Documento de ajuda para utilizadores de Office 2010/2007

Documento de ajuda para utilizadores de
Office 2010/2007
Pág. 3 - MUDANÇAS NO CORREIO ELETRÓNICO OFFICE 365
Pág. 8 - DIFICULDADES OU DÚVIDAS
Este documento destina-se a ajudar utilizadores em migração de Office 2007 ou Office 2010
para Office 365.
O documento tem imagens do Office 2010 mas é aplicável ao Office 2007.
Caso tenha recebido este documento e não possua nenhuma dessas versões de Office (ou seja,
esteja em Office 2000 ou Office 2003) há instruções específicas para essas versões.
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Caro colega:
O contrato de licenciamento Microsoft em vigor desde 1 de junho de 2012, abrange um
conjunto de alterações à forma como se utilizará o Office nos CTT e, em primeiro lugar, o
correio eletrónico.
Em linhas gerais, são estas as primeiras mudanças que se designam por Office 365:
As mailboxes individuais passam a ter o espaço de 25 GB
Cada utilizador terá uma mailbox de Arquivo on-line que funcionará como um
espaço acessório
Acabam os arquivos locais PST (Personal Folders) alojados em computadores ou
servidores e será indispensável mover o seu conteúdo útil para o Arquivo on-line
O acesso ao correio eletrónico passa a ser permitido tanto dentro como fora da empresa
Possibilidade de voice-mail associado à mailbox
A infraestrutura é gerida, configurada e modernizada pela Microsoft. Os CTT estarão
adaptados a regras gerais
Para entrar no Outlook, passe a usar o seu endereço de e-mail com a password habitual
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As primeiras mudanças no correio eletrónico
Office 365 envolvem:
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A mailbox individual será deslocada para servidores num centro de dados
da Microsoft, com acesso feito pela Internet; esta forma de acesso é
conhecida como “trabalhar em nuvem” ou na cloud;
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A transferência programada de cada mailbox não requer qualquer
intervenção do utilizador e decorre sem perturbação significativa; o
utilizador receberá um aviso depois da mudança;
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A nova configuração concede a cada utilizador um
espaço de 25 GB em vez dos atuais 150 MB (um
aumento de 160 vezes), eliminando os frequentes
constrangimentos de falta de espaço na mailbox;
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Todos os utilizadores passam a dispor de um espaço de Arquivo, uma
mailbox adicional, para onde podem mover as mensagens que quiserem
arquivar e para onde são automaticamente movidas as mensagens com
mais de dois anos;
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Face aos novos limites das mailboxes (os 25 GB indicados) é indispensável
que inicie prontamente a transferência dos conteúdos que estão
guardados em Personal Folders (PST), quer alojados no seu computador
quer colocados em servidores (K:\) para a mailbox de Arquivo, garantindo
a proteção da informação e evitando a réplica desnecessária para o PC;
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Como pode ter vários ficheiros de PST de dimensão elevada, a transferência
dos seus conteúdos pode ser demorada. Por isso, é recomendável
que o faça gradualmente, em períodos em que não esteja a utilizar o
equipamento ou quando acede à Internet fora do escritório. Recomendase ainda que não o faça sobre acesso 3G porque pode ter um consumo
elevado do seu plafond de dados. Durante a transferência, algumas ações
sobre o Outlook poderão ficar suspensas ou demoradas;
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Dada a falta de segurança associada, os arquivos em PST futuramente
serão desativados;
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A mailbox de Arquivo também estará acessível a partir do acesso ao correio
eletrónico via browser:
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Todos os utilizadores podem aceder por Outlook Web App (OWA) à sua
mailbox a partir do exterior sendo o acesso feito em http://outlook.com/
ctt.pt (ctt.pt / cttexpresso.pt / payshop.pt / postcontacto.pt / phone-ix.
pt conforme a empresa do grupo) com o seu endereço de e-mail pessoal;
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O anterior http://correio.ctt.pt reencaminhará para o novo endereço;
NOTA IMPORTANTE: de futuro, utilize sempre o seu endereço de e-mail para se autenticar
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Neste ambiente, à primeira entrada, é solicitada a indicação do Fuso
Horário do utilizador (Lisboa ou Açores, conforme os casos);
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Esta versão de Outlook (OWA) só dispõe de tipos de letra da plataforma
internacional da Microsoft; por essa razão, a fonte Meta Correios, licenciada
para os CTT, não está disponível;
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A utilização de assinatura automática em OWA, poderá ter que ser refeita
com os formatos e dimensões disponíveis:
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A facilidade de acesso externo ao correio eletrónico reforça a obrigação de
utilizar sempre uma password segura e alterada frequentemente;
A password nunca deve ser exposta ou partilhada e é indispensável ter
especiais cuidados quando o acesso é feito a partir de um quiosque;
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A despeito da liberdade de acesso pela Internet, é vedada a colocação
de informação empresarial em equipamentos que não sejam propriedade
dos CTT;
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Qualquer conteúdo apagado pode ser recuperado pelo próprio utilizador
até 15 dias depois da ocorrência; depois desse prazo, essa possibilidade
desaparece totalmente;
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Além das mailboxes pessoais, existem as departamentais ou partilhadas
que têm as seguintes características gerais e obrigatórias:
só podem ser acedidas por utilizadores autorizados;
têm um limite fixo de 5 GB;
não possuem arquivo adicional;
têm um manager ou gestor associado, responsável pelo seu uso;
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As mailboxes do tipo aplicacional, utilizadas por sistemas ou aplicações
informáticas para envio ou receção de mensagens de correio eletrónico,
são configuradas de acordo com normas técnicas específicas;
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Algumas mailboxes colocadas na cloud dispõem de voice-mail, acessível
pelos números 501920 / 2501920 / +351 210471920;
Este passo será explicado posteriormente.
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Dificuldades ou dúvidas
A
Os contactos na Lista Global de Endereços (GAL) são alimentados com
dados internos (RH, telefones e moradas) e utilizam um formato universal
da Microsoft;
B
Esses contactos na Lista Global de Endereços (GAL) são atualizados
a intervalos definidos pelo sistema Microsoft, razão pela qual poderá
ocorrer um ligeiro desfasamento de alterações feitas durante o dia;
C
Os utilizadores mantêm o seu endereço de correio eletrónico (chamado
SMTP principal);
Todavia, no contacto de cada utilizador, estarão visíveis novos endereços com
o formato [email protected] (smtp address) que, transitoriamente,
asseguram a sincronização entre o sistema interno e o externo;
D
Os utilizadores com telefones móveis BlackBerry empresarial terão de
receber nova reativação do acesso após a migração;
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E
O acesso ao e-mail através de
dispositivos móveis (iPhone,
iPad, iPod, Windows Phone,
Android ou Nokia/Symbian)
precisará de ser refeito
(apagado e reconfigurado);
A reconfiguração é, geralmente, feita com os seguintes dados:
USER NAME:
[email protected]
(colocar o endereço e-mail pessoal)
PASSWORD:
●●●●●●●●●●●●●●
(colocar a sua password de entrada em rede)
SERVER:
m.outlook.com
Constitui obrigação do utilizador ter o aparelho protegido por PIN para
impedir o acesso indevido por parte de terceiros;
Os dispositivos que se revelarem não conformes com a política de
segurança dos CTT, serão desligados do correio eletrónico;
Caso ocorra perda de um aparelho deste tipo com acesso ao correio eletrónico
da empresa, o utilizador está obrigado a pedir imediatamente o bloqueio da
sua conta, via Centro de Suporte CSC, para receber nova password;
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F
O acesso individual que possa existir a mailboxes departamentais para
envio de mensagens em nome delas (Send As) tem de ser reconfigurado
(com base no endereço e-mail da mailbox partilhada) de forma a revalidar
as permissões atribuídas;
Agora, esse acesso é feito por adição de nova mailbox que, de futuro,
aparecerá adicionada ao perfil Outlook:
Para utilizadores de Outlook 2007 é preciso dispor de um perfil adicional,
dado que esta configuração não está disponível;
No Outlook 2010, a antiga forma de configuração deixa de funcionar:
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G
A mensagem final anunciando o sucesso da mudança indicará o endereço
de ajuda sobre o Office 365, atualizado periodicamente com novas
indicações e sempre disponível na Comunidade CTT em:
http://www.ctt.pt/fepcwcm/wcmservlet/pc/emrede/comunicacoes/projetos/office_365.html
H
Aí pode consultar os Anexos deste documento com detalhes de
algumas soluções;
I
Para apoio pelo CSC utilize o número 218427677 / 77677 ou o
endereço [email protected];
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