MANUAL BI- Business Intelligence

Módulo:
 BI
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1. VISÃO GERAL
1.1 SISTEMA BI – Business Intelligence:
Segundo Gartner Group, “a maior ameaça das empresas da atualidade é o
desconhecimento... O Business Intelligence se empenha em eliminar as dúvidas e a
ignorância das empresas sobre suas informações, aproveitando os enormes volumes de
dados coletados pelas empresas”.
O BI ou Inteligência Empresarial tem como principal objetivo à integração dos
aplicativos e tecnologias para extrair e analisar os dados corporativos de modo simples,
no formato apropriado e no tempo certo, para que a empresa possa tomar decisões
melhores e mais rápidas, auxiliando os executivos em seus negócios. Essa ferramenta
tem como capacidade transformar dados em informação, informação em conhecimento e
propiciar a descoberta de novas percepções, entendimentos, os quais podem prover
suporte à tomada de decisão.
BI congrega Inteligência Competitiva, ou Competitive Intelligence (CI), Gerência
de Conhecimentos, ou knowledge Management System (KMS), Internet Business
Intelligence (IBI), pesquisa e análise de mercados utilizando informações, comumente
guardadas em Data Warehouses e Data Marts.
1.2 OBJETIVOS:
“A implementação de BI é uma mudança de cultura, se não for feito o alinhamento de
conceitos, ele perde credibilidade. Se o usuário encontrar problemas, tende a voltar para
o antigo relatório,” diz diretora de TI da Avon, Andréa Pereira.
BI proporciona analisar os dados corporativos de maneira simples, no formato
correto e no tempo certo, para que a empresa possa tomar as decisões melhores e mais
rápidas. Essa solução tem como finalidade transformar dados em informação e
informação em conhecimento.
1.3 VANTAGENS:
BI proporciona uma enorme quantidade de vantagens as empresas que a utilizam,
benefícios tais como:
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 Analisar com facilidade todos os dados da empresa, como fatores de risco,
tendências;
 Não depender da geração de relatórios para a tomada de decisão;
 Agilidade e precisão na tomada de decisões;
 Consistência na avaliação de desempenho da empresa;
 Otimização de resultados;
 Agilidade e precisão na definição, acompanhamento e realinhamento estratégico;
 Analisar e antecipar mudanças no mercado;
 Analisar e descobrir novos nichos de mercado;
 Analisar e antecipar movimentos e ações dos competidores;
 Analisar e descobrir novos potenciais competidores;
 Aprender com os sucessos e as falhas anteriores;
 Avaliar o impacto de novas tecnologias, produtos ou processos;
 Rever suas próprias práticas de negócio;
 Auxiliar na implementação de novas ferramentas gerenciais;
 Redução de custos na compra de softwares e treinamentos;
 Compartilhamento de informações entre diferentes grupos de usuários;
1.4 CENÁRIO ATUAL CORPORATIVO:
Desde o início da era computacional, as organizações têm usado os dados de suas bases
operacionais para atender as necessidades de informações. Nesta situação, além da
dificuldade de encontrá-los por utilizarem diversas fontes de dados de sistemas
diversificados, diversas vezes, dados inconsistentes são utilizados como base para
tomada de decisões importantes. As empresas normalmente operam.
Os níveis estratégicos dos Sistemas de Informações devem oferecer apoio aos
processos de tomadas de decisões e precisa das informações geradas pelo nível
organizacional da organização que possui ampla complexidade gerada pelas grandes
bases de dados que acumulam as informações das transações. E são pouco aproveitadas
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pela gerência para auxiliar em decisões estratégicas da empresa não aproveitando toda a
potencialidade alcançável.
Reunir estas informações, interpretá-las e extrair tudo o que realmente importa
para a corporação é uma tarefa complexa, e para garantir algum resultado nesta área às
informações devem ser consistentes e padronizadas.
1.5 NOVA FORMA DE TRATAR DADOS- BI:
Um Data Warehouse (DW) ou Armazéns de Dados é uma grande base de dados capaz
de integrar dados confiáveis e diretos, utilizando as informações de interesse para a
empresa que se encontram disseminadas em diversos sistemas, para auxiliar o apoio à
decisão. Data Warehouse usa estruturas lógicas dimensionais, possibilitando o seu
processamento analítico por ferramentas especiais tais como OLAP e Mining.
Como característica o DW possui um conjunto de dados orientados por assuntos,
integrados, não voláteis, variáveis em relação ao tempo sendo alimentado por outras
fontes de dados, que podem trazer dados representados de formas diferentes, mas que
possuem o mesmo significado, por este motivo os dados devem ser integrados e
padronizados, a Figura 1 exemplifica a idéia do processo.
Figura 1 Processo de padronização dos Dados.
Organização lógica dos negócios da organização sobre esse modelo permite um
acesso facilitado de ferramentas para análise dos negócios, e os resultados dessas
análises permitem visualizar cenários passados, atuais e possíveis da organização,
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gerando informações estratégicas que possibilitem a tomada de decisões de melhorias e
evoluções.
1.6 ESTRUTURA BI:
BI usa uma série de ferramentas para colher, analisar e retirar conhecimentos, que
poderão ser utilizados como subsídio aos procedimentos de tomada de decisão. A Figura
2 mostra os principais elementos deste ambiente.
Figura 2 Estrutura BI.
Data Mining trabalha esquadrinhando dados por meio de algoritmos inteligentes e
avançados, estatísticas tradicionais e gráficas sobre uma amostra procurando reconhecer
padrões, para apresentar relações ocultas e encontradas no repositório de dados da
organização.
Um característico Sistema BI é composto pelas seguintes partes:
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Módulo de ETL (Extract, Transform and Load): Componente dedicado à extração,
carga e transformação de dados. É a parte responsável pela coleta das informações nas
mais diversas fontes, desde sistemas ERP´s, arquivos de texto ou planilhas eletronicas.
Data Mart e ou Data Warehouse: Local onde ficam concentrados todos os dados
extraídos dos sistemas operativos da organização. Data Marts significa armazém de
dados e é subconjunto de dados de um Data Warehouse A vantagem de ter um
repositório de dados à parte é a possibilidade de armazenar informações históricas e
agregadas, dando um suporte melhor para as análises posteriores.
Front-End: É a parte visível ao usuário de um projeto de BI. Pode ser em forma de
relatórios padronizados, análise OLAP e outras funções, como Data Mining e projeções
de cenários futuros.
1.7 TERMOS BI:
Modelagem Dimensional: é uma técnica de concepção e visualização de um modelo de
dados e um conjunto de medidas que descrevem aspectos comuns de negócios. O
objetivo dessa modelagem é fornecer a capacidade de visualizar os dados de uma
organização, de modo a permitir a análise de valores significativos para a mesma.
As visões multidimensionais, igualmente conhecidas como Cubos, que são uma
metáfora que ajuda a entender como se comporta uma visão multidimensional que
compõem sistemas OLAP (Online Analytical Process) quebram paradigmas, saindo das
atuais visões bidimensionais.
Um cubo é apenas uma visão multidimensional, como um relatório, OLAP é a
técnica ou ferramenta para construir cubos e Business Intelligence é o conjunto de cubos,
KPIs, BSC, Data Mining, relatórios e demais ferramentas que compõe uma solução de
análise gerencial e estratégica para a empresa. Os metadados do cubo são normalmente
criados com base no esquema estrela ou esquema floco de neve de tabelas de bases de
dados relacionais.
E esse modelo é formado por três elementos básicos: os fatos as dimensões e as
medidas (variáveis).
Fatos: definem a importância e a motivação da modelagem dimensional representa
numericamente valores que refletem temporalmente a evolução dos negócios de uma
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organização. É representado no modelo por uma tabela chamada tabela de Fatos
formados por dados de medidas e de contexto.
Dimensões: As dimensões determinam o contexto de um assunto de um fato do negócio.
Possui uma ou mais hierarquias naturais, além de atributos descritivos sem
relacionamento hierárquico. É representada por uma tabela que descreve uma
característica de um fato. Determina como se podem filtrar informações sobre os fatos,
como: por região.
Medidas: Atributos numéricos que representam um fato, o desempenho de um indicador
de negócios relativo às dimensões que participam do fato.
OLTP - Processamento de Transações On Line (On Line Transaction Processing):
Registram transações referentes às atividades operacionais (cotidianas) que movimentam
a organização. Essas operações envolvem um conjunto de atividades que juntas formam
uma transação. Os Sistemas de Informação com foco operacional são sistemas
transacionais. Visões bidimensionais.
OLAP - Processamento Analítico On Line (On Line Analytical Processing): São
ferramentas que possibilitam a manipulação de muitos dados de um DW para fins de
análise de determinadas variáveis para descoberta de cenários e tendências sob múltiplas
perspectivas. O objetivo é dar suporte ao processo de tomada de decisões. Visões
multidimensionais.
Um cubo para ser conhecido como tal, deve prover as seguintes operações:
•
Drill down: significa descer um nível hierárquico em uma dimensão. Ex: dimensão
tempo, ano para o trimestre e trimestre para o mês.
•
Drill up/ Roll up: significa subir um nível hierárquico em uma dimensão. Ex:
dimensão insumo, subir o nível do insumo para categoria do insumo.
•
Drill across: significa analisar um nível intermediário dentro de uma mesma
dimensão. Ex: dimensão produto, venda dos produtos num determinado ano, avança para
venda de um produto X no ano Y.
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•
Drill throught: significa alternar a análise de uma dimensão para outra. Ex:
produto para região ou mesmo de uma agregação (todos os pedidos de maio de 2010)
para os detalhes (tabela com cada pedido no período analisado) altera de região para
tempo.
•
Drill back/ Write back: é bastante utilizado em previsões e consiste na ação de
alterar os valores existentes em um cubo. Pode ser usado, por exemplo, para medir o
impacto na empresa do aumento em 10% do orçamento para o ano seguinte.
•
Drill Around: Ocorre quando a tabela de fatos que compartilha dimensões em
comum não é organizada em uma ordem linear, assim é preciso fazer uma sondagem do
valor. Existem diversas entidades cuidando de um paciente, compartilhando informações
entre si. É possível gerar poderosos relatórios realizando consultas distintas para cada
tabela fato e fazer uma junção com as configurações dos resultados do paciente.
•
Drill Out: São o detalhamento para informações externas como fotos, som,
arquivos texto, tabelas.
•
Drill Within: É o detalhamento através dos atributos de uma dimensão.
•
Slice: Significa analisar determinada fatia do cubo, funcionando como um filtro. Ex:
analisar determinado pedido de um determinado cliente.
•
Dice: Significa alterar a visão de um cubo, como se o cubo fosse girado, como
exemplo a análise de região (no caso linha) para ano (no caso coluna) altera região como
coluna e ano como linha.
•
Sort: Tem a função de ordenar a informação, podendo ser aplicada a qualquer tipo
de informação, não somente a valores numéricos. Ordenar as cidades em ordem
alfabética.
•
Ranking: Permite agrupar resultados por ordem de tamanho, baseado em valores
numéricos, refletindo somente na apresentação do resultado e não no resultado em si.
Ordenar a relação de filiais de acordo com os maiores volumes de vendas.
•
Pivoting: Alternar linhas e colunas, sendo que todos os valores totalizados serão
recalculados. Arrastar a dimensão sexo para dentro da coluna de tempo que compõe as
linhas da tabela.
•
Paging: Apresentação dos resultados de uma consulta em várias páginas,
permitindo a navegação do usuário. Permitir um máximo de n resultados por página.
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•
Filtering: Apresentação de consultas com restrições sobre atributos ou fatos.
•
Tiling: Visualização múltipla em uma única tela. Páginas resultantes de uma
consulta, diferentes metáforas visuais referentes a uma consulta, ou resultados de
diferentes consultas.
•
Alerts: Utilizados para indicar situações de destaque em elementos dos relatórios,
baseados em condições envolvendo objetos e variáveis. Definir que os vendedores com
vendas mensais inferiores a determinado valor devem aparecer em destaque.
•
Break: Permite decompor o resultado de uma análise em grupos de informações,
permitindo subtotalizar valores para cada grupo. Tendo a necessidade de visualizar a
informação por clientes, então é solicitado um break. O relatório será automaticamente
agrupado por clientes, somando os valores mensuráveis por clientes.
Dashboards: fornecem uma representação ilustrada do desempenho dos negócios,
também conhecido como Painel de Controle, Painel de Indicadores ou Painel de
Desempenho é a apresentação visual das informações mais importantes e necessárias
para alcançar um ou mais objetivos de negócio, consolidadas e ajustadas em uma tela
para fácil acompanhamento do processo de negócio.
ALGUMAS ABREVIATURAS E SIGLAS
ERP – Enterprise Resource Planning (Sistema de Gestão Integrada)
CRM – Customer Relationship Management (Sistema de Relacionamento com Clientes)
KPI – Key Performance Indicator, significa Indicador Chave de Desempenho.
COCKPIT - em sistemas de inteligência de negócios são os representadores gráficos em
conjunto com os KPI’s e outras informações.
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2. TEOREMA BI
2.1 O que o Teorema BI pode fazer
O módulo Teorema BI possibilita a detecção de desvios no negócio, em atendimentos,
nas receitas ou lucros, proporciona desvendar rapidamente aonde é possível melhorar o
desempenho da organização, de onde estão ocorrendo decréscimos ou acréscimos
significativos, seja em receitas, em atendimentos, em margens ou qualquer outra variável
do negócio.
É possível visualizar as informações em diversos ângulos, sem precisar refazer a
consulta. Partindo de uma única consulta é possível percorrer as informações livremente
até descobrir o que está buscando. A tecnologia de Business Intelligence até pouquíssimo
tempo era disponível em softwares enormes, complexos, caros e importados.
O Sistema teorema BI em sua tela inicial, Figura 3, apresenta diversos
componentes que tornam seu uso prático e simples
Figura 3 Tela inicial do Teorema BI.
2.2 Conhecendo as visões do Sistema
O Sistema Teorema BI consiste em uma barra de Ferramentas com todas as
funcionalidades organizadas em grupos, o cubo e o gráfico, conforme a indicação da
Figura 4.
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BARRA DE
FERRAMENTAS
PARTE
INTERNA DO
CUBO
GRÁFICO
Figura 4 Tela principal do Sistema Teorema BI.
A barra de Ferramentas é composta pelos grupos: Cadastros, Consultas,
Impressão, Customização e Contatos, os mais utilizados serão tratados na sequência
deste documento.
A região do Cubo é a forma de relatório multidimensional para visualizar as
informações sobre diversos ângulos, dinamicamente, sendo o cubo a parte principal do
Sistema Teorema BI, pois em termos de análise das informações da empresa tem a
função de proporcionar uma visão nítida do que esta acontecendo na organização.
A área interna do Cubo mostra as informações ativas da analise em vigor, sendo
composta de linhas e colunas. Na área externa do Cubo aparecem os campos disponíveis
para análise, porém não utilizados na visualização apresentada no momento.
Qualquer campo disponível tanto na área interna (sendo linhas e colunas) quanto
na externa pode ser arrastado1 para a outra área fazendo com que o sistema recalcule
1
Arrastar: significa clicar no campo e, sem largar o mouse, levar o mouse até a posição desejada, largando o botão.
Lembre que o botão sempre é o esquerdo, para o caso de arrastar.
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automaticamente os valores internos do cubo (medidas), podendo inclusive colocar mais
de um campo na coluna ou na linha, de modo que o Cubo irá subdividir as informações. A
Figura 5 mostra como o sistema indica a possibilidade de movimentação de campo, neste
caso o campo “CONDIÇÃO“ é arrastado para a parte interna do cubo como coluna e ao
aparecerem às setas verdes fica indicada a validade do campo.
Figura 5 Mover campo.
2.3 Ordenando
A direita de cada campo existe dois triângulos. O primeiro é usado para mudar a
ordenação,
.
Todos os campos possuem
exclusiva para ordenação, clicando nela as informações
serão ordenadas automaticamente em ordem crescente ou decrescente, conforme a
ordenação anterior. A Figura 6 mostra a ordenação decrescente, note a mudança de
posição do triangulo.
Figura 6 Ordem decrescente.
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2.4 Filtrando Informações e valores
O Filtro dos campos é feito a partir da pequena seta que se encontra mais a direita dos
campos,
tanto dos campos externos quanto internos ao Cubo, filtros na área externa
do Cubo influenciam as informações da área interna, forçando um recalculo automático no
Cubo.
Ao pressioná-lo é exibida uma lista com as informações disponíveis em ordem
alfabética. Cada filtro influencia nos filtros posteriores, a Figura 7 demonstra como é a
lista de filtros.
Cada opção listada pode ser desmarcada através da caixa à esquerda. A opção
“Show All” marca todas as opções.
Figura 7 Lista de Filtros.
ATENÇÃO: Caso seja esquecido um filtro as novas pesquisas mostrarão os resultados
utilizando os filtros aplicados anteriormente.
2.5 Cadastros de Consulta
O item “Consultas”
permite cadastrar novas consultas SQL utilizando o botão
para novas consultas, excluir consultas por meio do botão
consultas através de
, replicar
e analisar as consultas SQL armazenadas no
Sistema, Figura 8.
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O botão “Criar Padrões” replica a consulta que estiver aberta na tela, este recurso é
excelente quando são interessantes pequenas modificações em consultas SQL e não
queremos abrir mão da consulta existente.
Para
navegar
entre
as
diferentes
consultas
cadastradas
utilizar
a
barra de navegação.
Figura 8 Cadastro de Consultas.
2.6 Layout
É possível montar “visões” de consultas que sejam desejáveis serem abertas
regularmente, como clientes por vendedores, contas a pagar e receber, e assim por
diante. Abre a tela com os cenários previamente salvos.
É importante salientar que é salvo o Layout da tela, quando forem abertas as
informações estas serão carregadas atualizadas.
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2.7 Selecionar Consulta
Selecionar a consulta utilizando o item
. Cada consulta é confeccionada com deter
minados parâmetros e trazem uma serie de possibilidades. A consulta escolhida
determina a que informações o usuário terá acesso na interação com o cubo.
Para utilizar clique sobre a consulta desejada e utilize o botão
este
procedimento seleciona a consulta SQL indicada, Figura 9.
Figura 9 Lista de Consultas.
2.8 Consultar
Usado para que o Sistema delimite um determinado período das informações que serão
apresentadas no cubo
. E a empresa que deve ser consultada.
A primeira busca normalmente é a mais demorada. Quanto menor o período a
busca é mais rápida, Figura 10.
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Figura 10 Parâmetros da Consulta.
2.9 Setup
Possibilita configuração de página para visualização e impressão do BI. Permitindo
alteração de tamanho de papel, orientação, configuração de margens, formatação de
cabeçalho e rodapé, e escala de ajuste, Figura 11.
Figura 11 Tela de Configuração de Página.
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2.10 Visualizar
Abre a visualização da impressão, oferecendo diversas funcionalidades como exportar
para PDF e formato .RPS (Recibo Provisório de Serviços). Ajuste à página (Fit to Page),
inserir título, rodapé, numeração de página, data e hora. Inserir fundo, navegação entre as
páginas, diversas formas de visualização da página, Figura 12.
Figura 12 Visualização de Impressão.
2.11 Impressão
Atalho para impressão rápida da visualização que o cubo apresenta no momento. Faz a
impressão da área do CUBO.
2.12 Customização
O grupo Customização na barra de Ferramentas a exportação do cenário para diversos
formatos de arquivos tais como XLS (EXCEL), HTML (Hypertext Markup Language), TXT
(Text File), XML (Extensible Markup Language), Figura 13. Se for necessário alterar
alguma informação ou o layout de impressão, pode se exportar para o Word ou Excel as
informações do Cubo e então alterar livremente o que for preciso.
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Figura 13 Grupo Customização.
Para adicionar visões como Favoritas utilize
que permite salvar o
cenário corrente para futuras consultas. A visão adicionada passará a fazer parte das
telas “armazenadas” para futura recuperação: Dessa forma, quando utilizar o sistema
novamente, e clicar na linha com o nome salvo, o sistema abrirá a consulta exatamente
com a estrutura salva anteriormente.
A Figura 14 mostra a tela aonde é inserida a descrição do cenário a ser salvo.
Caso seja marcada a caixa Favorito quando o Sistema for aberto novamente este cenário
é aberto imediatamente após ser selecionada a consulta e o período.
Figura 14 Cadastro de Layout.
2.13 Contatos
O grupo Contatos traz Links para o site da Teorema Informática, o Twitter, o email da
teorema e o atalho para a abertura da chamadas para o Suporte Técnico, Figura 15.
Figura 15 Grupo Contatos.
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2.14 Analisando as Informações
A utilização é simples, conforme a seleção da consulta SQL são apresentadas diversas
variáveis no cubo externo para que sejam empregadas na área interna do cubo, a área de
posicionamento das variáveis de manipulação está em destaque da Figura 16.
Figura 16 Área para inclusão das variáveis.
Ao montar os cenários são colocadas variáveis nas colunas, linhas e a terceira
dimensão a qual chamamos de cubo, esta associação configura as visões que podem ser
alcançadas por meio da utilização do BI.
As variáveis que o usuário deseja que sejam posicionadas na coluna podem ser
arrastadas e soltas em
. A Figura 17 mostra a indicação da variável
Família como item da Coluna no Cubo.
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Figura 17 Coluna com a variável Família.
Aquelas variáveis que o usuário deseja visualizar como linhas devem ser
arrastadas até
. A Figura 18 possui a indicação da variável Vendedor para as
linhas.
Figura 18 Linha com a variável Vendedor.
A variável chave e que faz toda a diferença no conjunto de itens associados é a
variável apontada no cubo. Está variável deve ser arrastada em
. A Figura 19
mostra toda a associação alcançada pelas variáveis inseridas no Cubo.
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A localização das variáveis no cubo não modifica o resultado dos cálculos somente
altera a visualização das informações.
Figura 19 Cubo para Custo Real.
2.15 Gráficos
No
Sistema Teorema BI
toda consulta
realizada
gera automaticamente
uma
representação em gráfico, Figura 20.
Figura 20 Gráfico.
O Sistema apresenta a possibilidade de alteração do tipo de Gráfico. Column
Diagram é a opção padrão do Sistema por ser o tipo de Gráfico mais utilizado, entretanto
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ao clicar sobre esta opção é aberta uma listas com outras opções de tipos de Graficos tais
como: Bar Diagram, Line Diagram, Area Diagram, Pie Diagram, Figura 21.
Figura 21 Lista de Tipos de Gráficos.
Observações: Em Customize Chart as variáveis que são mostradas no gráfico
podem ser filtradas. Os campos Fonte de Dados e Fonte de Categorias também servem
para manipulações de gráfico, Figura 22.
Figura 22 Manipulação de Gráficos.
Caso tenha dúvidas, por favor, entre em contato com seu Agente.
Tenha um excelente uso do sistema e obrigado pela confiança!
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