ERP PRIMAVERA v9.10 Questões Frequentes sobre as

ERP PRIMAVERA v9.10
Questões Frequentes sobre as alterações
disponibilizadas nesta versão
Versão 1.0
Última atualização a 28.07.2015
PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A. © 1993 - 2015, All rights reserved
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OBJETIVO
A versão 9.10 veio disponibilizar um conjunto de alterações de plataforma e de validações várias que, pelo
seu âmbito, têm suscitado algumas dúvidas junto dos Parceiros e dos Utilizadores do ERP PRIMAVERA.
Este documento servirá de guia de resposta, podendo ser usado por todos os necessitem de explicar as
alterações disponibilizadas com a versão 9.10.
QUESTÕES FREQUENTES (FAQ)
Atualização
1. É obrigatório atualizar da v8.10 para a v9.10 para responder a todas as obrigações fiscais?
A versão 8.10 pode ser configurada para cumprir com a generalidade das regras indicadas no Despacho
n.º 8632/2014, nomeadamente os critérios de validação dos mapas. No caso dos mapas, os layouts
standard da aplicação cumprem com os novos requisitos. No caso dos layouts personalizados, estes
também cumprem com os novos requisitos, desde que configurados de acordo com determinadas regras
que podem ser consultadas aqui.
Apesar da v8.10 cumprir passivamente com os requisitos mínimos exigidos, a versão 9.10 garante
ativamente os seu cumprimento, pelo que a PRIMAVERA aconselha a migração para a versão mais
recente.
2. Qual o prazo para os clientes atualizaram da V8.10 para a V9.10?
A versão 9.10 foi publicada a 30 de junho de 2015, sendo um versionamento da versão 9.0 que foi
publicada a 16 de outubro de 2014. Tal como definido nas regras de manutenção dos produtos
PRIMAVERA, após o lançamento de uma nova versão os clientes dispõem de 18 meses para proceder à
atualização. A partir deste prazo deixa de vigorar o suporte (standard) para a versão anterior, tal como vem
definido no CSA. Naturalmente, a PRIMAVERA recomenda a atualização para a versão mais recente.
3. As novas funcionalidades apresentadas no âmbito da plataforma v9.10, incluindo a
validação dos mapas, também vão estar disponíveis para o Starter Easy?
Sim. A versão atual do Starter Easy será substituída por uma nova versão a disponibilizar na segunda
metade de 2015. O Starter Easy está a ser sujeito a um plano de atualização que vai incorporar um vasto
leque de novidades, para além do suporte às das regras indicadas no Despacho n.º 8632/2014.
Instalação e Configuração
4. Qual é o objetivo da configuração do serviço de correio eletrónico?
O correio eletrónico é hoje um requisito essencial para qualquer sistema de gestão on-premises ou online.
Um sistema de gestão é uma aplicação com criticidade elevada e crescente. Entre outras operações
fundamentais, é extremamente importante assegurar que, perante a ocorrência de eventos críticos, existe
alguém responsável pela sua manutenção.
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O “Administrador de Sistema”, personalizado na conta de “Super Administrador”, é o responsável por
garantir o correto funcionamento da aplicação. Para implementar esta política de responsabilização, o ERP
passou a incorporar o envio de mensagens através do serviço de correio eletrónico usado pelo cliente. Esta
é uma via para garantir que o sistema comunica com as pessoas e é usado de forma responsável. Mais
informações podem ser consultadas no artigo “Obrigatoriedade de configuração de servidor de email”.
5. Como se configura o serviço de correio eletrónico?
A configuração do serviço de correio eletrónico foi pensada para ser simples de realizar. Para o efeito basta
indicar um servidor SMTP ou um relay (retransmissão) local. Haverá clientes que utilizam um serviço
externo e haverá outros que têm um servidor interno. Em qualquer dos casos a configuração é exatamente
igual à configuração habitualmente usada para os colaboradores da organização. É sempre possível
configurar um serviço de SMTP local no próprio servidor aplicacional.
6. Que vantagens tenho em configurar o serviço de correio eletrónico?
Perante a ocorrência de um erro na execução dos planos de manutenção de uma empresa produtiva, o
Super Administrador é imediatamente notificado com um e-mail de forma a poder dar uma resposta
imediata ao mesmo, de modo a evitar ou minimizar cenários de perda de dados, tempos de
inoperacionalidade, entre outros. O caso da perda de dados configura um cenário com implicações legais
sobre o qual a AT tem vindo a exigir maior rigor e controlo aos produtores de software.
No caso da relação parceiro/cliente/utilizador, esta funcionalidade é ainda mais importante. O parceiro
poderá colocar o seu e-mail técnico na conta de Super Administrador do cliente e passará assim a receber
as notificações que necessitam de intervenção técnica urgente.
7. Posso adiar a configuração do serviço de correio eletrónico?
Sim. Mas depois da inicialização da plataforma, ao abrir o Administrador, No entanto esta configuração
deverá ser efetuada o quanto antes de modo a evitar que continuem a ser registados eventos críticos de
sistema relacionados com esta obrigatoriedade. Mais detalhes no artigo “Inicialização da Plataforma
PRIMAVERA”.
8. Ter um e-mail válido é um requisito obrigatório para todos os utilizadores da aplicação?
Recomenda-se que todos os utilizadores tenham um e-mail válido, no entanto a obrigatoriedade apenas se
aploca ao Super Administrador.
9. Quantos Super Administradores podem existir?
Não existe limite superior, tem de existir pelo menos um (é obrigatoriamente o primeiro utilizador da
aplicação).
Planos de Manutenção
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10. Os planos de manutenção são obrigatórios?
Tal como previsto na lei, a aplicação tem de garantir que existem planos de manutenção para empresas
produtivas (ver artigo “Obrigatoriedade de existência de planos de manutenção”).
11. Como são executados os planos de manutenção?
O Maintenance Plans Service é o novo módulo do Windows Service responsável por executar os planos de
manutenção. Desta forma, o Windows Service é o agregador de serviços da aplicação, integrando módulos
como o já conhecido Deployment Center. Mais informações podem ser consultadas aqui.
A partir da V9.10 o Windows Scheduler deixa de executar os planos de manutenção. A aplicação também
deixa de depender do SQL Agent, pelo que podem ser usadas as versões de SQL Express onde este
serviço não está presente.
12. Tenho um sistema externo que realiza e assegura a política de cópias de segurança
definida no despacho legal. Como posso parametrizar a aplicação para não ter serviços
duplicados?
Em Portugal a aplicação deve assegurar o cumprimento do seguinte requisito legal:
“3.1.2 - Ter implementada uma política de cópias de segurança, de periodicidade obrigatória, de forma a
minimizar o volume de dados a recuperar em caso de corrupção da base de dados e ou a manutenção de
duas ou mais base de dados simultâneas para que, quando uma se corrompa, a(s) outra(s) assegure(m) a
continuidade da faturação.” - Despacho n.º 8632/2014.
Consideramos ainda que a existência de uma política de cópias de segurança é uma prática que deverá ser
aplicada em todos os mercados.
Se o cliente tem um sistema externo à aplicação que assegura a realização das cópias de segurança,
poderá desligar o sistema de cópias de segurança da aplicação e, deste modo, assumir o cumprimento
desta responsabilidade. Esta opção está disponível nos Parâmetros de Instalação no Administrador e pode
ser sincronizada para várias instâncias através do Administrador de Instâncias. Sempre que a opção for
alterada será registado um evento de sistema de modo a garantir a correta rastreabilidade desta
configuração. Internamente, a aplicação continuará a criar os planos de manutenção recomendados, mas o
serviço Maintenance Plans Service deixará de os executar (mais informações no artigo “Obrigatoriedade de
existência de planos de manutenção”).
No caso de Portugal, a inativação do sistema de cópias de segurança do ERP implica que o produto
deixará de detetar a reposição das cópias de segurança. Isto significa que as operações de inativação de
séries com perda de documentos e criação de séries novas, serão igualmente da responsabilidade do
cliente.
13. O que acontece se ocorrerem erros na execução dos planos de manutenção?
O sistema vai registar eventos críticos de sistema que serão enviados por e-mail para o Administrador de
Sistema (contas de Super Administrador) para que sejam tomadas ações no sentido de corrigir os
problemas rapidamente. Os mesmos eventos podem ser consultados (e justificados) no Administrador.
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Histórico de Operações
14. O log das entidades de sistema é obrigatório e não pode ser apagado. Qual é o impacto na
gestão do espaço em disco reservado ao crescimento da base de dados?
O impacto é negligenciável. Qualquer base de dados deve reservar espaço em disco para o crescimento
resultante dos processos de negócio. Comparativamente à dimensão dos dados de negócio, o tamanho
ocupado pelo log das entidades de sistema não tem significado.
Já o log das restantes entidades não sofreu quaisquer alterações dado o facto de poder ter impacto na
dimensão do volume de dados e no desempenho do sistema, ou seja, continua a ser possível ativar e
desativar este log de acordo com as características de rastreamento pretendidas.
Consulta de Dados
15. Porque foi alterada a funcionalidade “Dentro de Ficheiros”?
A “Consulta de Dados” veio substituir a opção “Dentro de Ficheiros” de modo a impedir o manuseamento
de dados por outra via que não a aplicacional. Apesar de ser possível o uso de ferramentas terceiras para
realizar intervenções técnicas diretamente nas bases de dados, com esta alteração deixa de ser possível
fazê-lo recorrendo a funcionalidades disponibilizadas pela PRIMAVERA.
16. Posso executar uma query SQL simples (SELECT) na Consulta de Dados?
Todos os dados podem ser consultados através da opção “Consulta de Dados”, no entanto não é possível
escrever manualmente a instrução SQL.
Acrescenta-se ainda que todas as alterações aos dados passam a ser resultado da execução dos
processos regulados pelos motores da aplicação e/ou de ações corretivas que sejam executadas por
processos de atualização controlada e versionada da base de dados. A descontinuidade da funcionalidade
“Dentro de Ficheiros” está exatamente relacionada com a impossibilidade técnica de controlar a edição livre
de queries, e de forma a garantir a integridade dos dados e o cumprimento das regras de negócio, bem
como dos normativos legais e fiscais.
17. A aplicação permite criar listas baseadas em queries SQL livres. Essa funcionalidade
mantém-se?
Sim. Mas este tipo de desenvolvimentos devem ser realizados com ferramentas de gestão/desenvolvimento
próprias do SQL Server, que facilitem a escrita e o teste das mesmas.
18. Em que situações é necessário alterar os dados por outra via que não a aplicacional?
Nos casos em que um defeito da aplicação só puder ser corrigido através de uma intervenção direta nos
dados, ao abrigo do serviço de suporte e manutenção. Nestes casos a intervenção é da responsabilidade
de quem a executa.
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19. Posso aplicar filtros à consulta de dados?
Sim, é possível filtrar quaisquer campos apresentados na grelha de resultados.
Eventos do Sistema
20. O que são os Eventos do Sistema?
São eventos críticos ou informativos que o sistema gera durante a sua operação. O objetivo dos eventos é
alertar o responsável do sistema para a ocorrência de anomalias ou potenciais problemas que necessitam
da sua atenção.
21. Onde posso consultar os Eventos do Sistema?
Caso existam novos eventos ou eventos críticos por justificar, a aplicação irá abrir a consulta de eventos
automaticamente ao entrar no Administrador. É ainda possível aceder a esta funcionalidade através da
opção “Utilitários\Eventos de Sistema”. Esta opção só está disponível para Super Administradores.
22. Quem recebe os Eventos do Sistema por e-mail?
O destinatário dos eventos é sempre o Administrador de Sistema, personalizado na(s) conta(s) de Super
Administrador.
23. Porque tenho de justificar os eventos críticos?
Para garantir que foi realizada alguma ação face à ocorrência de um problema. A justificação corresponde
ao fecho da ocorrência e permite demonstrar a ação realizada pelo responsável.
A título de exemplo, é necessário garantir que o sistema está a executar as cópias de segurança com
sucesso, qualquer erro deve ser tratado com a maior brevidade possível.
24. O que acontece se não justificar os eventos críticos?
Os eventos vão permanecer ativos na listagem de eventos do sistema. Para além disto, tratando-se de
problemas recorrentes, poderá continuar a ser notificado enquanto os problemas não forem resolvidos e
justificados.
Qualidade das Passwords
25. Porque é importante validar a qualidade das passwords?
Embora a qualidade das passwords não seja uma exigência legal, é um requisito de segurança muito
importante que se transformou numa prática generalizada nos sistemas atuais.
A aplicação deve assegurar que os dados não são alterados por outra via que não a aplicacional. Quando
os sistemas permitem o uso de passwords “fracas” estão a negligenciar a segurança e consequentemente
a comprometer a proteção e integridade dos dados.
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26. Quais são os critérios para validar a qualidade das passwords?
De acordo com o algoritmo de validação zxcvbn, as passwords tem 5 níveis de qualidade possíveis. A
aplicação aceita passwords a partir do nível 1. Atendendo ao contexto de utilização do ERP PRIMAVERA,
consideramos que este é um critério razoável, no entanto á recomendada a utilização do nível 4 ou
superior. Para aumentar os níveis de segurança no uso do ERP não é descartada a possibilidade de, no
futuro, vir a ser aumentado o nível mínimo de segurança das palavras-passe admitidas pelo sistema.
27. A atualização das passwords que não cumprem os critérios de qualidade é obrigatória?
Para evitar interrupções no uso das aplicações todos os utilizadores continuarão a poder entrar no ERP
sem alterar a password, embora sejam aconselhados a fazê-lo no momento da autenticação. Ao entrar no
Administrador ou ao editar a ficha de um utilizador, a aplicação obrigará a atualizar a password caso esta
não cumpra com os requisitos mínimos de segurança.
No Administrador é ainda possível solicitar a atualização obrigatória das palavas-passe de todos os
utilizadores através da opção “Segurança\Utilizadores\Redefinir Passwords”.
28. Posso definir os critérios de qualidade das passwords para a minha instalação?
Na versão atual, não.
29. A validação da qualidade das passwords vai condicionar os Terminais de Produção?
Não. Estas aplicações usam um PIN (Personal Identification Number), pelo que as regras de segurança das
palavras-passe não são aplicáveis.
30. A obrigatoriedade de password forte também será colocada no POS?
Sim, o POS usa o mesmo tipo de exigências do ERP.
Dados das Empresas
31. Posso criar empresas produtivas a partir da clonagem de uma empresa padrão?
Entende-se como empresa padrão uma template que foi pré-configurada com dados por omissão para
determinado tipo de cenários (países, setores, etc.) e na qual não foram registadas quaisquer transações.
Neste caso sim, depois de clonar a empresa padrão pode ativar a propriedade “Produtiva” na ficha da nova
empresa. Mais informações no artigo disponível aqui.
32. Posso alterar o NIF ou a propriedade Produtiva por outra via que não a aplicacional?
Não. As aterações a estes dados devem respeitar as regras da aplicação pelo que deve ser utilizada
exclusivamente a via aplicacional.
Validação de Mapas
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33. Quando é que entra em vigor a certificação dos mapas?
No Despacho n.º 8632/2014 não vem identificada uma data para a entrada em vigor desta obrigatoriedade.
Presume-se assim que estará em vigor desde a data de publicação do despacho.
34. A validação de mapas é obrigatória para todas as localizações?
Não. A verificação dos critérios de validação de mapas está a ser efetuada exclusivamente em empresas
com localização portuguesa. Atualmente esta validação é imposta apenas pela Autoridade Tributária (AT)
de Portugal. No entanto a plataforma já está preparada para garantir os processos de certificação que
estão a nascer noutras localizações.
35. Quais são os mapas sujeitos a validação?
Todos os mapas com relevo legal/fiscal da localização PT têm de ser validados. Os mapas de sistema que
não tenham sido sujeitos a alterações são todos válidos. Os mapas do utilizador (criados em sede de
implementação ou mapas de sistema alterados) terão de ser verificados e, eventualmente, corrigidos caso
não cumpram as regras de validação.
36. A validação de mapas também é feita em documentos de compra?
Sim, apenas em mapas sujeitos a certificação, tais como autofaturação e guias de devolução a fornecedor.
37. Os recibos também estão sujeitos a validação?
Apenas recibos a clientes e devedores emitidos no âmbito do regime de IVA de Caixa.
38. Os mapas impressos via VBA estão sujeitos a validação?
Não, a rotina de chamada ao método de impressão terá que ser alterada de modo a cumprir com a
validação prévia à impressão. Nas implementações específicas que efetuem impressões autónomas
recomendamos que seja efetuada a verificação dos mapas através das ferramentas disponíveis no ERP.
39. Os mapas anexos à impressão de documentos certificados estão sujeitos a validação?
Os anexos não estão sujeitos a validação.
40. Quais são as regras usadas na validação de mapas?
As regras estão definidas na PRIMAVERA Knowledge Base, podem ser consultadas aqui.
De forma resumida, são realizadas validações sobre campos obrigatórios, sobreposição de campos,
campos fora da área de impressão, campos suprimidos, fórmulas específicas, etc.
41. Como posso validar os mapas?
Para minimizar os impactos, a validação é executada no momento da primeira impressão de um
determinado mapa. Poderá ainda ser efetuada manualmente (individual ou em lote) através do ecrã de
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configuração de documentos (disponível apenas nas áreas referentes a documentos certificados). Mais
informações podem ser consultadas aqui.
42. Onde posso consultar os erros de validação de mapas?
No final da verificação é apresentado um resumo da validação onde são indicados os campos que
provocaram erros de validação e os motivos que causaram a invalidade do mapa.
43. Quantos dias tenho para corrigir um mapa que não seja válido?
Para viabilizar a resolução dos problemas dos mapas sem causar impactos na operabilidade do sistema,
são permitidos 90 dias a partir data de validação do mapa.
Em todas as validações em que o mapa é considerado inválido é gerado um ficheiro <NOMEMAPA>.log,
com mais detalhes acerca da validação para o respetivo mapa. Este ficheiro encontra-se localizado na
mesma diretoria do mapa validado.
44. O logótipo pode substituir a obrigatoriedade de imprimir os dados fiscais da empresa?
Não. É obrigatório efetuar a impressão dos dados fiscais da empresa através da inclusão dos campos
respetivos nos modelos de impressão.
45. A alteração dos mapas continua a ser possível através do programa Crystal Reports?
Sim, poderá continuar a alterar os mapas no Crystal Reports. Quaisquer alterações implicarão a verificação
automática do mapa no momento da primeira impressão.
46. Os mapas de base do PRIMAVERA podem não ser válidos?
Todos os mapas de base do PRIMAVERA são válidos. No entanto poderá haver situações em os mapas
são considerados inválidos devido às configurações de margens de impressão existentes das propriedades
da impressora. Nestes casos deverá ser efetuado o ajuste das configurações de margens da impressora.
47. Irá ser necessário validar mapas de utilizador ainda que estes sejam para uso interno?
Apenas no caso dos mapas estarem sujeitos a validação (mapas certificados).
48. Existe possibilidade de validar um mapa sem ser através do ERP PRIMAVERA?
Não, a única forma de validar um mapa é através do ERP PRIMAVERA.
49. No caso em que temos várias empresas criadas, que partilham os mesmos mapas, mas
com campos sobrepostos condicionalmente por empresa, ao fazer a validação dos
mesmos, também vai gerar erro?
Caso os campos sobrepostos sejam obrigatórios irá surgir um erro de validação. Nestes deverá optar por
usar mapas distintos por empresa ou usar uma configuração uniforme para todas as empresas.
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50. A certificação dos mapas valida os dados identificados no art.º 36 do CIVA?
Sim, entre outros.
51. Obtenho um erro de que os campos “Nome”, “Morada”, “Contribuinte” ou “CodPostal” não
são encontrados. Como tornar o mapa válido?
Os campos com a identificação da empresa emissora são obrigatórios, mesmo na presença de um logótipo
no mapa de impressão.
Neste caso deverá adicionar os campos seguindo como exemplo um dos mapas de sistema.
52. Obtenho um erro a indicar que os dados da entidade não estão presentes no mapa, mas os
mesmos encontram-se visíveis mas inseridos numa caixa de texto. Como tornar o mapa
válido?
Os campos obrigatórios não podem ser inseridos em caixas de texto, de modo a garantir que os dados são
totalmente visíveis na impressão.
Nestes casos será necessário retirar os campos da caixa de texto.
53. Possuo os dados de carga e descarga, no entanto obtenho um erro que indica que alguns
campos não estão presentes no mesmo. Como tornar o mapa válido?
Existem duas causas frequentes para este problema: o sub relatório com os dados poderá estar
desatualizado ou possuir um nome inválido.
Deverá garantir que o nome do sub relatório é “GcpVlsDescargaFac.rpt”. Caso o nome esteja correto e o
erro persista, é necessário efetuar a atualização do sub-relatório. Para tal deverá reimportar o sub relatório
“GcpVlsDescargaFac.rpt” a partir da pasta de instalação do ERP e subpasta SG900/Mapas/(LE ou
LP)/GCP
54. Ocorre um erro no momento da impressão de uma fórmula chamada, por exemplo,
“formula1”. Como tornar o mapa válido para impressão?
Quando ocorre um erro de impressão, é gravado na mesma diretoria do mapa original um novo mapa com
o mesmo nome e com o sufixo “_err”.
Deverá partir deste mapa e validar os erros presentes no mesmo, validando o conteúdo da fórmula
“fórmula1”.