3. Sua rotina é apagar incêndios e você não consegue focar
Propaganda
Sobre o Autor Roberto Gil Espinha com mais de 15 anos de experiência em projetos com especial ênfase em Finanças e TI, vários destes como executivo da Datasul, atual Totvs. Atualmente é sócio Diretor da Euax, e lidera a equipe que desenvolve e comercializa o Artia, uma ferramenta inovadora voltada para a Gestão de Projetos. Também atua como consultor em empresas na estruturação de seus processos e metodologias de gestão de projetos, infra de TI e na adoção de boas práticas de engenharia de software. Bacharel em Administração de Empresas, com especializações em Gestão Empresarial pela FGV-RJ e em Engenharia de Software pela PUC-PR. Certificado PMP e PMI-ACP pelo PMI, ITIL Foundation pelo EXIM e CSM, CSP pela Scrum Alliance. Espinha, como é mais conhecido, tem praticado com determinação a organização do trabalho em equipe para poder ir para casa mais cedo curtir a família, e às vezes praticar mergulho. Você pode saber mais sobre o Espinha aqui: http://br.linkedin.com/in/robertoespinha 2 Índice Sobre o Autor�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������2 Introdução���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4 1. Você fica vermelho quando questionado sobre o andamento dos projetos.������������������������������� 5 2. Para planejar um novo trabalho e se comprometer com prazos você precisa falar com metade da empresa��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 6 3. Sua rotina é apagar incêndios e você não consegue focar no que é realmente importante.������ 7 4. Para saber da produtividade e eficiência de seu pessoal você precisa fazer magia.������������������� 8 5. Para identificar o projeto mais rentável você dedica horas e mais horas debruçado em planilhas���� 9 6. Você nunca tem as informações precisas e na hora certa para comunicar o status das atividades para o cliente.��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10 7. Nitidamente, de um projeto para o outro, as causas dos problemas teimam em se repetir.���� 11 8. As entregas e projetos parecem ser infinitos: você gasta muita energia para encerrá-los.������� 12 Conclusão��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������13 O Artia��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������14 3 Introdução À partir do momento que uma empresa passa a ter sob sua responsabilidade a geração de diversos produtos ou serviços e o atendimento a uma carteira expressiva de clientes, surge a necessidade de que ela passe a trabalhar com a organização do trabalho das equipes muito bem estruturada. Isto porque através da organização das atividades, você pode alocar um esforço temporário para gerar resultado específico, delimitando início, meio e fim, com a alocação adequada dos recursos necessários e com metas muito bem definidas. Assim é mais fácil gerir o conhecimento, as lições aprendidas e melhores práticas, a utilização adequada da mão de obra da empresa, e como consequência fidelizar o cliente através de qualidade e pontualidade. Se no dia a dia de sua empresa, você se depara com falta de visibilidade do andamento dos projetos, não consegue mais lembrar a data de conclusão das atividades ou saber a quantidade de trabalho realizado, fique atento! Acompanhar o que já começou, o quanto andou e o que falta fazer é penoso, e exige que você junte informações de muitas planilhas e relatórios. É difícil saber se os projetos têm rentabilidade ou não. Seu time acaba repetindo os mesmo erros e até a comunicação com o cliente fica falha, porque faltam informações concretas e precisas para lhe apresentar. Está complicado? Este ebook apresenta oito sinais claríssimos de que é chegada a hora de sua empresa dar um passo importantíssimo na direção da excelência operacional e da rentabilidade de seus projetos. Você vai descobrir que a solução para este problema é mais simples e rápida do que você imagina! Organizar o trabalho de sua equipe utilizando a solução adequada trará facilidades e resultados dos quais uma empresa de sucesso não pode abrir mão! Vamos a eles! 4 1. Você fica vermelho quando questionado sobre o andamento dos projetos. Perguntas sobre o andamento das atividades deixam você desconfortável. Você não encontra informações estruturadas para respondê-las. Isso mesmo, tudo aquilo que você e seu time tentam organizar e controlar através de planilhas, lembretes, correios eletrônicos, entre outros mecanismos, fazem você levar bastante tempo para ter respostas. E em momentos como este, quando muitas vezes tem alguém na sua mesa esperando uma posição, você percebe que uma solução de gestão apropriada, com informações integradas e atualizadas com a frequência ideal, poderia lhe dar as respostas e tornar sua gestão muito mais eficiente. 5 2. Para planejar um novo trabalho e se comprometer com prazos você precisa falar com metade da empresa. Você não tem uma solução para um bom planejamento, que permita avaliar a alocação dos componentes de seu time. As estimativas não são confiáveis e você não consegue fazer uma organização precisa das tarefas. Para saber a situação de cada tarefa é necessário um esforço enorme. Você precisa falar com cada membro do time, e confiar cegamente no que lhe disserem. Identificar se alguém está sobrecarregado ou com folga é quase impossível. Com o aumento da quantidade de projetos e entregas não dá mais pra puxar da memória todas estas informações. Conhecer todas as experiências, saber todos os projetos e atividades de cada colaborador, de cabeça, nem pensar. É necessário então contar com uma solução que permita o planejamento dos seus projetos com todas as suas características e considerando a capacidade ideal de seu time. 6 3. Sua rotina é apagar incêndios e você não consegue focar no que é realmente importante. Seu dia a dia é pautado em resolver problemas. Seu foco é no urgente e não no importante! Você não dispõe de mecanismos para visualizar a carga de trabalho do time e verificar as datas de encerramento previstas para os trabalhos já em andamento. Para saber quais as pessoas mais adequadas para um novo projeto e quem seria mais produtivo, se está alocado no período ou não, é complicado. Passar um status sobre o andamento do projeto, é trabalho árduo. Desta forma, não há como aplicar seu tempo em ações pró-ativas, buscar novas ferramentas para melhorar a qualidade do trabalho, avaliar a capacitação de seu time, fazer coaching ou reuniões de feed-back com suas peças chave. Enfim, dedicar mais atenção a atividades importantes que promovem mudanças e mantém os times mais produtivos e motivados. 7 4. Para saber da produtividade e eficiência de seu pessoal você precisa fazer magia. Como fazer melhor uso da capacidade do time? Como identificar os pontos mais fortes de cada um, quem é mais produtivo ou quem gera menos retrabalho? Quando você percebe, seu time está super alocado, ou tem projetos com prazo estourados ou a estourar. Conhecer a assertividade de prazos de cada um, ou a eficiência na estimativa, é muito custoso. Para remunerar um colaborador, você não consegue se basear no desempenho dele em relação a realização de sua tarefas. Apesar de tanto esforço, você segue convivendo com críticas sobre a qualidade e cumprimento de prazos! Não há como manter um time motivado sem uma forma de acompanhar e individualizar os indicadores de desempenho. Uma solução automatizada e colaborativa para organização das atividades, pode ajudar com relatórios e gráficos da produtividade do time, com base em informações de apontamento de horas, por exemplo. 8 5. Para identificar o projeto mais rentável você dedica horas e mais horas debruçado em planilhas. Você sabe que todas as atividades planejadas para seu time tem uma previsão de esforço e que a soma delas gera o custo de seu projeto. Sabe também que a margem de cada um destes projetos colabora diretamente para o resultado de sua empresa. Mesmo assim, você não consegue saber como seus projetos têm se comportado em relação aos custos e sua rentabilidade. O controle da alocação é complexo, identificar o realizado e atingir o máximo da produtividade de seu time é quase impossível! É importante que você possa contar uma solução que, sem gastar horas valiosas, juntando planilhas e fazendo cálculos, tentando identificar o esforço realizado, inclusive o extra, lhe faça chegar aos resultados de seus projetos, apontado a rentabilidade e o desempenho deles. 9 6. Você nunca tem as informações precisas e na hora certa para comunicar o status das atividades para o cliente. Se você fica vermelho ao responder perguntas sobre o projeto, quando chega a hora de prestar contas ao cliente então, seu coração dispara! O acompanhamento do status das atividades pelo cliente é um diferencial na prestação de seus serviços, e passam segurança e profissionalismo. Com uma organização pouco eficiente, falta de acompanhamento efetivo do trabalho realizado, do cumprimento dos prazos, das ações corretivas ou preventivas, é muito complicado chegar a um status confiável e claro para repassar ao cliente, sem comprometer a integridade das informações. Somente com uma solução que permita o registro de informações importantes, que esteja disponível para receber os dados de forma fácil e em tempo real, você poderá manter o cliente bem informado sobre o status de seus projetos. 10 7. Nitidamente, de um projeto para o outro, as causas dos problemas teimam em se repetir. Colaboração e lições aprendidas são fatores de sucesso na implementação de projetos em sua empresa. Com elas é possível aprender com falhas já conhecidas e promover melhorias, aumentando a qualidade e produtividade de suas atividades. No entanto, sem um repositório adequado, de fácil acesso, à disposição para que os participantes dos projetos possam colaborar com suas experiências e buscar informações sobre histórico dos projetos já realizados, este cenário mais parece um sonho distante. Sendo assim, os projetos mudam, mas os problemas voltam a ocorrer, e tempo, esforço e custo voltam a ser dispendidos para tratar do que já é conhecido e poderia facilmente ser mitigado ou resolvido. 11 8. As entregas e projetos parecem ser infinitos: você gasta muita energia para encerrá-los. É difícil saber se todas as atividades foram finalizadas e as pendências resolvidas. Não há como identificar se todo o trabalho previsto foi feito. Saber se todos os documentos e materiais necessários foram gerados, então nem se fala! Você precisa de um esforço enorme, buscando emails, relembrando telefonemas, vasculhando atas de reunião para conseguir encerrar seus projetos. É difícil também medir o desempenho do time em relação ao esforço previsto e o realizado e se os prazos foram cumpridos. Desta forma, não é possível saber se seus projetos têm tido sucesso ou se têm fracassado em relação aos principais indicadores de desempenho aplicáveis. Com uma solução que ofereça o acompanhamento efetivo do andamento das atividades, o encerramento de um projeto acontece de forma natural, como uma conseqüência do que foi realizado até aquele momento, sem necessidade de correr atrás de informações perdidas. 12 Conclusão Se você se identificou com a maior parte dos sinais aqui apresentados, não se preocupe, você não é o único. Exatamente por isso preparamos este ebook. Acreditamos que este material tenha ajudado sua empresa e você a dar um passo importante na direção da excelência operacional e da rentabilidade de seus projetos! Chega de sofrimento na gestão de seus projetos. Existem soluções tecnológicas especializadas em organização do trabalho, com recursos e facilidades que incentivarão a cultura colaborativa do time, trarão mais eficiência na gestão e execução das tarefas e muita credibilidade junto ao seu cliente. Claro que organizar o trabalho de sua equipe utilizando a solução adequada torna essa evolução muito mais fácil e com resultados mais perceptíveis! Ah, um detalhe bem importante: a motivação do time é fator chave para garantir o sucesso da organização do trabalho em equipe, e também nesse ponto, como você viu, a tecnologia pode ajudar. E vamos ser honestos, você percebeu como uma solução para a organização do trabalho em equipe é fácil e prática? Estamos a disposição para passar mais informações e contribuir com a sua busca neste desafio. Contate-nos através do email [email protected] Se você gostou do material, seja colaborativo e compartilhe: http://goo.gl/tvfZ2N http://goo.gl/oSZSmk http://goo.gl/ogZdDJ 13 O Artia Ajudamos você a aumentar a visibilidade do trabalho que está sendo realizado por sua equipe. Através da solução Artia vamos ajudá-lo a criar maior sinergia e comprometimento de seus profissionais. Aumento da colaboração da equipe facilitando a comunicação e o controle dos projetos, atividades e tarefas em andamento são benefícios que oferecemos aos gestores e líderes das empresas a partir da solução Artia. Somamos estes benefícios em clientes por todas as regiões do país em segmentos como Marketing e Publicidade, TI, Desenvolvimento de Software, Engenharia, Indústria, P&D, Consultorias e Profissionais liberais. Conheça nosso blog : http://artia.com/blog e entre em contato conosco http://artia.com/contato 14
