FERRAMENTAS PARA GERÊNCIAMENTO DE PROJETOS

FERRAMENTAS PARA GERÊNCIAMENTO DE PROJETOS: seleção e uso de software de
gerenciamento de projetos
Fernanda Camargo Penteado*
Acácio Rodrigues
Márcio Henrique Silva
Imagine um dado projeto gerenciado sem o auxílio de um computador, onde os
diagramas de rede devem ser manualmente elaborados e os custos, calculados novamente toda
vez que houver uma alteração nas tarefas. Portanto, por óbvio que sistemas manuais de gestão
de projetos dificultam a manutenção e modificação das informações do projeto.
Para minimizar este problema, surgem na web diversas ferramentas de gerenciamento
de projetos, tanto de desktop quanto online, que oferecem recursos para a organização de suas
tarefas, recursos, metas e, em alguns casos, com suporte para trabalhos em equipe.
Os softwares de gerenciamento de projetos foram criados em função da necessidade de melhor
adequar as informações dos projetos.
BREVE HISTÓRICO
Talvez o primeiro sistema de gestão de projetos no papel tenha sido criado por Henry L. Gantt,
no início do século XX, com seu gráfico de barras para cronograma e controle de produção.
Esse modelo veio a ser melhorado em 1950, quando a Marinha dos EUA e a E.I. Dupont
Company criaram a técnica de avaliação e revisão de programa (PERT – Program Evaluation and
Review Technique) e o método do caminho crítico (COM – Critical Path Method), respectivamente,
como sistemas modernos de programação.
Com o advento dos computadores na década de 1980, melhores programas que atendem as
necessidades das equipes foram criados.
Atualmente existem no mercado vários softwares de gerenciamento de projetos, alguns pagos
e outros livres, que oferecem aos membros da equipe uma tremenda capacidade para planejamento e
controle de projetos de modo totalmente interativo.
*
Mestrandos em Desenvolvimento Sustentável, Qualidade de Vida e Políticas Públicas da UNIFAE – Campus:
São João da Boa Vista/SP.
FUNÇÕES GERAIS DO SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Conforme ressaltado acima, softwares de gestão de projetos existem praticamente desde a
criação dos computadores. Inicialmente tinham como funções: cronograma ou capacidade de distribuir
tarefas ao longo do tempo e controlar a execução, funcionando apenas em computadores de grande
porte e eram de difícil utilização.
Atualmente o custo do trabalho no projeto foi incluído nos programas, e mais recentemente
também se inclui o gerenciamento de recursos.
Descreve-se abaixo cinco recursos oferecidos pela maioria dos softwares de gerenciamento de
projetos:
-
Gerenciamento de prazo: divide-se o projeto em tarefas, com resumo das atividades a
serem realizadas. Especificamente, a duração das atividades pode ser estimada em horas,
dias, semanas, meses ou anos. Com a data de conclusão exigida e a lista de atividades com
sua duração estimada, o software calculará a data até qual o projeto precisa começar. De
forma semelhante, ele calculará a data de conclusão mais cedo do projeto, com base na data
de início real e a lista de atividades com suas durações estimadas.
A princípio trata-se de uma exigência de planejamento, depois convertida em função de
acompanhamento, posto que possibilita a fixação de um cronograma básico das tarefas e
registro do que fora feito;
-
Gráficos de Gantt: a maioria dos softwares de gestão de projetos é capaz de elaborar
gráficos de Gantt que exibem as interdependências entre as tarefas.
-
Gerenciamento de custo: possibilita desenvolver um orçamento antecipado do projeto,
com custos detalhados de cada tarefa e os recursos de um projeto. Os custos estão
associados a cada tarefa, e cada tarefa está situada para a execução em uma estrutura de
tempo, o orçamento torna-se uma plano de despesas previstas para cada fase. Assim
durante a execução do projeto é possível fazer uma comparação entre o orçamento
antecipado do projeto e o orçamento durante a execução das tarefas do projeto.
-
Gerenciamento de recursos humanos: distribui as pessoas que têm habilidades
necessárias para realizar as tarefas do trabalho no projeto. Como os recursos humanos são
alocados para as tarefas, também está determinado o tempo em que eles são necessários no
projeto. Essa distribuição cria uma “programação plena”, com a indicação de todas as
pessoas necessárias a conclusão do projeto.
- Recursos (que não os humanos): contempla materiais, equipamentos, contratos, viagens,
locações e outros custos que podem ser necessários para se completar o projeto
ALGUMAS CONSIDERAÇÕES RELEVANTES PARA A SELEÇÃO DE SOFTWARE
- Tamanho do projeto: é medido pelo número de tarefas que precisam ser tratadas pelo
software. A maioria dos projetos pequenos terá menos de 250 tarefas. Os projetos grandes,
os projetos múltiplos ou máster, podem ter mais de 50mil tarefas.
- Compatibilidade do software: os computadores da organização devem ter capacidade de
operar o software.
-
Número de usuários: trata-se de um dos principais fatores a se considerar na aquisição de
um software, primeiramente porque sem recurso humano não há projeto, e em segundo
plano porque o treinamento é um processo dispendioso e que consome tempo. Portanto o
software deve ser fácil de usar, compatível com outros softwares em uso.
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Preço do software: é o último item a ser considerado, e constitui apenas uma parte do
custo,posto que o treinamento, os acréscimos ou mudanças nos sistemas de computador ou
impressora, os custos especiais como hardware adicional, dentre outros, são incluídos no
preço total.
Assim, deve-se analisar todos os custos do software, bem como verificar se há sistemas
similares e concorrentes, para se efetuar uma análise de custo-benefício,
ALGUMAS VANTAGENS DE SE UTILIZAR UM SOFTWARE DE GESTÃO DE GESTÃO
DE PROJETOS
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Precisão: os softwares apresentam algoritmos precisos para o cálculo de informações
sobre do projeto.
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Preços acessíveis: há uma vasta gama de softwares de gestão de projetos a um preço
acessível, existindo ainda softwares livres.
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Facilidade de utilização: com treinamento mínimo os usuários já conseguem dominar o
sistema.
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Capacidade de administrar projetos complexos: para projetos que apresentem poucas
tarefas e pequena duração, o processo manual pode ser eficaz. Entretanto, para projetos que
envolvam milhares de atividades e recursos e têm duração de alguns anos, o software de
gestão de projetos é indispensável.
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Possibilidade de manutenção e modificação: é possível que algo se altere no meio do
projeto, mesmo que tenha sido muito bem planejado. Nos sistemas manuais é difícil manter
ou modificar informações sobre o projeto. Já nos softwares , qualquer alteração nos dados
será automaticamente refletida nos demais dados e documentos.
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Manutenção de registros: existiram apenas se o usuário fizer uma atualização constante
dos arquivos, e possibilitará a produção de relatórios com informações sobre cronogramas
individuais dos membros da equipe, tarefas, custos e recursos.
ALGUNS CUIDADOS EM RELAÇÃO AO USO DE SOFTWARE DE GESTÃO DE
PROJETOS
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Ficar distraído pelo software: para alguns gerentes de projeto,o software pode ser um
fator de distração, em face de todos os recursos que pode oferecer. Assim o gerente não
deve se esquecer do mais importante de um projeto: as pessoas.
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Uma falsa sensação de segurança: O gerente pode acreditar que: por ter um software
potente, ele é capaz de administrar e conquistar mais do que é, de fato; que embora o
projeto esteja saindo dos trilhos, o software encontrará um meio de recuperá-lo; que o
andamento do projeto está ótimo, quando na realidade não está, face a não alimentação do
mesmo.
-
Sobrecarga de informações: Os softwares de gestão de projetos apresentam grande
número de recursos e informações. Apenas os recursos necessários devem ser utilizados,
devendo-se resistir à tentação de utilizar recursos que não contribuam para a conclusão
bem-sucedida do projeto.
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Confiança excessiva no software: As pessoas não devem somente confiar no software,
devem ter conhecimento dos conceitos básicos de gestão de projetos. Os softwares são
apenas uma ferramenta que ajudará a administrar o projeto.
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
CLELAND, David I.; IRELAND, Lewis R. Iniciação e execução de um projeto. In: ______.
Gerenciamento de projetos. Trad. Project Manager’s Portable Handbook. 2. ed. Rio de Janeiro: LTC,
2007. Cap. 6, p. 181- 220.
GIDO, Jack; CLEMENTS, James P. Gestão de Projetos. Trad. Vertice Translate. 3. ed. São Paulo:
Cengage Learning, 2011. 451 p.