
❏Criando a EAP para o Projeto
❏Ver > NEGAPEB > Estrutura Analítica
CRONOGRAMA INICIAL
❏Criando um Cronograma Inicial
❏Ver > NEGAPEB >Cronograma
EVENTOS
❏Reuniões, visitas, ações, processos, etc.
❏Inserindo eventos
❏Inserir > Evento
PLANILHA DE CUSTOS
❏Inserindo uma Planilha de Custos em uma Tarefa
❏Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa)
❏Inserir > Planilha de Custos
RECURSOS
❏Cadastrando recursos
Menu > Recursos
Filtros e Ações > Novo recurso
❏Inserindo um recurso
Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa)
Inserir > Recurso
ENTREGA
❏Criando uma Entrega para uma Tarefa
❏Inserir Entrega
❏Clicar em cima da tarefa
❏Ação > Editar Tarefa > Entregas
❏Salvar
DECLARAÇÃO DE ESCOPO
❏Criando uma Declaração de Escopo
❏Ver > NEGAPEB > Declaração de escopo
EXERCÍCIO 02
❏Email recebido:
“Prezado Companheiro, tendo em vista a
necessidade de estabelecer critérios adequados
de instrução para a manutenção dos capacetes do
Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um
manual
único,
com
as
diversas
multifuncionalidades envolvidas em um prazo
máximo de 1 ano – Prossiga na Missão!!!”
★Importante
○Reuniões semanais de controle;
○Toda atividade deve prever uma entrega.
EXERCÍCIO 02
❏Missão:
1.Apresentar a EAP do Projeto (2º Nível);
2.Cronograma inicial;
3.Inserir uma Planilha de Custos;
4.Inserir Entregas;
5.Criar Eventos nas Tarefas;
6.Criar uma Declaração de Escopo.
EXERCÍCIO 02
★Informações adicionais:
○Impressão de volume de 100 Páginas: R$
12,00/Volume;
○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura;
○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês;
○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês;
○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês;
○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.
EXERCÍCIO 02
★Informações adicionais:
○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de
manuais apresentaram o seguinte índice para
desenvolvimento: 10 páginas/Mês;
○Aproveitando “caronas” em pregões de
impressão, consegue-se imprimir até 100
volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.
PLANOS DE PROJETO
Plano de gerenciamento de riscos;
Plano de gerenciamento de mudanças;
Plano de gerenciamento da qualidade;
Plano de Gerenciamento de Comunicações;
Plano de gerenciamento das Partes
interessadas;
Plano de gerenciamento de recursos
humanos; e
Planejamento de custo e do Orçamento.
PLANO DE CUSTOS E DO
ORÇAMENTO DO PROJETO
❏Criando um Plano de Custos e de Orçamento do
Projeto
❏Ver > NEGAPEB > Planejamento de Custo e do
Orçamento
PROGRAMAS E PORTFÓLIOS
❏Programa é um grupo de projetos relacionados,
gerenciados de modo coordenado para a obtenção
de benefícios e controle que não estariam
disponíveis se fossem gerenciados individualmente.
PROGRAMAS E PORTFÓLIOS
❏Portfólio é um conjunto de programas, projetos e
ações, e até mesmo de outros portfólios, agrupados
por afinidade de execução ou finalística, para
facilitar a coorde nação e o gerenciamento eficaz e
permitir a implementação da estratégia de
organização. As entregas dos componentes do
portfólio não têm necessariamente que ser
interdependentes e coordenadas, caso contrário,
seria um programa.
PORTFÓLIO
❏Criando um Portfólio
❏Criar um projeto
❏Aba Portfólio
❏Incluir Projetos
PROGRAMA
❏Criando Programa
❏Projetos > Programas > Lista de Programas
❏Filtros e Ações > Criar Novo Programa
❏Posteriormente
❏Escolha o Projeto a ser incluído no Programa
❏Ação > Editar
❏Projeto > Relacionado > Programa > Salvar
PLANILHA DE GASTOS
❏Criando uma Planilha de Gastos
❏Dois cliques na tarefa
❏Inserir Planilha de Gastos
❏Criando Etapas da Despesa
❏Ação > Definir estágios da despesa > planilha
de Gastos
PLANO DE PROJETO
❏Criando um Plano de Projeto
❏Ver > NEGAPEB > Plano de Projeto
PLANOS
❏Criando Plano de Risco
❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de
Riscos
❏Criando Plano de gerenciamento de qualidade
❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de
Qualidade
PLANOS
❏Criando Plano de gerenciamento de mudanças
❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de
Mudanças
❏Criando
Plano
de
gerenciamento
de
comunicações
❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de
Comunicações
CRONOGRAMA FÍSICOFINANCEIRO
❏Criando Plano de Risco
❏Ver> NEGAPEB >Cronograma FísicoFinanceiro Inicial
EXERCÍCIO 03
❏Email recebido:
“Prezado Companheiro, tendo em vista a
necessidade de estabelecer critérios adequados
de instrução para a manutenção dos capacetes do
Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um
manual
único,
com
as
diversas
multifuncionalidades envolvidas em um prazo
máximo de 1 ano”
EXERCÍCIO 03
❏Missão:
1.Criar um Plano de Custo e de Orçamento do
Projeto;
2.Criar um Portfólio;
3.Criar uma Planilha de Gastos;
4.Criar um Plano de Projeto;
5.Criar um Plano de Riscos.
6.
7.
8.
9.
Apresentar o cronograma Físico-Financeiro;
Plano de gerenciamento de qualidade;
Plano de gerenciamento de mudanças;
Plano de gerenciamento de comunicações;
EXERCÍCIO 03
★Informações adicionais:
○Impressão de volume de 100 Páginas: R$
12,00/Volume;
○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura;
○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês;
○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês;
○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês;
○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.
EXERCÍCIO 03
★Informações adicionais:
○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de
manuais apresentaram o seguinte índice para
desenvolvimento: 10 páginas/Mês;
○Aproveitando “caronas” em pregões de
impressão, consegue-se imprimir até 100
volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.
SIAFI
❏Importando NC/NE/NL/OB
❏Ação > SIAFI > Importar NC/NE/NL/OB
REGISTROS
❏Tipos de Registros:
❏Registro deIssue*
❏Registro de Qualidade
❏Registro de Riscos
❏Descrição do Status do Projeto
* Algo que aconteceu, não estava planejado e
necessita de atenção gerencial.
ACOMPANHAMENTO
❏Acompanhamento do Projeto
❏Relatórios
❏Relatório de Controle de Mudança
❏Relatório de Situação
❏Registros
❏Termo de aceite de Produtos/Serviços
❏Registros em geral
BASELINE
❏Criando Linha de base
❏Inserir > BaseLine
RELATÓRIOS
❏Criando Relatórios
❏Ver > NEGAPEB >Relatório de Controle de
Mudança
❏Ver > NEGAPEB > Relatório de Situação
CONTROLE
❏Controlando o Projeto
❏Estágios da despesa
❏Ação > Imprimir > Estágios da despesa
❏Indicadores
❏Inserir > Indicador
❏Ação > Editar Projeto > Indicador Principal >
Salvar
TERMO DE ENCERRAMENTO
❏Concluindo o Projeto
❏Ver > NEGAPEB > Termo de Encerramento
CICLO DE VIDA DO PROJETO
❏Criando um ciclo de vida do Projeto
❏Ver> NEGAPEB > Ciclo de vida
EXERCÍCIO 04
❏Email recebido:
“Prezado Companheiro, tendo em vista a
necessidade de estabelecer critérios adequados
de instrução para a manutenção dos capacetes do
Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um
manual
único,
com
as
diversas
multifuncionalidades envolvidas em um prazo
máximo de 1 ano”
EXERCÍCIO 04
❏Missão:
1.Simule o andamento e apresente pelo menos:
um Registro e um Relatório de Situação;
2.Simule o fim do projeto e emita o termo de
encerramento de Projeto.
EXERCÍCIO 04
★Informações adicionais:
○Impressão de volume de 100 Páginas: R$
12,00/Volume;
○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura;
○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês;
○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês;
○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês;
○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.
EXERCÍCIO 04
★Informações adicionais:
○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de
manuais apresentaram o seguinte índice para
desenvolvimento: 10 páginas/Mês;
○Aproveitando “caronas” em pregões de
impressão, consegue-se imprimir até 100
volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.