A potencialização dos escritórios de projetos (PMO) A necessidade

A potencialização dos escritórios de projetos (PMO)
A necessidade constante de alinhar objetivos, estratégias e planejamento, além da realização de
programas e projetos dentro das organizações, contribui para a busca de mecanismos que possam
garantir melhores resultados. Nessa perspectiva, uma das principais alternativas é a
implementação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos (do inglês, Project Management Office
- PMO), cuja finalidade é melhorar o planejamento e gerenciamento dos projetos, garantindo a
qualidade dos produtos e serviços e o aumento da produtividade empresarial. Um exemplo da
eficiência desse mecanismo é o projeto desenvolvido pelo gerente de Engenharia de Produto &
Processos da COMAU (empresa do Grupo Fiat), Delmer Aguiar Cesário. Chamado de
“Projeto de Configuração de uma Metolodogia de Gestão de Processos”, a iniciativa
rendeu à COMAU o 2º lugar no prêmio “Projeto do Ano de 2012”, realizado pela
revista Mundo PM, uma das mais importantes publicações de gerenciamento de projetos do país.
Segundo Cesário, esse projeto foi desenvolvido baseado na avaliação dos diversos processos a
partir de duas perspectivas distintas: a visão da COMAU e a do cliente. A percepção da COMAU
ocorre por meio dos Índices de Excelência que geram as ações de melhoria, já por outro lado, a
visão do cliente se dá através da Pesquisa de Satisfação e do Valor Agregado. As duas percepções
são confrontadas através de uma avaliação integrada de processos e planos. “Todos os
processos COMAU estão plenamente alinhados com as expectativas de cada cliente e ao
estabelecermos ações corretivas e/ou de melhorias, nossos clientes são constantemente
informados da evolução das mesmas, uma perfeita gestão de escopo na prestação de
serviços”, destaca o gerente. Apoiar a Alta Administração é uma das tarefas essenciais do
PMO. Nessa atividade os gestores devem fornecer aos executivos relatórios e informações, além
de conceder apoio ao planejamento e controle de projetos considerados estratégicos. O PMP (
Project Management Professional ou Profissional de Gerência de Projetos, em português) e gerente
de Governança Corporativa da Embratel, Walther Krause, explicita a importância dessa função:
“o PMO mantém a Alta Administração suportada com informações confiáveis para a tomada
de decisão e as equipes de projeto têm um aliado para ajudá-los a superar as dificuldades no
planejamento e execução dos projetos”, revela. Ao seguir esses processos, o Escritório
PMO se apresenta como uma alternativa eficaz na gestão dos projetos. As empresas que investem
no PMO têm muitos ganhos, desde a padronização e criação de um sistema de gestão até o
desenvolvimento de um sistema de controle eficaz capaz de permitir aos gestores um controle
previsível sobre seus projetos e investimentos. Além disso, podem ser apontadas outras vantagens
como ganho de mercado, redução de custos e melhoria dos resultados financeiros. “O
ganho efetivo da implementação do PMO nas empresas é demonstrado através da uniformização e
padronização dos processos. Isto permite o acompanhamento da performance de todo o portfólio
de projetos da empresa” afirma Wilson Ramos, Diretor da NEO Consultoria e Serviços. O
que é o PMO O Escritório PMO tem diversos conceitos e definições, pois é construído a partir das
necessidades de cada instituição, assim, sofre influência da cultura da organização, mas segundo
especialistas, é a área de inteligência da empresa responsável por gerar o painel de indicadores
para que o gerente de projeto possa tomar decisões mais adequadas à realidade da empresa.
Dentro da organização, um Escritório PMO pode ter diversas funções. A sua composição e
planejamento depende das necessidades de mudança que a empresa aparenta. Seguindo essa
premissa é possível citar duas modalidades genéricas da formatação de um escritório: o consultivo
e o executivo. O PMO consultivo é responsável por criar metodologias, padrões, formulários, ente
outros. Já o executivo é responsável por gerenciar os projetos. Estas funções desempenhadas
dentro do escritório dependem da maturidade da instituição para o gerenciamento de projetos. Uma
empresa iniciando agora com a gestão de projetos ainda necessita de um método de gestão e
padrões (PMO consultivo). À medida que essa empresa amadurece, ela naturalmente caminha na
direção do outro extremo, sendo então mais executivo. Para Krause, o PMO é fundamental para o
sucesso dos projetos dentro das organizações e também fora, sendo esse um ponto de referência
para os stakeholders (partes interessadas ou público-alvo). Mas ainda há empresas que
desconhecem essa atividade, tornando-se um entrave do setor. Sendo assim, Walther deixa um
alerta para essas instituições que ainda não investiram na modalidade. “No momento atual,
pode-se dizer que todas as organizações ainda precisam da ajuda do PMO para atingirem o melhor
nível no gerenciamento de projetos”, conclui. 16º Seminário Nacional de Gestão de
Projetos Um dos painéis principais do 16º Seminário Nacional de Gestão de Projetos será uma
análise das principais formas de se potencializar a atuação dos PMOs ns organizações. O evento
ocorre nos dias 16 e 17 de junho, em Belo Horizonte e terá como tema central as principais
“Tendências em Gestão de Projetos: Pessoas, Tecnologias e Métodos”. Para mais
informações, acesse www.ieteconline.com.br.