Manual de Nor Procediment Administração e Fi Manual

Manual de Normas e
Procedimentos
Administração e Finanças.
Gerência Administrativa –
Financeira.
Referência:
Versão:
1.2
Data:
02 de Abril de 2015
201
Manual de Procedimento Área de Administração e
Finanças.
Sumário
Contas a pagar e contas a receber. ...............................................................................................
............................... 4
Objetivo e representação.................................................................................................
................................
............................................. 4
Definições – contas a receber e contas a pagar. ................................................................
........................................... 5
Procedimentos – cobrança, contas a receber. ................................................................
.............................................. 6
Cobrança em carteira. ................................................................................................
................................
................................................... 6
Procedimentos – contas a pagar. ................................................................................................
.................................. 9
Preparação e Liberação dos Documentos para Pagamento. ........................................................
................................
9
Passos: ................................................................
................................................................................................
........................................... 9
Efetivação dos Pagamentos. ................................................................................................
................................
....................................... 10
Registro dos Pagamentos no Sistema. ................................................................
........................................................ 10
OBS.: Pagamento a Fornecedores. ..............................................................................................
.............................. 13
Agenda de Pagamentos – vinculada ao orçamento. ................................................................
................................... 13
Controle e Guarda de Talonários e Cheque. ................................................................
............................................... 14
Procedimentos de Adiantamentos de Viagem.................................................................
Viagem.
........................................... 14
Procedimentos de Reembolso de Despesas. ................................................................
.............................................. 14
Contas Correntes – Conciliação.................................................................................................
.................................. 15
Procedimentos Tesouraria e Contas a Pagar. ................................................................
............................................. 15
Capítulo -Tesouraria. ................................................................................................
................................
................................................... 16
Capítulo – Cobrança. ................................................................................................
................................
................................................... 16
Objetivo e representação.................................................................................................
................................
........................................... 16
Fatos da cobrança. ................................................................................................
................................
...................................................... 19
Procedimentos. ...........................................................................................................................
................................
........................... 20
Não Contemplados. ................................................................................................
................................
..................................................... 21
Contemplados. ............................................................................................................................
................................
............................ 23
Contemplados com crédito pendente. ................................................................
....................................................... 25
Recuperação de cotas de não contemplados. ................................................................
............................................ 26
Unilance Administradora de Consórcios LTDA 02/04/2015
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Manual de Procedimento Área de Administração e
Finanças.
Outras funções do departamento. ..............................................................................................
.............................. 26
Capítulo – Compras. ................................................................................................
................................
.................................................... 26
Objetivo e representação.................................................................................................
................................
........................................... 26
Organograma área de Administração e Finanças. ................................................................
...................................... 27
Definições. ................................................................................................................................
................................
................................... 27
Principais atribuições: ................................................................................................
................................
................................................. 27
Rotinas de Compras. ................................................................................................
................................
................................................... 28
Cadastro e controle
ontrole de fornecedores. ................................................................
........................................................ 29
Formulário (proposição).................................................................................................
................................
............................................. 29
CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS (FOLLOW UP). ................................................
................................
32
PESQUISA DE MERCADO. ................................................................................................
................................
............................................ 32
Unilance Administradora de Consórcios LTDA 02/04/2015
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Manual de Procedimento Área de Administração e
Finanças.
Contas a pagar e contas a receber.
Objetivo e representação.
O objetivo deste capítulo é descrever os procedimentos nas rotinas de contas a
pagar e receber.
Iniciamos por representar a estrutura de contas a pagar e a estrutura de contas
a receber que fazem parte da Gerência Administrativa Financeira
inanceira do Consórcio
UNILANCE e estão baseadas
baseada na estrutura organizacional da organização. Sua
representação é a seguinte:
Organograma:Área de
e Administração e Finanças.
Finanças
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Manual de Procedimento Área de Administração e
Finanças.
Definições – contas a receber e contas a pagar.
Entendem-se
se por contas a receber no Consórcio UNILANCE,, todos os valores
recebidos pelos grupos são título de venda dos serviços de administração de cotas de
consórcio, e todos os valores recebidos pela Administradora são a título da
administração dos grupos
os de consórcios e outras taxas de serviço.
serviço. Entende-se
Entende
como
contas a pagar o pagamento de títulos (duplicatas, boletos bancários e outros títulos
de crédito ou de recebimento a vista) diversos no Consórcio UNILANCE que
corresponde a compra de serviços profissionais,
prof
produtos, mão de obra,
obra salários, bem
como toda a estrutura operacional da organização.
A função destas estruturas, além de realizar as ações de recebimento ou
pagamento envolve a produção de relatórios de desenvolvimento operacional, a
sugestão de melhorias e mudanças, a gestão do pessoal da área, o controle
documental e de informações, o desenvolvimento de rotinas e processos, o
atendimento a Gerência Administrativa – Financeira. A figura seguinte representa o
macro fluxo dos processos de cobrança
cobran – recebimentos.
Início
Contas a Receber
Recebimentos
diversos
Depósito bancário
Baixa Eletrônica
Internet
Conferências –
pagamentos e
recebimentos
Relatórios de
movimentaçãoTesouraria
Fim
Macro Fluxo:Recebimentos.
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Finanças.
Procedimentos – cobrança, contas a receber.
As cobranças de contas a receber estão divididas em dois grupos:
a) Cobrança em carteira.
carteira
b) Cobrança por boletos / slips.
c) Cobrança por débito automático com autorização do cliente.
Cobrança em carteira.1
Sempre que ocorre uma venda de cota de grupo de consórcio em atividade, o
(a) vendedor (a) recebe do cliente a parcela inicial que poderá ser em espécie ou em
cheque, e a entrada na administradora
administradora poderá ser feito através da entrega do
dinheiro/cheque ou através de um deposito bancário.
bancário. O pagamento poderá ser
realizado nas seguintes formas:
1. Pagamento em espécie;
2. Pagamento por depósito na conta do Consórcio (conforme indicado no
contrato);
3. Pagamento
nto com cheque próprio;
OBS.: Todo
odo o pagamento em cheque deve ser nominal ao UNILANCE e cruzado.
Todo o recebimento ocorrido na Unidade Central será encaminhado ao banco
através de boleto bancário, mediante envio a agência bancária por meio de malotes.
malotes A
atividade de encaminhar os valores recebidos para o banco especificado é o
pagamento da primeira parcela. Esta é uma atividade que o Consórcio UNILANCE,
realiza para seus clientes como uma gentileza, e que garante e confirma assim a
venda – contratação do consórcio.
A conferência dos depósitos se dará via sistema informático, seguindo o
seguinte procedimento:
1. O responsável pela conferência deverá acessar a internet, usar o sistema de
internet banking do banco onde foram realizados os pagamentos;
pagamentos
2. Proceder
der a “baixa do arquivo” (realizar o download) que contém as informações
da conta corrente, e;
3.
“Entrar2” (upload) com os dados contidos no arquivo no sistema informático
utilizado pela empresa (sistema operacional).
1
Entende-se
se por carteira os títulos (boletos e outros) que estão de posse da unidade
cobradora. Diz-se
se que a cobrança é em carteira quando o título fica em poder do emitente para ser
pago diretamente a ele e não a um banco.
2 Entrar: realizar o input das informações recebidas no banco de dados do sistema financeiro e
no sistema operacional.
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Manual de Procedimento Área de Administração e
Finanças.
Tais informações são confrontadas com os
os dados dos clientes onde se
identifica o grupo, a cota, o nome do cliente, o número da parcela, a data de
vencimento e o valor. As informações incluídas no sistema podem ser consultadas
pelos envolvidos, ou seja, a área comercial, a área de operações e a área financeira.
Caso haja discrepâncias o responsável emite relatório das mesmas.
As discrepâncias podem ser:
1. Não recebimento.
2. Identificação de valores, mas não identificam grupo/cota.
3. Identificação de valores, mas não identifica consorciado.
4. Outro tipo de
e não identificação.
Em qualquer um dos casos acima, deve o responsável pela atividade enviar
informações a área comercial para providencias.
Os valores arrecadados são incluídos no sistema operacional com o desconto
da taxa de administração. Neste sentido,
sentido, os valores de taxa de administração são
inseridos no sistema financeiro manualmente, ou seja, sem integração.
A estrutura de controle baseia-se
baseia se na validação dos dados recebidos da área
comercial e na conferencia dos valores recebidos. O controle testa a quantidade de
contratos, a numeração e valores, bem como a quantidade de pagamentos a serem
enviados ao banco (depósito).
Os processos podem ser observados no fluxo seguinte.
Comercial geração de
contratos e
boletos
•
•
•
•
•
Contemplam a venda do consórcio
Geração de boletos de cobrança
Encaminhamento ao setor financeiro
Verificação e validação de informações sobre
consorciados
Geração de contratos(operações)
Recepção e
conferência
•
•
•
•
Contemplam acesso a internet
internet.
Download de arquivo bancário.
Verificação e validação de informações sobre
pagamentos validando grupo,
grupo cota, consorciado e
parcela.
Ação de devolução, comunicação em caso de
discrepâncias.
Fazer quadro na ordem sequencial.
sequencial
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Finanças.
Contas a Receber
A
Relatórios diversos
Comercial geração de
contratos e
boletos
Tesouraria
Envio ao agente
arrecadador
Não
Fim
Pagamentos
realizados
Sim
Recepção e
conferência
Não
Dados Ok
Sim
Upload
Sistema
operacional e
sistema
financeiro
A
Fluxograma do setor de Contas a Receber.
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Manual de Procedimento Área de Administração e
Finanças.
Procedimentos – contas a pagar.
A área de contas a pagar do Consórcio UNILANCE,, é responsável pelos
pelo
pagamentos a fornecedores, empregados e outros que se relacionam com a empresa
de forma eventual ou continuamente.
Está baseada em dois conceitos:
•
•
Preparação dos processos de pagamento.
pagamento
Efetivação dos pagamentos.
pagamentos
Preparação e Liberação dos Documentos para
par Pagamento.
Esta fase tem a função de receber das áreas do Consórcio UNILANCE a
documentação de despesas a serem pagas,
pagas, conferindo as autorizações, notas e
outros documentos autorizadores vinculados.
vinculados
Os documentos que darão respaldo ao processo de pagamento
pagamen são:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Passos:
•
Formulário
lário Solicitação de Pagamentos.
Documento interno de Adiantamento
Adiantamento e de Reembolso de Despesas.
Nota Fiscal e Ordem de Compra.
Boleto Bancário.
Carnês.
Recibos.
Duplicatas, etc.
Avisos de Lançamento.
Faturas de serviços públicos (telefonia, energia elétrica, água e esgoto);
Outros.
Receber documentos para pagamentos, verificando
ndo os documentos
correlatos que deram
de
origem a cobrança (contrato, nota fiscal de serviço
se
ou
produto, etc.).
•
Incluir documentos no sistema.
•
Verificar se as Solicitações de Pagamento estão aprovadas pela Gerência;
•
Verificar se os valores estão ajustados aos parâmetros de despesas
adotados pelo Consórcio UNILANCE,, especialmente aqueles envolvendo
despesas com viagens e outras despesas de funcionários,
funcionários, conferindo
conferind os
cálculos.
•
Obter parecer da Diretoria/Gerência em despesas ainda não avaliadas ou
aprovadas – retornar
etornar casos incorretos à Gerência
Gerência da Área que efetuou a
despesa.
•
Identificar os fornecedores não cadastrados e registrá-los
registrá los no sistema de
Contas a Pagar, seguindo
s
o procedimento estabelecido pela organização.
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Manual de Procedimento Área de Administração e
Finanças.
•
Emitir relatório de pagamentos diário (pode ser em tela).
Efetivação dos Pagamentos.
Pagamentos
Em D-1
1 do vencimento:
•
Organizar os pagamentos, transferências, Docs. e depósitos, com a
respectiva documentação
documentaçã para solicitar as assinaturas.
•
No dia do vencimento, as solicitações deverão ser retiradas do “follow-up”,
“follow
identificadas por números de documentos e pagas através de emissão de
cheques, ou em casos especiais, através de TED – Transferência
Eletrônica Disponível ou DOC.
•
Se o pagamento for efetuado diretamente ao fornecedor,os
fornecedor,
cheques
deverão
o ser entregues mediante recibo.
•
Todos
os
pagamentos
efetuados
deverão
estar
respaldados
por
comprovantes legais.
Ponto de controle:Verificação
controle:
dos comprovantes legais.
Registro dos Pagamentos no Sistema.
Sistema
•
Registrar todos os pagamentos do dia antes de sua efetivação no Sistema
de Contas a Pagar – Sistema Financeiro do Consórcio.
•
A documentação deverá ser arquivada para realização da conciliação
bancária e contabilização.
Ponto de controle: Validação
dos
itens
emissão
de
arquivados
–
relatório
de
pagamentos.
Fluxos.
As figuras seguintes representam os seguintes processos:
•
Preparação e Liberação dos Documentos para Pagamento.
Pagamento
•
Efetivação dos Pagamentos.
Pagamentos
•
Registro dos Pagamentos no Sistema.
Sistema
•
Detalhamento dos processos vinculados.
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Finanças.
Preparação e liberação de pagamento.
pagamento
Início
Receber
Documentos
Input no sistema
financeiro
Classificar
documentos
Não
Despesas
Aprovadas
Solicitar
autoriazação
C
Sim
Cadastra
fornecedor
Não
Não
Fornecedor
cadastrado?
Sim
Realizar
pagamento
A
Sim
Autorização
Concedida?
B
Fluxograma: Setor
etor de Contas a Pagar.
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Finanças.
Preparação e liberação de pagamentos – inclusão de fornecedores.
A
B
Gerar Baixas
Contata
Gestor /
Fornecedor
Emitir Relatório
Obter justiticativa
C
fim
Autorização de pagamento.
Solicitar
autoriazação
•
•
•
•
•
Contatar o solicitante do produto ou serviço
serviço.
Obter autorização do gestor para o valor.
valor
Depois da autorização do gestor da área obter
autorização da dir
dir. financeira ou Diretor Presidente
Avaliar a capacidade financeira do dia – tesouraria
Se não for possível pagamento contatar fornecedor e
informar solicitante
solicitante, caso contrário pagar.
•
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Finanças.
Recepção e classificação de documentos.
documentos
Receber
Documentos
•
•
•
•
Recepção de documentos pelo
setor.
Avaliação dos documentos quanto
a rasura, tributos, etc..
Arquivo na pasta calendário (por
data de vencimento).
Preparar (listagem) documentos
para inclusão no sistema.
sistema
Classificar
documentos
•
•
•
•
Classificar documentos quanto a tipo de fornecedor;
fornecedor
Classificar por data;
Verificar origem dos documentos
Verificar se os valores estão ajustados aos parâmetros de
despesas
adotados
pelo
Consórcio
UNILANCE,
especialmente aqueles envolvendo despesas com viagens e
outras despesas de funcionários,
funcionários conferindo os cálculos.
Realização (efetivação) de pagamento.
pagamento
Contata
Gestor /
Fornecedor
Realizar
pagamento
•
•
•
•
•
•
•
Selecionar títulos para pagamento no sistema
sistema;
Acessar a internet via qualquer browser
browser;
Acessar o sítio de internet da instituição bancária
que será ao gente pagador;
Seguir as instruções do site – proceder ao
pagamento;
Notar que quando o título está vinculado ao DDA
DDA, é
necessária a autorização do profissional UNILIANCE
UNILIANCE;
Emitir cópia física ou digital dos pagamentos
pagamentos;
Se os pagamentos forem em lote
lote, emitir
comprovantes e gerar arquivo para baixa no sistema
informático – sistema financeiro
•
•
•
•
Caso o título não possua autorização para pagamento no
momento, contatar o fornecedor e informar do atraso
atraso;
Contatar o responsável pela contratação do serviço ou
compra de material ou equipamento e informar do atraso;
atraso
Contatar o gestor da área contratante para pedir liberação/
liberação
autorização de pagamento;
pagamento
Solicitar ao gerente/diretor
gerente
financeiro autorização para
pagamento.
OBS.: Pagamento a Fornecedores.
Fornecedores
•
As contas a pagar deverão vir acompanhadas de Solicitação de
Pagamento, devidamente assinadas pela Área solicitante.
•
Só serão pagos os títulos que possuírem a devida ordem de compra, ou
que foram
oram emitidos mediante contrato.
•
Os títulos deverão ser entregues com antecedência mínima de 24 horas.
Em casos excepcionais serão aceitas situações e que houve atraso no
envio do boleto
to de cobrança, cujo valor deverá ser aprovisionado.
Agenda de Pagamentos – vinculada ao orçamento.
•
Provisionar os pagamentos através das solicitações recebidas das áreas do
Consórcio UNILANCE.
UNILANCE
•
Quando houver incidência de retenção de impostos, deverão ser tomadas
providências também para o agendamento dos respectivos recolhimentos.
Atualmente as taxas são:
•
Imposto de Renda – 1,5%
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Finanças.
•
PIS/COFINS/CSLL – 4,65%
•
ISS – 2,5%
•
Manter “Follow--up”
up” das Solicitações de Pagamento recebidas das áreas do
Consórcio UNILANCE.
UNILANCE
Controle e Guarda de Talonários e Cheque.
Cheque
O estoque dos talonários de cheque deverá ser mantido em cofre
cofre com acesso
restrito à Tesouraria. Os cheques deverão ser sempre preenchidos à máquina e
deverão ser regularmente conferidos.
Depois do lançamento dos dados do cheque no respectivo Livro de
Controle de Emissão de Cheques, deverão
dever
ser obtidas a assinatura
assinatu da
Diretoria ou do Procurador, com as devidas justificativas do motivo de sua
emissão.
Ao cancelar um cheque emitido, deverá ser recortada a sua
numeração e colada na linha respectiva do Livro de Controle de Emissão de
Cheques, com especificação do motivo
mot do cancelamento.
Procedimentos de Adiantamentos
diantamentos de Viagem.
Adiantamento é o valor depositado na conta do funcionário ou entregue em
espécie mediante recibo, para fazer frente a despesas relativas a viagens quando em
serviço a favor do Consórcio UNILANCE. O processo é o seguinte:
•
O adiantamento deverá ser solicitado com 24 horas de antecedência, ou
em casos excepcionais, até as 10:00 horas do dia;
•
Deve ser solicitado em formulário próprio, contendo as devidas assinaturas,
com preenchimento correto;
•
O acerto do adiantamento deverá ser efetuado no máximo até 3 (três) dias
após o retorno da viagem, ficando bloqueado para novos adiantamentos
até a regularização.
•
Não serão aceitos recibos sem identificação.
Procedimentos de Reembolso de Despesas.
Despesas
Reembolso de despesas é a devolução de valores gastos pelos empregados do
Consórcio UNILANCE, quando as mesmas forem relativas a compras de produtos
e/ou serviços em ações ou tarefas que sejam vinculadas a empresa. O processo é o
seguinte
•
Deve ser solicitado
solicitado em formulário próprio, com as devidas assinaturas e
preenchido corretamente, com os respectivos comprovantes;
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Finanças.
•
Nas situações permitidas, os vales deverão ser solicitados previamente
pelo funcionário.
•
Após o preenchimento dos documentos e anexação de comprovantes
com
devem os mesmos ser entregues na tesouraria ou área responsável pelo
reembolso.
•
Não serão aceitos comprovantes sem identificação ou rasurados.
Contas Correntes – Conciliação.
Conciliação
Efetuar conciliação diária das contas correntes do Consórcio UNILANCE,
confrontando com as emissões e baixas de cheques ocorridas no dia, através de
integração entre o Sistema Operacional e o Sistema Financeiro,, objetivando o controle
dos recursos financeiros do Consórcio UNILANCE.
Verificar a correta integração entre os sistemas,
sistemas, através de emissão de
relatório, confrontando com a planilha Resumo dos Pagamentos do Dia recebida da
Área de Contas a Pagar.
No caso de divergência, deverão ser apurados os motivos e deverão ser
procedidas as devidas regularizações.
Deverão ser verificadas
rificadas as situações de cheques emitidos e não compensados no
período de 10 dias. Na ocorrência, contatar o respectivo favorecido e apurar os
motivos.
A documentação pertinente deverá ser arquivada conforme prazo legal.
Procedimentos Tesouraria e Contas a Pagar.
•
Tirar extratos das contas correntes dos Bancos.
•
Conciliar os saldos dos extratos com os saldos do Sistema Financeiro.
•
Verificar saldo para os pagamentos do dia seguinte. Em seguida, passar o
excedente para o agente financeiro pré-definido
pré
pela gerência
ência financeira,
para ser aplicado
do (transferência entre contas).
•
A Área de Contas a Receber deverá verificar os cheques pré-datados
pré
recebidos em cobrança que vencem no dia, para que
que sejam efetuados os
depósitos.
•
Preencher os cheques
ch
para os pagamentos do dia.
•
Conferir os pagamentos futuros, lançar os valores no Sistema Financeiro e
guardar os documentos
umentos na pasta de vencimentos.
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Finanças.
Capítulo -Tesouraria.
A tesouraria do Consórcio UNILANCE é estruturada em dois setores. A
gerência financeira e a área de contas a pagar e receber. O processo todo está
baseado no uso de ferramentas automatizadas por sistemas informáticos3. Assim
temos um programa que gere as cobranças e outro os pagamentos, também
ta
utilizam
um programa para acesso a internet (web browser padrão).
O processo todo está baseado nos sistemas operacional e financeiro.
Os valores a receber são incluídos no sistema operacional (cotas de
consórcios, taxas, multas, juros, etc.) e os valores
valores a pagar são incluídos no sistema
financeiro (contas a pagar da administradora).
Os saldos das contas “Taxa
“
de administração” são incluídos no sistema
financeiro de forma manual. Este ao receber tais valores gera o encontro de contas
(receber X pagar) gerando um saldo diário. Este saldo é o caixa disponível para
pagamentos.
A Tesouraria é a responsável por informar a área de contas a pagar o saldo
diário, as contas que podem ser movimentadas, a quantidade de capital ou dinheiro
que deve ser mantido em caixa e a porção que deve ser colocada em aplicações
financeiras.
A Tesouraria é responsável por gerar informações para que a gerência
administrativo-financeira possa desenvolver o orçamento anual e informar as áreas os
seus limites de gastos.
Capítulo – Cobrança.
Objetivo e representação.
O objetivo deste capítulo é descrever os procedimentos nas rotinas da
d
cobrança para consorciados contemplados, não contemplados e contemplados com
crédito pendente. Iniciamos por representar a estrutura da área de cobrança
cob
que faz
3
Os dois sistemas são o Sistema Operacional do Consórcio e sistema
financeiro, são as descrições e como são conhecidos os programas informáticos
envolvidos na gestão da
a tesouraria. O primeiro controla as questões de grupos e seus
recebimentos, o segundo controla o movimento dos valores pagos e recebidos. Os
dados advindos do sistema operacional são incluídos no sistema financeiro
manualmente.
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Manual de Procedimento Área de Administração e
Finanças.
parte da Gerência Administrativa Financeira
F
do Consórcio UNILANCE e está baseada
na estrutura organizacional da organização. Sua representação é a seguinte:
Organograma: Área
rea administração e Finanças.
O processo de cobrança é iniciado a partir
partir do segundo vencimento de parcelas
de consorciados, ou seja, com datas de atraso (inadimplência) superior a 31 dias.
As informações sobre devedores são retiradas do sistema informático no
formato de relatório, e estas são tratadas para formar uma planilha eletrônica com
informações categorizadas de acordo com o seguinte modelo:
•
CC1 – Contemplados
Contemp
com uma Parcela em Atraso.
•
CC2 – Contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso.
•
CP1 - Contemplados com Crédito Pendente com uma Parcela
Parcel em Atraso.
Unilance Administradora de Consórcios LTDA 02/04/2015
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Manual de Procedimento Área de Administração e
Finanças.
•
CP2 - Contemplados com Crédito Pendente com duas Parcelas ou Mais em
Atraso.
•
contemp
com uma Parcela em Atraso.
NC1 – Não contemplados
•
NC2 - Não contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso.
diário. E o processo de cobrança idem, seguindo às mesmas
mes
O relatório é diário.
premissas de cobrança das parcelas, ou seja, acompanhando as datas de vencimento
das parcelas normais. As datas são as seguintes:
•
Dia 9 de cada mês.
•
Dia 14 de cada mês.
•
Dia 20 de cada mês.
O processo simplificado é representado pelo fluxo abaixo:
Fluxograma setor de Cobrança.
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Manual de Procedimento Área de Administração e
Finanças.
A cobrança atua tanto em processos para consorciados contemplados como
para não contemplados.
Os processos vinculados (correspondência e jurídico) podem ser observados
nos comentários seguintes:
Status do
Consorciado
•
•
•
Contemplados com uma parcela em atraso
atraso;
•
Contemplados com Crédito Pendente com duas Parcelas
ou Mais em Atraso.
Atraso
•
•
Não comtemplados com uma parcela em atraso
atraso;
Contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso
Atraso;
Contemplados com Crédito Pendente com uma Parcela
em Atraso;
Atraso
Não comtemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso
Atraso.
Envio de
correspondência
– carta
registrada
•
O contato com o cliente é realizado com base em dados
cadastrais contidos no sistema informático.
informático As primeiras
tentativas são realizadas por telefone, e caso o telefone seja
móvel 9celular
celular) é enviada uma mensagem de texto. Após três
tentativas envia
envia-se correspondência com carta registrada
informando do débito e dos procedimentos para pagamento.
Fatos da cobrança.
•
A realização da cobrança se dá para a recuperação de clientes e reforço de
caixa.
•
A cobrança é um fator de segurança para a realização
realização das assembleias de
grupos.
•
O processo de cobrança é iniciado com inadimplência superior a 31 dias.
•
A tentativa
entativa negativa de contato com o cliente contemplado gera a cobrança
externa, ou seja, processo pré-judicial.
pré
•
Clientes contemplados com status de crédito pendente
pendente terão o crédito
cancelado.
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Finanças.
•
Considera o status do consorciado conforme definições acima.
•
O cancelamento
ancelamento do contrato
cont
deve partir do consorciado.
Procedimentos.
Para que se inicie a cobrança os profissionais da área se baseiam no relatório
de pendência geral. Este relatório é emitido pelo sistema informático utilizado na
organização. A figura seguinte
seguinte expressa às informações contidas no relatório.
Figura: relatório CP2
Figura:Extrato relatório NC2.
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Manual de Procedimento Área de Administração e
Finanças.
Figura: Extrato relatório CC2.
A partir destess relatórios, os profissionais geram uma ficha de controle (data,
hora, contato, proposta) em planilha eletrônica para acompanhamento e gestão.
Separam-se
se os consorciados contemplados dos consorciados não contemplados. O
processo
rocesso de cobrança é distinto.
Não Contemplados.
O processo de cobrança de não contemplados visa à recuperação do cliente.
Os profissionais da cobrança geram uma planilha a partir da base de dados do
sistema operacional, considerando as datas de vencimento acima elencadas. A partir
das informações iniciam o contato com os clientes com parcelas em atraso.
Inicia-se
se então o processo
processo de contato e comunicação com o cliente –
consorciado inadimplente.
A primeira tentativa de contato é realizada por telefone (utilizando-se
(utilizando
os dados
cadastrais da ficha do cliente). São realizadas normalmente três tentativas. Caso
sejam infrutíferas é emitida
tida uma correspondência (na modalidade de carta registrada)
para o endereço constante do cadastro do consorciado inadimplente.
Esta correspondência é uma carta informando do débito e da possibilidade de
acerto da(s) parcela(s) em atraso, que se torna um pré-acordo;
acordo; informa também que
caso não haja pagamento ou interesse por parte do consorciado inadimplente o
mesmo deverá pronunciar--se quanto ao cancelamento.
Tanto para o contato telefônico como para a cobrança via carta, caso sejam
positivos, será emitido
o boleto e encaminhado através de E-mail
E mail ou Fax, com a data do
vencimento
encimento estipulado no Pré-Acordo.
Pré
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Finanças.
ATENÇÃO: O consorciado poderá pedir parcelamento das parcelas em
aberto, em forma distinta do que costuma pagar em valores das parcelas definidas
pelo contrato
ontrato de consórcio. Por exemplo: suponha que possui um atraso de R$
2.500,00 (valores das parcelas R$ 750,00). Ele pode pedir parcelamento ou pagar
O profissional deve solicitar ao devedor uma cópia
cópia do comprovante de
pagamento para fins de controle (baixa do arquivo) e confrontação com a conciliação
bancária.
Pode acontecer de o consorciado desistir do contrato, devendo neste momento
o profissional do Consórcio UNILANCE informar que o mesmo deve enviar uma carta
com assinatura de próprio punho, solicitando o cancelamento do contrato de
consórcio. Lembramos que esta opção de cancelamento já está definida em contrato,
e, está vinculada ao atraso de pagamentos, ou seja, caso
caso o cliente esteja inadimplente
o Consórcio UNILANCE poderá rescindir o contrato.
Observação:: Como o cliente de consórcio na fase pré-contemplação
pré contemplação é um
investidor e, portanto credor da Instituição, a capacidade de cobrança se restringe
a recuperação dos pagamentos a serem efetuados para que o mesmo mantenha
as parcelas adimplentes e possa ao mesmo tempo concorrer ao sorteio do bem
consorciado.
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Finanças.
Fluxograma: Não Contemplados.
Contemplados
Cobrança l
Início
A
Estruturação e
emissão de
relatório de
Status
Relatórios , NC1,
NC2
Envio de
proposta de
Recuperação
B
Não
Pagamento
Efetuado
Montagem Planilha
de
acompanhamento
Processo
Cancelamento
Fim
Sim
Atualiza dados
Contato com o
cliente
Exclui clientes da
lista de
inadimplencia
Não
Contato Positivo
B
Fim
Sim
A
Fluxograma: Setor de Cobrança.
Contemplados.
Os procedimentos de seleção de inadimplentes são os mesmos utilizados para
clientes não contemplados, sendo a diferença o status de “contemplação”, com ou
sem a posse do bem consorciado.
De mesmo modo que para clientes não contemplados, a primeira
primeira tentativa de
contato é realizada por telefone (utilizando-se
(utilizando se os dados cadastrais da ficha do cliente).
São realizadas normalmente três tentativas.
Caso o contato telefônico seja positivo, será emitido boleto e encaminhado
através de E-mail
mail ou Fax, com
com a data do vencimento estipulado no Pré-Acordo.
Pré
Caso sejam infrutíferas encaminha-se
encaminha se para assessoria de cobrança externa
para cobrança na modalidade pré-judicial.
pré
Tanto para o contato telefônico como para a cobrança via carta, caso sejam
positivos, será emitido boleto e encaminhado através de E-mail
E mail ou Fax, com a data do
vencimento
encimento estipulado no Pré-Acordo.
Pré
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Finanças.
Após todas as tentativas esgotadas é enviado um relatório e extrato do cliente
com parcelas em atraso aos escritórios de Assessoria Jurídica de Curitiba
Curiti
e São
Paulo, para que sejam notificados extrajudicialmente e/ou judicialmente.
judicialmente
Deve-se
se ter em conta que o cliente pode optar por devolução dos bens
adquiridos e que estes trâmites são tratados exclusivamente pela assessoria jurídica
do Consórcio UNILANCE.
Todas as informações de contato são anexadas na planilha de controle (ou no
sistema informático em uso na empresa). De a área ainda realizar acompanhamento
acompanhamento
diário dos retornos bancários para confirmação dos acordos.
acordos
Após a confirmação dos pagamentos os profissionais da área devem validar a
exclusão do nome do consorciado dos relatórios de inadimplentes.
Estes pagamentos são incluídos no sistema operacional do consórcio e
comporão os valores para definição do fluxo de caixa como receitas financeiras.
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Finanças.
As figuras seguintes representam graficamente o processo.
Fluxograma setor de Cobrança.
Os processos acima descritos atendem a Matriz e todas as filiais.Poderá
ocorrer de haver mais de um escritório jurídico, que será considerado como regional,
devendo, entretanto seguir as mesmas premissas do escritório jurídico principal.
Contemplados com crédito pendente.
pendente
O procedimento de cobrança para contemplados com crédito pendente se
assemelha ao anterior, sendo a diferença a perda do crédito por
por parte do consorciado
contemplado, retornando-o
o a condição de consorciado com parcelas em atraso, ou
seja, como se não tivesse sido contemplado por sorteio.
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Finanças.
Recuperação de cotas de não contemplados.
contemplados
A recuperação se dará com as seguintes condições:
1. Entrada somente no mesmo grupo em que o consorciado participava.
participava
2. A entrada poderá ser em cota nova ou cota em substituição (cancelamento
de outro consorciado).
consorciado)
3. O limite mínimo de cotas pagas a serem consideradas para recuperação
segue a tabela referencia abaixo:
a
GRUPO / COTA
PERCENTUAL
4. O consorciado somente poderá ser recuperado apenas uma vez – casos
distintos deve-se
se consultar a gerência.
Outras funções do departamento.
departamento
•
Clientes que querem reduzir o valor das cotas (redução do crédito
contratado).
•
Clientes que quere aumentar o valor das cotas (aumento do crédito
contratado).
Capítulo – Compras.
Objetivo e representação.
O objetivo deste capítulo é descrever os procedimentos nas rotinas de
compras. Iniciamos por representar a estrutura da área de compras que faz parte da
Gerência Administrativa Financeira
F
do Consórcio UNILANCE e está baseada na
estrutura organizacional da organização. Sua representação é a seguinte:
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Finanças.
Organograma área de Administração e Finanças.
Definições.
Entende-se por compras no Consórcio UNILANCE, o procedimento de
aquisição de bens, produtos ou serviços. Tem a função de adquirir de acordo com
estas normas, pelos menores preços, dentro das melhores condições, e menor prazo,
a totalidade dos materiais necessários para o perfeito funcionamento da empresa.
Principais atribuições:
•
Cadastro
stro e controle de fornecedores.
•
Controle e acompanhamento de pedidos (follow
(
up).
•
Controle da classificação dos clientes.
clientes
•
Pesquisa de mercado.
•
Execução da compra.
•
Emissão
missão de relatórios gerenciais.
•
Especificações técnicas de produtos.*.
* Atividades dependentes e relacionadas a outras áreas.
“A lógica da boa compra é adquirir o material necessário, em tempo oportuno,
em quantidades convenientes e pelo menor preço.”
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Finanças.
Cinco
inco fatores essenciais que devem estar intrínsecos em uma operação de
compra:
1. Preço.
2. Qualidade.
3. Quantidade.
4. Prazos de entregas.
5. Inspeção da mercadoria.
“Os materiais, as matérias primas, os equipamentos, as máquinas, os
acessórios, os veículos, etc., custaram dinheiro, valem dinheiro, terão que ser zelados
como se dinheiro fosse.”
A função desta estrutura, além de realizar as ações acima elencadas, envolve
a produção de relatórios de desenvolvimento operacional, a sugestão de melhorias e
mudanças, a gestão do pessoal da área, o controle documental e de informações, o
desenvolvimento de rotinas e processos, o atendimento a Gerência Administrativa –
Financeira.
Rotinas de Compras.
•
Compras recebe solicitação de compras das diversas áreas contendo
c
as
especificações do bem, produto ou serviço.
serviço
•
Realiza cotação de compras com pelo menos três fornecedores.
fornecedores
•
Verifica tabela de valores fornecida pelos fornecedores e/ou cliente.
•
Solicita autorização da gerência de compras e/ou gerência responsável
re
pela
ela área solicitante.
•
Faz pedido de empenho.
•
Efetua “Pedido de Compra”.
•
Envia uma via do “Pedido de Compra” para Almoxarifado ou área de
recepção da mercadoria ou área solicitante.
solicitante
•
Arquiva
va via para controle de entrega.
•
Envia processo finalizado para a gerência
ncia que aprovou a compra.
•
Cadastra informações no sistema (manual ou informático)
informático) da compra
realizada.
•
A cada quinze dias emite relatório das compras realizadas para a gerência
Administrativa – Financeira e para a Diretoria.
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Finanças.
Cadastro e controle de fornecedores.
fornece
Cadastrar
adastrar de forma correta, onde os fornecedores possam ser avaliados no
que tange a sua saúde financeira através de índices de liquidez, registros em órgãos
federais, estaduais e municipais, adimplência de tributos
tributos e capacidade de
fornecimento, sistemas
stemas da qualidade, preço e outras condições, de acordo com as
seguintes regras:
•
A área de compras fará um cadastramento de todos fornecedores (materiais,
serviços) em atividade;
•
Empresas não cadastradas, poderão participar do processo de vendas mediante
m
autorização da gerência.
•
O cadastro poderá ser realizado via documento físico ou digital (neste caso
utilizando planilhas ou software
s
específico).
•
A classificação se dará por tipo de bem,
bem, produto ou serviço oferecido.
•
A área deverá estabelecer uma classificação
classificação dos fornecedores pontuando do
d mais
efetivo ao menos efetivo.
•
O cadastro deverá ser revisto pelo menos a cada seis meses.
Formulário (proposição)..
A
Departamento de Vendas
Assunto: Cadastro de Fornecedores
Com o intuito de manter atualizado o sistema
sistema de informações de
fornecedores e produtos solicitamos a gentileza de preencher o questionário abaixo,
com o maior número de informações possíveis, no prazo máximo de 20 (vinte) dias, a
contar da data do recebimento desta, sob pena de não poder participar de licitações,
cartas convites ou quaisquer outras formas de compra procedida pelo
pel Consórcio
UNILANCE.
Nome
Fantasia:.............................................................................................................
Razão
Social:.................................................................................................................
..................................................................................................
Ramo
de
Atividade:........................................................................................................
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Finanças.
CGC/MF:...........................
CGC/MF:...............................................Inscrição
Estadual:...........................................
Inscrição Municipal:......................................................
Nº. do registro no órgão de certificação profissional (ex: CREA):........................
Endereço:..............................................................................................................
:..............................................................................................................
Cidade:...................................................................UF:...... CEP:..........................
Telefone(s):.................
Telefone(s):..............................................Fac-símile(s):.......................................
símile(s):.......................................
..............................................
........................................
Caixa Postal:............................. E-mail:................................................................
E ail:................................................................
Data de Fundação:....../....../...... Número Junta Comercial:..................................
Sócios ou Diretores: .............................................................................................
......................................................................
............................................................................................
Gerente Comercial ou Representante na Região:................................................
.............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Gerente Financeiro:..............................................................................................
No. Empregados:..................
..................
Principais Clientes:1)............................................................................................
2).........................................................................................
2)............................................................................................
3)............................................................................................
Principais Fornecedores:1)...................................................................................
2)..................................................................................
3)..................................................................................
Bancos que opera:1).............................................................................................
opera:1).............................................................................................
2)............................................................................................
3)............................................................................................
........................................................................................
Deve acompanhar este cadastro:
•
Cópia do Contrato Social
So
ou Registro Comercial.
•
Cópia
ópia 02 (dois) últimos Balanços.
•
Cópia de Balancete últimos 06 (seis) meses.
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Finanças.
•
Cópia do Cartão CGC.
•
Cópia da Inscrição Estadual, Municipal.
•
Cópia RG e CPF dos Administradores.
Administradores
•
Cópia do Registro em conselho de classe.
classe
•
Regularidade com Receita (Federal,Estadual e Municipal).
•
Prova de regularidade com Seguridade Social.
Social
•
Relação com toda linha de produção.
produção
•
Catálogos de especificações técnicas.
técnicas
•
Lista de preço atualizada.
Consórcio UNILANCE - Compras
Rua Coronel Francisco Hoffmann dos Santos, 788.
788
CEP 81530-000
Bairro Jardim das Américas
Curitiba, Estado do Paraná, telefone no. (41) 3029-3002.
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Finanças.
CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS (FOLLOW UP).
UP)
É obrigação da área de compras documentar para o acompanhamento e
fiscalização das encomendas realizadas, a observância dos prazos de entrega,
previamente combinados com os fornecedores, a quantidade e a qualidade dos
produtos fornecidos. Tal acompanhamento é necessário para a geração dos índices
de classificação
sificação dos fornecedores. As premissas básicas são as seguintes:
•
Cabe ao Setor de Compras acompanhar o andamento dos materiais
adquiridos, no que se refere a prazo de entrega
entrega e qualidade dos mesmos.
•
Incluir multa por atraso na entrega em todos os contratos
os estipulados.
•
Preencher o controle de indicadores
i
para cada fornecedor.
•
Emitir um relatório de controle sobre os pedidos
pedidos de compras a serem
executados.
•
Emitir um relatório
relató das compras concluídas.
PESQUISA DE MERCADO.
MERCADO
Tem por objetivo pesquisar o mercado de atuação de cada fornecedor
possibilitando obter no presente e em épocas futuras, condições de preço, qualidade e
prazo de entrega. As principais fontes para se obter estas informações são: Guias
Telefônicos, Transportadoras, Concorrentes, Empregados, Bancos,
Bancos, Instituições
Governamentais, etc.
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