Apresentação do PowerPoint - PMI-MG

Lições aprendidas:
instrumento de planejamento
e tomada de decisão
Prof. Dr. Armando Terribili Filho, PMP
Armando TERRIBILI Filho
Dimmi come ti chiami... (1989)
De origem no adjetivo latino “terrificus” (terrível) que no italiano
transformou-se em “terribile”, dado como sobrenome pelas
características de ferocidade e falta de piedade.
Heráldica (1994)
Tigre rampante: .... simboliza o ânimo indômito e a
ferocidade nas empresas, caráter sanguinário e vingativo.
Armando Terribili Filho
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Mestre em Administração de Empresas – FECAP - São Paulo
Pós-doutor e doutor em Educação pela Universidade Estadual Paulista (UNESP)
Foi professor titular da FAAP por mais de 10 anos
Artigos publicados na Espanha, Itália, Portugal, EUA, México, Chile, Colômbia, Argentina e C. Rica
Docente da Universidade Positivo, ESIC – Business & Marketing School (PR) e UNIVALI (SC)
Atuação como Diretor de Projetos e PQO (Project Quality Officer) na Unisys Brasil por muitos anos
Certificado Black Belt nos EUA. Também certificações PMP (desde 2003) e ITIL
Empresas anteriores: Unisys, Alcan, Spal (Coca-Cola), Copebras, J Walter Thompson.
Diretor Executivo da Impariamo – Cursos e Consultoria (Curitiba)
LIVROS
(2009, coautor)
(2010)
(2011)
(2014)
(2015, coautor)
Pensamento padronizado
A mente sistematicamente escolhe seguir
padrões concebidos e muitas vezes
desgastados, em vez que gerar novos
pensamentos, novas interpretações ou
novas formas de fazer as coisas.
Teste:
Quando tempo você leva para falar em voz alta todos os meses do ano?
Fonte: HURSON, Tim. Pense melhor. São Paulo: DVS, 2008, p. 23-26.
Agenda
• Estatísticas
• Conceitos
• Aplicações
• Casos Reais
• Reflexão Final
Números, números e números
• O termo “Lições Aprendidas” aparece
76 vezes no Guia PMBOK©
(Integrante dos “Ativos de
Processos Organizacionais”)
• Curiosidade: no PRINCE 2, mais de
190 vezes
Guia PMBOK© e seus 47 processos
Saída em
4
Entrada
em 22
Nível de
Atividade
24
2
Processos de
Planejamento
Processos de
Iniciação
8
Processos de Execução
11
Processos
de Monitoramento
e Controle
Saída em Saída nos
2
8
2
Processos de Encerramento
Tempo
Tempo da obra despendido
no planejamento
Japão 40%
Alemanha 50%
Brasil
Fonte: FURLAN, Flavia; VILLAS BOAS, Bruno. O custo da burrice.
Revista Exame. São Paulo: Abril Cultural. 01 abr. 2015, p. 42-45
20%
Benchmarking 2006
Nível de utilização de softwares para a Gestão (armazenamento e recuperação) do
Conhecimento adquirido em projetos
Não e
não pretendemos utilizar
8%
sim
30%
Não, mas
pretendemos utilizar
62%
PMI, Project Management Institute – Chapters Rio de Janeiro, São Paulo e Rio Grande do Sul. Estudo de
Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2006.
Benchmarking 2013
Grau de utilização de ferramenta para a gestão (armazenamento e recuperação) do
Conhecimento adquirido em projetos
não
17%
55%
sim
28%
Não, mas pretendemos utilizar
Fonte: PMSURVEY. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2013
(amostra Brasil, somente)
Evolução ou Involução
2013
2006
não
8%
17%
30%
28%
sim
62%
55%
Definições
Disponibilização do conhecimento certo para as pessoas
certas no momento certo, de modo que essas possam tomar
as melhores decisões para a organização (Gordon Petrash)
Busca e organização da expertise coletiva da organização,
em qualquer lugar em que se encontre (Justin Hibbard)
Formalização das experiências, conhecimento e expertise, de
forma que se tornem acessíveis para a organização, e possa
criar novas competências, alcançar desempenho superior e
estimular a inovação (Thomas J. Beckman)
Prática e pessoal
Tácito Explícito
Tipos de Conhecimento – nível 1
Formal, abstrata e
teórica
Informação, sinais
e símbolos
Padronização
pela educação
formal
Eficiência e
Controle
Embrained
Embodied
Colaboração
Individual
Encoded
Embedded
Forte cultura
corporativa
Coletivo
Rotinas e normas
compartilhadas
Fonte: Lam, Alice
citado por Pensel
e Widén (2010)
Fonte: Lam, Alice
citado por Pensel
e Widén (2010)
Padronização,
especialização e
controle
alta
Colaboração de
experts
Alto nível de
padronização
Burocracia
Profissional
Burocracia
Mecânica
baixa
Nível 2 – Padronização do Conhecimento e
Agente do Conhecimento
Operação
ad hoc
Organização
J-form
individual
organização
Estabilidade,
flexibilidade e
forte cultura
organizacional
Lições Aprendidas - conceito
O conhecimento adquirido durante um projeto que mostra como os
eventos foram abordados ou devem ser abordados no futuro, com o
objetivo de melhorar o desempenho futuro. Fonte: PMI (2013, p. 550).
Interpretação:
a) Evidenciar o erro, para não se errar novamente,
b) Evidenciar o erro, mostrando como pode ser solucionado e
c) Mostrar o que deu certo (e como), para potencializar/replicar o acerto.
Captura
Disponibilização
Uso
Lições Aprendidas
Captura
Disponibilização
Uso
Gestão do conhecimento
Modelo de Stollenwerk – 9 processos
1
6
Aplicação
5
Compartilhamento
Identificação
7
Captura do
Capital Intelectual
Criação do
Conhecimento
4
2
Organização
e Armazenagem
3
Seleção e
Validação do
Conhecimento
8
Incorporação do
Conhecimento aos
Produtos/Serviços
9
Avaliação dos Benefícios
e
Valor do conhecimento
1
6
Aplicação
5
5
Compartilhamento
Identificação
77
Captura do
Capital Intelectual
Criação do
Conhecimento
4
4
2
2
Organização
e Armazenagem
3
Seleção e
Validação do
Conhecimento
8
Incorporação do
Conhecimento aos
Produtos/Serviços
9
9
Avaliação dos Benefícios
e
Valor do conhecimento
Lições Aprendidas (planejamento)
 Revisão e melhoria de processos e procedimentos
 Criação de checklists (listas de verificação)
Lições Aprendidas (tomada de decisão)
 Auxílio na solução de problemas pontuais
 Correção de falhas (processos, procedimentos, checklists)
 Análise de causa-raiz prévia: decisão mais rápida e mais
assertiva
Conhecimento em Projetos
PASSADO PRESENTE
Projetos
(encerrados
ou de fase encerrada)
Documentação de
projetos encerrados
ou com fases
encerradas
Normas, políticas,
procedimentos,
processos,
metodologias e
modelos
Banco de dados de
Informações
Históricas e Lições
Aprendidas
Bancos de dados
de apoio
Fonte: adaptado de TERRIBILI FILHO, Armando. GODZIKOWSKI, Anderson R.. Lessons
Learned em gerenciamento de projetos: 40 lições aprendidas. São Paulo: M. Books, 2015.
PRESENTE
E
FUTURO
Suporte aos
Projetos
(em planejamento ou
em execução)
Informações Históricas de Projeto
Prazo estimado x Prazo Realizado
Documentação,
incluindo atas
Contrato
O que deu certo?
O que deu errado?
Contrato
Prazo estimado x Prazo Realizado
Documentação,
incluindo atas
Exemplos de Lições Aprendidas
PMSURVEY - Problemas que ocorrem com mais
frequência nos projetos da Organização
Item
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Problemas de comunicação
Escopo não definido adequadamente
Não cumprimento dos prazos
Mudanças de escopo constantes
Recursos humanos insuficientes
Riscos não avaliados corretamente
Estimativas incorretas ou sem fundamento
Não cumprimento do orçamento
Concorrência entre o dia a dia e o projeto na utilização de recursos
Mudanças de prioridades constantes ou falta de prioridade
Problemas com fornecedores
Falta de definição de responsabilidades
Falta de competência para gerenciar projetos
Retrabalho em função de falta de qualidade do produto
%
respostas
68,1%
59,6%
54,9%
52,5%
47,5%
44,5%
41,5%
39,6%
39,0%
36,8%
25,5%
25,3%
25,0%
21,4%
Fonte: PMSURVEY. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2013 (amostra Brasil, somente)
Fatos e Dados
PMIs 2015 Pulse of Profession
High Performance Organization
80% ou mais dos projetos concluídos no prazo, no orçamento e atingindo as metas originais
Low Performance Organization
60% ou menos dos projetos no prazo, no orçamento e atingindo as metas originais
60%
LOW
PERFORMANCE
80%
HIGH
PERFORMANCE
Fatos e Dados
PMIs 2015 Pulse of Profession
3 em cada 4 das High Performance Organizations
Tem um processo formal de transferência de conhecimento
Somente 35% das Low Performance Organizations
Tem um processo formal de transferência de conhecimento
A escolha é sua!
Principais referências
TERRIBILI FILHO, Armando. GODZIKOWSKI, Anderson R..
Lessons Learned em gerenciamento de projetos: 40 lições
aprendidas. São Paulo: M. Books, 2015.
ALDERTON, Matt. Blueprints for knowledge.
PM Network, June/2015, v. 29, n. 6, p. 28-47
PENSEL, Sofia; WIDÉN, Kristian. Creating Knowledge of End
Users’Requirements: the interface between firm and project.
Sep/2010. Project Management Journal, v. 41, n. 4, p. 122-130
Principais referências
STOLLENWERK, Maria Fátima Ludovico. Gestão do conhecimento: modelo
e gestão. In: TARAPANOFF, Kira (org.). Inteligência Organizacional e
Competitiva. Brasília: UNB, 2001.
Benchmarkings em Gerenciamento de Projetos: 2006 e 2013
Site recomendado
www.lessonslearned.com.br
www.40licoes.com.br
• Prefácio
• Depoimentos de Profissionais
• Vídeos
• Casos Reais
www.facebook.com/40licoes
Evento
•
•
•
•
Special Day “Lessons Learned” – Mundo Project Management
Palestrantes: autores do livro
10 de novembro (5ª. feira) das 09h00 às 18h00
Curitiba (PR)
Participantes recebem um exemplar do livro
OBRIGADO!
Prof. Armando Terribili Filho
Email: [email protected]
Av. República Argentina, 210 - cj. 904 - Água Verde
80240-210 – CURITIBA (PR)
Tel. (41) 3618.2846 ou (41) 9990-0983
(11) 99123-0725 S.Paulo