FIS_Generic_NoCover_2007 Version

Comunicado de Privacidade
da Equipe
Introdução
A Fidelity National Information Services, Inc. e alguns membros de seu grupo afiliado de empresas subsidiárias
próprias e controladas (coletivamente, “FIS”), incluindo a empresa FIS que é a sua empregadora ou que lhe
contrata, adotaram um programa abrangente para salvaguardar e proteger os dados pessoais que ela processa
relativos a funcionários identificados ou identificáveis, candidatos a vagas de emprego e contratados
independentes ou licenciados, assim como dados pessoais de outras pessoas que se relacionem com tais
funcionários, candidatos a vagas de emprego e contratados que sejam relevantes ao relacionamento deles com
a FIS (como para fins de mobilidade global, contato de emergência, e benefícios, conforme aplicável)
(coletivamente, “Dados Pessoais de Equipe”). No curso normal das operações de negócio, a FIS realiza
transferências internacionais de Dados Pessoais de Equipe entre suas diversas unidades, escritórios e
prestadores de serviços selecionados e outros em diversas partes do mundo. A FIS estabeleceu um programa
de proteção de dados desenvolvido para garantir que salvaguardas apropriadas estejam vigentes no
processamento e transferência de tais Dados Pessoais de Equipe com o objetivo de proteger seus interesses e
os interesses dos outros sujeitos relevantes dos Dados Pessoais de Equipe assim como os interesses
comerciais da FIS. Dados Pessoais de Equipe só serão processados onde for apropriado para fins de interesses
legítimos almejados pela FIS.
O objetivo deste comunicado é lhes fornecer mais detalhes sobre os Dados Pessoais de Equipe que podem ser
processados pela FIS, e como a FIS coleta e utiliza os Dados Pessoais de Equipe antes, durante e depois do
seu período de trabalho com a FIS. Vocês devem ler este comunicado (inclusive o Apêndice) cuidadosamente e
entender seu conteúdo. Caso vocês tenham qualquer dúvida relativa ao processamento dos Dados Pessoais de
Equipe por parte da FIS, vocês devem contatar o FIS Privacy Office utilizando as informações de contato listadas
no Apêndice.
Dados Pessoais de Equipe incluem todas as informações pessoais coletadas e processadas no contexto da
relação de trabalho de um indivíduo com a FIS. Por exemplo, a FIS processa os Dados Pessoais de Equipe
relativos a candidatos a vagas, funcionários, (sejam eles temporários ou regulares), funcionários de contingência,
contratados independentes, aposentados e pessoas que já desempenharam tais papeis na FIS. A FIS também
processa Dados Pessoais de Equipe relativos a parentes, dependentes ou outras pessoas que tenham qualquer
relação com os candidatos a vagas, funcionários, funcionários de contingência, contratados independentes,
aposentados e pessoas que já desempenharam tais papeis na FIS quando seus dados pessoais tiveram sido
fornecidos à FIS pelas pessoas que tiveram uma relação de trabalho com a FIS. Os Dados Pessoais de Equipe
podem ser fornecidos diretamente à FIS pela pessoa à qual eles são relativos, ou por outra pessoa ou empresa.
A FIS processará os Dados Pessoais de Equipe de acordo com as políticas da FIS e leis aplicáveis. O termo
“processamento” é utilizado neste comunicado para cobrir todas as atividades envolvendo os Dados Pessoais de
Equipe, inclusive a coleta, manuseio, atualização, armazenamento, exclusão, compartilhamento, acesso, uso,
transferência e descarte dos Dados Pessoais de Equipe. Uma lista dos tipos de Dados Pessoais de Equipe que
podem ser processados está definida no Apêndice, juntamente com os propósitos do processamento de dados e
as categorias dos destinatários dos dados que possam ser aplicáveis.
Last Revised September 13, 2016
©2016 FIS and/or its subsidiaries. All Rights Reserved.
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Comunicado de Privacidade da Equipe
Em algumas jurisdições, Dados Pessoais de Equipe considerados “Dados Pessoais Sensíveis” de acordo com
leis aplicáveis podem precisar ser coletados conforme exigido ou permitido por leis locais, por exemplo para fins
de cumprir com medidas de oportunidades iguais ou exigências tributárias locais. No Apêndice anexo, as
categorias de dados relevantes nas quais informações pessoais sensíveis podem ser incluídas estão listadas
separadamente.
Como a FIS opera internacionalmente, a FIS pode ter de disponibilizar Dados Pessoais de Equipe a outras
entidades da FIS e selecionar fornecedores terceirizados e externos de prestação de serviços, como
fornecedores de folha de pagamento, benefícios e aposentadorias assim como consultores fiscais e
fornecedores de serviços de tecnologia da informação que realizem serviços a pedido da FIS. A FIS também
pode disponibilizar Dados Pessoais de Equipe a outros terceiros, tais como empresas responsáveis pela
aplicação das leis e de marketing onde tais transferências sejam legais e apropriadas. Tais entidades e terceiros
podem estar localizados em países que podem não ter as mesmas leis e regulamentações para privacidade /
proteção de dados do seu país de origem. A FIS garantirá que os Dados Pessoais de Equipe permaneçam
protegidos conforme exigido pelas leis aplicáveis mesmo quando sejam transferidos a terceiros em outro país.
Onde Dados Pessoais de Equipe forem processados para fins de marketing direto, haverá procedimentos
permitindo que o sujeito dos dados possa optar por “não ter” seus Dados Pessoais de Equipe utilizados para tal
atividade de marketing. Essa opção refere-se a ofertas de marketing para bens de consumo ou produtos e
serviços da FIS a uma pessoa relativa a certos dados, e não permitirá a opção “não-ter” para comunicados
costumeiros e rotineiros da FIS com pessoas de dados relativos a relações de emprego, inclusive benefícios de
funcionários e programas de saúde e bem-estar disponibilizados pela FIS.
A FIS compromete-se com a confidencialidade e segurança dos Dados Pessoais de Equipe. Os sistemas da FIS
nos quais os Dados Pessoais de Equipe são processados são protegidos por arquiteturas de rede seguras que
contêm firewalls e dispositivos de detecção de invasão. Acesso aos Dados Pessoais de Equipe dentro da FIS é
limitado aos indivíduos que necessitam das informações para realizarem seu trabalho. Essas pessoas possuem
códigos únicos de identificação e senhas que devem ser utilizadas para acessar os sistemas que detêm os
Dados Pessoais de Equipe.
Você pode solicitar mais informações sobre o processamento da FIS de seus Dados Pessoais de Equipe de
acordo com leis locais aplicáveis. Além disso, você tem direito, com exceções limitadas, a revisar seus Dados
Pessoais de Equipe. Você pode solicitar a adequada retificação, eliminação ou bloqueio de seus Dados Pessoais
de Equipe caso suspeite que qualquer processamento da FIS de tais dados não esteja cumprindo com as leis
aplicáveis, se seus Dados Pessoais de Equipe estiverem incompletos ou imprecisos, ou se alguma lei aplicável
lhe der tais direitos. É sua responsabilidade (1) informar seu Gerente de Recursos Humanos, e (2) corrigir
no Sistema de Informações de Recursos Humanos da FIS qualquer alteração em seus próprios Dados
Pessoais de Equipe ou àqueles de outros relacionados a você que sejam relevantes à sua relação com a
FIS (ex.: para mobilidade global, contatos de emergência, e para fins de benefícios) como endereço
residencial, parente mais próximo, dados de conta bancária, etc., para que sejam mantidos registros de
trabalho precisos. Caso você seja um candidato a vaga de emprego, aposentado, ou outra pessoa sem acesso
ao Sistema de Informações de Recursos Humanos da FIS ou a um Gerente de Recursos Humanos, tais
solicitações devem ser direcionadas ao FIS Privacy Office utilizando as informações de contato listadas no
Apêndice.
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Comunicado de Privacidade da Equipe
Novamente, caso você tenha qualquer dúvida relativa ao processamento da FIS para os Dados Pessoais de
Equipe você deve contatar o FIS Privacy Office utilizando as informações de contato listadas no Apêndice.
Conforme este Comunicado for atualizado ou modificado, a versão atual será postada, e todas as alterações
importantes das versões anteriores serão destacadas, no item Corporate Governance do site fisglobal.com e na
página de Corporate Compliance do portal FIS&me.
APÊNDICE – Descrição e Utilização dos Dados Pessoais de Equipe
Propósitos do Processamento
Dados Pessoais de Equipe podem ser processados para os seguintes fins:
Propósito do Processamento
Programas de remuneração e benefícios, incluindo salários, bônus,
aposentadorias, benefícios médicos, apólices de seguros, férias e licenças
para funcionários e seus dependentes
Programas de diversidade, incluindo cumprimento dos objetivos de
diversidade
Programas de reconhecimento e recompensas controlados pela FIS
Design, avaliação, benchmarking
e administração:
Programas de instrução, treinamento e conscientização relativos ao
emprego
Programas globais de mobilidade, incluindo a transferência, realocação e
movimentação de funcionários e seus dependentes
Descrição de cargos
Mão-de-obra e programas de sucessão
Atividades e programas para novos contratados e funcionários que estejam
sando da empresa
Programas de recrutamento
Medidas de segurança para o local de trabalho
Registros de emprego do negócio para funcionários passados, presentes e
potenciais
Montagem, manutenção e
divulgação:
Diretorias da empresa
Informações de contato em emergências
Credenciais de identificação
Suporte, auditoria, execução e
facilitação:
Conferências e viagens de negócios
Negociações e transações de negócios
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Comunicado de Privacidade da Equipe
Propósito do Processamento
Operações de negócios, incluindo propostas de equipe e cobrança de
clientes
Atividades de transição de negócios, incluindo fusões, aquisições e
renúncias
Esforços de marketing da empresa, incluindo websites, conferências,
brochuras e outros eventos e materiais de mídia promocional
Cumprimento das obrigações contratuais
Identificação para autenticação de segurança e sistemas
Comunicações de negócio internas e externas, inclusive e-mail
Cumprimento de:
Leis, regulamentações e requerimentos legais aplicáveis, incluindo
obrigações de reporte e de divulgação e registros fiscais
Auditorias e análises contábeis, financeiras e econômicas
Condução de:
De acordo com leis locais, investigações de alegações de violações de
política ou contratual, má conduta relativa ao trabalho, preocupações com a
segurança
Pesquisas de opinião e engajamento
Candidatos a vagas ou engajamento
Considerar e avaliar:
Conduta controlada FIS, desempenho no trabalho, desempenho e
comparecimento ao trabalho, inclusive para fins de avaliações de
desempenho, tomada de decisões de remuneração, promoção,
transferência, realocação e demissão
Licenças
Solicitações razoáveis de acomodação, aptidão para o trabalho
Saúde no local de trabalho e na equipe
Manter e aprimorar:
Segurança no local de trabalho e na equipe
Operações e desempenho no local de trabalho
Proteção:
Segurança de pessoal, locais de trabalho e ativos da empresa, através da
implantação de autenticação de identidade e de outras medidas de
segurança, controle de acesso aos locais de trabalho, monitoramento de
atividades nos locais de trabalho da empresa, e execução de
processamentos de backup e armazenamento
Prevenção e detecção:
Crimes
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Comunicado de Privacidade da Equipe
Propósito do Processamento
Monitoramento e revisão:
Comunicação e informação em sistemas da empresa, incluindo utilização
de e-mail e website, relativas a investigações no local de trabalho de
violações às políticas, má-conduta relativa ao trabalho. Segurança e
preocupações de segurança
Cumprimento das políticas, procedimentos e processos da empresa
Comparecimento controlado pela FIS
Atividades em locais de trabalho na empresa
Preparação para, defesa,
participação em ou resposta a:
Solicitações por informação E-discovery
Litígios ou potenciais litígios
Folha de pagamento, Impostos e outras retenções exigidas (como
penhoras de ordens judiciais)
Processamento e administração:
Reembolsos de viagens de negócios e outras despesas de negócio
reembolsáveis
Categorias de Dados
Dados Pessoais de Equipe processados referem-se às seguintes categorias de dados:
Categoria de Dados
Exemplos
Recomendações, opiniões e outros
comentários
Pesquisas de engajamento, entrevistas de desligamento.
Dados de comparecimento
Ausências no trabalho, direito e solicitações de licenças, registros de
comparecimento, registros de licenças remuneradas e nãoremuneradas.
Dados bancários e financeiros
Folha de pagamento e/ou reembolso de pagamentos e/ou despesas,
informações bancárias para depósito, informações de cartão de crédito.
Dados de benefícios
Seguros, procurações, registros de planos de benefícios para
funcionários e/ou dependentes cadastrados, registros de continuação
de benefícios.
Viagens de negócios e dados de
movimentação
Dados de viagem, incluindo agendas de viagem; hospedagem,
transporte, refeições e outras despesas.
Dados de emissão de propriedades
da empresa
Registros de ativos, equipamentos e veículos emitidos pela empresa
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Comunicado de Privacidade da Equipe
Categoria de Dados
Exemplos
Dados de Remuneração
Salário base, bônus e outros elementos de remuneração, tipo de
pagamento, grau de pagamento, nível de pagamento, equivalente a
tempo integral (FTE), moeda, solicitações de remuneração (passadas e
atuais); prazos de emprego.
Informações de dependentes
Dados de contato pessoal e identidade de dependentes e outras
pessoas significativas.
Dados disciplinares
Avisos; cartas de reprimenda; orientação por escrito e oral.
Dados de reclamações
Reclamações, dados de tribunal.
Informações registradas em
sistemas, equipamentos ou
documentos da empresa
E-mails, mensagens de texto; utilização de website, gravações de
mensagens de voz, entradas no calendário/agenda, correspondência,
inclusive Informações Pessoais incluídas nos sistemas da empresa,
equipamentos ou documentos pelos funcionários ou contratados
independentes.
Registros de cartões de acesso e
chaves
Datas, horários e locais da entrada e saída das instalações controladas;
acompanhamento de auditoria de logon/off nos computadores e
sistemas.
Situação militar
Local onde prestou o serviço militar; patente; datas de alistamento e
dispensa; situação de dispensa; situação de veterano com deficiência;
prêmios ou medalhas recebidas; situação de veterano sob proteção.
Dados organizacionais
Nome, estrutura da empesa, organogramas, relações de reporte,
cargos, dados do contrato de trabalho, e-mail, dados de código contábil;
prazos de contratação descrição de cargos e níveis de salário
Data de processamento da folha de
pagamento
Retenções e deduções, adesão a benefícios com contribuição do
funcionário e informações bancárias.
Dados de desempenho e emprego
Avaliações de desempenho, aconselhamento de desempenho, cartas
de apreço, reclamações quanto ao desempenho.
Dados pessoais e informações de
contato
Nome, sexo, data de nascimento, endereço pessoal e comercial,
número de telefone, e-mail, números de identificação emitidos pelo
governo, números de identificação emitidos por ou em nome da
empresa, assinaturas, caligrafia.
Foto, vídeo ou gravações de áudio
Informações coletadas pelos sistemas de segurança, circuito fechado
de televisão; fotos de perfil, mensagens de voz, materiais de
treinamento, conferências e marketing gravados.
Dados de recrutamento e inscrição
Dados da inscrição.
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Comunicado de Privacidade da Equipe
Categoria de Dados
Exemplos
Relatórios de má-conduta ou
violação de políticas
Registros orais, por escrito, e-mail, telefone ou relatórios similares do
Ethics Portal, Ethics Hotline, FSIRT, SIRI-P relativos a má conduta ou
violações de políticas da empresa, sejam eles apenas alegações ou
confirmados
Dados de direitos de trabalho /
imigração
Documentos sobre direito de trabalhar; nacionalidade, residência,
cidadania, passaporte, e informações de visto.
Dados de talentos, instrução e
treinamento
Instrução, habilidades, experiência de trabalho, empregos anteriores,
treinamento, idiomas, habilidades técnicas, histórico acadêmico,
certificações e registros profissionais, filiação a órgão e organizações
profissionais.
Histórico de trabalho
Datas de contratação e/ou demissão; cargo; datas de promoção, cursos
de treinamento realizados, conhecimento das políticas da empresa,
motive da demissão, cargos públicos que tenha tido, publicações.
Dados de agenda de trabalho
Horário de trabalho planejado e efetivo, registro de horas faturáveis e
administrativas; prazos de contratação.
Dados de segurança do local de
trabalho
Relatórios, fotos e vídeos.
Dados Sensíveis (se apropriado)
Em algumas jurisdições Dados pessoais considerados “Dados Pessoais Sensíveis” de acordo com leis
aplicáveis podem precisar ser coletados conforme permitido ou exigido pelas leis locais, por exemplo para fins
de medidas de oportunidades iguais ou para fins tributários. O que é considerado Dados Pessoais sensíveis
varia de um país para outro, mas em geral inclui informações relativas à orientação sexual de um indivíduo,
origem racial ou étnica, crimes alegados ou efetivos, doença física ou mental, associação a sindicatos, opiniões
políticas, crença religiosa ou dados genéticos. Observar que isso não significa que todos os exemplos listados
de informações pessoais sensíveis serão processados para cada funcionário, mas apenas na extensão
considerada necessária para os fins dos legítimos interesses almejados pela FIS, de tempos em tempos e
sempre cumprindo com as leis e práticas locais aplicáveis. A lei aplicável local pode, em algumas
circunstâncias, exigir que a pessoa a quem os dados se referem autorize o processamento dos dados pessoais
sensíveis.
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Comunicado de Privacidade da Equipe
Dados Pessoais de Equipe processados podem se referir às seguintes categorias de dados sensíveis:
Categoria de Dados Sensíveis
Exemplos
Dados que revelem crimes,
condenações penais, ou
informações derivadas de
medidas de segurança
Procedimentos, resultados e sentenças criminais; histórico de condução,
emprego anterior, triagem de abuso de substâncias; registros de tribunal e
verificação de antecedentes criminais.
Dados sobre vida sexual
Contato e identidade pessoal de dependentes e outras pessoas
significativas; estado civil, hospedagem e informações de habitação
Dados que revelem informações
de crédito pessoal e financeiras
Verificação de crédito, pensão alimentícia, pagamentos de dívidas.
Dados que revelem sobre a
saúde física ou mental
Limitações físicas e necessidades especiais; rastreamento no site;
indicação da empresa para suporte ou aconselhamento médico; testes
para abuso de substâncias; certificações médicas.
Dados que revelem origem racial
ou étnica
Designações raciais, nacionalidade, identidade cultural.
Dados que revelem afiliação ou
crença religiosa ou outras
crenças de natureza similar
Afiliação com organizações religiosas, declaração de preferência religiosa.
Dados que revelem associação
com sindicatos
Registros de sindicado ou conselhos de trabalho, diretórios,
documentação de reuniões e outros materiais
Dados que revelem opinião
política
Afiliações profissionais e outras, cargos ocupados, publicações e artigos
Destinatários
Os Dados Pessoais de Equipe processados podem ser divulgados aos seguintes destinatários ou categorias de
destinatários: Recursos Humanos, Jurídico, Compliance, Gerenciamento de Risco, Auditoria, Financeiro e
Contábil, Segurança, Sistemas da Informação da FIS, membros do Conselho, pessoal da gerência, e
prestadores de serviços selecionados pela FIS e outros terceiros.
Limitações de armazenamento e outras informações relevantes
Dados Pessoais de Equipe serão retidos contanto que haja uma necessidade de negócio ou conforme seja
exigido pela lei ou por regulamentações. Mais informações sobre os padrões para retenção de dados da FIS
podem ser encontradas na Política de Classificação de Dados encontrada na FIS Enterprise Policy Office no
portal FIS&me. Consulte seu Departamento Jurídico local sobre políticas específicas para retenção de registros
em seu país. Caso você seja um candidato a vaga de emprego, aposentado ou outra pessoa sem acesso aos
sistemas da FIS para avaliar tais políticas, solicitações para tais informações devem ser dirigidas ao FIS Privacy
Office.
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Comunicado de Privacidade da Equipe
Ponto de Contato para consultas sobre proteção de dados
FIS Privacy Office
E-mail: [email protected]
Insira sua pergunta sobre privacidade/segurança de dados juntamente com seus dados para contato.
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