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UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru Princípios de Sistemas de Informação 2010 1 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru Grupo: Amanda Regina Zerbinatti – Nº 02 Gabriela Scardine Silva – Nº 11 Giovana de Almeida Silva – Nº 13 Marcelo Augusto Cordeiro – Nº 21 Nayara de Almeida – Nº 25 Olívia Pachele Mattiazzo– Nº 26 Raquel Paulini Miranda – Nº 27 Professor: André Dalastti Disciplina: TSPD 2 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru Índice Índice .................................................................................................................... 3 Introdução ............................................................................................................. 5 1. 2. Sistemas de Informação ................................................................................ 6 1.1. Conceito ................................................................................................. 6 1.2. Importância ............................................................................................. 6 1.3. Requisitos ............................................................................................... 6 1.4. Componentes ......................................................................................... 7 1.5. Tipos ....................................................................................................... 7 1.6. Segurança .............................................................................................. 8 1.7. Planejamento .......................................................................................... 8 1.8. Desenvolvimento .................................................................................... 9 Conceitos de Informação ............................................................................. 10 2.1. Dados ................................................................................................... 10 2.1.1. 2.2. Informações .......................................................................................... 10 2.2.1. 3. Tipos de dados .............................................................................. 10 Características das informações valiosas ..................................... 10 2.3. Diferença entre dados e informações ................................................... 11 2.4. Processo............................................................................................... 12 2.5. Conhecimento ...................................................................................... 12 2.6. Valor da informação.............................................................................. 12 Conceitos de Sistemas e Modelagem ......................................................... 14 3.1. Componentes e conceitos de sistemas ................................................ 14 3.2. Tipos de Sistemas ................................................................................ 14 3.3. Padrões e Desempenho de Sistemas .................................................. 15 3.3.1. Eficácia .......................................................................................... 15 3.3.2. Eficiência ....................................................................................... 15 3.3.3. Padrão de Desempenho de Sistema ............................................. 16 3.4. Variáveis e Parâmetros de Sistema...................................................... 16 3.4.1. Variável de sistema ....................................................................... 16 3.4.2. Parâmetro de sistema ................................................................... 16 3 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru 3.5. Modelagem de um sistema................................................................... 16 3.6. Tipos de modelo ................................................................................... 17 3.6.1. Modelo narrativo ............................................................................ 17 3.6.2. Modelo físico ................................................................................. 17 3.6.3. Modelo esquemático ..................................................................... 18 3.6.4. Modelo matemático ....................................................................... 18 4. Conclusão .................................................................................................... 19 5. Referências.................................................................................................. 20 4 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru Introdução Um Sistema de Informação (SI) é um conjunto de componentes interrelacionados que coletam, recuperam, processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Geralmente, é composto de um subsistema social e de um subsistema automatizado. O primeiro inclui as pessoas, processos, informações e documentos; já o segundo, consiste nos meios automatizados (máquinas, computadores, redes de comunicação) que interligam os elementos do subsistema social. O SI não se limita a um programa de computador. Além do software e do hardware, o SI integra os processos (e seus agentes) que são executados fora das máquinas. Isto significa que mesmo pessoas que não utilizam os computadores também podem fazer parte do sistema e, consequentemente, precisam ser observadas e guiadas pelos processos de planejamento e análise de sistemas. No ambiente real, os aspectos sociais interferem (e muito!) no funcionamento do SI. Os processos podem ser modificados em razão de aspectos sociais não bem controlados. Por esse motivo, existem muitos sistemas que, após serem implantados, acabam não sendo utilizados, ou dificultam o trabalho nas organizações, gerando prejuízos. É de responsabilidade do Analista de Sistemas definir os objetivos do SI, as informações que o sistema manipulará, os processos e pessoas que farão parte dele, as máquinas que serão utilizadas nos processos e o inter-relacionamento entre os vários outros Sistemas de Informação na organização. Por meio deste trabalho, procuramos retratar os principais conceitos sobre Sistemas de Informação, bem como suas características e importâncias mais relevantes, para que estes sejam bem feitos e bem utilizados. Este trabalho também tem por objetivo ajudar-nos a compreender os efeitos que uma análise de sistema inicial mal elaborada pode causar no objetivo final. 5 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru 1. Sistemas de Informação 1.1. Conceito É um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, recuperam, processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. 1.2. Importância Ao menos três grandes motivos tornam o processamento de informações tão importante nas empresas: A complexidade crescente da sociedade moderna; A introdução da administração científica; A tecnologia da informática. Um Sistema de Informação deve ser considerado mais do que uma simples peça na elaboração de relatórios – é ele que gerencia todas as atividades da empresa; nele tudo é registrado e depois acessado pelos funcionários da organização. 1.3. Requisitos Produzir informações realmente necessárias em tempo hábil e com custo condizente, atendendo aos requisitos operacionais e gerenciais; Prezar pela simplicidade de processos e resultados; Integrar-se à estrutura da organização e auxiliar na coordenação entre as diferentes unidades organizacionais; Ter um fluxo de procedimentos racional, integrado, rápido e de menor custo possível. 6 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru 1.4. Componentes Hardware: composto pelos equipamentos de informática utilizados pelo sistema. Exemplos: monitores, impressoras, CPUs. Software: formado pelos diversos programas de computador que fornecem instruções específicas sobre as tarefas que o hardware deve executar para gerar a informação desejada; Usuário: constituído por uma ou diversas pessoas que realizam tarefas necessárias para o funcionamento dos componentes do sistema. 1.5. Tipos Uma organização típica possui vários níveis de gerenciamento (Figura 1), e cada um deles tem diferentes necessidades. Figura 1 – Níveis de gerenciamento Para cada nível, é desenvolvido um tipo de SI: Sistema de Informação Operacional – esse tipo de sistema trata das transações rotineiras na organização, tais como vendas, receitas, depósitos em dinheiro, folha de pagamento, decisões de crédito e o fluxo de materiais numa fábrica. Sistema de Informação Gerencial - esse sistema tem como função agrupar e sintetizar os dados das operações de organização, a fim de facilitar a tomada de decisão pelos administradores. Geralmente fornecem relatórios 7 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru periódicos em lugar de informações instantâneas sobre as operações. Por exemplo, um sistema que monitora, mensalmente, os números de vendas por área, informando os locais onde as vendas superaram ou ficaram abaixo dos níveis previstos. Sistema de Informação Estratégico – esse sistema integra e sintetiza dados de fontes internas e externas. Através de ferramentas de análise e comparação, simulam situações para facilitar para a tomada de decisão da cúpula estratégica da organização. Por exemplo, um sistema para prever tendências de vendas em um período de cinco anos serve ao nível estratégico. 1.6. Segurança Cada vez mais as empresas buscam melhorar a segurança de seus Sistemas de Informação, mas a vulnerabilidade das redes corporativas cresce em ritmo mais acelerado do que atualizações e correções. Apesar dos antivírus e firewall (barreira para invasões externas) estarem se desenvolvendo e sendo utilizados pela maior parte das empresas, isso não é suficiente para que os sistemas estejam completamente livres de vírus, cavalos de tróia, ataques combinados, vazamentos de informações ou fraudes. 1.7. Planejamento Para se planejar um Sistema de Informação é necessário levar em consideração alguns aspectos, como: Verificar as necessidades reais da empresa, a fim de tornar a informação mais simples e de fácil entendimento; Atender a todos os setores da organização, facilitando os meios de produção, o acesso e a análise dos dados; Levar em consideração o ambiente e as políticas de trabalho da empresa, além de manter os funcionários integrados com os processos de criação e implantação do sistema; 8 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru Verificar os processos já utilizados na empresa e avaliar a necessidade de reestruturação para otimizá-los; Planejar os recursos de tecnologia da informação, envolvendo qualidade de hardware e software, a fim de suportarem o Sistema de Informação. Com base nesses itens, o analista consegue avaliar a situação da empresa e definir o futuro de seus Sistemas de Informação, além de determinar o modo como serão utilizados e escolher as tecnologias que lhe darão suporte. 1.8. Desenvolvimento O processo de desenvolvimento de um Sistema de Informação nada mais é que um conjunto de atividades e resultados associados que geram um produto de software. Essas atividades são, em sua maioria, executadas por desenvolvedores sistemas. Há quatro atividades fundamentais no processo de desenvolvimento: Especificação do Software de Desenvolvimento – deve-se definir o software que será desenvolvido e analisar as restrições e operações que não poderão ser executadas por ele. Desenvolvimento do Software – através do software escolhido, o Sistema deve ser produzido de modo a atender a todas as especificações antes estabelecidas. Após o desenvolvimento, o Sistema deve ser implantado. Validação do software – Com a implantação bem sucedida, o software deve ser testado para garantir o atendimento de todas as necessidades do cliente. Além disso, nessa fase haverá a integração do Sistema com o usuário. Evolução do software – o software deve evoluir para atender às necessidades mutáveis do cliente. 9 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru 2. Conceitos de Informação 2.1. Dados Um dado é uma característica qualquer obtida diretamente de um objeto, um ser, um evento ou um sistema. Peter Drucker (1995) coloca que a maior parte das empresas sabe como obter dados, mas precisam aprender a usá-los – pois, por si só, um dado não tem qualquer valor. 2.1.1. Tipos de dados Dados alfanuméricos: números, letras e outros caracteres Dados de imagem: imagens gráficas ou figuras Dados de áudio: sons, ruídos ou tons Dados de vídeo: imagens ou fotos em movimento 2.2. Informações Informações são dados organizados para um determinado objetivo, dirigidos para desempenho específico e aplicados a uma decisão. Para Drucker (1995), as empresas, assim como os seus colaboradores, precisam conhecer a informação e aprender a perguntar: De que informações necessitamos na empresa? Quando necessitamos delas? Em que forma? E onde obtê-las? 2.2.1. Características das informações valiosas Para serem valiosas para gerentes e tomadores de decisão, as informações devem ser: Precisas: informações que não contêm erros. Em geral, informações precisas são geradas quando dados imprecisos são fornecidos durante o processo de transformação; Completas: contêm todos os fatos importantes; 10 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru Econômicas: há um custo para produzir cada informação. É responsabilidade dos tomadores de decisão avaliar quais informações são valem o custo para serem produzidas; Flexíveis: podem ser utilizadas para mais de uma necessidade; Confiáveis: podem depender de outros fatores, mas devem conter os fatos reais, sem alteração; Relevantes: somente as informações necessárias para tomada de decisão devem ser armazenadas; Simples: a simplificação ajuda no melhor entendimento e facilita a tomada de decisão; Pontuais: disponíveis apenas quando necessário; Verificáveis: podem ser conferidas a qualquer momento, para garantir que estejam corretas; Acessíveis: facilmente acessíveis aos usuários autorizados; Seguras: o acesso só poderá ser feito por pessoas autorizadas. 2.3. Diferença entre dados e informações Para enfatizar a diferença entre dados e informações, tomamos como exemplo a quantidade de vendas de determinado produto. A quantidade de produtos que cada representante da empresa vendeu é um dado que pode ser obtido pelo sistema. Entretanto, um gerente específico pode considerar que saber o total mensal de vendas é mais apropriado para seus objetivos do que saber a quantidade de vendas de representantes individualmente. Esse último seria um dado, enquanto o total de vendas seria uma informação. Ou seja, a quantidade de vendas individual organizada de maneira significativa. 11 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru 2.4. Processo Um processo é um conjunto de tarefas desenvolvidas para atingir um resultado definido. Desse modo, “processar dados” consiste em aplicar aos dados um conjunto de operações lógicas, matemáticas e interpretativas, de forma a produzir uma informação que pode ser usada para tomar decisões. 2.5. Conhecimento Conhecimento é a consciência e o entendimento de um conjunto de informações e formas de torná-las úteis para apoiar uma tarefa específica ou tomar uma decisão. Por exemplo, ao realizar o processo de transformação de dados em informações, é necessário selecionar e organizar os dados com base em sua relevância. Ao fazer isso, estamos aplicando um tipo de conhecimento. 2.6. Valor da informação Sabemos que as informações têm um custo, ou seja, precisamos de tempo e de dinheiro para obtê-las. Mas sabemos também que informações de melhor qualidade nos auxiliam a tomar decisões porque reduzem a probabilidade de erro. Como saber quanto vale uma informação? O primeiro passo é definir os custos com sua obtenção, circulação (dentro e fora da empresa), processamento e armazenamento, entre outros fatores. Os custos de comunicação por telefone, fax, correio, circuitos de dados, email, etc., entre os diferentes departamentos da organização ou entre as empresas do grupo referem-se à circulação da informação. Os custos de processamento envolvem toda a capacidade necessária para tratar a informação. Estão incluídos meios como o computador, software de cálculo, processamento de texto e outros instrumentos utilizados para processar a informação. 12 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru Os custos de armazenamento incluem papel e o espaço para guardá-lo, discos rígidos, discos magnéticos etc. Depois de definidos os gastos com uma informação, é preciso calcular os ganhos com sua obtenção. Por exemplo, se as informações de previsão de vendas indicarem uma alta demanda para determinado produto e, com seu desenvolvimento, a empresa ganhar 10 mil dólares a mais, o valor da informação será de 10 mil dólares menos os custos calculados. 13 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru 3. Conceitos de Sistemas e Modelagem 3.1. Componentes e conceitos de sistemas Um sistema é um conjunto de elementos que interagem para atingir objetivos. A forma como os elementos do sistema são organizados é denominada configuração. Os sistemas têm entradas, mecanismos de processamento e realimentação e saídas. Por exemplo: num lava-rápido, a entrada é um carro sujo, água e produtos de limpeza, e também tempo, energia, habilidade e conhecimento. O mecanismo de processamento consiste em selecionar as opções de limpeza (somente lavagem, lavagem com cera etc.) e comunicá-las ao operador do lava-rápido, e o mecanismo de realimentação é a avaliação do quão limpo está o carro. A saída será um carro limpo. 3.2. Tipos de Sistemas Sistema Simples: é aquele que possui poucos elementos ou componentes e a relação entre eles é direta, e não complicada. Sistema Complexo: possui muitos elementos que são altamente relacionados e interconectados. Sistema Aberto: interage com seu ambiente. Em outras palavras, há um fluxo de entradas e saídas por todos os limites do sistema. Sistema Fechado: não há qualquer interação com o ambiente. Por isso, existem poucos sistemas deste tipo. Sistema Estável: é aquele que sofre poucas mudanças ao longo do tempo. Sistema Dinâmico: é um sistema que sofre mudanças rápidas e constantes com o passar do tempo. 14 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru Sistemas Adaptáveis: um sistema adaptável é aquele que recebe modificações em resposta a mudanças do ambiente que monitora. Sistemas Não Adaptáveis: são aqueles que não se modificam em função de mudanças do ambiente. Sistema Permanente: é o que existe ou existirá por um longo período de tempo, geralmente 10 anos ou mais. Sistema Temporário: é aquele que existirá por um curto espaço de tempo. 3.3. Padrões e Desempenho de Sistemas 3.3.1. Eficácia A eficácia é o grau em que os resultados atendem aos objetivos. Para medi-la, dividimos a quantidade de objetivos atingidos pela quantidade de objetivos estabelecidos, obtendo uma porcentagem. Para Peter Drucker, eficácia é “fazer a coisa correta”. Por exemplo: ao ver uma cozinha quase inundada, a empregada rapidamente pega um balde e panos de chão e começa a recolher a água. Ela foi eficiente, pois fez a coisa certa (retirar a água), mas não fechou a torneira. 3.3.2. Eficiência Quando se fala em eficiência, está se falando em produtividade, em fazer mais com o mínimo de recursos possíveis. Por isso, quando queremos medir a eficiência de um sistema, dividimos o que foi produzido pelo que foi consumido, obtendo também uma porcentagem. Peter Drucker define eficiência como “fazer as coisas de maneira correta”. Por exemplo: ao ver uma cozinha quase inundada, a empregada fecha a torneira, pega um rodo e leva a água para o quintal, agindo de maneira eficaz. 15 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru 3.3.3. Padrão de Desempenho de Sistema O padrão de desempenho é um valor escolhido que servirá como referencial para comparação. Representa um bom nível ou o melhor nível de desempenho. Ao se estabelecer essa meta, não se deve oferecer um valor que pareça impossível, ou então algo que não represente um desafio aos que devem persegui-la. Por isso, um bom padrão de desempenho deve ser obtido nas próprias práticas organizacionais, levando-se em conta a capacidade dos recursos existentes. O melhor desempenho está relacionado com o melhor aproveitamento dos recursos para a obtenção dos resultados esperados. 3.4. Variáveis e Parâmetros de Sistema 3.4.1. Variável de sistema Uma variável de sistema (também chamada de variável de decisão) é um item que pode ser modificado por fatores internos – ou seja, o próprio usuário tem o poder de alterá-la de acordo com sua necessidade. Por exemplo, o preço que uma empresa cobra por determinado produto é uma variável de sistema. 3.4.2. Parâmetro de sistema Um parâmetro de sistema é um valor alterado por fatores externos, sobre qual o usuário não exerce controle. O custo da matéria-prima, por exemplo, é um parâmetro de sistema. 3.5. Modelagem de um sistema A experimentação com modelos implica na criação de um modelo que deve representar e/ou demonstrar o modo de funcionamento do sistema real, de forma a explorar e entender melhor determinadas situações. 16 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru Por meio de um modelo, a empresa pode avaliar diversas hipóteses e, com base nelas, desenvolver possíveis soluções para os problemas. Por isso, o modelo deve ser tão próximo da realidade quanto possível. Figura 2 – Entradas, processamento e saídas de um modelo de sistema 3.6. Tipos de modelo Os modelos de sistema podem ser classificados em quatro principais tipos: narrativo, físico, esquemático e matemático. 3.6.1. Modelo narrativo O modelo narrativo é uma descrição da realidade em forma de palavras, tanto orais quanto escritas. Relatórios, documentos, debates e conversas sobre assuntos relacionados ao sistema são muito importantes em uma empresa. 3.6.2. Modelo físico O modelo físico é uma descrição do sistema real por meio de uma representação análoga ou pela construção de um protótipo. Protótipos são réplicas do sistema real, que podem ser construídas em escala real ou 17 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru reduzidas. Nesses casos, os estudos de avaliação do sistema real ocorrem com realização de vários testes empregando o protótipo. 3.6.3. Modelo esquemático Modelos esquemáticos são representações gráficas da realidade. Alguns exemplos são gráficos, diagramas, figuras e ilustrações. São muito usados nos negócios e para desenvolver sistemas computacionais. 3.6.4. Modelo matemático Os modelos matemáticos se apresentam como: I - soluções analíticas II - soluções numéricas Os de soluções analíticas constituem a composição de equações matemáticas destinadas à solução de uma classe específica de problemas. Quanto às soluções numéricas, resultam no emprego de um conjunto de equações para descrever um determinado processo, o que pode dar origem a um modelo matemático de simulação. 18 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru 4. Conclusão Peter Drucker, conhecido como pai da administração moderna, identificou o conhecimento como principal recurso da sociedade do século XX. Numa economia de informações, um bom gerenciamento de dados deixou de ser apenas um diferencial para se tornar uma necessidade de qualquer organização. Nesse contexto, surgiram os Sistemas de Informação. Antes de entender o funcionamento dos Sistemas de Informação, contudo, é preciso conhecer alguns conceitos. O primeiro deles é o conceito de dados: são características de objetos, seres, eventos ou sistemas que, sozinhas, não têm qualquer valor. Porém, ao serem organizadas com um objetivo e aplicadas a uma decisão, tornam-se informações. Essa transformação é denominada processo. Para que ela ocorra, é necessário aplicar um conhecimento, ou seja, entender um conjunto de informações e torná-las úteis para determinada tarefa. Um conjunto de elementos que interagem para atingir objetivos é denominado sistema. Os Sistemas de Informação são, portanto, um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, armazenam, processam e distribuem informações, com o objetivo de facilitar e otimizar a administração de uma organização. No entanto, os Sistemas de Informação são apenas ferramentas, que devem ser utilizadas de forma correta para trazerem benefícios reais às empresas. Se os funcionários não forem capacitados para manipular o sistema, ele não passará de um mero detalhe. Na Era Informacional, saber encontrar, apresentar e utilizar as informações é tão importante quanto conhecê-las. 19 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA FILHO” Campus de Bauru 5. Referências SYPNET Informática. Sistemas de Informação. 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