diagnóstico funcional de logística hospitalar no setor de farmácia no

ISSN 1984-9354
DIAGNÓSTICO FUNCIONAL DE LOGÍSTICA HOSPITALAR
NO SETOR DE FARMÁCIA NO HOSPITAL SANTA CASA
DEMISERICÓRDIA DE GOIÂNIA
Área temática: Logística
Irene Reis
[email protected]
Taynara Guimarães Reis
[email protected]
Tereza Lima
[email protected]
Lucia Abrantes
[email protected]
Resumo: Este estudo tem como objetivo geral elaborar diagnóstico funcional na logística hospitalar com foco no
setor de farmácia, além de apresentar sugestões de melhorias para o hospital Santa Casa de Misericórdia de Goiânia.
Metodologicamente, utilizou-se de uma pesquisa descritiva exploratória e estudo de caso, com embasamento em
análise de documentos, entrevistas com gerentes e funcionários do setor de farmácia. Os resultados indicaram a
necessidade de treinamento e aperfeiçoamento do pessoal; elaboração das descrições e análise dos cargos,
especificando as funções e os requisitos exigidos para os ocupantes dos cargos; atualização do software da gestão de
logística hospitalar, possibilitando o controle efetivo dos medicamentos e outros ativos da instituição; melhorias no
arranjo físico do setor de logística; reformulação nos processos e nas solicitações de compras para diminuir custos e
evitar desperdícios com medicamentos vencidos; implantação de uma gestão da qualidade no hospital, pois, através da
gestão da qualidade, o hospital poderá efetuar resolução de problemas existentes, padronizar os processos críticos,
fazer uma capacitação de recursos humanos, aumentar a produtividade e ter reconhecimento da comunidade.
Palavras-chaves: diagnóstico organizacional, administração, propostas de melhorias, logística
hospitalar.
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INTRODUÇÃO
O estudo apresenta a elaboração do diagnóstico funcional no setor de logística hospitalar com
foco no setor de farmácia do Hospital Santa Casa de Misericórdia de Goiânia, apresentando sugestões
para implementação de melhorias. Segundo Bertazzo (2013, p. 9) “A Santa Casa de Misericórdia de
Goiânia (SCMG) é uma das maiores unidades hospitalares do Estado de Goiás no atendimento de
média e alta complexidade médica em uma completa e ampla estrutura”. A SCMG tornou-se um
hospital de referência na região Centro-Oeste e visa atender todas as pessoas que são carentes de seus
serviços, sem fazer exceção de pacientes.
Saúde é qualidade de vida. A saúde é um direito dos cidadãos e, por isso, todos devem ter
acesso. O papel do hospital vai muito além de apenas prestar serviços de saúde uma vez que fica
responsável indiretamente por fatores sociais da população, tornando-se reconhecido e com um
diferencial de atendimento e preocupação com seus pacientes.
Mezomo (1995, p. 17) diz que “administrar um hospital é como comandar um navio. O capitão
planeja um roteiro, mas não sabe se vai encontrar tempestades. Se ele não for corajoso, não utilizar
instrumentos de navegação, seu navio poderá afundar antes de chegar ao porto planejado”. Para
administrar um hospital, é preciso ser um administrador dinâmico e proativo, que prevê os problemas
futuros e soluções rápidas para sanar as necessidades gerais do hospital no dia a dia.
Este trabalho tem como propósito contribuir com o processo de melhorias na logística de
medicamentos, nas áreas de farmácia e centro cirúrgico, através da elaboração de um diagnóstico da
realidade e apresentação de sugestões para implementação de melhorias.
Justifica-se pela importância da logística hospitalar para um bom funcionamento do hospital,
com métodos eficazes e rápidos, sanando problemas como custo alto e desperdícios de medicamentos.
Busca, por meio de uma análise geral do hospital, destacar os atuais problemas verificados e
propor sugestões de melhorias. Ainda nesse sentido, as informações apresentadas, mediante o
diagnóstico realizado, visam colaborar também com a academia no sentido de servir como fonte para
pesquisas futuras.
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
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As bases teóricas deste trabalho estão relacionadas aos estudos sobre administração,
especialmente em logística. Apresenta o conceito de administração, suas funções e áreas funcionais,
bem como trazemos o conceito de logística, logística hospitalar e logística hospitalar no setor de
farmácia.
ADMINISTRAÇÃO
Entende-se que se torna necessário saber lidar não apenas com pessoas, mas, também, com
recursos. Desse modo, para se ter uma boa administração não basta ser bom somente com papéis; a
administração depende de pessoas qualificadas nas funções certas. Bateman (2006, p. 15) salienta que
a “administração é o processo de trabalho com pessoas e recursos, que visa cumprir as metas de uma
organização. Os bons administradores fazem isso tanto com eficácia quanto com eficiência”. Descreve
sobre as quatro funções da administração que são planejar especificando os objetivos a serem
atingidos; Liderar estimulando, coordenando e auxiliando pessoas e grupos para o alcance dos
objetivos propostos; controlar implementando as mudanças necessárias e para se ter uma
administração de competência é necessário trabalhar alinhando todas as funções da administração.
O autor acima citado define as áreas funcionais da empresa como: “marketing (necessidades
dos clientes); Recursos Humanos (pessoas da empresa); Compras (selecionar insumos); Logística
(processo) e Finanças (financeiro da empresa)”. Todas essas áreas funcionais devem estar interligadas
e trabalhando em um propósito único para que a organização tenha sucesso. (Bateman, 2006, p. 576 e
577).
Importante reafirmar a partir dos estudos e pesquisa realizadas que as teorias administrativas
apresentam diferentes abordagens para administração das organizações, refletindo os fenômenos
históricos, sociais, culturais, tecnológicos e econômicos de sua época. Assim, as teorias administrativas
decorrem do momento em que elas estão inseridas.
Os estudos de Cobra (1992, p. 41 e 44) revelam que “a interação de uma organização com seus
meios ambientes internos e externos se realiza através do composto de marketing. Essa interação se
processa através dos chamados 4 Ps (produto, preço, promoção e praça que é a distribuição)”.
Portanto, é preciso que o produto, o preço, a promoção e a praça estejam interligados para satisfazer as
necessidades dos clientes. Na sequência, será apresentada a revisão teórica sobre logística.
LOGÍSTICA
Através da logística, as organizações desenvolvem atividades de suprimentos, transporte,
estocagem e distribuição de produtos e essas atividades são desenvolvidas de forma integradas e
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coordenadas. Ballou (1993, p. 23) comenta que “a logística empresarial associa estudo e administração
dos fluxos de bens e serviços e da informação associada que os põe em movimento. Vencer tempo e
distância é a tarefa da logística”. A logística requer qualidade de seus serviços e produtos.
Atualmente, a logística é conhecida como parte essencial nas empresas por ser um
departamento responsável pela gestão de materiais de qualquer tipo. A logística tem como função sanar
os problemas, tais como: falta de controle, demora na entrega de produtos e serviços, entre outros.
Assim, Viana (2000, p. 46) afirma que:
As atividades logísticas têm se concentrado em dois setores diferenciados,
suprimentos e distribuição física. Cumpre destacar a significância dos custos logísticos
na composição total dos custos da empresa.
Kobayaschi (2000, p. 18) comenta que a logística é o “processo de planejar, implementar e
controlar eficientemente, ao custo correto, o fluxo e armazenagem de matérias-primas e estoque
durante a produção e produtos acabados”. Para se ter uma logística com eficiência é necessário unir o
planejamento com implementação e controle, ambos devem trabalhar em um foco comum que é o bom
andamento da organização.
De acordo com Martins (2006, p. 133), “a gestão do fluxo de materiais, serviços e informações,
desde o fornecedor inicial até o consumo final, constitui a essência da logística”. A logística é uma
atividade que oferece produtos e serviços com rapidez, qualidade e satisfação dos clientes.
Complementando, Barbieri (2009, p.3) comenta que “as atividades voltadas para administrar o fluxo
de materiais e de informações relacionadas com esse fluxo ao longo da cadeia de suprimento
constituem o que genericamente se denomina logística”. A logística faz parte de um processo de
planejamento do fluxo de materiais.
Ainda nesse sentido, Silva (2010, p. 21) afirma que a “logística é um processo de
gerenciamento estratégico da compra, do transporte e da armazenagem de matérias-primas, partes e
produtos acabados, de tal forma que a lucratividade atual e futura seja maximizada”. A logística tem o
objetivo de aumentar a lucratividade da organização e organizar o processo dos materiais. A seguir,
será apresentada a revisão sobre logística hospitalar.
LOGISTÍCA HOSPITALAR
Heleno (2008, p. 14) comenta que “quem atua na área de administração hospitalar se depara,
continuamente, com dois cruciais desafios: o de obter os melhores resultados empresariais e, ao
mesmo tempo, ter a capacidade de otimizar recursos”. Ao buscar alcançar um bom desempenho, os
gestores oportunizam um tratamento ético e sustentável que afeta diretamente a vida das pessoas que
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procuram assistência hospitalar. Conforme Laes & Haes (2009, p. 112): “a preocupação com a
logística hospitalar vem crescendo e os hospitais são organizações complexas e resguardam diferenças
em relação à indústria manufatureira”. A logística hospitalar é o processo de gerenciar
estrategicamente e racionalmente a aquisição, movimentação e a armazenagem de medicamentos e
instrumentos médicos.
O papel da logística hospitalar deve ser o de preservar a vida e restaurar a saúde dos pacientes
com ótima qualidade, custo baixo e retorno satisfatório para o hospital. Laes & Haes (2009, p.116)
destacam que “a gestão de cadeia de suprimentos da saúde se inicia na saída de matéria prima dos
fornecedores. Passa pela produção e distribuição dos itens acabados até chegar ao paciente”.
O hospital deve prestar um bom atendimento para seus clientes ou pacientes desde a recepção
até o atendimento final com o médico. Ruiz (2012, p. 87) comenta que “clientes não compram
produtos ou serviços, mas sim expectativas, soluções para seus problemas e atendimento as suas
necessidades”.
Segundo Teixeira (2010, p. 97), “em saúde devemos ter sempre em mente que cada paciente ou
cliente valoriza aspectos diferentes de forma também diferenciada”. Existem clientes ou pacientes que
dão importância ao atendimento, desde a recepção, outros, por sua vez, observam com mais atenção o
atendimento especifico do médico ou da enfermeira.
No que se refere à saúde, um atendimento rápido é primordial para o hospital e a rapidez um
dos objetivos de desempenho operacional. O papel do hospital é o de trabalhar com recursos de forma
econômica e ao mesmo tendo atender os pacientes com qualidade. Os clientes/pacientes, mesmo se
encontrando em hospital público, procuram atendimento com rapidez, pontualidade e qualidade. Os
estudos desenvolvidos por Barbieri (2009, p. 33) afirma que:
Atendimento, rapidez, pontualidade e qualidade das entregas, como dimensões do
nível de serviço, são indicadores da satisfação dos clientes, constituindo-se, dessa
forma, em importantes parâmetros de administração de materiais.
Segundo Silva (2010, p. 27), “a logística tem cumprido papel fundamental na gestão hospitalar,
seja na redução de custos, seja no aumento de confiabilidade do sistema de abastecimento hospitalar”.
A logística tem sido extremamente importante nos hospitais para diminuir custos e aumentar a
qualidade dos serviços.
Barbieri (2009, p. 13) comenta que “uma gestão eficiente dos recursos materiais pode dar uma
contribuição importante para melhorar os serviços hospitalares, na medida em que reduz os custos
desses recursos ao mesmo tempo em que promove uma melhoria nos serviços prestados”. Atuar na
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gestão hospitalar requer muita agilidade e qualidade. Uma má gestão pode gerar sérios riscos não
apenas para o hospital como, também, para a sociedade que necessita dos serviços de saúde. A seguir,
apresentamos o aporte teórico sobre logística hospitalar no setor de farmácia.
LOGISTÍCA HOSPITALAR NO SETOR DE FARMÁCIA
Toda e qualquer farmácia hospitalar deve seguir os padrões e normas do recebimento e da
distribuição dos medicamentos. Kuhner e Oliveira (2010, p. 48) definem a logística hospitalar no setor
de farmácia como sendo “boas práticas de distribuição das medidas para garantir que a qualidade do
produto farmacêutico elaborado sob as diretrizes de boas práticas de fabricação chegue ao consumidor
final”. Os medicamentos dentro da farmácia hospitalar devem ser armazenados em lugares apropriados
e serem usados conforme seu período de vida útil.
Silva (2010, p. 123) comenta que “cumpre duas funções fundamentais da logística hospitalar. A
primeira é a responsabilidade de recebimento de medicamentos. A segunda consiste na preparação de
medicamentos e materiais de consumo”. Além do recebimento dos medicamentos, a farmácia
hospitalar também faz a preparação dos medicamentos e matérias de consumo. A farmácia hospitalar
também exerce outro papel relevante que é o de controle total de seus medicamentos.
Barbieri (2009, p. 11) comenta que “a qualidade dos serviços se relaciona de modo muito
intenso com a qualidade de administração de materiais, pois para que um serviço seja bem feito é
necessário que o material certo esteja disponível no momento em que for necessário”. A qualidade dos
serviços é muito importante para um hospital no setor de farmácia, que deve ter os medicamentos
certos quando solicitado.
Segundo Silva (2010, p. 125), “todas as farmácias hospitalares são consideradas
estabelecimentos assistenciais de saúde, devendo evidenciar a realização de atividades como recepção
e inspeção de produtos farmacêuticos”. As farmácias hospitalares devem receber os medicamentos,
registrar e conferir sua entrada e ter controle de sua distribuição conforme os medicamentos sejam
solicitados.
Ainda conforme Silva (2010, p.125), “usualmente, num hospital, os denominados postos de
enfermagem requisitam medicamentos a serem supridos pela farmácia hospitalar”. A farmácia
hospitalar deve ser bem organizada e realizar o controle de compra dos medicamentos, para que não
corra o risco de receber pedidos de medicamentos pelos postos de enfermagem que não possam ser
encontrados na farmácia.
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METODOLOGIA
ABORDAGEM METODOLÓGICA
Este estudo tem caráter exploratório e descritivo, que visa elaborar um diagnóstico funcional na
logística hospitalar com foco no setor de farmácia, e apresentar sugestões de melhorias para o hospital
Santa Casa de Misericórdia de Goiânia
A pesquisa descritivo-exploratória possibilita a descoberta de novas ideias e insights,
permitindo que o pesquisador compreenda melhor os aspectos envolvidos na questão em foco.
Segundo Collis e Hussey (2005, p. 24), “o objetivo desse tipo de estudo é procurar padrões, ideias e
hipóteses, em vez de testar ou confirmar uma hipótese”.
Assim, para o desenvolvimento deste estudo, elegeu-se o hospital Santa Casa de Misericórdia
de Goiânia como objeto de análise.
Yin (2005, p. 32) afirma que “o estudo de caso é uma investigação empírica que investiga um
fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto de vida real, especialmente quando os limites entre o
fenômeno e o contexto não estão claramente definidos”.
SELEÇÃO DO CASO
A Santa Casa de Misericórdia de Goiânia se destaca como uma das maiores unidades
hospitalares do Estado de Goiás por atender média e alta complexidade em uma completa e ampla
estrutura. No setor de internação, a instituição disponibiliza uma excelente estrutura com 301 leitos,
divididos em apartamentos e enfermarias. Possui Centro Cirúrgico com 12 salas, setor de hemodiálise
e quimioterapia, e Banco de Sangue próprio, além de possuir 20 leitos na Unidade de Terapia Intensiva
(UTI) Adulto, toda a cobertura de exames diagnósticos e Pronto Atendimento 24 horas.
COLETA DE DADOS
Foi utilizada, como técnica de coleta de dados, a entrevista semiestruturada. O roteiro de
entrevista abordou questões sobre planejamento e execução dos processos inerentes à logística
hospitalar no setor de farmácia. Foram entrevistados os gerentes e os funcionários da farmácia.
ANÁLISE DOS DADOS
No processo de pesquisa, a análise de dados consiste em examinar as pressuposições iniciais de
um estudo, analisando as evidências através dos dados coletados, combinados com a pesquisa teórica
(Yin, 2005). A análise da pesquisa empírica em conjunto com a teórica proporciona um melhor
entendimento do objeto em estudo.
O caso foi analisado quanto ao referencial teórico, considerando-se o setor de logística,
logística hospitalar e, por último, a logística no setor de farmácia hospitalar.
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APRESENTAÇÃO DA SANTA CASA DE MISERICÓRDIA DE GOIÂNIA – GO
A Santa Casa de Misericórdia de Goiânia (SCMG) foi fundada em 1937 e em parceria com a
Sociedade São Vicente de Paulo (SSVP), começa, no setor central da cidade a construção do prédio
que abrigaria a SCMG. Em 1954, quando uma junta administrativa é formada devido à expansão
técnico-físico do hospital, a SCMG já possuía Unidade de Terapia Intensiva (UTI), mais de 150 leitos,
Centro Médico onde começaram a se definir clínicas mais especializadas, como a de urologia e de
cardiologia, o que contribui para que a Santa Casa deixasse de ser apenas um hospital municipal,
passando a atender pacientes provenientes até do Distrito Federal.
Em 1984, novo prédio da SCMG foi edificado na Vila Americano do Brasil, onde funciona até
os dias atuais. No ano de 2003, a Sociedade Goiana de Cultura (SGC) se vinculou à Santa Casa de
Misericórdia de Goiânia resultando na ampliação do potencial hospitalar e na melhoria de prestação de
assistência à saúde. Isso significou consolidar a SCMG como hospital de referência na região CentroOeste, na área de assistência de saúde, bem como no ensino e na pesquisa.
A Santa Casa desenvolve importante função na formação de profissionais de saúde com
programas de internato, residência médica e convênio com curso na área da saúde da Pontifícia
Universidade Católica de Goiás (PUC-GO). Em 2010 a Santa Casa recebeu certificação e em 2012, a
recertificação como Hospital de Ensino, junto aos Ministérios da Saúde e da Educação, tendo como
visão: Garantir níveis de excelência na prestação de serviços de assistência à saúde, tendo em vista seu
reconhecimento como instituição de referência na área, e colaborar com o fomento à pesquisa, ao
ensino, à extensão e à assistência social. Sua missão é: Ser sujeito de transformação, de participação e
de promoção social, pela prestação filantrópica de serviços em saúde, adotando, compartilhando e
difundindo princípio da entidade mantenedora, contribuindo com a geração e a produção de
conhecimentos sistemáticos, com estrutura organizacional moderna valorizando os colaboradores, com
vistas ao efetivo acesso a bens e serviços de saúde. O organograma apresenta a estrutura
organizacional do setor de logística hospitalar.
Hoje, a Santa Casa conta com cerca de 1.200 colaboradores, sendo que sua estrutura
organizacional, no setor de logística hospitalar no setor de farmácia, é composta por 39 colaboradores.
ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DE DADOS
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O objetivo deste capítulo é apresentar uma análise dos dados coletados, considerando-se o
embasamento da pesquisa teórica desenvolvida. Como técnica de coleta de dados, utilizou-se o método
de observação, análise de documentos e a entrevista semiestruturada, composta por perguntas abertas
desenvolvidas a partir de um referencial teórico, considerando os objetivos gerais e específicos.
As questões foram divididas em três sessões: a primeira relacionada aos aspectos da logística
geral, a segunda relacionada aos aspectos da logística hospitalar e a terceira relacionada à logística
hospitalar no setor de farmácia. As entrevistas foram realizadas em outubro de 2014 com os gestores e
com os funcionários do setor de farmácia.
DIAGNÓSTICO DE ENTREVISTAS COM GESTORES
SESSÃO 1: QUESTÕES SOBRE A LOGÍSTICA GERAL
Abordou-se inicialmente se o setor de logística participa do planejamento estratégico da Santa
Casa. Os gestores responderam que a Santa Casa não possui logística e que existe uma deficiência na
atribuição de cargos dentro do hospital.
Dando prosseguimento à entrevista, os gestores foram questionados a respeito da elaboração do
planejamento e controle de fluxo e estocagem dos produtos hospitalares de uma forma geral. Os
gestores responderam que, teoricamente, esse controle deveria ser feito exclusivamente pelo programa
de gestão hospitalar “MV2000i”. Como esse programa não tem todos os dados devidos, existe uma
diferença considerável entre o estoque físico e o virtual.
Perguntou-se, a seguir, sobre qual a importância da logística para o sucesso da Santa Casa. Os
gestores responderam que a logística poderia organizar toda a cadeia de suprimentos da instituição,
auxiliar não somente as equipes assistenciais na hora de utilizar os insumos e administrar medicações,
como também organizar as contas no momento da cobrança pelo departamento administrativofinanceiro e, principalmente, reduzir o desperdício com a má utilização dos materiais. Eles também
afirmaram que, atualmente, a logística da Santa Casa se encontra um pouco mal planejada, e que seria
de extrema importância melhorar o arranjo.
Em relação à falta de medicamentos e produtos, nos foi relatado que isso acontece em função
da dificuldade de gestão do estoque. Os procedimentos adotados pelo setor de farmácia para minimizar
extravios de medicamentos é o fracionamento dos kits em três períodos distintos: dispensação dos kits
de forma individualizada, devidamente identificados com os dados do paciente alvo e
acompanhamento e conferência das devoluções com a finalidade de identificar falhas ou más condutas
no manuseio dessas medicações.
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Indagou-se, ainda, a respeito do controle inerente às datas de vencimentos dos produtos e quais
são os procedimentos adotados. Os gestores responderam que esse controle é feito no CAF (Central de
Abastecimento Farmacêutico). O procedimento adotado é posicionar os produtos de menor data de
validade à frente daqueles de maior data de validade. Eles responderam também que o controle é
realizado através da checagem manual dos funcionários após essa conferência de produtos vencidos e,
então, é dado baixo no sistema e preenchido o auto de inutilização de medicamentos, onde constam as
assinaturas do farmacêutico e do responsável da Santa Casa que os encaminha para a empresa de
incineração.
Cavanha Filho (2001, p. 3) define a “logística como parte do processo da cadeia de suprimentos
que planeja, implementa e controla o eficiente e efetivo fluxo e estocagem de bens, serviços e
informações relacionados, do ponto de origem ao ponto de consumo”. Portanto, mediante estudos
realizados e dados coletados, entende-se que o setor de logística requer a elaboração da descrição e
análise dos cargos, especificando suas funções e requisitos exigidos para os ocupantes dos cargos; a
atualização do software da gestão de logística hospitalar, possibilitando o controle efetivo dos
medicamentos e outros ativos da instituição; melhorias no arranjo físico do setor de logística e
reformulação nos processos de compras para sanar os problemas com medicamentos vencidos,
diminuindo o custo e evitando desperdícios.
SESSÃO 2: QUESTÕES SOBRE A LOGÍSTICA HOSPITALAR
Os entrevistados informaram que o principal desafio da administração hospitalar encontra-se
em promover a distribuição dos restritos recursos de forma homogênea, pois o hospital funciona em
cadeia onde um setor está direta ou indiretamente ligado ao outro. Responderam também que os
desafios estão em corrigir falhas no departamento pessoal, analisar desvios de conduta e coordenar as
funções e que o dever maior é a conscientização de quem trabalha no hospital.
Nota-se que, na segunda questão, os gestores responderam que o objetivo principal da
administração está em colocar o hospital em capacidade máxima para salvar vidas, sem ocasionar
problemas posteriores. Eles afirmaram também que o objetivo principal está em coordenador
processos de trabalho, identificando falhas e carências que possam comprometer o fluxo de
funcionamento de cada setor primando pela vida do paciente. Entende-se que, mediante teorias
estudadas, será necessário reformular os processos de trabalho de todos os setores do hospital para um
melhor funcionamento de todas as áreas para que o paciente possa receber um atendimento de
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qualidade, desde a sua chegada no hospital, na recepção, ou em casos de pacientes com extrema
emergência que chegam em ambulâncias, até o momento da alta hospitalar.
Perguntou-se aos gestores se a Santa Casa realiza pesquisa junto aos pacientes para mensurar
seu nível de satisfação. Os gestores responderam que não, porém o hospital está implantando o
“Núcleo de Segurança do Paciente”, de acordo com a Resolução - RDC Nº 36, de 25 de julho de 2013,
e após esse processo, essa e outras medidas serão adotadas, priorizando o bem estar dos pacientes.
Buscou-se saber se a Santa Casa trabalha com gestão da qualidade e quais são os resultados
obtidos em relação à qualidade de uma forma geral. Os gestores responderam que atualmente não
existe nenhuma comissão de gestão da qualidade no hospital.
Diante das respostas obtidas, reforçamos as palavras de Ruiz (2012, p. 87) ao afirmar que
“clientes não compram produtos ou serviços, mas sim expectativas, soluções para seus problemas e
atendimento as suas necessidades”.
Mediante os estudos realizados e os dados coletados, entende-se que se faz necessário
implantar no hospital uma gestão de qualidade, efetuando pesquisa de satisfação para averiguar o nível
de satisfação junto aos pacientes. Através da implantação da gestão da qualidade, o hospital Santa Casa
de Misericórdia de Goiânia também poderá efetuar resolução de problemas, promover a padronização
de processos críticos, verificar o desempenho da instituição, proporcionar a capacitação de recursos
humanos, aumentar a produtividade e garantir o reconhecimento da comunidade.
SESSÃO 3: QUESTÕES SOBRE A LOGÍSTICA HOSPITALAR NO SETOR DE FARMÁCIA
Inicialmente, perguntou-se sobre os procedimentos relativos aos controles dos medicamentos
no setor de farmácia. Os entrevistados responderam que o controle é feito pelo programa de gestão
hospitalar “MV2000i”. Como esse programa não é devidamente alimentado, não existe até o momento
um controle eficaz.
Portanto, encontramos em Barbieri (2009, p. 276) respaldo para esse dado quando o autor
afirma que “a farmácia hospitalar tem duas funções básicas: (1) receber, armazenar e distribuir
medicamentos aos usuários; e (2) preparar ou fabricar medicamentos, produtos químicos e de limpeza
e materiais diversos”. Logo, mediante estudos realizados e dados coletados, entende-se que o software
do hospital precisa ser alimentado de maneira correta para que se tenha um efetivo controle dos
medicamentos do hospital.
Os entrevistados nos relataram que há faltas dos produtos, prejudicando o tratamento dos
pacientes. Não se pode deixar faltar insumos dentro do hospital, pois essa conduta pode colocar em
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risco a vida do paciente. Eles responderam que a orientação é para que o setor de estoque (CAF)
comunique ao setor de compras a previsão de falta com, pelo menos, 3 dias de antecedência. Para isso,
a equipe da farmácia deve conhecer a fundo o consumo médio de cada produto. O sistema de gestão
hospitalar “MV2000i”, se bem alimentado, pode oferecer essa previsão, basta saber operá-lo. Foi ainda
ressaltado que quando acontece falta dos produtos, eles são solicitados em outros hospitais a fim de
que seja garantido o pronto atendimento ao paciente.
Para tanto, Barbieri (2009, p. 11) enfatiza que “a qualidade dos serviços se relaciona de modo
muito intenso com a qualidade de administração de materiais, pois para que um serviço seja bem-feito
é necessário que o material certo esteja disponível no momento em que for necessário”. Portanto,
mediante estudos realizados e dados coletados, percebe-se a necessidade de uma reestruturação nas
compras dos medicamentos para evitar que os mesmos faltem para os pacientes.
Em relação à forma de controle relativo a entradas e saídas dos produtos, quando perguntamos
se os medicamentos na farmácia são armazenados de forma correta, os gestores responderam que o
controle de entrada é feito no CAF através da nota fiscal do produto ou outro documento que
comprove sua origem; as saídas são feitas por solicitações via prescrições médicas, boletins cirúrgicos
ou requisições; e os armazenamentos dos medicamentos são feitos respeitando as orientações em bula,
de acordo com as características do ambiente, como: temperatura e luminosidade. Foi-nos relatado
ainda que as saídas não são dadas corretamente devido à falta de instrução.
Ainda nesse sentido, constatou-se a perda de medicamentos por vencimento, ocasionada por
razões distintas: falta de gestão de estoque; compra mal sucedida, (compra de quantidade muito
superior ao consumo) ou quando o medicamento deixa de ser usado no mercado (por possuir restrição
na ANVISA ou propaganda discriminatória). A consequência principal de perda de medicamentos por
vencimento é o prejuízo financeiro para a instituição.
Em relação ao descarte dos produtos vencidos, os gestores responderam que o procedimento
para descarte dos produtos vencidos e avariados é a incineração. Esse procedimento também gera
prejuízo para a Santa Casa, pois o serviço de incineração é feito por empresa particular e não pela
prefeitura.
Dessa forma, Silva (2010, p.123) discute as funções da logística hospitalar: “A primeira é as
responsabilidades de recebimento de medicamentos. A segunda consiste na preparação de
medicamentos e materiais de consumo”. Em vista disso, mediante estudos realizados e dados
coletados, entende-se que devem ser elaborados processos para diminuir a quantidade de
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medicamentos vencidos no hospital, através do setor de compras e através das solicitações de compras
desnecessárias.
DIAGNÓSTICO DE ENTREVISTAS COM OS COLABORADORES
SESSÃO 1: QUESTÕES SOBRE A LOGÍSTICA GERAL
Inicialmente, abordou-se a elaboração da participação dos colaboradores no plano estratégico
do setor de logística, sendo as respostas parecidas. Os colaboradores responderam que a participação
deles no plano estratégico do setor de logística é inexistente, e que eles apenas são responsáveis pela
execução do trabalho em si, cabendo ao coordenador do setor participa do plano estratégico.
Responderam também que “não existe a participação, mas que seria importante se participassem do
plano estratégico do setor de logística para que tivessem uma melhora no trabalho deles”, segundo
palavras de Odirleia Franca Xavier e Jacileide Ferreira da Silva.
Cavanha Filho (2001, p. 3) define a “logística como parte do processo da cadeia de suprimentos
que planeja, implementa e controla o eficiente e efetivo fluxo e estocagem de bens, serviços e
informações relacionados, do ponto de origem ao ponto de consumo”. Verifica-se, mediante os estudos
realizados e os dados coletados, a grande necessidade da participação dos funcionários no plano
estratégico da logística para aumentar a produtividade e a satisfação dos mesmos.
Foi abordado se a logística contribui para o sucesso da Santa Casa e de que forma isso
acontece. Os colaboradores responderam que a logística é extremamente importante para que os
medicamentos cheguem aos pacientes de forma correta, contribuindo para o bom funcionamento de
todos os setores do hospital. Os colaboradores responderam também que “no hospital não tem logística
e, por isso, existem muitas falhas de controle em vários setores”, conforme salienta Eunice Sousa
Silva.
Pozo (2007, p.13-14) destaca, então, que “a logística é vital para o sucesso de uma organização.
Ela é uma nova visão empresarial que direciona o desempenho das empresas, tendo como meta reduzir
o lead time entre o pedido, a produção e a demanda”. Consequentemente, após estudos realizados e
dados coletados, entende-se a importância da implantação de uma logística no hospital que atualmente
a fim de obter sucesso nos seus vários setores.
Dando sequência à entrevista, perguntou-se sobre os procedimentos adotados no setor de
logística para torná-la eficiente e eficaz e se os colaboradores são treinados nesse sentido. Os
colaboradores responderam que adotam os procedimentos de controlar os medicamentos desde o
recebimento até a chegada deles ao paciente. Todavia, responderam que eles não têm treinamento
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quando começam a trabalhar no hospital, e que aprendem o serviço com outros colegas do setor.
Responderam também que “deveriam ter treinamentos por pessoas qualificadas para aprenderem
melhor a rotina dos seus serviços”, segundo relato de Angélica Fernandes da Costa.
Já na quinta questão, foram abordadas quais as maiores dificuldades e facilidades encontradas
para o desenvolvimento das suas atividades. Os colaboradores responderam que tiveram muita
dificuldade no começo, quando entraram, devido ao fato de não terem recebido treinamentos,
dificuldade em montar os kits que são encaminhados para as cirurgias e alguns tiveram facilidade na
organização dos medicamentos no setor de farmácia.
Pozo (2007, p.13-14) reforça que a “logística é vital para o sucesso de uma organização. Ela é
uma nova visão empresarial que direciona o desempenho das empresas, tendo como meta reduzir o
lead time entre o pedido, a produção e a demanda”. Mediante estudos realizados e dados coletados,
entende-se a necessidade de treinamento dos funcionários após a admissão no hospital para capacitálos ao trabalho.
SESSÃO 2: QUESTÕES SOBRE A LOGÍSTICA HOSPITALAR
Os entrevistados informaram que boa parte dos clientes não manifesta satisfação em relação ao
atendimento, pois disseram que há muitas coisas a serem melhoradas, como, por exemplo, o
atendimento na recepção do hospital. Outros entrevistados responderam que boa parte dos clientes
manifesta satisfação em relação ao atendimento, e que os pacientes recebem os medicamentos em
tempo hábil. Outros funcionários responderam também não ter conhecimento sobre a pergunta, pois
“não tem contato com pacientes e apenas fica no setor na parte interna e não sabe se os pacientes do
hospital no geral estão satisfeitos com o atendimento”, conforme aponta Eunice Sousa Silva.
Para Teixeira (2010, p. 97), “em saúde devemos ter sempre em mente que cada paciente ou
cliente valoriza aspectos diferentes de forma também diferenciada”. Mediante estudos realizados e
dados coletados, entende-se a necessidade de elaborar pesquisas contínuas com os pacientes do
hospital para avaliar o nível de satisfação junto ao setor de atendimento.
Nota-se que todos os colaboradores responderam que os serviços prestados pela Santa Casa são
considerados serviços de qualidade, porque o hospital possui serviços diferenciados e médicos de
várias especialidades. Todos os dias, o hospital recebe muitos pacientes provenientes de várias cidades
e que vêm de longe e buscam a Santa Casa por ser um hospital de referência no estado de Goiás. No
que se refere às deficiências no setor de atendimento, foi relatada a necessidade de melhorias,
principalmente em relação aos pacientes, que precisam ser acolhidos de forma mais atenciosa, com
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eficiência e rapidez. Responderam também que “pelo tamanho do hospital ele tem poucos leitos de
UTI e muitos pacientes correm risco de morte esperando por uma vaga na UTI”, segundo relato de
Eliane Fernandes Bion de Lima.
Heleno (2008, p. 14) ressalta que “quem atua na área de administração hospitalar se depara,
continuamente, com dois cruciais desafios: o de obter os melhores resultados empresariais e, ao
mesmo tempo, ter a capacidade de otimizar recursos”. Em virtude dos estudos realizados e dos dados
coletados, entende-se a que o hospital precisa elaborar uma comissão de gestão da qualidade para
aumentar sua produtividade e, consequentemente, promover a satisfação de toda a comunidade.
SESSÃO 3: QUESTÕES SOBRE A LOGÍSTICA HOSPITALAR NO SETOR DE FARMÁCIA
Em relação às faltas de medicamentos para atendimento das prescrições médicas, perguntou-se
se o fato acontece com frequência, quais são as consequências para os pacientes da Santa Casa e qual o
motivo da falta de medicamentos. Os colaboradores responderam que existem faltas de medicamentos
das prescrições médicas e que não acontecem com frequência. Responderam que as consequências
para os pacientes são muito graves, pois muitos deles estão no hospital em caso de vida ou morte e
precisam ser medicados. Sobre o motivo da falta de medicamentos responderam que ela acontece em
virtude de falhas no setor de compras ou também de falhas no momento da armazenagem dos
medicamentos no estoque, pois os medicamentos que estão próximos do vencimento devem ficar
sempre na frente, para serem retirados primeiro, e os medicamentos com maior prazo de validade
devem ficar atrás. Responderam também que “quando falta medicamentos, eles podem ser solicitados
em outros hospitais quando for um caso de emergência para que o paciente não fique prejudicado”,
conforme relato de Eunice Sousa Silva.
Kuhner e Oliveira (2010, p. 48) destacam: “entende-se como boas práticas de distribuição das
medidas para garantir que a qualidade do produto farmacêutico elaborado sob as diretrizes de boas
práticas de fabricação chegue ao consumidor final”. Após estudos realizados e dados coletados,
entende-se que precisam ser sanados os problemas com falta de medicamentos que ocorrem no
hospital, através de uma reestruturação no setor de compras em relação aos setores que solicitam essas
compras.
Referente à questão sobre qual a forma de controle estabelecida para a fiscalização dos
medicamentos e se existem falhas no processo e quais seriam, os colaboradores responderam que
primeiramente o controle começa na Central de Abastecimento de Farmácia onde os funcionários
recebem os medicamentos e verificam se estão corretos os pedidos, recebem as notas fiscais e dão
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entrada no sistema. Depois que esses medicamentos são entregues no setor de farmácia para serem
armazenados no estoque, eles são posteriormente entregues às enfermeiras quando os solicitam, sendo
necessário que elas assinem certificando que estão retirando esses medicamentos para o controle do
setor. Os colaboradores avaliaram que existem falhas no processo no momento das saídas dos
medicamentos, pois eles são entregues às enfermeiras e também são entregues os kits para as cirurgias,
porém não se sabe, de fato, se esses medicamentos foram utilizados nos pacientes. Foi destacado ainda
que “alguns médicos ainda estão fazendo prescrições médicas manuais em vez de eletrônicas”,
segundo Karina Rodrigues da Silva.
Na questão seguinte abordou a forma de armazenagem dos medicamentos na farmácia
hospitalar: se são armazenados de forma correta e se o armazenamento permite o manuseio
satisfatório. Os colaboradores responderam que sim, os medicamentos são armazenados de forma
correta, que todos são armazenados no estoque da farmácia, são etiquetados e que a temperatura do
estoque é adequada. Informaram também que o manuseio é satisfatório, pois permite fácil acesso no
momento de encontrar e retirar os medicamentos, pois todos são colocados nos lugares certos. “Os
próprios funcionários do setor cuidam da organização dos medicamentos”, conforme Eliane Fernandes
Bion de Lima.
Foi questionado se havia perda de medicamentos devido ao prazo de validade e por que isso
acontece. A metade dos colaboradores respondeu afirmativamente e a outra metade respondeu que não
existem muitas perdas de medicamentos devido ao prazo de validade. A resposta para essa questão está
vinculada ao momento de se retirar os medicamentos dos estoques, pois estão sendo retirados de
formar errada: estão retirando os medicamentos novos e deixando os que estão perto de vencer.
Responderam também que “o motivo de ter muitos medicamentos vencidos seja devido a falhas na
hora de comprar os medicamentos, pois as compras são feitas de 15 em 15 dias e são comprados
muitos medicados que usam pouco, e em menor quantidade os medicamentos que usam mais nos
pacientes”, de acordo com Jacileide Fereira da Silva.
Barbieri (2009, p. 11) comenta que: “a qualidade dos serviços se relaciona de modo muito
intenso com a qualidade de administração de materiais, pois para que um serviço seja bem-feito é
necessário que o material certo esteja disponível no momento em que for necessário”. Mediante
estudos realizados e dados coletados, salienta-se a necessidade de que sejam revistos, dentro do
hospital, os processos de compras e solicitações para sanar os problemas com faltas de medicamentos.
Por último, perguntou-se sobre os procedimentos inerentes ao descarte dos produtos vencidos e
avariados. Os colaboradores responderam que, primeiramente, esses medicamentos precisam ser
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retirados do estoque e separados dos demais e, posteriormente, são entregues ao coordenador do setor
para serem incinerados.
Barbieri (2009, p. 276) diz que “a farmácia hospitalar tem duas funções básicas: (1) receber,
armazenar e distribuir medicamentos aos usuários; e (2) preparar ou fabricar medicamentos, produtos
químicos e de limpeza e materiais diversos”. Em conformidade com os estudos realizados e dados
coletados, constata-se a necessidade de elaboração de um processo preciso para que se evite, ao
máximo, medicamentos vencidos no hospital.
Quadro 1 - Síntese Sugestões Para Implementação de Melhorais
01 Treinamento e aperfeiçoamento do pessoal;
02 Elaboração das descrições e análise dos cargos, especificando as funções e os requisitos exigidos para os
ocupantes dos cargos;
03 Atualização do software da gestão de logística hospitalar, possibilitando o controle efetivo dos
medicamentos e outros ativos da instituição;
04 Melhorias no arranjo físico do setor de logística;
05 Reformulação nos processos e nas solicitações de compras para diminuir custos e evitar desperdícios com
medicamentos vencidos;
06 Implantação de uma gestão da qualidade no hospital, pois através da gestão da qualidade o hospital Santa
Casa de Misericórdia de Goiânia poderá efetuar a resolução de problemas existentes, padronizar os
processos críticos, fazer uma capacitação de recursos humanos, aumentar a produtividade e ter
reconhecimento da comunidade.
Fonte: A Autora. 2014.
Segundo o Sebrae (2008), a técnica 5W2H é uma ferramenta prática que permite, a qualquer
momento, identificar dados e rotinas mais importantes de um projeto ou de uma unidade de produção.
Também possibilita identificar quem é quem dentro da organização, o que faz e porque realiza tais
atividades. O método é constituído de sete perguntas utilizadas para implementar soluções.
Quadro 2 - Plano de Ação para Sugestões da Implementação de Melhorias
O quê ?
(What)
Por quê?
( Why)
Treinamento
e
aperfeiçoame
nto do
pessoal
Os
funcionários
estão
despreparados
Elaboração
de análise
dos cargos
Para aumentar
a
produtividade
dos
funcionários
Onde?
Where
Quem ?
(Who)
Setor de
farmácia
Contratar
empresa de
consultoria
Setor de
farmácia
Recursos
Humanos
Quando?
(When)
Como?
(How)
01/04/2015
Através de
cursos,
palestras e
treinamentos
específicos
01/09/2015
Elaborar
análises,
coletar
informações e
fazer revisão
das descrições
dos cargos
Quanto
Custa?
(How Much)
R$160,00 a
hora
R$ 1.500,00
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Software
O sistema não
está
devidamente
alimentado
Em todo
o
sistema
do
hospital
Coordenador
de cada
setor
01/12/2014
Arranjo físico
Melhorar o
espaço
Setor de
farmácia
Coordenador
Farmácia
01/01/2015
Controle de
produtos
inadequado
Em
todos os
setores
que
solicita
m
compras
Coordenador
de Compras
A Santa casa
não tem
No
hospital
todo
Compras
Gestão da
qualidade
Contratar
empresa
Treinando os
funcionários
para usar o
sistema de
maneira correta
R$ 1,000,00
Organizar o
que for
necessário no
setor
R$ 3.000,00
01/03/2015
Reformulando
os processos e
solicitações de
compra
01/08/2015
Promover
melhoria
contínua de
todos os
serviços
R$ 2.000,00
R$180,00
Fonte: A Autora, 2014.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente artigo apresentou como tema - Diagnóstico Funcional no setor de logística
hospitalar do Hospital Santa Casa de Misericórdia de Goiânia e atendeu aos objetivos propostos na
condução de um estudo de caso.
Com os dados obtidos através das entrevistas, foi possível apresentar diagnóstico tendo por
base a visão dos gestores e funcionários, a saber: melhorias em treinamento e aperfeicoamento do
pessoal; elaboracao das descrições e análise dos cargos, especificando as funções e os requisitos
exigidos para os ocupantes dos cargos; atualização do software da gestão de logística hospitalar,
possibilitando o controle efetivo dos medicamentos e outros ativos da instituição; melhorias no arranjo
físico do setor de logística; reformulação nos processos e nas solicitações de compras para diminuir
custos e evitar desperdícios com medicamentos vencidos; implantação de uma gestão da qualidade no
hospital, pois através da gestão da qualidade o hospital Santa Casa de Misericórdia de Goiânia poderá
efetuar a resolução de problemas existentes, padronizar os processos críticos, fazer uma capacitação de
recursos humanos, aumentar a produtividade e ter reconhecimento da comunidade.
Com isso, os objetivos foram alcançados, através do confronto da teoria com a prática
vivenciada no hospital. Diante do dinamismo do mercado é importante ressaltar que novos estudos
devem ser desenvolvidos, a fim de permitir que o hospital atenda às exigências dos pacientes.
Este trabalho limitou-se ao estudo sobre a logística hospitalar, com base na área de Farmácia do
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Hospital Santa Casa de Misericórdia de Goiânia. Porém, a base teórica utilizada poderá servir como
embasamento para os estudos de outros segmentos dentro do hospital.
Os resultados apresentados sugerem oportunidades para a continuidade de pesquisa em relação
aos procedimentos da logística hospitalar. Sugere também a continuidade dos estudos, buscando mais
casos de sucesso na logística de hospitais, tema ainda considerado novo para muitos profissionais.
Sugere-se ainda, como outra oportunidade para a continuidade deste trabalho, que os futuros
pesquisadores realizem pesquisas sobre as dificuldades encontradas pelos funcionários da área de
logística com relação à adequação dos procedimentos.
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