cartilha gestão de documentos pdf alterada OK - Sima

Governador do Estado de Minas Gerais
Antonio Augusto Anastasia
Vice-Governador do Estado de Minas Gerais
Alberto Pinto Coelho
Secretária de Estado de Planejamento e Gestão
Renata Maria Paes de Vilhena
Presidente do IPSEMG
Jomara Alves da Silva
GESTÃO DE
DOCUMENTOS
Vice-Presidente do IPSEMG
Paulo Elisiário Nunes
Chefe de Gabinete
André Luiz Moreira dos Anjos
Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos de Arquivo
Adriana Picinin Fujii
Ângela Sueli Caetano da Silva
Antônia de Abreu Oliveira Ribeiro
Carolina Sousa Moraes
Dalto Curvelano
Elisa Kelly Venturini Cunha
Elizabeth Braz da Silva
Giovanna Madison Parenti Couto
Luciana Dias Duarte
Marcília da Silveira Souza
Maria Goretti Pena Lara Resende
Maria Inês Nunes da Silva
Marília Regina Aniceto
Mônica Moreira Bracarense
Neide Aparecida do Carmo
Roberta Viviane Moreira
Ronaldo Antônio Rodrigues
Shirley Dias Fonseca
Vânia de Cássia Gomes
1. Apresentação
A implantação de um programa de gestão documental garante ao
órgão o controle sobre as informações, que produz ou recebe uma
significativa economia de recursos com a redução da massa
documental ao mínimo essencial, a racionalização dos espaços
físicos de guarda de documentos e agilidade na recuperação das
informações.
Ao definir normas e procedimentos técnicos referentes à
classificação, avaliação, preservação e eliminação de documentos
públicos, a gestão documental contribui decisivamente para atender
às demandas da sociedade contemporânea por possibilitar
transparência nas ações de governo e acesso rápido às informações.
“A gestão de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o
ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção,
organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando
assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para
guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo,
probatório ou histórico” (CONARQ).
2. O que é documento
É a informação registrada, independentemente da forma ou do suporte,
produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição
ou pessoa, em cumprimento de suas funções jurídico-administrativas.
Um conjunto documental é dotado de organicidade e possui
elementos constitutivos suficientes para serem utilizados,
posteriormente, como prova, informação e continuidade da atividade
de uma gestão.
Teoria das três idades:
Arquivo corrente ou 1ª idade: os documentos estão estreitamente
vinculados aos fins imediatos (administrativo, fiscal, legal) que
determinaram sua produção ou recebimento no cumprimento de
atividades e se encontram junto aos órgãos produtores/ acumuladores
em razão de sua vigência e do valor a que lhes é atribuído.
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Nessa idade, os documentos ativos são indispensáveis à manutenção
das atividades cotidianas da instituição, devendo permanecer o mais
perto possível do utilizador. Devem ser avaliados determinando-se os
prazos de permanência deles no arquivo corrente, quando
deverão ser transferidos para o arquivo intermediário, quais poderão
ser eliminados e quais deverão ser recolhidos ao arquivo permanente.
Arquivo intermediário ou 2ª idade: documentos originários do
arquivo corrente, com pouca frequência de uso e que aguardam
cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo
destinado à guarda temporária. São consultados ainda com certa
frequência pelo órgão produtor. Nessa fase, após o cumprimento
dos prazos estabelecidos, executa-se a destinação final procedendose à eliminação, coleta de amostragem dos documentos que serão
eliminados ou recolhimento ao arquivo permanente.
Arquivo permanente ou 3ª idade: os documentos são preservados
em definitivo em razão de seu valor histórico, testemunhal, legal,
probatório e científico-cultural. Como fonte de pesquisa é liberada
para consulta, sendo permitido o acesso ao público em geral.
3. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo
Por meio da Portaria nº 31 de 27 de junho de 2012, emitida pelo
Instituto de Previdência dos Servidores do Estado de Minas Gerais –
IPSEMG foi criada a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos de Arquivo (CPAD), para atender a Lei Estadual nº 19.420,
de 11 de Janeiro de 2011, que determina a criação da CPAD em cada
unidade administrativa dos órgãos e dos poderes do Estado para
promover a Gestão Documental e aos dispostos nos Decretos nº 40.186
e 40.187, ambos de dezembro de 1998, que dispõe sobre a Gestão de
Documentos Públicos. A Comissão Permanente de Avaliação de
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*Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência,
recolhimento, guarda e eliminação de documentos;
*Preservar o patrimônio documental considerado de guarda
permanente.
Documentos de Arquivo tem por finalidade aperfeiçoar as atividades
arquivísticas no âmbito do Instituto, promover a gestão, proteção e
organização dos documentos produzidos e recebidos pelo IPSEMG,
constituindo-se em apoio à administração, garantindo o acesso às
informações contidas nos documentos dos arquivos, observado os
dispositivos legais. A CPAD tem também como competência
desenvolver instrumentos para a Gestão de Documentos como o
Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD).
James Rhoads (1989) divide a gestão de documentos em três fases,
quais sejam produção, utilização e destinação.
4. O que é Gestão de Documentos
I.Fase - Produção de documentos:
A Gestão de Documentos do IPSEMG tem por objetivo promover a
racionalização de processos para a contenção do crescimento da massa
documental por meio do controle de impressão de cópias, além de
tratar, armazenar e disseminar a informação no âmbito do instituto.
A implementação da gestão documental assegura a identificação e o
cumprimento de todas as fases do documento: corrente, intermediária
e permanente. Nesse sentido a gestão documental garante o efetivo
controle do documento desde sua produção até sua destinação final:
eliminação ou guarda permanente e permite o rastreamento dos
documentos viabilizando o acesso rápido às informações.
5. Objetivos da Gestão de Documentos
*Agilizar o acesso aos arquivos e às informações;
*Promover a transparência das ações administrativas;
*Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública
ou privada;
*Agilizar o processo decisório;
*Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe;
*Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
*Racionalizar a produção dos documentos;
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6. As três etapas da gestão de documentos
Esta fase é particularmente importante. Visa prevenir a criação de
documentos não essenciais e assim:
*Reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados,
armazenados e destinados;
*Intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários;
*Garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos;
*Assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização
e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
II.Fase - Utilização dos documentos:
Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessários
ao desenvolvimento das atividades de uma organização. A segunda
fase abrange medidas para assegurar:
*Rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários
ao desenrolar dos negócios da organização;
*Uso efetivo da informação e arquivos correntes;
*Seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento
dos documentos.
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7. Instrumentos da gestão de documentos
III.Fase - Destinação dos documentos:
É uma fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem
ser preservados permanentemente como memória das atividades, órgão
que os produziu e, consequentemente, do passado de uma nação. Além
disso, definem-se por quanto tempo os documentos, destinados à
eliminação, devem ser retidos por razões administrativas ou legais.
Programas de destinação de documentos devem reunir as seguintes
atividades:
* Identificação e descrição de documentos por séries ou classes;
* Listagem dessas séries e classes para retenção ou destinação;
* Avaliação para determinar quais documentos serão de guarda
permanente;
* Eliminação periódica dos documentos destituídos de valor
permanente;
* Recolhimento dos documentos permanentes para a instituição
arquivística.
Essas atividades geram uma economia tangível e poupam gastos
mais rapidamente do que muitos outros elementos da gestão de
documentos, especialmente se associados ao uso de depósitos de
arquivo intermediário (RHOADS, 1989).
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O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de
Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão
documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação e a
racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo maior
agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das
informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos
desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação
dos documentos de guarda permanente.
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da
atividade de classificação que recupera o contexto de produção
dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão
produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua
produção ou acumulação.
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da
atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os
documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico
-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a
sua guarda permanente.
8. O papel do gestor de documentos do IPSEMG
*Identificar massa documental produzida e recebida pela unidade;
*Ser responsável pelo tratamento (organização, arquivamento e
disponibilização) dos documentos da unidade;
*Ter domínio sobre as legislações reguladoras das atividades da
unidade e das práticas de arquivamento;
*Prestar informações sobre a produção documental da unidade
além dos métodos de guarda e descarte praticados;
*Conferir e validar os relatórios de serviços prestados de
armazenamento dos documentos do IPSEMG pela empresa
contratada;
*Receber treinamento sobre aplicação e uso das ferramentas de
gestão de documentos: PC (Plano de Classificação) e TTDD ( Tabela
de Temporalidade e Destinação de Documento);
*Atuar como multiplicador no processo de implantação da Gestão
de Documentos.
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9. Vantagens da Gestão de Documentos
11. Glossário
Benefícios imediatos
Terminologia arquivística
Indexação - Lista de palavras ou termos-chave que permite a
recuperação do documento.
Catalogação - Planilhamento ordenado de documentos.
Classificação - Sequências de operações que, visa distribuir os
documentos de uma
entidade produtora de acordo com suas estruturas, funções e
atividades.
Destinação - Decisão, com base na avaliação, quanto ao
encaminhamento de documentos para guarda permanente,
descarte ou eliminação.
Dossiê - Unidade de arquivamento constituída de documentos
relacionados entre si por assunto.
Arquivo Corrente - 1.Conjunto de documentos, em tramitação ou
não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes
pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração;
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo
corrente.
Arquivo Intermediário - Conjunto de documentos originários de
arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda
destinação.
Arquivo Permanente - 1. Conjunto de documentos preservados em
caráter definitivo em função de seu valor; 2. Arquivo responsável
pela guarda permanente de documentação.
Arquivo Setorial - 1. Arquivo acumulado por um determinado setor
ou serviço de uma administração; 2. Unidade administrativa ou
serviço encarregado do arquivo setorial; existindo um arquivo
central, estará a ele tecnicamente subordinado.
Ciclo Vital de Documentos - Sucessivas fases pelas quais passam
os documentos de um arquivo, da sua produção até sua eliminação
ou guarda permanente.
Código de Classificação - Código derivado de um plano de
classificação.
Acervo documental - Totalidade de documentos sob a guarda de
um arquivo.
*Racionalizar a produção documental;
*Reduzir a massa documental acumulada;
*Controlar o acesso e tramitação das informações e documentos;
*Viabilizar a rastreabilidade das informações e dos documentos;
*Aumentar a eficiência administrativa;
*Garantir o melhor aproveitamento dos recursos destinados à
manutenção de arquivos;
*Promover o tratamento técnico e organização adequada dos
documentos;
*Padronizar os procedimentos arquivísticos;
*Preservar o patrimônio documental da instituição;
*Promover a destinação correta dos documentos arquivísticos
Benefícios secundários
·*Indicadores da qualidade;
·*Combate ao desperdício;
·*Conformidade com órgãos reguladores;
·*Balancete mensal padronizado.
10. Amparo legal
Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;
Lei Estadual nº 19.420, de 11 de Janeiro de 2011;
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei da Transparência);
Decretos Estaduais nº 40.186 e nº 40.187, ambos de 22 de dezembro
de 1998;
Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008
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“Uma administração pública sem consciência arquivística terá
muito pouco de administração e, ainda menos, de público”
José Maria Jardim
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