Modelo de Ofício UFSC 2010

REGULAMENTO PARA PROFISSIONAIS E EMPRESAS DE FOTO E FILMAGEM NAS
SOLENIDADES DE FORMATURA NO CENTRO UNIVERSITÁRIO UNIVATES
O presente regulamento expressa normas a serem cumpridas pelos
profissionais e empresas contratados pelos formandos para realização de atividades de
fotografia e filmagem nas formaturas realizadas no Centro Universitário UNIVATES.
1. CADASTRO E CREDENCIAMENTO DAS EMPRESAS DE FOTO E FILMAGEM
1.1 A empresa de foto e filmagem, seja produtora de eventos ou não, para ser
contratada pelos formandos da Univates precisa estar cadastrada na Instituição. Para isso,
necessita apresentar:
I – contrato social ou equivalente;
II – certidões de regularidade Federal, Estadual e Municipal, INSS, FGTS e de
débitos trabalhistas.
1.2 É responsabilidade da empresa cadastrada na Instituição e contratada pelos
formandos cumprir as seguintes condições:
I – manter sua regularidade fiscal para manutenção do nome de sua empresa no
cadastro da Instituição;
II – indicar no mínimo 2 (dois) responsáveis pela empresa na Instituição;
III – assinar e cumprir contrato firmado com os alunos, observando as
disposições do presente Regulamento e respondendo integral e exclusivamente por eventuais
danos materiais e morais causados aos formandos, à Univates e a terceiros;
IV – incluir no contrato firmado com os formandos todas as condições e cláusulas
que garantam a qualidade dos serviços, a satisfação dos formandos, as exigências deste
Regulamento e a segurança do evento;
V – entregar uma cópia do contrato de prestação de serviços, contratados com a
Comissão de Formatura,no Setor de Eventos da Instituição, no prazo mínimo de 4 (quatro)
meses antes da cerimônia de colação de grau, preferencialmente logo após a assinatura do
contrato pelas partes;
VI – estar presente, por meio de seu representante, no dia da Cerimônia de
Formatura;
VII – respeitar os horários e os espaços das atividades acadêmicas e das aulas
na realização de filmagens, fotografias e preparativos relativos à organização da Formatura,
sob pena de ser excluído o cadastro da empresa na Univates;
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VIII – disponibilizar, até 3 (três) horas antes da cerimônia, o cenário para as fotos
da Formatura, de acordo com o disposto no contrato firmado com os formandos, no espaço
indicado pela Instituição, disponibilizando seus equipamentos, que devem estar em bom
estado de funcionamento, e responsabilizando-se pela instalação, funcionamento e retirada
dos equipamentos imediatamente após o encerramento da cerimônia.
IX – fornecer uma cópia em DVD da cerimônia de Formatura e 3 (três) fotos
panorâmicas dos formandos e da mesa oficial para o Setor de Eventos da Instituição, com a
identificação da empresa prestadora do serviço, da data, do local e do curso, destinadas ao
arquivo da Univates.
1.3 É obrigatório que as empresas, quando da subcontratação de profissionais
– sejam eles fotógrafos, cinegrafistas ou outros que venham a desempenhar atividades nas
formaturas –, repassem-lhes as normas especificadas neste Regulamento para sua correta
atuação no Centro Universitário UNIVATES.
1.4 O credenciamento dos profissionais e a montagem dos estúdios devem ser
solicitados, pelo responsável pela empresa, até 5 (cinco) dias úteis antes da cerimônia,
utilizando-se o formulário específico para essa solicitação para cada evento. O formulário
eletrônico está disponível no site http://www.univates.br/eventos, menu “Formaturas”.
1.5 É de total responsabilidade da empresa a apresentação do Termo de
Responsabilidade e a retirada das credenciais no Setor de Eventos no prazo estabelecido,
sob pena de a empresa ficar impossibilitada de exercer suas atividades na formatura em
questão.
2. POSTURA E APRESENTAÇÃO FORMAL E PESSOAL DOS PROFISSIONAIS
2.1 O coordenador da equipe de foto e filmagem, indicado no Termo de
Responsabilidade, deverá apresentar-se uma hora e meia antes do início da cerimônia à
coordenação da formatura, que estará na sala de recepção aos formandos.
2.2 Todos os profissionais deverão estar com traje condizente com o que
requer a formalidade do evento, preferencialmente terno preto ou similar.
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2.3 Não é permitida a participação das empresas nem de seus profissionais nas
reuniões que o Setor de Eventos realizar com as comissões de formatura, a não ser quando
solicitado pelo próprio Setor.
2.4 A sessão de fotos deverá ser encerrada 30 (trinta) minutos antes do início
da solenidade, de acordo com o definido pela coordenação de formatura, para que os
formandos possam receber as últimas orientações e serem organizados para a entrada no
auditório/teatro.
2.5 As equipes de fotografia e filmagem não estão autorizadas a entrar na sala
de recepção aos formandos para dar orientações referentes à cerimônia, nem para fazer
registro fotográfico.
2.6 Nenhum formando poderá ser impedido de ser fotografado nos estúdios
instalados no Centro Universitário UNIVATES durante sua solenidade de colação de grau.
2.7 Durante a formatura todo contato com a equipe de fotógrafos e cinegrafistas
será feito entre a coordenação destes e a coordenação de formatura do Setor de Eventos,
seja para passar orientações ou para resolver eventuais problemas.
3. EQUIPAMENTOS E MOBILIDADE DOS PROFISSIONAIS
3.1 Permanecerão no interior do auditório/teatro somente os fotógrafos e
cinegrafistas credenciados para aquela determinada formatura, desde que estejam
identificados com as credenciais fornecidas pela Univates em local visível.
3.2 No interior do auditório e/ou teatro não será permitido o uso de luminárias
ou refletores que utilizem cabos ligados à rede elétrica.
3.3 O uso de tripés ou similares está autorizado somente nos espaços
destinados aos estúdios, conforme definido pela coordenação de formatura.
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3.4 Em hipótese alguma serão permitidos, nos auditórios ou no teatro da
Univates, a montagem de ilha de edição ou o uso de monitores.
3.5 Durante a entrada dos formandos é proibida a permanência de fotógrafos
e/ou cinegrafistas na frente ou sobre os praticáveis, ou em cima do palco fotografando um a
um os formandos.
3.6 Durante a execução do Hino Nacional não é permitida a movimentação dos
fotógrafos e cinegrafistas no palco.
3.7 No decorrer de toda a cerimônia é proibida a permanência de fotógrafos
e/ou cinegrafistas no espaço em frente às cadeiras reservadas aos pais dos formandos.
3.8 Tanto os fotógrafos quanto os cinegrafistas deverão permanecer o mínimo
possível em cima dos praticáveis.
3.9 No momento da colação de grau e na entrega dos diplomas, os fotógrafos e
operadores de câmeras de filmagem devem manter a distância mínima de um metro da
mesa de autoridades, para não lhes causar desconforto.
3.10 Não será permitido que os fotógrafos e cinegrafistas se posicionem em
frente às duas primeiras fileiras dos praticáveis nem entre a mesa de autoridades e a tribuna,
para que não interfiram na imagem captada pelas câmeras de filmagem da Univates,
instaladas no teatro e que transmitem a solenidade para o foyer em tempo real.
4. CLIPES E CDs COM MÚSICAS
4.1 Não poderão constar o nome ou a logomarca das empresas nos clipes que
tenham produzido para os formandos.
4.2 Os clipes serão exibidos antes do início da cerimônia e devem ter, no
máximo, 15 (quinze) minutos de duração.
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4.3 Os clipes deverão ser produzidos em DVD com áudio (música).
4.4 Os DVDs dos clipes deverão ser entregues pela comissão de formatura no
Setor de Eventos da Univates até 3 (três) dias antes do ensaio geral.
4.5 Caso as mídias apresentem algum problema, a comissão de formatura terá
24 (vinte e quatro) horas para reapresentá-las ao técnico de som do teatro da Univates, que
irá testá-los novamente.
4.6 Permanecendo o problema, as mídias serão devolvidas à Comissão de
Formaturas, que terá 24 (vinte e quatro) horas para entregar nova cópia com o problema
solucionado.
4.7 O não cumprimento dos itens anteriores acarretará na não exibição do DVD
na solenidade.
5. MONTAGEM DOS ESTÚDIOS E PROPAGANDA
5.1 Os materiais e equipamentos para montagem dos estúdios somente poderão
ser descarregados no estacionamento do Auditório do Prédio 7 (Cerimônias do Centro de
Educação Profissional) ou do Teatro da Univates (Cerimônias das Graduações).
5.2 Após a descarga, o veículo deverá ser retirado do estacionamento e os
equipamentos transportados, por carrinhos da empresa, pelas rampas localizadas nos fundos
dos prédios, conforme item 5.1. O Centro Universitário UNIVATES não possui carrinhos de
transporte para empréstimo.
5.3 Em nenhum local do Centro Universitário UNIVATES será permitida
propaganda (banners, faixas, placas etc.) dos profissionais ou empresas de foto e filmagem
contratados pelos alunos, nem mesmo no espaço destinado para montagem do estúdio.
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5.4 Não é permitido que as empresas de foto e filmagem cobrem aluguel de
salas ou de quaisquer outros locais do Centro Universitário UNIVATES, nem remuneração
para contratação de pessoal, já que esses espaços físicos, bem como coordenadoras,
recepcionistas e seguranças, são cedidos gratuitamente aos formandos. É igualmente
proibido cobrar dos formandos a transmissão simultânea da cerimônia.
5.5 Na utilização dos espaços do Centro Universitário UNIVATES para os
serviços de foto e filmagem em solenidades de colação de grau, não são permitidos
contratos de exclusividade com as empresas.
5.6 A montagem dos estúdios poderá ser supervisionada pela coordenação de
formatura da Univates, ou por outra pessoa por esta designada, com poderes para fazer as
mudanças eventualmente necessárias.
5.7 O Setor de Eventos será responsável pela delimitação do local que cada
estúdio ocupará, a cada formatura. O local a ser ocupado estará identificado no hall do
Prédio 7 e do Teatro da Univates no dia da montagem dos estúdios (conforme definido no
item 5.1).
5.8 Horário de montagem dos estúdios, no dia da realização das formaturas (o
de término corresponde ao horário que os estúdios têm que ser disponibilizados para os
formandos iniciarem suas sessões fotográficas):
Horário da
formatura
Horário para montagem dos
estúdios
17h30min (agosto)
Início: 13h / término: 14h30min
19h30min (agosto)
Início: 15h / término: 16h30min
20h30min (agosto)
Início: 16h / término: 17h30min
18h (março)
Início: 13h / término: 15h
20h (março)
Início: 15h / término: 17h
21h (março)
Início: 16h / término: 18h
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5.8.1 Na hipótese de alteração nos horários das cerimônias de formaturas, por
decisão da Instituição, o horário de início e término de montagens dos estúdios deverão
respeitar a proporção estabelecida no quadro acima. Ou seja,a montagem terá início cinco
horas antes da cerimônia, com liberação do espaço em, no máximo, três horas antes do
início da cerimônia.
5.9 Não será autorizada, em nenhuma hipótese, a fixação de materiais nas
paredes, estruturas e móveis da Univates no local destinado para o estúdio de fotos de
formaturas.
5.10 É de responsabilidade da empresa prestadora do serviço os materiais
necessários para a montagem dos estúdios, como: tapadeiras, tapete, arranjos florais e
iluminação com tripé.
5.11 É de total responsabilidade do profissional ou da empresa de foto e
filmagem, mesmo quando terceirizados os serviços, a montagem dos estúdios, bem como
eventuais danos ou avarias nos espaços físicos em decorrência dessa montagem (serão
observados danos em: alvenaria, pintura, instalação elétrica, hidráulica, quebra de pisos
cerâmicos, mármores e outros).
5.12 Também são de responsabilidade da empresa as partes estrutural e elétrica
da montagem, que devem ser feitas de modo a evitar acidentes e salvaguardar a integridade
física das pessoas, seja na montagem, durante o evento ou na desmontagem.
5.13 Os materiais de fotografia e filmagem não utilizados no decorrer da
cerimônia deverão ser guardados atrás dos estúdios ou em outro local determinado pela
coordenação da formatura, não devendo ficar expostos ao público.
5.14 Todo e qualquer lixo produzido pelas empresas ou profissionais autônomos,
de foto e filmagem, ou por seus contratados, na montagem e desmontagem dos estúdios,
deverá ser recolhido imediatamente.
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5.15 Não serão permitidos, no espaço locado para os estúdios ou fora deles,
sobras de materiais de decoração, manchas de tinta, restos de fitas adesivas colados no piso
ou nas paredes ou outros resíduos de sua montagem e desmontagem.
5.16 A desmontagem e a retirada dos estúdios devem ser feitas imediatamente
após o término da formatura.
5.17 O Centro Universitário UNIVATES não se responsabiliza pelos materiais e
equipamentos deixados em seu espaço físico antes, durante e após o evento.
5.18 O não cumprimento das normas implicará na aplicação de sanções e
demais medidas cabíveis previstas em Termo de Responsabilidade firmado pelas partes,
sem prejuízo das perdas e danos.
Lajeado, 17 de outubro de 2013
Ana Lúcia Pretto
Gerente do Setor de Eventos
Centro Universitário UNIVATES
[email protected]