Estruturas Organizacionais e Departamentalizacao

UNIVERSIDADE NOVE DE JULHO – UNINOVE
DISCIPLINA: PROCESSOR ORGANIZACIONAIS
RESPONSÁVEL PELA DISCIPLINA: PROF. MS. SYNESIO C. FILHO
ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
Qualquer empresa possui dois tipos de estrutura: a formal e a informal
Estrutura formal, objeto de grande parte de estudo das organizações
empresariais, é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em
alguns de seus aspectos, pelo organograma.
Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é
estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das
pessoas, o que significa que se desenvolve, espontaneamente, quando as pessoas
se reúnem. Portanto apresenta relações que, usualmente, não aparecem no
organograma.
A abordagem na estrtura informal está nas pessoas e em suas relações,
enquanto a estrutura formal dá ênfase a posições em termos de autoridade e
responsabilidades.
1.
Centralização e Descentralização
Na Teoria Clássica de Fayol presenciamos uma ênfase na estrutura linear
com destaque na centralização (as decisões são tomadas pelos escalões
superiores), enquanto que Taylor na sua colocação de supervisão funcional (cada
especialista tinha autoridade sobre a execução - controle de qualidade, tempos e
métodos, planejamento da produção, etc) mostrava uma descentralização (onde as
decisões são tomadas por escalões hierárquicos menores). As organizações mais
modernas que apresentam um modelo de autoridade de linha com staff, onde a
assessoria ou staff age através de autoridade de linha em variados graus de
intensidade, representou campo fértil para análises da abordagem Neoclássica,
procurando criar princípios e fatores que indicassem o modelo mais adequado para
cada caso.
ORGANIZAÇÃO CENTRALIZADA
ORGANIZAÇÃO DESCENTRALIZADA
No organograma acima, o quadro escuro indica a autoridade de decisão.
A Teoria Neoclássica procurou não se restringir a defender uma ou outra mas sim
em estabelecer qual das duas é a mais indicada para cada caso.
Para que haja a opção pela descentralização procurou-se os fatores que
determinassem esta escolha, que são os seguintes:
-
tamanho da organização;
-
ramo de atividade;
-
vocação política e econômica do macroambiente;
-
convicção e traços pessoais da alta Administração;
-
competência do quadro de subordinados;
-
confiabilidade e eficácia do sistema de comunicação.
As Vantagens da Centralização:
- As decisões são tomadas por administradores que possuem uma visão global da
empresa.
- Os tomadores de decisão no topo, são melhores treinados do que aqueles que
estão nos níveis mais baixos.
- As decisões são mais consistentes.
- A centralização elimina esforços duplicados reduzindo custos.
As Desvantagens da Centralização:
- As decisões são tomadas por administradores da cúpula que estão distanciados
dos fatos e das cirscuntâncias.
- Os tomadores de decisão no topo raramente têm contato com as pessoas e
situações envolvidas.
- As linhas de comunicação da cadeia escalar provocam demoras e maior custo
operacional.
-
As decisões têm de passar pela cadeia escalar envolvendo pessoas
intermediárias e possibilitando distorções e erros pessoais no processo de
comunicação das decisões.
As Vantagens da Descentralização:
- Os chefes, a autoridade para decidir, ficam mais próximos do ponto onde as
decisões são tomadas, ou seja, há maior flexibilidade e sobretudo velocidade na
tomada das decisões. Isso representa menos gastos e maior agilidade do sistema,
pois este não fica em tempo de espera (stand by) até a chegada da decisão.
- Melhor aproveitamento do potencial dos funcionários.
- Permite uma estratificação das decisões: as rotineiras são delegadas e tomadas
pelos níveis inferiores, enquanto as mais abrangentes, não rotineiras são assumidas
por escalões superiores.
- Os desdobramentos negativos burocráticos da centralização, comunicações,
formulários, vistos e autorizações com consequente emprego de recursos humanos
e tempo de espera ficam reduzidos.
- Permite um enriquecimento dos cargos intermediários (como gerentes setoriais,
distritais, etc) com consequente motivação dos ocupantes desses cargos. Ao
mesmo tempo forma-se pessoal qualificado que poderá ser aproveitado em outras
funções.
As Desvantagens da Descentralização
- Decisões não Homogêneas - sendo as decisões tomadas em vários segmentos e
por várias pessoas, acabam por carecer de uniformidade. Apesar das diretrizes que
conduzem o raciocínio na tomada de decisões, há a necessidade de reuniões de
coordenação para tentar uniformizá-las.
-
Aproveitamento Insuficiente dos Especialistas - devido à descentralização
pode ocorrer que especialistas não participem das decisões da sua área, frustandoos ou mesmo comprometendo a qualidade das decisões tomadas por pessoas com
menor grau de especialização.
- Transferência de Responsabilidade - Poderá ocorrer de um nível "empurrar"
ou acreditar que outro nível tenha assumido a responsabilidade por alguma ação, o
que resulta em evidente prejuízo.
2.
Departamentalização
Uma das grandes preocupações do movimento neoclássico foi a estruturação
e adequação das empresas à nova ordem.
Departamentalização significa divisão ou segmento, designa uma área da
empresa destinada ao desempenho de uma atividade específica. Ex. Depto. de
Recursos
Humanos;
Vendas;
Compras;
Marketing;
Produção;
Financeiro;
Contabilidade, etc.
Para os autores clássicos, a especialização na organização pode ocorrer em
2 sentidos: vertical e horizontal .
- Horizontal - quando há necessidade de se criar departamentos especializados
em determinada atividade, também conhecida como crescimento horizontal. Se faz
à custa de um maior número de órgãos especializados, no mesmo nível hierárquico.
É mais conhecida por "Departamentalização" pela sua tendência incrível de criar
departamentos.
-
Vertical - quando se verifica a necessidade de aumentar a eficiência e a
qualidade da supervisão, acrescentando-se mais níveis hierárquicos à estrutura. É
um desdobramento da autoridade denominadas de processo escalar. Caracteriza-se
sempre pelo crescimento vertical da organização, isto é, pelo aumento do número
de níveis hierárquicos.
Obs.:
Raramente ocorre a especialização vertical sem que ocorra também a
especialização horizontal e vice-versa. Ambos se completam e dificilmente andam
separadas.
3. Tipos de Departamentalização
POR FUNÇÕES
Consiste no agrupamento das atividades por funções desenvolvidas, ou seja,
traz uma nítida inspiração na especialização da divisão do trabalho, tais como
departamento de produção, vendas, financeiro. Também é conhecida como
departamentalização funcional
DIRETORIA
DEPTO DE
PRODUÇÃO
DEPTO DE
VENDAS
DEPTO DE
FINANÇAS
Vantagens
1. Agrupamento de especialista sob uma única chefia.
2. Garante o máximo de utilização das habilidades técnicas de Recursos Humanos.
3. Economia pela máxima utilização das pessoas, máquinas e equipamento.
4. Concentra competência de pessoas de maneira eficaz.
5. É mais indicada para situações estáveis onde permite ou necessite de
desempenho contínuo de tarefas rotineiras.
Desvantagens
1. Tende a reduzir a cooperação interdepartamental.
2. Inadequada quando a tecnologia e circunstâncias externas são mutáveis ou
imprevisíveis.
3. Dificulta a adaptação e flexibilidade para mudanças.
4. Leva as pessoas a concentrar esforços sobre suas especialidades em
detrimento do objetivo global da empresa.
POR PRODUTO
Ocorre quando a empresa opera em diversos segmentos e procura adequar a
sua estrutura aos resultados obtidos, com vistas à especialização de cada produto
ou serviço.
Neste caso, a organização se descentraliza em função deles. Com isto, se
busca facilitar o emprego de tecnologia, máquinas e equipamentos, mão-de-obra e
do conhecimento possibilitando uma concentração de esforços que sejam capazes
de aumentar a eficiência da organização.
DIRETORIA
DIVISÃO
FARMACÉUTICA
DEPTO.
ANALGÉSICOS
DEPTO.
ANTIBIÓTICO
DIVISÃO
VETERINÁRIA
DEPTO.
XAROPES
DEPTO.
VACINAS
DEPTO.
MEDICAMENTOS
DIVISÃO
QUÍMICA
DEPTO.
INSETICIDAS
DEPTO.
FOSFATOS
Vantagens
1. Fixa a responsabilidade para o produto
2. Facilita a coordenação interdepartamental. Facilita a inovação pela atenção
concentrada.
3. Permite a flexibilidade para o caso de mudança de condições sem interferir na
estrutura organizacional.
4. A responsabilidade por tarefas são claras.
Desvantagens
1. Dispersão de especialistas para diversos sub-grupos orientados para diferentes
produtos.
2. É contra indicada para situações de estabilidade ambiental, empresas com
linhas reduzidas de produtos.
3. Enfatiza a coordenação em detrimento da especialização
POR LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA
Requer diferenciação e agrupamento das atividades de acordo com a
localização onde o trabalho será desempenhado ou uma área de mercado a ser
servida pela empresa. Nesta estrutura, onde os mercados estão dispersos, a
eficiência será melhorada se todas as atividades relacionadas com a tarefa forem
agrupadas em uma área geográfica específica. Assim as funções e os
produtos/serviços deverão ser agrupados na base dos interesses geográficos.
As empresas multinacionais utilizam esta estratégia para as suas operações
fora do país onde estão sediadas. É mais indicada para a área de produção
(operações) e de vendas, sendo pouco utilizada pela área financeiro, que nem
sempre permite descentralização.
DIVISÃO
DE OPERAÇÕES
REGIÃO
CENTRO
AGÊNCIA
BRASÍLIA
AGÊNCIA
BELO HORIZONTE
REGIÃO
NORTE
AGÊNCIA
RECIFE
REGIÃO
SUL
AGÊNCIA
BELÉM
AGÊNCIA
SÃO PAULO
AGÊNCIA
PORTO ALEGRE
Vantagens
1. Promover serviços mais rápidos e melhores.
2. Ajuste da estrutura da empresa as diferentes condições ambientais.
3. Permite estabelecer responsabilidade de lucro e desempenho para cada
unidade.
4. Adaptação rápida as condições locais.
5. Descentralização da tomada de decisões.
Desvantagens
1. Duplicação de atividades, tornando-se uma estrutura mais cara.
2. O enfoque territorial deixa de lado o comportamento global da empresa
3. Alto grau de autonomia e liberdade causando desequilíbrio de poder dentro da
organização.
POR CLIENTES
A organização por cliente (consumidores, usuários ou clientes) envolve a
diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com o tipo de pessoa ou
agência para quem o trabalho é feito. As características dos clientes, como idade,
nível sócio-econômico, hábitos de compras etc, constituem a base para uma
estratégia que é totalmente focada no cliente. A departamentalização por clientela
divide as unidades organizacionais para que cada uma delas possa servir a um
diferente tipo de cliente, quando diferentes clientes requerem diferentes métodos e
características de venda, diferentes serviços adicionais etc. Este tipo de
departamentalização geralmente ocorre na área mercadológica, envolvendo vendas
e crediário.
DIVISÃO
DE VENDAS
DEPTO.
FEMININO
SEÇÃO
PERFUMARIA
SEÇÃO
LINGERIE
DEPTO.
MASCULINO
SEÇÃO
MODAS
SEÇÃO
ROUPAS
Vantagens
1. Quando o cliente é crucial para a empresa.
2. Atender aos diferentes tipos de clientes.
3. Adaptação do produto/serviço ao cliente.
SEÇÃO
CALÇADOS
DEPTO.
INFANTIL
SEÇÃO
ROUPAS
SEÇÃO
BRINQUEDOS
4. Concentrar o conhecimento sobre as necessidades e exigências dos diferentes
canais mercadológicos.
Desvantagens
1. As outras atividades da empresa se tornam secundárias.
2. Lucros, eficiência e demais objetivos da empresa são sacrificados em função
dos clientes.
POR PROCESSOS
Este tipo de departamentalização é quase que restrito a aplicação de nível
operacional das empresas industriais ou de serviços, principalmente nas áreas
produtivas ou de operações. A diferenciação e o agrupamento se fazem pela
seqüência do processo produtivo ou de operacional ou pelo arranjo físico e
disposição racional do equipamento utilizado. É o processo de produção dos bens
ou serviços que determina a estratégia de diferenciação e agrupamento.
Processo é uma seqüência de atividades estruturadas destinadas a resultar
em um produto ou serviço específico para um determinado cliente, seja ele, interno
ou externo. É, portanto, uma ordenação de ponta a ponta das atividades de trabalho
no tempo e no espaço, com um começo, um fim, entradas e saídas claramente
identificadas.
DEPARTAMENTO
FIAÇÃO
SEÇÃO
PREPARAÇÃO
MATÉRIA-PRIMA
SEÇÃO
LAVAGEM
MATÉRIA-PRIMA
SEÇÃO
CARDAGEM
Entradas
SEÇÃO
ESPULAS
Saídas
Seqüência do processo produtivo
Vantagens
1. Extrair vantagens econômicas oferecidas pela natureza do equipamento ou da
tecnologia.
2. A tecnologia torna-se o foco e o ponto de referência para o agrupamento de
unidades e posições.
3. Melhor arranjo físico.
Desvantagens
1. Quando a tecnologia utilizada sofre grandes mudanças a ponto de alterar o
profundamente o processo.
2. Falta de flexibilidade e de adaptação as mudanças.
POR PROJETOS
A organização na base de projetos envolve a diferenciação e o agrupamento
das atividades de acordo com as saídas e os resultados (outputs) relativos a um ou
vários projetos da empresa. É uma estratégia utilizada por empresas que produzem
produtos que envolvam grande concentração de recursos e prolongado tempo para
sua produção. Como o produto é de grande porte e exige planejamento individual e
detalhado e um extenso período de tempo para execução, cada produto é tratado
como um projeto especial e sob encomenda, por exemplo estaleiros navais que
produzem navios, obras na construção civil (edifícios) ou industrial (construção de
hidrelétrica). Adapta a estrutura da empresa aos projetos que ela se propõe a
construir.
Projeto: é um trabalho, com datas de início e término, com resultado final
previamente estabelecido, em que são alocados e administrados os recursos, tudo
isso sob a responsabilidade de um coordenador.
GERENTE DO
PROJETO
ENGENHEIRO
DO PROJETO
ENGENHEIRO
COMPRAS
PROJETO
ENGENHEIRO
CONTROLE
PROJETO
CONTADOR
DO PROJETO
Vantagens
1. Alta concentração de recursos, com prazos definidos.
2. Orientada para resultados concretos.
CHEFE
EXECUÇÃO
PROJETO
Desvantagens
1. Descontinuidade e imprevisibilidade quanto à permanência das pessoas e dos
recursos.
2. Angustias por parte dos funcionários.
Matricial
Nesse caso, há a sobreposição de dois ou mais tipos de departamentalização
sobre a mesma pessoa. Geralmente, essa sobreposição refere-se à fusão entre a
estrutura funcional e a estrutura por projetos.
Departamentalização matricial
Diretoria
Coordenação de Projetos
Projeto A
Mecânica
Eletricidade
Eletrônica
Recursos
Humanos
e
Materiais
Recursos
Humanos
e
Materiais
Recursos
Humanos
e
Materiais
Projeto B
Projeto C
Vantagens

Possibilidade de maior aprimoramento técnico de sua equipe de trabalho;

Coordenação da equipe de forma mais adequada e coerente;

Maior desenvolvimento da capacitação profissional;

Maior especialização nas atividades desenvolvidas;

Uso adequado dos vários recursos;

Maior cumprimento de prazos e do orçamento e;

Melhor atendimento aos clientes do projeto.
Desvantagens

Dupla subordinação, gerando um clima de ambigüidade de papéis e relações e;

Conflitos de interesse entre os chefes funcionais e os chefes de projetos.
Mista
É o tipo mais freqüente, pois cada parte da empresa deve ter a estrutura que
mais se adapte e sua realidade organizacional.
Diretoria
Gerência de
Projetos
Projeto A
Projeto B
Projeto C
Gerência
Financeira
Gerência
Comercial
Regional
Sul
Regional
Norte