Roteiro para elaboração de projetos - Administração 1/2010

Roteiro para elaboração
de projetos
Elaboração do Projeto
Prepare o projeto – Faça um plano básico com as
definições preliminares de escopo (meta), prazo e custo.
Mobilize os recursos – Detalhe o plano básico e adquira
os recursos necessários para realizar as atividades.
Realize as atividades – Execute o plano e controle o
projeto do ponto de vista do desempenho técnico, das
atividades e do custo.
Encerre o projeto – Apresente o produto, faça os
balanços, desmobilize os recursos. Prepare-se para um
novo ciclo de vida.
A redação do Projeto




Planejamento – análise da situação –
diagnóstico para identificar o problema;
estuda-se a problemática e analisa-se os atores
envolvidos;
Elaboração – formulação dos objetivos
(metas);
definição
da
estratégia
de
intervenção,;indicação das atividades e das
ações; proposições de resultados; identificamse e elaboram-se estratégias para diminuir os
fatores de risco;
Implementação – realizar os objetivos, as
atividades de monitoramento e a avaliação
contínua;
Avaliação – avalia-se para rever os objetivos,
as atividades e os resultados.
Elaborando o Projeto
Planejamento


Realizar um Diagnóstico - coletar dados,
selecionar, organizar e analisar as informações
disponíveis sobre a situação.
Diagnóstico: mapeamento da situação e do
local, entrevistas com pessoas chaves, reuniões
em grupos, pesquisa documental, oficinas de
análise da problemática a partir de dados e
informações levantados.
– Delimitação do problema e a descrição de sua
situação inicial (onde estamos – realidade
atual).
-
Estabelecer metas, objetivos (aonde queremos
chegar).
- Identificação das causas do problemas >>>>
projetar possíveis soluções.
Planejamento (cont.)

Para analisar o problema é preciso conhecer e
estruturar – o problema central; as causas; os
efeitos
e
conseqüências
provocados
pelo
problema.

Ex.: Árvore de Problemas

Problema
–
causas
conseqüências.

(raízes)–
efeitos
e
Análise
dos
atores
(indivíduos,
grupos,
instituições) que tem algo a perder ou a ganhar
com o projeto.
- Atores diretamente envolvidos – beneficiários
(diretos).
- Atores indiretamente envolvidos – pessoas que
atuam no mesmo contexto no qual o projeto é
desenvolvido.
Planejamento (cont.)


Análise – levantamento: dos prováveis
benefícios ou prejuízos do projeto; dos
recursos
(financeiros,
humanos,
materiais);
outros
interesses
(contribuição ou risco dos envolvidos
quanto
à
viabilidade
dos
atores
envolvidos no projeto).
Aprovação – é necessária a aprovação e
autorização para se prosseguir com o
projeto.
Elaboração do projeto






ELABORAÇÃO
A que situação se pretende chegar com o
projeto?
Que resultados se espera obter com o
projeto?
Que atividades serão realizadas para alcançar
os resultados do projeto?
Objetivo geral – missão, aponta os impactos
(resultados) a serem atingidos.
Ex.: Maior produtividade no setor de
caldeiraria da empresa XX, da cidade Y.
Exemplo de Objetivo Geral

O projeto ZZZ pretende contribuir de
forma
significativa
para
a
reestruturação do setor de caldeiraria,
visando aumento de produtividade da
empresa XX, da cidade YY.
Elaboração (cont.)

Objetivo do projeto – mudança que
o projeto pretende alcançar.
Para que será implementado.
 Quais os resultados esperados.
 Quem serão os beneficiados, como e
por que.

Elaboração (cont.)

Justificativa
Fundamentar a importância da iniciativa
do projeto. Deve conter:
 O
problema a ser resolvido ou
amenizado;
 As
causas
e
consequências
do
problema;
 O total aproximado de beneficiários;
 A exemplificação de outros projetos da
área,
mostrando
a
contribuição
específica do projeto.

Antecedentes e origem do projeto
Como surgiu o projeto?
 Quem tomou a iniciativa?
 Qual a associação do projeto com a
instituição na qual ele será implantado?

Elaboração (cont.)

Objetivo(s) do projeto
É sua razão de ser e sua finalidade;
 Indica
os
benefícios
para
os
beneficiários a serem alcançados;
 Restringir a um ou dois objetivos-chave.
 Ex. Adequar melhor a estrutura física do
setor de caldeiraria;
 Aprimorar
os recursos humanos do
setor de caldeiraria.

Elaboração (cont.)




Resultados do projeto (o que se espera
alcançar) – definidos a partir dos objetivos, do
diagnóstico, do problema central, da análise
da relação causa e efeito.
Ex.: Curto prazo: Adequação do espaço físico;
aquisição de equipamentos (maquinários);
qualificação
de
recursos
humanos
(capacitações);
Médio prazo: resultados mais eficientes;
aumento na produtividade.
Longo prazo: concretização do que foi
projetado.
Elaboração (cont.)

Atividades – operacionalização dos objetivos
do projeto.

Exemplos:





Elaborar projeto de adequação do espaço
físico (ampliação);
Pesquisar
novos
equipamentos
(maquinários, vestimentas);
Realizar cotação de preços, formas de
pagamento, tempo de entrega;
Rever quadro de funcionários (demissão,
admissão);
Contratar
profissionais
para
realizar
capacitações.
Elaboração (cont.)





Metodologia – descrever, passo a passo, em
sequência lógica, como se realizará o projeto.
Explicitar e justificar:
1 - a estratégia de ação, associando
Atividades – Resultados – Objetivos do
Projeto e Objetivo Geral;
2 – os procedimentos e a sequência lógica das
ações;
3 – demais informações que se fizerem
necessárias.
Elaboração (cont.)


Premissas ou fatores de risco
Indicam as condições externas que
afetam o desenvolvimento do projeto e
estão fora do controle direto de quem o
implementa. Exemplos:
- Fatores climáticos;
- Atraso na entrega de equipamentos;
- Morosidade quanto ao financiamento.
Elaboração (cont.)





Programação
Organização do trabalho e formas de atuação
e recursos:
Indicar a responsabilidade de cada setor
(pessoa) envolvida no projeto;
Indicar e justificar todos os recursos
necessários
ao projeto
(infra-estrutura,
equipamentos, recursos humanos (próprios e
externos).
Especificar
as
formas
de
contribuição própria (contrapartida).
Cronograma – calendário de execução das
atividades.
Cronograma de atividades
Meses de 2012
Atividades
Diagnósticos
Elab. Projeto
Aprovação
Financiamento
02
03
04
05
06
07
08 09
X
X
X
X
X
X
X
Contratação
profissionais
X
Adequação
estrutura física
Adequação
recursos
humanos
Monitoramento
e Avaliação
Relatório final
10 11 12
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Elaboração (cont.)
Viabilidade:
- Técnica – indicar a garantia de equipe técnica
qualificada para implementar o projeto.
- Econômico-financeira – indicar a garantia de
acessos aos recursos até o final do projeto.
- Dimensão ambiental – indicar a preocupação
com a preservação do meio ambiente.
- Dimensão jurídica – indicar a preocupação em
manter a legalidade quanto às alterações
provocadas pelo projeto.
- Capacidade Institucional de gestão – indicar a
garantia de
capacidade da instituição em
implantar e administrar o projeto.
- Localização e engenharia – indicar garantia de
local adequado para a implantação do projeto.

Monitoramento e Avaliação (M&A)
Maneira de controlar a implementação
do projeto;
 O M&A do projeto é a observação e a
revisão constante das informações,
análises e hipóteses nas quais o projeto
se baseia, a partir de:
- mudanças na realidade concreta ao
longo da execução;
- evolução do próprio projeto;
- do avanço da reflexão e do
aprendizado individual e coletivo.

Monitoramento e Avaliação (M&A)




Equipe executora – responsável pelo controle
e análise e, nas decisões sobre o projeto;
Manter fluxo regular de informações para o
público
interno
da(s)
organização(ões)
envolvida(s) – realizações de reuniões
específicas, pesquisas de opinião;
Analise do sistema de M&A das instituições
envolvidas
–
deve
estar
adequado
(transparência, credibilidade);
Indicar os responsáveis pelas atividades
(quem toma decisões, as competências
específicas) – clareza.
Sistema de Monitoramento e Avaliação





Descrever como o projeto será gerenciado –
indicar os Indicadores e seus Meios de
Verificação;
Indicadores:
Instrumentos que indicam as mudanças
ocorridas na realidade que nos interessa.
É um padrão que nos ajuda a medir, avaliar ou
demonstrar variações em alguma dimensão da
realidade, importante para os objetivos do
projeto.
Fornecem evidências concretas do andamento
das Atividades, do alcance dos Resultados e da
realização dos Objetivos do projeto.
Sistema de Monitoramento e Avaliação




Tipos de indicadores:
Quantitativos – são capazes de expressar
variações quantificáveis, utilizando-se para
isso, unidades de medida, tais como: número
de pessoas, percentuais, volume de recursos,
etc.
Qualitativos
–
expressam
variáveis
ou
dimensões que não podem ser expressas
apenas com números, tais como: participação,
valores e atitudes, liderança, etc.
Para cada resultado que se pretende avaliar
pode existir mais de um indicador. Ex.:
Atividades
R
E
S
U
L
T
A
D
O
S
Indicadores
Número de
participantes
Número aulas e
de atividades
realizadas
Realização
de
capacitação
para equipe
de
determinado
setor da
Nível de
empresa.
desempenho dos
participantes
Meios de
verificação
Diário de classe
Registro das aulas.
Relatório das
atividades.
Questionários e
dinâmicas de
avaliação aplicados
durante e no final do
curso.
Percepção da equipe
técnica.
Atividades
R
E
S
U
L
T
A
D
O
S
Ações de
divulgação
de
determinado
evento
Indicadores
Meios de
divulgação
utilizados
Eficácia dos
meios de
divulgação
Meios de verificação
Materiais produzidos
Retorno dos
contatos realizados.
Número de
participantes no
evento.
Registros de
iniciativas realizadas
Mudanças de
Fortalecimen atitudes/novas
iniciativas
to da
participação Envolvimento
Participação em
da equipe
dos participantes atividades não
nas atividades
obrigatórias
coletivas
Os indicadores
Quanto ao Objetivo Geral do projeto –
Indicadores de Impacto – medir após a
conclusão do projeto.
 Indicam os benefícios mais amplos e de
mais
longo
prazo
gerados
pela
realização dos Objetivos do Projeto.
 Ex.: Estima-se:
 Aumento na produtividade no setor de
pelo menos 70% em 3 meses;
 Atendimento de pelo menos 70% das
crianças da região na creche.

Os indicadores





Quanto ao Objetivo da Proposta – Indicadores
de Efetividade – medir após a conclusão do
projeto
Indicam os efeitos que o uso dos Resultados
pelos benefícios geraram. Indicam mudanças
na qualidade de vida, no comportamento e
em atitudes e/ou na forma de funcionamento
das organizações.
Ex.: Estima-se:
Satisfação de pelo 80% dos funcionários do
setor por terem sido realocados em outras
atividades;
Manutenção de pelo menos 90% das crianças
matriculadas na creche.
Os indicadores
Quanto aos Resultados – Indicadores de
Desempenho – medir ao final do projeto
 Dão
evidências (sinais) de que os
Resultados imediatos foram alcançados.




É necessário especificar quais as situações,
serviços ou produtos concretos o projeto
precisa gerar como condição para produzir os
efeitos esperados (Objetivos do Projeto).
Ex.: Estima-se:
Espaço físico – pelo menos 90% dos
instrumentos foram adquiridos em 4 meses;
Adequação dos recursos humanos – pelos
menos 80% dos membros da equipe foram
alocados em atividades compatíveis com sua
habilidade.
Os indicadores






Quanto
às
Atividades
e
Recursos
–
Indicadores Operacionais – medir ao longo do
projeto.
Indicam se os recursos previstos (financeiros,
materiais e humanos) foram disponibilizados
na quantidade, forma e tempo adequados à
realização das Atividades.
Ex.: Estima-se que:
Pelo menos 80% das atividades aconteceram
dentro do cronograma;
Pelo menos 70% das atividades foram
realizadas com qualidade alta e não mais do
que 30% com qualidade satisfatória;
Pelo menos 80% do recurso necessário foi
adquirido por meio de financiamento.
Elaboração (cont.)





Orçamento
–
recursos
necessários
(humanos, materiais, financeiros).
Todas as atividades a serem realizadas devem
estar muito bem descritas – cálculo dos
recursos necessários para realizá-las;
Determinar recursos humanos, materiais,
financeiros;
Prever
os
recursos
da
instituição
(contrapartida) e o que será financiado;
Associar os recursos a serem gastos com o
cronograma.
RECURSOS HUMANOS
Eq. Técnica
Carga
horária
semanal
Meses
Valor
Unitário
(R$)
Valor
Total (R$)
1 Engenheiro
30 horas
12
2.000,00
24.000,00
1 Arquiteto
30 horas
12
2.000,00
24.000,00
4.000,00
48.000,00
SUBTOTAL
Encargos
20%
salário
XXXXXX
Impostos
14,5%
salário
XXXXXX
TOTAL 1
XXXXXX
RECURSOS MATERIAIS
Recursos
necessários
Descrição
Quant.
Valor
Valor
Unitário Total
XXX
XXXXX
Material de
escritório
Material de
construção
Alimentação
Transporte
Equipamentos
SUBTOTAL
Impostos
TOTAL 2
14,5% do valor
total
XXX
TOTAL 1+2
XXXXXXXXXX
Contrapartida da instituição
XXXXXXXXXX
TOTAL GERAL
XXXXXXXXXX
Elaboração (cont.)








Análise da coerência geral do projeto
Diagnóstico do “problema a ser solucionado” –
completo e confiável (base sólida ao desenho do
projeto);
Recursos, Atividades, Resultados, Objetivo Geral e
Objetivo do Projeto – corretos e completos;
Condições de implantação do projeto – são reais,
são possíveis;
Fatores de risco – são aceitáveis;
Probabilidade de êxito é favorável;
Há viabilidade (econômica, técnica, política,
jurídica, ambiental).
Os benefícios (resultados gerados) justificam os
recursos a serem consumidos no projeto (análise do
custo-benefício.
Elaboração (cont.)
Plano Operacional
 Apresentação detalhada dos principais
elementos do projeto;
 Instrumento de orientação e controle
cotidiano do projeto;
 Pode
ser subdividido em períodos
específicos
de
tempo
e/ou
de
atividades;
 Controle das etapas do projeto.

Projeto ..........................................
Plano Operacional (Abril-Junho 2012)
Resultado No. 01: ....................................
No. Atividades
Ações
Prazo Responsável
Recursos
Obs.
Resultado No. 02: .....................................
No. Atividades
Ações
Prazo Responsável
Recursos
Obs.
Escrevendo o Projeto
Roteiro do Projeto



Capa
- Título do Projeto (sugestivo, interessante).
- Nome, sigla e logomarca da instituição.
- Data da proposta.
Resumo (apresentação, introdução) –
salientar os elementos mais importantes.
Dados da Instituição
Informações
institucionais:
nome,
endereço, CNPJ, diretoria, dados bancários,
inscrição em Conselhos, etc.
- Breve histórico da instituição.
- Missão da instituição.
Roteiro do projeto
Justificativa
- Fundamentar a importância do projeto;
- Demonstrar a existência de um “problema” a ser
resolvido, suas causas e consequências;
- Caracterizar os benefícios do projeto (materiais,
pessoais, etc.)
- Indicar projetos semelhantes e suas contribuições.
 Antecedentes e origem do projeto
- Descrever a forma como o projeto surgiu, quem
tomou a iniciativa. Relacionar o projeto com a
instituição.
 Objetivo Geral
- Indicar o objetivo maior que direciona o projeto.
 Objetivo do Projeto
- É a razão de ser e a finalidade do projeto. Indica os
benefícios a serem alcançados, a partir da produção
de certos resultados.

Roteiro do Projeto
Resultados
- Especificar resultados e metas concretas, materiais
ou não;
- Indicar resultados segundo os prazos de realização
(curto, médio, longo).
 Atividades
- descrever as atividades a serem realizadas para
produzir cada um dos resultados indicados. Seguir as
fases ou períodos do cronograma.
 Metodologia
- explicar e justificar as ações adotadas, os
procedimentos e lógicas das ações.
 Premissas e fatores de risco
- indicar fatores externos que poderão afetar o projeto;
- indicar as iniciativas a serem tomadas para minimizar.

Roteiro do Projeto
Organização do trabalho e forma de
atuação
- descrever os procedimentos, rotinas e
formas de organização do projeto;
- indicar a responsabilidade de cada setor.
 Recursos
humanos
e
materiais
necessários
- indicar e justificar os recursos necessários
(infra-estrutura,
equipamentos,
recursos
humanos, assessoria e assistência técnica
externa).
 Cronograma
- calendário de execução das atividades –
desde o planejamento até a conclusão.

Roteiro do Projeto

Viabilidade
- Técnica – garantia de equipe técnica qualificada para
implementar o projeto.
- Econômico-financeira – garantia de acessos aos
recursos até o final do projeto.
- Dimensão ambiental – preocupação com a
preservação do meio ambiente.
- Dimensão jurídica – preocupação em manter a
legalidade quanto às alterações provocadas pelo
projeto.
- Capacidade Institucional de gestão – garantia de
capacidade da instituição em implantar e administrar
o projeto.
- Localização e engenharia – garantia de local
adequado para a implantação do projeto.
Roteiro do Projeto
Sistema de Avaliação e Monitoramento
- Indicar os procedimentos de avaliação e
monitoramento
–
reuniões
específicas;
responsabilidades por tarefas; forma de coletas e
registros de dados.
 Orçamento e Financiamento
- Apresentar o orçamento completo e detalhado do
projeto – todos os custos (financiáveis ou não);
- Indicar as fontes de receita;
- Prever gastos com imprevistos (fatores de risco) –
5%;
- Indicar claramente o montante de recursos
necessários.
- Apresentar recursos próprios do projeto;
- Nunca solicitar o total do orçamento – sempre
estimar gasto maior.

Roteiro do projeto

Anexos
- Anexar toda documentação que ofereceu
suporte para a realização do projeto:
- Marco Lógico – Tabela que apresenta
sinteticamente a metodologia de elaboração,
análise e gestão do projeto.
- Plano Operacional – apresentar o Plano
Operacional para o primeiro ano/período do
projeto.
- Diagnóstico – anexar a parte mais
importante
do
diagnóstico
e
seus
procedimentos metodológicos;
- Informações adicionais sobre a empresa.
Referência

ARMANI, Domingos. Como elaborar
projetos?: guia prático para elaboração
e gestão de projetos sociais. Porto
Alegre: Tomo Editorial, 2004.