Check list para eventos

EVENTO:
DATA:
LOCAL:
COMUNICAÇÃO
NECESSIDADES
Identidade do Evento
Convites
AÇÕES
SITUAÇÃO
RESPONSÁVEL
SITUAÇÃO
RESPONSÁVEL
SITUAÇÃO
RESPONSÁVEL
- Contato com profissional para criação de identidade do evento
- Aprovação de identidade
- Criação de layout para cartaz
- Verificação de outras mídias (banner online, faixa, cabeçalho site, etc)
- Logos parceiros e patrocinadores
- Elaboração de convite
- Lista de Convidados (Autoridades internas e externas)
- Remessa de convites (correio, e-mail)
PALESTRANTES
NECESSIDADES
Convites
Passagens
Transfer
Hospedagem
Alimentação
AÇÕES
- Contato inicial
- Envio de convites
- Confirmações
- Verificação de opções de voos
- Confirmação com palestrante
- Envio de solicitação de emissão
- Envio de e-ticket para palestrantes
- Impressão de cópia dos E-tickets
- Montagem de escalas para transfer
- Solicitar agendamento de transfer (enviar confirmação de transfer e
orientação aos palestrantes)
- Ver hotéis (conferir se há necessidades especiais para quartos – tipo
de quarto, piso, etc)
- Solicitação de hospedagem (ver data entrada/saída)
- Verificar locais para alimentação
- Ver acompanhantes para jantar
- Confirmar valores e regras para reembolsos
CREDENCIAMENTO
NECESSIDADES
AÇÕES
Montagem material
Lista de controle - retirada e entrega
material
Escala / funções
Montagem infraestrutura
Local:
Horário:
Decoração
- Solicitar materiais para Coordenadoria de Eventos
- Separar kits: Bolsa, Caneta, Bloco, Material Parceiros
- Organizar crachás (ordem alfabética)
- Imprimir as listas ordem alfabética
- seleção da equipe
- confeccionar crachás para equipe
- lista de alunos voluntários
- Colocação de sinalização
- Confecção de cartazes para local (Inscrições e
informações/Secretaria/Credenciamento /Reservado /Coffee Break)
- deixar um computador/CPU na internet para consulta
- Toalha de mesa
- Identificação do local
- Regulamento A3 para parede
SECRETARIA DO EVENTO
NECESSIDADES
Infraestrutura
Local:
Montagem kit para atendente das portas
Certificados
Água mineral
AÇÕES
SITUAÇÃO
RESPONSÁVEL
SITUAÇÃO
RESPONSÁVEL
- planta baixa (separar local de entrega de materiais e inscrição no
local)
- informações importantes na parede (contato dos
palestrantes/ministrantes, telefones de emergência, regulamento
completo, itens do regulamento)
- material expediente: papel A4, Canetas, Tesoura, barbante, fita crepe.
- remanejamento dos computadores – chamado nº XXXXXX
- impressora ligada em rede para todos os computadores
- sistema de acréscimo de atividades e inscrição nova
- lista de conferência da inscrição;
- adesivos para presença;
- canetas.
- Orientação para participantes
- Entrega para palestrantes
- Solicitar à CGE
INFRAESTRUTURA
NECESSIDADES
Salas de Aula
AÇÕES
- Retirar as carteiras das salas – deixar só cadeiras (Ver quais salas)
- Cartazes de sinalização – porta e corredor
- Equipamentos – caixa de som para todas as salas
Corredor
Corredor do Teatro
Auditório – Teatro Adelaide Konder
Sala dos professores (Sala Vip)
- Verificar atividades que ocorrerão no corredor.
- cartaz de sinalização
- cartaz com a programação
- Verificar atividades que ocorrerão no corredor.
- Verificar identificação do corredor
- Decoração do hall de entrada e interno (flores, malhas e toalhas)
- Banner
- Cartaz de sinalização – porta e corredor
- Púlpito
- Mobiliário (mesa, cadeiras, suporte para bandeiras)
- Equipamento de som: microfones, projetor, computador. Testar vídeos.
- decoração
- cartaz de sinalização – porta e corredor
- Água e outras necessidades.
PROGRAÇÃO CIENTÍFICA
NECESSIDADES
Cerimonial
Apresentação de pôsteres
Local:
Horários:
PROVIDÊNCIAS
SITUAÇÃO
RESPONSÁVEL
SITUAÇÃO
RESPONSÁVEL
- Desenvolver modelo
- Nomes das palestras e dos ministrantes (revisar nomes e cargos dos
membros da mesa no cerimonial)
- Balcão para identificação de autoridades (mesa, toalha, fichas em
branco e lista de convidados).
- Confirmação do número de autoridades
- Verificação de Hinos e bandeiras
- Conferir número de cadeiras e autoridades
- Águas e copos para mesa
- Suportes para banners
- Numeração dos locais de cada banner
- Equipe de orientação
- Material de apoio (barbante, etiquetas, fita adesiva e tesoura)
RECURSOS HUMANOS
NECESSIDADES
Recrutamento
Capacitação
Local:
Horário:
Pagamentos
AÇÕES
- Enviar e-mail para os acadêmicos de Turismo e RP
- Contato com os acadêmicos para aviar sobre a data dos treinamentos.
- Agendar local
- Organizar material de apoio e apresentação em Power Point
- Montar Escala
- Ver dados para pagamentos
- Confirmar valores
PROGRAMAÇÃO CULTURAL
NECESSIDADES
Interferências Musicais
AÇÕES
- Ver locais e horários
- Verificar disponibilidade com Setor de Arte e Cultura (Capraro)
- Ver se há honorários
- Precisa de carro?
SITUAÇÃO
RESPONSÁVEL