Lições Aprendidas da Implantação do Projeto AGIR

Lições Aprendidas da
Implantação do Projeto AGIR
1º Encontro de TI para IFDs
ABDE
Setembro de 2014
O BNDES
Quem somos
Quem somos
 Fundado em 20 de Junho de 1952
 Empresa pública de propriedade integral da União
 Instrumento chave para implementação da Política
Industrial, de Infraestrutura e de Comércio Exterior
 Apoio a micro, pequenas e médias empresas
 Captação de recursos de longo prazo
 Principal fonte de crédito de longo prazo
 Foco no financiamento do investimento
Escritórios
Subsidiária
BNDES PLC
Londres (2009)
Recife
Brasília
São Paulo
Rio de Janeiro
2.879 empregados
(set/14)
Escritórios
BNDES Uruguai
Montevidéu (2009)
BNDES África
Joanesburgo (2013)
Organização Interna
Conselho de
Administração
Crédito
Auditoria
Presidente
Secretaria
Executiva do
Gabinete da
Presidência
Chefe do Gabinete
da Presidência
Vice-Presidente
Estruturação
de Projetos
Área Jurídica
Diretor 1
Diretor 2
Diretor 3
Diretor 4
Diretor 5
Diretor 6
Diretor 7
Infraestrutura
Internacional
Financeira
Mercado de
Capitais
Infraestrutura
Social
Tecnologia de
Informação e
Processos
Planejamento
Insumos Básicos
Comércio
Exterior
Operações
Indiretas
Capital
Empreendedor
Agropecuária
e Inclusão
Social
Recursos
Humanos
Gestão de Risco
Administração
Industrial
Meio Ambiente
Projeto AGIR
Pesquisa
Econômica
Projeto AGIR
Implantação de ERP
Ambiente Organizacional
Desafios
 número de
empregados
(2.879 –
set/2014)
 baixo turnover
 estabilidade de
emprego
 unidades relativamente
independentes e pouco integradas
 decisões e soluções são obtidas
por meio de instrumentos formais
combinados a redes informais
 consenso garante a consistência
das decisões organizacionais
 ambiente adverso à padronização
de procedimento em nível
corporativo
Objetivo do Projeto
O Projeto AGIR visa à modernização e
integração do BNDES
Modernização do BNDES
 Aumentar a integração entre processos e tecnologia
 Aumentar flexibilidade, com segurança
 Favorecer eficiência e agilidade operacional
 Dotar o BNDES de infraestrutura de TI compatível com seus desafios
Premissas do Projeto
Projeto de natureza complexa, abrangência
corporativa, grande porte e longa duração, requer:
 Patrocínio da Alta Administração
 Estrutura temporária e de dedicação exclusiva
para condução do Projeto com time de projeto
comprometido
 Forte gestão de mudança
 Adesão do Corpo Funcional
Planejamento do Projeto AGIR
Etapa 1
20 meses
jan’05-ago‘06
Etapa 2
11 meses
Em andamento
ago’06-jul’07
Assessoria Técnica
Controle e Garantia de Qualidade
da Implementação da Solução GIR
Edital para
Contratação
Consultoria
Licitação
Contratação
Consultoria
Definição da
Solução GIR
Preparação
Interna para
a Definição
da Solução
Licitações
Solução GIR
Implementação da Solução
GIR – Aplicativos (Pacotes
de mercado e Desenvolvidos)
Riscos
Operacionais
Implementação da Solução
GIR – Ferramentas de TI
Detalhamento
Processos
Implementação da Solução
GIR – Hardwares e
equipamentos
Aprovação do Plano de
Implantação pela Diretoria
Estrutura do Trabalho
A Definição da Solução GIR foi dividida em quatro fases e cinco dimensões
Gestão
Estratégia
Processos
Pessoas
Análise da
Situação
Atual
Estudo de
Viabilidade
Técnica e
Econômica
Desenho da
Situação
Futura
Plano de
Implementação
Tecnologia
Ago/2006
Jan/2007
Abr/2007
Jul/2007
Jun/2007
Profissionais envolvidos
Quantidade
Tempo Integral
31
Dedicação parcial
304
Visão Futura de Processos
Macroprocessos organizados por princípios funcionais (plataformas)
1. Plataforma de Relacionamento
4. Plataforma de Integração
2. Plataforma de Negócios
Negócio A
Apoio a Negócios
3. Plataforma de Serviços Compartilhados
Negócio B
Negócio C
Visão Futura de Processos
1. Plataforma de Relacionamento
PR01 - Administração de Canal
PR02 - Comunicação Institucional Externa
2. Plataforma de Negócios
Analisar Consultas e Operações
Contratar Operações
Liberar Recursos
Suportar a Concessão
Legenda:
PN05 - Mercado de Capitais
PN07 - Estruturar PPPs
Apoio a Negócios
PAN01 - Gestão de Entidades Externas
PAN02 - Captação de Recursos
PAN03 - Gestão de Fundos Estatutários e Terceiros
PAN04 - Cobrança e Recuperação de Crédito
PAN05
 - Gestão de Risco de Crédito
PAN06 - Avaliar Bens e Títulos e Verificar Regularidade de Seguros
PAN07 - Acompanhamento de Apoio Financeiro
PAN08 - Recepcionar Informações e Controlar Prazos
3. Plataforma de Serviços Compartilhados
PSC01 - Orçamento e Custos
PSC02 - Contabilidade
PI06 - TI
PI05 - Desenvolvimento e Gestão de Produtos
PI04 - Gestão do Conhecimento, Estudos e Comunicação Interna
Negócios
PN01 - Concessão de Apoio Financeiro
PI03 - Auditoria, Controles Internos e Gestão de Risco Operacional
PI02 - Gerir Atos Oficiais, Minutas Contratuais Padrão e Modelar Processos
4. Plataforma de Integração
PI01 - Planejamento e Apoio à Gestão
PR03 - Fomento
PSC03 - Financeiro
PSC04 - Jurídico
PSC05 - Recursos Humanos
PSC06 - Administração
Desenvolvimento
Desenvolvimento
em grande Escala
Compra
ERP
Compra
AGR
Compra
Outros
A Solução AGIR - PAM e PAD
Processos para os quais existem opções disponíveis
no mercado
Processos dos serviços compartilhados
Indicação: Aquisição de solução de ERP – Enterprise
Resource Planning (Sistema de Gestão Integrada)
PAM
Aplicativos de Mercado
Vencedor da licitação: Consórcio Visão, com o
software SAP
Solução
AGIR
Aplicativos Desenvolvidos
PAD
Processos para os quais não há no mercado uma solução
robusta, flexível o suficiente que atenda aos requisitos do
BNDES
Processos core do BNDES (Captação de Recursos,
Enquadramento, Análise de Financiamento, Liberação de
Crédito etc).
Indicação: Desenvolvimento de uma solução customizada
Vencedor da licitação: Consórcio Interagir (oito empresas)
A Implantação
Projeto SAP
O Contrato
Publicado em 01/10/2008 o Edital de Licitação para aquisição de Solução
Integrada de Gestão Empresarial de Mercado.
Contratação com Escopo Definido, baseado em Requisitos por
Macroprocesso.
Licitação Vencida pelo Consórcio Visão, composto pelas empresas INDRA e
Politec, com a proposta de utilização do aplicativo principal SAP e Adicional
MasterSAF.
Contrato assinado em 30/09/2009; término em 29/09/2014.
16
A Dimensão do Projeto
Macroprocesso
Requisitos Gerais
PAN01 - Gestão de Entidades Externas
PI01 - Planejamento e Apoio à Gestão
PI03 - Auditoria, Controles Internos e Risco Operacional
PSC01 - Orçamento e Custos
PSC02 - Contabilidade
PSC03 - Financeiro
PSC04 - Jurídico
PSC05 - Recusos Humanos
PSC06 - Administração
Total de Requisitos
BBP por Macroprocesso
Requisitos
Funcionais
23
95
27
77
67
103
185
45
175
216
1.013
Arquitetura da Solução de Mercado
composite structure SAP
Name:
Package:
Version:
Author:
SAP
Componentes
1.0
efern
«sistema»
PE - LSO - AE - Authoring Env ironment
Material em
elaboração pelo
AGIR/DEARI
baseado em
informações
obtidas com o
projeto.
«sistema»
SAP
«sistema»
Portal SAP
«sistema»
SAP - ECC 6.0
FI - Financial Accounting
«sistema»
GL - General
Ledger Accounting
«sistema»
AP - Accounts
Payable
«sistema»
AR - Accounts
Receiv able
FSCM - Financial
Supply Chain
Management
«sistema»
CM - Cash
Management
Logistics
HCM
MM Materials
Management
«sistema»
AA - Asset
Accounting
«sistema»
EHS - Env ironment,
Health and Safety
ARA - Access
Risk Analysis
«sistema»
PY - Payroll
«sistema»
TRM - Treasury
and Risk
Management
«sistema»
e-Recruiting
«sistema»
PT - Personnel Time
Management
PSM - Public Sector
Management
«sistema»
LP - Liquidity
Planner
AC - Access Control
«sistema»
PA - Personnel
Management
QM - Quality
Management
«sistema»
TV - Trav el
Management
Aplicativos
Adicionais
«sistema»
GRC - Gov ernance, Risk
and Compliance
«sistema»
FM - Funds
Management
«sistema»
PCP - Personnel
Cost Planning and
Simulation
ARM - Access
Request
Management
BRM - Business
Role
Management
«sistema»
PE - LSO - Learning
Solution
EA - Emergency
Access
Business Partner
«sistema»
PPS - Procurement for Public
Sector
«sistema»
BCS - SEM Business
Consolidation
DMS
AM - Audit
Management
AIS - Audit
Information System
«sistema»
SRM - Supplier Relationship Management
«sistema»
SAP - BW
«sistema»
IP - Integrated Planning
CO - Controlling
«sistema»
Document Builder
«sistema»
SSM - SAP BO Strategy
Management
Exchange
RM - Risk
Management
PC - Process
Control
A
Estratégia Planejada de Implantação
•19
19
•19
Organograma do Projeto
COORDENAÇÃO DO PROJETO
GERÊNCIA DO PROJETO
PMO
Líder de Integração
Gestão de Mudança
Líder de Processos
Orçamento e Custos
Planejamento
e Apoio a Gestão
RH
Administração
Jurídico
Auditoria, Controles
Internos e Gestão de
Risco Operacional
Líder de Testes
Líder de Tecnologia
Líder de Infra
Líder de BI
Líder de Migração
Líder de Integração
de TI
Governança AGIR – Estrutura e Dinâmica
Estrutura
Comitê Executivo
Diretores, Superintendentes, Diretor SAP e Executivos do
Projeto e Contrato
Status Integrado do Projeto
Diretor e Superintendente Agir e Executivos do Contrato.
Equipe de Gestão do Projeto
Status do Projeto
Equipe de Gestão do Projeto: gerente do projeto,
líder de integração, líder de tecnologia, líder de
processo, líder de GM e PMO
Medição do Projeto
Gerência do Projeto, líderes das frentes, líder de
integração, líderes técnicos e PMO
Dinâmica
Bimestral
Acompanhamento da evolução do projeto e
tomada de decisões estratégicas.
Entradas/Saídas: Ata de decisões
Semanal
Acompanhamento do projeto tratamento de
riscos e questões críticas.
Entradas/Saídas: Ata de decisões
Semanal
Acompanhamento do projeto, alinhamento
das informações, tratamento de questões e
definição de plano de ação.
Entradas/Saídas: Relatório de Status
Semanal
Medição da evolução das atividades,
identificação e tratamento de questões.
Entradas/Saídas: Cronograma atualizado
O Comitê de GAP
Objetivo
Obter a aprovação para desenvolvimento de um GAP a ser para atender a um ou

mais requisitos, desconsiderando a opção oferecida pelo standard
Dinâmica
Apresentação oral do GAP e da solução de contorno, se necessário, acessando o

sistema de demonstração ou desenho de processo no ARIS
Integrantes
Superintendente do Negócio, ATI e AGIR

Item
Critério de Aprovação
1
Redução de homem-hora trabalhada para a execução da atividade
2
Requisito Legal ou Regulatório não coberto pela solução standard
3
Novos requisitos identificados, com impacto em custos/prazos
4
Funcionalidade com ganho estratégico para o BNDES
5
Perder eficiência na execução da atividade com a solução standard
22
Cronograma Macro
Preparação
Inicial
Governança
Preparação
Final
Realização
Blueprint
Testes Integrados SAP
BBP s
Infraestrutura
Mapa de Recursos
Testes Unitários
Ciclo 2
Ciclo 1
Identificação Gaps
Validação de Escopo
Análise de Requisitos
Validação Área
Criação BBPs
Migração de dados
Homologação
Configuração e Desenvolvimento
Escopo
Operação
Assistida
Cut Over
Operação
em Prod.
Roteiro de Testes
Construção de Perfis
Treinamento
Material
Treinamento
Multiplica
dores
Usuários
Finais
Elaboração do Plano de Cut Over
Cut Over
Técnico
Cut Over
Funcional
Gestão da Mudança
Normas e Processos
•23
As Entregas...
1.
2.
3.
4.
5.
Exchange (Câmbio)
Mastersaf (Tributário)
Tedesco (Jurídico)
Opvision (Gestão de Riscos)
Módulo (Continuidade do
Negócio)
6. SBS (Títulos Públicos)
Go lives de
48
módulos
AA
AF
AGR
AJ
AP
áreas com
ARH
novos processos AT
ATI
e sistemas
GP
9
TODOS
os empregados contemplados:
Portal do Empregado
Serviços da Administração
Go Lives realizados
2011
2013
Dez
JAN
5
Dezembro
FEV
MAR
7
ABR
1
Janeiro
24
Abril
FI - AP/AR
Planejamento
Dotação de Caixa
Cambio
Orçamento de
Desembolso e
Administrativo
Relatórios de Fluxo
de Caixa
Contabilidade
Consolidação
Contábil
Fluxo de Caixa
Fundos
PDG (parcial)
Risco Operacional
Controles Internos
(parcial)
Agenda de Câmbio
Monitor de Rotinas
Fech Contábil
Cálculo PR/LI
Operações
compromissadas
Ações / Aplicações
Derivativos
Credito Rotativo
Captação
Abril
PDG
MAI
2
JUN
27
JUL
24
AGO
15
Agosto
Workflow
(AP, AR)
IFRS
26
Junho
Maio
Maio
Cálculo
POPR
(Perdas do
Contábil)
1/5
Abril
Rec. Humanos
Custos
Controle de Acesso
(parcial)
Controles Internos
Onda 1
Onda 2
Auditoria
Onda 3
Apoio à Gestão
SET
Workflow TRM
CRO
Julho
Serviços Gerais
Protocolo
Bens não
Operacionais
Go Lives realizados
2014
OUT
NOV
16
DEZ
9
Outubro
Jurídico
Dezembro
Licitações e
Contratos
Bens Operacionais
Aquisição de Bens,
Mat e Estoque
Dezembro
Tributário-MasterSaf
(Nova Interface)
Onda 2
Onda 3
SPB – AF/DERES
JAN
13
FEV
MAR
25
06
ABR
MAI
JUN
Fevereiro
Março
Gestão de
Continuida
de de
Negócio
(Módulo)
Cálculo de
POPR
(Opvision) :
1) Captura de
Perdas Viagens
– No Show (2/5)
2) Captura de
Perdas do
Jurídico (3/5)
3) Captura de
Perdas Ativos
(4/5)
Custódia
AGO
SET
30 2 7 14
25
Janeiro
JUL
Abril
Cálculo de
POPR
(Opvision)
(Contas a
Pagar)
Junho
SPB
Julho
BI –
Financeiro
e Contábil
Ondas 2 e 3
Indicadores
de Processo
Julho
Setembro
ADM Licitações e
Contratos
(parte 2)
Novas
Demandas e
últimas
pendências
Julho
Títulos
Públicos
(SBS)
Setembro
Tributário
(Parte 2) –
Tributos
Municipais
Experiência
Lições Aprendidas
Experiências e lições aprendidas
Requisitos devem ser
detalhados
28
Experiências e lições aprendidas
Fundamental o
envolvimento do
Negócio e da TI
29
Experiências e lições aprendidas
Capacitação prévia da
equipe do projeto
30
Experiências e lições aprendidas
Os desenhos de
processos e os BBPs
devem ser detalhados
31
Experiências e lições aprendidas
Sala de guerra
Maior integração da equipe do projeto e
comunicação mais eficaz e eficiente, associada a
redução do número de reuniões formais
32
Experiências e lições aprendidas
Garantir que Área cliente
compreenda os Impactos
Organizacionais mapeados
pelo projeto
33
Experiências e lições aprendidas
Papel X Perfil - Usuário-final
34
Experiências e lições aprendidas
Treinamento para usuário-final
focado no processo e não na
ferramenta
35
Experiências e lições aprendidas
É preciso manter o
propósito da mudança
vivo durante toda
implantação.
36
Experiências e lições aprendidas
O Projeto SAP é do Negócio e
não da TI
37
Experiências e lições aprendidas
Saúde financeira do
Contratado
38
Perguntas