Estrutura organizacional
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GESTÃO DE EMPRESAS Adm. André Pais Topanotti ESTRUTURA ORGANIZACIONAL A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e as estratégias estabelecidas, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa. ORGANIZAÇÃO da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos. Salienta-se que, além da organização da empresa, o executivo tem três outras funções básicas: ESTRUTURA ORGANIZACIONAL O PLANEJAMENTO da empresa, que representa o estabelecimento de objetivo e resultados esperados, bem como dos meios mais adequados para alcançar esse estado futuro desejado; A DIREÇÃO da empresa, que representa a orientação, e/ ou coordenação, e/ ou motivação, e/ ou liderança das atividades e recursos, visando alcançar os objetivos e os resultados esperados; e O CONTROLE da empresa, que representa o acompanhamento, o controle e a avaliação dos resultados apresentados em relação aos objetivos e aos resultados esperados. ESTRUTURAS FORMAIS E INFORMAIS ESTRUTURA FORMAL: Objeto de grande parte de estudo das organizações empresariais, é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma. ESTRUTURA INFORMAL: É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que usualmente não aparecem no organograma. A abordagem na estrutura informal está nas pessoas e em relações, enquanto a estrutura formal dá ênfase a posições em termos de autoridade e responsabilidades. VANTAGENS DA ESTRUTURA INFORMAL Proporciona maior rapidez no processo; Reduz distorções existentes na estrutura formal; Complementa a estrutura formal; Reduz a carga de comunicação dos chefes; Motiva e integra as pessoas da empresa. DESVANTAGENS DA ESTRUTURA INFORMAL Desconhecimento das chefias; Dificuldade de controle; e Possibilidade de atritos entre as pessoas. FATORES QUE CONDICIONAM O SURGIMENTO DE ESTRUTURAS INFORMAIS: Os interesses comuns que se desenvolvem em certo número de pessoas e que, por meio deles, passam a sintonizar-se mais intimamente; A interação provocada pela própria estrutura formal; Os defeitos na estrutura formal; A flutuação do pessoal dentro da empresa, a qual provoca, normalmente, a alteração dos grupos sociais informais; Os períodos de lazer; A disputa do poder. ESTRUTURA FORMAL Estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa. Naturalmente, a estrutura organizacional não é estática, o que poderia ser deduzido com base em um estudo simples de sua representação gráfica : o organograma. A estrutura organizacional é bastante dinâmica, principalmente quando são considerados seus aspectos informais provenientes da caracterização das pessoas que fazem parte de seu esquema. A estrutura organizacional deve ser delineada, considerando as funções de administração como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos. FATORES DE UMA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL São quatro os FATORES que influenciam a determinação de uma estrutura organizacional: FATOR HUMANO; FATOR AMBIENTE EXTERNO; FATOR OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS; FATOR TECNOLOGIA. COMPONENTES DE UMA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL São quatro os COMPONENTES que determinam uma estrutura organizacional: SISTEMA DE RESPONSABILIDADE; SISTEMA DE AUTORIDADE; SISTEMA DE COMUNICAÇÃO; SISTEMA DE DECISÃO. NÍVEIS DE INFLUÊNCIA E DE ABRANGÊNCIA DE UMA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL NÍVEIS DE INFLUÊNCIA NÍVEIS DE ABRANGÊNCIA ESTRATÉGICO TÁTICO OPERACIONAL EMPRESA UNIDADE DE NEGÓCIO CORPORAÇÃO FATOR AMBIENTE EXTERNO FATOR HUMANO SISTEMA DE RESPONSABILIDADE 1 - Departamentalização; 2 - Linha e Assessoria; 3 - Atribuições de Atividades. SISTEMA DE AUTORIDADE 1 - Amplitude de Controle; 2 - Níveis Hierárquicos; 3 - Delegação; 4 - Centralização e Descentralização. NÍVEIS DE INFLUÊNCIA 1 - Estratégico; 2 - Tático; 3 - Operacional. NÍVEIS DE ABRANGÊNCIA 1 - Empresa; 2 - Unidade de Negócio; 3 - Corporação. SISTEMA DE DECISÕES 1 - Dado; 2 - Informação; 3 - Decisão; 4 - Ação. FATOR OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS SISTEMA DE COMUNICAÇÕES 1 - O que comunicar; 2 - Como comunicar; 3 - Quando comunicar; 4 - De quem e para quem comunicar. FATOR TECNOLOGIA DEPARTAMENTALIZAÇÃO “É uma forma sistematizada de agrupar atividades em funções organizacionais definidas seguindo um dado critério, visando a melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação.” ou seja é o Critério de divisão de atividades. OBJETIVOS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO Aproveitar a especialização; Maximizar os recursos disponíveis; Controlar (Ex. Qualidade x Produção); Coordenar; Descentralizar; Integrar ambiente x organização; Reduzir conflitos. TIPOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO Por quantidade; Funcional; Territorial (Por Região); Por produtos ou serviços; Por clientes; Por processo; Por projeto; Matricial; e Mista. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR QUANTIDADE Para uma empresa trabalhar com esse tipo de departamentalização, deve agrupar certo número de pessoas não diferenciáveis que, a partir dessa situação, têm obrigação de executar tarefas sob as ordens de um superior. Diretoria de Produção Gerência de Usinagem Supervisor 01 "X" Funcionários Supervisor 02 "X" Funcionários Gerência de Estamparia Supervisor 01 "X" Funcionários Supervisor 02 "X" Funcionários DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR QUANTIDADE Sua utilidade tem diminuído, principalmente devido aos seguintes aspectos : o desenvolvimento dos recursos humanos; os trabalhos de equipe especializada são mais eficientes que os baseados em número de pessoas; não serve para os níveis intermediários e mais elevados da empresa. E, mesmo para os níveis mais baixos de hierarquia empresarial, sua validade restringe-se a determinados setores do processo produtivo. DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL Nesse caso, as atividades são agrupadas de acordo com as funções da empresa, podendo ser considerado o critério de departamentalização mais usado pelas empresas. Diretoria Geral Gerência de Produção Gerência de Vendas Gerência de RH Gerência Financeira VANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL Maior estabilidade, diferente de outros tipos de departamentalização, tais como de projetos, matricial; Maior segurança, pois cada funcionário tem maior facilidade de saber sobre sua área de atuação; Especialização do trabalho; Maior concentração e uso de recursos especializados; Permite economia pela utilização máxima de máquinas e produção em massa; Indicada para circunstâncias estáveis e de pouca mudança que requeiram desempenho continuado de tarefas rotineiras; Aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos ou serviços, que permaneçam inalterados por longo tempo. DESVANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL insegurança das pessoas frente o aumento de complexidade do trabalho; isolamento de áreas funcionais (feudos); a responsabilidade pelo desempenho total está somente na cúpula, visto que cada gerente coordena apenas uma função estreita; a comunicação deficiente, devido a decisões centralizadas; visão parcial da organização; resistência ao ambiente pró-inovação, pois esse critério de departamentalização tem alta estabilidade e baixa adaptabilidade; pior cumprimento de prazos e orçamentos, pois este tipo de departamentalização não cria condições para uma perfeita interligação das várias atividades da empresa. DEPARTAMENTALIZAÇÃO TERRITORIAL (POR REGIÃO) Geralmente, é usada em empresas territorialmente dispersas. Baseia-se no princípio de que todas as atividades que se realizam em determinado território devem ser agrupadas e colocadas sob as ordens de um administrador. Diretoria Comercial Gerência de Vendas Norte Supervisor Loja 01 Supervisor Loja 02 Gerência de Vendas Sul Supervisor Loja 03 Supervisor Loja 04 VANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO TERRITORIAL (POR REGIÃO) Obter as vantagens econômicas de determinadas operações locais; Possibilidade de maior treinamento de pessoal pela atuação direta no território considerado; Possibilidade de uma ação mais imediata em determinada região; Maior facilidade de conhecer os fatores e os problemas locais por ocasião da decisão. DESVANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO TERRITORIAL (POR REGIÃO) Duplicação de instalações e de pessoal, se não houver um planejamento muito efetivo; Pode deixar em segundo plano a coordenação, tanto nos aspectos de planejamento, execução ou controle da empresa, como nos aspectos de métodos, em face do grau de liberdade e autonomia colocado nas regiões ou filiais; Preocupação estritamente territorial concentra-se mais nos aspectos mercadológico e de produção, e quase não requer especialização. As outras áreas da empresa tornam-se secundários. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTO Nesse caso, o agrupamento é feito de acordo com as atividades inerentes a cada um dos produtos ou serviços da empresa. Diretoria Geral Gerência de Prod. Têxtil Gerência de Prod. Químicos Gerência de Alimentos VANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTO Facilita a coordenação dos resultados esperados de cada grupo de produtos; Alocação de recursos especializados para cada grupo de produtos; Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto, ou linha de produtos, ou serviços. O departamento é orientado para todos os aspectos básicos de seu produto, como comercialização, desenvolvimento, etc; Maior facilidade para a coordenação interdepartamental, uma vez que a preocupação básica é o produto ou serviço; Maior flexibilidade, pois as unidade de produção podem ser maiores ou menores; Maior versatilidade e flexibilidade, pois o enfoque da empresa é predominantemente, sobre os produtos e serviços; Condições favoráveis para a inovação e a criatividade. DESVANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTO Pode ser de coordenação mais difícil, dependendo do estabelecimento das políticas gerais da empresa; Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividades nos vários grupos de produtos; Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa; e Pode provocar problemas humanos de temores e ansiedades quando em situação de instabilidade externa, pois os empregados tendem a ser mais inseguros com relação a alguma possibilidade de desemprego ou retardamento em sua carreira profissional. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTES Nesse caso, as atividades são agrupadas de acordo com as necessidades variadas e especiais dos clientes da organização. Gerência Comercial Departamento Infantil Seção de Brinquedos Seção de Roupas Infantis Departamento Feminino Seção de Perfumaria Seção de Lingierie VANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTES Propicia para a empresa situação favorável para tirar proveito das condições de grupos de clientes bem definidos; Assegura reconhecimento e atendimento contínuo e rápido aos diferentes tipos e classes de clientes. DESVANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTES Pode existir dificuldades de coordenação entre esse tipo de departamentalização e outros tipos, devido aos gerentes dos departamentos por clientes exigirem, em boa parte das vezes, um tratamento especial; e Provoca a utilização inadequada de recursos humanos e de equipamentos, em termos de grupos de clientes. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO Nesse caso, as atividades são agrupadas de acordo com as etapas de um processo. Considera então a maneira pela qual são executados os trabalhos ou processos para a obtenção de uma meta específica (produto). É bastante empregado nos estabelecimentos industriais, de modo especial nos níveis hierárquicos mais baixos da empresa. Gerência de Produção Seção de Corte Seção de Montagem Seção de Estamparia Seção de Embalagem VANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO Maior especialização de recursos alocados; Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas; Normalmente, as empresas que utilizam esse tipo de departamentalização procuram agrupar em unidades organizacionais (centros de custos e de resultados) os recursos necessários a cada etapa de um processo produtivo, resultando em melhor coordenação e avaliação de cada uma de suas partes, e do processo total. DESVANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO Possibilidade de perda de visão global do andamento do processo; Flexibilidade restrita para ajustes no processo. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROJETOS No arranjo de departamentalização por projetos, as atividades e as pessoas recebem atribuições temporárias. O gerente de projeto é responsável pela realização de todo o projeto ou de uma parte dele. Terminada a tarefa, o pessoal que temporariamente havia sido destinado a ela é designado para outros departamentos ou outros projetos. A departamentalização por projetos baseia-se na definição de projeto. Projeto é um trabalho, com datas de início e término, com resultado final previamente estabelecido, em que são alocados e administrados os recursos, tudo isso sob a responsabilidade de um coordenador. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROJETOS Diretoria Geral Gerência Administrativa Gerência de Projetos Gerência Comercial Projeto A Projeto B Elé trica Elé trica Pintura Pintura Marcenaria Marcenaria VANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROJETOS Permite alto grau de responsabilidade do grupo de execução do projeto; Possibilita que os funcionários envolvidos tenham alto grau de conhecimento de todos os trabalhos inerentes ao projeto; Tem alto grau de versatilidade e adaptabilidade, aceitando novas idéias e técnicas durante o desenvolvimento dos trabalhos; Possibilita melhor atendimento ao cliente do projeto; Permite melhor cumprimento de prazos e orçamentos. DESVANTAGENS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROJETOS Se o coordenador do projeto não estiver cuidando adequadamente da parte administrativa, ou dando excessiva atenção à parte técnica, pode gerar uma situação de recursos ociosos ou mal empregados, prejudicando a empresa do ponto de vista econômico; Geralmente, não apresenta um sistema adequado de comunicação e de tomada de decisão, principalmente porque cada grupo procura dedicar-se a seu próprio projeto, esquecendo que é parte integrante da empresa; O tamanho do grupo tem-se apresentado, na maior parte das vezes, como um problema, pois sua eficácia e eficiência estão diretamente relacionada com seu tamanho, isto é, quanto maior for o grupo, menor é a probabilidade de sucesso do mesmo. DEPARTAMENTALIZAÇÃO MISTA É o tipo mais freqüentemente usado, pois cada parte da empresa deve ter a estrutura que mais de adapte a sua realidade organizacional. Diretoria Geral Recursos Humanos Gerência de Projetos Gerência Comercial Gerência Administrativa Financeiro Se tor Pe s s oal Te s ouraria Treinam e nto Cré dito Contabilidade Região Sul Região Norte Projeto A Projeto B Loja 01 Loja 03 Elé trica Elé trica M as culino M as culino Pintura Pintura Fe m inino Fe m inino M arce naria M arce naria Loja 02 Loja 04 M as culino M as culino Fe m inino Fe m inino ESTABELECIMENTO DA MELHOR DEPARTAMENTALIZAÇÃO Princípio de maior uso, que estabelece que o departamento que mais uso fizer de uma atividade deve tê-la sob sua jurisdição; Princípio de maior interesse, para o qual o departamento que mais interesse tenha por uma atividade deve supervisioná-la; Princípio de separação do controle, que estabelece que as atividades de controle devem ser autônomas, independentes e separadas das atividades que estão sendo controladas; Princípio da supressão de concorrência, que estabelece a necessidade de eliminar a concorrência entre departamentos, agrupando atividades correlatas em um único departamento. Em certos casos, porém, rivalidade interdepartamental é salutar quando cria uma competição natural e leal. EXERCÍCIO - 1 Criar uma situação empresarial elaborando uma estrutura hierárquica usando no mínimo as departamentalizações: Funcional, Territorial, Por Cliente e Por Processo. Para tanto, usar os modelos de caixa abaixo indicado. LINHA E ASSESSORIA Unidades organizacionais de LINHA têm ação de comando, enquanto as unidades organizacionais de ASSESSORIA não tem ação de comando, pois apenas aconselham as unidades de linha no desempenho de suas atividades. Diretoria Geral Assessoria de Planejamento Gerência Administrativa Gerência de Projetos Assessoria Jurídica Recursos Humanos Financeiro Assessoria de Obras Projeto A Projeto B LINHA E ASSESSORIA Uma outra forma de apresentar a diferenciação é considerar as unidades organizacionais de LINHA como ligadas às atividadesfim da empresa, enquanto as unidades organizacionais de ASSESSORIA como ligadas às atividades-meio da empresa. Diretoria Geral Gerência Administrativa Gerência de Produção Gerência Comercial Atividade Meio Atividade Fim Atividade Fim ASSESSORIA LINHA LINHA LINHA E ASSESSORIA Em termos estruturais é importante considerar as unidades de linha como atividades-fim, e das unidades de assessoria como de atividades-meio para desenvolver o processo da seguinte forma: As unidades organizacionais relacionadas a atividades-fim devem ser as primeiras a serem estruturadas (mercado, fornecedores, concorrentes, legislação, etc...) As unidades organizacionais relacionadas a atividadesmeio devem ser estruturadas posteriormente, de forma a atender as necessidades das unidades organizacionais ligadas a atividade-fim. TIPOS DE ASSESSORIA Assistentes, auxiliar pessoal do chefe; Assessoria geral ; Assessoria especializada; Serviços de operação (terceirização). ASSESSORIA INTERNA X EXTERNA VANTAGEM DO USO DO ASSESSOR INTERNO Maior conhecimento da empresa; Possibilidade de maior sigilo com referência a dados e informações da empresa; Possibilidade de vivenciar os resultados do trabalho executado. VANTAGEM DO USO DO ASSESSOR EXTERNO Maior imparcialidade, pelo fato de estar menos envolvido no problema; Trazer conhecimento e experiência de trabalhos em outras empresas. DESVANTAGEM DO USO DA ASSESSORIA Usada como válvula de escape dos erros da linha; Quando a assessoria dificulta a delegação ao pessoal de linha; Quando a assessoria assume funções de linha; Renegação do pessoal de linha em detrimento dos de assessoria; Diferenças pessoais; Custos elevados da assessoria. CONFLITOS ENTRE LINHA X ASSESSORIA LINHA ASSESSORIA (Argumentos contra a ASSESSORIA) (Argumentos contra a LINHA) Ameaça a autoridade; Longe da realidade (prática); Não assumem a responsabilidade da decisão; Consultar o assessor leva tempo; Assessor não agrega valor ao produto ou serviço oferecido. Ressente-se por não ser unidade organizacional; Não tem autoridade; Seu trabalho não é utilizado como deveria ser; Linha não tem visão de conjunto; Linha não quer mudar; Pessoal de linha está envolvido com a rotina e não param para planejar. DELEGAÇÃO “É a transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para seu subordinado, criando a correspondente responsabilidade pela execução da tarefa delegada.” CONDIÇÕES PARA DELEGAÇÃO Autoridade deve ser delegada até certo ponto; A autoridade deve ser delegada de acordo com a responsabilidade alocada no cargo; A responsabilidade não pode ser delegada, pois nem o chefe, nem o subordinado podem livrar-se de suas obrigações, designando para outros executarem; Clareza na delegação é fundamental, com designação precisa, entendida e aceita. CENTRALIZAÇÃO “Maior concentração do poder decisório na alta administração de uma empresa.” VANTAGENS X DESVANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO VANTAGENS Redução níveis hierárquicos; Melhor uso dos recursos (humanos, materiais, equipamentos); Melhor possibilidade de interação do processo; Decisão mais rápida; Segurança das informações; Uniformidade de termos técnicos e administrativos. DESVANTAGENS Baixa discussão de idéias; Pode gerar desmotivação; Gera dependência; Menor flexibilidade; Não compromete equipe; Necessidade de dividir tempo de planejamento com atividades operacionais. DESCENTRALIZAÇÃO “Menor concentração do poder decisório na alta administração da empresa, sendo portanto, mais distribuído em seus níveis hierárquicos mais baixos.” VANTAGENS DA DESCENTRALIZAÇÃO Gera maior especialização e desenvolvimento profissional; Ganho de tempo nas decisões; Libera direção para planejamento; Gera efeito competitivo e conseqüente aumento da produtividade; Facilidade de estabelecimento de objetivos e metas para unidades organizacionais distintas, bem como para pessoas; Maior participação e conseqüente motivação; Decisões mais próximas da ocorrência dos fatos; Diminuição de conflitos hierárquicos; Maior tendências de idéias inovadoras. DESVANTAGENS DA DESCENTRALIZAÇÃO Dificuldade de manter padrões e normas; Possibilidade de efeitos negativos na motivação; Risco de duplicidade de execução de tarefas; Maior dificuldade de coordenação que envolvem interdependência de funções; Ineficiência na utilização de recursos (humanos, materiais e equipamentos); Inabilidade de profissionais de tomar decisões visando todo conjunto; Sistema inadequado de desenvolvimento profissional. SISTEMAS DE DECISÃO E COMUNICAÇÃO Estes sistemas são fortemente influenciados pelo COMPORTAMENTO do administrador. Os instrumentos para definições de decisão e comunicação são: Organograma; Fluxograma; Manuais. ORGANOGRAMA Gráfico representativo da estrutura formal da organização em um determinado momento. E os objetivos que procura alcançar são os de demonstrar, por meio do gráfico: Divisão do trabalho (departamentalização); Relação superior-hierárquico; Trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais; Permitir análise organizacional. TIPOS DE CONSTRUÇÃO DE ORGANOGRAMAS Os mais utilizados pelas organizações são: Estrutural (Clássico, Linear ou Militar); Circular ou Radial; Estrutural-Funcional. ORGANOGRAMA ESTRUTURAL Diretoria Geral Assessoria Jurídica Gerência Administrativa Supervisor RH Assessoria de Planejamento Gerência Comercial Supervisor Financeiro Supervisor Região Sul Gerência Industral Supervisor Reg. Norte Supervisor Manutenção Supervisor Produção Se tor Pe s s oal Te s ouraria Loja 01 Loja 03 Elé trica Corte Treinam e nto Cré dito Loja 02 Loja 04 M e cânica M ontage m Solda Contabilidade Acabto LEGENDA: Linhas de assessoria, sem poder de decisão. RH - Recursos Humanos Acabto - Acabamento Reg. - Região Assessorias Linhas de comando, com poder de decisão. Assessoria direta ao RH, sem poder de decisão. ORGANOGRAMA ESTRUTURAL DICAS PARA CONSTRUÇÃO: Nome da organização no canto superior; Use o tamanho dos retângulos para representar hierarquia; Os retângulos podem ser usados no sentido vertical e horizontal; Havendo siglas, usar legenda; Linha tracejada pode ter vários significados. Use a legenda para explicar casos especiais; Unidades provisórias podem ser representadas também; Centralize as linhas e as caixas, usando no centro a unidade organizacional com maior estrutura; Padronize a representação de hierarquias. ORGANOGRAMA CIRCULAR Ad Ger m i ên nis cia tra tiv a Supervisor Financeiro ec Diretoria Geral ân ica Comercial Su r so Re per rvi orte giã vis pe o o Su ião N Su r Gerência g l Re Loja 03 Loja 02 ja 04 Lo A ca b to Lo ja 01 Solda Su Ma perv nu i ten sor çã o Montagem r de iso v r pe H Su R te CT M Supervisor Produção ito Tesouraria Créd i ca Cor B n Elétr ia nc l rê tria Ge dus In ei Tr am e o nt r S e to l a o s P es LEGENDA: RH - Recursos Humanos Acabto - Acabamento CTB - Contabilidade * - Ligado a esta unidade organizacional existe Assessorias de Planejamento e Jurídica. ** - Assessoria Jurídica presta serviço a esta unidade organizacional, sem poder de decisão. ORGANOGRAMA CIRCULAR DICAS PARA CONSTRUÇÃO: Nome da organização no canto superior; Autoridade hierárquica é representada do centro para periferia; Existência de muitos níveis hierárquicos dificulta uma melhor elaboração; Havendo siglas, usar legenda; Fica comprometido a representação de assessorias; No caso de determinadas unidades organizacionais terem mais níveis hierárquicos que outras, a representação das demais deve ser feita com círculo tracejado. ORGANOGRAMA ESTRUTURAL-FUNCIONAL LEGENDA: Diretoria Geral RH - Recursos Humanos PE - Planejamento Estratégico Assessorias 1 - Presidir as reuniões de diretoria; 2 - Aprovar planejamento estratégico; 3 - ....................................................... Assessoria de Planejamento Assessoria Jurídica 1 - Avaliar processos trabalhistas; 2 - Acompanhar audiências; 3 - .................................................... Gerência Administrativa 1 - Elaboração políticas de RH; 2 - Elaboração da política de crédito; 3 - .................................................... Linhas de assessoria, sem poder de decisão. Linhas de comando, com poder de decisão. 1 - Auxiliar na elaboração do P.E.; 2 - Acompanhar reuniões mensais; 3 - .................................................... Gerência Comercial 1 - Elaboração políticas de vendas; 2 - Visita periódica a clientes; 3 - .................................................... Gerência Industrial 1 - Compra de equipamentos; 2 - Programação de Produção; 3 - .................................................... ORGANOGRAMA ESTRUTURAL-FUNCIONAL DICAS PARA CONSTRUÇÃO: Deve ser elaborado por partes, devido ao espaço que ocupa cada uma das unidades; Retirando-se o prolongamento dos retângulos (funções), o organograma transforma-se no tipo estrutural, por isso todas as demais regras definidas para o primeiro, serve para o segundo. EXERCÍCIO - 2 Elabore o organograma da empresa descrita abaixo e no próximo slide nos tipos Estrutural e Circular.(Ou seja: 2 organogramas) Trata-se de uma concessionária de automóveis. Supervisão de Serviços; Assessoria de Planejamento, subordinada a Gerência Geral; Supervisão Comercial; Supervisão Administrativa; Gerência Geral, maior nível hierárquico da organização, responsável pelas supervisões; Assessoria Jurídica, subordinada a Gerencia Geral, reportando-se também a Supervisão Administrativa; Comissão de custos (unidade organizacional temporária), subordinada a assessoria de Planejamento; EXERCÍCIO - 2 (Continuação) Setor pessoal, subordinado a Supervisão Administrativa; Assessoria de Marketing, subordinada a Supervisão Comercial; Setor de Negociação (responsável pelas seções de compras, Administração de estoques e almoxarifado) subordinado a Supervisão Comercial; Setor de Garantia, subordinado a Supervisão de Serviços; Setor de Vendas Externas, subordinado a Supervisão Comercial; Setor de Atendimento Interno (responsável pelas seções de Serviço de Atendimento ao Consumidor e Televendas), subordinado a Supervisão Comercial; Setor de Oficina (responsável pelas seções de pintura, mecânica e elétrica), subordinado a Supervisão de Serviços; Setor de Contabilidade, subordinado a Supervisão Administrativa; Setor Financeiro, subordinado a Supervisão Administrativa; Setor de Faturamento, subordinado a Supervisão Comercial. FLUXOGRAMA É todo e qualquer gráfico que demostre algum fluxo,que procura apresentar um determinado processo passo a passo. O principal objetivo do fluxograma é auxiliar o estudo do processo. Este estudo tem dois objetivos principais: Assegurar a fluidez do processo; Manter limites de decisão dentro de princípios de atuação que permitiam eficiência e eficácia. FLUXOGRAMA Além dos já citados, pode-se destacar os seguintes objetivos secundários do estudo de processo: Identificar a unidade de cada etapa do processo; Verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações; Procurar adequar as operações (passos) às pessoas que as executam; Identificar a necessidade de treinamento para o trabalho específico do processo. TIPOS DE FLUXOGRAMAS Existem dois tipos básicos de fluxogramas, os quais são os mais utilizados pelas organizações: Fluxograma de Blocos; Fluxograma Integrado. FLUXOGRAMA DE BLOCOS Principais objetivos do seu uso: Quando deseja-se um esboço, afim de decidir sobre o detalhadamente ou não; Quando deseja-se apresentar o processo a um grupo de pessoas pouco acostumado com a leitura e interpretação de gráficos; Quando o propósito é apenas o de demostrar o processo com o intuito de análise superficial. SÍMBOLOS USADOS NO FLUXOGRAMA DE BLOCOS Representa um "Processo" Representa um "Armazenamento ou Arquivo" Representa uma "Decisão" 1 Conector Representa "Término ou início de um Fluxo" EXEMPLO DE UM FLUXOGRAMA DE BLOCOS Vendedor consulta sistema para verificar data da disponibilidade dos itens. Cliente realiza contato via telefone Vendedor lista todos os itens do pedido Vendedor informa cliente os itens disponíveis e/ou a data da disponibilidade dos demais itens. 1 Vendedor informa cliente da disponibilidade dos itens. Vendedor acorda demais condições de venda (preço, prazo de entrega e pagamentos). Vendedor consulta itens no estoque via sistema Não Existe todos os itens em estoque? Sim Cliente aceita as condições? Sim Vendedor emite pedido em 2 vias. Encaminha pedido para setor de expedição. 1 Não Cliente encerra contato FLUXOGRAMA INTEGRADO Principais objetivos do seu uso: Além do fluxo do processo, as informações de tempo e distância, são indispensáveis para monitoramento e ajustes do processo; Quando a necessidade de melhoria de produtividade é meta constante. SÍMBOLOS USADOS NO FLUXOGRAMA INTEGRADO OPERAÇÃO TRANSPORTE EXAME - AVALIAÇÃO ARQUIVO ESPERA - DEMORA EXEMPLO DE UM FLUXOGRAMA INTEGRADO Passo # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Tempo (min) 0,50 10,00 0,75 3,00 0,75 1,00 1,00 4,00 5,00 2,00 3,00 2,00 3,00 2,00 1,00 4,00 2,00 4,00 1,00 Distância (m) 5 X X 13,4 X X 13,4 X X 20 X X X 70 X X 70 X X X 20 X X 60 X X 7 X Descrição Entra na emergência; caminha até o balcão Senta e preenche a ficha de atendimento Enfermeira acompanha paciente à sala de triagem Enfermeira examina lesão Retorna à sala de espera Aguarda leito Vai para o leito na emergência Aguarda médico Médico examina lesão e faz perguntas ao paciente Enfermeira leva paciente à radiologia Técnico tira raio-X do paciente Retorna ao leito Aguarda retorno do médico Médico faz diagnóstico e recomenda medicação Retorno à entrada da emergência Check out Caminha até a farmácia Apanha medicação Abandona o hospital EXERCÍCIO - 3 Analisar fluxograma integrado e elaborar novo fluxo com base em novas propostas conforme material de apoio.
