Estudo Exploratório para Avaliação de uma Ferramenta de

Estudo Exploratório para Avaliação de uma Ferramenta
de Gerência de Projetos
Juliana Alves Pereira, Eduardo Figueiredo
Depto de Ciências da Computação, Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG)
Belo Horizonte – MG – Brasil
[email protected], [email protected]
Resumo. O desenvolvimento de software necessita de ferramentas para apoiar
a gerência de projetos específicos. Existem dezenas de ferramentas para
gerência de projetos no mercado. Entretanto, profissionais têm dificuldades
em escolher a ferramenta mais apropriada devido à ausência de estudos que
avaliem os fatores positivos e negativos destas ferramentas. Este artigo
apresenta a avaliação de uma ferramenta de gerência de projetos chamada
iTeamwork. A ferramenta iTeamwork é gratuita e disponível online via uma
interface Web. Além disso, ela inclui funcionalidades típicas para gerência de
projetos encontradas em outras ferramentas, como alocação de pessoas aos
projetos, criação e alocação tarefas. Para avaliação da ferramenta, foi
projetado e executado um estudo exploratório nos quais 29 alunos de
graduação usaram a ferramenta. Os resultados dos estudos indicam os pontos
positivos e negativos da ferramenta.
Abstract. Software development tools support the management of specific
software projects. There are many tools for project management available.
However, it is hard to choose the most appropriate tool due to lack of studies
that assess the positive and negative effects of these tools. This paper presents
an evaluation of a project management tool called iTeamwork. iTeamwork is
free and available online via a Web interface. It also includes typical
functionalities of many other project management tools, such as hiring people
to projects, creating and allocating tasks. For evaluation, we designed and
executed an exploratory study in which 29 undergraduate students used the
tool. The study results indicate the positive and negative factors of the tool.
1. Introdução
Gerenciamento de projetos é crucial para que todas as atividades planejadas sejam
efetivamente executadas [Lientz and Swanson 1980]. Existem inúmeras ferramentas
para apoiar a gerência de sistemas de software [Chatfield and Johnson 2010]
[iTeamwork 2012]. Entretanto, ainda são escassos os trabalhos com enfoque na
avaliação destas ferramentas para apoiar a tarefa de escolha da ferramenta mais
apropriada por parte de um gerente de projeto. Assim, este trabalho aborda conceitos de
gerência de projeto e tem como objetivo a avaliação da ferramenta iTeamwork. Esta
ferramenta é uma ferramenta gratuita e online que apóia o trabalho colaborativo no qual
o gerente pode definir projetos e tarefas, atribuir pessoal, rastrear e ver listas de afazeres,
entre outras funções. Ela mantém a gestão de tarefas simples, proporcionando uma visão
global do status do projeto e apoiado cada atividade realizada por um sistema de
notificação de e-mail.
Para avaliar a ferramenta, foi projetado e executado um estudo exploratório para
obter informação sobre potencias cenários para adoção ou não da ferramenta iTeamwork
em projetos de software. O objetivo do estudo foi investigar a satisfação dos usuários de
iTeamwork. No total, 29 pessoas em duas turmas participaram deste estudo. Os
participantes são estudantes de graduação com diferentes históricos e variados níveis de
experiência em desenvolvimento de software. Neste estudo, os participantes tiveram que
responder a um questionário que nos permitiu levantar pontos positivos e negativos da
ferramenta iTeamwork em tarefas de gerência de projetos [iTeamwork 2012]. Por
exemplo, como ponto positivo, uma grande parte dos participantes indicou a interface
amigável e intuitiva. Uma limitação da ferramenta iTeamwork observada no estudo é
que o cliente não consegue acompanhar o andamento das atividades. Este tipo de
informação oferecem sugestões de melhorias aos proprietários da ferramenta.
O restante deste artigo está organizado da seguinte forma. A Seção 2 discute
ferramentas para gerência de projetos, inclusive a ferramenta iTeamwork objetivo deste
estudo. A Seção 3 reporta os resultados do estudo exploratório para avaliar a ferramenta.
Finalmente, a Seção 4 conclui este trabalho e aponta direções para trabalhos futuros.
2. Gerência de Projetos com iTeamwork
Esta seção apresenta uma revisão de conceitos embutidos em ferramentas para gerência
de projetos de software e a ferramenta iTeamwork utilizada para realização deste estudo.
Existem diversas ferramentas [Chatfield and Johnson 2010] [iTeamwork 2012]
[JxProject 2012]0 para apoiar a gerência de projetos de software, tanto no
desenvolvimento tradicional quando em métodos ágeis [Cohn 2004]. Por exemplo, o
iTeamwork [iTeamwork 2012] é uma ferramenta para gerência de projetos baseados em
processos tradicionais (não ágeis) de desenvolvimento de software. Como exemplos de
ferramentas semelhantes, podemos citar: MS Project [Chatfield and Johnson 2010],
JxProject [JxProject 2012], GanttProject [GanttProject 2012], entre outras.
O MS Project [Chatfield and Johnson 2010] é um software para gestão de
projetos. A interface da ferramenta MS Project é mostrada na Figura 1. Esta ferramenta
é utilizada para planejar, programar e representar graficamente as informações sobre
projetos. São vários os focos do MS Project: tempo (datas, duração do projeto,
calendário de trabalho), modelo probabilístico (para cálculos relacionados ao
planejamento), diagrama da rede, Gráfico de Gantt, custos e uma gama de relatórios.
O jxProject mostrado na Figura 2 [JxProject 2012] é uma ferramenta de código
fonte aberto. Ela provê funcionalidades simples e eficientes para o gerenciamento de
projetos de software. São várias as atividades disponíveis na ferramenta, tais como
inserção de tarefas, definição da porcentagem já concluída do projeto, horas trabalhadas,
dias totais de duração. Além disto, a ferramenta permite vincular seus projetos,
deixando-os atualizados de maneira simultânea. Através do jxProject você pode
imprimir mapas e tabelas com ajustes de escalas, facilitando ainda mais a análise sobre
o projeto realizado.
Figura 1 Interface MS Project
Figura 2 Interface jxProject
O GanttProject [GanttProject 2012] oferece suporte ao idioma português do
Brasil. A Figura 3 ilustra a interface da ferramenta GanttProject. Como pode ser
observado nesta figura, a interface desta ferramenta é bem organizada e limpa. Além
disso, a ferramenta permite a adição de tarefas com suas respectivas datas, cadastro de
pessoas envolvidas no desenvolvimento das tarefas, além de possuir a capacidade de
gerar gráficos de Gantt de tal forma a facilitar a compreensão da evolução de seu
projeto.
Figura 3 Interface GanttProject
O iTeamwork [iTeamwork 2012] foi escolhido para ser avaliado neste artigo
como representante de ferramentas para gerência de projetos. Várias razões motivaram a
escolha desta ferramenta. Primeiro, iTeamwork é um ferramenta gratuita muito utilizada
para gerência de pequenos projetos de software. Além disso, ela possui uma interface
Web simples e intuitiva. Ademais, o iTeamwork é uma ferramenta bem mais madura
que outras ferramentas gratuitas avaliadas para pequenos projetos de software como
Scrumming [Scrumming 2012].
A Figura 4 mostra uma das telas da ferramenta iTeamwork. A ferramenta
disponibiliza uma interface Web com opções para criar projetos e tarefas de forma
simples, i.e., sem necessidade muitas interações. Com esta ferramenta, o usuário pode
criar pequenos projetos de software e tarefas ilimitadas. Por ser online, a ferramenta
iTeamwork não requer a instalação de nenhum software na máquina do usuário (exceto
um navegador Web padrão). Por outro lado, uma limitação da ferramenta é a de não
possuir controle de acesso através de perfis, tais como, gerentes, desenvolvedores e
clientes. Desta forma, todos os usuários da ferramenta têm acesso a todas as
funcionalidades disponíveis.
3. Estudo de Avaliação da Ferramenta
Esta seção apresenta resultados de um estudo com 29 participantes, todos alunos de
Graduação em Sistemas de Informação e Ciência da Computação. O objetivo do estudo
é avaliar a ferramenta iTeamwork. A Seção 3.1 descreve detalhes do estudo e dos
participantes. A Seção 3.2 reporta e discute os resultados do estudo. A Seção 3.3 discute
algumas limitações e ameaças à validade do estudo.
3.1. Configuração do Estudo
Este estudo foi primariamente qualitativo no qual 29 alunos de graduação em Sistemas
de Informação e Ciência da Computação utilizaram a ferramentas iTeamwork. Os
participantes desempenharam uma tarefa que simula o gerenciamento de um projeto de
software. Após completarem a tarefa, cada participante emitiu sua opinião sobre o que
gostou e o que não gostou na ferramenta utilizada (uma quantidade livre de opiniões
poderia ser citada por cada um dos alunos). A ferramenta iTeamwork foi escolhida por
ser gratuita e bastante adotada por profissionais em pequenos projetos de software.
Além disso, sua interface Web é simples o que facilita a utilização por usuários que não
estão familiarizados com a ferramenta.
Figura 4 Tela da ferramenta iTeamwork.
A utilização da ferramenta iTeamwork foi no escopo de uma disciplina de
graduação de Engenharia de Software, oferecida para alunos do 6º ao 8º períodos dos
cursos de Sistemas de Informação e Ciências da Computação. Portanto, os participantes
são estudantes mais maduros que compreendem razoavelmente bem os conceitos e
processos relacionados a gerência de projetos. Eles utilizaram a ferramenta após
assistirem a quatro horas-aulas sobre processos de software. Em tais aulas, foram
apresentados vários modelos de ciclo de vida utilizados durante o processo de
desenvolvimento (por exemplo, Modelo Cascata [Sommerville 2011] e Modelo
Incremental [Sommerville 2011]), assim como métodos ágeis (por exemplo,
Programação Extrema [Beck 2004] e Scrum [Cockburn 2006]). Neste caso, os alunos
tiveram a liberdade para simular um dos processos de sua preferência, apresentados na
disciplina, usando os recursos da ferramenta iTeamwork.
Foram elaborados e distribuídos roteiros explicativos sobre as tarefas que eles
iriam desempenhar. Além disso, para auxiliar os participantes na navegação pela
ferramenta, foi dado um tutorial de 15 minutos sobre as funcionalidades básicas que
cada participante iria utilizar. Todos os participantes efetuaram individualmente sua
tarefa e responderam a duas perguntas em um intervalo de 85 minutos. Ou seja, o tempo
total do experimento foi de 100 minutos (15+85).
Após receberem as instruções, os participantes criaram um projeto de software
fictício usando a ferramenta em questão. O tema do projeto foi único a todos os
participantes – Sistema Bancário – e teve o objetivo de motivar o uso das diversas
funcionalidades da ferramenta. Ao final da atividade, os participantes foram solicitados
a responder as duas perguntas: (i) O que você mais gostou na ferramenta iTeamwork? e
(ii) O que você menos gostou na ferramenta iTeamwork?
3.2. Resultados e Discussões
Esta seção reporta e discute as experiências dos 29 participantes que utilizaram a
ferramenta iTeamwork neste estudo. A Figura 5 mostra dois gráficos com a distribuição
das impressões positivas (esquerda) e negativas (direita) dos participantes. Em ambos os
gráficos, o eixo Y indica o número de pessoas que citaram um determinado item como
positivo ou negativo. Por exemplo, mais da metade dos participantes do estudo (15 de
29) citaram a “interface amigável e intuitiva” da ferramenta iTeamwork como um ponto
positivo. Respostas deste grupo de pessoas podem ser representadas pelo participante
que afirmou o seguinte: “o iTeamwork permite a criação de tarefas, inserção de
usuários e monitoração de tarefas de uma maneira fácil e intuitiva”. Outros pontos
bastante citados (6 pessoas) como positivos no iTeamwork foram (i) ambiente
colaborativo, (ii) visão global do projeto e (iii) notificações via e-mail.
Pontos Positivos (iTeamwork)
20
Pontos Negativos (iTeamwork)
20
Interface simples e intuitiva
15
15
10
10
5
5
0
1
0
Uma tarefa não pode ser
associada a mais de uma pessoa
1
Figura 5 Distribuição de pontos positivos e pontos negativos do iTeamwork.
Em relação aos pontos negativos da ferramenta iTeamwork, a Figura 5 (lado
direito) mostra que 18 dos 29 participantes não gostaram do fato da ferramenta não
permitir que uma tarefa possa ser associada a mais de uma pessoa. Por exemplo, um
participante que observou esta deficiência do iTeamwork afirmou que “um ponto
negativo é a impossibilidade (ou, se possível, é pouco intuitivo) de alocar mais de um
membro da equipe a uma tarefa”. Este problema deve ser considerado e analisado pelos
mantenedores do iTeamwork, podendo ser corrigido em futuras versões da ferramenta.
Entretanto, apesar de observarem o problema, muitos participantes conseguiram
contorná-lo duplicando uma tarefa de tal forma que as cópias sejam associadas a
diferentes membros da equipe do projeto.
Outros pontos negativos frequentemente citados pelos participantes foram:
interface pobre e confusa em alguns pontos (indicado por 12 pessoas) e inconsistência
das datas permitidas pela ferramenta (indicado por 8 pessoas). Por exemplo, um
participante reportou que “a interface gráfica poderia ser melhorada e que, em alguns
casos, tarefas aparecem duplicadas para um desenvolvedor”. Em relação ao problema
com as datas, os participantes identificaram que (i) não é possível especificar a data de
início das tarefas, (ii) a ferramenta permite datas inválidas (e.g., 31 de setembro), (iii) o
calendário só permite alocar tarefas até o ano seguinte (2013). Os participantes também
observaram que faltam recursos importantes na ferramenta iTeamwork para efetiva
gerência de projetos, tal como um diagrama de Gantt e a incorporação de conceitos do
método ágil Scrum [Cockburn 2006]. Este método ágil vem sendo muito utilizado e
aceito para a gerência de pequenos projetos de software.
3.3. Limitações e Ameaças à Validade
Esta seção discute algumas possíveis limitações e ameaças à validade do estudo. Para
cada problema identificado, são relatadas as ações tomadas para minimizar seu impacto
nos resultados do estudo. Uma possível ameaça é a randômica heterogeneidade dos
participantes (validade de conclusão [Wohlin 2000]), pois não seguimos nenhuma
metodologia rigorosa para selecioná-los. Os participantes do estudo foram alunos de
graduação de uma disciplina de Engenharia de Software. Os dados de todos os
participantes disponíveis foram usados e, portanto, pode-se considerar uma escolha
randômica. Reconhecemos que existem inúmeras ferramentas para gerência de projetos
de software (validade externa [Wohlin 2000]). Entretanto, a escolha pela ferramenta
iTeamwork foi motivada por ser gratuita e bastante adotada por profissionais em
pequenos projetos de software, como discutido na Seção 2.
Em relação à validade de construção [Wohlin 2000], pode-se considerar como
possível ameaça (i) explicação inadequada dos procedimentos do estudo e (ii) baixa
confiabilidade estatística. Participantes podem não ter entendido completamente as
instruções de uso da ferramenta, causando ruído nos resultados. Por exemplo, eles
podem ter apontado como ponto negativo da ferramenta alguma funcionalidade que eles
não conseguiram usar por falta de treinamento. Para minimizar este problema,
revisamos em pares as respostas dos participantes e ignoramos tais ruídos. Quanto à
confiabilidade estatística, não aplicamos nenhum método estatístico rigoroso na análise
dos dados. De fato, não é nosso objetivo fazer um estudo quantitativo dos dados. Este
primeiro estudo exploratório tem o objetivo de levantar possíveis pontos de comparação
entre a ferramenta avaliada com outras ferramentas de gerência de projetos.
4. Conclusões e Trabalhos Futuros
Uma característica necessária aos profissionais de desenvolvimento de software é a
capacidade de lidar com múltiplas tarefas. Entretanto, organizar datas e conteúdo de
diversos projetos simultaneamente é bem complicado. Para tentar resolver este
problema, surgem diversas ferramentas que oferecem recursos para a organização das
tarefas, ou seja, para o gerenciamento adequado dos projetos, estipulando metas e
acompanhando o atendimento aos requisitos. Contudo, os profissionais têm dificuldades
em escolher a ferramenta mais apropriada devido à ausência de estudos que avaliem
fatores positivos e negativos destas ferramentas. Como meio de orientar os profissionais
durante a escolha de uma ferramenta que satisfaça suas expectativas, este trabalho fez
uma avaliação da ferramenta iTeamwork para gerenciamento de projetos.
Neste estudo, foram obtidas respostas de 29 participantes quanto aos pontos
positivos e negativos da ferramenta. Os resultados indicaram que a maioria dos
participantes achou a interface da ferramenta intuitiva e amigável. iTeamwork mantém a
gestão de tarefas simples, proporcionando uma visão global do andamento do projeto e
apoiando cada passo realizado nos projetos por um sistema de notificação por e-mail.
Por outro lado, os participantes criticaram negativamente o fato de a ferramenta não
permitir alocar mais de um membro da equipe a uma tarefa. Os pontos negativos
levantados pelos participantes indicam oportunidades para futuras melhorias na
ferramenta iTeamwork. Como trabalho futuro, pretende-se realizar um experimento
controlado (ou semi-controlado) para avaliar outras facetas desta e de outras ferramenta
para gerência de projetos de software.
Agradecimentos
Este trabalho recebeu apoio financeiro da FAPEMIG, processos APQ-02932-10 e
APQ-02376-11, e do CNPq processo 485235/2011-0.
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