Manual de Processos

 Versão 6.04.00
Setembro/2013
Manual
de Processos
Módulo Protocolo
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Sumário
Sumário ..................................................................................................... 3
Introdução ao Manual de Processos .............................................................. 4
Conceituado os Processos de Negócio ........................................................... 5
Estrutura do Manual de Processos ................................................................ 6
Metodologia de Modelagem dos Processos .................................................... 9
A Notação Padrão .................................................................................... 9
Protocolo .................................................................................................. 12
PRT01: Processo de Protocolação dos Documentos ...................................... 12
Cadastros Básicos .................................................................................. 13
Configuração dos Parâmetros.................................................................. 14
Modelagem do Processo ......................................................................... 15
Descrição do Processo ............................................................................ 16
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Introdução ao Manual de
Processos
Visando alcançar a excelência nas implantações do ERP Pirâmide é requerido o
conhecimento de todas as funcionalidades comportadas pela ferramenta em
uma abordagem de processos. Desta forma, a partir da necessidade dos
gestores de negócio das empresas que utilizam o ERP evidenciarem de forma
fácil os processos de negócio que a ferramenta de gestão comporta originou-se
o Manual de Processos do ERP Pirâmide.
A excelência e bom desempenho dos processos nas organizações tem como
premissa o conhecimento dos requisitos, processos e subprocessos, e também
configurações necessárias. Dentro deste contexto, este manual abordará o
processo do ERP Pirâmide a partir de uma visão de gestão de processos.
Desta forma, estima-se que o resultado será:
ƒ
O conhecimento geral de como o processo é realizado no ERP Pirâmide;
ƒ
O conhecimento geral do processo, identificando a seqüência do fluxo no
ERP Pirâmide, bem como os cadastros e configurações que o influenciam.
ƒ
Ter o conhecimento das entradas e saídas, dependências e relacionamento
com outros processos no ERP Pirâmide.
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4
Conceituado os Processos de
Negócio
Anteriormente à apresentação do Manual de Processos do ERP Pirâmide é
indispensável o alinhamento sobre o conceito de processos. O processo pode
ser compreendido como um conjunto de atividades realizadas numa sequência
determinada que tem por objetivo produzir um bem ou serviço que agrega
valor ao cliente.
Um processo pode ser definido como organização lógica de
pessoas, energia, equipamentos, e procedimentos em atividades
de trabalho projetadas para produzir um resultado final (Gabriel A.
Pall, 1987).
A visão orientada a processos é relevante para a organização devido está
direcionada a realidade externa, requerendo a visão de todas as partes da
empresa, a fim do atendimento das necessidades do cliente. Em contrapartida à
visão funcional que está orientado a atividades específicas, sem interação de
todas as partes relacionadas a atividade.
Considerando a premissa de que para as organizações com foco em processo, a
qualidade do produto ou serviço é altamente influenciado pela qualidade do
processo utilizado para produzi-lo. Sendo assim, as empresas precisam analisar
seus processos buscando a excelência.
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Estrutura do Manual de Processos
O Manual de Processos do ERP Pirâmide é dividido por módulos do produto:
Estoque, Compras, Orçamento, Comercial, Protocolo, Ativo Fixo, Contabilidade
e Financeiro assim para cada módulo está disponível uma documento
específica. Atualmente, a Procenge tem disponível 9 (cinco) Manuais de
Processos referentes aos módulos mencionados. Além disso, há um Manual de
Processos extras denominado Gerais que contempla processos comuns a
diversos módulo do ERP Pirâmide.
Módulos do ERP Pirâmide ESTOQUE COMPRAS ORÇAMENTO COMERCIAL COMERCIAL PROTOCOLO ATIVO FIXO CONTABILIDADE FINANCEIRO GERAIS Para cada Manual de Processos existem descritos todos os processos
contemplados no respectivo módulo. Neste Manual de Processos - Protocolo
somente aborda o processo ‘Protocolação dos Documentos’.
Processos ‐ Protocolo COMERCIAL PROTOCOLO Protocolação de Documentos 6
6
Visando proporcionar a completa compreensão dos processos, neste Manual
serão apresentadas as informações individualmente por processos:
conceituação do processo, casos práticos, cadastros básicos, configurações,
configurações específicas de parâmetros, configurações de NDO, modelagem
do processo e o detalhamento do processo.
Em todos os processos será comum a apresentação de conceitos, casos
práticos, cadastros básicos, modelagem do processo e descritivo do processo.
Os demais itens serão apresentados sempre que para a execução do processo
as configurações forem necessárias. A imagem abaixo demonstra a estrutura
individualmente por processo.
Protocolação de Documentos
ƒ Cadastros Básicos: Neste grupo de informações serão exibidos os
cadastros prévios necessários de serem realizados no ERP Pirâmide, para
a execução do processo. Os cadastros serão representados pelo símbolo
com a descrição da informação a ser adicionada
no sistema, e na caixa de texto ao lado será exibido o detalhamento
deste cadastro. Entretanto, poderá ser visualizado o símbolo
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
com linha tracejada na borda que tem por
objetivo indicar que o cadastro não é uma operação obrigatória para o
processo.
Configurações: Neste grupo de informações serão exibidas configurações
adicionais a serem realizadas no ERP Pirâmide, para a execução do
processo.
Configurações de Parâmetros: Neste grupo de informações serão
exibidas configurações a serem realizadas nos parâmetros no ERP
Pirâmide. Os parâmetros são regras que a empresa deverá estabelecer
para definir o comportamento de ações que impactam no fluxo do
processo. Ressaltando que o detalhamento dos parâmetros está contido
no Manual de Usuários dos Módulo do ERP Pirâmide.
Configuração de NDO: Neste grupo de informação será indicado o tópico
do Manual de Configurações Básicas da NDO referente a(s) NDO(s) a
ser(em) utilizada(s) no processo.
Modelagem do Processo: Exibição do mapa do processo.
Descritivo do Processo: Detalhamento do mapa do processo através da
descrição do fluxo apresentado no item anterior. A tabela de
detalhamento é composta por 3(três) colunas: a primeira indica a forma
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em que a operação é realizada; a segunda o papel do usuário
responsável pela atividade; e por último o detalhamento da atividade.
Para a primeira coluna poderá ser visualizado os seguintes símbolos:
(Ação executada no ERP Pirâmide),
(Ação executada na Web
do ERP Pirâmide),
(Ação manual).
Além disso, os processos serão identificados por numeração, a fim de
facilitar a identificação e também referente de um processo em qualquer
outro processo do ERP Pirâmide. A composição deste código é realizada
através de 3 (três) caracteres alfabéticos que identificam o módulo
associado ao processo e 2 (dois) caracteres numéricos. Na imagem abaixo
poderá ser identificada a sigla dos módulos do ERP Pirâmide:
Sigla dos Módulos do ERP Pirâmide ESTOQUE: EST
COMPRAS: CMP ORÇAMENTO: ORC
COMERCIAL: CMC
COMERCIAL PROTOCOLO: PRT
ATIVO FIXO: ATV CONTABILIDADE: CNT FINANCEIRO: FIN GERAIS: GER
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Metodologia de Modelagem dos
Processos
A metodologia adotada para a modelagem dos processos no Manual de
Processos ERP Pirâmide é Business Process Management - BPM, que designa
Gerenciamento de Processos de Negócio.
O BPM é uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar,
documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio,
automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com
os objetivos estratégicos da organização.
Apesar de existir no mercado diversas metodologias para a modelagem de
processos de negócio, a BPM é adotada mundialmente que promove boas
práticas aplicáveis por todos os fornecedores de software de modelagem.
A Notação Padrão
A notação padrão da BPM é a Business Process Modeling Notation - BPMN
Linguagem padrão internacional utilizada para o mapeamento de processos.
Proporcionando um entendimento generalizado dos processos, facilitando a
comunicação visual dos processos para qualquer pessoa.
O padrão BPMN visa diminuir as lacunas entre a instituição dos processos de
negócio e a implementação destes, permitindo que os processos sejam
executados, sem a necessidade de haver múltiplas interpretações sobre o
processo para a sua implementação.
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Símbolo Elemento Descrição Atividade ƒ
É um passo do processo, representando o trabalho
realizado dentro de uma organização, que consome
recursos como pessoas, tempo e custo.
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Envio de Mensagem: Elemento
representativo do envio de mensagem.
9
Recebimento de Mensagem:
Elemento representativo do recebimento de
mensagem.
9
Manual: Elemento que indica a
execução de uma atividade manual.
9
Automática: Elemento que
indica a execução de uma atividade automática.
Cíclica:
Elemento
que
represente a repetição da atividade.
É uma atividade composta por uma série de outras
atividades, formando um novo fluxo.
9
Subprocesso ƒ
Decisão ƒ
Elementos utilizados para controlar os pontos de
divergência e convergência do fluxo.
Eventos ƒ
Representa algo que ocorre ou pode ocorrer durante
a execução do processo. O evento poderá iniciar,
interromper ou finalizar um processo. Existem 3
(três) tipos de eventos:
9
Eventos de Inicio: Indicam o início do
processo.
9
Eventos de Intermédio: Indicam que algo
ocorre no processo que afeta o fluxo do
processo. Por exemplo: sinalizar o envio ou
recebimento de mensagem, representar demora,
etc. Além do evento intermediário padrão, existe
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o evento que indica um intervalo de tempo entre
a realização de uma tarefa e outra este é
representado pelo símbolo
9
Artefatos ƒ
Conexão de Sequência ƒ
.
Eventos de Fim: Indicam o término do
processo. Além do evento de fim padrão, no
Manual de Processo - ERP Pirâmide existem
eventos que são finalizados a partir de
impedimentos que bloqueiam a conclusão do
processo, estes por sua vez são identificados
.
pelo símbolo
Elementos que auxiliam a prover mais informações
sobre o processo, visando o entendimento amplo,
que não está diretamente associado ao fluxo normal
do processo.
Identifica a ordem em que as atividades do fluxo
serão executadas.
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Protocolo
PRT01: Processo de Protocolação dos Documentos
O processo de controle dos documentos dentro de uma organização tem por
finalidade garantir o controle e a integridade dos documentos e também do
fluxo de tramitação desses documentos.
A gestão dos documentos tem por finalidade facilitar o rastreamento dos
documentos, agilizando o acesso as informações. Como também maior controle
e integridade do fluxo de tramitação dos documentos na empresa e também
entre empresas do mesmo grupo empresarial.
Através do Módulo Protocolo no ERP Pirâmide, a empresa poderá localizar um
determinado documento de forma rápida e eficiente, obtendo a informação
sobre o departamento em que o mesmo se encontra, o período da
permanência, por onde transitaram, quais foram os despachos atribuídos e
poderá estimar em quanto tempo será concluído, ou seja, possuir todo o
histórico da tramitação do documento.
Além disso, a ferramenta suporta o envio/recebimento de grande volume de
documentos de uma única vez, a partir do conceito de malote12 dos documentos.
O conceito de malote também abrange o envio de único protocolo nas
situações em que os departamentos de origem e destino estejam situados em
prédios diferentes ou associados a filiais diferentes.
Nos tópicos abaixo desta lição serão abordados os cadastros básicos,
configurações de parâmetros, o mapa do processo e o detalhamento dos
procedimentos a serem realizados para proporcionar a execução do processo
completo do recebimento dos documentos a serem protocolados até o
arquivamento do documento.
Cadastros Básicos
Visando proporcionar a execução do processo de controle dos documentos
através de protocolo é necessário que primeiramente seja efetuado o cadastro
de algumas informações no ERP Pirâmide que serão requisitos básicos para o
processo.
Atividades
Cadastrar as atividades que irão compor o fluxo do
documento (menu: Módulo Protocolo - Cadastros Atividades - Cadastro - Botão
Departamento
).
Cadastrar os departamentos da empresa que irão
participar do fluxo dos documentos (menu: Módulo
Financeiro - Cadastros - Departamentos - Cadastro - Botão
).
Atividades X
Departamento
Associar as atividades aos departamentos que poderão
executá-las. Desta forma irá restringir que as atividades
associadas aos documentos sejam realizadas pelos
responsáveis cabíveis (menu: Módulo Protocolo Cadastros - Atividades - Associação com Departamento).
Atividades X Depart.
X Usuário
Vincular os usuários que poderão realizar as atividades por
cada departamento (menu: Módulo Protocolo - Cadastros Atividades - Associação com Departamento X Usuário).
Tipos de Documento
Associar os tipos de documentos que a empresa irá
efetuar o controle com a origem Cadastro de Protocolo
(menu: Módulo Financeiro - Cadastros Financeiros - Tipo
de Documento - Associação por Origem).
Fluxo dos
Documentos
Definir o fluxo de movimentação dos documentos (menu:
Módulo Protocolo - Cadastros - Fluxo por Documento).
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Prédio
Para as empresas que realizam o controle de documentos
tramitados entre departamento localizados em prédios
fisicamente distintos, deverá realizar a inclusão dos
prédios (menu: Módulo Protocolo - Cadastros - Prédio).
Nesta situação, os prédios deverão ser associados no
Cadastro dos Departamentos (menu: Módulo Financeiro Cadastros - Departamentos - Cadastro - Aba Por
Empresa)
Configuração dos Parâmetros
Visando orientar a empresa na configuração dos parâmetros que irão afetar o
comportamento do processo Protocolação dos Documentos, abaixo serão
listados os parâmetros que deverão ser analisados para definir as regras do
negócio da empresa para a execução do processo.
Ressaltando que, a explicação dos parâmetros apresentados abaixo está
contida no Manual do Usuário - Módulo Administrador, e também poderá ser
visualizada através do recurso Help On Line acessados a partir da tecla F1.
Parâmetros Gerais
ƒ
ƒ
ƒ
Número do Protocolo gerado automaticamente
Número do Protocolo seqüencial por ano
Completa com zeros a esquerda quando pesquisar o
número do protocolo seqüencial por ano
Parâmetros por
ƒ
Obrigatório Uso do Fluxo no Protocolo
•
Mensagem Impressa na Guia de Registro do
Protocolo
Poder receber o protocolo do responsável com
mesma hierarquia
Empresa
Parâmetros por
Filial
•
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Modelagem do Processo
Visando facilitar o entendimento do processo de Protocolação dos Documentos no ERP Pirâmide, a imagem abaixo apresentar o
mapa do processo: 15
Descrição do Processo
Visando proporcionar o detalhamento do fluxo das atividades do processo
visualizado no tópico anterior, neste tópico será descrita de forma minuciosa as
atividades integrantes no fluxo com os respectivos papéis dos usuários
responsáveis por executá-las.
Papel do Usuário Atividade Usuário Origem
do Documento
ƒ
ƒ
Usuário Origem
do Documento
Incluir o(s) documento(s) a ser(em) protocolado(s) (menu:
). Este botão
Módulo Protocolo - Cadastro - Botão
somente se apresentará habilitado quando o usuário
possuir o direito de perfil INCLUIR_PRT. Com isso, o
protocolo automaticamente o status “Em Tramitação”;
Enviar o protocolo para o departamento de destino (menu:
). O envio
Módulo Protocolo - Cadastro - Botão
somente será realizado para os protocolos que estiverem
com status “Em Tramitação”. Caso o usuário deseje enviar
dois ou mais protocolos que estiverem alocados ao mesmo
fluxo, atividade e departamento, deverá clicar no botão
na tela Envio de Protocolo.
Usuário Origem
do Documento
ƒ
Na finalização do Envio do Protocolo/Malote, o usuário
optará em realizar a Emissão da Guia de Envio. Entretanto,
posteriormente poderá realizar a emissão deste documento
(menu: Módulo Protocolo - protocolo - Emitir Guia - Emitir
Guia de Envio). Após a emissão, o(s) documento(s) é(são)
anexo(s) à Guia de Envio.
Usuário Destino
do Documento
ƒ
Receber fisicamente o protocolo/malote.
Usuário Destino
do Documento
ƒ
Registrar o recebimento do protocolo/malote (menu:
ƒ
Usuário Destino
do Documento
). Este botão
Módulo Protocolo - Cadastro - Botão
apenas se apresentará habilitado quando o usuário possuir
o direito de perfil RECEBER_PRT. Os Protocolos associados
retornarão para o status “Em tramitação” e o Malote para o
status de “Recebido”;
Na finalização do Recebimento do Protocolo/Malote, o
usuário optará em realizar a Emissão da Guia de
Recebimento. Entretanto, posteriormente poderá realizar a
emissão deste documento (menu: Módulo Protocolo protocolo - Emitir Guia - Emitir Guia de Recebimento).
Após a emissão, o(s) documento(s) é(são) anexo(s) à Guia
de Recebimento.
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Usuário Destino
do Documento
ƒ
O processo descrito é cíclico até o documento ser recebido
pelo usuário da última etapa do fluxo. Neste momento,
este por sua vez irá realizar o arquivamento do(s)
documento(s) (menu: Módulo Protocolo (menu: Módulo
Protocolo - Cadastros - Botão
).
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