Gerenciador de Processos

 Grupo de Banco de Dados IBILCE UNESP 2012 GUIA DO USUÁRIO Gerenciador de Processos Coordenação: Prof. Dr. Carlos Roberto Valêncio
Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP2012 Controle do Documento
Informações Gerais
Título GBD Guia do Usuário – GePrOC
Nome do Arquivo GBD –Guia do Usuário– GePrOC.doc
Autor(es) Diogo Lemos Guimarães
Resumo de Alterações
Versão Alteração Feita Responsável Data 1.0
Documento Inicial
Diogo
01/03/2012
1.1
Revisão do Documento
Toni
01/03/2012
GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 2 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP2012 GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 3 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP2012 Conteúdo CONTEÚDO .......................................................................................................................................................... 4 UTILIZANDO O SISTEMA GEPROC ......................................................................................................................... 5 ACESSANDO O SISTEMA ....................................................................................................................................... 6 TELA INICIAL ......................................................................................................................................................... 7 MENU ......................................................................................................................................................................... 7 CENTRO ....................................................................................................................................................................... 8 INFORMAÇÕES .............................................................................................................................................................. 8 CADASTRAR PROCESSO ...................................................................................................................................... 10 DEFINIR DADOS DO PROCESSO ....................................................................................................................................... 10 DEFINIR PARECERISTA .................................................................................................................................................. 11 DEFINIR RESPONSÁVEIS ................................................................................................................................................ 13 CONFIRMAR ............................................................................................................................................................... 14 ENCAMINHAR PROCESSO ................................................................................................................................... 16 EFETUAR PARECER ....................................................................................................................................................... 16 ANEXAR DOCUMENTO .................................................................................................................................................. 18 ENCAMINHAR PROCESSO .............................................................................................................................................. 18 VISUALIZAR PROCESSO ................................................................................................................................................. 20 GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 4 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP2012 Utilizando o sistema GePrOC O Gerenciador de Processos é um sistema que tem como objetivo permitir ao usuário o controle do andamento de um processo, podendo de forma simples, saber a localização, documentos anexados e pareceres vinculados a um determinado processo. Objetivo Deste Guia Este guia descreve as funcionalidades do sistema GePrOC. Suporte ao Usuário Caso o usuário necessite de suporte referente ao acesso do sistema e suas funcionalidades, deve enviar um e-­‐
mail para [email protected]. GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 5 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 Acessando o sistema Todos os usuários precisam efetivar a entrada no sistema através da página de autenticação de usuário. Para isto, o usuário deve digitar no primeiro campo seu CPF e no campo abaixo sua senha, quando terminar o mesmo deve clicar no botão “Entrar” e será direcionado para a página inicial. O acesso deve ser realizado utilizando o navegador “Firefox 4.0 ou superior”. Figura 1: Página de Autenticação GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 6 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 Tela Inicial Exibe de forma resumida os processos que o usuário é responsável e está atribuido. A tela inicial é organizada em três áreas diferentes: “Menu”, “Centro” e “Informações”
MENU
Figura 2: Menu No canto esquerdo são exibidos os menus de acesso às funcionalidades, onde pode ser
acessada a tela inicial e a tela de cadastro de um novo processo.
GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 7 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 CENTRO
Figura 3: Interface Centro Os processos em que o usuário está envolvido são exibidos na tela central, organizados
em 4 tipos distintos, a saber:
• Processos pendentes: São aqueles que o usuário deve tomar alguma ação, seja efetuar
um parecer ou apenas encaminhar o processo para outra pessoa responsável.
• Processos que estou envolvido: São aqueles que, no momento, o usuário não tem
nenhuma ação pendente a ser efetuada, porém permite que o mesmo possa
acompanhar o andamento do mesmo.
• Processos que sou responsável: Lista aqueles processos que o usuário é responsável
pelo mesmo.
• Trâmites finalizados: Exibe todos os processos finalizados no qual o usuário é
responsável.
INFORMAÇÕES
GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 8 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 Figura 4: Interface de Informações No canto direito é exibido um resumo dos processos, onde é exibida de forma rápida a
quantidade de processos em atraso, finalizados ou em andamento.
GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 9 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 Cadastrar Processo Permite ao usuário cadastrar um novo processo e definir os pareceristas, responsáveis e informações importantes sobre o processo. v ACESSO 1)
Na tela inicial na área de menu clique sobre o botão “Processo”
Um novo processo é cadastrado em 3 etapas. Primeiramente devem ser definidos os
dados iniciais básicos do processo, preenchendo os campos exibidos no formulário.
DICA!
Os campos indicados com asterisco em vermelho são dados obrigatórios
DEFINIR DADOS DO PROCESSO
Figura 5: Definir dados do processo GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 10 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 Finalizada esta etapa, deve-se clicar na opção “Definir parecerista”.
DEFINIR PARECERISTA
O parecerista é responsável por efetuar um ou mais pareceres no processo. Quando um
usuário é definido como parecerista, ele deverá realizar o parecer antes de encaminhá-lo
ao próximo usuário.
IMPORTANTE!
O parecer estará disponível a todos os usuários que tem acesso ao processo.
Figura 6: Definir Parecerista Na tela de seleção de pareceristas é possível escolher o desejado digitando o nome
diretamente. Apenas começe a digitar o nome da pessoa que sugestões irão aparecer.
GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 11 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 Figura 7: Filtro de parecerista Quando localizar a pessoa desejada, arraste a mesma para a área na esquerda.
Figura 8: Seleção de parecerista GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 12 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 IMPORTANTE
É possível utilizar filtros para consultas, dentre eles, campus, unidade ou
departamento da pessoa, para facilitar a busca.
Também é possível definir um grupo de pessoas para que todas sejam localizadas
mais facilmente.
Figura 9: Grupos de Pessoas Uma vez que todos os pareceristas do processo são definidos, deve-se clicar na aba
“Definir Responsáveis”.
DEFINIR RESPONSÁVEIS
Os responsáveis por um processo tem o privilégio de poder editar e remover
pareceristas, assim como alterar os dados do processo.
GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 13 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 A seleção de um responsável é realizada da mesma maneira a seleção de pareceristas.
Basta consultar as pessoas desejadas. Ao finalizar clique na tela de “Confirmar”.
Figura 10: Definir responsável CONFIRMAR
Nesta tela é exibido um resumo de todo o processo, se os dados estiverem corretos,
clique em “Confirmar”. Caso contrário volte na aba desejada e faça a alteração
necessária.
GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 14 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 Figura 11: Confirmação da criação do processo GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 15 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 Encaminhar Processo Permite a um usuário encaminhar o processo para qualquer outra pessoa do sistema. v ACESSO 1)
Na tela inicial, acesse a área “Processos Pendentes” e clique sobre o botão “Encaminhar” referente
ao processo desejado.
EFETUAR PARECER
Na tela de encaminhar o processo, caso o usuário seja um parecerista ele deverá realizar
o parecer clicando no botão “Parecer” no topo do sistema.
Figura 12: Efetuar Parecer Será então exibida uma tela para que o usuário preencha o parecer e, para concluir, deve
clicar em Salvar.
IMPORTANTE!
O parecerista pode formatar o texto de várias maneiras, e caso desejar, ainda pode
digitar o texto em um editor de texto (Word) e colar o texto já formatado.
GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 16 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 Figura 13: Formatação no parecer Quando finalizado, a lista de pareceres será exibida no resumo do processo. Para
visualizar o mesmo clique sobre o mesmo.
Figura 14: Lista de parecer GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 17 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 ANEXAR DOCUMENTO
Para anexar um documento, clique no botão “Anexar” exibido no topo do sistema. Será
então exibida a tela para selecionar o arquivo que deseja enviar.
Figura 15: Enviar documento em anexo A lista de documentos enviados também será exibida no resumo do processo.
ENCAMINHAR PROCESSO
Para encaminhar um processo clique sobre o botão “Encaminhar”. Será exibida a tela
para que o prazo seja escolhido para a próxima etapa e a escolha de quem vai receber o
processo. Ao finalizar clique em “Confirmar”.
GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 18 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 Figura 16: Encaminhar Processo GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 19 Grupo de Banco de Dados IBILCE -­‐ UNESP 2012 VISUALIZAR PROCESSO
Caso a pessoa esteja envolvida com o processo, ela poderá acompanhar o andamento do
processo sempre que desejar. Para isso, acesse a tela inicial e clique no botão
“Visualizar” para o projeto desejado.
Figura 17: Visualizar Processo GRUPO DE BANCO DE DADOS – GUIA DO USUÁRIO -­‐ GEPROC 20