Tecnologia da Informação
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Tecnologia da Informação PROCESSOS GERENCIAIS UVA - IDJ Professor Gualber Calado Administrador, Especialista em Marketing Estratégico e Franchising. Consultor de Negócios e Vendas Consultor de Sistemas de Franchising. • O que é um Sistema de Informação / Tecnologia da Informação? O que os gerentes precisam saber sobre isto? • Qual o papel dos Sistemas de Informação no ambiente de negócio competitivo? • Como os sistemas de informação estão transformando as organizações e a administração? • Quais são os maiores desafios para montar e utilizar um sistema de informação? Wikipedia – http://pt.wikipedia.org/wiki/Tecnologia_da_informa%C3%A7%C3%A3 o Revista CIO – http://cio.uol.com.br/ Livros: • Tecnologia da Informação / Laurindo / Ed. Atlas • Tecnologia de Informação / Foina / Ed. Atlas • Adm. De Sistemas de Informação / Rosini e Palmisano / Ed. CENGAGE É preciso ter autodisciplina, treinar formas de estudo que sejam eficientes para você. Faça anotações durante a aula, crie esquemas, grife partes importantes. Anote frases e definições. Use um caderno separando as disciplinas. As folhas soltas se perdem, os cadernos são práticos e permitem melhor organização. Dedique alguns minutos à releitura dos materiais das aulas todos os dias. Assim, você vai lembrar mais facilmente da matéria. Reveja as apresentações das aulas no Blog. Leia os textos recomendados. Teste seus conhecimentos sempre que possível. Pergunte ! Tecnologias são MEIOS. Tecnologias de apoio à decisão são meios de: Receber informação Processar informação • Dados: • • • • • • 2010 Prata 55.000 Lindo Honda Informação: • • • • Vendo um lindo Honda Civic prata 2010 por R$ 55.000. Comprei um lindo Honda Civic prata 2010 por R$ 55.000. Vendo um lindo Honda Civic prata 2010 por US$ 55.000. Comprei um lindo Honda Civic prata por R$ 2.010, economizei R$ 55.000. • Tenho um Honda Civic prata 2010 que custa R$ 55.000. Sou lindo! INFORMAÇÃO - Perfil: SP DADOS: Média: R$ 50.000 – 55.000 Honda Civic Preto 2011 1.6 LX 16v Gasolina 4P Automático 65.000 SP Período: Jan – Mar Honda Civic Preto 2011 1.6 LX 16v Gasolina 4P Manual 45.000 MG Honda Fit Preto 2011 1.6 LXL 16v Gasolina 4P Automático 65.000 RS Honda Civic Prata 2011 2.0 LX 16v Flex 4P Automático 50.000 RS Modelo: 50% Civic Honda Fit Prata 2011 2.0 LX 16v Gasolina 4P Manual 43.000 SP 30% City Honda Civic Preto 2011 1.6 LX 16v Gasolina 4P Automático 65.000 SP Honda Civic Preto 2011 1.6 LX 16v Gasolina 4P Manual 45.000 CE 20% Fit Honda Civic Preto 2011 1.6 LXL 16v Gasolina 4P Automático 65.000 MG Honda Fit Prata 2011 2.0 LX 16v Flex 4P Automático 50.000 RS Opcionais: 100% Ar- condicionado Honda Civic Prata 2011 2.0 LX 16v Gasolina 4P Manual 43.000 SP Honda Civic Preto 2011 1.6 LX 16v Gasolina 4P Automático 65.000 SP 70% - automático Honda Fit Preto 2011 1.6 LX 16v Gasolina 4P Manual 45.000 MG 80% - Banco de couro Honda Fit Preto 2011 1.6 LXL 16v Gasolina 4P Automático 65.000 RS Honda Fit Prata 2011 2.0 LX 16v Flex 4P Automático 50.000 RS Honda Civic Prata 2011 2.0 LX 16v Gasolina 4P Manual 43.000 SP ... Honda City Preto 2011 1.6 LX 16v Gasolina 4P Automático 65.000 SP Honda Civic Preto 2011 1.6 LX 16v Gasolina 4P Manual 45.000 CE Honda City Preto 2011 1.6 LXL 16v Gasolina 4P Automático 65.000 MG Honda Civic Prata 2011 2.0 LX 16v Flex 4P Automático 50.000 RS Honda City Prata 2011 2.0 LX 16v Gasolina 4P Manual 43.000 SP Informação é o resultado do processamento, manipulação e organização de dados, de tal forma que represente uma modificação (quantitativa ou qualitativa) no conhecimento do sistema (pessoa, animal ou máquina) que a recebe. A Tecnologia da Informação (TI) pode ser definida como um conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos de computação para prover melhoria em processo e organização a fim de atingir um objetivo. “Computer Science is no more about computers than astronomy is about telescopes” Djikstra E não funcionam por si só: - Dependem da informação que recebem - Dependem de infra-estrutura - Dependem do meio ambiente onde estão - Dependem da utilidade da informação que processam É um conjunto de elementos materiais ou ideais entre os quais se pode encontrar alguma relação. É um todo relacionado dinâmico e aberto, que influencia e sofre influência do contexto no qual está inserido. Sistema Circulatório Sistema de Transporte Metropolitano Sistema de Energia Elétrica Fornecedores Clientes Meio ambiente Entrada Processamento Saída Retroalimentação Acionistas Concorrentes • Conjunto de elementos interconectados, de modo a formar um todo organizado • Todo sistema possui um objetivo geral a ser atingido • Elementos: órgãos funcionais, componentes, entidades, partes • Integração: fluxo de informações, matérias ou energia Entrada Ação Avaliação objetivo Saída Mercado Global Governo Consumidores Comunidade Fornecedor Empresa Tecnologia Informações Ambiente • Nível estratégico: Quando uma ação é suscetível de aumentar a coerência entre a organização e o meio envolvente. Aumento de eficácia em termos de cumprimento da missão organizacional • Níveis operacional e administrativo: Quando existem efeitos endógenos, traduzidos em aumento da eficiência organizacional em termos de opções estratégicas Informação: reduz a incerteza na tomada de decisão É importante que a informação obtida seja de QUALIDADE Se a informação não for de qualidade a decisão tomada pode não ser a CORRETA Pesquisa realizada pela Accenture com mais de 1.000 profissionais norte-americanos e ingleses que atuam nas áreas de vendas, finanças, contabilidade, RH, tecnologia da informação e marketing em grandes organizações, tentou constatar quais eram os principais problemas nas empresas com as informações. Fonte: Revista TI Inside • • • • Os executivos estão frustrados com o gerenciamento da informação. Somente a metade do total acredita que suas empresas fazem um bom trabalho de gestão e distribuição de dados; Executivos de grandes empresas gastam mais do que um quarto de seu tempo na busca por informações necessárias para o seu trabalho; 59% dos gerentes perdem informações valiosas quase todos os dias, como conseqüência da má distribuição; Ao menos uma vez por semana, 42% dos entrevistados usam acidentalmente informações incorretas; • 53% afirmam que menos da metade da informação que recebem é útil; • 45% afirmaram que recolher informação sobre as outras áreas da empresa é um grande desafio ao mesmo tempo que 31% confirmaram suas dificuldades em obter dados sobre os concorrentes; • 57% dos gerentes apontam a necessidade de se valer de fontes numerosas para compilar as informações que precisam para as suas atividades. • • • • • Projetar sistemas competitivos e eficazes Entender requisitos de sistema do ambiente de negócios global Criar arquitetura de informação que apóie os objetivos da organização Determinar o valor dos sistemas de informação para o negócio Projetar sistemas que as pessoas possam controlar, entender e usar de maneira social e eticamente responsável Atividades e projetos criados objetivando alinhar a TI às estratégias do negócio – Antes: Recursos computacionais utilizados como apoio as tarefas executadas e funcionavam de forma marginal as estratégias corporativas – Hoje: Oportunidade de negócio se transformando em um valioso recurso estratégico • Gerentes seniores: Tomam decisões estratégicas de longo prazo sobre produtos e serviços • Gerentes de nível médio: Executam os programas e planos da gerência sênior • Gerentes operacionais: monitoram as atividades diárias da empresa Quatro grandes mudanças de âmbito mundial que alteraram o ambiente empresarial: 1. 2. 3. 4. A urgência da economia global A transformação das economias industriais A transformação da empresa A urgência da empresa digital Gestão e controle em um mercado global Competição em mercados mundiais Grupos de trabalho globais Sistemas de entrega globais Economias baseadas no conhecimento e na informação Produtividade Novos produtos e serviços Conhecimento: um ativo produtivo e estratégico fundamental Achatamento Descentralização Flexibilidade Independência de localização Baixos custos de transação e coordenação Trabalho colaborativo e em equipe Relacionamentos possibilitados digitalmente com clientes, fornecedores e funcionários Processos do negócio principal realizados via redes digitais ou sociais Gestão digital dos principais ativos da empresa Rapidez em sentir e responder a mudanças ambientais A Internet liga compradores e vendedores Custos de transação mais baixos Bens e serviços são anunciados, comprados e trocados ao redor do mundo Crescimento das transações Business-tobusiness 1950 • Mudanças técnicas 1970 • Controle gerencial 1990 • Atividades institucionais 2000 • Fornecedores, clientes além da fronteira da empresa Barreira entre TI e negócios precisa cair http://cio.uol.com.br/gestao/2010/10/28/barreira-entre-ti-e-negocios-precisa-cair/ “Sempre fomos conhecidos como o departamento de TI, mas mudamos a denominação da nossa área para informação, processo e organização”. Dave Patzwald, vice-presidente sênior da Schneider Electric. Em que onda de gestão tecnológica o Brasil está? http://cio.uol.com.br/opiniao/2010/03/29/responda-rapido-em-que-onda-de-gestao-tecnologica-obrasil-esta/ “Esse comportamento esbarra, especialmente, na classificação da TI como um passivo, isto é, um custo que deve ser diminuído e nunca ampliado.” Pedro Bicudo, sócio diretor da TGT Consult TI: Terceirizar ou não? Porque terceirizar? Quando? Qual momento? Qual perfil de empresa? Qual tamanho? Para atender qual estratégia de negócio? • • • • • • • • Sistemas de apoio decisão, Business Intelligence Supply Chain management: CRM, SRM ERP Governança de TI: ITIL, COBIT Projetos e qualidade de software: PMI, CMM Knowledge Management E-business, web 2.0 Análise de ferramentas de mercado e detalhamento de requisitos Sistemas de Apoio a Decisão / ERP Quais são os tipos de sistemas de apoio a decisão? Como os sistemas de informação apóiam as principais funções empresariais: vendas e marketing, fabricação e produção, finanças e contabilidade e recursos humanos? • Sistemas de apoio ao executivo (SAE) • Sistemas de apoio à decisão (SAD) • Sistemas de informação gerenciais (SIG) • Sistemas de trabalhadores do conhecimento (STC) • Sistemas de automaçao de escritório • Sistemas de processamento de transações (SPT) Sistemas administrativos básicos que atendem ao nível operacional Sistema computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras necessárias ao funcionamento da empresa Sistemas administrativos básicos que atendem ao nível operacional Sistema computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras necessárias ao funcionamento da empresa • Nível do conhecimento • Entrada: Especificações de projeto • Processamento: Modelagem • Saída: Projetos, gráficos • Usuários: Pessoal técnico Exemplo: Estações de trabalho de engenharia / design Nível gerencial Entrada: Alto volume de dados Processamento: Modelos simples Saída: Relatórios/ sumários executivos Usuários: Gerentes de nível médio Decisões estruturadas e semiestruturadas Orientados para o controle de relatórios Dados passados e presentes Orientação interna Processo de projeto demorado • Nível gerencial • Entrada: Pequeno volume de dados • Processamento: Interativo • Saída: Análise de decisão • Usuários: Profissionais, equipe interna Exemplo: Análise de custos de contratação • Nível estratégico • Entrada: Dados agregados • Processamento: Interativo • Saída: Projeções • Usuários: Gerentes seniores Exemplo: Plano operacional quinqüenal Gerencia de alto nível Projetado para o indivíduo Liga o presidente aos demais níveis Manutenção cara Grande equipe de apoio Principais funções dos sistemas: Gestão de vendas, pesquisa de mercado, promoção, definição de preços, novos produtos Principais aplicações dos sistemas: Sistemas de acompanhamento de pedidos, sistema de pesquisa de mercado, sistema de estabelecimento de preços SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL PROCESSAMENTO DE REGISTRAR, PROCESSAR E PEDIDOS ACOMPANHAR PEDIDOS OPERACIONAL ANÁLISE DE MERCADO CONHECIMENTO IDENTIFICAR CLIENTES E MERCADOS ANÁLISE DE PREÇOS DETERMINAR PREÇOS GERENCIAL TENDÊNCIAS DE VENDAS ESTRATÉGICO PREPARAR PREVISÕES QUINQÜENAIS Principais funções dos sistemas: Estabelecimento de metas de produção, compras, expedição, recepção, engenharia, operações Principais aplicações dos sistemas: Sistemas de planejamento de recursos, Sistemas de controle de pedidos de compra, sistemas de engenharia, sistemas de controle de qualidade SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL CONTROLE DE MAQUINÁRIOCONTROLE DE EQUIPAMENTOS OPERACIONAL PROJETO ASSISTIDO POR PROJETO DE NOVOS PRODUTOS COMPUTADOR (CAD) CONHECIMENTO PLANEJAMENTO DE PRODUÇÃO DECIDIR QUANTIDADE E PROGRAMAR PRODUÇÃO DE PRODUTOS GERÊNCIA LOCALIZAÇÃO DE INSTALAÇÕES DECISÃO DE ONDE INSTALAR FÁBRICAS ESTRATÉGICO Principais funções dos sistemas: Orçamento, livro-caixa, cobrança, contabilidade de custos Principais aplicações dos sistemas Livro-caixa, contas a receber, contas a pagar, orçamento, sistemas de gestão financeira SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL CONTAS A RECEBER ACOMPANHA AS CONTAS A RECEBER OPERACIONAL ANÁLISE DE CARTEIRA PROJETA A CARTEIRA DE INVESTIMENTOS DA EMPRESA CONHECIMENTO ORÇAMENTO PREPARA ORÇAMENTOS DE CURTO PRAZO GERÊNCIA PLANEJAMENTO DE LUCROS PLANEJA LUCROS DE LONGO PRAZO ESTRATÉGICO Principais funções dos sistemas: Registros de pessoal, benefícios, remuneração, relações trabalhistas, treinamento Principais aplicações dos sistemas: Folha de pagamentos, registros de funcionários, sistemas de benefícios, sistemas de planos de carreira, sistemas de treinamento de pessoal SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL OPERACIONAL TRAINING & DEVELOPMENT ACOMPANHA TREINAMENTO, HABILIDADES E AVALIAÇÕES OPERACIONAL PLANO DE CARREIRA ELABORA PLANOS DE CARREIRA CONHECIMENTO ANÁLISE DE REMUNERAÇÃO MONITORA COMISSÕES, SALÁRIOS E BENEFÍCIOS GERÊNCIA PLANEJAMENTO DE RECURSOS PLANEJA AS NECESSIDADES DE LONGO HUMANOS PRAZO DA FORÇA DE TRABALHO ESTRATÉGICO Processos de negócios Modo como o trabalho é organizado, coordenado e focalizado para produzir um produto ou serviço de valor Fluxos de trabalho concretos de materiais, informações e conhecimentos — conjuntos de atividades Fabricação e produção: Montagem do produto, verificação de qualidade, pedidos de compra Vendas e marketing: Identificação de clientes, conscientização de clientes, venda Finanças e contabilidade: Pagamento de credores, criação de demonstrativos financeiros, administração do movimento de caixa Recursos humanos: Contratação de funcionários, avaliação de desempenho, inscrição de funcionários em planos de benefícios Processos de negócios transfuncionais Transcendem as fronteiras entre vendas, marketing, fabricação e pesquisa e desenvolvimento Agrupa funcionários de diferentes especialidades funcionais para completar determinada tarefa Exemplo: Processamento de pedidos Gerencia todos os modos como as empresas lidam com seus clientes atuais e potenciais Disciplina empresarial e tecnológica Usa sistemas de informação para coordenar todos os processos de negócios de uma empresa Cuida do cliente de ponta a ponta Permite que todas as divisões da empresa apresentem uma face coerente ao cliente Consolida dados do cliente de várias fontes e fornece ferramentas analíticas para responder a perguntas O SRM ou a gestão da relação com os fornecedores tem como principais vantagens a redução de custos na cadeia de suprimentos (Supply Chain) através da otimização dos processos de compra. O software SRM veio assim permitir as empresas a criação e optimização de relacionamentos estratégicos com os seus principais fornecedores, melhorando as operações entre o comprador e o vendedor. 1. Pesquisas de fornecedores e compras estratégicas Desenvolvimento da estratégia de abastecimento Estratégia de gastos Seleção de fornecedores Gerenciamento de contratos Gerenciamento de catálogos 2. Processos operacionais de compras Auto-serviços de compras Compras de serviços Compras orientadas pelo planejamento 3. Colaboração com fornecedores Registro de fornecedores Colaboração em projetos Colaboração em pedidos Colaboração na reposição do estoque Conectividade com fornecedores Década de 50 (mainframes e controle de estoque) – Material Requirement Planning (MRP) Década de 80: redes computacionais ligadas a servidores: produção e logística Fim da década de 80: fim das “ilhas departamentais” Anos 90: ERP (microcomputadores disseminados em todas áreas) Fornecedores: SAP, Oracle Applications, Microsiga, Datasul, Peoplesoft, Microsoft Dynamics, etc... Requisição MRP Pedido Recebimento Autom. Assegurar que o material estará disponível Ajudaa monitorar o estoque Planejamento de ativividades de manufatura Manter menor nível de estoque possível Fatura Produção interna Rodada de Planejamento Ordem planejada Compra Externa Apenas para materiais comprados Conversão Ordem de produção Requisição Pedido Remessa Ordem proposta de acordo com lote Estoque disponível Diferença Ordem de Compra + Ordem de Compra Requisições Reserva / vendas + Estoque Comparação Ponto de Reposição Exemplos de áreas / módulos: QM - Quality Management TR - Transportation TV - Travel PP - Production Planning PS - Project System MM - Materials Management BCS - Business Consolidation SD - Sales and Distribution System FI - Financial Accounting TRM - Treasury and Risk CO – (Controlling) - Controladoria Management AM - Fixed Assets Management BW - Business Warehouse WF – Workflow PS - Project System IS - Industry Solutions HR - Human Resources PM - Plant Maintenance Padronização dos fluxos de trabalho Integração das informações; Facilita a interoperabilidade com outras organizações; Eliminar o uso de interfaces manuais Reduzir custos Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência) Otimizar o processo de tomada de decisão Eliminar a redundância de atividades Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado Reduz as incertezas do lead-time Informações mais consistentes > melhorando a tomada de decisão; Ganho de produtividade; • A utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada; • Altos custos que muitas vezes não comprovam a relação custo/benefício; • Dificuldade de customização; • Dependência do fornecedor do pacote; • Adoção de best practices aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas de um segmento; • Torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informações do módulo anterior, por exemplo. Logo, as informações têm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as informações são em tempo real (on line), ocasionando maior trabalho; • Excesso de controle sobre as pessoas, o que aumenta a resistência à mudança e pode gerar desmotivação por parte dos funcionários. • • • • • • • • • • • Envolvimento do Usuário Apoio da direção Definição clara de necessidades Planejamento adequado Expectativas realistas Marcos intermediários Equipe competente Comprometimento Visão e objetivos claros Equipe dedicada Infraestrutura adequada • • • • • • • • • • Turn over de funcionários; Auditoria pouco atuante ou ausente; Falta de uma equipe para fazer a transição; Equipe de suporte não estruturada; Falta de visão sistêmica ( visão global restrita e visão local concentrada); Foco no operacional, subutilizando as ferramentas gerenciais – o aspecto gerencial sempre vem depois e isso subutiliza o produto; Inexistência de modelo de treinamento dos usuários; O ERP não faz parte de cultura da empresa e isso provoca desinteresse na sua utilização; Utilização de ferramentas não integradas e redundantes; Gastos com re-implantação.
