a importância do domínio da comunicação oral para o

A IMPORTÂNCIA DO DOMÍNIO DA COMUNICAÇÃO ORAL PARA O
SECRETÁRIO EXECUTIVO
Neusa Kreuz1
RESUMO: É indiscutível a grande importância da linguagem oral no processo interacional
humano. Trata-se da primeira modalidade lingüística a ser adquirida pelo indivíduo e condição
essencial da existência de um idioma. Sendo assim, pretende-se demonstrar a importância do
domínio da comunicação oral para o profissional Secretário Executivo.
Palavras Chaves: Secretário Executivo, comunicação oral, linguagem.
1 INTRODUÇÃO
Tendo em vista que a necessidade de eficiência na comunicação acompanha o processo de
desenvolvimento da empresa, o presente trabalho tem como objetivo demonstrar o quanto é
importante que o Secretário Executivo tenha o domínio da comunicação oral.
Num primeiro momento será apresentado um relato sobre comunicação humana e a
linguagem como sendo um processo fundamental para os homens. Após, estará presente a
comunicação oral e os níveis da linguagem, bem como os tipos de comunicação oral.
Em seguida, será demonstrado o perfil do Secretário Executivo com suas funções, e a
importância do domínio da comunicação oral para esse profissional.
2 A COMUNICAÇÃO HUMANA E A LINGUAGEM
Através da comunicação estabelece-se a interação entre os homens, tornando possível que
formulem opiniões e transmitam suas idéias, sentimentos, estabelecendo contato uns com os outros.
Esse contato se processa com sons, imagens, gestos, cores, formas, e palavras, formando mensagens
que tornam o elemento essencial para a compreensão entre os seres humanos, aperfeiçoando assim,
suas capacidades de compreender a realidade do mundo em que vivem.
A comunicação é fundamental para os homens e é através dela que ocorre a transmissão de
uma mensagem, com a participação de alguns elementos como as pessoas ou o grupo que emite a
mensagem, um receptor (destinatário) correspondendo ao indivíduo ou ao grupo que recebe a
mensagem, e, ainda, como via de circulação de mensagens temos o canal de comunicação que
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Secretária Executiva, Docente do Curso de Secretariado Executivo Bilíngüe da Unioeste – Campus de Toledo.
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VANOYE (1987: 16) define como os meios técnicos que o destinador tem acesso a fim de
assegurar o encaminhamento de suas mensagens, como a voz e o ouvido.
Para que ocorra a comunicação entre os homens é necessário que a mensagem seja
decodificada pelo destinatário, tornando possível, desta forma, a compreensão do código de
linguagem e tomar esse comum aos participantes. Para que o processo de comunicação se complete
é necessário que ocorra a troca de mensagens e a compreensão do conteúdo. PENTEADO (1969:
06) diz que toda mensagem deve ser significativa, deve dizer alguma coisa em comum entre o
transmissor e o receptor. Com a utilização desse código em comum, isto é, sistema de signos e
regras que combinam, transmite-se uma mensagem denominada de linguagem.
VANOYE (1987: 197) considera a linguagem como o modo privilegiado de comunicação
da sociedade, sendo o fundamento das relações sociais. A linguagem está na origem das sociedades
e os indivíduos que fazem parte de determinados grupos sociais farão uso dela.
Como se pode verificar, a linguagem serve para a comunicação humana e através dela
busca-se a transmissão de idéias e o entendimento entre as pessoas.
3 COMUNICAÇÃO ORAL
Sabe-se que através da língua se expressa e comunica-se o pensamento humano, ou seja, as
pessoas fazem uso da língua para expressar o que sentem e o que pensam, e a maneira mais
expressiva e mais usual de fazê-lo é através da oralidade, exprimindo assim suas intenções de
comunicação e suas idéias acerca de determinado assunto.
Mesmo com o aparecimento da escrita, a fala ainda mantém seu prestígio como forma
dominante de comunicação e expressão e sabe-se que através dela alcançam-se as formas de
organização social, sendo também o vínculo de compreensão entre os seres humanos.
Na linguagem oral é possível facilitar a comunicação, pois ocorre o contato direto entre o
emissor e o receptor e a mensagem a ser transmitida recebe influência do ambiente. Além da
palavra, para comunicar-se bem é preciso formar uma estrutura que dê mais poder à comunicação, o
tom de voz e a fisionomia, bem como, a postura corporal dos interlocutores, o uso dos gestos e a
expressão facial colaboram muito para uma boa comunicação oral, e eles fazem parte da
inteligência interpessoal dos indivíduos, basta utilizá-los de forma coerente.
No meio social em que se vive, a cultura e o ambiente influenciam na linguagem das
pessoas. VANOYE (1987: 31) afirma que no interior da língua falada existe uma língua comum,
com expressões e construções mais usuais. Dessa forma, ele aponta tipos de linguagens distintas
que são usadas na comunicação oral, apontadas a seguir.
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3.1 NÍVEIS DA LINGUAGEM ORAL
VANOYE (1987: 31) aponta inicialmente a existência da linguagem oratória que são os
discursos e sermões, e é utilizada dependendo da situação. Após, faz referência à linguagem
cuidada, que é utilizada pelas pessoas ao realizar um curso, e em comunicações orais, sendo
empregado um vocabulário mais preciso e elaborado. Em terceiro plano está a linguagem comum
que é realizada através da conversação, ou pelo rádio e televisão. Em último plano temos ainda a
linguagem familiar na qual se conserva a conversação informal, não elaborada, e podendo recorrer à
expressões pitorescas, à gíria, sem formalidade.
O importante é saber variar e adaptar a linguagem própria a do interlocutor, e ter
consciência desses níveis de linguagem de acordo com o momento e com o contexto no qual está
envolvido, com o propósito de determinar o bom funcionamento da comunicação oral.
3.2 TIPOS DE COMUNICAÇÃO ORAL
Ainda de acordo com VANOYE (1987:33), podem ocorrer dois tipos de comunicação oral,
inicialmente se fará alusão à comunicação oral com intercâmbio. Nessa situação, os interlocutores
conversam e os papéis de receptor e emissor se invertem, podendo, dessa forma, um assumir a
posição do outro, efetivamente. O diálogo, a entrevista e a reunião são exemplos claros de
comunicação oral com intercâmbio, pois no desenrolar dos acontecimentos os participantes além de
receber também podem transmitir mensagens.
Por outro lado, existe a comunicação oral sem intercâmbio, através dela a mensagem é
transmitida aos ouvintes que estariam ausentes e distantes, podendo estar recebendo a mensagem
pelo rádio e televisão. Ou ainda, presentes e próximos, sendo platéia de um teatro, de uma aula
expositiva, uma conferência, ou um discurso, no entanto, com uma diferença básica em relação à
comunicação oral com intercâmbio, não ocorre a troca de papéis, ou seja, o emissor somente
transmite e o receptor recebe.
Até o momento apresentou-se um histórico da comunicação, dando ênfase à Linguagem
oral. No entanto, é necessário enfatizar a importância do emissor e do receptor, visto que são os
sujeitos da comunicação. Sendo o objetivo deste texto destacar a importância da comunicação oral
nas atividades profissionais, enfocar-se-á, como emissor, o profissional Secretário Executivo.
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4 PERFIL DO SECRETÁRIO EXECUTIVO2
O curso de Secretariado Executivo é oferecido pela Universidade Estadual do Oeste do
Paraná, reconhecido pela Lei 7377 de 30/09/87. O mesmo conta atualmente com a duração mínima
de 4 anos e funciona no período noturno.
Com o desenvolvimento urbano e industrial surgiu a necessidade de um profissional
competente, apto a atuar em um mercado de trabalho competitivo e em constantes transformações.
O sucesso profissional do Bacharel em Secretariado Executivo está na formação acadêmica
e científica, desenvolvendo uma percepção da realidade com o intuito de obter condições de
empregabilidade no mercado, juntamente com a competência de estar apto a mudanças estruturais,
afim de que possa manter o equilíbrio e garantir o crescimento da profissão no meio profissional e
acadêmico.
Tendo em vista que as relações entre o conhecimento teórico e as exigências da prática
diária da profissão estejam sendo consideradas, o Secretário Executivo exercerá seu papel dentro
das organizações, estando preparado para gerenciar setores e pessoas, utilizar novas tecnologias e
trabalhar com competência e descrição.
Segundo o novo perfil, elaborado pelo curso de Secretariado Executivo em 1999, a
profissão englobará multiplicidade e diversidade de tarefas, exigindo do profissional criatividade,
iniciativa e sensibilidade. Em seu papel atual de extensão do executivo, lhe são atribuídas as
funções de atuar como assessor executivo, sendo a pessoa que executa e participa dos processos de
decisão; Gestor, exercendo as funções gerenciais com a capacidade de planejar, organizar,
implantar programas de desenvolvimento; como Empreendedor, sendo inovador e implantando
alternativas inovadoras, possuindo capacidade crítica, reflexiva e criativa; Consultor, entender a
empresa, seus objetivos e políticas, saber trabalhar com a cultura da organização, levantar
estratégias e buscar vantagens competitivas para desta forma promover transformações.
Considerando que o Secretário Executivo deverá ser preparado para que tenha a
capacidade de desempenhar com alto padrão de competência, as tarefas cabíveis à profissão,
contribuindo assim, para a melhoria da qualidade e buscando uma maior produtividade nas
organizações, o mesmo deverá ser competente e hábil para:
− administrar o tempo;
− dar ênfase no relacionamento com clientes, tanto internos como externos;
− valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação;
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Texto extraído do Plano Político Pedagógico do curso de Secretariado Executivo Bilíngüe da Universidade Estadual do Oeste do Paraná – Campus
de Toledo.
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− ser hábil nas relações pessoais, se relacionar bem com as pessoas e respeitar suas
diferenças pessoais;
− gerenciar a transmissão e difusão da informação;
− ter capacidade de organização, e poder atuar em todas as áreas ligadas à profissão, tanto na
organização, no planejamento, na administração, no assessoramento e nos vários níveis das
empresas públicas ou privadas em que possa atuar.
Com a intenção de contribuir para uma boa formação deste profissional, o currículo
elaborado pelo Departamento do curso de Secretariado Executivo apresenta disciplinas ligadas às
Ciências Sociais, Jurídicas, Ciências Exatas, Línguas Estrangeiras e Disciplinas Instrumentais, bem
como as disciplinas de formação específica como Técnicas Secretariais, Gestão Secretarial, Língua
Portuguesa, Desenvolvimento Econômico, Relações Públicas, Marketing, Administração, Estágio e
principalmente à comunicação que é considerado como um dos alvos a ser atingido pelo Secretário
Executivo.
Partindo desse pressuposto, abordar-se-á a importância do domínio da comunicação oral
para o Secretário Executivo.
5 A IMPORTÂNCIA DO DOMÍNIO DA COMUNICAÇÃO ORAL PARA O SECRETÁRIO
EXECUTIVO
Administrar é realizar coisas através de pessoas, é transformar idéias em ações. O
Secretário Executivo é a ponte entre o diretor da empresa e os demais, sejam funcionários ou
clientes e, diariamente faz uso de termos técnicos. No entanto, faz-se necessário que ele tenha um
grande conhecimento, e saiba decodificar esses termos para que as pessoas envolvidas o
compreendam. Visto que um bom comunicador precisa estar apto a adequar a linguagem utilizada
conforme o nível de linguagem do receptor para que, desta forma, possa ocorrer a troca de
mensagens e efetivar-se a comunicação.
Sabe-se que o Secretário Executivo lida com pessoas e trabalha diretamente com o
atendimento pessoal, sendo assim, sua comunicação precisa ser clara e facilmente compreendida
pelo ouvinte.
No que se refere à linguagem oral, fatores como a utilização de termos inadequados ou
dificuldades de expressão, podem dificultar a compreensão de uma mensagem durante o processo
de comunicação, por isso, é fundamental que o secretário executivo selecione as palavras e faça uso
de um vocabulário comum para tornar mais acessível o que deseja transmitir, caso contrário, a
qualidade da fala pode ser distorcida a ponto de não ser compreendida claramente.
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A vida humana está ligada ao processo de comunicação, grande parte de nossas atitudes
são tomadas devido a estímulos que recebemos e com a pretensão de produzi-los com a capacidade
de influenciar alguém. Até o que se pensa de determinada pessoa é o resultado do que ela nos
transmite e na sociedade atual a capacidade individual de comunicação oral é decisiva e importante,
pois é com ela que a empresa pretende facilitar a venda do seu produto, ou serviço.
Um bom Secretário Executivo deverá ser hábil na comunicação oral e fazer uso de gestos e
ações, transmitindo dessa forma atitudes e estimulando o ouvinte com a intenção de influenciá-lo.
Para FARIA et al. (1982: 11) atravésa da boa comunicação oral aumenta-se a coordenação
administrativa e social, ou seja, torna-se possível o entendimento e a superação de dificuldades,
ocasionando assim, a certeza de boas relações.
O aperfeiçoamento do Secretário Executivo nas organizações modernas cada vez mais
inclui a comunicação oral como um elemento novo e de real importância. Em função do contínuo
crescimento da capacidade empresarial e da competitividade de mercado, a comunicação oral tornase um instrumento de apoio do Secretário Executivo, facilitando o crescimento das empresas nas
quais esse profissional atua.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Esse trabalho teve como tema o domínio da comunicação oral, com o objetivo de apontar a
sua importância para o Secretário Executivo. Constatou-se portanto, que é fundamental que o
profissional tenha a habilidade de desenvolver um discurso próprio, através do qual poderá
expressar suas idéias de forma compreensível e argumentativa.
Considerando que essa habilidade é exigida a todo momento do Secretário Executivo, o
domínio da comunicação oral é, antes de tudo, um instrumento de trabalho, e permite que ele faça
uso das funções da comunicação nas organizações de forma coerente.THAYER (1972:36) classifica
as funções em:
− função de informação: tem como objetivo levar ao conhecimento do receptor o que ele
necessita compreender e conhecer para poder exercer de forma eficiente sua função na
organização.
− função instrutiva e de mando: utilizada pelo superior para com o seu subordinado, para que
ele possa atender as ordens.
− função de influência e persuasão: a comunicação atinge o receptor e faz com que o mesmo
mude seus padrões para os requeridos pela organização. Faz-se uso de argumentos e
justificativas para convencer.
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− função de integração: tornar possível que os grupos formais ou informais da organização se
integrem socialmente com o intuito de fazer com que os mesmos mantenham relações.
Estas quatro funções são muito importantes para as organizações, uma vez que é por meio
delas que a comunicação procura atingir sua meta final, que é aumentar a eficiência e a
produtividade, e corrigir distorções e variabilidades das ações humanas, fazendo com que mudem
para os padrões e necessidades requeridas pela organização.
REFERÊNCIAS
FARIA, A. Nogueira; SUASSUNA, Ney Robinson. A comunicação na administração. Rio de
Janeiro, LTC: Sesat, 1982.
PENTEADO, J. R. Whitaker. A técnica da comunicação humana. São Paulo: Pioneira, 1969.
THAYER, Lee. Princípios da comunicação administrativa. São Paulo: Editora Atlas, 1972.
VANOYE, Francis. Usos da linguagem: problemas e técnicas na produção oral e escrita. São
Paulo, Martins Fontes Ltda, 1987.