Construção e desenvolvimentos de equipes em um ambiente matricial

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© 2010 Karen Davey-Winter
Construção e desenvolvimentos de equipes em um
ambiente matricial
Por Karen Davey-Winter, PMP
O que é uma equipe?
Há muitos tipos de equipes. Uma equipe
•
O gerente e seus colegas em outros
departamentos;
Cada membro da equipe de gestão e
seus subordinados.
funcional é uma equipe permanente
•
estabelecida para conduzir atividades
operacionais para uma determinada parte da
organização, como finanças, vendas e
Isso é complicado o suficiente se a
marketing. Equipes funcionais são permanentes,
estrutura é uma hierarquia funcional bem
ou seja, não possuem nenhum limite de tempo
definida. No entanto, um ambiente matricial
especificado, uma vez que são necessárias para
para concluir projetos adiciona outra camada
manter os negócios em funcionamento.
de complexidade. As funcionais "equipes
Uma equipe de projeto, por outro lado, é
dentro de equipes" ainda existem, e cada
reunida por um
pessoa tem uma equipe
determinado período de
funcional da "casa", mas
As equipes de projeto são
tempo para alcançar um
agora eles também
objetivo definido. Ao
pertencem a uma
frequentemente matriciais
final do projeto, a equipe
equipe de "projeto" que
por natureza, composta por
é dissolvida. Equipes de
tem uma vida útil finita,
membros provenientes de
projeto são
e um gerente de
freqüentemente
projeto a quem
diversas equipes funcionais
matriciais por natureza,
também se reportar.
para alcançar o objetivo do
composta por membros
projeto
provenientes de diversas
Todas estas equipes
equipes funcionais para
precisam ser ‘nutridas’
alcançar o objetivo do
para que um projeto
projeto. Quando o gerente do projeto tem um
seja bem sucedido. Em um ambiente matricial,
alto grau de autoridade isto é conhecido como
a fidelidade ao projeto não é criada pela
uma "matriz forte"; quando os gerentes
própria estrutura, mas sim como resultado de
funcionais têm autoridade mais forte, é
relacionamentos que são desenvolvidos dentro
conhecido como uma "matriz fraca."
da equipe de projeto. Os relacionamentos são
importantes para o sucesso em todas as
Em todas as estruturas organizacionais, há
equipes, mas em equipes matriciais,
muitas "equipes dentro de equipes." Por
particularmente equipes de matriz fraca, onde
exemplo, no caso de um gerente, pode haver
o gerente de projeto pode ter pouca
várias equipes dentro da equipe global:
autoridade, eles são especialmente
• O gerente e toda a equipe;
importantes. Neste tipo de equipes, os
• O gerente e cada membro na equipe
relacionamentos são mais difíceis de serem
de gerenciamento;
estabelecidos, são mais frágeis e podem ser
mais facilmente destruídos. Manter um grupo
• O gerente e toda equipe de gestão;
“
”
diverso de pessoas juntas em uma equipe
matricial depende da construção de fidelidade
e confiança.
Fases do Desenvolvimento da Equipe
Em 1965, Bruce Tuckerman
desenvolveu a teoria de que equipes passam
por algumas fases do desenvolvimento de
grupos: formação, conflito, acordo e
desempenho. As fases podem ser resumidas
como a seguir:
•
Formação - A equipe em conjunto
começa a entender os objetivos e limites e
inicia as tarefas, mas cada indivíduo ainda está
trabalhando um pouco de forma independente.
Os gerentes precisam ser diretivos nesta fase,
a fim de orientar a equipe em direção à meta.
•
Conflito – ideias e abordagens
começam a ser trocadas sobre como o
trabalho pode ser realizado, e isso pode
resultar em conflitos. Esta fase é fundamental
para o crescimento da equipe e resulta em
indivíduos aprendendo maneiras de trabalhar
em conjunto. Os gerentes ainda precisam ser
diretivos nesta fase e também acessíveis para
garantir que o conflito seja resolvido e a
equipe comece a avançar em direção ao
objetivo.
•
Acordo – A equipe começa a sentir
uma sensação de realização, as regras de
operação (formais ou informais) estão
funcionando e a confiança começa a ser
desenvolvida entre eles. Os gerentes começam
a ser participativos e precisam estar
disponíveis para fornecer orientação na
medida em que a equipe continua a crescer.
•
Desempenho – A equipe agora está
amadurecendo e muitas vezes obtendo alto
desempenho. O trabalho é realizado, os
membros da equipe sabem como trabalhar
juntos e, apesar do conflito ocorrer, ele é
gerenciado e direcionado com habilidade,
podendo aumentar a produtividade. A equipe
requer muito pouca supervisão neste
momento e em grande parte pode tomar suas
próprias decisões.
Tuckerman posteriormente
acrescentou uma fase final, “dispersão”, ao
reconhecer que as equipes — particularmente
as equipes do projeto — normalmente se
dispersam depois que os objetivos do projeto
são concluídos.
Técnicas de Construção da Equipe
Atividades de construção da Equipe são
conduzidas no intuito de desenvolver lealdade
e confiança, que são os fundamentos essenciais
para obter os resultados mais eficazes de uma
equipe matricial de projeto. A construção da
equipe não é apenas criar eventos "divertidos",
apesar disso fazer parte. Também não é
apenas sobre entender os membros da equipe
por meio de avaliações de personalidade,
embora, novamente, isso faça parte. A
construção da equipe mais eficaz envolve
combinar uma variedade de ferramentas e
técnicas:
•
Reuniões de Kick-off – um novo projeto
deve ser iniciado com uma reunião de kick-off
para que o objetivo do projeto, papéis
responsabilidades e como o projeto se encaixa
nos objetivos gerais da organização possam ser
entendidos. Esta técnica pode ser usada em
todos os tipos de equipes, mas em uma equipe
de projeto matricial que foi construída com
funcionários de várias fontes diferentes, é
especialmente importante, pois a equipe não
possui um contexto estabelecido para o
projeto.
•
Acordos de Equipe – equipes que
sabem como trabalhar em conjunto tem maior
probabilidade de serem eficazes e eficientes. O
estabelecimento de acordos pode ajudar neste
processo. Estabelecer colaborativamente
regras básicas para o funcionamento de uma
equipe irá fornecer à equipe clareza e facilitará
a comunicação sobre questões como limites,
responsabilidades e comportamento do
membro de equipe. As equipes funcionais já
têm isto estabelecido através da utilização de
políticas e procedimentos departamentais. No
entanto, para equipes de projeto matriciais
recém formadas que não possuem regras de
funcionamento estabelecidas como parte de
sua estrutura organizacional formal, os
acordos de equipe são um aspecto necessário
da criação de uma equipe eficaz.
•
Definição do processo de entrega –
entender como o trabalho deve ser realizado
torna mais fácil para uma equipe trabalhar em
conjunto. As equipes funcionais normalmente
têm o processo de entrega do trabalho
estabelecido como parte das regras
departamentais. Dado que a natureza de cada
projeto pode ser diferente, as equipes de
projeto matriciais não possuem regras iniciais
declaradas para a entrega do trabalho. Por
exemplo, se uma equipe de desenvolvimento
de software está incerta sobre qual
desenvolvimento de ciclo de vida em cascata,
ágil, etc.) está sendo seguido para alcançar o
objetivo do projeto, pode resultar em
confusão e falta de produtividade pela equipe.
Definir e estabelecer claramente um processo
que é compreendido por todos os membros
na equipe matricial recém-formada é
fundamental para o sucesso do projeto.
•
Gestão de conflitos – um gerente hábil
irá entender que o conflito acontece em
qualquer equipe e tomará a iniciativa de
estabelecer um processo claro para gerenciálo. Isso proporciona clareza à equipe caso o
conflito ocorra. Uma equipe de projeto
matricial recém-criada irá considerar isto
especialmente útil, uma vez que a equipe não
está acostumada a trabalhar em conjunto e
será necessário direcionar o conflito como
parte do processo de amadurecimento como
uma equipe. Isto também irá ajudar a equipe
mover-se mais rapidamente através da fase de
“conflito” de desenvolvimento do grupo.
•
Avaliações de personalidade – uma
maneira eficaz de entender os outros
membros de uma equipe de projeto matricial
recém formada é através de sessões de
construção da equipes usando avaliações de
personalidade. Estas podem ser avaliações
rápidas e simples, tais como o "Personality
Profile: The Shapes Test" ou avaliações mais
complexas que incluem o “StrengthsfinderTM”,
“Myers Briggs Type Indicator”, “FIRO-B®”, “
Keirsey Tempetament Sorter”, etc.
Independentemente da avaliação realizada,
os resultados podem trazer à equipe um valor
significativo ao determinar como os membros
da equipe podem ser melhor utilizados, como
o gerente de projeto pode se comunicar
melhor com membros específicos da equipe
para obter os melhores resultados e quais
técnicas de gestão os próprios membros da
equipe preferem e consideram aumentar sua
eficiência e produtividade. Para equipes de
projeto matriciais, avaliações de personalidade
podem ajudar a encurtar o processo pelo qual
a equipe amadurece e aprende a trabalhar em
conjunto para obter os resultados necessários
para o projeto.
•
Eventos de construção da equipe –
eventos em grupo incentivam positivamente a
dinâmica da equipe para se desenvolver e
amadurecer. Em ambientes matriciais, o
desenvolvimento da lealdade e confiança é
fundamental para a estabilidade e a eficácia da
estrutura matricial. Engajar as pessoas em
atividades fora do projeto lhes permite
conhecer um ao outro em um ambiente mais
descontraído e é bastante eficaz na construção
do espírito de equipe. Além disso, isso permite
às pessoas encontrar maneiras de trabalhar
juntas em um ambiente sem stress que pode
ser trazido ao local de trabalho. Algumas
opções são:
o Eventos sociais – participar de uma
atividade social pode criar um espírito
de equipe que incentiva as pessoas a
apoiar umas as outras quando elas
estão no trabalho.
o Atividades Experimentais de
Construção de Equipe – construir ou
criar algo fora do projeto pode gerar
uma camaradagem que pode ser levada
para o dia a dia do trabalho.
o Celebração do Final do Projeto –
realizar uma celebração para
reconhecer o sucesso do projeto
alcançando o objetivo.
•
Coaching Executivo- Coaching individual
e em grupo pode ser uma ferramenta eficaz
em todos os tipos de estruturas
organizacionais. Coaches executivos podem
facilitar o desenvolvimento de equipe, bem
como o desenvolvimento de lideranças
individuais, focando em áreas tais como
habilidades de colaboração, habilidades de
negociação, endereçamento de pontos cegos
pessoais ou de grupo e melhorar a
comunicação. Para equipes de projeto
matriciais, coaches executivos podem ajudar
em eventos de construção de equipes, bem
como facilitar avaliações de personalidade,
ajudar o grupo a compreender sua própria
dinâmica e ajudar a equipe a tornar-se mais
eficaz. Coaches executivos também podem
ajudar as equipes e indivíduos a conduzir
conflitos de maneira emocionalmente saudável
o que permite a equipe percorrer rapidamente
a fase "conflito" de um projeto e nas próximas
fases, tornando-se assim mais produtivo
rapidamente.
•
Atualizações regulares de status –
Existe uma variedade de maneiras que o status
pode ser reunido e comunicado. Esta é uma
atividade natural em uma equipe funcional,
uma vez que, membros são normalmente
acostumados a estabelecer uma rotina de
relatórios de status e podem ser mais claros
sobre o seu papel nessa estrutura. Para
equipes de projeto matriciais recém formadas,
é importante que os membros da equipe
sintam que eles pertencem à equipe, e que eles
possam ver como seu progresso afeta o
progresso total em direção ao objetivo.
Exemplos incluem:
o
o
o
o
Reuniões semanais de status
Sessões individuais
Painéis do projeto
Relatórios de status do projeto
•
Atribuição clara de tarefa – atribuindo
trabalhos relevantes, realizáveis e
adequadamente desafiadores para um
indivíduo é importante em todos os tipos de
equipes. Em equipes de projeto matriciais
recém formadas, é especialmente importante
tornar isso claro, uma vez que, a clareza não é
necessariamente fornecida pela própria
estrutura, como em equipes funcionais. Definir
claramente as tarefas e explicar como as
funções dos membros da equipe na conclusão
de tarefas do projeto contribuem para o
sucesso do projeto, especialmente nas fases
iniciais de desenvolvimento da equipe, é
fundamental para a efetividade e a
produtividade da equipe.
•
Reconhecimento e recompensas – é
sempre importante reconhecer as pessoas que
"vão além" e, em equipes de projeto matriciais,
tal reconhecimento pode ser especialmente
gratificante para os membros da equipe, uma
vez que os indivíduos e a equipe podem ter
tido um trabalho considerável para chegar ao
ponto de funcionar em conjunto e
harmoniosamente para atingir os objetivos do
projeto. Este reconhecimento pode assumir a
forma de um simples "obrigado", ou pode
consistir em um certificado, bônus em
dinheiro, ou cartões de presente, etc.
Estas técnicas de construção da equipe
podem ser usadas em qualquer tipo de
estrutura organizacional, mas são
especialmente importantes para a construção
de lealdade e a produtividade em equipes
matriciais. Em um ambiente funcional, um nível
de dedicação é criado em virtude da estrutura
em si, uma vez que há somente um foco para a
lealdade de um membro da equipe. Em um
ambiente matricial, um membro da equipe tem
várias dedicações e pode ser mais leal a sua
equipe da “casa” do que para a equipe do
projeto. Além disso, projetos muitas vezes
têm prazos agressivos, e, portanto, é
fundamental que as equipes de projeto se
tornem eficientes, eficazes e produtivas o mais
rápido possível.
As técnicas descritas acima podem ser
mapeadas para as fases de Tuckerman,
conforme descrito abaixo:
•
Formação:
o Reuniões de kick-off
o Estabelecimento de acordo da
equipe
o Avaliações de personalidade
o Definição de objetivo
o Atribuição clara de
tarefa
sucedidas. Líderes e gestores experientes e
bem sucedidos continuamente irão analisar a
equipe, determinar qual das fases de
Tuckerman a equipe está e considerar as
necessidades
dos indivíduos,
para que as
Membros de equipe de
técnicas de
projeto matriciais possuem
construção de
equipe eficazes
várias lealdades e se a equipe
possam ser
não é coesa, essas lealdades
empregadas
divididas podem ser
adequadamente.
“
•
Conflito
o Definição do
processo de entrega
o Desenvolvimento de
uma abordagem de
gestão de conflitos
prejudiciais para o sucesso do
o Coaching executivo
projeto
o Reforço do objetivo
o Atribuição clara de
tarefa
Sobre a autora
o Atualizações regulares de status
Karen Davey-Winter, é gerente de
programa, coach executiva e possui certificação
Acordo
PMP e MBTI. Contato através do e-mail:
o Reforço do objetivo
Karen.Davey-Winterworklifecoaching.us.
o Coaching executivo
o Eventos de construção da equipe
o Atribuição clara de tarefa
o Atualizações regulares de status
”
•
•
Desempenho
o Atualizações regulares de status
o Reconhecimento e recompensas
•
Dispersão
o Planejar a celebração/ evento social
do projeto
o Condução das lições aprendidas/
revisão pós projeto
Conclusão
Em resumo, estruturas de equipe, mesmo em
organizações bem ordenadas, estruturadas
funcionalmente, são inerentemente complexas.
As organizações matriciais de hoje tornam
essa complexidade ainda maior. Membros de
equipe de projeto matriciais possuem várias
lealdades e se a equipe não é coesa, essas
lealdades divididas podem ser prejudiciais para
o sucesso do projeto. Uma variedade de
técnicas de construção da equipe podem ser
empreendidas para ajudar a tornar equipes em
ambientes matriciais mais coesas e bem