Relatório Auto-avaliação de Desenvolvimento Organizacional da

Relatório Auto-avaliação de Desenvolvimento Organizacional da
Secção Portuguesa da Amnistia Internacional
(ADO)
e
Recomendações
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
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Setembro 2008
SESSÃO DE AUTO-AVALIAÇÃO DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL DA AI PORTUGAL
Efectuada a 27 de Setembro na Escola Superior de Comunicação Social em Lisboa
Participantes:
Membros de Grupos/Núcleos Locais
Otília Reizinho
Teresa Calisto
Teresa Nogueira
Membros da Direcção:
Ana Monteiro
António Elóy
Fernando Faria de Castro
Raul Gaião
Membros do Secretariado:
Alexandra Fonseca
Ana Lobato Castanheira
Cátia Silva
Daniel Oliveira
Daniela Jerónimo
Eduardo Martins
Fernando Marques
Irene Rodrigues
Joana Brandão
Luísa Marques
Pedro Krupenski
Susana Fonseca
Facilitador: José Miguel Costa
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
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Setembro 2008
Programa
Visão, missão e identidade locais
P1
Uma visão e missão locais definidas e articuladas, consistentes com a visão e missão globais da AI. Estas podem ser explicadas por todos
os níveis do pessoal e activistas chave da S/E e são reconhecidas por pessoas externas a ela.
Nível 1
Embrionário
Pontuação
5
10
15
Nível 2
Em
desenvolvimento
20
25
30
35
40
Nível 3
Desenvolvimento
Moderado
45
50
55
60
Nível 4
Bem
desenvolvido
65
70
75
Nível 5
Exemplar
80
85
90
95
100
1. Existência de missão e visão
2. Consistência da missão e visão com a missão e visão global da AI
3. Compreensão da missão e visão pelos membros
4. Existência e conhecimento de valores fundamentais definidos
5. Compreensão da missão e visão e valores fundamentais por pessoas externas à AI
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
•
•
•
•
Já existe uma visão e uma missão locais estabelecidas no Plano
estratégico e aprovadas em Assembleia-Geral.
A aprovação da visão e missão locais careceram contudo de
uma discussão profunda e alargada pelos membros,
secretariado e direcção da Secção.
A visão e missão locais são apenas conhecidas por poucas
pessoas dentro da Secção e praticamente desconhecida fora da
organização.
Houve falha na promoção de divulgação e discussão activa
sobre a visão e a missão locais da Secção dentro do movimento.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
Recomendações de acção
Idênticas às da ADO de 2006:
• Promover divulgação e discussão activa sobre a visão e a
missão locais da Secção dentro do movimento.
• Ponderar ratificação eventual da visão e missão locais em
Assembleia – Geral com o adequado relevo.
• A AI Portugal deverá promover intensamente a sua visão e
missão locais dentro e fora da organização, assegurando a
formação de todos os seus membros neste aspecto bem como
nos valores base do movimento.
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Setembro 2008
Pensamento e planeamento estratégicos
P2
Capacidade para formular, adoptar e implementar um plano estratégico, baseado numa análise do ambiente externo e seguindo as linhas
marcadas pelas prioridades globais da AI (o PEI) e a capacidade de prever e gerir a mudança
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Nível 5
Embrionário
Em
Desenvolvimento
Bem
Exemplar
Pontuação
desenvolvimento
Moderado
desenvolvido
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
80
85
90
95
100
1 Capacidade para pensar e planear estrategicamente
2 Qualidade do plano estratégico
3 Processos de planeamento
4 Implementação do plano estratégico
5 Avaliação e aprendizagem
6 Gestão da mudança
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
•
•
•
•
•
•
Estão elaborados os planos estratégicos e operacionais da
Secção.
Houve uma mudança de atitude por parte do secretariado
existindo plena compreensão da necessidade de planeamento.
Os planos são efectuados com a devida componente financeira
e com orçamentação de forma sistemática.
Os planos são elaborados e conhecidos pela Direcção e
Secretariado e aprovados em Assembleia-Geral embora sejam
pouco divulgados e discutidos pelos membros da secção.
O ciclo de planeamento prevê a sua monitorização embora esta
não seja ainda efectuada totalmente. Não existe uma grelha de
avaliação que facilite a sua execução regular e sistemática.
Em comparação como exercício de auto-avaliação de 2006
considera-se ter havido regressão no ciclo de planeamento com
menor articulação entre as componentes estratégicas e
operacionais e dificuldades de monitorização.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
Recomendações de acção
Idênticas às da ADO de 2006:
• Aumentar a mobilização e envolvimento dos membros no
processo de planeamento.
• Usar sistematicamente objectivos SMART (específicos,
mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporizáveis) no
processo de planeamento.
• Melhorar os processos de avaliação do impacto no sentido da
sua sistematização e execução regular.
• Manter uma formação contínua do secretariado sobre o ciclo de
planeamento.
Recomendação adicional:
Promover uma melhor articulação entre os órgãos estratégicos e os
operacionais e a fiscalização / monitorização regular de essa
articulação.
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Setembro 2008
Programa
Contributo para alcançar as metas de campanha da AI
Pontuação
P3
Contributo para alcançar as metas globais de campanha da AI
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Em
Desenvolvimento
Bem
Embrionário
desenvolvimento
Moderado
desenvolvido
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
Nível 5
Exemplar
80
85
90
95
100
1 Compreensão das campanhas
2 Participação em campanhas globais
3 Participação noutras campanhas (Acções Urgentes, PAPs, Resposta a Crises, etc.)
4 Impacto das campanhas
5 Dar continuidade aos sucessos/aprendizagem
6 Relatórios para o movimento internacional
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
Não foi possível a obtenção de consenso na classificação que foi
obtida por votação; houve 9 votos a favor de 65 e 7 votos a favor
de 60.
• São planeadas e implementadas campanhas coordenadas e
focalizadas.
• A S/E adere às metas das principais campanhas globais,
com apoio variável por parte dos membros e escasso por
parte dos grupos.
• O grau de comunicação entre a Secção e os Grupos é baixo.
Apesar de as estruturas serem regularmente convidadas a
participarem nas campanhas em curso houve redução no nº
de propostas de actividades fornecidas aos grupos.
• São realizadas campanhas com graus de sucesso variáveis
(satisfazendo os objectivos de campanha locais), com
alguma diversidade de técnicas.
• Existem sistemas para relatórios e feedback mas são pouco
eficazes e existem dificuldades na avaliação do impacto.
• As realizações podem não ser consolidadas após uma
campanha.
• Existem planos para desenvolver capacidade para contribuir
para outras actividades de campanha.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
Recomendações de acção
Idênticas às da ADO de 2006:
Investir na mobilização dos activistas:
• É necessário continuar a investir em novas técnicas de
mobilização dos activistas e na diversificação do activismo.
• Melhorar a motivação / grau de envolvimento dos Grupos.
• Continuar a melhorar a comunicação interna entre os membros
e a comunicação com o Secretariado Internacional procurando
enviar e receber feedback atempado e relevante sobre os
resultados das campanhas e sobre os casos individuais tratados.
Planeamento e Aprendizagem:
• Utilizar sistematicamente o ciclo de planeamento completo
incluindo mecanismos de avaliação do impacto das campanhas
e acções efectuadas.
• Procurar aprender com a experiência de outras Secções (por
exemplo AI Espanha).
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Setembro 2008
Programa
Contributo para alcançar mudanças no próprio país
P4
Contributo para alcançar mudanças no próprio país
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Em
Desenvolvimento
Embrionário
desenvolvimento
Moderado
Pontuação
5
10
15
20
25
30
35
1 Trabalho de sensibilização para as questões dos direitos humanos
3 Equilíbrio entre trabalho internacional e no próprio país (WOOC)
5 Avaliação do trabalho tradicional no próprio país (WOOC)
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
Não foi possível a obtenção de consenso; inicialmente verificou-se
grande divergência de opiniões que se estendiam num leque entre
45 e 70. A classificação foi obtida por votação; houve 11 votos a
favor de 60 e 3 votos a favor de 55.
• A Secção participa activamente em questões e iniciativas chave
de direitos humanos com maior consistência e regularidade do
trabalho efectuado.
• Existe um programa de advocacia e publicidade com algum
impacto visível nas políticas e práticas do próprio país,
nomeadamente em relação com a violência doméstica,
legislação penal, EDH, controlo de armas.
• Existe colaboração com outras ONGs.
• A Secção sentiu problemas de articulação com o Secretariado
Internacional para orientação no WOOC.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
40
45
50
55
60
Nível 4
Bem
desenvolvido
65
70
75
Nível 5
Exemplar
80
85
90
95
100
2 Contributo para questões de DH no próprio país
4 Programa específico de trabalho tradicional no próprio país (WOOC)
6 Participação em investigação no próprio país (WOOC)
Recomendações de acção
Idênticas às da ADO de 2006:
•
Continuar, aumentar e sistematizar o trabalho em EDH.
•
Aproveitar as oportunidades oferecidas pelo WOOC para:
• Aumentar trabalho de parceria com outras organizações.
• Aumentar a visibilidade da AI Portugal no país.
• Conseguir a atenção do público e canalizá-la para questões
de DH internacionais.
•
Contactar e aprender com outras Secções com experiência em
WOOC.
•
Estabelecer uma avaliação de impacto sistemática.
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Setembro 2008
Organização Interna
Tomada de decisões democrática
I1
Tomada de decisões democrática (eleições democráticas para a direcção, participação dos membros na tomada de decisões)
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Nível 5
Em
Desenvolvimento
Bem
Embrionário
Exemplar
Pontuação
desenvolvimento
Moderado
desenvolvido
5
10
1 Processos de tomada de decisões
3 Comunicação das decisões aos membros
5 Eleições democráticas para a direcção
15
20
25
30
35
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
Não foi de todo possível a obtenção de consenso; na votação
formal efectuada, 7 votos foram a favor de 60, 7 a favor de 45,1 a
favor de 25 e 1 a favor de 75; a média é de 52,1875 pelo que a
classificação final se considera de 50.
•
•
•
Cumprem-se na íntegra os pontos indicados no Nível 3 –
Desenvolvimento Moderado.
Houve maior participação nas eleições dos órgãos sociais, com
duas listas candidatas para a Direcção.
Surgiram problemas e questões sobre os regulamentos
eleitorais dos órgãos sociais que motivaram desconforto e malestar em vários membros nas eleições do corrente ano de 2008.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
40
45
50
55
60
65
70
75
80
85
90
95
100
2 Participação nos processos de tomada de decisões e consulta
4 Funcionamento da direcção
Recomendações de acção
Mantêm-se as recomendações que transitam desde o exercício de autoavaliação da Secção de 2005, com um ponto adicional (ver abaixo):
• Adoptar protocolo de relacionamento entre a Direcção e o
Secretariado, com uma clara divisão de funções,
responsabilidades e relações. Ver os modelos de protocolo da
AI Espanha ou da AI Chile.
• Para um processo de decisão mais rápido e eficaz é
aconselhável uma maior autonomia dos funcionários, de acordo
com o protocolo adoptado.
• Explorar novas formas de envolvimento dos membros nos
processos de decisão.
• Estabelecer novos sistemas e adaptar os mecanismos actuais
para a comunicação de decisões: por exemplo produção de
boletins e newsletters mais apelativos e fáceis de consultar.
• Consultar as linhas de orientação existents da AI para a
organização de assembleias gerais, em particular sob as formas
de mobilizar os membros.
• Verificar se existe uma rotatividade adequada dos membros dos
órgãos sociais.
Para além do maior esforço para a mobilização e motivação da Secção
recomendam-se os seguintes aspectos específicos:
• Elaboração e envio atempado aos membros de todos os
documentos que envolvam debate e tomada de decisões, em
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Setembro 2008
documentos que envolvam debate e tomada de decisões, em
particular relativamente aos pontos discutidos em AssembleiaGeral.
• Processos de consulta aos membros mais atempados, mais bem
documentados e com prazos razoáveis para que o número de
respostas seja o maior possível em tempo útil.
• Localizar os membros com capacidades de liderança,
providenciar-lhes formação adequada e expectativas de carreira
no movimento. É importante a criação de uma reserva de
quadros aptos a exercer cargos dirigentes na Secção.
• Promover activa, prolongada e atempadamente a candidatura de
múltiplas listas aos cargos dos órgãos sociais da Secção com
disponibilização dos documentos e informação pertinente por
parte dos dirigentes em funções.
PONTO ADICIONAL: Assegurar a existência de regulamentos, em
particular das eleições dos órgãos sociais, actualizados e aprovados em
assembleia-geral.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
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Setembro 2008
Organização Interna
Governação – constituição legal
Pontuação
I2
A base legal (estatuto democrático, conformidade com a legislação local)
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Em
Desenvolvimento
Bem
Embrionário
desenvolvimento
Moderado
desenvolvido
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
Nível 5
Exemplar
80
85
90
95
100
1 Existência de um estatuto democrático 2 Revisões e actualizações do estatuto para garantir a sua conformidade com o estatuto internacional
3 Conformidade do estatuto com a legislação local
4 Situação de registo local
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
•
Na sessão foi obtida por consenso a classificação de 60.
•
A descida de classificação relativamente ao exercício de 2006
prende-se nomeadamente com a ausência de registos legais das
modificações estatutárias verificadas desde essa data
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
Recomendações de acção
Mantêm-se as recomendações do exercício de auto-avaliação da
Secção de 2006 com particular ênfase em relação ao registo legal das
alterações estatutárias verificadas desde então.
•
Implementação de regras formais que determinem revisões
periódicas dos estatuto.
•
Estabelecimento de monitorização periódica para
actualização/manutenção dos registos e benefícios legais.
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Setembro 2008
Organização Interna
Governação – prestação de contas interna
I3
Prestação de contas interna (papéis e responsabilidades claros, relações direcção/pessoal, gestão de riscos adequada)
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Nível 1
Nível 5
Em
Desenvolvimento
Bem
Embrionário
Exemplar
desenvolvimento
Moderado
desenvolvido
Pontuação
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
1 Divisão e definição de papéis
2 Cumprimento da função de governação por parte da direcção
4 Sistemas de prestação de contas interna
5 Gestão de riscos
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
Não foi possível a obtenção de consenso; na votação formal
efectuada, 10 votos foram a favor de 55, 6 a favor de 50.
Apesar de se manterem as condições verificadas no exercício
prévio de 2006, a ausência de progressão neste aspecto da
governação e o maior grau de exigência sentido pelos membros,
atendendo em particular ao maior crescimento da Secção,
justificam a descida de classificação.
•
Já existe uma definição e divisão das funções entre a Direcção e
o Secretariado, compreensivas e completas.
•
Foram implementados mecanismos de prestação de contas.
•
Existem deficiências na prestação de contas e responsabilização
por parte dos Grupos.
•
Ainda não foram desenvolvidas uma estratégia e política
consolidada de gestão de riscos.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
65
70
75
80
85
90
95
100
3 Relações entre direcção e pessoal
Recomendações de acção
•
Consolidar política de gestão de risco assegurando formação na
área à Direcção e ao secretariado.
•
Aumentar a responsabilização e prestação de contas dos Grupos
Locais, nomeadamente com a revisão dos estatutos e
regulamentos, com definição clara dos responsáveis individuais
das estruturas locais e capacidade de controlo sobre a sua
actividade por parte da Secção.
•
Assegurar formação periódica dos dirigentes / candidatos a
dirigentes de Grupos com ênfase na responsabilização.
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Setembro 2008
Organização Interna
Gestão de Recursos Humanos
I4
Política e práticas de gestão de Recursos Humanos (apoio e desenvolvimento do pessoal: resolução de conflitos: equilíbrio de géneros,
idades e etnias)
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Nível 1
Nível 5
Em
Desenvolvimento
Bem
Embrionário
Exemplar
desenvolvimento
Moderado
desenvolvido
Pontuação
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
80
85
90
95
100
1 Responsabilidade pela gestão de RH
2 Existência de políticas de RH
3 Procedimentos de funcionamento e consistência entre a prática e as políticas
4 Contratos e descrições de funções
5 Desenvolvimento do pessoal
6 Igualdade de oportunidades e equilíbrio de géneros, idades ou etnias
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
•
•
•
•
Há um director responsável pela gestão de recursos humanos
(apoiado por pessoal).
Existe uma política geral de recursos humanos conforme com
os requisitos legais locais e as normas da AI e existe
documentação definida.
A prática de RH está geralmente em conformidade com a
política. O pessoal é encorajado a fazer sugestões de
melhoramentos.
Não existem planos para resolver o desequilíbrio de géneros,
idades ou etnias, embora este aspecto não seja percebido como
relevante para a realidade da Secção.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
Recomendações de acção
•
Rever e actualizar as descrições das funções do pessoal.
•
Definir carreiras de pessoal tentando corresponder às suas
expectativas.
•
Definir igualmente progressão de carreira dos membros
voluntários assegurando a sua formação gradual.
•
Definir as funções dos estagiários sob a forma de documento
escrito e assegurar a sua formação e devido enquadramento.
•
Antecipar questões de desequilíbrio de géneros, idades ou
etnias procurando que a Secção seja um reflexo positivo da
sociedade portuguesa actual em relação a estes três aspectos.
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Setembro 2008
Organização Interna
Gestão de Recursos Financeiros – Política e Práticas
I5
Gestão de recursos financeiros – Política e práticas
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Embrionário
Em
Desenvolvimento
desenvolvimento
Moderado
Pontuação
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
Nível 4
Bem
desenvolvido
65
70
75
Nível 5
Exemplar
80
85
90
95
100
1 Compreensão e utilização da orçamentação
2 Utilização de sistemas de contabilidade
3 Responsabilidade pela gestão financeira
4 Monitorização e elaboração de relatórios 5 Controlos financeiros, incluindo auditorias 6 Planeamento e previsões financeiros a longo prazo
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
Não foi possível a obtenção de consenso; na votação formal
efectuada, 12 votos foram a favor de 65, 4 votos contra,
favorecendo um valor classificativo mais baixo, dentro do Nível 3.
• Os orçamentos são integrados com os planos de trabalho, com
pressupostos bem documentados.
• O director, o contabilista e o tesoureiro participam na gestão
financeira e algum do pessoal entende de orçamentação.
• As funções de gestão financeira são bem definidas e divididas
entre o pessoal e a direcção. Os orçamentos são revistos
periodicamente e a orçamentação é rotineiramente utilizada em
toda a Secção.
• Existe planeamento financeiro a longo prazo e são elaborados
relatórios financeiros para todas as áreas, mas os responsáveis
pelo orçamento poderão não receber o nível de feedback de que
necessitam.
• Existem controlos financeiros adequados e as recomendações
dos relatórios dos auditores são seguidas.
•
•
•
Recomendações de acção
•
Aumentar o controlo dos serviços de contabilidade externa.
•
Aumentar a monitorização financeira dos Grupos com
aprovação de regulamentos e eventual revisão estatutária que
clarifique as suas obrigações financeiras perante a Secção.
•
Melhorar os programas informáticos de contabilidade.
Existem problemas a nível da contabilidade externa,
nomeadamente na entrega atempada de documentação.
Existem problemas informáticos relativamente ao software.
Há pouca monitorização das finanças dos grupos locais.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
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Setembro 2008
Organização Interna
Crescimento – pessoas
Pontuação
I6
Crescimento em termos de pessoas (membros, apoiantes e activistas)
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Embrionário
Em
Desenvolvimento
Bem
desenvolvimento
Moderado
desenvolvido
5
10
15
20
25
30
35
1 Números de membros e apoiantes e objectivos de crescimento
3 Serviços para os membros e apoiantes
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
Nota: Após total impossibilidade de consenso a votação formal final
produziu 6 votos a favor de 55 e 6 votos a favor de 60. A opção pelo
valor 55 é da responsabilidade do facilitador; a decisão pela
classificação mais desfavorável prende-se pelo facto da incapacidade
do consenso.
•
Existe estratégia com objectivos claros para o crescimento do
número de membros.
•
A Secção tem planos para crescimento do número de membros e
do activismo, mas não efectuou uma investigação abrangente.
•
A Secção ainda não testou inteiramente todas as técnicas
disponíveis, embora algumas tenham sido utilizadas com
sucesso.
•
As competências dos membros e activistas são registadas mas
não são avaliadas e os serviços não são correctamente adaptados.
•
Sabe-se que há problemas de diversidade e existem iniciativas
para os resolver.
•
Existem iniciativas de diversificação de activismo mas faltam
meios adequados para a medição do seu impacto.
•
Os membros tradicionais estão pouco motivados e mobilizados.
•
Existe deficiente seguimento e enquadramento dos novos
membros e com grande variabilidade consoante a sua região de
origem geográfica.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
40
45
50
55
60
65
70
75
Nível 5
Exemplar
80
85
90
95
100
2 Estratégias para aumentar o activismo
4 Diversidade dos membros
Recomendações de acção
•
•
•
•
•
•
•
Melhorar o conhecimento do perfil dos membros e adaptar diferentes
métodos e propostas de activismo a diferentes perfis.
Implementar medidas sistemáticas de acompanhamento e formação
de novos membros com capacidade de os integrar na organização de
forma progressiva e adaptada às suas necessidades e motivações.
Visitas e sessões de formação regulares às estruturas locais por parte
do Secretariado.
Continuar a implementação de Seminários de formação e de trocas de
experiência entre as estruturas locais em que estas tenham uma
atitude proactiva na sua organização.
Diversificar e propor aos membros / apoiantes formas alternativas de
activismo como por exemplo activismo em rede.
Clarificação a nível estatutário e regulamentar entre membro /
activista e doador com divulgação entre toda a Secção.
Maior flexibilidade das estruturas locais.
Recomendação à elaboração deste formulário: há uma mistura de
conceitos tradicionais de “activismo” e “membros” que está
desadequada aos tempos actuais; uma vez que ambos os conceitos
estão mais latos e mais afastados entre si deveria haver uma separação
clara entre, por um lado, activismo (exercido não exclusivamente por
membros) e por outro lado membros (com inclusão de doadores
regulares e membros tradicionais). Esta pouca clarificação, já de si
existente no movimento, não contribui para uma boa auto-avaliação.
Pág. 13/21
Setembro 2008
Organização Interna
Crescimento – financeiro
I7
Crescimento – financeiro (angariação de fundos [AF] de doadores e financiadores, doações periódicas)
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Em
Desenvolvimento
Bem
Embrionário
Pontuação
desenvolvimento
Moderado
desenvolvido
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
80
85
Nível 5
Exemplar
90
95
100
1 Plano e estratégia de angariação de fundos 2 Compreensão da sustentabilidade 3 Responsabilidade pela angariação de fundos e investimento
na mesma
4 Integração da AF com outras áreas de actividade 5 Programas de angariação de fundos
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
Nota: Após impossibilidade de consenso a votação formal final
produziu 9 votos a favor de 50 e 4 votos a favor de 55.
• A Secção tem um plano estratégico de angariação de fundos e
marketing mas essencialmente concentrado no projecto “face to
face”.
• Existe uma compreensão e uma aplicação clara dos princípios
de sustentabilidade.
• Há um angariador de fundos profissional a tempo inteiro no
quadro de pessoal e existem planos e atribuição real de
investimento no crescimento.
• Integração da angariação de fundos é melhor mas não total
•
•
Recomendações de acção
•
Diversificar técnicas de angariação de fundos alternativas ao
método “Face to Face”..
A Secção ainda se encontra muito dependente no método Face
to Face.
Houve melhoria no acompanhamento dos novos
membros/doadores.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
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Setembro 2008
Relações Externas
Gestão de relações e parcerias em geral
E1
Identificação e gestão de relações e parcerias apropriadas para a S/E, a natureza da relação e como esta contribui para os objectivos da S/E, por
exemplo com ONGs e sindicatos
Nível 1
Embrionário
Nível 2
Em
desenvolvimento
Pontuação
5
10
15
1 Abordagem estratégica às relações
3 Responsabilidade pela manutenção das relações
20
25
30
35
•
•
•
•
•
•
A S/E aplica a sua compreensão de relações para identificar e
iniciar potenciais relações e parcerias, mas não
consistentemente.
Algumas relações chave são proactivas e saudáveis.
Há uma falta de gestão e avaliação sistemática.
Há um funcionário responsável por este sector mas com
diferentes competências adicionais; não existe estrutura
adequada.
Trabalho relativamente escasso com os parceiros.
Não é presentemente uma área de desenvolvimento estratégico.
Considera-se que a Secção cumpre todos os requisitos do nível
de desenvolvimento moderado e que inclusivamente existem
alguns critérios do nível bem desenvolvido que se cumprem,
embora de forma considerada pouco consistente para
justificarem a subida de nível.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
45
50
55
60
Nível 4
Bem
desenvolvido
65
70
75
Nível 5
Exemplar
80
85
90
95
100
2 Iniciação e gestão de relações com parceiros chave
4 Avaliação e sondagens
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
•
40
Nível 3
Desenvolvimento
Moderado
Recomendações de acção
Idênticas às determinadas no exercício de auto-avaliação da Secção de
2006:
• Desenvolver uma estratégia de parcerias.
• Desenvolver capacidades específicas para diferentes
actividades e aplicar uma abordagem integrada para toda a
Secção.
• Melhorar a gestão das parcerias e relações existentes com
revisões regulares e renegociações formais, se necessário.
• Criação de grupos de peritos.
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Setembro 2008
Relações Externas
Governo do Próprio País
E2
Relações com o governo do próprio país (apropriadas tendo em conta os valores fundamentais da AI, a conjuntura política e as considerações estratégicas)
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Nível 5
Em
Desenvolvimento
Bem
Embrionário
Exemplar
Pontuação
desenvolvimento
Moderado
desenvolvido
5
10
1 Contactos com o governo
3 Influência sobre o governo
15
20
25
30
35
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
• Desenvolvidas boas relações com vários organismos
governamentais).
• Existe uma estratégia implementada para influenciar o governo
que está ligada à estratégia global da Secção.
• Um alto nível de interacção em questões de direitos humanos, o
governo escuta a Secção incorporando por vezes na legislação
as recomendações expressas pelo movimento.
• A S/E tem um “lobbyista” ou director específico cuja descrição
de funções reflecte que esta função faz parte do seu cargo mas
que acumula com outras funções.
• Os membros não têm na maioria das vezes uma real percepção
do trabalho de lobby desenvolvido pela Secção, embora seja
enviada regularmente esta informação através de Newsletters.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
40
45
50
55
60
65
70
75
80
85
90
95
100
2 Estratégia para contactos com o governo
4 Atribuída responsabilidade pelos contactos com o próprio governo
Recomendações de acção
•
Encontrar processos mais eficazes de comunicação aos
membros os sucessos das acções de lobby levadas a cabo.
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Setembro 2008
Relações Externas
Meios de comunicação
E3
Relações com os meios de comunicação (contactos desenvolvidos e sua utilização; cobertura mediática da AI)
Nível 1
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Embrionário
Em
Desenvolvimento
Bem
Pontuação
desenvolvimento
Moderado
desenvolvido
5
10
1 Contactos com os meios de comunicação
4 Influência em debates públicos
15
20
25
30
35
45
50
55
60
65
70
75
80
85
90
95
100
2 Estratégia para os meios de comunicação
3 Cobertura nos meios de comunicação
5 Função do porta-voz/encarregado de imprensa
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
• A base de dados dos meios de comunicação e os bons contactos
pessoais são utilizados para promover o nome da AI e as
actividades da Secção.
• Existe uma estratégia para os meios de comunicação,
integrando trabalho nessa área, com campanhas e outros
aspectos dos planos da Secção.
• Cobertura regular das acções e comunicados de imprensa da AI
assim como presenças na TV e rádio.
• A Secção é muitas vezes utilizada como fonte de informação
sobre questões de direitos humanos e os seus especialistas são
convidados a participar.
• O gabinete de imprensa da secção lida com o trabalho de
comunicações e as funções estão claramente atribuídas.
• A informação internacional é adaptada às necessidades
nacionais.
• Existem Porta-Vozes nomeados pela Secção.
• É meritório o trabalho de várias estruturas locais com os órgãos
de comunicação regional / local.
•
40
Nível 5
Exemplar
Recomendações de acção
•
Continuar a aumentar a selectividade e a proactividade do
trabalho com os meios de comunicação social.
•
Continuar a aumentar a profissionalização esta área de trabalho
com aumento da equipa de meios de comunicação.
•
Aumentar a base de dados dos meios de comunicação social.
•
Diversificar os métodos de abordagem aos meios de
comunicação social.
•
Incentivar o trabalho das estruturas locais com os órgãos de
comunicação regionais / locais.
A base de dados dos meios de comunicação poderia melhorar.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
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Setembro 2008
Relações Externas
Sector Empresarial (campanhas, não angariação de fundos)
E4
Relações com o Sector Empresarial (campanhas, não angariação de fundos) apropriadas para os valores fundamentais e considerações
estratégicas da AI
Nível 1
Embrionário
Pontuação
5
10
1 Contactos com o sector empresarial
3 Influência sobre o sector
5 Avaliação de riscos organizacionais
15
20
Nível 2
Em
desenvolvimento
Nível 3
Desenvolvimento
Moderado
25
45
30
35
50
55
60
65
70
75
Nível 5
Exemplar
80
85
90
95
100
2 Estratégia para trabalhar com o sector empresarial
4 Gestão das relações com o sector empresarial
6 Atribuída a responsabilidade por lidar com o sector empresarial
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
Resultado obtido por votação: 10 votos a favor de 45; 2 votos a favor
de 40.
• Retrocesso substancial das relações com empresas sobre
questões de direitos humanos relativamente a Novembro de
2006, com redução das actividades nesta área por parte da
Secção.
• Cumprem-se todos os critérios do Nível 2 (Em
desenvolvimento) e inclusivamente vários critérios do Nível 3.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
40
Nível 4
Bem
desenvolvido
Recomendações de acção
• Revisão da estratégia de relacionamento com o sector
empresarial.
• Criação de Grupo de trabalho para reatar a actividade do
Amnesty Business Club com planeamento estratégico e
operacional definidos.
• A determinação sistemática dos riscos organizacionais em
potenciais relações é um aspecto essencial nesta área.
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Setembro 2008
Relações Externas
Prestação de contas e relações com o Movimento Internacional
E5
(participação na tomada de decisão internacional, participação e intercâmbio em actividades internacionais)
Nível 1
Embrionário
Pontuação
5
10
15
Nível 2
Em desenvolvimento
20
25
30
35
40
Nível 3
Desenvolvimento
Moderado
45
1 Compreensão do conceito de prestação de contas
3 Comunicação e relatórios para o SI
5 Partilha de competências com o resto do movimento
Dados que demonstrem e justifiquem a pontuação
• Prestação de contas geralmente aceite e existem sistemas para o
efeito.
• A Secção cumpre com o nível mínimo de prestação de contas
esperado.
• É incentivada a participação nas reuniões e processos
internacionais.
• Boa comunicação com vários programas do SI e outras
Secções.
• Consciência crescente de fazer parte do movimento
internacional.
• Colocam-se à disposição competências e perícia, mas não de
forma sistemática.
•
Existem incumprimentos no prazo de prestação de contas ao
movimento internacional principalmente relacionados com as
dificuldades de cumprimento da contabilidade.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
50
55
Nível 4
Bem desenvolvido
60
65
70
75
Nível 5
Exemplar
80
85
90
95
2 Participação na tomada de decisão e consulta política internacionais
4 Consciência de fazer parte do movimento internacional
Recomendações de acção
•
•
•
•
•
Continuar o esforço de fortalecimento de relações com o
movimento internacional.
Analisar as Secções dentro do movimento que poderão ser
estrategicamente úteis à AI Portugal de forma a poder partilhar
experiências e conhecimentos.
Explorar o fortalecimento de relações com a AI Espanha e
alguns Países de Língua Portuguesa. Em coordenação com o
Secretariado Internacional.
Promover a formação de líderes.
A Secção deve envidar o máximo de esforços para atingir o
nível 5 – Exemplar, atendendo às obrigações financeiras
perante o movimento internacional.
Recomendação à elaboração deste formulário: As relações com o
movimento Internacional e a Prestação de Contas ao Movimento
Internacional deveriam ser analisadas separadamente. Por exemplo, a
AI Portugal tem um nível muito desenvolvido de relações com o
movimento Internacional e um nível menos desenvolvido
relativamente à prestação de contas atendendo à existência de falhas no
cumprimento de prazos de esta prestação.
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Setembro 2008
100
Notas Finais do facilitador:
A AI Portugal efectuou a primeira Auto-avaliação de Desenvolvimento Organizacional em Junho de 2005 e a segunda em Novembro de 2006.
Esta terceira auto-avaliação, volvidos 22 meses foi intencionalmente comparativa relativamente às primeiras.
Nos parâmetros avaliados denota-se uma tendência de regressão no desenvolvimento organizacional da AI Portugal. Apenas se verificaram
melhores pontuações em 4 pontos: P2 – Contributo para alcançar as metas da AI; I1 – Tomada de decisões democrática; I4 – Gestão de Recursos
Humanos e E5 – Prestação de contas e relações com o movimento internacional. Um ponto manteve a sua prévia pontuação: I5 - Política e
gestão de recursos financeiros. Os restantes 11 pontos sofreram descida da sua classificação.
Nenhum dos pontos avaliados se encontrou abaixo do Nível 3 – Desenvolvimento moderado, mas verificou-se descida de nível em quatro dos
pontos avaliados (P4, I2, I6, I7 e E1); apenas o ponto P2 teve subida de nível 3 para nível 4.
Esta regressão pode contudo reflectir vários aspectos:
1. Em metade dos pontos avaliados não foi possível obter uma classificação consensual tendo sido necessário o recurso a votação.
2. Atendendo à progressão e crescimento da Secção, o grau de rigor e exigência percebido pelos participantes é maior, reflectindo-se numa
menor classificação.
3. A avaliação prévia de 2006 possivelmente reflectiu algum grau de optimismo por parte dos seus participantes.
4. Foi reduzido o tempo disponível para analisar com maior objectividade cada ponto discutido e para atingir posições consensuais.
5. O papel do facilitador foi dificultado por este se encontrar demasiado envolvido com a Secção; sendo anterior membro de Direcção é
actualmente assessor da presente Direcção, aspectos que, em opinião pessoal, poderão também ter dificultado a obtenção de maior
consenso.
Não obstante parece existir pelo menos um menor impulso para o desenvolvimento relativamente à avaliação prévia; tal poder-se-á em parte
dever às convulsões sofridas pela Secção nos últimos dois anos, nomeadamente com falecimento do Presidente em funções e períodos de
ausência (licença de parto) e saída da anterior Directora.
Recomenda-se uma nova avaliação dentro de 12 meses, seguindo as seguintes regras:
1. O facilitador deverá ser conhecedor da Amnistia Internacional mas externo à Secção Portuguesa; sugere-se por exemplo um membro do
Secretariado Internacional ou de outra Secção (por exemplo AI Espanha).
2. O exercício de auto-avaliação tem de ter pelo menos a duração de um dia e meio (por exemplo manhã e tarde de Sábado e manhã de
Domingo) para permitir uma melhor avaliação e objectividade dos diversos pontos.
3. Deverá ser incentivada a participação de mais representantes de estruturas locais e de membros individuais. Sugere-se subsidiar
transporte e alojamento para membros residentes em locais superiores a 50 Km do local de ocorrência do exercício.
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
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Setembro 2008
Gostaria de terminar assinalando a ausência de feed-back por parte do Secretariado Internacional relativamente aos exercícios de avaliação
prévios e à urgente necessidade de clarificar os pontos I6 – Crescimento Pessoas e E5 – Prestação de Contas e Relações com o Movimento
Internacional de este exercício, de acordo com as recomendações expressas no presente relatório.
Caldas da Rainha, Outubro de 2008
José Miguel Costa
Facilitador
Relatório ADO e Recomendações (Versão 1)
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