escritório de projetos

PMO | PROJETOS | PROCESSOS | MELHORIA CONTÍNUA
PMI | SCRUM | COBIT | ITIL | LEAN | SIX SIGMA | BSC
ESCRITÓRIO DE PROJETOS
DESAFIOS CULTURAIS PARA IMPLANTAÇÃO
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PROJETOS
COMO NASCE UM PROJETO?
C:\GP-Como_nascem_os_projetos.avi
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2
PROJETOS: O INÍCIO DE TUDO
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3
PROJETOS: O GESTOR
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4
PROJETOS: PLANEJAMENTO
ASPECTOS MAIS CONSIDERADOS NO PLANEJAMENTO DE PROJETOS
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5
PROJETOS: DIFICULDADES
PROBLEMAS QUE OCORRREM COM MAIOR FREQUÊNCIA NOS PROJETOS
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6
PROJETOS: BENEFÍCIOS
BENEFÍCIOS QUE AS INSTITUIÇÕES TEM OBTIDO COM O GERENCIAMENTO
DE PROJETOS
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PORQUE GERENCIAR PROJETOS?
•
Para aumentar a chance de sucesso do projeto
•
Evitar surpresas durante a execução dos trabalhos
•
Antecipar riscos e situações desfavoráveis que poderão ser encontradas
•
Para facilitar e orientar as revisões do projeto
•
Otimizar a alocação de pessoas
•
Documentar e facilitar estimativas para futuros projetos
•
Para agilizar as tomadas de decisões
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GESTÃO PRIVADA x GESTÃO PÚBLICA
GESTÃO PRIVADA
GESTÃO PÚBLICA
•Negócios
•???
•Competitividade
•???
•Utilização eficiente dos recursos
•Utilização eficiente dos recursos
humanos
humanos
•Utilização eficiente da infra-estrutura
•Utilização eficiente da infra-
•Cumprir cronograma
estrutura
•Manter-se nos custos planejados
•Cumprir cronograma
•Qualidade
•Manter-se nos custos planejados
•Riscos
•Qualidade
•Riscos
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O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS?
Escritório de Gerenciamento de Projetos
(Project Management Office – PMO)
•A estrutura deve ser desenvolvida de acordo com o grau de maturidade de
cada instituição;
•Prevê uma administração centralizada do portfólio de projetos da organização
e sua meta é servir às necessidades desta gestão;
•Unifica os métodos e o linguajar da gestão;
•Otimiza a alocação dos recursos;
•Propicia apoio efetivo às equipes na geração de soluções.
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BENEFÍCIOS DE UM PMO
•
Identificação e monitoramento de interdependências
•
Acompanhamento do progresso, eficiência e produtividade
•
Solução de questões críticas
•
Identificar riscos e definir ações de mitigação aos mesmos
•
Estruturar e centralizar as informações
•
Integração e comunicação interna
•
Fornecer um ambiente aberto para comunicação
•
Planejamento das equipes dos projetos
•
Padronizar informações, cronogramas, estimativas, relatórios, planos e
processos
•
Planejar e controlar escopo, custo, prazo e qualidade
•
Disponibilizar e manter metodologia de gerenciamento de projetos
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BENEFÍCIOS DE UM PMO
•
Ser um centro de apoio aos times de projeto
•
Desenvolver modelos de gestão de projetos
•
Estimular o espírito de equipe
•
Manter histórico dos projetos
•
Disseminar os resultados e lições aprendidas
•
Realizar comparações de desempenho continuamente
•
Compartilhamento de recursos entre projetos, programas e portifólio
•
Redução de custos operacionais
•
Registros centralizado de problemas e lições aprendidas
•
Definição de métricas de controle
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BENEFÍCIOS DE UM PMO
•
Aumento de produtividade na obtenção de resultados
•
Definição, implantação e monitoramento de indicadores de
performance de projetos, programas e portifólio
•
Garantia e controle de qualidade sobre as entregas de projeto
•
Gestão de riscos de projetos, programas e portifólio
•
Garantia de alinhamento estratégico
•
Previsibilidade em relação a resultados
•
Gestão de expectativas de clientes internos e externos (?)
•
Coaching e Mentoring para gerentes de projetos
•
Aumento no nível de maturidade da organização em gerenciamento de
projetos
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O PAPEL DO PMO
• Para definir a estrutura de escritório de projetos a ser aplicada, EM
QUALQUER ORGANIZAÇÃO, é necessário – PREVIAMENTE –
estabelecer qual será a participação do escritório de projetos na
estrutura organizacional.
• O escritório de projetos pode atuar com a função de formador de
processos e procedimentos para serem aplicados na organização ou
até assumir toda a responsabilidade pela execução e pelos resultados
dos projetos.
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O PAPEL DO PMO
GESTÃO DE CONFLITO OU
GESTÃO DA QUALIDADE?
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IMPLEMENTAÇÃO DE UM PMO
•
Análise preliminar
•
“Desenhar” plano de curto, médio e longo prazo (anos ?)
•
Escolher o tipo de escritório a ser implementado
•
Obter o suporte e apoio necessário (patrocinador)
•
Criar a infra-estrutura do escritório (instalações e funcionamento)
•
Motivar os envolvidos
•
Implementar os processos e procedimentos de gestão (ferramentas,
indicadores, relatórios e templates)
•
Escolher projeto-piloto
•
Entrada em operação
•
Feedback e melhoria contínua
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PROJETOS: FOCO PRINCIPAL
Custo
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17
PMO: FOCO DIFERENCIADO
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PMO: FUNDAMENTOS
METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÃO DE PMOs
Baseado nas melhores práticas expressas nos principais standards do
PMI ®, COBIT ®, ITIL ®, OPM3 ® (Organizational Project Management
Maturity Model), CMMI® (Capability Maturity Model Integration), Prince
®, ISOs, SCRUM ®, ICB®, IPMA ® Competence Baseline, etc.
A implementação é efetuada em ciclos iterativos, possibilitando assim
uma adoção em fases e mais controlada.
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PMO: CICLO DE IMPLEMENTAÇÃO
REAVALIAÇÃO PERIÓDICA
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PMO: MODELOS
Basicamente existem 3 modelos:
Modelo Nível 1
Escritório de Apoio a Projetos: Foco em projetos específicos, com o
objetivo básico de dar suporte aos gerentes de projetos no
gerenciamento da restrição tripla (prazo, custo, escopo e qualidade).
Modelo Nível 2
Escritório de Gerenciamento de Projetos: Com foco em múltiplos
projetos, o objetivo é prover aos grupos de gerentes uma metodologia
única de gerenciamento e acompanhamento de desempenho, além de
disseminar boas práticas entre os projetos.
Modelo Nível 3
Diretoria de Projetos: Com foco na gestão do portfólio de projetos, esse
tipo serve toda a organização focando as questões estratégicas em
termos de gerenciamento de projetos, atuando até na gestão de
recursos.
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MATURIDADE EM GESTÃO DE PROJETOS
OPM3 (PMI): Busca alinhar os projetos com a estratégia da organização.
Modelo baseado em 4 estágios e 3 domínios, que se cruzam
matricialmente definindo o grau de maturidade.
Os estágios definidos em ordem crescente são:
•
Padronização
•
Medição
•
Controle
•
Melhoria Contínua
Isto é aplicado nos domínios de Projeto, Programa e Portifólio.
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MATURIDADE EM GESTÃO DE PROJETOS
IIAA
R
R
O
O
H
H
L
EEL
M
M
DDAA
DDEE
A
DDA
I
I
RR
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AAT
M
M
PLANEJAR
FAZER
VERIFICAR
AGIR
IO
INÍC
CHECK
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PMO: ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO
Dever existir previamente:
•
Análise e Diagnóstico;
•
Concepção;
•
Implementação;
•
Treinamento;
•
Mentoring.
Deve haver a definição do modelo de trabalho, dos processos e workflow,
elaboração e validação de modelos de documentos, diagramas, especificações,
tabelas, etc, visando garantir que o escritório de projetos seja aderente aos
processos organizacionais e estratégicos da organização através da adaptação e
ajustes máximos das técnicas, conceitos e ferramentas de gerenciamento de
projetos a cultura da organização.
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PMO: ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO
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PMO: DESAFIOS PARA IMPLEMENTAR
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PMO: DIFICULDADES PARA “RODAR”
•
Resistência para sair da zona de conforto
•
Resistência à novos aprendizados
•
Não reconhecimento das equipes de projeto
•
Não reconhecimento da autoridade formal do PMO
•
É “chato” reportar custos (principalmente quando estouram)
•
É perda de tempo preencher relatórios de horas, de
Quem?
Quando?
Como?
desempenho (principalmente quando não é positivo)
•
Muitas vezes são tomadas decisões de aumentar escopo, ou atender a
uma solicitação “informal” do cliente sem consulta prévia. Querem
apenas mandar a conta no final
• CONTROLE
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PMO: ALERTAS
•
Nenhuma mudança radical pode ser implantada do dia para a noite;
•
Sempre, absolutamente sempre, haverá resistência;
•
Há pessoas que são inertes, e se recusam a sair da inércia em que estão
há anos. Além de não ajudarem, muitos ainda remam no sentido oposto;
•
Por melhores e mais determinados que sejam os profissionais envolvidos
na criação do PMO, sempre há outros stakeholders, que podem sentir-se
ameaçados e recusam-se a sair da zona de conforto;
•
Muitos métodos, implantados na concepção original do PMO, terão que
ser ajustados pelo caminho, não serão 100% eficazes logo “de cara”. (o
que gera mais resistência ainda!);
•
Devemos cuidar para não burocratizar os processos, afinal a idéia do
PMO é dar suporte e tornar as coisas mais ágeis, e não o contrário.
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PMO: ALERTA
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PMO: EXPECTATIVAS
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PMO: ATITUDES
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PMO: QUAL A FÓRMULA DE SUCESSO
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