o controle interno como ferramenta

1
UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO RIO GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS,
ECONOMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE PÓS GRADUAÇÃO LATO SENSU EM CONTROLADORIA E
GESTÃO EMPRESARIAL
O CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA
DE GESTÃO: um estudo de caso em uma empresa de serviços
Ijuí - RS
2011
2
FABIANO BITENCOURT PADILHA
O CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA
DE GESTÃO: um estudo de caso em uma empresa de serviços
Trabalho de conclusão apresentado no Curso de
Pós Graduação Lato Sensu em Controladoria e
Gestão Empresarial do Departamento de Ciências
Administrativas, Contábeis, Econômicas e da
Comunicação da Unijuí, como requisito parcial
para obtenção do titulo de Especialista em
Controladoria e Gestão Empresarial.
Profa. Orientadora: Ms. Eusélia Paveglio Vieira
Ijuí, RS, novembro/2011
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço aos meus pais e ao meu irmão pelo apoio e incentivo.
A minha noiva pelo apoio e compreensão.
A minha Mestre Professora Eusélia Paveglio Vieira pela orientação na elaboração do
deste trabalho de pós-graduação.
Aos demais mestres e doutores do curso de pós-graduação, pela contribuição que
dispensaram para minha evolução e formação profissional.
Ao proprietário da empresa objeto de estudo, que possibilitou a realização deste
trabalho de pós-graduação.
E principalmente a Deus, pela oportunidade da vida.
4
SUMARIO
INTRODUÇÃO ............................................................................................................................. 8
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ................................................................................. 9
1.1 Delimitação do tema .................................................................................................................. 9
1.2 Caracterização da Empresa ........................................................................................................ 9
1.3 Problema .................................................................................................................................. 10
1.4 Objetivos.................................................................................................................................. 11
1.4.1 Objetivo geral ......................................................................................................................................11
1.4.2 Objetivos específicos...........................................................................................................................11
1.5 Justificativa .............................................................................................................................. 11
2 REVISÃO DE LITERATURA ................................................................................................ 13
2.1 Conceito Auditoria .................................................................................................................................13
2.2 Auditoria Operacional ............................................................................................................................13
2.2.1 Objetivos da auditoria operacional ......................................................................................................14
2.3 Controle ..................................................................................................................................................14
2.3.1 Elementos necessários ao controle ......................................................................................................15
2.3.2 Classificação do controle ....................................................................................................................15
2.3.2.1 Quanto à fase do processo de gestão ................................................................................................16
2.3.2.2 Quanto ao nível ................................................................................................................................16
2.3.2.3 Quanto à interferência externa .........................................................................................................17
2.3.3 Processo de controle ............................................................................................................................17
2.3.4 Limitações do controle ........................................................................................................................18
2.3.5 Requisitos para o controle ...................................................................................................................18
2.3.6 Controle interno ..................................................................................................................................19
2.3.6.1 Controles contábeis ..........................................................................................................................19
2.3.6.2 Controles administrativos .................................................................................................................20
2.3.7 Princípios fundamentais do controle interno .......................................................................................20
2.3.8 Características de um sistema de controle interno ..............................................................................21
2.3.9 Custo /benefício ..................................................................................................................................22
2.3.10 Objetivos do controle interno ............................................................................................................22
2.3.10.1 Salvaguardar os interesses da empresa...........................................................................................23
2.3.10.2 Precisão e confiabilidade de informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais. ............23
2.3.10.3 Estimulo à eficiência operacional...................................................................................................24
5
2.3.10.4 Aderência às políticas existentes ....................................................................................................24
2.3.11 Categorias de controle interno...........................................................................................................25
2.3.11.1 Controles organizacionais, inclusive segregação de funções. ........................................................25
2.3.11.1.1 Segregação de funções ................................................................................................................26
2.3.11.1.2 Pessoal .........................................................................................................................................26
2.3.11.2 Controle do sistema de informação ................................................................................................26
2.3.11.3 Controles de procedimentos ...........................................................................................................26
2.3.12 Importância do controle interno ........................................................................................................27
2.3.13 Centros de controle............................................................................................................................28
2.3.13.1 Centro de custos .............................................................................................................................28
2.3.13.2 Centros de lucro .............................................................................................................................28
2.3.13.3 Centros de investimentos ...............................................................................................................29
3 METODOLOGIA..................................................................................................................... 30
3.1 Classificação da pesquisa ........................................................................................................ 30
3.2 Plano de coleta de dados.......................................................................................................... 32
3.2.1 Instrumentos de coleta de dados..........................................................................................................32
3.2.2 Plano de analise e Interpretação dos dados .........................................................................................33
4 RESULTADOS DO ESTUDO DE CASO ............................................................................. 34
4.1 Cenário atual ............................................................................................................................ 34
4.2 Controles internos existentes na empresa ................................................................................ 35
4.2.2 Controles internos do disponível (caixa e banco) ...............................................................................36
4.2.3 Controle interno de vendas, contas a receber e recebimentos .............................................................37
4.2.4 Controle interno das compras, contas a pagar e pagamentos ..............................................................39
4.3 Análise e proposta de melhorias dos controle internos existentes na empresa ....................... 39
4.3.1 Aspectos gerais....................................................................................................................................39
CONCLUSAO.............................................................................................................................. 43
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................................... 45
6
LISTA DE APÊNDICES
APÊNDICES ................................................................................................................................ 47
APÊNDICE A - Questionário de procedimentos de controle interno ..........................................................48
APÊNDICE B – Modelo de recibo de retirada ............................................................................................53
APÊNDICE C – Modelo de saída de valores para viagem ..........................................................................53
APÊNDICE D – Modelo relatório de viagem .............................................................................................54
APÊNDICE E – Modelo controle de conta bancária ..................................................................................55
APÊNDICE F – Modelo pedido de compra ................................................................................................55
APÊNDICE G – Modelo ordem de abastecimento .....................................................................................56
7
RESUMO
CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA DE GESTÃO: Estudo
de Caso
O presente trabalho trata-se de um estudo de caso realizado em uma empresa
prestadora de serviço, localizada na cidade de Santa Maria-RS, tendo com objetivo levantar o
sistema de controles internos existente no departamento financeiro e sugerir, caso necessário,
melhorias e adequações. O desenvolvimento deste trabalho foi fundamentado numa pesquisa
bibliográfica seguida de um estudo de caso. A técnica de coleta dos dados utilizada para este
estudo foi à aplicação de um questionário de procedimentos de controles internos. Concluiuse que a empresa utiliza procedimentos de controle interno no seu departamento financeiro e
que alguns destes procedimentos necessitam de melhorias para que os objetivos de controlar
os ativos, de salvaguardar o patrimônio e de suprir o gestor com informações fidedignas,
sejam alcançados.
Palavras chaves: informações, gestor, controle interno.
8
INTRODUÇÃO
O trabalho foi realizado com o objetivo de analisar as ferramentas de controle interno
de uma empresa prestadora de serviço. O controle interno vem sendo cada vez mais explorado
dentro das instituições como uma ferramenta de gestão, com a qual o controller absorve o
máximo de informações administrativas e toma decisões.
A empresa que ingressar ou até mesmo continuar no mercado competitivo deve,
primeiramente, atentar para fatos que ocorrem dentro da instituição, como analisar os
controles utilizados, atestando a sua eficiência e eficácia.
Embora o avanço tecnológico auxilie os gestores, é fundamental verificar se as
ferramentas estão sendo redigidas de forma sustentável e confiável. Para isso, a utilização de
controles internos na empresa é de suma importância para o andamento das movimentações
da instituição.
O presente relatório apresenta no capítulo um a contextualização do estudo, na qual foi
definido o tema, a empresa objeto de estudo, o problema, os objetivos e a justificativa.
Na sequência, o capítulo dois envolve a revisão da literatura referente à auditoria e
controle interno.
Posteriormente, no capitulo três é apresentada a metodologia que foi utilizada no
desenvolvimento do estudo, desde a classificação da pesquisa até a análise e interpretação dos
dados, culminando com o cronograma de atividades e com a bibliografia consultada até o
momento.
No capítulo quatro é desenvolvido o estudo de caso, analisando os controles que a
empresa utilizava.
Finalmente, o relatório apresenta as considerações finais seguido da bibliografia
consultada durante a realização desse estudo.
9
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO
O controle interno nas organizações é fundamental, uma vez que os gestores
necessitam de ferramentas que possam medir e identificar os processos desenvolvidos dentro
da organização. Este capítulo apresenta o objeto da pesquisa, seguido da caracterização da
empresa na qual foi aplicada à pesquisa, o problema do estudo, os objetivos da pesquisa e a
justificativa do mesmo.
1.1 Delimitação do tema
Controle interno é toda ferramenta utilizada para controlar as atividades da empresa.
Segundo Rodil (2000), controles internos são todos os processos e rotinas, de natureza
administrativa ou contábil, destinados a fazer com que na empresa os colaboradores respeitem
e adiram às políticas traçadas pela alta administração; os ativos tenham sua integridade
protegida; e as operações sejam adequadamente registradas, em sua totalidade, e nos registros
contábeis e fidedignamente retratadas pelas demonstrações financeiras.
Delimitou-se a pesquisa em analisar o Sistema de Controles Internos de uma empresa
prestadora de serviço de suporte de sistema (software) contábil, localizada na cidade de Santa
Maria, Rio Grande do Sul, no período de março de 2011 a agosto de 2011.
1.2 Caracterização da Empresa
A empresa estudada tem como atividade prestação de serviço em software contábil,
contando atualmente com 10 colaboradores, em torno de 450 clientes, dos quais 90% são
escritórios contábeis e os outros 10% são empresas dos mais diversos setores. A atividade da
empresa é implantar o sistema contábil e dar suporte sobre o software na empresa.
No setor comercial, a empresa é composta por 1 vendedor, já no setor de suporte
técnico conta com 7 colaboradores, mais 2 colaboradores no setor administrativo.
10
A atuação da empresa se estende a toda região com o DDD 55, mais as cidades de
Estrela Velha e Cachoeira do Sul, ambas com DDD 51, possuindo sua sede em Santa Maria e
sucursal em Ijuí, todas no Rio Grande do Sul.
1.3 Problema
Os controles internos têm como propósito salvaguardar o patrimônio, verificar a
veracidade dos dados contábeis, auxiliar na tomada de decisão do gestor e promover a
eficiência operacional do sistema da empresa.
Para Almeida (2003, p. 63), “O controle interno representa em uma organização o
conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos,
produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos
negócios da empresa”.
Quando uma nova empresa entra no mercado e dá inicio as suas atividades, num
primeiro momento os empresários não vislumbram a quantidade e a complexidade das
operações que originam da atividade da empresa, como por exemplo, a saída e entrada de
caixa, as compras à vista e a prazo, a análise de créditos de clientes, a necessidade de
controlar e analisar as receitas, as despesas e os custos. Alguns gestores não diferenciam o
custo da despesa, não controlam seus ativos, o cadastro de clientes e fornecedores, a
segmentação de mercados, bem como não conseguem viabilizar novas unidades,
descentralização das decisões, mudanças nas estruturas organizacionais, delegação de
responsabilidades a gerentes, supervisores e funcionários. Assim, à medida que a empresa
cresce no mercado, a disposição de um controle interno adequado que possa servir de
ferramenta de gestão é fundamental. Sem esse controle ficará a mercê de erros, fraudes e/ou
desvios durante a execução de suas atividades, baseando-se em informações distorcidas para a
tomada de decisão.
Desta forma, a necessidade de controle se dá pela incapacidade operacional de se ter
controles eficientes sobre todas as operações importantes para a manutenção da empresa no
mercado ao qual está inserida.
11
Frente a isso, faz-se o seguinte questionamento: Como propor a implantação de um
Sistema de Controles Internos capaz de ser utilizado como ferramenta de gestão, controlando
operações, salvaguardando o patrimônio e suprindo os gestores com informações gerenciais?
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo geral
O objetivo desta pesquisa é avaliar o Sistema de Controles Internos existente na
empresa estudada, com o propósito de bem controlar as operações e servir como ferramenta
de gestão eficaz na obtenção de informações gerenciais seguras e úteis aos gestores para a
tomada de decisão.
1.4.2 Objetivos específicos
- Revisar na literatura conceitos e aplicabilidade dos controles internos;
- Mapear o Sistema de Controles Internos existente;
- Realizar testes para avaliar a eficácia dos controles existentes;
- Avaliar a implantação de novos controles;
- Analisar a contribuição para a gestão da atividade dos controles existentes e sugeridos.
1.5 Justificativa
O tema controle interno é fundamental em qualquer organização contemporânea,
independente do tamanho de sua estrutura, sendo necessário que o controller esteja ciente de
que a ferramenta que está a sua disposição pode auxiliar o administrador na tomada de
decisões.
Este estudo visou avaliar se a empresa objeto está utilizando corretamente os controles
internos em sua organização e verificar se há falhas em seus procedimentos.
A sociedade tem, com esse trabalho, um manual de avaliação de controles para uma
empresa prestadora de serviços, possibilitando a adoção de alternativas apresentadas no
12
trabalho. Já a instituição de ensino tem mais uma contribuição que pode ser utilizada por
alunos para os futuros trabalhos na área de controle interno.
Na condição de pós-graduando de Controladoria e Gestão Empresarial, foi muito útil o
desenvolvimento deste estudo em minha vida profissional, pois meu trabalho está diretamente
ligado à área da minha pós-graduação, permitindo a possibilidade de atuar como controller,
de avaliar como estão sendo utilizadas as ferramentas de controle e se estão sendo utilizadas
corretamente.
13
2 REVISÃO DE LITERATURA
Este capítulo apresenta a revisão bibliográfica, base fundamental para o
desenvolvimento do estudo aplicado, envolvendo o tema da pesquisa o controle interno como
ferramenta de gestão, abordando os temas de auditoria, auditoria operacional e seus objetivos,
controle seus objetivos,
2.1 Conceito Auditoria
Auditoria é uma ferramenta utilizada para verificar o sistema de controle de uma
instituição, segundo Attie (2010, p.5) “A auditoria é uma especialização contábil voltada a
testar a eficiência do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma
opinião sobre determinado dado.”
Auditoria além de verificar as deficiências do controle interno é utilizada para atestar
as ferramentas do sistema financeiro e apresentar recomendações para a sua melhor utilização.
A auditoria é uma ferramenta que serve para a revisão do sistema financeiro,
transações e operações que ocorrem na empresa cujo objetivo é assegurar a integridade das
informações e gerando assim credibilidade as demonstrações contábeis.
Um dos objetivos da auditoria é o exame das demonstrações contábeis, cabendo assim
ao auditor expressar sua opinião sobre as demonstrações auditadas.
Conforme Attie (2010, p.11) “... auditoria das demonstrações contábeis é expressar
uma opinião sobre a propriedade das mesmas, e assegurar que elas representem em seu
conjunto adequadamente a posição patrimonial e financeira, o resultado de suas operações...”
2.2 Auditoria Operacional
A auditoria operacional como o próprio nome diz tem como objetivo avaliar as
operações e os procedimentos condizente ao processo operacional da empresa, com a
14
finalidade de expor uma opinião sobre a gestão quanto aos pontos da sua eficácia e sua
eficiência, assim auxiliando os gestores para as tomadas de decisões.
Segundo Cook (1976 p. 253) “... avaliação abrangente das operações de uma empresa,
com a finalidade de informar a administração se as várias atividades são ou não cumpridas de
um modo compatível às políticas estabelecidas, com vistas à consecução dos objetivos.”
2.2.1 Objetivos da auditoria operacional
A auditoria operacional tem objetivos exemplos:
a) verificar e comparar as diretrizes adotadas pela empresa e a sua utilização;
b) avaliar os controles internos da instituição;
c) apontar os procedimentos não utilizados na operação e orientar para a sua correção;
d) identificar as operações de riscos a empresa e propor a solução;
e) otimizar o desempenho dentro da organização através de sugestões positivas;
f) verificar as políticas de preservação do ativo e do patrimônio;
g) assegurar da segurança e da fidedignidade do sistema financeiro, administrativo da
instituição;
h) analisar os objetivos da empresa e identificar os motivos de causa que não
proporcionaram a empresa ao chegar ao seu objetivo;
i) identificar os setores que ocorrem aumento ou a diminuição dos custos e também das
receitas;
j) recomendar a instituição a implantação de ferramentas auxiliares para assim conseguir
uma melhor gestão.
2.3 Controle
O controle constitui uma das bases da administração, sua inexistência ou suas
deficiências têm reflexos diretos com as demais funções. Para Stoner e Freemam (1985, p. 5)
“a administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados
pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para
alcançar os objetivos estabelecidos”, conforme Almeida (2003, p.63) “o controle interno
representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os
objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a
administração...”
15
Para Attie (2000, p.114)
Um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir o controle
orçamentário, custos-padrão, relatórios operacionais periódicos, análises
estatísticas, programas de treinamento de pessoal e, inclusive, auditoria interna.
Pode também, por conveniência, abranger atividades em outros campos, como,
por exemplo, estudo de tempos e movimentos, e controle de qualidade.
2.3.1 Elementos necessários ao controle
Conforme Mosimann e Fisch (1999, p. 73), “no processo de verificação da maneira
como a organização está indo para a situação desejada, diversos elementos interagem
continuamente”. Dentre estes elementos, alguns são destacados:
- O gestor: o indivíduo que pode tomar decisões com a finalidade de alcançar os objetivos
planejados numa atividade da qual é responsável;
- A controladoria: órgão responsável pelo projeto e administração do sistema por meio do
qual se coleta e relata a informação econômica da empresa;
- O sistema de informações: como suporte ao sistema de gestão fornece as informações
necessárias ao processo de tomada de decisões com vistas às noções corretivas;
- O manual de organização: instrumento empresarial que contém organograma e informações
complementares necessárias a sua compreensão e interpretação, por exemplo, a missão, os
objetivos e as metas da empresa e de cada área, descrição das funções desempenhadas em
cada área e denominação dos respectivos cargos;
- Os critérios de avaliação dos gestores: o desempenho de cada gestor pode ser avaliado com
base em critérios financeiros e ou não financeiros estabelecidos pelos seus superiores
hierárquicos; e
- Accountability: obrigação de se reportar os resultados obtidos.
2.3.2 Classificação do controle
Para Mosimann e Fisch (1999, p. 76), “o controle pode ser caracterizado de diversas
formas, dependendo do enfoque”. Dessa maneira, pode ser diferenciado da seguinte forma:
- Quanto à fase do processo de gestão;
- Quanto ao nível; e
16
- Quanto à interferência externa.
2.3.2.1 Quanto à fase do processo de gestão
- Pré-controle: também denominado de controle antecedente, prévio, preliminar ou
preventivo, refere-se às atividades de controle e avaliação efetuadas antes da ocorrência do
evento ou fato que se pretende controlar, com o intuito de prevenir ou impedir a ocorrência de
atos indesejáveis;
- Controle concomitante: também denominado atual, corrente ou em tempo real, refere-se às
atividades de controle e avaliação efetuadas ao mesmo tempo de ocorrência do evento ou fato
que se pretende controlar, ajustando-se o desempenho ainda em curso a fim de se alcançar um
objetivo; e
- Pós-controle: também denominado controle subseqüente ou corretivo, refere-se às atividades
de controle e avaliação efetuadas após a ocorrência do evento ou fato que se pretenda
controlar.
2.3.2.2 Quanto ao nível
- Estratégico: consiste na verificação das relações da empresa com o ambiente, comparação
com as diretrizes estratégicas e decisões de alteração de objetivos em função de mudanças
ambientais e conseqüentes ameaças e oportunidades à empresa, má condução do negócio, ou
falsas premissas na elaboração das diretrizes estratégicas;
- Tático: consiste na verificação das relações de cada área de responsabilidade da empresa
com seu ambiente, comparação com o respectivo plano tático e decisões de alteração de
objetivos em função de mudanças ambientais e conseqüentes ameaças e oportunidades à
empresa e mais diretamente àquela área, má gestão da área ou falsas premissas na elaboração
do plano tático (ou estratégico, com reflexos na área); e
- Operacional: consiste na verificação do cumprimento das metas estabelecidas no plano
operacional (como o plano orçamentário) das áreas e da empresa como um todo. Está ligado
também à execução pela verificação dos desvios em relação aos padrões existentes no
momento da execução do plano orçamentário.
17
2.3.2.3 Quanto à interferência externa
- Controle de circuito fechado: é aquele em que o sistema em que é aplicado gera todas as
informações necessárias à realização do ciclo de controle e produz a retroalimentação
suficiente para manter o desempenho futuro do sistema dentro dos padrões de normalidade; e
- Controle de circuito aberto: é aquele em que as informações geradas no próprio sistema são
suficientes para completar o ciclo, exigindo a interferência de um elemento que toma decisões
por meio de seu julgamento e determinação da ação com o auxílio de informações
provenientes de outros sistemas.
2.3.3 Processo de controle
De acordo com Mosimann e Fisch (1999, p. 78-79), o processo de controle abrange as
seguintes atividades:
- Estabelecimento de objetivos, metas e padrões que se refletem em procedimentos,
normas de conduta, ética profissional e normas de trabalho, devendo estar sempre
relacionados com a perfeita compreensão do resultado desejado. Os padrões devem
ser expressos em alguma unidade de tempo, dinheiro, unidade física ou por meio de
índices. As metas e os padrões devem ser introduzidos no sistema de informações.
- Observação do desempenho de maneira sistemática e coerente com os objetivos,
metas e padrões estabelecidos, selecionando-se o que medir e como medir, com o
intuito de alimentar o sistema de informações com os dados referentes às atividades
realizadas.
- Comparação do desempenho real com o esperado, desde que haja limites
determinados dentro dos quais essa variação pode ser aceita como normal ou
excepcional (Princípio da Administração por Exceção) e emissão de relatórios de
desempenho pelo sistema de informações, contendo as metas e os padrões
estabelecidos, os dados sobre as atividades realizadas e as respectivas variações
entre o planejado, o padrão de execução e o realizado.
- Comunicação do desempenho com as alternativas de ação em decorrência de
variações relevantes. A ação subseqüente escolhida poderá ter efeitos a curto e a
longo prazos. A eficácia das ações depende de requisitos que devem ser preenchidos
pelos relatórios enquanto instrumentos de comunicação, como: compreensão e
aceitação dos gestores que os utilizam e daqueles cujos resultados estão sendo
analisados; capacidade de antecipar e relatar desvios em tempo, para permitir ação
corretiva antes que desvios mais sérios possam ocorrer; flexibilidade para
permanecer compatível com as mudanças do ambiente organizacional; capacidade
de transmitir os estímulos necessários a uma visualização fácil pelo gestor e de
indicar as alternativas de ação corretiva possíveis, da maneira mais econômica.
- Ação corretiva correspondente às medidas ou providências adotadas para eliminar
os desvios significativos detectados nos relatórios de desempenho. Esta atividade
tem um papel fundamental, pois sem ela o controle torna-se um exercício sem
substância. A ação corretiva pode levar à alteração dos padrões ou mesmo das metas
de resultados estabelecidos para um determinado período.
- Acompanhamento da ação corretiva, pois um bom sistema de controle permite
localizar possíveis dificuldades ou mostrar tendências significativas para o futuro.
18
Essas informações alimentarão o processo de planejamento do próximo ciclo
decisório, configurando o conceito de controle com o um processo circular.
2.3.4 Limitações do controle
Conforme Almeida (2003, p.70,71) as limitações o controle interno são principalmente
com relação a:
- conluio de funcionários na apropriação de bens da empresa;
- os funcionários não são adequadamente instruídos com relação às normas internas;
- funcionários negligentes na execução de suas tarefas diárias.
Fernandez (1989 apud MOSIMANN & FISCH, 1999) destaca alguns perigos da
formalização de controles a serem exercidos, como:
- perigo de que as regras se tornem mais importantes que os próprios objetivos, para cuja
consecução elas devem contribuir;
- as regras se converterem em segurança par alguns tipos de empregados. No entanto, como
muitos valorizam a liberdade individual, podem entendê-la como uma verdadeira camisa-deforça;
- a adoção excessiva de normas que acarretem conseqüências negativas para as pessoas da
organização, pois poderão ser tratadas com muita impessoalidade;
- a preocupação excessiva com a rigidez no cumprimento das regras, levando as pessoas da
organização a um grau exagerado de conservadorismo e tecnicismo; e
- a formalização tende a ser menor nos níveis mais altos da organização.
2.3.5 Requisitos para o controle
Guerreiro (1989 apud MOSIMANN & FISCH, 1999) define algumas premissas para
que haja controle global da empresa, no âmbito do sistema de gestão:
- deve haver controle de atividades;
- o controle deve ser executado nas áreas operacionais, na administração das áreas
operacionais e na empresa como um todo;
- devem ser atribuídas às áreas custos e receitas sobre as quais elas tenham efetivo controle;
19
- nas definições de funções devem ser considerados os aspectos de responsabilidade e
autoridade, de forma a facilitar a atuação dos gestores e a eliminar áreas cinzentas;
- deve haver uma preocupação com a identificação e avaliação das impactações das variáveis
internas, e das variáveis ambientais (inflação, alterações/ajustes de planos, volume,
eficiência).
2.3.6 Controle interno
Segundo Almeida (2003, p. 63), “o controle interno representa em uma organização
o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos,
produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos
negócios da empresa”.
De acordo com Atkinson et al. (2000, p.581), “controle é o conjunto de métodos e
ferramentas que os membros da empresa usam para mantê-la na trajetória para alcançar seus
objetivos (...)”.
O Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores
Públicos Certificados, AICPA, fornece o seguinte conceito:
Controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos
métodos e medidas adotados pela a empresa para proteger sue patrimônio, verificar a
exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência
operacional encorajar a adesão à políticas traçadas pela administração (ATTIE,
1998, p. 110).
Para Attie (1998, p. 114), “o controle interno inclui controles que podem ser
peculiares tanto à contabilidade quanto à administração” como segue:
- Controles contábeis;
- Controles administrativos.
2.3.6.1 Controles contábeis
Compreende o plano de organização de todos os métodos e procedimentos
diretamente direcionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade
dos registros contábeis. São exemplos de controles contábeis: sistema de autorização e
20
aprovação; separação das funções de escrituração e elaboração dos relatórios contábeis
daquelas ligadas às operações ou custódia dos valores; e controle físico sobre estes valores.
Conforme Almeida (2003, p. 63) são exemplos de controles contábeis:
- sistemas de conferência, aprovação e autorização;
- segregação de função (pessoas que têm acesso aos registros contábeis não podem
custodiar ativas da empresa);
- controles físicos sobre ativos;
- auditoria interna.
2.3.6.2 Controles administrativos
Estão relacionados com o plano de organização e todos os métodos e procedimentos
que dizem respeito à eficiência operacional e à decisão política traçada pela administração.
Normalmente, se relacionam de forma indireta aos registros financeiros. Com freqüências
abrangem análises estatísticas, estudos de tempo e movimentos, relatórios de desempenho,
programas de treinamento e controle de qualidade. Conforme Almeida (2003, p. 63) são
exemplos de controles administrativos:
- análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos;
- controle de qualidade;
- treinamento de pessoal;
- estudos de tempos e movimentos;
- análise das variações entre valores orçados e os incorridos;
- controle dos compromissos assumidos, mas ainda não realizados economicamente.
2.3.7 Princípios fundamentais do controle interno
De acordo com Almeida (2003, p. 64), “a administração da empresa é responsável
pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação de se está este sendo
seguido pelos funcionários, e por sua modificação, no sentido de adaptá-lo às novas
circunstâncias”.
21
Os princípios fundamentais do controle interno correspondem às medidas que devem
ser adotadas pela empresa e usualmente são os seguintes:
- Responsabilidade: a responsabilidade deve ser determinada, as atribuições dos funcionários
ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferência por
escrito, mediante estabelecimento de manuais internos de organização;
- Rotinas internas: ao estabelecer os manuais a empresa deve definir todas as suas rotinas
internas;
- Acesso aos ativos: a empresa deve limitar o acesso dos funcionários aos seus ativos e
estabelecer controles físicos sobre esses;
- Segregação de funções: a empresa deve estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter
acesso aos ativos e aos registros contábeis;
- Confronto dos ativos com os registros: a empresa deve estabelecer procedimentos de forma
que seus ativos, sob a responsabilidade de alguns funcionários, sejam periodicamente
confrontados com os registros da contabilidade;
- Amarrações do sistema: o sistema de controle interno deve concebido de maneira que sejam
registradas apenas as transações autorizadas, por seus valores corretos e dentro do período de
competência;
- Auditoria interna: não basta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno
sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi
determinado ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias;
- Custo do controle x benefícios: o custo do controle interno não deve exceder aos benefícios
que dele se espera obter;
- Limitações do controle interno: o funcionamento do controle interno se limita
principalmente com relação a conluio de funcionários, instruções inadequadas com relação às
normas internas e negligencia destes na execução de suas tarefas diárias.
2.3.8 Características de um sistema de controle interno
Conforme Galloro e Galloro (2000, p. 63), “Os sistemas de controle devem variar de
acordo com a natureza do negócio, estrutura e tamanho da empresa, diversidade e
complexidade das operações, métodos utilizados para processamento de dados e requisitos
legais e regulamentares aplicáveis”.
22
Desta forma, devem ser desenhados de maneira que:
- se mostrem eficazes para atender os objetivos da direção;
- não gerem ineficiências ou burocracias, adaptando os recursos da estrutura ao sistema e não
o contrário;
- tenham um saldo positivo na relação custo/benefício.
2.3.9 Custo /benefício
O dicionário brasileiro Globo conceitua, separadamente, custo e beneficio da seguinte
forma:
a. Custo - s. m. Quantia por que se adquire alguma coisa; valor em dinheiro; ( fig.) esforço;
trabalho; dificuldade; a custo ( loc. adv.): com dificuldade. ( De custar.)
b. Beneficio - s. m. Serviço ou bem que se faz gratuitamente; favor; mercê; vantagem; cargo
eclesiástico nas sés; ganho; espetáculo cujo produto reverte em favor de alguém estranho à
empresa; melhoramento; benfeitoria. ( Do lat. Beneficiu.)
Para Attie ( 1998, p. 122):
A implantação dos próprios procedimentos de controle precisa levar em conta o
custo de implantação e o beneficio que pode trazer. Embora o cálculo do benefício
apresente dificuldades práticas de aplicação, devido ao fato de que nem sempre e
possível estimar benefícios que o controle propiciará no futuro, é preciso levá-lo em
consideração principalmente nos casos em que a implantação de novos controles
pode ter efeitos relevantes sobre o custo da empresa.
Conforme Almeida (2003, p.70):
O custo do controle interno não deve exceder aos benefícios que dele se espera
obter. Isso quer dizer que os controles mais sofisticados (normalmente mais
onerosos) devem ser estabelecidos para transações de valores relevantes, enquanto
os controles menos rígidos devem ser implantados para as transações menos
importantes.
2.3.10 Objetivos do controle interno
Em regra geral, de acordo com Attie (2010, p.155), o controle interno tem quatro
objetivos básicos:
23
- salvaguardar os interesses da empresa;
- a precisão e confiabilidade de informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais;
- estimulo à eficiência operacional; e
- a aderência às políticas existentes.
2.3.10.1 Salvaguardar os interesses da empresa
Salvaguarda dos interesses da empresa refere-se à proteção do patrimônio contra
quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades. Os principais meios para se
salvaguardar os interesses das empresas são os seguintes:
- segregação de funções;
- sistema de autorização e aprovação;
- determinação de funções e responsabilidades;
- rotação de funcionários;
- carta fiança;
- manutenção de contas de controle;
- seguros;
- legislação;
- diminuição de erros e desperdícios;
- contagens físicas independentes;
- alçadas progressivas.
2.3.10.2 Precisão e confiabilidade de informes e relatórios contábeis, financeiros e
operacionais.
Este objetivo compreende a geração de informações adequadas e oportunas,
necessárias gerencialmente para administrar e compreender os eventos realizados na empresa.
A empresa necessita construir sistemas que a proporcione conhecer os atos e eventos
ocorridos em todos os seus segmentos, de forma que os efeitos desses sejam levados, em
tempo hábil, ao conhecimento dos administradores, pois a informação só tem validade a partir
do momento em que é exata, confiável, e oportuna. Para tanto, os dados devem ser verídicos e
informados tempestivamente.
24
Os meios mais utilizados no suporte à precisão e confiabilidade dos informes e
relatórios contábeis, financeiros e operacionais são os seguintes:
- documentação confiável;
- conciliação;
- análise;
- plano de contas;
- tempo hábil;
- equipamento mecânico.
2.3.10.3 Estímulo à eficiência operacional.
Estimular à eficiência operacional é promover os meios necessários à condução das
tarefas, de forma a obter entendimento, aplicação e ação tempestiva e uniforme.
Dentro da empresa os vários setores ou departamentos têm suas particularidades e
cada indivíduo precisa conhecer sua tarefa, para que a totalidade mova a empresa como um
todo. Os principais meios que podem estimular a eficiência operacional são:
- seleção;
- treinamento;
- plano de carreira;
- relatório de desempenho;
- relatório de horas trabalhadas;
- tempos e métodos;
- custo-padrão;
- manuais internos;
- instruções formais.
2.3.10.4 Aderência às políticas existentes
Este objetivo do controle interno está relacionado com a maneira pela qual a empresa
busca assegurar que os desejos da administração, definidos através de suas políticas e
indicados por meio de seus procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal. Os
25
principais meios que visam dar embasamento para a aderência às políticas existentes são os
seguintes:
- supervisão;
- sistema de revisão e aprovação;
- auditoria interna.
2.3.11 Categorias de controle interno
Segundo Crepaldi (2002, p. 63-66), “não existe uma termologia universal para
descrever as categorias de controles internos, entretanto podemos classificá-los segundo suas
finalidades”. Desta maneira, um dos desdobramentos possíveis seria:
- Controles organizacionais, inclusive segregação de funções;
- Controle de sistemas de informação; e
- Controle de procedimentos.
2.3.11.1 Controles organizacionais, inclusive segregação de funções.
De acordo com Crepaldi (2002, p. 63):
Ao falar da questão de controles organizacionais, referimo-nos ao controle obtido
por meio da maneira de designar responsabilidade e delegar autoridade. A
magnitude de muitas empresas faz com que a gerencia se veja impossibilitada de
administrar ou supervisionar pessoalmente as operações. Em tais circunstâncias, é
imprescindível estabelecer uma estrutura organizacional adequada.
A estrutura é um marco em que se realizam as atividades de planejamento, execução e
controle das operações, tais como:
- atribuição de responsabilidades e delegação de autoridades claramente definidas;
- segregação de funções incompatíveis para evitar que sejam controladas por qualquer
indivíduo ou departamento da organização;
- fornecimento de recursos, inclusive pessoal competente, em quantidade suficiente para o
cumprimento das responsabilidades do desempenho.
- existência de sistemas de medição e avaliação do desempenho.
26
2.3.11.1.1 Segregação de funções
Geralmente, considera-se a correta segregação de funções como elemento mais
importante de um sistema eficaz de controle interno. O princípio fundamental é que ninguém
deveria controlar todas as etapas de uma transação sem a interferência de outra ou outras,
capazes de efetuar uma verificação cruzada.
2.3.11.1.2 Pessoal
A certeza razoável de que estão sendo alcançados os objetivos de controle interno
depende do grau de competência e integridade das pessoas, da independência das funções que
lhes tenham sido designadas e da compreensão que têm dos procedimentos estabelecidos. A
eficácia global do sistema depende, ao mesmo tempo, de um número apropriado de
funcionários competentes para realizar o trabalho em cada nível. Não basta ter pessoas
competentes sem um sistema de controle interno, ou um sistema de controle sofisticado sem
pessoas competentes.
2.3.11.2 Controle do sistema de informação
Controle sobre o sistema de informação refere-se ao controle obtido mediante a
prestação de informação aos níveis adequados da administração.
Em todas as empresas, o planejamento e o controle das operações dependem do
conhecimento que a administração tem das atividades e operações passadas, presentes e
futuras. E salvo nas pequenas, esse conhecimento dependerá, em maior ou menor grau, do
sistema de informação.
2.3.11.3 Controles de procedimentos
Controles de procedimentos são os controles obtidos mediante a observação de
políticas e procedimentos dentro da organização.
27
Elaborar o plano de organização é de importância vital para que o pessoal compreenda
claramente suas funções e responsabilidades, sendo conveniente, para tanto, que existam
normas de procedimento devidamente documentadas.
Os procedimentos existentes em uma organização são implementados para que se
alcance eficiência operacional e se atinjam os objetivos empresariais.
Algumas características desejáveis nos controles de procedimento são:
- que sejam adequados à estrutura organizacional;
- que estejam bem definidos e documentados;
- que se mostrem fáceis de interpretar e aplicar.
2.3.12 Importância do controle interno
Para Crepaldi (2002, p. 67), “é de fundamental importância a utilização de um controle
adequado sobre cada sistema operacional, pois dessa maneira atingem-se os resultados mais
favoráveis com menores desperdícios”.
Dessa forma, pode-se sumarizar a importância do controle interno, considerando os
seguintes aspectos:
- o eficiente controle das operações requer relatórios e análises que reflitam a situação da
companhia;
- a salvaguarda dos ativos da empresa e a prevenção ou descoberta de erros e fraudes é
responsabilidade da administração, o que, para a adequada execução, necessita de um bom
sistema de controle interno.
Segundo Migliavacca (2004, p. 21):
As condições atuais de nossa economia exigem em todas as atividades de negócios
uma concorrência cada vez mais acirrada. A administração precisa de um sistema de
controles internos que lhe permita agir com a maior rapidez e segurança possível nas
tomadas de decisões.[...] Na ausência de bons controles internos, a administração
não tem noção de posicionamento da empresa no mercado (não sabe onde está).
Conseqüentemente, ações e decisões erradas poder ser tomadas.
28
2.3.13 Centros de controle
De acordo com Crepaldi (2002, p. 67):
Uma organização sem controle é inviável. Cada organização tem sistemas de
controle que coordenam o exercício do direito de decisão que está diluído entre certo
número de indivíduos. Os sistemas de controle também desempenham outra
importante função na organização. Eles medem a eficácia com que as decisões são
reduzidas em resultados. Essa segunda característica dos sistemas de controle
relaciona-se ao alcance das metas da empresa. Nesse aspecto, os sistemas de
controle tratam de influenciar o comportamento de indivíduos no interesse da
empresa. Ambas as funções estão intimamente ligadas.
Desta forma, distinguir-se três tipos de centros de responsabilidade: os centros de
custo, os centros de lucro e os centros de investimentos.
2.3.13.1 Centro de custos
Conforme Figueiredo e Caggiano (1997, p. 212), o centro de custo pode ser definido
como “um centro de responsabilidades no qual o gestor não tem controle sobre as receitas,
mas é capaz de controlar os gastos”. Para Atkinson et al. ( 2000, p. 618), “centros de custo são
centros de responsabilidade em que os funcionários controlam custos, mas não controlam as
receitas ou níveis de investimento”.
2.3.13.2 Centros de lucro
De acordo com Atkinson et al. (2000, p. 625), centros de lucro “são centros de
responsabilidade em que os gerentes e outros funcionários controlam as receitas e os custos
dos produtos ou serviços que produzem”.
Para Crepaldi (2002, p. 70) o objetivo de um centro de lucro é “maximizar os lucros
por meio do ajuste de parâmetros do mix de insumos, quantidade de produção e preço”.
29
2.3.13.3 Centros de investimentos
Atkinson et al. (2000, p. 625) definem centro de investimento como sendo “centros de
responsabilidades em que a gerencia e outros funcionários controlam receitas, custos e nível
de investimentos”. Na concepção de Crepaldi (2002, p. 70) é útil conceder aos centros o
direito de tomar suas próprias decisões de investimentos, ou seja, alocar determinados fundos
para projetos. O autor destaca que os centros de investimentos são avaliados em termos de
parâmetros de desempenho, que incluem o uso de capital. Segundo o referido autor um
método comumente usado é o retorno sobre o investimento, para determinar a rentabilidade
relativa de um centro de investimentos.
Para Figueiredo e Caggiano (1997, p. 221) “os centros de investimentos ampliam os
princípios dos centros de lucro, associando os lucros divisionais com o capital investido nas
divisões”.
30
3 METODOLOGIA
Este trabalho é um relatório técnico-científico na modalidade de estudo de caso, porém
inicialmente foi realizada uma pesquisa bibliográfica para aprofundamento sobre o assunto a
fim de embasar teoricamente a execução do trabalho. Segundo Gil (1995, p. 78), a pesquisa
Estudo de Caso “se caracteriza pelo estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de
maneira a permitir conhecimento amplo e detalhado do mesmo”. Após esta fase foi levantado
e testado, mediante testes de observância e aplicação de questionários sim ou não, o sistema
de controles internos existente.
3.1 Classificação da pesquisa
a) Do ponto de vista de sua natureza
No trabalho apresentado foi utilizado à pesquisa aplicada, conforme Vergara (2007,
p.47) “a pesquisa aplicada é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver
problemas concretos, mais imediatos, ou não” e, de acordo com Barros e Lehfeld (2000,
p.78), a pesquisa aplicada tem como motivação a necessidade de produzir conhecimento para
aplicação de seus resultados, com o objetivo de “contribuir para fins práticos, visando à
solução mais ou menos imediata do problema encontrado na realidade”. O trabalho resultou
na analise dos controles internos utilizados pela empresa, que serviram de referência para a
tomada de decisão do gestor.
b) Do ponto de vista de seus objetivos
Como pesquisa exploratória foi delimitado o assunto “o controle interno como
ferramenta de gestão”, segundo Andrade (2002, p.19), “são finalidades da pesquisa
exploratória proporcionar maiores informações sobre o assunto que se vai investigar, facilitar
a delimitação do tema da pesquisa; orientar a fixação dos objetivos e a formulação das
hipóteses ou descobrir um novo tipo de enfoque para o assunto”.
O trabalho enquadra-se também como uma pesquisa descritiva que visa analisar,
classificar e interpretar os controles internos utilizados, de acordo com Andrade (2002, p. 19),
31
“nesse tipo de pesquisa, os fatos são observados, registrados, analisados, classificados e
interpretados, sem que o investigador interfira sobre eles.”
A pesquisa explicativa que tem como objetivo classificar e interpretar os controles
internos utilizados pela empresa e a origem desses controles, assim como o trabalho que
procura saber os controles utilizados e a sua finalidade na firma, conforme Andrade (2002, p.
20), “esse tipo de pesquisa mais complexo, pois, além de registrar, analisar, classificar e
interpretar os fenômenos estudados, procura identificar seus fatores determinantes.”
c) Quanto à forma de abordagem do problema
A pesquisa realizada foi baseada de forma qualitativa, que procura a obtenção de
dados através das respostas livres dos entrevistados. Segundo Marconi e Lakatos (2002,
p.140), “baseados na presença ou ausência de alguma qualidade ou característica e também na
classificação de tipos diferentes de dada propriedade”.
d) Quanto aos procedimentos técnicos
O trabalho realizado teve como base a pesquisa bibliográfica, analisando materiais em
livros, internet, jornais e aplicar no estudo, conforme Vergara (2007, p. 48) “pesquisa
bibliográfica é o estudo sistematizado desenvolvido com base em material publicado em
livros, revistas, jornais, redes eletrônicas...” e segundo Andrade (2002, p. 20) “tanto pode ser
um trabalho em si mesma, quanto constituir-se em procedimento preparatório para a
realização de outra pesquisa”.
A pesquisa tem como base os documentos apresentados pela empresa como os
controles utilizados na organização, conforme Vergara (2007, p. 48) “investigação
documental é realizada em documentos conservados no interior de órgãos públicos e privados
de qualquer natureza...”
O trabalho apresentado é um estudo de caso, conforme Silva (2003, p.63) nos diz o
que “o objeto a ser pesquisado neste tipo de pesquisa pode ser o indivíduo, a empresa, uma
atividade, uma organização ou até mesmo uma situação.” E segundo Vergara (2007, p. 49) “
32
estudo de caso é o circunscrito a uma ou poucas unidades, entendidas essas como pessoa,
família, produto, empresa, órgão público, comunidade ou mesmo país.”
Esse trabalho envolveu pesquisa de levantamento que se caracteriza pelo
questionamento das ferramentas de controle, cujo objetivo é saber a sua utilização dentro da
Empresa.
3.2 Plano de coleta de dados
A pesquisa teve como foco analisar os controles internos da empresa e com isso a
coleta de dados ocorreu com visitas a organização, conversas informais por meio de
entrevistas despadronizadas com colaboradores e aplicação de questionários. Conforme
Andrade (2009, p.46), “de posse do tema, deve-se procurar na biblioteca, através de fichários,
catálogos, abstracts, uma bibliografia sobre o assunto, que fornecerá os dados essenciais para
a elaboração do trabalho”. Também dispõe Andrade (2009, p.139) que “para a coleta de dados
deve-se elaborar um plano que especifique os pontos de pesquisa e os critérios para a seleção
dos possíveis entrevistados e dos informantes que responderão aos questionários ou
formulários”.
3.2.1 Instrumentos de coleta de dados
a) Observação
O trabalho teve como instrumentos de coleta de dados uma forma sistemática, sendo
assim planejada, organizada e estruturada, conforme Andrade (2002, p.33) quando planejada,
estruturada. No que tange a participação a pesquisa será observatório logo não participante,
conforme Andrade (2002, p.33) o pesquisador limita-se à observação dos fatos.
A realização ocorreu de forma individual, segundo Andrade (2002, p. 33) realizada
por um pesquisador apenas; o trabalho será realizado dentro da empresa analisando seus
controles, conforme Andrade (2002, p. 33) os fatos são observados “em campo”, no ambiente
natural onde ocorrem;
33
b) Entrevistas
As entrevistas da pesquisa foram realizadas de uma maneira informal ao qual foi
concedida pelo proprietário da Empresa, segundo Marconi e Lakatos citado por Andrade
(2002, p.35) “entrevista despadronizada ou não estruturada – conversação informal, que pode
ser alimentada por perguntas abertas, ou de sentido genérico, proporcionando maior liberdade
para o informante”.
3.2.2 Plano de analise e Interpretação dos dados
Com a obtenção dos dados da empresa referente ao controle interno utilizado, pode-se
analisar e expor em forma de relatórios, modelos, tabelas, uma exposição dos argumentos
obtidos e assim auxiliando o gestor para tomada de decisão. De acordo com Andrade (2009,
p. 141), “o objetivo da análise é organizar, classificar os dados para que deles se extraiam as
respostas para os problemas propostos, que foram objeto de investigação”. Conforme Andrade
(2009, p. 141), “a interpretação procura um sentido mais amplo nas respostas, estabelecendo
uma rede de ligações entre os resultados da pesquisa, que são cotejados com outros
conhecimentos anteriormente construídos”.
34
4 RESULTADOS DO ESTUDO DE CASO
Este capítulo faz referência ao cenário atual da empresa, descreve e analisa os
procedimentos de controle interno adotado pela a mesma no seu departamento financeiro e
apresenta as sugestões de melhoria necessárias para alguns destes procedimentos.
4.1 Cenário atual
Na contemporânea economia, gerenciar uma instituição não resume ao fato de apenas
tomar decisões à medida que as dificuldades surgem. É necessário um planejamento, uma
organização e um controle das atividades que a empresa desenvolve com o propósito de
solucionar problemas com uma maior eficiência e eficaz possível.
Logo, ao analisar o mercado, o mesmo impõe aos gestores das empresas uma adesão
ao uso de ferramentas de gestão capazes de melhor controlar os ativos e fornecer informações
fidedignas para a tomada de decisão do gestor.
O controle é uma das bases da administração moderna, tendo sua inexistência ou suas
deficiências, reflexo direto nas funções de planejar, organizar e executar. Como Megginson et
al. (1998), o controle se relaciona com as demais funções administrativas, principalmente com
o planejamento, e é afetado e influenciado por elas, exigindo da administração o
conhecimento claro e preciso de todas as atividades da empresa.
Uma solução para o desenvolvimento de um sistema de controle e informação é a
inclusão e manutenção de controles internos adequados à estrutura e as necessidades da
instituição. Para isso, é necessário o estudo e formalização das operações relativas à empresa,
analisando as necessidades, riscos e adequações na dinâmica de funcionamento da mesma.
Logo, ter um sistema de controle interno implantado adequadamente às necessidades
das instituições e executado de forma coordenada traz vantagens de ordem gerencial
consideráveis para o bom funcionamento da empresa no presente, e aumenta as possibilidades
de sua permanência no mercado no futuro.
35
No momento que uma instituição inicia suas atividades, logo de imediato os
empresários não vislumbram o volume e a complexidade das operações que derivam do
desenvolvimento da atividade empresarial, como por exemplo: saídas e entradas de caixa,
movimentação de compras e vendas a prazo, análise de créditos de clientes, controle e
análises de despesas, custos e receita, controle dos ativos, cadastro de fornecedores e clientes,
diversificação de produtos e serviços, a segmentação de mercados, abertura de novas unidades
e descentralização das decisões a priori centralizadas, mudanças nas estruturas
organizacionais, delegação de responsabilidades a gerentes, supervisores e funcionários, entre
outros.
Essas operações, assim que evoluem em quantidade e complexidade, trazem a empresa
os riscos, caso a instituição não tenha disponível um sistema de controles internos adequado,
que sirva como ferramenta de administrativa, prevenindo assim os erros, fraudes e desvios na
execução das operações anteriormente planejadas e situações relevantes para sua
continuidade.
Logo a necessidade da elaboração de procedimentos de controle específicos surge a
partir da incapacidade operacional da instituição de manter uma fiscalização eficiente sobre
todas suas operações importantes para a manutenção, bem como para seu crescimento no
mercado no qual está inserida.
4.2 Controles internos existentes na empresa
Com o intuito de almejar os objetivos gerais e específicos desta pesquisa, foi aplicado
um questionário conforme apêndice A, direcionado ao controle interno do departamento
financeiro da empresa. O foco do questionário aplicado foram os seguintes:
a) controle interno do disponível (caixa e banco);
b) controle interno de vendas, contas a receber e recebimentos; e
c) controle interno de compras, contas a pagar e pagamentos.
36
4.2.1 Aspectos gerais
A empresa possui algumas planilhas de controle de caixa, contas a pagar e receber.
Essa planilha é de responsabilidade do departamento financeiro, o mesmo tem o compromisso
de atualizar diariamente.
4.2.2 Controles internos do disponível (caixa e banco)
4.2.2.1 Controle interno caixa
A planilha utilizada pelo departamento financeiro contempla as entradas e saídas do
caixa, conforme Figura 1. O qual é impresso semanalmente e repassado ao sócio
administrador para a sua aprovação.
Figura 1: Livro caixa utilizado pela empresa
Fonte: dados conforme pesquisa
Porém, caso o administrador não aprove o caixa, esse retorna ao departamento
financeiro que deve reconciliar e reapresentar para a sua aprovação. Com a aprovação do
caixa o mesmo é impresso e assinado pelo administrador e pelo responsável financeiro e
arquivado para enviar ao escritório contábil.
37
A empresa tem o setor de recebimento centralizado na figura do administrador, pois a
empresa recebe diretamente o valor da prestação do serviço em sua conta bancária, o valor é
repassado pela Empresa Software Contábil em parcela única no 4º dia do mês corrente.
A empresa também tem pequenos valores recebidos diretamente no caixa por serviços
prestados em criação de relatórios e serviços de treinamentos de utilização do software.
Porém alguns valores são retirados diretamente pelo proprietário, no entanto não existe
nenhum documento que comprove esta operação de saída dos numerários do caixa.
4.2.2.2 Controle interno de bancos
Como a empresa tem utilizado as planilhas de controle de caixa e contas a pagar e
receber, logo a conta bancária não é contemplado por essa ferramenta.
O controle da conta bancária sempre é feito no dia seguinte ao movimento. O
administrador consulta o extrato e concilia conforme os relatórios de contas a pagar e receber
que é repassado pelo responsável pelo departamento financeiro após a conciliação do
administrador o mesmo assina o extrato e repassa para arquivamento para ser encaminhado ao
escritório de contabilidade.
4.2.3 Controle interno de vendas, contas a receber e recebimentos
4.2.3.1 Controle interno de vendas
O departamento comercial realiza o contrato envia on line para aprovação da Empresa
Software Contábil a aprovação é em questão de minutos após sua aprovação o contrato é
impresso e assinado pelo contratante e enviado para a Empresa Software Contábil.
Os contratos têm valores diferenciados conforme o módulo solicitado pelo cliente, os
contratos tem um prazo de um ano com multa na interrupção do mesmo no período inferior ao
estipulado no contrato.
38
Caso algum cliente venha a ficar inadimplente a Empresa Software Contábil emite um
relatório a Empresa Santa Maria para que a mesma entre em contato com os clientes
devedores.
Mas antes do envio do contrato para a Empresa Software Contábil o contrato é levado
ao departamento financeiro para conferência do detalhes para que o mesmo não seja
reprovado por falta de alguma informação incorreta.
4.2.3.2 Controle interno de contas a receber e recebimentos
As contas a receber têm como sua origem à emissão do contrato prestação serviço. O
departamento financeiro registra na sua planilha de controle o valor total pago pelos clientes e
emite uma nota de prestação de serviço a empresa Empresa Software Contábil, o valor da
emissão da nota fiscal é comprovado através de relatórios que a Empresa Software Contábil
emite.
Após a emissão da nota fiscal a Empresa Software Contábil repassa o valor
diretamente através de transferência bancária para a Empresa.
Os demais valores que a Empresa Santa Maria recebe são referentes a treinamentos a
funcionários novos nos escritórios, também é cobrados valores no processo chamado
exporta/importa.
Porém os clientes que ficam inadimplentes a Empresa Software Contábil emite uma
listagem que é repassada a Empresa Santa Maria que tem a obrigação de entrar em contato
com o cliente e realizar a cobrança.
Quando se verifica junto ao cliente a recusa do pagamento, o boleto é enviado ao
cartório para cobrança judicial. Cabe ressalta que essa prática é pouco utilizada pela empresa,
pois sua carteira de clientes é comprometida com a continuidade das negociações.
39
4.2.4 Controle interno das compras, contas a pagar e pagamentos
4.2.4.1 Controle interno das compras
A compra de combustível é totalmente liberada para os veículos da Empresa não
havendo nenhum controle de ordem de abastecimento.
O material de escritório utilizado para empresa é adquirido após uma solicitação
verbal dos funcionários ao departamento financeiro.
O departamento financeiro é responsável pela aquisição do material de expediente da
Empresa.
4.2.4.2 Controle interno de contas a pagar e pagamentos
O departamento financeiro da empresa é responsável pela inscrição e controle das
contas a pagar. Esse departamento gera as contas a pagar na planilha de Excel. e avisa ao
administrador dos vencimentos das faturas na data do vencimento.
Para o pagamento das faturas e boletos é efetuado após a liberação do administrador
da Empresa. A maioria dos pagamentos é realizada via internet ou pagamento em numerário e
também realizado o pagamento com cheques.
4.3 Análise e proposta de melhorias dos controles internos existentes na empresa
Com base nos dados obtidos por meio da aplicação do questionário de procedimentos
de controle interno e de observações feitas pela gerência da empresa foram executadas
algumas análises quanto à funcionalidade dos controles internos. A partir destas análises, foi
possível reunir argumentos para atingir os objetivos propostos por esta pesquisa.
4.3.1 Aspectos gerais
A partir do levantamento do sistema de controle interno da empresa, destacaram-se os
aspectos mais relevantes para o efetivo alcance da eficiência operacional desse sistema, os
quais serão descritos e discutidos individualmente.
40
4.3.1.1 Manual de controles internos
Mediante aplicação do questionário de procedimentos de controle interno, constatouse que a empresa não possui um manual de controles internos próprio.
Além disso, as respostas ao questionário revelaram que a Empresa não apresentava
princípios básicos de controle interno como a distribuição de funções e a delimitação da
responsabilidade de cada departamento e de cada colaborador.
Desta forma, recomenda-se a criação de um manual de controle interno que atenda às
necessidades da empresa, contemplando todas as operações da empresa, bem como aos
objetivos e as características de um sistema de controles internos funcional. É imprescindível
que o manual contemple os princípios básicos de controle interno, especificamente, a
distribuição clara e objetiva das atribuições e responsabilidades de cada departamento de uma
forma geral e de cada colaborador de uma forma específica.
4.3.1.2 Segregação de funções
Devido à estrutura reduzida da empresa, observou-se a dificuldade de segregação de
funções dentro do departamento financeiro, porque existe apenas um colaborador e este é
responsável tanto pelo manuseio como também pelo registro nos relatórios auxiliares de
caixa, de contas a receber e de contas a pagar.
Desta forma, sugere-se a contratação de um colaborador com experiência nas
operações financeira de faturamento, de caixa, de contas a receber e de contas a pagar, a fim
de que as funções de movimentação física e registro de caixa sejam segregadas.
Apesar de representar um aumento de desembolso financeiro para a empresa, esta
opção contribuíra para uma melhor amarração do sistema de controles internos e uma redução
significativa no risco de ocorrência de fraudes ou erros.
41
4.3.2.1 Controle interno do disponível (caixa e bancos)
4.3.2.1.1 Controle interno do caixa
Além do problema de segregação de funções discutido anteriormente, observou-se
problemas quanto à formalização de operações.
Apesar do caixa da Empresa apresentar um valor baixo em relação a sua conta
bancária é necessário adotar alguns procedimentos para melhor organização como por
exemplo.
No entanto, não é emitido um documento formal de saída do caixa, quando o
administrador realiza uma retirada. Assim, é prudente a adoção por parte do setor financeiro
de um documento que comprove o saque do valor, conforme apêndice B.
Outro procedimento habitual na empresa refere-se ao adiantamento de recursos para
custear viagens de colaboradores responsáveis pelo suporte do sistema. Para essa operação,
também não há emissão de documento para controle da saída dos numerários, bem como
elaboração de um relatório, por parte dos colaboradores, dos gastos incorridos nas viagens,
sendo apenas solicitados, para validação dessa operação, os documentos comprobatórios das
despesas.
Desta forma, sugere-se a emissão de um documento, apêndice C, que servirá de recibo
de desembolso dos numerários para custear as despesas com viagem e também a adoção, por
parte da empresa, de um formulário, apêndice D, no qual o colaborador discriminará os gastos
incorridos na viagem, anexando os documentos comprobatórios. Com isso a empresa fica
resguardada de futuro ato judicial onde o funcionário entre com uma ação de gastos pessoais
em viagens realizadas para a Empresa.
4.3.2.1.2 Controle interno da conta bancos
O sistema de controle interno utilizado pela empresa não contempla o controle da
conta banco ou das contas bancárias. Cabe ressaltar que esse controle é importante para a
empresa, uma vez que os recebimentos e pagamentos ocorrem preferencialmente via banco,
42
seja pela baixa de contas a receber, pela emissão de cheques ou por débitos automáticos em
conta.
Assim, indica-se a utilização de um relatório para o controle diário da conta corrente
bancária. Este relatório tem o fim especifico de controlar todas as operações referentes a
movimentação das contas bancárias, identificando a origem e aplicação dos créditos e débitos
da conta, conforme apêndice E.
Além disso, a empresa deve freqüentemente solicitar aos bancos os avisos de débitos e
créditos realizados nas contas correntes da empresa, pois o controle e a contabilização
efetuados somente pelos extratos bancários não garantem a fidedignidade das informações.
4.3.2.3 Controles internos de compras e abastecimentos.
Em relação às compras, observou-se que a empresa não dispõe de um cadastro de
fornecedores de material de escritório. Sugere-se que a empresa utilize um software de
controle de contas a pagar.
Além do cadastro de fornecedores, sugere-se à gerência da empresa que seja
providenciada uma ficha de pedido de compras, conforme apêndice F, para que o
departamento financeiro tenha um melhor controle das solicitações de compras. Assim,
haverá um maior planejamento dessa operação.
Foi verificado que os colaboradores têm livre acesso ao posto de combustível para
abastecimento dos veículos, para evitar que seja algum tipo de abastecimento em carro
particular é importante a utilização da ordem de abastecimento conforme apêndice G.
43
CONCLUSÃO
O controle interno é uma ferramenta de gestão tanto financeira como operacional, que
visa o aperfeiçoamento das operações, buscando sua máxima eficiência e eficácia. Além
disso, possibilita ao(s) administrador(s) a elaboração de estratégias financeiras e
administrativas, por meio da gestão de informações por ele geradas, sendo, portanto,
fundamental no contexto empresarial atual.
O trabalho realizado teve com objetivo avaliar o Sistema de Controles Internos de uma
empresa prestadora de serviços, identificando as operações e otimizando os controles
existentes a fim de auxiliar o administrador na tomada de decisão.
Num primeiro momento, foram levantadas, por meio de observações e
questionamentos, as operações rotineiras da empresa de uma prestadora de serviço,
evidenciando a existência ou não de controles internos.
Concomitantemente, foi realizado o estudo bibliográfico sobre a conceituação e a
aplicabilidade dos controles internos na gestão empresarial, sendo elaborados fichamentos de
livros e artigos sobre o assunto.
Após o mapeamento das operações, a eficácia e eficiência dos sistemas existentes
foram testadas, direcionando a avaliação para a extinção de situações suscetíveis a fraudes e
erros e para a otimização da realização das tarefas, a fim de beneficiar efetivamente a
empresa.
Por fim, recomendou-se a adoção de novos procedimentos como a elaboração de
manual de controles internos, a segregação de funções e controles específicos nas áreas de
44
caixa e bancos e no setor administrativo. As sugestões apresentadas foram adotadas pela
empresa, exceto com relação à contratação de mais um colaborador (segregação de função).
Devido à administração familiar da empresa objeto de estudo, houve dificuldade para
a implantação de determinados procedimentos. Contudo, foi possível comprovar e demonstrar
para o administrador os benefícios do controle interno.
Dessa forma, os objetivos do trabalho foram alcançados, concluindo-se que o controle
é uma excelente ferramenta de gestão quando bem aplicada à realidade financeira e
operacional de uma empresa.
45
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 6. ed. São Paulo:
Atlas, 2003.
ANDRADE, Maria Margarida. Como preparar trabalhos para cursos de pós-graduação.
5.ed. São Paulo: Atlas, 2002.
_________. Introdução à metodologia do trabalho científico. 9.ed. São Paulo: Atlas, 2009.
ATKINSON, Anthony A.; BANKER, Rajiv D.; KAPLAN, Robert S.; YOUNG, S. Mark.
Contabilidade Gerencial. São Paulo: Atlas, 2000.
ATTIE, Willian. Auditoria: conceitos e aplicações. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1998.
_________. Auditoria: conceitos e aplicações. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
_________. Auditoria: conceitos e aplicações. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
BARROS, A. J. S. e LEHFELD, N. A. S. Fundamentos de Metodologia: Um Guia para a
Iniciação Científica. 2 ed. São Paulo: Makron Books, 2000
CREPALDI, Silvio Aparecido. Contabilidade Gerencial: teoria e prática. 2. ed. São Paulo:
Atlas, 2002.
COOK, John W. & WINKLE. Gary M. Auditoria; filosofia e técnica. 1 ed. São Paulo:
Saraiva, 1976.
FIGUEIREDO, Sandra; CAGGIANO, Paulo Cesar. Controladoria: teoria e prática. 2. ed.
São Paulo: Atlas, 1997.
GIL, Antônio Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1995.
GALLORO, Vitor Domingos; GALLORO, Lídia R. R. Sacco. Controle interno e
contabilidade como elementos de controle. In: COLEÇÃO DE SEMINÁRIOS CRCSP/IBRACON – CONTROLES INTERNOS CONTÁBEIS E ALGUNS ASPECTOS DE
AUDITORIA. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
46
LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Metodologia do trabalho
científico: procedimentos básicos, pesquisa bibliográfica, projetos e relatórios, publicações e
trabalhos científicos. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2002.
MIGLIAVACCA, Paulo N. Controles internos nas organizações: um estudo abrangente dos
princípios de controle interno: ferramentas para avaliação dos controles internos em sua
organização. 2. ed. São Paulo: Edicta, 2004.
MEGGINSON, Leon C.; MOSLEY, Donald, C.; PIETRI JR., Paul H. Administração:
conceitos e aplicações. 4. ed. São Paulo: HARBRA, 1998.
MOSIMANN, Clara Pellegrino; FISCH, Sílvio. Controladoria: seu papel na administração
de empresas. 2.ed. São Paulo: Atlas, 1999.
RODIL, Ricardo Julio. A contabilidade como ferramenta de controle interno na pequena
e nas médias empresas (PME). In: COLEÇÃO DE SEMINÁRIOS CRC-SP/IBRACON –
CONTROLES INTERNOS CONTÁBEIS E ALGUNS ASPECTOS DE AUDITORIA. 1. ed.
São Paulo: Atlas, 2000.
SILVA, Antonio Carlos Ribeiro de. Metodologia da pesquisa aplicada à contabilidade:
orientações de estudos, projetos, relatórios, monografias, dissertações, teses. 1. ed. São Paulo:
Atlas, 2003.
VERGARA, Sylvia Constant. Projetos e Relatórios de Pesquisa em Administração. 9. ed.
São Paulo: Atlas, 2007.
STONER, J. A. F.; FREEMAN, R. E. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: Prentice-Hall,
1985.
47
APÊNDICES
48
APÊNDICE A - Questionário de procedimentos de controle interno
01) A empresa possui algum manual de controles internos?
R: _________________________________________________________________________
02) As atribuições e responsabilidades dos funcionários, sessões, divisões, departamento e
gerencia estão claramente definidas nos manuais internos da empresa?
R: _________________________________________________________________________
03) Os procedimentos sobre as principais atividades da empresa (vendas, recebimentos,
compras, pagamentos) estão também definidos nos manuais internos da empresa?
R: _________________________________________________________________________
04) Existe segregações de funções de registros contábeis e acesso aos ativos?
R: _________________________________________________________________________
05) A empresa utiliza um sistema orçamentário (receitas, despesas, compras de matériasprimas, bem do imobilizados etc.)?
R: _________________________________________________________________________
06) Os valores incorridos são comparados com os orçados e as variações anormais e
significativas analisadas?
R: _________________________________________________________________________
07) As transações e os controles internos estão sujeitos a uma verificação periódica de
funcionamento?
R: _________________________________________________________________________
08) Existem controles físicos sobre os ativos, há confronto dos ativos com os registros
contábeis?
R: _________________________________________________________________________
09) Existem procedimentos de controle para as contas a receber?
R:_________________________________________________________________________
10) Qual o documento que dá origem ao faturamento?
R:_________________________________________________________________________
11) As contas a receber estão representadas por duplicatas? Há um registro de emissão desses
duplicatas?
R:_________________________________________________________________________
12) Qual é a habitualidade da empresa, venda à vista ou parcelada?
R:_________________________________________________________________________
13) Quem faz o registro de contas a receber e aonde são mantidos esses registros?
R:_________________________________________________________________________
49
14) Quem é responsável pelos recebimentos?
R:_________________________________________________________________________
15) É limitado o acesso dos funcionários aos recebimentos?
R:_________________________________________________________________________
16) São segregadas as funções de manuseio de recebimentos e registros nos controles
auxiliares?
R:_________________________________________________________________________
17) Os recebimentos são controlados independentemente por outras pessoas que não os
manuseiam (custodia independente das duplicatas; conferência da seqüência numérica de
recibos pré-numerados e checagem dos seus valores com os numerários efetivamente
depositados)?
R:_________________________________________________________________________
18) Os cheques recebidos são cruzados e nomeados à empresa? Os recebidos pré-datados são
descontados nas datas corretas? Como e onde são guardados os cheques pré-datados?
R:_________________________________________________________________________
19) Os recebimentos em espécie são depositados em conta bancária ou são utilizados para
fazer pagamentos?
R:_________________________________________________________________________
20) Quando se trata da liquidação de uma duplicata é emitido algum documento?
R:_________________________________________________________________________
21) Existe alguma relação de títulos em atraso e alguma pessoa responsável pela cobrança dos
mesmos?
R:_________________________________________________________________________
22) Os controles atuais asseguram que sejam tomadas providências para as contas a receber
em atraso (análise das contas em base mensal por idade de vencimento)?
R:_________________________________________________________________________
23) Os controles existentes garantem que o recebimento das vendas a prazo seja
imediatamente depositado na conta corrente bancária da empresa?
R:_________________________________________________________________________
24) São utilizados boletins de caixa observáveis pelos clientes ou recibos pré-numerados?
R:_________________________________________________________________________
25) Funcionário, independente daquele que manuseia os recebimentos, verifica se o valor total
do boletim de caixa ou do somatório dos recibos (deve conferir a seqüência numérica)
concorda com os valores efetivamente depositados na conta bancária da empresa?
R:_________________________________________________________________________
26) Os controles atuais garantem que os recebimentos sejam contabilizados na época devida?
R:_________________________________________________________________________
27) Os recibos pré-numerados ou fita de caixa registradora são enviados para a contabilidade?
R:_________________________________________________________________________
50
28) A contabilidade controla os boletins de caixa e a seqüência numérica dos recibos e
confere com os recibos de depósito bancário?
R:_________________________________________________________________________
29) A contabilidade elabora conciliações bancárias em base mensal (poderia detectar um
recebimento não identificado – recibo de depósito falso – e até mesmo omissão ou erro de
contabilização)?
R:_________________________________________________________________________
30) É emitido um relatório mensal que evidencia ingresso de novas contas, pagamentos
efetuados e valores efetuados por data de vencimento?
R:_________________________________________________________________________
31) Há um cadastro de clientes para ser consultado quando for necessário?
R:_________________________________________________________________________
32) É feito um estudo sobre a concessão do crédito ao cliente antes de ser prestado o serviço a
prazo a fim de minimizar as vendas com clientes duvidosos?
R:_________________________________________________________________________
33) As informações das notas fiscais (quantidade, preço unitário, cálculo, impostos, nome e
endereço dos clientes etc.) são conferidas de forma a reduzir a possibilidade de ocorrência de
erros?
R:_________________________________________________________________________
34) Como é feita a entrega das notas fiscais ao escritório contábil?
R:_________________________________________________________________________
35) O sistema de controle assegura que sejam formalizadas apenas as compras previamente
aprovadas e nas melhores condições de mercado?
R:_________________________________________________________________________
37) Os setores internos da empresa emitem requisição de bens ou serviços pré-numerada e
devidamente aprovada e a remetem para o setor de compras?
R:_________________________________________________________________________
38) O setor de compras tem um cadastro de fornecedores atualizado por natureza de bem ou
serviço?
R:_________________________________________________________________________
39) É feita a cotação de preços junto aos fornecedores, a fim de obter as melhores condições
comerciais?
R:_________________________________________________________________________
40) Os controles internos garantem que os bens que passam a ser de propriedades da empresa
ou os serviços a ela prestados sejam as obrigações resultantes dessas transações
imediatamente contabilizadas?
R:_________________________________________________________________________
51
41) Existe centralização no recebimento das notas fiscais dos fornecedores?
R:_________________________________________________________________________
42) No momento da chegada do bem à empresa ou da prestação de serviços, é dada nas notas
fiscais uma seqüência numérica pelo setor centralizador de seu recebimento (emitindo um
documento interno pré-numerado ou aplicando sobre a nota fiscal um carimbo datadornumerador)?
R:_________________________________________________________________________
43) Existem procedimentos de controle para as contas a pagar?
R:_________________________________________________________________________
44) Quem faz a inscrição em contas a pagar?
R:_________________________________________________________________________
45) Como são feitos os pagamentos na sua maioria, à vista ou a prazo?
R:_________________________________________________________________________
46) Existe alguma pessoa responsável pela autorização dos pagamentos?
R:_________________________________________________________________________
47) Como são feitos os pagamentos, em dinheiro ou cheques? Se em cheques são nominais?
R:_________________________________________________________________________
48) Quem assina os cheques? E quem os entrega aos fornecedores?
R:_________________________________________________________________________
49) Os cheques são emitidos somente para os documentos habilitados para o pagamento pelo
setor de contas a pagar?
R:_________________________________________________________________________
50) Os documentos probatórios dos pagamentos acompanham os cheques quando de sua
assinatura?
R:_________________________________________________________________________
51) Os talonários de cheques são mantidos num lugar seguro?
R:_________________________________________________________________________
52) Os talonários são acessíveis às pessoas que os utilizam no curso normal de suas funções?
R:_________________________________________________________________________
53) Todos os cheques são nominativos?
R:_________________________________________________________________________
54) Os cheques são assinados por dois funcionários categorizados?
R:_________________________________________________________________________
55) Ambos os signatários examinam a documentação probatória dos pagamentos antes de
assinarem os cheques?
R:_________________________________________________________________________
52
56) os signatários cancelam todos os documentos probatórios (rubricando-os, por exemplo)
quando da assinatura dos cheques, a fim de evitar a sua reapresentação?
R:_________________________________________________________________________
57) A contabilidade exerce controle sobre a seqüência numérica dos cheques?
R:_________________________________________________________________________
58) A pessoa encarregada pelo pagamento exerce outras funções? Caso sim quais?
R:_________________________________________________________________________
59) Existe segurança de que somente as compras efetivamente recebidas e de acordo com os
seus instrumentos formalizadores são liberadas para pagamento?
R:_________________________________________________________________________
60) É dado evidência no verso da nota fiscal de que o bem foi recebido ou de que o serviço foi
prestado?
R:_________________________________________________________________________
61) Existe um setor de contas a pagar, cujo objetivo é habilitar notas fiscais para o
pagamento?
R:_________________________________________________________________________
62) Antes de liberar a nota fiscal para o pagamento o setor de compras confere o documento
fiscal (incluindo somas, multiplicações etc.) com ordem de compra ou contrato e inspeciona
evidência do recebimento dos bens ou da prestação dos serviços?
R:_________________________________________________________________________
63) Os controles internos asseguram que os documentos sejam pagos na época devida?
R:_________________________________________________________________________
64) Todo o procedimento de pagamento é enviado à contabilidade?
R:_________________________________________________________________________
65) Como são registrados os pagamentos? É exigido algum pagamento probatório?
R:_________________________________________________________________________
66) Como são controlados os prazos de vencimentos das faturas e quem os controla?
R:_________________________________________________________________________
67) São realizadas conciliações mensais entre os registros auxiliares de contas a pagar e os
registros mantidos pela contabilidade?
R:_________________________________________________________________________
68) São realizadas conciliações periódicas entre os extratos dos fornecedores e com os saldos
de contas a pagar?
R:_________________________________________________________________________
69) É emitido um relatório mensal que evidencia ingresso de novas contas, pagamentos
efetuados e valores a serem desembolsados por data de vencimento?
R:_________________________________________________________________________
53
APÊNDICE B – Modelo de recibo de retirada
Fonte: dados conforme pesquisa
APÊNDICE C – Modelo de saída de valores para viagem
Fonte: dados conforme pesquisa
54
APÊNDICE D – Modelo relatório de viagem
Fonte: dados conforme pesquisa
55
APÊNDICE E – Modelo controle de conta bancária
SANTA MARIA
Controle de conta corrente bancária
Banco:....................................................................C/C......................................................
CRÉDITOS
DÉBITOS
DATA
HISTÓRICO
SALDO
(entradas)
(saídas)
Data da movimentação: ___/___/___
____________________
Departamento financeiro
_____________
Gerência
Fonte: dados conforme pesquisa
APÊNDICE F – Modelo pedido de compra
EMPRESA SANTA MARIA
Ficha de pedido de compra
Solicitante: Suporte
Data: ___/____/____
Quantidade
02
01
01
Descrição
Canetas marca texto
Apagador de quadro
Caderno grande
56
Fonte: dados conforme pesquisa
APÊNDICE G – Modelo ordem de abastecimento
EMPRESA SANTA MARIA
Ordem de Abastecimento
Veículo: CLIO PLACA III 0000
Data: ___/____/____
KM: ________________
Quantidade de Litros: ______________
_________________________________
Responsável Departamento Financeiro
_________________________________
Colaborador
Fonte: dados conforme pesquisa