Integração TOTVS Educacional com Scientia Enterprise

Boletim Técnico
Integração TOTVS Educacional com Scientia Enterprise – Modelo 2
Produto
: TOTVS Educacional 11.83.55
Processo
: Integração TOTVS Educacional com Scientia Enterprise
Subprocesso
:
Data
publicação
da
:
24/02/15
A integração do TOTVS Educacional com o Scientia Enterprise já é possível desde a versão 11.80, no entanto, um novo
modelo de integração foi especificado para possibilitar a criação de toda a estrutura de oferta com base nas informações obtidas
do Scientia. Este novo conceito passa a ser uma nova opção de integração entre os dois sistemas, desta forma os usuários a
partir da versão 11.83.155 podem escolher o modelo que melhor se ajuste ao seu processo. Abaixo os dois modelos de integração
disponíveis:
 Modelo 1 – Otimiza horários e recursos de turma/disciplina existente (disponível desde a versão 11.80)
 Modelo 2 – Criação de turma e turma/disciplina com alocação de recursos.
A integração do TOTVS Educacional com o Scientia Enterprise independentemente de modelo foi planejada para que
fosse possível utilizar as funcionalidades de geração de quadro de horário, alocação de professores e alocação de salas
disponíveis no Scientia Timetabler, aproveitando toda a sua expertise nesta área.
O novo modelo especificado passa a partir deste ponto a ser denominado Modelo 2 de integração e pode ser dividido em
quatro etapas principais:
 Exportação de dados para o Scientia Enterprise
 Importação de dados do Scientia Enterprise
 Turma/disciplina sugerida
 Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas sugeridas
O processo de “Exportação de dados para o Scientia Enterprise” é a funcionalidade responsável por enviar as
informações essenciais dos cadastros do TOTVS Educacional para o Scientia. A ligação das informações entre os dois sistemas é
realizada a partir de uma máscara pré-definida denominada hostkey, através da qual pode ser feita a identificação, atualização e
exclusão das informações via integração.
O processo de “Importação de dados do Scientia Enterprise” é a funcionalidade que permite que as programações
realizadas no Scientia Timetabler sejam importadas para o TOTVS Educacional. Esta importação cria as turmas/disciplinas
sugeridas que contém os horários da oferta, as alocações de professores e salas, a identificação do grupo de alunos e a listagem
dos logs de importação.
O cadastro de “Turma/disciplina sugerida” é uma estrutura intermediaria que permite ao usuário verificar as
informações e ajustá-las em caso de pendências no log de importação. Estes ajustes são necessários para que as regras de
negócio relacionadas a oferta do TOTVS Educacional sejam atendidas e a estrutura de oferta possa ser criada. Desta forma,
apenas turmas/disciplinas sugeridas sem log pendente poderão gerar efetivamente uma oferta. Outro ponto importante é que
alterações na alocação de salas, horários e professores não podem ser realizadas na turma/disciplina sugerida o usuário deverá
faze-las no Scientia.
O processo de “Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas sugeridas” busca as informações das
turmas/disciplinas sugeridas e com base nesta cria/atualiza os cadastros de turma, turma/disciplina, horário da turma/disciplina,
professores da turma/disciplina, horários dos professores da turma/disciplina, subturmas e caso definido pelo usuário também
pode gerar o plano de aula para as turmas/disciplinas. Quando uma turma/disciplina é atualizada todos os seus anexos (horários,
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professores, horários dos professores, subturmas e planos de aula) são excluídos e depois são recriados com base nas
informações da turma/disciplina sugerida.
Desenvolvimento/Procedimento
1. Parametrização da integração com Scientia
Para realizar a configuração da dos parâmetros de integração deve-se acessar:
Acesse: Módulo Educacional | Parâmetros| Integração | Scientia





Marcar a opção “Utiliza integração com Scientia”.
Escolher o tipo de banco de dados que será utilizado na integração: SQL Server ou Oracle.
Inserir os parâmetros de conexão com a base de dados de Exportação e testar a conexão.
Inserir os parâmetros de conexão com a base de dados de Importação e testar a conexão.
Definir o modelo de integração a ser utilizado: Modelo 1 ou Modelo 2.
o Esta definição disponibilizará parâmetros adicionais pertinentes ao modelo escolhido
 Permitir atualização dos horários de turma/disciplina que contenha professor com folha de pagamento
aprovada:
 Retirar o parâmetro “Permitir atualização de turma/disciplina com dados de pagamento do
professor aprovado” da primeira aba de integração e incluir na segunda aba, alterando a descrição
para “Permitir atualização dos horários de turma/disciplina que contenha professor com folha de
pagamento aprovada”.
 Gerar turma/disciplina gerencial:
 Parâmetro disponível apenas para o Modelo 2.
 Este parâmetro irá influenciar a montagem de turmas/disciplinas das atividades do Scientia que
possuam mais de um grupo de alunos.
 Criar uma turma para cada turma/disciplina:
 Parâmetro disponível apenas para o Modelo 2.
 Parâmetro que indica se o processo de importação de turma e turma/disciplina irá criar uma turma
para cada turma/disciplina ou se irá agrupar diversas turmas/disciplinas em uma turma baseado no
grupo de alunos.
 Utiliza contexto do educacional como departamento do Scientia.
 Parâmetro disponível apenas para o Modelo 2.
 Caso esteja desmarcado, não deve enviar tabela de Department nem suas referências na
integração de exportação.
 Enviar matriz aplicada como POS (Programa de estudo do Scientia):
 Parâmetro disponível apenas para o Modelo 2.
 Caso esteja desmarcado, não deve enviar a tabela de POS (matriz aplicada) nem suas referências
na integração de exportação.
 Permite gerar turma/disciplina para atividades sem grupos de alunos associados no Scientia.
 Parâmetro disponível apenas para o Modelo 2.
 Caso esteja desmarcado, desconsiderar activities do Scientia que não possuam ao menos um
StudentSet relacionado.
 Gerar turma/disciplina diferente para cada tipo de atividade do Scientia.
 Parâmetro disponível apenas para o Modelo 2.
 Caso esteja marcado, activities que contenham os mesmos StudentSet mas com tipos de
atividades diferentes devem gerar mais de uma turma/disciplina.
 Permitir alteração de salas via integração após a matrícula de alunos
 Parâmetro disponível apenas para o Modelo 2.
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

Caso esteja desmarcado não permite alteração de salas para as turmas/disciplinas com alunos
matriculados
 Permitir alteração de professores da turma/disciplina via integração após a matrícula de alunos
 Parâmetro disponível apenas para o Modelo 2.
 Caso esteja desmarcado não permite alteração de professores para as turmas/disciplinas com
alunos matriculados
 Permitir alteração de horários via integração após a matrícula de alunos
 Parâmetro disponível apenas para o Modelo 2.
 Caso esteja desmarcado não permite alteração de horários para as turmas/disciplinas com alunos
matriculados
Finalizar o processo de parametrização.
Após a parametrização da integração com o Scientia as funcionalidades relacionadas a integração passam a ficar visíveis
para os usuários que possuírem permissão no perfil de acesso.
2. Executar o processo de exportação de dados para o Scientia
Acesse: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Exportação de Dados para o Scientia Enterprise

Ao abrir o processo a primeira aba disponibiliza ao usuário os seguintes parâmetros:
o Data a exportar (apenas os cadastros básicos levam em consideração este parâmetro):
 Exportar todos os dados: realiza uma exportação total.
 Exportar dados modificados a partir da última exportação: envia apenas os registros que foram
alterados após a última exportação.
 Exportar dados modificados a partir da data: possibilita ao usuário a definição de uma data inicial para a
exportação, no entanto esta deve, obrigatoriamente, ser menor ou igual a data da última exportação.
o Filtros de filial e nível de ensino: o usuário poderá selecionar uma filial e/ou o nível de ensino e aplicar o filtro para
restringir a lista de períodos letivos. (Contextos que não estejam parametrizados para integrar com o Scientia não
ficam disponível para seleção)
o Lista de períodos letivos: possibilita a seleção dos períodos letivos com status “em aberto” que devem ser
exportados para o Scientia. Esta seleção é utilizada como filtro das seleções contidas nos outros passos do processo
de exportação.

Na aba seguinte do processo o usuário define as disciplinas que devem ser exportadas para o Scientia Enterprise. (Só podem
ser escolhidas disciplinas associadas aos níveis de ensino dos períodos letivos selecionados no passo anterior). Nesta aba
temos as seguintes opções:
o Atualiza quantidade de alunos: permite que a informação de quantidade de alunos seja atualizada nos modelos
(module do scientia).
o Atualiza duração: permite que a informação de duração seja atualizada nos modelos (module do scientia)
o Lista de disciplinas: possibilita a seleção das disciplinas que devem ser exportadas para o Scientia.

Na aba seguinte do processo o usuário define o formato de integração do grupo de alunos:
o Não enviar: o grupo de alunos é criado dentro do Scientia e não é enviado pelo TOTVS Educacional.
o Enviar oferta de período letivo: o grupo de alunos é enviado com base nos dados das turmas/disciplinas
cadastradas no TOTVS Educacional, para tanto o usuário deve selecionar através do filtro disponível na tela as
turmas/disciplinas que devem ser enviadas. Neste cenário o campo StudentSetPlannedSize é enviado com o valor
informado no campo “Número máximo de alunos” do cadastro da turma/disciplina.
o Enviar SQL: o usuário deve criar um SQL que retornará as informações necessárias para a definição do grupo de
alunos. Este SQL deverá obrigatoriamente retornar os campos:
 HOSTKEY - Chave do grupo de alunos.
 NAME - Nome do grupo de alunos.
 SIZE - Quantidade de alunos do grupo.
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E opcionalmente pode conter os campos:
 DESCRIPTION - Descrição do grupo de alunos.
 DEPARTMENT - Departamento do Scientia ao qual pertence o grupo de alunos.
 POS - Programa de estudos do grupo de alunos.
Para
utilizar
o
padrão
exportado
pelo
Educacional
concatenar
[CODCOLIGADA]|[IDPERLET]|[IDHABILITACAOFILIAL].

os
valores:
Após a execução do processo os dados são inseridos na base de integração (SPDA) e ficam disponíveis para serem
importados para o Scientia através do Syllabus Plus Data Adaptor.


Como a base do Scientia é anual, deve-se ter muita atenção ao escolher os períodos letivos que deseja integrar.
Caso possua dúvidas de como executar o SPDA consulte a documentação do Scientia ou entre em contato com
o Help Desk.
3. Executar o processo importação de dados do Scientia
Acesse: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Importação de Dados do Scientia Enterprise
Após a criação da programação de horários, alocação de professores e salas no Scientia Timetabler deve-se executar o
Enterprise Reporting Database, esta ferramenta é responsável por atualizar as informações na base de dados utilizada para
realizar a importação. Depois que a base de dados da importação é atualizada pode-se executar o processo de importação de
dados do Scientia para o TOTVS Educacional.

Ao abrir o processo a primeira aba disponibiliza ao usuário o seguinte parâmetro:
o Lista de departamentos: o usuário define os departamentos cujas informações devem ser importadas. Para que o
usuário consiga realizar a seleção dos departamentos é necessário informar a filial e o nível de ensino, a partir
destes dados o sistema pode identificar pelos parâmetros de integração a base de dados do Scienta onde a consulta
deve ser realizada.

Na aba seguinte do processo o usuário deve definir como a importação das disciplinas será realizada, definindo os seguintes
parâmetros:
o Importar todas as disciplinas: se este parâmetro estiver marcado todas as disciplinas vinculadas aos
departamentos selecionados serão importadas, caso contrário o usuário deverá selecionar as disciplinas que
pretende importar.
o Importar disciplinas que não tenham departamento: esta opção só estará disponível quando o parâmetro
“Importar todas as disciplinas” estiver desmarcado, possibilitando a importação de disciplinas não vinculadas a
departamentos.
Antes da importação das disciplinas o sistema elimina os registros relacionados a essa disciplina que tenham sido importados
anteriormente.

Na aba seguinte do processo o usuário pode definir o tipo das turmas/disciplinas que serão importadas, para tanto, basta
marcar a opção “Atualizar tipo da turma/disciplina” e definir um valor.

Após a execução do processo o sistema cria as turmas/disciplinas sugeridas.
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4. Turma/disciplina sugerida
Acesse: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Turma/disciplina sugerida

Lista todas as turmas/disciplinas sugeridas, possibilitando ao usuário a manipulação e conferência dos dados. A partir desta
funcionalidade pode-se ter acesso aos seguintes anexos:
o Grupo de alunos da turma/disciplina sugerida – grupo de alunos associado as activities que originaram a
turma/disciplina sugerida.
o Horários da turma/disciplina sugerida – são as activities importadas.
o Subturmas – possibilita a definição de subturmas. (Esta informação é criada diretamente na turma/disciplina sugerida
e não é importada do Scientia)
o Turmas/disciplinas associadas – caso a turma/disciplina sugerida tenha originado em uma importação anterior uma
turma/disciplina este anexo exibe o vínculo entre estes registros.
o Turmas/disciplinas gerenciadas – caso a turma/disciplina sugerida seja gerencial é listado neste anexo as
turmas/disciplinas sugeridas gerenciadas.
o Log da turma/disciplina sugerida – exibe a lista de logs da turma/disciplina sugerida com seus respectivos status.

Uma turma/disciplina sugerida só pode originar uma oferta no TOTVS Educacional quando todos os logs estiverem com o
status “solucionado”.
Para tornar a operação de solucionar os logs pendentes das turmas/disciplinas sugeridas mais ágil, o usuário tem a sua
disposição o processo “Atualização das informações das turmas/disciplinas sugeridas”. Este processo possibilita o ajuste das
informações em pacotes e ao final do processo executa a atualização do log das turmas/disciplinas sugeridas.
Acesse: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Turma/disciplina sugerida | Atualização das informações
das turmas/disciplinas sugeridas
Ou
Acesse: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Atualização das informações das turmas/disciplinas
sugeridas
A solução de um log pendente também poderá ser realizada alterando o registro da turma/disciplina sugerida ou os registros
ligados a um de seus anexos. Em outros casos o ajuste do log pode não estar diretamente ligado a turma/disciplina sugerida, por
exemplo, a necessidade de criação de um horário associado ao turno da turma/disciplina sugerida. Para estes cenários o log da
turma/disciplina sugerida não é atualizado automaticamente e o usuário deve executar o processo “Atualização do log das
turmas/disciplinas sugeridas”, que é responsável por atualizar o status dos logs das turmas/disciplinas sugeridas selecionadas
na visão.
Acesse: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Turma/disciplina sugerida | Atualização do Log das
turmas/disciplinas sugeridas
5. Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas sugeridas
Este processo é responsável por criar a partir das turmas/disciplinas sugeridas as ofertas de turmas e turmas/disciplinas do
TOTVS Educacional. Importante frisar que apenas turmas/disciplinas sugeridas sem log pendente e cujo tipo de ação seja
diferente de “Impossível atualizar” podem ser selecionadas neste processo.
Acesse: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas
sugeridas
Ou
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Acesse: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Turma/disciplina sugerida | Criar estrutura de oferta a partir
das turmas/disciplinas sugeridas

Ao abrir o processo é exibida a tela de apresentação com informações sobre o processo. Na aba seguinte as
turmas/disciplinas sugeridas devem ser selecionadas.

Na próxima aba o usuário define os seguintes itens:
o Gerar plano de aula para as turmas/disciplinas: quando esta opção estiver marcada o sistema disponibilizará
outros parâmetros pertinentes a geração do plano de aula.
o Permitir superalocação de alunos: este parâmetro tem impacto nas atualizações de turmas/disciplinas que já
contenham alunos matriculados.
o Permitir superalocação de salas: este parâmetro tem impacto nas atualizações e criações de turmas/disciplinas.
o Permitir superalocação de professores: este parâmetro tem impacto nas atualizações e criações de
turmas/disciplinas.
As opções relacionadas a superalocação determinam o comportamento do sistema quando é identificada uma ocorrência
de choque de horário na atualização/criação das turmas/disciplinas.
 Parâmetro marcado: o sistema deverá emitir um aviso e a criação/atualização das turmas/disciplinas sugeridas poderá ser
executada.
 Parâmetro desmarcado: o sistema deverá emitir um erro e impedirá a criação/atualização de todas as turmas/disciplinas
sugeridas.
Os parâmetros relacionados a superalocação só ficam visíveis para os usuários que possuírem as permissões especiais
“Matricular alunos com choque de horários”, “Permitir superalocação professores” e “Permitir superalocação de salas”
marcadas no seu perfil de acesso ao sistema.
Acesse: Módulo Serviços Globais | Segurança | Perfis | Parâmetros educacionais
Após a criação da estrutura de oferta se houver a necessidade de alguma alteração em horários, professores e
salas o usuário poderá optar por fazê-las no Scientia, desta forma será necessário executar novamente os processos de
importação dos dados do scientia e o processo de criação de estrutura de oferta. Durante a importação uma das etapas é a
verificação, a partir do grupo de alunos, da existência de relacionamento entre as turmas/disciplinas (criadas a partir do Scientia) e
as turmas/disciplinas sugeridas que estão sendo importadas. Durante esta analise o campo “Tipo ação” da turma/disciplina
sugerida poderá assumir os seguintes valores:
 Criar: a turma/disciplina sugerida não tem uma turma/disciplina relacionada.
 Possível atualizar: a turma/disciplina sugerida possui uma turma/disciplina relacionada e a atualização poderá ser executada.
 Impossível atualizar: a turma/disciplina sugerida possui uma turma/disciplina relacionada, no entanto o grupo de alunos é
diferente e a atualização não poderá ser executada.
Quando uma turma/disciplina sugerida estiver classificada com o tipo de ação “Impossível atualizar” o usuário deverá
optar por:
 Retornar ao Scientia e realizar alterações no grupo de alunos e em seguida executar uma nova importação. Se na nova
importação o grupo de alunos for o mesmo da turma/disciplina já criada o tipo de ação será alterado para “Possível atualizar”.
 Executar o processo “Exclusão da turma/disciplina associada ao Scientia Enterprise” que elimina a oferta do TOTVS
Educacional alterando o tipo de ação para “Criar” o que permitirá a recriação da oferta com as alterações de estrutura
realizadas no Scientia.
Acesse: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Exclusão da turma/disciplina associada ao Scientia
Enterprise
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Informações Adicionais
O processo de exclusão de registros que fazem integração com o Scientia no TOTVS Educacional envia comandos de
exclusão para a tabela de integração SPDA do Scientia Enterprise, desta forma, se a integração estiver habilitada, é
necessário que exista a configuração correta das bases de integração para que estes comandos possam ser enviados.
Informações Técnicas
No quadro abaixo descrevemos as tabelas envolvidas no processo de exportação de dados para o Scientia.
Tabelas Utilizadas
TblDepartmentMain – Department
Tabelas Utilizadas
TblSuitabilityMain – Suitability
Tabelas Utilizadas
TblStaffMain – Staff
Tabelas Utilizadas
TblStaffSharedWithDepartments – StaffSharedWithDepartments
Tabelas Utilizadas
TblStaffPrimarySuitability – Staff Suitability
Tabelas Utilizadas
TblPOSMain – POS
Tabelas Utilizadas
TblPOSOptionalModules – POS Optional Modules
Tabelas Utilizadas
TblStudentSetMain – StudentSet
Tabelas Utilizadas
TblStudentSetModules – StudentSet X Modules
Tabelas Utilizadas
TblModuleMain – Module
Tabelas Utilizadas
TblActivityTemplateMain – ActivityTemplate
Tabelas Utilizadas
TblZoneMain – Zone
Tabelas Utilizadas
TblLocationMain – Location
Tabelas Utilizadas
TblLocationSharedWithDepartments - Location Shared With
Departments
Tabelas Utilizadas
TblLocationPrimarySuitability - Location Suitability
Tabelas Utilizadas
TblAvailabilityPattern - Availability
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