Gerador automático de lançamentos contabilísticos de

Gerador automático de lançamentos
contabilísticos de bancos
• Com ferramenta de conciliações bancárias automáticas
Metodologia de trabalho diferente da tradicional
O procedimento contabilístico tradicional, tal como é executado pelos
profissionais de contabilidade, passa pelo lançamento exaustivo da documentação
contabilística, e posterior comparação com o extracto bancário (procedimento de
conciliação bancária);
Se o objectivo é conseguir que a contabilidade fique igual ao extracto
bancário, porque não transcrever directamente o extracto bancário
para a contabilidade , evitando trabalho tradicional mas totalmente
desnecessário?
Esperamos assim poupar horas infindáveis de trabalho cansativo e de lançamentos
bancários, que estimamos em taxas de poupança horária de 80 a 95% do tempo
gasto por processos tradicionais. Tal deveria permitir também informação
contabilística correcta e mais atempada para análise pela gestão da empresa.
Tem capacidade para trabalhar de duas formas:
Método inovador
• importa extractos bancários da páginas de homebanking
• e gera os respectivos movimentos contabilísticos
automáticamente no ERP , com possibilidade de
classificação total de documentos a partir da descrição
constante do extracto bancário; Não se fazem
movimentos de bancos na contabilidade sem ser por via
automática!
• emparelhamento dos movimentos de recebimentos de
clientes e pagamentos a fornecedores, feitos nos
programas de gestão e contabilidade, com os movimentos
gerados automáticamente pelo CBU (controlado no CBU)
Método tradicional
A ferramente de conciliações bancárias pode ser usada
como método alternativo
• importa os extractos bancários da páginas de
homebanking e extractos de contabilidade de qualquer
ERP (programa de contabilidade ou gestão)do mercado;
• mantêm os extractos de bancos e de contabilidade
actualizados a qualquer momento no CBU, garantindo a
fiabilidade das importações sequenciais e sucessivas;
• procede à conciliação automática dos dois extractos;
• procede à sua conciliação manual , para os casos de não
correspondência automática
• permitir a sua permanente sincronização, apesar das
correções que tenham de ser feitas na contabilidade (por
erros detectados no processo de conciliação), com total
fiabilidade e sem necessidade de fechar meses ; filosofia
totalmente dinâmica;
• gera movimentos contabilísticos automáticamente no ERP
, com possibilidade de classificação total de documentos a
partir da descrição constante do extracto bancário, apenas
para os movimentos do extracto bancário não
conciliados;
• gerar relatórios clássicos de conciliação bancária a qualquer
data, actual ou passada, e consultas a ambas as tabelas por
diversos filtros
Poupança de recursos administrativos
Aumento de capacidade
Crescimento
MODO DE OPERAR
Fase de parametrização (comum aos métodos Inovador e Tradicional)
• PARAMETRIZAÇÃO DE EXTRACOS BANCÁRIOS E DE EXTRACTOS DE
CONTABILIDADE DO ERP
Extractos bancários
• Parametrização no CBU do formato dos extractos de cada banco,
por forma a serem integrados para a base de dados da aplicação
Extractos de contabilidade do ERP
• Parametrização no CBU do formato do extractos de cada ERP, por
forma a serem integrados para a base de dados da aplicação
• CRIAÇÃO DE TABELAS AUXILIARES NO CBU
• Tabela de firmas – a aplicação pode gerir várias empresas em
simultâneo
• Tabela de Diários – indicação do diário ou diários que deverão ser
utilizados no futuro na geração automática de movimentos para o
ERP , com contador próprio do CBU (os documentos gerados no
ERP pelo CBU deverão ser controlados por contador nativo no
CBU, dando origem a diário ou diários de contabilidade –
possibilidade de gerar todos os movimentos num diário único ou
num diário por cada banco)
• Tabela de Bancos - criação de códigos e indicação do código de
conta no ERP de contabilidade; atribuição de um diário a cada
banco , onde serão gerados no futuro movimentos contabilísticos
a partir do extracto bancário;
• Tabela de Códigos de Tesouraria – possibilidade de classificar os
movimentos constantes dos extractos bancários importados para
o CBU numa óptica de grupos de tesouraria (independente da
contabilidade e permitindo obter futuramente a tradicional
“análise de tesouraria”, para comparação com o “orçamento de
tesouraria”); utilização opcional, sem influência na conciliação
bancária.
• Tabela de Plano de Contas – tabela onde residem contas que
serão utilizadas no processo de geração automática de
movimentos contabilísticos a partir do extracto bancário, para as
respectivas contrapartidas ; estas contas deverão ser abertas
respeitando o plano de contas do ERP, por forma a evitar erros e
paragens no processo de importação dos movimentos gerados;
• Tabela de Centros de Custo – para os movimentos gerados como
descrito no ponto anterior, nos casos em que a firma use
contabilidade por centros de custo;
• Tabela de Moedas – a aplicação pode controlar extractos em
diversas moedas, que converte para a moeda base, gerando
diferenças classificáveis como diferenças cambiais;
• Tabela de Cambios – para aplicação do ponto anterior
Fase operacional
Método inovador
• IMPORTAÇÃO DE EXTRACTOS BANCÁRIOS PARA O CBU
• Procedimento operacional :
• A partir das páginas de homebanking dos diversos bancos,
usando a opção de exportação de ficheiros disponibilizada
(normalmente excel)
• Gravação do ficheiro obtido da página net do banco no
disco local
• Importação para a base de dados do Cinplegest ,
actualizando o extracto bancário com a periodicidade
desejada
• A aplicação disponibiliza um procedimento de recurso,
sendo possível carregar manualmente o extracto bancário;
•
GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE MOVIMENTOS A PARTIR DO EXTRACTO
BANCÁRIO, PARA INTEGRAÇÃO NO ERP (SÓ POSSÍVEL SE ESTE DISPUSER
DE MECANISMO PRÓPRIO DE IMPORTAÇÃO DE DADOS EXTERNOS)
• O processo de selecção de movimentos para criação do
ficheiro de exportação para o ERP permite proceder à
classificação contabilística de contrapartidas a partir de
filtros à descrição constante do extracto bancário; nesta
fase são utilizadas as tabelas auxilares “Plano de Contas” e
“Centros de Custo” ;
• A aplicação disponibiliza, por fim, um ficheiro no formato de
importação do ERP do utilizador , gravando-o no disco
local, e permitindo a sua posterior importação para o
mesmo;
• A geração deste ficheiro implica a utilização de um diário
próprio do CBU, devendo garantir-se que o mesmo é
criado no ERP, mas não permitindo que neste se façam
movimentos que não venham da integração do CBU, para
evitar conflitos de contadores / numeração de
documentos;
•
Emparelhamento de lançamentos feitos no ERP de recebimentos de
clientes e pagamentos a fornecedores com os movimentos gerados
automáticamente pelo CBU
• Utilização de um algoritmo de emparelhamento residente no CBU
que permite aproveitar todo o trabalho de contas correntes feitos
nos ERPs
Método Tradicional
• IMPORTAÇÃO DE EXTRACTOS BANCÁRIOS PARA O CBU
• Procedimento operacional :
• A partir das páginas de homebanking dos diversos bancos,
usando a opção de exportação de ficheiros disponibilizada
(normalmente excel)
• Gravação do ficheiro obtido da página net do banco no
disco local
• Importação para a base de dados do Cinplegest ,
actualizando o extracto bancário com a periodicidade
desejada
• A aplicação disponibiliza um procedimento de recurso,
sendo possível carregar manualmente o extracto bancário;
• IMPORTAÇÃO DE EXTRACTOS DE QUALQUER ERP DO MERCADO
(Primavera, PHC, Sendys, etc)
•
•
Procedimento operacional :
• A partir da opção de exportação de extractos de qualquer
ERP (normalmente excel)
• Gravação do ficheiro obtido da contabilidade do ERP no
disco
• Importação para a base de dados do Cinplegest ,
actualizando o extracto da contabilidade a qualquer
momento
• Aplicação mantém a compatibilidade entre o extracto de
contabilidade do ERP e o extracto do CinpleGest,
adaptando-o a qualquer novo lançamento ou alteração ou
feita no ERP
• Compatibilidade assegurada sem necessidade de ter meses
fechados na contabilidade, de uma forma totalmente
dinâmica
CONCILIAÇÃO AUTOMÁTICA DOS MOVIMENTOS IMPORTADOS
• Basta um mero clique para conciliar em média 80 a 90% dos
movimentos, atribuindo-se a cada par conciliado um
número de conciliação automática que liga os movimentos;
•
CONCILIAÇÃO MANUAL DOS MOVIMENTOS NÃO ELIMINADOS NA
OPÇÃO AUTOMÁTICA
• Disponibilização de janelas paralelas e filtros diversos para
conciliação dos movimentos mais resistentes , atribuindo-se
aos movimentos conciliados (por norma mais de dois) um
número de conciliação manual;
• Capacidade para gerar movimentos contabilísticos de
correção de pequenas diferenças , para situações vulgares
de erros de simpatia ou de centimos (evitando o trabalho
de efectuar estas correções no ERP de contabilidadee voltar
mais tarde à operação de conciliação)
•
ANÁLISE DINÂMICA DOS RESULTADOS DA CONCILIAÇÃO, POR FORMA A
PROCEDER ÀS CORREÇÕES NECESSÁRIAS
• Os movimentos em aberto podem sem consultados em
qualquer momento e em referência a qualquer data
presente ou passada, na opção “Mapas” – “Mapa de
conciliações bancárias”, ou alternativamente;
• Na opção “ Conciliação Manual”, que mostra apenas os
movimentos em aberto, em duas janelas paralelas (bancos
e contabilidade)
• Na opção “Consulta de Picagens”, que disponibiliza diversos
filtros, bem como a possibilidade de anular conciliações
anteriormente feitas, reabrindo os movimentos a nova
picagem;
•
LANÇAMENTOS DE CORREÇÃO NO ERP
• Uma vez analisados os erros do lado dos lançamentos
contabilísticos , procede-se à sua correção directamente no
ERP de contabilidade
• Uma vez efectuadas as correções, procede-se a nova
exportação do extracto de contabilidade a partir do ERP; e
de imediato a nova integração para o CBU, garantindo esta
aplicação a respectiva sincronização;
• O que quer dizer que o CBU tem capacidade para perceber
e
sincronizar
qualquer
ALTERAÇÃO/ANULAÇÃO/MOVIMENTO NOVO que tenha
sido feito no ERP, reabrindo automáticamente conciliações
anteriores, se fôr caso disso, sem intervenção do utilizador;
• Este procedimento pode ser repetido as vezes que fôr
necessário, se bem que se não houver lapso do utilizador a
conciliação poderá ser limpa em apenas uma vez;
• O objectivo é , assim, chegar a uma conciliação limpa do
lado dos movimentos contabilísticos, podendo nesta
primeira fase restar movimentos por regularizar, mas
apenas do lado do extracto bancário; só esta situação
permite passar à fase seguinte:
•
GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE MOVIMENTOS A PARTIR DO EXTRACTO
BANCÁRIO, PARA INTEGRAÇÃO NO ERP (SÓ POSSÍVEL SE ESTE DISPUSER
DE MECANISMO PRÓPRIO DE IMPORTAÇÃO DE DADOS EXTERNOS)
• Esta opção , de enorme utilidade em termos de poupança
humana de trabalho, só pode ser executada se estivermos
em presença de uma conciliação bancária onde só estejam
em aberto movimentos do lado do extracto bancário, e
nenhum movimento do lado da contabilidade;
• A explicação para esta restrição é simples: considerando
que o CBU gera os movimentos em aberto do lado do
extracto bancário, existe o risco de os gerar em duplicado
com movimentos que possam ainda estar em aberto do
lado da contabilidade (a situação será naturalmente sempre
recuperável, mas à custa de esforço adicional evitável)
• O processo de selecção de movimentos para criação do
ficheiro de exportação para o ERP permite proceder à
classificação contabilística de contrapartidas a partir de
filtros à descrição constante do extracto bancário; nesta
fase são utilizadas as tabelas auxilares “Plano de Contas” e
“Centros de Custo” ;
• A aplicação disponibiliza, por fim, um ficheiro no formato de
importação do ERP do utilizador , gravando-o no disco
local, e permitindo a sua posterior importação para o
mesmo;
• A geração deste ficheiro implica a utilização de um diário
próprio do CBU, devendo garantir-se que o mesmo é
criado no ERP, mas não permitindo que neste se façam
movimentos que não venham da integração do CBU, para
evitar conflitos
documentos;
de
contadores
/
numeração
de